Andreas Unkelbach
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Donnerstag, 23. März 2017
20:07 Uhr

Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?

Schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" bin ich auf die von mir gerne genutzten Möglichkeiten zum Erstellen von kundeneigenen Berichten in SAP eingegangen und habe an dieser Stelle auch schon den ein oder anderen Artikel zum Thema geschrieben (als Beispiel möchte ich hier auf den Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" verweisen).

Durch einige Mailanfragen und ein hoffentlich in der Abschlussphase befindliches Projekt möchte ich an dieser Stelle einmal auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Recherchebericht eingehen.

Report Painter

Die klassischen Report Painter Berichte dürften im Modul CO durch das Gemeinkostencontrolling durch Plan/Ist Vergleiche sowohl aus der Kostenstellenrechnung als auch Innenauftragsrechnung bekannt sein. Daneben sollten solche aber auch aus der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter Listorientierte Berichte bekannt sein.

Hierbei werden aus Bibliothek im Report Painter Merkmale und Kennzahlen zusammengefasst die in Zeilen, Spalten und in den allgemeinen Selektionskriterien einem Bericht zugeordnet werden können. Eine ausführliche Beschreibung dazu ist  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden.

In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Transaktionen zur Anlage eines Report Painter Berichtes aufgeführt:

Transaktion Funktion

Verwaltung Report Painter

GRR1 Report Painter: Bericht anlegen
GRR2 Report Painter: Bericht ändern
GRR3 Report Painter: Bericht anzeigen
GR55 Berichtsgruppe ausführen

Rechercheberichte

Daneben gibt es aber auch Rechercheberichte die nicht ohne Grund in der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter

  • Berichte zur Profit-Center-Rechnung
  • Interaktives Reporting

zu finden sind.

Hier werden die Berichte nicht an einer Stelle erstellt sondern in Formulare und Berichte aufgeteilt. Dabei definieren die Formulare die Art der Darstellung der gewünschten Daten und die Berichte die darzustellenden Objekte.

Der Vorteil an Rechercheberichten ist, dass die dargestellten Merkmale und  Kennzahlen im Bericht ausgetauscht beziehungsweise neu zusammengstellt werden können. Hierbei sind die Rechercheberichte als Würfelmodell zu betrachten und es besteht die Möglichkeit mit der Slide-and-Dice (»In Scheiben schneiden und drehen«) Methode nach eigenen Bedürfnissen diese anzupassen.

Dabei definiert das Formular die erste Scheibe und der Bericht die zweite Scheibe einer Auswertung, die dann gemeinsam ein Berichtsergebnis liefern.

Persönlich wende ich die Rechercheberichte gerne in der Hauptsache im Haushaltsmanagement (Modul PSM-FM) an, aber auch im FI und letztens im CO konnte ich hier schon den ein oder anderen Bericht erstellen. Aus der folgenden Tabelle sind die für mich relevanten Stellen sowie die zugehörigen Transaktionen aufgeführt.

Funktion / Modul EC PCA PSM-FM FI CLASS oder NEW GL

Verwaltung Rechercheberichte

Formular anlegen KE84 FMEN FSI4 oder FGI4
Formular ändern KE85 FMEO FSI5 oder FGI5
Formular anzeigen KE86 FMEP FSI6 oder FGI 6
Bericht anlegen KE81 FMEK FSI1 oder FGI1
Bericht ändern KE82 FMEL FSI2 oder FGI2
Bericht anzeigen KE83 FMEM FSI3 oder FGI3
Bericht ausführen KE80 FMEQ FSI0 oder FGI0
Damit sind die für mich am häufigst genutzten Transaktionen aufgeführt.

Rechercheberichte in den einzelnen SAP Modulen


Für andere Module ist auf der Seite "Einsatzgebiete der Recherche" der Seite fico-forum.de eine Übersicht zu finden. Wobei dieses Thema auch im Buch "Praxishandbuch Reporting im SAP-Finanzwesen" vorgestellt wird.

Interessant in diesem Zusammenhang ist auch die Frage, wo im SAP System die Pflege der Recherchberichte zu finden ist.

