Im November 2015 (Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«) erschien unser erstes Buch zum Thema SAP Controlling und hat seitdem schon einige Leserinnen und Leser gefunden die sich hier mit den einzelnen Komponenten des SAP Modul für das Controlling auseinander gesetzt haben. Weitere Veröffentlichungen und Bücher sind unter Publikationen auf dieser Seite zu finden.

Persönlich konnte ich dieses Buch auch immer wieder einmal verwenden um Kolleginnen und Kollegen Zusammenhänge und Erläuterungen rund um SAP CO zu erläutern. Angeregt durch einige Hinweise und das positive Feedback zum Buch haben wir uns dann zusammengesetzt und das bestehende Buch in einer zweiten erweiterten Auflage heraus gebracht und so freue ich mich auf folgende Veröffentlichung hinweisen zu können:
 


Anhand eines Praxisbeispiel werden hier nicht nur die einzelnen Komponenten des SAP Modul CO erläutert. Im Gemeinkostencontrolling mit Kostenarten-, Kostenstellenrechnung und Innenauftragsrechnung wird auf das Themenumfeld Auftragsabrechnung sowie einer „innerbetriebliche Leistungsverrechnung“ bzw. „kennzahlenbasierte Verrechnung“ für einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB)  eingegangen aber auch das Thema Produktkostencontrolling, die Ergebnisrechnung und natürlich die Profit-Center-Rechnung werden hier bishin zur Deckungsbeitragsrechnung und Zuschlagskalkulation ausführlich behandelt.

Insgesamt umfasst dieses Buch folgende Module im Controlling:

• Gemeinkostencontrolling (CO-OM) 
• Produktcostencontrolling (CO-PC)
• Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) 
• Profitcenter-Rechnung (EC-PCA)

Jeden Kapitel sind zur persönlichen Lernkontrolle sind jedem Kapitel Fragen zum Verständnis beigefügt. Gerade zum Einstieg im Controlling aber auch für Keyuserinnen und Keyuser die diese Buch auch zum Nachschlagen verwenden können kann ich dieses Buch unvoreingenommen empfehlen und freue mich auf etwaige positive Rückmeldung dazu.

Neben der Papierversion (welche ich dann tatsächlich bei einigen Fachbüchern bevorziehe) gibt es auch die Möglichkeit unser Buch elektronisch zu lesen. Dabei ist besonders die unter SAP Know How vorgestellte Flatrate interessant durch die alle aktuellen Bücher im Verlag gelesen werden können. Das Buch kann entweder hier in Partnerschaft mit Espresso Tutorials unter Onlineshop erworben werden oder alternativ auch direkt in der digitalen Bibliotheksflatrate online gelesen werden. Letztere Option hat auch den Vorteil, dass hier ebenso auf alle anderen Medien vom Schulungsvideo bishin zu allen Neuerscheinungen direkt zugegriffen werden kann.

Ein erster Eindruck zur digitalen Flatrate kann sich unter free.espresso-tutorials.de  gemacht werden.

Einen kurzen Eindruck rund um die vorhandenen Bücher kann auch in den "Buchempfehlungen" gewonnen werden.

Besonders gefreut hat mich auch, dass auch in der zweiten Auflage weiterhin Erbsen im Titelbild zu finden sind. Auch wenn nicht alle in Conrolling beschäftigte Personen als Erbsenzähler oder Lotsen zu sehen sind ist es dennoch ein schönes Wiedererkennungsmerkmal.

Ich wünsche viel Vergnügen beim Lesen und freue mich über eine (hoffentlich positive) Rückmeldung die auch gerne als Rezension auf Amazon veröffentlicht werden kann :-). An dieser Stelle auch vielen Dank an die durchwegs positive Rückmeldungen zu den ersten beiden Büchern was auch eine Motivation für ein künftiges Buchprojekt ist. :-)

Inhaltlich eine gute Ergänzung ist dann natürlich noch der Aufbau eines Berichtswesen im SAP Controlling.



Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 
Letztes Jahr, im April 2018, hatte ich schon im Interview auf die Bedeutung von Weiterbildung im Beruf aber besonders im SAP Umfeld hingewiesen:



Das Interview selbst und was es damit auf sich hat ist im Artikel "Hintergrund zum Interview auf thinkdoforward und Studium an der heutigen Technischen Hochschule Mittelhessen (THM)" zu finden und dürfte auch weiterhin relevant sein.

