Dienstag, 6. Dezember 2011
21:03 Uhr
21:03 Uhr
Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand
Ausgangslage
Es sollen verschiedene Fonds innerhalb des Moduls PSM ausgwertet werden. Hierbei gibt es welche auf denen, innerhalb der klassischen Budgetierung, ein Gesamtbudget gebucht ist (wobei hier dieses teilweise auch als Jahresbudget umgebucht ist) und solche die lediglich durch Einnahmen sich "finanzieren". Innerhalb der Finanzpositionenhierarchie sind die einzelnen Buchungskonten aufwandsseitig der Finanzposition AUFWAND zugeordnet und ertragsseitig der Finanzposition ERTRAEGE.
Weitere Unterteilungen sind bspw. AUFWAND.PERSONAL oder AUFWAND.SACHMITTEL.
Nun sollen in einen Bericht die Budgetwerte den gegenlaufenden Aufwendungen gegenüber gestellt werden.
Ansatz
Hierzu wird ein Recherchebericht eingesetzt. Im Gegensatz zum ReportWriter arbeitet der Recherchebericht mit Bericht und Formular. Wobei innerhalb des Berichts die Selektions-Navigationsmerkmale gepflegt werden und innerhalb des Berichtes der eigentliche Aufbau des Berichtes.
Berichtsentwicklung
Wie unter SAP PSM Recherchebericht beschrieben legen wir über die Transaktion FMEK einen neuen Bericht an. Dieser ist im Bereich:
Hierarchie der HHM Kontierungselemente angesiedelt. Von hier wird ein entsprechendes Formular angelegt. Da wir den Bericht recht flexibel halten wollen weisen wir die Struktur an, nur eine Koordinate zu verwenden. Hierdurch können wir dann durch die einzelnen Merkmale im Bericht navigieren. Für eine Definition von Spalten und Zeilen würde als Struktur die Matrix gewählt werden.
Im Folgenden wird der Aufbau des Formulars und des Berichtes beschrieben.
1.) Gesamtbudget
2.) Jahresbudget
3.) Aufwand
4.) Ertrag
5.) Saldo
6.) Verfügbar zu Gesamt
7.) Verfügbar zu Jahr
Hierzu werden folgende Merkmale getroffen.
Allgemeine Selektion
Finanzkreis (Variable): FIKRS
Hier ist es wichtig eine Variable für den Finanzkreis zu wählen, da andernfalls die Sets der Finanzpositionen, Finanzstellen oder Fonds in der Selektion des Berichtes nicht ausgewählt werden können. Ausserdem hat diese Definition den Vorteil, dass der Bericht relativ flexibel gestaltet werden kann und auch auf anderen System sinnvoll verwendbar ist.
Nun werden die einzelnen Kennzahlen definiert. Diese Kennzahlen werden dann als entspredchende Spalten im Bericht dargestellt.
Gesamtbudget Aktuell
Kennzah: Gesamtbudget (Aktuell)
Merkmale:
Budgetversion: 0
Je nach Verwendung der Budgetversionen können hier auch mehrere Budgetversionen eingegeben werden. Innerhalb der klassischen Budgetierung werden im Beispiel die Budgets jedoch nur in der Version 0 verbucht.
Jahresbudget
Kennzahl: Jahresbudget (Verteilbar) hierarchisch
Merkmale:
Budgetversion: 0
Aufwand
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) AUFWAND
Durch Markierung des Hierarchieknotens/Set kann hier direkt aus der Finanzpositionenhierarchie die Finazposition AUFWAND gewählt werden. Entsprechend wäre in dieser Spalte dann alle innerhalb der Hierarchie der Finanzposition AUFWAND untergeordneten Finanzpositionen zugeordnet. Somit also auch Personal- und Sachaufwand.
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Ohne einen Werttyp werden neben den getätigten Aufwendeungen auch die entsprechenden Obligos (bspw. Mittelbindungen oder Bestellungen ausgegeben. Im Beispiel ist der Aufwand auf folgende Werttypen beschränkt:
54 Rechnungen
57 Zahlungen
61 Anzahlungen
64 Mittelumbuchungen
66 Erfolgsumbuchungen
95 Ist-Buchungen im CO
Alternativ wäre es auch möglich gewesen eine Extraspalte für die Obligos zu verwenden.
Über die Textpflege kann diese Spalte dann auch in Aufwand umbenannt werden. Andernfalls wäre als Bezeichnung der Merkmalswert (Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.) hinterlegt.
Ertrag
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) ERTRAEGE
Da keine Obligoertrag gebucht wird, kann hier auf die Angabe eines Werttyps verzichtet werden.