Für die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) sind diese im SAP Menü direkt unter folgenden Menüpfad leicht zugäng zu finden.
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • Profit-Center-Rechnung
  • Werkzeuge
  • Recherche
Hier ist dies also direkt in der Anwendung zu finden. Für das Haushaltsmanagement in der öffentlichen Verwaltung (Modul PSM-FM) befinden sich die Funktionen für die Rechercheberichte jedoch im Customizing und können über die Transaktion SPRO aufgerufen werden.

Hier sind diese dann unter folgenden Pfad zu finden
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssysteme
  • Recherche-Berichte
Sollten Sie sich für das Thema Rechercheberichte im Modul PSM-FM näher interessieren ist der Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement"mit Sicherheit ein guter Ausgangspunkt um sich intensiver mit diesen Thema auseinander setzen zu können. Ebenso finden sich im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" einige Grundlagen zum Thema.

Für die Finanzbuchhaltung im klassischen Hautpbuch (für das New GL (neue Hauptbuch) ist der Pfad vergleichbar) ist dieses im Customizing unterhalb von
  • Finanzwesen (neu)
  • Hauptbuchhaltung (neu)
  • Informationssystem
  • Rechercheberichte (Sachkonten)
zu finden.

Im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" bin ich dabei tiefer auf das Thema eingegangen.

Sollten Sie die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (SAP Modul CO-PA) einsetzen kann ich das Buch von Stefan Eifler "Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)" empfehlen wo anhand eines konkreten Beispiel einer Deckungsbeitragsrechnung ein entsprechender Recherchebericht aufgebaut wird. Hier werden die Berichte über die Transaktion KE30 gestartet bzw. mit KE31 bis KE36 bearbeitet.

Allerdings kann hier nicht auf vorhandene Elemente zugegriffen werden sondern diese müssen teils selbst angelegt werden.

Fazit

Ich hoffe, dass hier ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten dargestellt worden ist. Um etwas tiefer in das Thema einzusteigen kann ich von meiner Seite aus tatsächlich den Erwerb von SAP Know How  in Form der digitalen Bibliothek von Espresso Tutorials insbesondere für das Jahr 2017 empfehlen. ;-)

Nicht nur die letzten Monate habe ich die oben vorgestellten Tools besonders schätzen gelernt und mich damit auch etwas intensiver in Hinblick eines Berichtswesen auseinander gesetzt.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 19. März 2017
09:30 Uhr

Kommentarfunktion im Blog Umgang mit Spam auch unter Beachtung des Datenschutz

Letztes Jahr hatte ich hier im Artikel "Traffic Spam oder Möglichkeiten einer IP-Sperrliste für Webangebote" schon einmal davon berichtet, dass dieses Blog eine unerwartet hohe Zugriffszahl an Traffic erhalten hatte und dieses relativ eindeutig an automatisierte Kommentaren mit Spaminhalten zugeordnet werden konnte.

Der Artikel im c't Magazin "Mit Kommentaren im eigenen Blog umgehen" hat hier schon einige Möglichkeiten zur Vorgehensweise gegen solche Kommentare vorgestellt.

Eine der auch hier im Blog verwendeten Maßnahmen ist eine Zeit die vergehen muss, bis ein Kommentar abgesetzt werden kann, wie an folgender Meldung nach einen recht schnellen Kommentar zu sehen ist.
Etwas schnell kommentiert

Die Meldung besagt beschreibt dabei schon sehr deutlich diese Maßnahme.

Das war ein bisschen schnell. Als Spamschutz wird überprüft, ob Sie sich lange genug auf dieser Seite aufgehalten haben. Bitte senden Sie Ihren Kommentar nach einer kurzen Wartezeit erneut ab.
 

Nach einiger Zeit kann dann tatsächlich der Kommentar abgesandt werden (es handelt sich beim Zeitlimit um wenige Sekunden, was im Grunde auch der Zeit entspricht in der ein Artikel gelesen wird.

Bei manchen Artikeln habe ich durch das hohe Spamaufkommen die Kommentarfunktion komplett deaktiviert, so dass nach den schon vorhandenen Kommentaren folgende Meldung erscheint.

Keine Kommentare
Auch hier hoffe ich, dass die Meldung nicht abschreckend wirkt.

Für diesen Beitrag ist die Kommentarfunktion gesperrt. Sollten Sie eine Anmerkung oder Frage zu diesen Artikel haben freue ich mich über eine Rückmeldung per Mail. Meine Kontaktdaten finden Sie unter Kontakt aber auch am Ende dieser Seite. Neben Mail stehen hier auch verschiedene "soziale Netzwerke" zur Verfügung.

