Andreas Unkelbach
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Samstag, 5. April 2014
10:49 Uhr

Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen

Ausgangslage

Innerhalb der Anlagenbuchhaltung wurde ein Anlagenstammsatz über die Transaktion AS01 mit zeitabhängiger Zuordnung auf einen Innenauftrag angelegt.

Exkurs: Vorraussetzung für das Buchen auf Innenaufträgen in der Anlagenbuchhaltung

Hierzu muss die Integration mit der Hauptbuchhaltung im Customizing der Anlagenbuchhaltung aktiviert sein. Dieses ist innerhalb der Transaktion SPRO  unter folgenden Pfad möglich:

  • Finanzwesen
  • Anlagenbuchhaltung
  • Integration mit dem Hauptbuch
  • Mitzubuchende Kontierungsobjekte aktivieren
  • Kontierungsobjekte aktivieren

Hier kann das Kontierungsobjekt CAUFN Innenauftrag auf aktiv gesetzt werden.Ferner muss unterhalb des Knoten "Integration mit dem Hauptbuch" auch die "Feldstatusvariante der Anlagenbuchhaltung" die Kontierungsobjekte als Feldstatus für die Buchungsschlüssel 70 Anlagen-Soll und 75 Anlagen-Haben eingeblendet werden, da andernfalls für Buchungen diese  nicht angezeigt werden. Die entsprechende Feldstatusgruppe ist in den Sachkonten der Anlagenbuchhaltung innerhalb der Transaktion FS00 - Sachkonto anzeigen in der Registarkarte ERfassung/Bank/Zins in der Gruppe "Steuerung der Belegerfassung im Buchungskreis" ersichtlich. Von hier aus können auch die einzelnen Felder unter den Punkt "Zusatzkontierung" auf Ausblenden, Musseingabe oder Kanneingabe gesetzt werden. Hier sollte das Feld CO/PP Auftrag ebenso wie Profitcenter auf "Kanneingabe" gesetzt werden.

Bei der Erfassung der Rechnung zur Anlage kann es zu zwei Fehlern kommen.

a) Vergessen des Innenauftrages in Belegposition Anlagenaktivierung
Später wurde eine Kreditorenrechnung gegen die Anlage gebucht. Hierbei wurde die Belegposition (Buchungsschlüßel 31 - kreditorische Rechnung) gegen den Kreditor bei der Erfassung der Anlagenaktivierung (Buchungsschlüssel 70 - Anlagen-Haben , Bewegungsart 100, Konto = Anlagennummer) jedoch versäumt das Feld Auftrag zu füllen. Hierdurch erfolgt zwar eine Buchung eines Profit-Center-Beleges angelegt, der Beleg der Finanzbuchhaltung weist jedoch weder Kostenstelle noch Innenauftrag aus.

b) Angabe eines abweichenden Innenauftrages
Eine weitere Fehlerquelle kann die Angabe eines abweichenden Innenauftrages zum Anlagenstamm sein. Sofern dieser Innenauftrag vom Profit-Center der verantwortlichen Kostenstelle abweicht kommt es zu einer Warnmeldung in der Form "Profit-Center wird neu gesetzt ...", Handelt es sich jedoch um einen Auftrag der ebenfalls am gleichen Profit-Center hängt kann dann der Beleg der Finanzbuchhaltung eine abweichende Kontierung in der Belegposition enthalten, da hier ein anderer Innenauftrag als im Anlagenstamm hinterlegt ist.

Auswirkung Abweichung CO Belege zu Stammdaten Anlagenbuchhaltung

Bei aktivierter statistischer Fortschreibung von Investitionen ergibt sich bei der Auswertung auf Basis der Profit-Center eine Abweichungen zwischen der Profit-Center-Rechnung und der Innenauftragsrechnung. So weist eine Auswertung von Profit-Center-Belegen andere Salden je Innenauftrag aus  im Vergleich zu einer Auswertung aller Innenaufträge des jeweiligen Profit-Center. Entsprechend könnte es im Fall b) auch zu einer abweichenden Darstellung innerhalb des SAP Moduls PSM-FM geben. Im Fall a) scheint eine Fortschreibung nach PSM-FM tatsächlich am entsprechenden Fond zu erfolgen.

Eine Auswirkung auf die Bilanz / GuV ist nicht gegeben, da hier die Sachkonten direkt und nicht auf Basis von Kostenstellen und Innenaufträge ausgewertet werden.

Eine mögliche Lösung für dieses Problem, wäre eine Übernahme des Feld Innenauftrag als Vorschlagswert aus den Anlagenstamm in das manuell zu pflegende Feld in der Position der Anlagenaktivierung (Buchungsschlüssel 70, Bewegungsart 100, Konto = Anlagennummer). Dieses funktioniert im Standard schon bei der Kostenstelle, wobei diese nicht übertragen wird, wenn im Anlagenstamm ein Innenauftrag hinterlegt ist. Leider scheint es, meines Wissens nach, keine derartige Möglichkeit im Standard vorhanden zu sein.