Die vorgestellten Buchangebote und Medien bieten zur persönlichen Weiterbildung eine gute und vor allen auch praxisnahe Alternative an.

Das Thema Wissensvermittlung und die Frage "Wie bleibt man up2date im Bereich SAP Basis & Security?" wurde auch auf rz10.de ausführlicher behandelt. Hier hat mich meine eigene Blogartikelnachlese angenehm überrascht und ich habe mich sehr gefreut hier ebenfalls mit meinen RSS-Feed mit als Quelle vertreten zu sein :-)

Gerade bei vorgelagerten Kostenstellen, wie Gebäude oder Serviceeinrichtungen, stellt sich oftmals die Frage, wie die hier aufgelaufenen Kosten auf die Endkostenstellen oder noch besser auf das Endprodukt als Kostenträger oder als Innenauftrag gelangen können.

Hier haben wir im Buch »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« die Möglichkeiten der Leistungsartenrechnung, der Kostenverteilung und der Kostenumlage vorgestellt, die sowohl im Ist als auch im Plan funktioniert. Diese Instrumente des Gemeinkostencontrolling im Modul SAP CO-OM (englisch Overhead Cost Management) können eine Basis für einen späteren Betriebsabrechnungsbogen sein und werden für ein solches Beispiel auch in unseren Buch vorgestellt.

In diesen Artikel möchte ich gerne die wesentlichen Punkte und die Unterschiede zu diesen drei Methoden vorstellen um so die Anwendungsgebiete vorstellen.

Leistungsartenrechnung

Die Leistungsartenrechnung kann vereinfacht als Menge x Preis bezeichnet werden. Dabei werden aus Plankosten und Planmengen ein Plantarif ermittelt der später als Grundlage der erfassten Leistungsmenge entsprechende die Senderkostenstelle auf Basis der in der Leistungsart erfassten Menge entlastet und die Empfängerkostenstelle belastet.

Dabei werden als Information sowohl die Mengen, die Leistungsart als auch die Verrechnungskostenart vom Typ 43 "Verrechnung Leistungen/Prozesse" ausgewiesen.

Der Tarif kann aber auch politisch gesetzt sein, so dass am Beispiel der Kopierkosten hier auch eine Kopie zu jeweils 0,05 Euro von der Kostenstelle der Kopiergeräte entlastet und auf die kopierende Kostenstelle belastet werden kann.

Einen kleinen Exkurs zur Leistungsartenrechnung befindet sich im Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten".
 

Kennzahlen basierte Verrechnung

Neben der Erfassung von Mengen können auch statistische Kennzahlen Basis für eine Verrechnung von Kosten sein.

Mögliche Kennzahlen sind hier die genutzten Raumflächen, Anzahl Beschäftigte oder auch die verbrauchten Telefoneinheiten. Diese Kennzahlen können dann für folgende Möglichkeiten der Verteilung eine Basis sein.

Kostenverteilung

Anhand eines Verteilungszyklus werden als Sender Kostenstelle und Kostenart gewählt und als Empfänger können unter anderen Kostenstellen als auch Innenaufträge gewählt werden. Basis für die Verteilung ist dann eine statistische Kennzahl wie die verbrauchten Telefoneinheiten.

Der Vorteil an einer Kostenverteilung ist, dass hier die ursprüngliche Kostenart erhalten bleibt diese aber auf Basis der eingebuchten Kennzahlen auf der Senderseite entlastet und auf der Empfängerseite belastet wird. Damit bleibt auch die primäre Kostenart erhalten.

Die Kostenverteilung ist sowohl im Ist als auch im Plan möglich. Entsprechend findet sich diese im SAP Menü unter:

• Rechnungswesen
• Controlling
• Kostenstellenrechnung

Entweder im Ist unter:

• Periodenabschluss
• Einzelfunktionen
• Verrechnungen
• Verteilung (Transaktion KSV5)

oder im Plan unter:

• Planung
• Verrechnungen
• Verteilung (Transaktion KSVB)

 

Kostenumlage

Die Kostenumlage hat einen Umlagezyklus allerdings werden die Kosten hier nicht auf ihrer primären Kostenart erhalten bleiben sondern über eine sekundäre Kostenart vom Kostenartentyp 42 "Umlage" am Sender entlastet und Empfänger belastet.

Hierzu wird im Umlagezyklus im Segmentkopf eine Umlagekostenart hinterlegt und im Register "Sender/Empfäng" sowohl die umzulegende Kostenarten(gruppe) samt Kostenstelle(ngrupe) sowie die empfangenden CO Objekte hinterlegt. In der Empfängerbezugsbasis wird ebenfalls auf die statistische Kennzahl wie die genutzte Raumfläche verwiesen.