Saldo
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Hier wird auf die besondere Angabe der Finanzpositionen verzichtet. Entsprechend werden in dieser Spalte dann alle Finanzpositionen ausgewählt. Hier ist dann zu beachten, dass beim Aufruf des Berichtes nicht relevante Finanzpositionen in der Selektion ausgeschlossen werden müssen (bspw. die der AFA, so die AfA nach PSM fortgeschrieben wird.
Verfügbar zu Gesamt
Hier wird statt eines Merkmals eine Formel eingefügt.
Formel: Gesamtbudget - Saldo
Verfügbar zu Jahr
Formel: Jahresbudget - Saldo
Damit wäre das Formular des Berichtes entsprechend fertig und es kann der eigentliche Bericht angelegt werden.
Auch der Bericht ist nun mit Bezug auf das oben angelegte Formular in der "Hierarchien der HHM-Kontierung" angelegt.
Nun müssen folgende Register gepflegt werden:
Merkmale
Als ausgewählte Merkmale sind folgende gewählt:
Ausgewählte Merkmale:
Fonds
Finanzposition
Fin.Zweck
Geschäftsjahr
Periode/Jahr
Finanzstelle
Periode
Budgetart
Werttyp
Die Reihenfolge der Merkmale beeinflusst auch die Darstellung des Berichtes. Über die Schaltfläche "Freie Merkmalsortierung" kann die Reihenfolge beliebig verändert werden. Das Merkmal mit der Nummer 1 ist automatisch auch das Merkmal, das beim Aufruf des Berichtes dargestellt wird.
Variablen
Über die Variablen können für die Variablen auch Vorschlagswerte für die Selektion hinterlegt werden. In diesen Bericht kann hier der Finanzkreis vorbelegt werden.
Wir erinnern uns, dass beim Aufruf des Berichtes folgende Werte zur Selektion angegeben werden können.
Fonds, Finanzstelle, Finanzpositionen.
Um hier auch auf entsprechende Stammdatengruppen zugreifen zu können, hatten wir in der Allgemeinen Selektion des Formulars den Finanzkreis als Variable gewählt. Durch diese Variante muss der Finanzkreis dann nicht beim Aufruf des Berichtes direkt eingetragen werden sondern wird als Vorschlagswert eingetragen.
Ausgabeart:
Hier kann die Ausgabe des Berichtes dargestellt werden. Sympathisch ist mir hier die Darstellung als
Klassische Recherche:
Grundliste: Aufriß
Durch Markierung des Feldes Auf Selektionsbild auswählbar könnte diese von den Berichtsnutzenden auch umgestellt werden.
Innerhalb des Berichtes kann nun direkt die Fonds (oder Fondsgruppen) bzw. entsprechende Finanzstellen angegeben werden. Desweiteren können hier Finanzpositionen slektiert oder auch von der Auswertung ausgeschlossen werden.
Dieses Berechtigungsobjekt muss dabei mit folgenden Werten gefüllt werden:
Berechtigungsobjekt:
K_KA_RPT - CO: Interaktive Recherche - Berichte
Aktivität:
03 (Anzeigen)
04 (Drucken, Nachrichten bearbeiten)
16 (Ausführen)
28 (Einzelposten anzeigen)
61 (Exportieren)
66 (Aktualisieren)
L0 (Alle Funktionen)
Applikationsklasse für die Recherche:
FM
Bericht:
Name des angelegten Berichtes
Tabellenname:
IFMEISA
Sofern ausführlciher mit Varianten gearbeitet wird (die ebenfalls in einer eigenen Transaktion hinterlegt werden können) bietet sich auch ein Blick auf den Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren" an besonders, wenn noch ein wenig Altlast von vorherigen Berichten vorhanden ist.
Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung von Rechercheberichten ist auch im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget".
Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Es sollen verschiedene Fonds innerhalb des Moduls PSM ausgwertet werden. Hierbei gibt es welche auf denen, innerhalb der klassischen Budgetierung, ein Gesamtbudget gebucht ist (wobei hier dieses teilweise auch als Jahresbudget umgebucht ist) und solche die lediglich durch Einnahmen sich "finanzieren". Innerhalb der Finanzpositionenhierarchie sind die einzelnen Buchungskonten aufwandsseitig der Finanzposition AUFWAND zugeordnet und ertragsseitig der Finanzposition ERTRAEGE.
Weitere Unterteilungen sind bspw. AUFWAND.PERSONAL oder AUFWAND.SACHMITTEL.
Nun sollen in einen Bericht die Budgetwerte den gegenlaufenden Aufwendungen gegenüber gestellt werden.
