Montag, 5. Juli 2021
17:48 Uhr
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Betriebswirtschaftliche Vorgänge und Systemstatus CO-OM Innenauftrag - Plankosten auf ABGS oder TABG CO Innenauftrag zulassen
Im Artikel "Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum" bin ich auf die unterschiedlichen Status oder Statusse eines CO Innenauftrag eingegangen.
Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:
Einzelne Status eines CO Innenauftrags (Lebensweg eines Innenauftrag)
Spannend dabei ist, dass dieser Lebensweg nicht nur in einer Richtung, sondern auch wieder auf die jeweilige vorherige Stufe (Status) zurück gelebt werden kann.
Eine ausführliche Beschreibung zum Thema CO Innenauftragsrechnung ist unter Buchempfehlungen unter Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.
Paperback ISBN: 9783960120346
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Ebook ISBN: 9783960120346
Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter
In der Definition der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) kann nun das Statusschema hinterlegt werden. Jeder diese Statusschemata ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.
Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.
Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufplanes für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.
Alternativ kann in der Transaktion KO02 über
Für den aktiven (gepflegten) Innenauftrag in der Transaktion KO02 kann über
Dazu zählen auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge
Je weiter der Status fortgeschritten ist, umso weniger VRGNG (Vorgänge) sind am Ende noch gestattet.
So könnte zum Beispiel im Status ABGS (Abgeschlossen) folgende Vorgänge noch erlaubt sein:
Im Beispiel wäre vor dem Status ABGS abgeschlossen der Status TABG technisch abgeschlossen zu setzen und entsprechend sind auch die anderen Systemstatus aufeinander aufbauend, wie weiter oben am Lebenslauf eines Auftrags zu sehen ist.
Anhand der Transaktion BS23 Systemstatus anzeigen kann sich im Vorfeld die Einträge erst einmal angezeigt werden.
Die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge können über die Transaktion BS33 Vorgänge anzeigen und BS32 Vorgänge pflegen ebenfalls näher betrachtet werden.
In unseren Fall soll, nach einer erfolgreichen Plankopie der Innenaufträge, auf bereits abgeschlossenen Innenaufträgen noch Planabrechnung und Planumlage für eine Planrechnung durchgeführt werden.
Bisher musste dafür nach der erfolgreichen "Plankopie der Innenaufträge" per Massenpflege die relevanten Innenaufträge entsperrt werden, sodass hier eine Buchung möglich ist. Danach musste per Query wieder festgelegt werden, welche dieser Innenaufträge danach wieder abgeschlossen werden müssen.
Hilfreich war es hier per KOK5 sich eine Liste der relevanten später wieder zu ändernden Innenaufträge, wie im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" beschrieben abzuspeichern.
Da diese Änderungen immer wieder erfolgen und auch fehleranfällig sein können, insbesondere wenn die Daten an ein anderes System übertragen werden und dort als nicht abgeschlossen geführt werden, kam die Überlegung auf, ob nicht auch bei abgeschlossenen Projekten Planbelege zugelassen werden können.
Damit wären auch Auswertungen wie "Änderungsbelege zu CDHDR und CDPOST für SAP Objekte wie Stammdaten im Rechnungswesen (Report/Transaktionscode RSSCD100)" nicht mehr erforderlich.
Hier kann auf den Eintrag I0046 ABGS abgeschlossen oder I0043 SPER Gesperrt oder I0045 TABG Technisch abgschlossen (ggf. muss hier in der Liste etwas geblättert werden) auch per
TR852 Hinweismeldung auf Änderung im Namensraum
Dieses ist allerdings eine Änderung im SAP Namensraum, so dass hier das entsprechende Objekt (Status des Innenauftrages) auch einen entsprechenden Hinweis (Meldungsnummer "TR852 - Führen Sie nur dringende Reparaturen in fremden Namensräumen durch") ausgegeben wird, dass dieses für drigenende Reparaturen und nach Rücksprache oder auf Anweisung des Namensraum inahber (SAP oder Software-Hersteller) erfolgen sollte.