Die Kostenumlage ist sowohl im Ist als auch im Plan möglich. Entsprechend findet sich diese im SAP Menü unter:

• Rechnungswesen
• Controlling
• Kostenstellenrechnung

Entweder im Ist unter:

• Periodenabschluss
• Einzelfunktionen
• Verrechnungen
• Umlage(Transaktion KSU5)

oder im Plan unter:

• Planung
• Verrechnungen
• Umlage(Transaktion KSUB)

Am Beispiel der Plankostenumlage habe ich hier einige Punkte dazu in den Artikeln "Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)", "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" sowie unter "ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt" geschrieben.
 

Verteilung auf Nachfolgeprojekt

Statt der Verteilung anhand von Kennzahlen kann auch eine prozentuale oder andere Verteilung möglich sein. Hierdurch ist auch eine 100 % Verteilung (oder Umlage) vom alten Innenauftrag auf den neuen Innenauftrag möglich.

Eine vergleichbare Technik kenne ich von Spiegelkostenstellen auf denen Personalkosten gebucht werden und durch die Verteilung dann gesammelt auf eine Kostenstelle der Lehreinheit umgebucht werden, so dass diese dann kumuliert ausgwiesen sind ohne, dass hier die ursprüngliche Buchungstexte vorhanden sind.
 

Fazit

Entscheidend für das entsprechende Instrument ist oftmals auch welche Zusatzinformationen den einzelnen Endkostenstellenverantwortlichen mit gegeben werden sollen. So ist es ziemlich sicher nicht relevant, welche einzelne Kostenbestandteile hinter einer Umlage der Gebäudekosten liegen mag, wohingehend bei den verbrauchten Telefoneinheiten es schon interessant sein kann, dass es sich hier um Telefonkosten handelt und nicht um allgemeine Kosten der Telefonzentrale ;-). Ob nun die verbrauchten Mengeneinheiten als Menge oder Kennzahlen erfasst sind ist wiederum eine andere Frage. Vorteil der Leistungsartenrechnung ist, dass direkt die Leistungsmenge erfasst und bewertet werden kann.

Wie erwähnt kann dieses tatsächlcih eine Basis für ein BAB sein, wie dieser auch in oberen Buch erläutert worden ist. Vergleichbares kann auch im Bereich des Hochschulcontrolling verwendet werden.


Auch hier ist ein mehrstufiges Modell erstellt worden, das am Ende basierend auf Kennzahlen Umlagen durchführt und zu entsprechenden Ergebnisobjekten führt.



Zumindest in der Anfangszeit hat mir ein entsprechendes Ablaufschemata mit Dokumentation der einzelnen Kennzahlen hier weiter geholfen. Im Artikel "Software für Prozessbeschreibungen (DIA)"  stelle ich eine passende Software vor mit der solche Prozesse dokumentiert werden können.  Diese eignet sich für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, wie sich auch im Artikel "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)" zeigt.

Alternativ lässt sich solches auch gut als Mindmap (siehe "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" darstellen.

Manchmal sprechen Bilder mehr als viele Worte, daher möchte ich einen Moment folgende Abbildung für sich sprechen lassen um danach etwas ausführlicher auf ein nun abgeschlossenes Projekt näher einzugehen.

Nachtrag:

Mittlerweile gibt es hier auch schon Nachfolgeprojekte, die ich in den Artikeln:

• "Nicht nur für Erbsenzähler 😉 - 2., erweiterte Auflage »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« "
• "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«"
• und sicherlich auch bald weitere Buchveröffentlichungen

beschrieben habe.
 

Mit Schnelleinstieg ins Controlling zum Amazon Bestseller

Im Rückblick haben meine Bücher tatsächlich einen Einfluss auf meine Arbeit aber auch hier im Blog und ich freue mich noch immer über die großen und kleinen Erfolge der Bücher aber auch der Entwicklung hier im Blog genommen haben.

Ein besonderer Moment war tatsächlich, als das erste Buch Bestseller auf Amazon war.


und kurze Zeit darauf auch eine zweite Kategorie hinzugekommen ist.



Hier bin ich dann auch selbst immer noch beeindruckt und hoffe, dass die nachfolgenden Bücher sich hier ein gutes Beispiel dran nehmen ;-).
 