Ansatz
Hierzu wird ein Recherchebericht eingesetzt. Im Gegensatz zum ReportWriter arbeitet der Recherchebericht mit Bericht und Formular. Wobei innerhalb des Berichts die Selektions-Navigationsmerkmale gepflegt werden und innerhalb des Berichtes der eigentliche Aufbau des Berichtes.
Berichtsentwicklung
Wie unter SAP PSM Recherchebericht beschrieben legen wir über die Transaktion FMEK einen neuen Bericht an. Dieser ist im Bereich:
Hierarchie der HHM Kontierungselemente angesiedelt. Von hier wird ein entsprechendes Formular angelegt. Da wir den Bericht recht flexibel halten wollen weisen wir die Struktur an, nur eine Koordinate zu verwenden. Hierdurch können wir dann durch die einzelnen Merkmale im Bericht navigieren. Für eine Definition von Spalten und Zeilen würde als Struktur die Matrix gewählt werden.
Im Folgenden wird der Aufbau des Formulars und des Berichtes beschrieben.
1.) Formular anlegen
Der Bericht soll folgende Spalten enthalten:1.) Gesamtbudget
2.) Jahresbudget
3.) Aufwand
4.) Ertrag
5.) Saldo
6.) Verfügbar zu Gesamt
7.) Verfügbar zu Jahr
Hierzu werden folgende Merkmale getroffen.
Allgemeine Selektion
Finanzkreis (Variable): FIKRS
Hier ist es wichtig eine Variable für den Finanzkreis zu wählen, da andernfalls die Sets der Finanzpositionen, Finanzstellen oder Fonds in der Selektion des Berichtes nicht ausgewählt werden können. Ausserdem hat diese Definition den Vorteil, dass der Bericht relativ flexibel gestaltet werden kann und auch auf anderen System sinnvoll verwendbar ist.
Nun werden die einzelnen Kennzahlen definiert. Diese Kennzahlen werden dann als entspredchende Spalten im Bericht dargestellt.
Gesamtbudget Aktuell
Kennzah: Gesamtbudget (Aktuell)
Merkmale:
Budgetversion: 0
Je nach Verwendung der Budgetversionen können hier auch mehrere Budgetversionen eingegeben werden. Innerhalb der klassischen Budgetierung werden im Beispiel die Budgets jedoch nur in der Version 0 verbucht.
Jahresbudget
Kennzahl: Jahresbudget (Verteilbar) hierarchisch
Merkmale:
Budgetversion: 0
Aufwand
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) AUFWAND
Durch Markierung des Hierarchieknotens/Set kann hier direkt aus der Finanzpositionenhierarchie die Finazposition AUFWAND gewählt werden. Entsprechend wäre in dieser Spalte dann alle innerhalb der Hierarchie der Finanzposition AUFWAND untergeordneten Finanzpositionen zugeordnet. Somit also auch Personal- und Sachaufwand.
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Ohne einen Werttyp werden neben den getätigten Aufwendeungen auch die entsprechenden Obligos (bspw. Mittelbindungen oder Bestellungen ausgegeben. Im Beispiel ist der Aufwand auf folgende Werttypen beschränkt:
54 Rechnungen
57 Zahlungen
61 Anzahlungen
64 Mittelumbuchungen
66 Erfolgsumbuchungen
95 Ist-Buchungen im CO
Alternativ wäre es auch möglich gewesen eine Extraspalte für die Obligos zu verwenden.
Über die Textpflege kann diese Spalte dann auch in Aufwand umbenannt werden. Andernfalls wäre als Bezeichnung der Merkmalswert (Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.) hinterlegt.
Ertrag
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) ERTRAEGE
Da keine Obligoertrag gebucht wird, kann hier auf die Angabe eines Werttyps verzichtet werden.
Saldo
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Hier wird auf die besondere Angabe der Finanzpositionen verzichtet. Entsprechend werden in dieser Spalte dann alle Finanzpositionen ausgewählt. Hier ist dann zu beachten, dass beim Aufruf des Berichtes nicht relevante Finanzpositionen in der Selektion ausgeschlossen werden müssen (bspw. die der AFA, so die AfA nach PSM fortgeschrieben wird.
Verfügbar zu Gesamt
Hier wird statt eines Merkmals eine Formel eingefügt.
Formel: Gesamtbudget - Saldo
Verfügbar zu Jahr
Formel: Jahresbudget - Saldo
Damit wäre das Formular des Berichtes entsprechend fertig und es kann der eigentliche Bericht angelegt werden.