Die hinter dieser Änderung liegenden Tabellen wird von SAP oder den Namensrauminhabender (Softwarehersteller) gepflegt. Eine Änderung ist als Modifikation zu betrachten und muss nach jedem update kontrolliert werden. Es sollte hier also bewust zwischen der BS22 als Modifikation oder der Nutzung eines Anwenderstatus entschieden werden. Der Anwenderstatus muss bewust gesetzt werden (vergleichbar zu SPERR) und wird nicht in der Tabelle AUFK festgeschrieben.
Gerade, wenn eine Planwerterfassung sei es zur Planung oder zu Abbildung von CO Budget vorhanden ist öffnet dieses die Möglichkeiten für etwaige Abweichungen.
Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Berichtswesen im Controlling eingegangen und habe hier auch das Thema CO Budgetierung über Planwerte beschrieben.
(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406
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Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.
Eine solche Anpassung sollte daher nicht nur im Controlling sondern auch im Berichtswesen besprochen und untereinander kommuniziert werden. Daneben ist natürlich auch darauf zu achten, dass nach einem Supportpackage Update auch diese Einstellung kontrolliert werden sollte.
Sinnvollerweise gehört dieses dann auch mit auf der Testfallliste, so dass etwaige Abweichungen, wie im Artikel "Änderungen und Nacharbeiten nach Einspielung SAP ERP 6.0 Enhancement Package 8 (EHP 8) insbesondere im CO" direkt auffallen.
Sinnvoll kann es hier sein den Status TABG für technisch abgeschlossen zu ändern, dass hier Planwerte gebucht werden können, so dass anhand des Status und der AUFK ersichtlich ist, dass das Projekt abgeschlossen ist aber sowohl Ist als auch Planwerte noch buchbar sind.
Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Systemstatus als Lebenszyklus eines CO-OM Innenauftrag
Der Systemstatus bildet dabei den Lebenszyklus eines Innenauftrages von der Eröffnung bis zum Abschluss eines Auftrags/Projektes dar. Dabei sind je nach Status unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge für einen Systemstatus gestattet.Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:
- Eröffnet (Tabellenfeld AUFK-PHAS0)
Hier ist der Auftrag angelegt, aber es können noch keine Istbuchungen durchgeführt werden. - Freigegeben (Tabellenfeld AUFK-PHAS1 Freigabedatum AUFK-IDAT1)
Hier sind fast alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge erlaubt - Technisch abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS2 Freigabedatum AUFK-IDAT2) TABGL entspricht Systemstatus I0045 TABG
Hier könenn keine Planänderungen mehr vorgenommen werden aber Istbuchungen sind noch möglich - Abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS3 Freigabedatum AUFK-IDAT3) entspricht Systemstatus I0046 Abgeschlossen
In diesem Status sind keine kostenrelevante betriebswirtschaftlichen Vorgänge mehr erlaubt
Einzelne Status eines CO Innenauftrags (Lebensweg eines Innenauftrag)
Spannend dabei ist, dass dieser Lebensweg nicht nur in einer Richtung, sondern auch wieder auf die jeweilige vorherige Stufe (Status) zurück gelebt werden kann.
Eine ausführliche Beschreibung zum Thema CO Innenauftragsrechnung ist unter Buchempfehlungen unter Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage
Autoren: Andreas Unkelbach, Martin Munzel
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
2. Auflage (08. März 2019)Für 29,95 € direkt bestellen
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Ebook ISBN: 9783960120346
Anwenderstatus
Neben den vom SAP System vorhandenen vorgegebenen Status inklusive der entsprechenden Zuordnungen können im Customizing aber auch eigene "Anwenderstatus" festgelegt werden, die über ein Statusschema auch eigene Anwenderstatus festlegen, die hier ebenfalls einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge festlegen und eine Vorgangssteuerung je Statusschema zuordnen.Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter
- Controlling
- Innenaufträge
- Auftragsstammdaten
- Statusverwaltung
- Statusschemata definieren (Transaktion OK02)
In der Definition der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) kann nun das Statusschema hinterlegt werden. Jeder diese Statusschemata ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.
Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.
Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufplanes für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.