Erstes Buch bei Espresso Tutorials Entstehungsgeschichte »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«

Der Anfang lag aber hier im Buch :-).




ISBN: 9783960126874
  Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *
  Ebook ISBN: 9783960120414

Gemeinsam mit Martin Munzel habe ich ein Buch zum "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" geschrieben und mittlerweile ist es auch im Verlag "Espresso Tutorials" veröffentlicht worden.

Schon am Cover sind folgende Themengebiete aufgelistet:

• Gemeinkostencontrolling (CO-OM)
• Produktkostencontrolling (CO-PC)
• Ergebnis- und Marktsegmentierung (CO-PA)
• Profit-Center-Rechnung (EC-PCA)

Unser Buch ist nicht nur im lokalen Buchhandel sondern auch, wie weiter unten beschrieben, direkt bestellbar. Hinter den Link ist auch eine ausführlichere Beschreibung des Buch zu finden.

Welche Themen werden behandelt?

Inhaltlich habe ich unser Buch auf der Seite "Andreas Unkelbach - Espresso Tutorials Rezension zu Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)" beschrieben.  Von daher zitiere ich an dieser Stelle einfach nur den Rückentext des Buchs.

"Dieser kompakte und anschauliche Leitfaden führt Sie in die Grundlagen des SAP-Controllings (CO) ein. Das Buch richtet sich gleichermaßen an Einsteiger wie auch an SAP-Anwender, die sich einen schnellen Überblick zu den Anwendungsmöglichkeiten der Komponente SAP CO verschaffen wollen, um alltägliche Anforderungen mit der SAP-Software umzusetzen. Sie lernen die CO-Objekte „Kostenstelle“ und „Auftrag“ näher kennen, erfahren Grundlegendes zur Mitbuchtechnik zwischen Finanzbuchhaltung (FI) und Controlling (CO) und wie Sie eine „innerbetriebliche Leistungsverrechnung“ bzw. „kennzahlenbasierte Verrechnung“ für einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) anwenden. Anhand praxisnaher Beispiele und Screenshots vermitteln Ihnen die erfahrenen Buchautoren die wichtigsten SAP-Controlling-Funktionen für den Lebenslauf eines Produkts: von der Kalkulation bis hin zur Fertigung sowie der anschließenden Umsatz bzw. Absatzauswertung inklusive Deckungsbeitragsrechnung."

Zu den Autoren ist ebenfalls eine kurze Zusammenfassung zu finden. Auch wenn die Autoren eigentlich bekannt sein sollten (zumindest mich sollten Sie durch dieses Blog ein wenig kennen), gibt es auf der Rückseite auch eine kurze Vorstellung der Autoren:

"Martin Munzel verfügt über mehr als 18 Jahren Erfahrung im SAP-Umfeld und hat in verschiedenen Positionen als Berater und Inhouse-Berater ein breites Praxiswissen erworben. Andreas Unkelbach ist seit 2005 im Hochschulcontrolling mit SAP in den Modulen CO, FI und PSM tätig. Daneben teilt er seinen Wissenspool im Blog auf andreas-unkelbach.de"

Wie kam es zum Buch?

Letztes Jahr (2014) hatte ich eine Mail mit der Betreffzeile "Herr Unkelbach, ich würde Sie gerne als Autor für unseren Verlag gewinnen!" erhalten und daraus hat sich im Laufe eines Jahres dann obiges Buch entwickelt. Nach der Genehmigung durch meinen Arbeitgeber hatte ich dann tatsächlich das erste Konzept zum Buch geschrieben und war neugierig auf die Rückmeldung seitens des Verlags. 

Entstehungsgeschichte des Buches?

Durch die erste Rückmeldung hat sich dann doch noch eine inhaltliche Verschiebung ergeben, so dass auch das Thema CO-PA mit aufgenommen wurde. Da ich selbst mit diesen Thema weniger Erfahrung habe, ergab sich die Chance das Buch gemeinsam mit Martin Munzel zu schreiben, so dass nun zwei Autoren am Buch geschrieben haben.

Gerade der gemeinsame Austausch beim Schreiben, die gegenseitige Unterstützung und die auf gar keinen Fall unerwähnt bleiben sollende Rückmeldungen seitens der Lektorin Anja Achilles haben mich unheimlich begeistert und aus der Idee zum Buch erst ein fertiges Werk entstehen lassen. Teilweise sind hier doch etwas umständlichere Wege geebnet worden und die Rückmeldungen haben dann insgesamt zu einen verständlichen und sehr gut lesbaren Buch geführt. Wobei ich hier verständlicherweise vielleicht auch etwas voreingenommen bin ;-).