Lösung:
Daher bleibt nur die Möglichkeit des Abgleich der CO-Belege mit den vorhandenen Daten innerhalb der Anlagenbuchhaltung. Wie im Artikel "Lebensweg einer Anlage oder Query über zeitabhängige Stammdaten einer Anlage" erläutert werden die zeitabhängigen Daten der Anlagenbuchhaltung in der Tabelle ANLZ "Valutierte Anlagen-Zuordnungen" gespeichert. Die Einzelposten der Profit-Center-Rechnung sind in der Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" zu finden. Innerhalb des Profit-Center-Beleges sind auch die Informationen zum Innenauftrag beziehungsweise der Kostenstelle der Buchung zu finden. Entsprechend bietet es sich an, diese Tabellen in einer Query miteinander zu verknüpfen und ein Kontrollfeld bei Abweichung zwischen Buchung der Rechnung und der im Anlagenstamm hinterlegten Kontierung zu ermöglichen.

Query Abgleich Investitionen aus Profit-Center-Beleg mit hinterlegter Kontierung aus zeitabhängige Stammdaten der Anlagenbuchhaltung

Hierzu sind folgende Schritte erforderlich:

1. Infoset anlegen

Bei der Anlage eines Infosets über die Transaktion SQ02 wird als Datenquelle unter Tabellen-Join  über Tabelle die Tabelle GLPCA angegeben. In den weiteren Schritten können die anderen Tabellen über  BEARBEITEN->Tabelle einfügen  ergänzt werden.
Die angesprochenen Tabellen werden dabei wie folgt verknüpft. Die Angabe der Tabellen erfolgt in der Reihenfolge, wie diese auch bei der Infoset Anlage ergänzt werden. Bei den Verknüpfungen handelt es sich um eine "normale" Verknüpfung. Dieser ist mit <--> angegeben.

Zur Darstellung der Bewegungsarten werden die beiden Tabellen GLPCA ("EC-PCA: Ist-Einzelposten") und TABWT ("Bewegungsartentexte der Anlagenbuchhaltung") über die Felder Anlagenbewegungsart miteinander verknüpft.

GLPCA-ANBWA<--> TABWT-BWASL

Für die Zuordnung von CO-Beleg und Anlagenstamm werden die beiden Tabellen GLPCA und ANLZ ("Valutierte Anlagen-Zuordnungen") miteinander über die Felder Buchungskreis, Anlagen-Hauptnummer (ANLN1) und Anlagen-Unternummer (ANLN2) verknüpft.

GLPCA-RBUKRS <--> ANLZ-BUKRS
GLPCA-ANLN1<--> ANLZ-ANLN1
GLPCA-ANLN2<--> ANLZ-ANLN2

In den einzelnen Feldgruppen werden dann alle Felder der Tabellen GLPCA und TABWT übernomen. Bei der Feldgruppe über die Tabelle ANLZ kann sich auf folgende Felder beschränkt werden:
ANLZ-BDATU - Datum Gültigkeitsende
ANLZ-ADATU - Datum Gültigkeitsbeginn
ANLZ-ANLN2 - Anlagenunternummer
ANLZ-ANLN1 - Anlagen-Hauptnummer
ANLZ-KOSTL - Kostenstelle
ANLZ-CAUFN - Innenauftrag
ANLZ-KOSTLV - Verantwortliche Kostenstelle der Anlage

Diese Vorgehensweise ist auch schon im Artikel "Lebensweg einer Anlage oder Query über zeitabhängige Stammdaten einer Anlage" beschrieben. Wobei hier keine einzelnen Tabellen sondern eine logische Datenbank der Finanzbuchhaltung (bzw. Anlagenbuchhaltung) genutzt wurde.
 

2. Query definieren


In der Querydefiniton besteht die Möglichkeit über die im Infoset hinterlegten Felder der tabellen weitere Informationen zu hinterlegen und in der Grundliste entsprechend auszuwerten. Hierfür wird innerhalb der Query mit lokalen Feldern gearbeitet.