Zusammenhang betriebswirtschaftlicher Vorgang (VRGNG) und Status
Wie bereits erwähnt können zwischen den einzelnen Status innerhalb der Stammdaten von CO Innenaufträgen über die Transaktion KO02 in der Registerkarte Status der Systemstatus und die entsprechenden erlaubte Vorgänge eingesehen und über die Pfeiltasten beim Systemstatus der entsprechende Status gewechselt werden.Alternativ kann in der Transaktion KO02 über
- (Mehr)
- Bearbeiten
- Anwenderstatus
- ein gepflegter Anwenderstatus für das CO Objekt (Innenauftrag)
- gesetzt werden oder per
- Freigabe zurücknehmen (nachdem der Auftrag angelegt wurde)
- Freigeben
- Techn. abschließen
- Abschließen
- ein entsprechender Status gesetzt werden oder
- Sperre (Setzen) das Objekt gesperrt werden
- Löschvormerkung (Setzen) der Auftrag zur Löschung vorgemerkt sein.
Für den aktiven (gepflegten) Innenauftrag in der Transaktion KO02 kann über
- (Mehr)
- Zusätze
- Erlaubte Vorgänge (UMSCH + F7)
Dazu zählen auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge
- KEP Planeinzelposten schreiben
- KOAP Abrechnung Plan
- KOAS Belastung aus Abrechnung Plan
- RKP1 Planung Primärkosten
- RKP3 Palnung Sekundärkosten
- RKP4 Planung Statist. Kennzahlen
Je weiter der Status fortgeschritten ist, umso weniger VRGNG (Vorgänge) sind am Ende noch gestattet.
So könnte zum Beispiel im Status ABGS (Abgeschlossen) folgende Vorgänge noch erlaubt sein:
- BLOC Sperren
- BAB technisch abschließen
- KBFC Verfügbarkeitskontrolle
- LVMS Löschvormerkung setzen
Im Beispiel wäre vor dem Status ABGS abgeschlossen der Status TABG technisch abgeschlossen zu setzen und entsprechend sind auch die anderen Systemstatus aufeinander aufbauend, wie weiter oben am Lebenslauf eines Auftrags zu sehen ist.
Pflege der Zuordnung von Systemstatus und betriebswirtschaftlichen Vorgang
Über die Transaktion BS22 Systemstatus pflegen oder den dahinter liegenden ABAP Report SAPMBSVB können die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge je Systemstatus gepflegt werden. Dieses sind alle im Paket DSV in der Verantwortung von SAP gepflegt, sodass bei einer Änderung hier darauf geachtet werden muss, dass im Rahmen eines Supportpackage diese Änderung nicht überschrieben wird.Anhand der Transaktion BS23 Systemstatus anzeigen kann sich im Vorfeld die Einträge erst einmal angezeigt werden.
Die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge können über die Transaktion BS33 Vorgänge anzeigen und BS32 Vorgänge pflegen ebenfalls näher betrachtet werden.
In unseren Fall soll, nach einer erfolgreichen Plankopie der Innenaufträge, auf bereits abgeschlossenen Innenaufträgen noch Planabrechnung und Planumlage für eine Planrechnung durchgeführt werden.
Bisher musste dafür nach der erfolgreichen "Plankopie der Innenaufträge" per Massenpflege die relevanten Innenaufträge entsperrt werden, sodass hier eine Buchung möglich ist. Danach musste per Query wieder festgelegt werden, welche dieser Innenaufträge danach wieder abgeschlossen werden müssen.
Hilfreich war es hier per KOK5 sich eine Liste der relevanten später wieder zu ändernden Innenaufträge, wie im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" beschrieben abzuspeichern.
Da diese Änderungen immer wieder erfolgen und auch fehleranfällig sein können, insbesondere wenn die Daten an ein anderes System übertragen werden und dort als nicht abgeschlossen geführt werden, kam die Überlegung auf, ob nicht auch bei abgeschlossenen Projekten Planbelege zugelassen werden können.
Damit wären auch Auswertungen wie "Änderungsbelege zu CDHDR und CDPOST für SAP Objekte wie Stammdaten im Rechnungswesen (Report/Transaktionscode RSSCD100)" nicht mehr erforderlich.