Welche anderen Bücher sind empfehlenswert?

Für die Arbeit im Rechnungswesen und Berichtswesen mit SAP habe ich zwischendurch auch folgende Bücher etwas ausführlicher beschrieben und kann diese als praxisorientierte Einführungen empfehlen.

• "Reporting im SAP-Finanzwesen: Standardberichte, SAP QuickViewer und SAP Query" - SAP Query
• "Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)" - SAP Modul CO; interne Rechnungswesen
• "Schnelleinstieg ins SAP-Finanzwesen (FI)" - SAP Modul FI; externe Rechnungswesen

Daneben ist aber auch die Flatrate mit Zugriff auf alle Bücher des Verlages in Form einer digitalen Onlinebibliothek empfehlenswert. Diese wird auf der Seite "Die digitale SAP Bibliothek" ausführlicher beschrieben.

Woher bekomme ich das Buch?

Natürlich kann unser Buch auch im normalen Buchhandel über die ISBN 978-3-960126874 oder per Amazon bestellt werden. Hier würde ich mich auch über eine Rezension sehr freuen.



Darüber hinaus kann aber auch auf meiner Seite eine Bestellung erfolgen. Hierzu habe ich eine "Partnerschaft mit Espresso Tutorials - SAP Fachbücher" geschlossen.

Am Ende der Buchvorstellung haben Sie die Möglichkeit das jeweilige Buch über die Schaltfläche

Hierauf erhalten Sie eine Ansicht Ihres aktuellen Warenkorbes.


Nachdem Sie ihre Zahlmethode ausgewählt haben (Paypal, Softortueberweiseung oder Vorkasse mit Rechnung) haben Sie entweder die Möglichkeit über den Button "Zur Kasse" die Bestellung abzuschliessen oder über die drei Menüpunkte.

  Buchkatalog SAP Bibliothek-Flatrate Buchbesprechungen
 
weitere Bücher auszuwählen. Dieses kann besonders dann sinnvoll sein, wenn Sie sich die Versandkosten ersparen wollen, da ab einem Mindestbestellwert von 30 Euro ohne Versandkosten innerhalb Deutschlands versandt wird.  Ansonsten liegen in Deutschland die Versandkosten bei 1,95 Euro bzw. 3,45 Euro fürs Ausland.
Mittlerweile werden die Bücher versandkostenfrei innerhalb Deutschland versandt. Dennoch ist natürlich weiterhin ein Trend eindeutig in Richtung Zweitbuch vorhanden ;-).

Über die Schaltfläche

können Sie jederzeit zum Warenkorb zurückkehren und dann über die Schaltfläche

die Bestellung durch Angabe ihrer Rechnungs- und ggf. abweichender Lieferanschrift abschliessen, so dass Sie dann auch bald die Bücher direkt geliefert bekommen.

Noch schneller ist natürlich der Zugang über die digitale Bibliothek, die ich auch schon im Artikel "Onleihe - mein Weg zur digitalen Bibliothek" kurz vorgestellt habe.

Wobei hier in naher Zukunft auch noch eine ausführlichere Beschreibung erfolgen wird. Das entsprechende Angebot ist unter

SAP Bibliothek-Flatrate

verlinkt.

SAP Fachbücher - die digitale SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials

Auf der Seite "Espresso Tutorials - die digitale Bibliothek" kann das Angebot von Espresso Tutorials betrachtet werden. Für einen Jahresbetrag erhält man Zugriff auf den Bestand an eBooks des Verlags zu unterschiedlichen SAP Themen. Auf dieser Seite kann sich auch ein Überblick über die vorhandenen Medien verschafft werden.

Zwischenzeitlich ist das Buch nicht nur im Buchhandel sondern auch auf Amazon sowohl als Ebook für Kindle als auch Broschiert als gedrucktes Exemplar zu finden.


ISBN: 9783960126874

Ich freue mich schon auf eine Rückmeldung zum Buch und auch über Rezensionen zum Beispiel bei Amazon :-). Aber auch im lokalen Buchhandel kann es über die ISBN  9783960126874 bezogen werden :-). Wobei ich auch den oben beschrieben Shop über Espresso Tutorials oder die Flatrate weiterhin empfehlen würde.... 