In den letzten Wochen hat allerdings das Volumen derart zugenommen, dass ich tageweise über 100 Kommentare im Blog erhalten habe, die zwar teilweise durch einen Wortfilter geblockt worden sind, aber dennoch einzeln betrachtet und teils auch gelöscht werden mussten. Ich vermute, dass bei größeren Blogs hier ein etwas höheres Kommentaraufkommen sein dürfte... aber für dieses Blog war das dann doch eine etwas ungewöhnlich hohe Zahl an Kommentaren die sich dann auch primär um die Themen Glücksspiel und andere Webangebote ausserhalb des Themenbereich der hier veröffentlichten Artikel drehten.

Der Einsatz einer Diskussionsplattform wie Disqus kommt für mich nicht in Frage, da ich ungern die Kommentare außerhalb des Blogs hosten möchte. Ebenso mag ich ungern, unter anderen auch aus Datenschutzgründen, einen externen Dienst zur Überprüfung von Kommentaren verwenden. Zum Thema "Rechtssichere Spamabwehr" mag ich gerne auf den Artikel "Akismet Privacy Policies" – Rechtssichere Spamabwehr in WordPress" von Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke verweisen.
 

Kommentar-IP-Adresse

Trotzdem habe ich mittlerweile das Kommentarsystem umgestellt, so dass mir bei Kommentaren die IP des Verfassers mitgeteilt wird und ich hier über den Kommentar informiert werde und entsprechende Maßnahmen zur Spamabwehr ergreifen kann. Daneben wurde auch die Datenschutzerklärung im Blog um den Punkt zur kurzfristigen Speicherung der IP Adresse erweitert.

Technisch bekomme ich die IP per Mail mitgeteilt und diese wird nicht im Blogsystem selbst gespeichert.

IP Adresse in PHP auselesen

Die IP Adresse kann mit PHP in eine Variable durch den Code $_SERVER["REMOTE_ADDR"]; gespeichert werden und wird hier in der Benachrichtigungsmail von Kommentaren ergänzt.


Nach Lesen des Kommentars wird diese Benachrichtigung auch direkt gelöscht, was in der Regel relativ schnell erfolgt. Einen entsprechenden Hinweis habe ich unter "XII. Fremde Nutzung / Kommentarfunktion" in der Datenschutzerklärung sowie im Kommentarfeld ergänzt.

Beim Versenden eines Kommentars wird mir ihre IP mitgeteilt. Diese wird jedoch nicht dauerhaft gespeichert (siehe auch XII. Fremde Nutzung / Kommentarfunktion in der Datenschutzerklärung).


Hier habe ich tatsächlich den Vorteil, dass das eingesetzte Blog eine Eigenentwicklung ist und auf aktuelle Gegebenheiten auch angepasst werden kann.

Zukunft der Kommentarfunktion

Tatsächlich sind "echte" Kommentare hier im Blog relativ selten, aber hin und wieder werden Artikel tatsächlich durch eine rege Diskussion und einen entsprechenden Austausch bereichert. Teilweise sind hier Kommentare sogar ausführlicher als der Artikel selbst, was sich auch durch Rückfragen und entsprechende Antworten und neue Aspekte in ein Thema ergeben kann.

Durch eine Umstellung im Kommentarsystem ist gestern tatsächlich der Inhalt des Kommentars nicht übermittelt worden, was mich dann tatsächlich vor die Frage stellt, ob eine technische oder eine andere Lösung nicht effektiver das Problem an gehen könnte.

Für mich ist hier die Überlegung noch nicht abgeschlossen, aber ich überlege tatsächlich, die Kommentarfunktion komplett in den Artikeln zu sperren und auf meine Mailadresse für Rückmeldungen hinzuweisen und den Artikel dann entsprechend zu aktualisieren.

Die Artikel hier im Blog sind relativ zeitlos, so dass es auch wenig Sinn machen würde in einzelnen Artikel, die älter als zwei Monate sind, automatisch keine Kommentare zuzulassen.

Hier würde mich tatsächlich die Rückmeldung von hier ebenfalls hin und wieder lesenden anderen Blogbetreiebnden interessieren.