2.) Bericht anlegen
Innerhalb des Berichts werden nun die Selektionsmerkmale und die für die Navigation vorgesehene Merkmale eingestellt. Eine Besonderheit der Rechercheberichte ist bspw. dass hier die Möglichkeit besteht das angezeigte Merkmal per Doppelklick zu tauschen (bspw. Darstellung von Finanzpositionen statt Fonds) oder auch als weitere Darstellungsebene (bspw. durch Doppelklick auf den Fond und die Darstellung des Geschäftsjahr, was wiederum über einen Doppelklick in die Selektion übernommen wird) zu nutzen. Dieses ist auch der Grund, warum in diesen Bericht das Merkmal Geschäftsjahr nicht fest hinterlegt ist, so dass hier "dynamisch" eine Darstellung nach Jahren für die einzelnen Fonds gewählt werden kann.Auch der Bericht ist nun mit Bezug auf das oben angelegte Formular in der "Hierarchien der HHM-Kontierung" angelegt.
Nun müssen folgende Register gepflegt werden:
Merkmale
Als ausgewählte Merkmale sind folgende gewählt:
Ausgewählte Merkmale:
Fonds
Finanzposition
Fin.Zweck
Geschäftsjahr
Periode/Jahr
Finanzstelle
Periode
Budgetart
Werttyp
Die Reihenfolge der Merkmale beeinflusst auch die Darstellung des Berichtes. Über die Schaltfläche "Freie Merkmalsortierung" kann die Reihenfolge beliebig verändert werden. Das Merkmal mit der Nummer 1 ist automatisch auch das Merkmal, das beim Aufruf des Berichtes dargestellt wird.
Variablen
Über die Variablen können für die Variablen auch Vorschlagswerte für die Selektion hinterlegt werden. In diesen Bericht kann hier der Finanzkreis vorbelegt werden.
Wir erinnern uns, dass beim Aufruf des Berichtes folgende Werte zur Selektion angegeben werden können.
Fonds, Finanzstelle, Finanzpositionen.
Um hier auch auf entsprechende Stammdatengruppen zugreifen zu können, hatten wir in der Allgemeinen Selektion des Formulars den Finanzkreis als Variable gewählt. Durch diese Variante muss der Finanzkreis dann nicht beim Aufruf des Berichtes direkt eingetragen werden sondern wird als Vorschlagswert eingetragen.
Ausgabeart:
Hier kann die Ausgabe des Berichtes dargestellt werden. Sympathisch ist mir hier die Darstellung als
Klassische Recherche:
Grundliste: Aufriß
Durch Markierung des Feldes Auf Selektionsbild auswählbar könnte diese von den Berichtsnutzenden auch umgestellt werden.
3.) Ausführen des Berichtes
Der Bericht kann entweder über die Transaktion FMEQ direkt gestartet werden oder alternativ über eine Paramtertransaktion für Rechercheberichte gestartet werden.Innerhalb des Berichtes kann nun direkt die Fonds (oder Fondsgruppen) bzw. entsprechende Finanzstellen angegeben werden. Desweiteren können hier Finanzpositionen slektiert oder auch von der Auswertung ausgeschlossen werden.
4.) Berechtigung für Rechercheberichte
Die Rechercheberichte setzen auf die Datenbankstruktur IFMEISA (Hierarchien der HHM-Kontierungselemente) auf. Von der Berechtigungsprüfung wird zum Start der Berichte das Berechtigungsobjekt K_KA_RPT geprüft.Dieses Berechtigungsobjekt muss dabei mit folgenden Werten gefüllt werden:
Berechtigungsobjekt:
K_KA_RPT - CO: Interaktive Recherche - Berichte
Aktivität:
03 (Anzeigen)
04 (Drucken, Nachrichten bearbeiten)
16 (Ausführen)
28 (Einzelposten anzeigen)
61 (Exportieren)
66 (Aktualisieren)
L0 (Alle Funktionen)
Applikationsklasse für die Recherche:
FM
Bericht:
Name des angelegten Berichtes
Tabellenname:
IFMEISA
5. Berichtswesen mit Rechercheberichte
Gerade wenn man mehrere Rechercheberichte angelegt hat kann es hilfreich sein, diese eine eigene Transaktion zuzuordnen. Hierzu bietet sich eine "Parametertransaktion für Recherchebericht". Der Unterschied zwischen Parameter- und Reporttransaktion ist im Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" erläutert.Sofern ausführlciher mit Varianten gearbeitet wird (die ebenfalls in einer eigenen Transaktion hinterlegt werden können) bietet sich auch ein Blick auf den Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren" an besonders, wenn noch ein wenig Altlast von vorherigen Berichten vorhanden ist.
Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung von Rechercheberichten ist auch im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget".
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 6.12.2011, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=337 (Abgerufen am 19.4.2024)
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