Beim Export von Daten aus SAP (oder auch einen anderen ERP System) kann es hin und wieder Anpassungsbedarf geben, da die Daten in einen Format zur Verfügung gestellt werden, dass nicht ohne weiteres weiter verarbeitet werden kann.

Einige dieser Probleme (und deren Lösung) möchte ich anhand von typischen exportierten Berichten erläutern.

• Fehlerhafte Farbinformationen
• Zahlen sind als Text formatiert
• Negative Zahlen werden mit hinten angestellten Negativzeichen dargestellt
• Anzahl an Zeilen oder Spalten einfügen

Was die Erstellung von Berichten innerhalb SAP anbelangt sind einige Artikel in der Rubrik SAP zu finden. Unter anderen dürfte der Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling / Finanzbuchhaltung bzw. Rechnungswesen (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" einen guten Überblick bieten.

Ferner ist im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" der Weg von SAP nach Excel für Report Writer/Painter Berichte, Rechercheberichte und auch ALV Listen (bspw. für SAP Query) erläutert.

Fehlerhafte Farben beim Kopieren

Werden bei aktivierter Office-Integration Daten aus der in SAP dargestellten Excelmappe in eine andere Excelmappe kopiert werden hier die Hintergrundfarben der Datenzellen abweichend von der Ansicht in SAP dargestellt.


© SAP SE. Alle Rechte vorbehalten

Im Beispiel werden die blau hinterlegten Datenzeilen bei der Kopie in Lila (Schlüsselspalte) und Rot (Daten) anstatt in den Blautönen dargestellt. Die Summenzeilen werden nicht in Gelb sondern Grün dargestellt und die Berichtsinformationen sind in schwarzer Schrift auf schwarzen Hintergrund gehalten.

Ursache hierfür ist, dass in der generierten Excel-Mappe der Office-Integration die Farbpalette von Excel an die Farben des SAP GUI angepasst werden.

Dieses hat den Nachteil, dass beim Kopieren in eine "normale" Excelmappe diese Farbinformationen nicht mehr stimmen.

Um nun dennoch diese Daten ordentlich weiter bearbeiten zu können gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Daten als Text über Inhalte einfügen kopieren

Excel bietet über die rechte Maustaste die Option Inhalte einfügen:



Sind aus der integrierten Excelmappe die Daten kopiert können diese hier als Text eingefügt werden. Hierzu ist die Option Einfügen Werte zu wählen.

Hierdurch werden die Daten als reiner Text in die neue Excelmappe eingefügt.

2. Als OpenDocument-Spreadsheet (*.ods) speichern

Eine zweite Möglichkeit, unter Beibehaltung der Formatierung, ist es die Daten über die Speichernfunktion in ein Format zu speichern in dem die Anpassung der Farbpalette nicht mitgespeichert wird.

Hierzu wird die Funktion

• Speichern unter
• Andere Formate

aufgerufen. Hier kann dann nicht nur ein Dateiname sondern beim Dateityp auch "OpenDocument-Spreadsheet (*.ods)" gewählt werden.

Die so gespeicherte *.ods Datei kann wiederum in Excel geöffnet werden und von dort als "normale" Exceldatei gespeichert werden, ohne dass hier die Farbpalette angepasst ist.

Diese Methode hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Standardfarben (blau/gelb etc.) von SAP auch in der Tabelle erhalten bleibt. Sofern die ODS Datei dann in Excel geöffnet wird kann diese wieder als XLS gespeichert werden, so dass hier die zugewiesenen Farben von SAP erhalten bleiben, ohne dass künftig Probleme beim Kopieren der Werte entstehen.

 

Zahlen als Text in Zahlen umwandeln

Ein weiteres Problem können Zahlen (bspw. aus Stammdatenlisten) sein, die als Text formatiert sind. Auch wenn die Zahl als Zahl formatiert wurde (über die rechte Maustaste und "Zellen formatieren" oder die Symbolleiste Start in der Gruppe Zahl) weist Excel dennoch auf den Fehler hin, dass es sich hier um eine Zahl handelt, die als Text formatiert ist. Nun kann entweder aus den Kontextmenü der Hinweismeldung die "Textzahl" in eine richtige Zahl verwandelt werden:



Alternativ bieten sich auch hier zwei andere Alternativen an:

1. Multiplikation mit 1

Die Textzahlen können durch Multiplikation mit 1 in eine echte Zahl umgewandelt werden.