2.1 Lokale Zusatzfelder anlegen

Um lokale Felder zu definieren wird nicht direkt die Grundliste der Query bearbeitet (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern innerhalb der Querypflege (Transaktion SQ01) mit "nächstes Bild (F6)" auf die Feldauswahl der Query gewechselt. Alternativ ist es auch möglich dies über das Menü SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL zu erreichen.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung (in der Beschreibung ist die Bezeichnung, gefolgt von der angelegten Kurzbezeichnung (fett hervorgehoben) und des dahinter technisch liegenden Tabellenfeldes angegeben):

Feldgruppe EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA
  • Betrag in Profit-Center-Hauswährung - KSL (GLPCA-KSL)
  • Buchungsdatum im Beleg - BUDAT (GLPCA-BUDAT)
  • Kostenstelle - KOSTL (GLPCA-KOSTL)
  • Auftragsnummer - AUFNR (GLPCA-AUFNR)
Feldgruppe Valutierte Anlagen-Zuordnungen (ANLZ)
  • Datum Gültigkeitsende - BDATU (ANLZ-BDATU)
  • Datum Gültigkeitsbeginn - ADATU (ANLZ-ADATU)
  • Kostenstelle - ANLZ_KOSTL (ANLZ-KOSTL)
  • Innenauftrag - ANLZ_CAUFN (ANLZ-CAUFN)
Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. In unseren Fall also ebenfalls in der Feldgruppe der Tabelle ANLZ bzw. der Bezeichnung der Feldgruppe "Valutierte Anlagen-Zuordnungen".

In dieser Query werden vier lokale Felder mit folgenden Eigenschaften angelegt.

Da in der Tabelle ANLZ für jeden Zeitraum ein Datensatz zur Anlage vorhanden ist darf der Buchungswert nur ausgegeben werden, wenn das Buchungsdatum auch innerhalb der Gültigkeit der Anlage liegt. Entsprechend ist ein lokales Feld für die Ermittlung des Wertes mit folgenden Eigenschaften angelegt:

1. lokales Feld (WERT)
Kurzbezeichnung:  WERT
Feldbezeichnung: Berichtswert
Überschrift: Berichtswert
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  KSL
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: BUDAT >= ADATU AND BUDAT <= BDATU
Formel: KSL * 1
Sonst: KSL * 0

Somit wird der Wert KSL (GLPCA-KSL) nur ausgegeben, wenn das Buchungsdatum des CO Beleges innerhalb des Zeitraums der zeitabhängigen Kontierung des Anlagenstammes aus der Tabelle ANLZ liegt.

2. lokales Feld (KS)
Kurzbezeichnung:  KS
Feldbezeichnung: Kostenstelle
Überschrift: Kostenstelle
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  KOSTL
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: KOSTL + AUFNR > 0
Formel: KOSTL
Sonst: ANLZ_KOSTL

Dieses Feld gibt die im CO-Beleg vorhandene Kostenstelle aus, sofern innerhalb der Tabelle GLPCA die Summe der Felder KOSTL und AUFNR größer als Null ist (und damit eine Kostenstelle vorhanden ist). Sofern weder Kostenstelle noch Innenauftrag im CO Beleg vorhanden sind wird aus den Anlagenstammsatz die entsprechende Kostenstelle genommen. Dieser Fall sollte jedoch nicht auftreten, da die Übertragung der Kostenstelle bei Buchung auf eine Anlage im Standard funktioniert und lediglich beim Weglassen des Innenauftrages das Feld im CO Beleg nicht gefüllt ist.

3. lokales Feld (IA)
Kurzbezeichnung:  IA
Feldbezeichnung: Innenauftrag
Überschrift: Innenauftrag
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  AUFNR
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: KOSTL + AUFNR > 0
Formel: AUFNR
Sonst: ANLZ_CAUFN

Sofern im CO-Beleg kein Innenauftrag übertragen wurde, wird in diesen Feld der im Anlagenstammsatz hinterlegte Innenauftrag ausgegeben. Hierdurch würde der eingangs erwähnte Buchungsfehler "a) Vergessen des Innenauftrages in Belegposition Anlagenaktivierung" innerhalb dieser Auswertung behoben, da der Innenauftrag nun aus den Anlagenstamm ausgewertet würde.

4. lokales Feld (CHK)
Kurzbezeichnung:  CHK
Feldbezeichnung: Kontrolle
Überschrift: Kontrolle
Eigenschaften:
Ikone
Durch die Eigenschaft Ikone kann ein entsprechendes Icon ausgegeben werden. Diese sind entweder in der Tabelle ICON ersichtlich oder können als Liste über die Transaktion ICON ausgegeben werden.

Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: WERT <> 0 AND AUFNR > 0 AND ANLZ_CAUFN <> AUFNR
Formel: ICON_LED_RED

Bedingung: WERT <> 0 AND ANLZ_CAUFN > 0 AND ANLZ_CAUFN <> AUFNR
Formel: ICON_LED_YELLOW

Sofern der Innenanauftrag des CO-Beleges vom Innenauftrag des Anlagenstamms zum Zeitpunkt der Buchung abweicht wird eine rote Ampel ausgegeben (ICON_LED_RED), ist im CO Beleg kein Auftrag angegeben, jedoch im Stammsatz der Anlage ein Innenauftrag zum Zeitpunkt der Buchung hinterlegt (in der Regel ist dieses der Fall, wenn weder Innenauftrag noch Kostenstelle im CO-Beleg vorhanden sind, wird eine gelbe Ampel (ICO_LED_YELLOW) ausgegeben. Die Prüfung erfolgt jedoch nur in den Fällen, da das Feld WERT gefüllt ist (und Buchungsdatum und Anlagenstammsatz miteinander übereinstimmen.