Pflege Betriebswirtschaftlicher Vorgänge für Systemstatus I0046 Abgeschlossen (ABGS) oder I0045 Technisch abgeschlossen (TABG)
Nach Aufruf der Transaktion BS22 erhalten wir eine Übersicht aller im System vorhandener Systemstatus.Hier kann auf den Eintrag I0046 ABGS abgeschlossen oder I0043 SPER Gesperrt oder I0045 TABG Technisch abgschlossen (ggf. muss hier in der Liste etwas geblättert werden) auch per
- (Mehr)
- Springen
- Vorgangssteuerung
- Kein Einf
"Kennzeichen: Vorgang wird nicht beeinflusst"
Damit hat der Systemstatus keinen Einfluss auf diesen Vorgang - Erlaubt
Damit darf dieser Vorgang ausgeführt werden, wenn dieser Status gesetzt ist - Warnung
Hier erfolgt eine Warnmeldung, wenn dieser Vorgang durch einen Anwender ausgeführt wird (gelbe Meldung), aber der Vorgang ist weiterhin möglich - Verboten
Sofern der Status gesetzt ist, wird auch dieser Vorgang direkt unterbunden (rote Fehlermeldung).
TR852 Hinweismeldung auf Änderung im Namensraum
Dieses ist allerdings eine Änderung im SAP Namensraum, so dass hier das entsprechende Objekt (Status des Innenauftrages) auch einen entsprechenden Hinweis (Meldungsnummer "TR852 - Führen Sie nur dringende Reparaturen in fremden Namensräumen durch") ausgegeben wird, dass dieses für drigenende Reparaturen und nach Rücksprache oder auf Anweisung des Namensraum inahber (SAP oder Software-Hersteller) erfolgen sollte.
Die hinter dieser Änderung liegenden Tabellen wird von SAP oder den Namensrauminhabender (Softwarehersteller) gepflegt. Eine Änderung ist als Modifikation zu betrachten und muss nach jedem update kontrolliert werden. Es sollte hier also bewust zwischen der BS22 als Modifikation oder der Nutzung eines Anwenderstatus entschieden werden. Der Anwenderstatus muss bewust gesetzt werden (vergleichbar zu SPERR) und wird nicht in der Tabelle AUFK festgeschrieben.
Fazit
Auch wenn durch die Anpassung der Systemstatus und Zuordnung von Vorgängen hier nun eine Planung auf eigentlich abgeschlossenen Projekten / Innenaufträgen erlaubt ist stellt sich die Frage, ob diese Abweichung vom Standard auch sinnvoll ist.Gerade, wenn eine Planwerterfassung sei es zur Planung oder zu Abbildung von CO Budget vorhanden ist öffnet dieses die Möglichkeiten für etwaige Abweichungen.
Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Berichtswesen im Controlling eingegangen und habe hier auch das Thema CO Budgetierung über Planwerte beschrieben.
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Autor: Andreas Unkelbach
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406
Für 19,95 € direkt bestellen
Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *
Oder bei Amazon *
Eine solche Anpassung sollte daher nicht nur im Controlling sondern auch im Berichtswesen besprochen und untereinander kommuniziert werden. Daneben ist natürlich auch darauf zu achten, dass nach einem Supportpackage Update auch diese Einstellung kontrolliert werden sollte.
Sinnvollerweise gehört dieses dann auch mit auf der Testfallliste, so dass etwaige Abweichungen, wie im Artikel "Änderungen und Nacharbeiten nach Einspielung SAP ERP 6.0 Enhancement Package 8 (EHP 8) insbesondere im CO" direkt auffallen.
Sinnvoll kann es hier sein den Status TABG für technisch abgeschlossen zu ändern, dass hier Planwerte gebucht werden können, so dass anhand des Status und der AUFK ersichtlich ist, dass das Projekt abgeschlossen ist aber sowohl Ist als auch Planwerte noch buchbar sind.
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Betriebswirtschaftliche Vorgänge und Systemstatus CO-OM Innenauftrag - Plankosten auf ABGS oder TABG CO Innenauftrag zulassen« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 5.7.2021, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1218 (Abgerufen am 19.5.2024)
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