Hierzu ist in eine andere Zelle eine 1 einzutragen (und zu kopieren). Nun können die Textzahlen markiert werden und über "Inhalte einfügen" die Funktion "Multiplizieren" gewählt werden. Hierdurch werden die Textzahlen mit der 1 aus der Zwischenablage multipliziert und damit auch in eine Zahl umgewandelt.

Dadurch sind diese auch als Zahl markiert und können bspw. per SVERWEIS in einer anderen Tabelle verwendet werden.

2. Makro

Sofern häufiger Daten kopiert werden und diese in Zahlen umgewandelt werden müssen bietet es sich an, hierfür ein entsprechendes Makro zu verwenden.

Dieses sollte wie im Artikel Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA) in die Persönliche Makroarbeitsmappe gespeichert werden, so dass diese innerhalb aller Excelmappen zur Verfügung steht.

Folgender Makrocode kann hierbei helfen:

Sub SAP_Markierung_Text_in_Zahl()
'
' SAP_Markierung_Text_in_Zahl Makro
' Wandelt aus Markierung als Text formatierte Zahlen in Zahl um
'

'
For Each Wert In Selection
Selection.NumberFormat = "0"
Wert.Value = Wert.Value
Next Wert
End Sub

Hier können die "Textzahlen" markiert werden und durch Aufruf des Makros werden die Textzahlen als Zahlen ohne Dezimalstellen formatiert, was sich gerade für Stammdatenlisten (Innenaufträge oder Kostenstellen) anbietet. Das Makro formatiert die Werte als Nummern und weist den Wert erneut den Wert zu, womit der Wert erneut eingetragen wird.

3. Nutzen der Funktion "Text in Spalten"
Eine weitere Alternative wurde mir per Kommentar empfohlen. Hierzu können die fraglichen Zahlen markiert werden und die Funktion "Text in Spalten"  (zu finden innerhalb des Ribbon "Daten" in der Befehlsgruppe "Datentools" ) starten. Eigentlich ist diese Funktion dafür gedacht den Inhalt einer Zelle auf mehrere Zellen aufzuteilen um beispielsweise die Angabe von Kostenstelle und Kostenstellenbezeichnung über Trennzeichen oder feste Breite direkt aufzuteilen. Sofern hier direkt auf "Fertig stellen" geklickt wird, sollen ebenfalls die Daten in Zahlen umgewandelt werden.

Negativzeichen hinter Zahlenwert

Negative Werte werden in SAP beim Export nach Excel als Text formatiert und das Negativzeichen rechts vom Wert dargestellt.

Um nun mit diesen Zahlen (Beispielsweise 19,78-) zu rechnen ist es erforderlich das Negativzeichen vor der Zahl zu setzen.

Auch hier bieten sich zwei Möglichkeiten an:

1. Auslesen der Zahl ohne nachgestelltes - und Multiplikation mit -1

Hierzu kann die Zahl ohne nachgestelltes Negativzeichen genommen werden und mit -1 multipliziert werden. Dieses ist dann in einer Extraspalte erforderlich.

Befindet sich der Wert 19,78- in der Zelle A2 könnte die Formel wie folgt lauten

=LINKS(A2;LÄNGE(A2)-1)*-1

Dieses hat jedoch den Nachteil, dass hier auch positive Zahlen entsprechend verrechnet werden.

Optimiert wäre dieses in Kombination mit einer Wenn Funktion wie zum Beispiel

=WENN(UND(RECHTS(A2;1)="-";ISTZAHL(LINKS(A2;LÄNGE(A2)-1)*1));LINKS(A2;LÄNGE(A2)-1)*-1;A2)

Nun wird nur mit -1 multipliziert, wenn das rechte Zeichen tatsächlich ein "-" ist, sofern es sich dabei um eine Zahl handelt.

Dieses ist verständlicherweise auch ziemlich aufwändig.

2. Makrolösung

Auch hier bietet sich ein Makro an, welches aus den ausgewählten Werten wiederum

Sub SAP_Export_Buchhaltung()
'
' SAP_Export_Buchhaltung Makro
' Wandelt Markierte Werte aus SAP in Buchhaltungszahlen um Minuszeichen wird vorran gestellt
'

'
AnzahlWerte = Cells(Rows.Count, Selection.Column).End(xlUp).Row
For Each Wert In Selection
If Wert.Row > AnzahlWerte Then Exit For
If Right(Wert.Value, 1) = "-" And IsNumeric(Wert) _
Then Wert.Value = Left(Wert, Len(Wert) - 1) * (-1)
Next
Selection.Style = "Comma"
End Sub