2.2 Grundliste der Query anlegen

Nach Anlage der lokalen Zusatzfelder kann nun die Grundliste der Query angelegt werden.
Hierzu kann über SPRINGEN->GRUNDLISTE->AUFBAU auf die Pflege der Grundlise gewechselt werden in der sowohl das Layout als auch die einzelnen auszugebenden (oder zu selektierenden Felder) ausgewählt werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:



Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Jahr (L,S)  GLPCA-RYEAR
Soll-/Haben-Kennzeichen  (L,S) GLPCA-DRCRK
Profitcenter (L,S) GLPCA-RPRCTR
Anlage (L,S) GLPCA-ANLN1
Unr. (L) GLPCA-ANLN2
Anlagen-Bewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA

Tabelle TABWT  "Bewegungsartentexte der Anlagenbuchhaltung"
Bezeichnung Anlagenbewegungsart  (L) TABWT-BWATXT
Sprachenschlüssel (S) TABWT-SPRAS
Der Sprachenschlüssel sollte selektiert sein, damit nicht für jede gepflegte Sprachversion die Daten erneut ausgegeben werden.

Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Konto (L,S) GLPCA-RACCT
Betrag in Profit-Center-Hauswährung  (L) GLPCA-KSL   
Hierbei ist in den Währungsfeldoptionen kein Währungsfeld aktiviert
Buchungsperiode (L,S) GLPCA-POPER
Buchungsdatum im Beleg (L) GLPCA-BUDAT


Tabelle ANLZ "Valutierte Anlagen-Zuordnungen"
Gültig ab (L) ANLZ-ADATU
Gültig bis (L) ANLZ-BDATU
Anlage (L) ANLZ-ANLN1
UNr. (L) ANLZ-ANLN2
ANLZ_KOST (L) ANLZ-KOSTL "Kostenstelle nach Anlagenstamm"
ANLZ_CAUFN (L) ANLZ-CAUFN "Innenauftrag nach Anlagenstamm"
ANLZ_VKOST (L) ANLZ-KOSTLV   "Verantwortliche Kostenstelle der Anlage"


Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
GLPCA_KOSTL (L) GLPCA-KOSTL "Kostenstelle CO Beleges"
GLPCA_AUFNR  (L) GLPCA-AUFNR "Innenauftrag CO Beleg"

Lokale Zusatzfelder
Kostenstelle (L) KS
Innenauftrag (L) IA
Berichtswert (L) WERT
Hierbei ist in den Währungsfeldoptionen kein Währungsfeld aktiviert
Kontrolle (L) CHK

3. Query ausführen

Zum Ausführen der Query ist dann darauf zu achten, dass die entsprechenden Sachkonten der Anlagenbuchhaltung im Feld Konto eingetragen werden und bei den Anlagenbewegungsarten mögliche Zugangsarten (bspw. 100 Zugang) hinterlegt sind. Grundsätzlich eignet sich diese Query auch als Zugangsliste für Investitionen, wobei dieses nur Sachanlagen (mit Stammsatz in der Anlagenbuchhaltung und nicht Finanzanlagen betrifft. Eine Möglichkeit der Auswertung von Finanzanlagen ist im Artikel "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" beschrieben.

Qualitätssicherung


Sofern die Auswertung tatsächlich der Qualitätssicherung und damit einen direkten Vergleich der CO Belege und der Anlagenstammsätze beinhaltet, ist es empfehlenswert die erhaltene ALV Liste (Einzelpostenliste) nach  der Anlagennummer zu gruppieren (Zwischensumme zu bilden). Dieses hat den Vorteil, dass man anhand der gelben oder roten Ampel (eigentlich LED) direkt sieht, ob eine Abweichung noch vorliegt, oder ob die entsprechenden Belege in der Folgezeile schon korrigiert sind (hier sollten sich die Beträge zu 0 saldieren).

Auswertung Investitionen

Sofern die verwendeten Berichte, zum Beispiel Kontoauszug, auf PSM-FM basieren und daher eine Kontrolle obsolet ist eigent sich auch der Artikel "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" aus 2015 für eine direkte Auswertung der Sachinvestionen aus der Profit-Center-Rechnung mit Ausgabe der CO-Kontierung (Innenauftrag und Kostenstelle) entweder durch den Profit-Center-Beleg oder aus den Anlagenstammsatz. :-) Hier zeigt sich auch im Blog eine entsprechende Entwicklung zwischen den Artikeln.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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