 

 

Dieses Makro wandelt die markierten Werte mit vor ran gestellten Negativzeichen um und wird nur auf Werte angewendet wenn es sich um Zahlen handelt, so dass bspw. "Text-" bestehen bleibt. Ferner werden alle Werte im Format Buchhaltung mit Tausenderkennzeichen und ohne Währungszeichen formatiert.
Neben dieser Lösung in Excel besteht aber, zumindest für Berichte im Controlling auch die Möglichkeit, dass Standardlayout in SAP so umzustellen, dass auch hier schon die Daten mit vorrangestellten Vorzeichen ausgegeben werden. Dieses ist im Artikel "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorrangestelltes Vorzeichen" näher erläutert.

Zeilen oder Spalten einfügen

Um die Liste von nützlichen Makros zu erweitern bieten sich auch noch zwei weitere Makros an, die eine bestimmte Zahl an Zeilen oder Spalten in die Excelmappe einfügen. Dieses kann ggf. schneller sein, als einen Bereich an Zeilen zu markieren und per rechter Maustaste die Funktion "Zeile einfügen" aufzurufen.

Makro zum Einfügen von Zeilen:

Sub Excel_Zeilen_einfügen()
anzahlzeilen = InputBox("Anzahl einzufügender Zeilen")
For i = 1 To anzahlzeilen
Selection.Insert Shift:=xlDown
Next i
End Sub

Makro zum Einfügen von Spalten:

Sub Excel_Spalten_einfügen()
anzahlspalten = InputBox("Anzahl einzufügender Spalten")
For i = 1 To anzahlspalten
Selection.Insert Shift:=xlToRight
Next i
End Sub

Insgesamt erleichtern solche Makros definitv die tägliche Arbeit. Ergänzend würde ich auch noch gerade für größere Tabellen, das im Artikel Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter in die persönliche Makroarbeitsmappe übernehmen.

X = monatliche Arbeitszeit
Y = wöchentliche Arbeitszeit

X = Y * ( 365,25 / 7*12 )

X = 4,348 * Y

Beispiel:

Wöchentliche Arbeitszeit = 38,5
Monatliche Arbeitszeit = 167,40

Diese Regelung befand sich innerhalb § 15 BAT.

Nachtrag:
Zwischenzeitlich ist diese in § 24 III TV-H bzw. TVöD zu finden und stellt eine tarifvertragliche Regelung dar.

"Zur Ermittlung des auf eine Stunde entfallenden Anteils sind die in Monatsbeträgen festgelegten Entgeltbestandteile durch das 4,348-fache der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (§ 6 Absatz 1 und entsprechende Sonderregelungen) zu teilen."

Im Rahmen des Einkommenssteuerrecht ist in der Lohnsteuerrichtline zu § 3 b ESTG im Absatz 2 Nummer 2a  Satz 5 eine vergleichbare Regelung zu finden.

"Bei einem monatlichen Lohnzahlungszeitraum ergibt sich die Stundenzahl der regelmäßigen Arbeitszeit aus dem 4,35fachen der wöchentlichen Arbeitszeit."

Beide Regelungen berücksichtigen dabei einen Wochenfaktor der nicht nur eine grobe Berechnung der monatlichen Arbeitszeit  nach Wochenarbeitszeit * 52 Wochen / 12 Monate sondern auch über einen Zeitraum von 400 Jahren Schaltjahre und entsprechende Schalttage, so dass hier ein Wert von 4,348125 errechnet wird. Dieser Faktor wird in den einzelnen gesetzlichen bzw. tarifvertraglichen Regelungen entsprechend gerundet. Dabei wendet der Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie wohl ebenfalls den Faktor 4,35 während im öffentlichen Dienst der Faktor 4,348 genutzt wird.

Eine genauere Herleitung dieses Faktors ist auf der Seite www.lohn-info.de/zeitberechnungen.html zu finden.

Die monatliche Arbeitszeit kann im Controlling als Kennzahl zum Beispiel in Form der Erfassung der "Full Time Equivalent beziehungsweise Vollzeitäquivalent zur Darstellung der Kostenverteilung und Arbeitszeit genutzt werden.

Auf dieses Thema wird unter anderen in folgenden Artikel näher eingegangen:

• "Einbuchung statischer Kennzahlen per CATT / Deaktivieren Excelintegration"
• "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge"
• "SapQuery Personalkostenumlage VZÄ"