Kommunikation außerhalb der Kommentare

Bei Kolleginnen und Kollegen ist mir immerhin schon aus guter Erfahrung bekannt, dass diese ohnehin eher zum Telefon oder zur Mail bei Rückfragen zu Artikeln greifen... An dieser Stelle übrigens viele Grüße an die ein oder andere Hochschule :-)). Aber auch sonst freue ich mich immer über die ein oder andere Mail aus der nicht nur schon Artikel entstanden sind sondern auch großartige gemeinsame Projekte oder auch spannende Diskussionen.

Eine endgültige Meinung habe ich mir für dieses Blog noch nicht gebildet, werde aber erst einmal schauen, wie sich die Kommentare die nächsten Monate entwickeln.

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Samstag, 18. März 2017
11:33 Uhr

Dateipfad und Dateiname als Fußzeile automatisch in Excel setzen

Nachdem ich, gemeinsam mit einigen anderen von mir gern gelesenen Bloggern die Frage "Wenn du nur noch 5 Excel Formeln verwenden dürftest, welche wären das?" auf excel-koenig.de beantwortet hatte hat sich das Thema Design und Formatierung von Tabellen besonders im Artikel "Die 10 Excel Gebote" von Excel-Koenig.de oder auch die rs-1 Methode im Artikel "So arbeitest Du in Excel mit der rS1.Methode" auf clevercalcul wieder einmal in den Vordergrund gedrängt und dabei mich wieder daran erinnert, dass ich hier gerne meine eigenen Tabellen hier etwas ausführlicher betrachten mag. Daneben möchte ich auch den Artikel "Meine Daten – meine Informationsquelle: Wichtige Tipps für das Reporting" von Ing. Katharina Schwarzer (soprani.at) empfehlen, wo ebenfalls das Thema angesprochen wird.

In diesem Zusammenhang ist mir auch eine Möglichkeit Vorlagen in Excel angesprochen. Persönlich habe ich dieses bezogen auf Powerpoint und Excel schon gerne genutzt und im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" beschrieben.

Allerdings hat tabellenexperte.de eine Anleitung unter "Excel-Quickie Nr. 3: Standard-Vorlagen" angelegt in der entsprechend diese Vorlagen ebenfalls angesprochen werden.

In den Kommentaren bin ich auf den Gedanken gekommen, dass hier in der Fußnote der Dateiname und Pfad zur Datei hinterlegt werden kann und werde sicherlich sowohl die Mappe.xltx als auch Tabelle.xltx im Autostartverzeichnis von Excel anlegen und mir hier eine entsprechende Vorlage basteln.

Gerade für ausgedruckte Versionen ist es hilfreich, wenn hier der Pfad zur Datei auf Dauer hinterlegt wird.

Dateiname und Dateipfad als Fußzeile einfügen

In Excel kann im Ribbon Seitenlayout in der Befehlsgruppe "Seite einrichten über die Schaltfläche "Drucktitel" im Register "Kopfzeile/Fußzeile" über die Option "&[Pfad]&[Datei]" einen Pfad zu hinterlegen.

Excel Drucktitel

Hier ist auch direkt die Schaltfläche eingefügt werden.

Dateipfad und Dateiname

Ebenso besteht die Möglichkeit direkt in einer Zeile über die Formel
=ZELLE("dateiname")
eintragen.

Zur Verdeutlichung hier diese Formel als Formel sowie als Ergebnis:

Formel Zelle um Dateiname anzugeben

Auch hier eignet sich diese Formel als Element und das Ergebnis ist auch direkt zu sehen.
 

Dateiname und Pfad als festen Wert in die Fußzeile hinterlegen per Makro

Im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen eignet sich diese Methode tatsächlich für ausgedruckte Versionen von Dateien. Allerdings wird dieser Dateipfad regelmäßig aktualisiert, so dass es sich hier eher empfehlenswert scheint, entweder das Ergebnis der obigen Formel erneut als Text einzufügen oder aber als Makro hier den Dateiname und Dateipfad direkt als Text ohne Veränderung festzulegen.

Hier war der Gedanke folgendes Makro zu hinterlegen:

Sub DateipfadundName_in_Fußzeile()
Dim i As Integer
For I = 1 To Sheets.Count
Worksheets(I).Activate
With ActiveSheet.PageSetup
.LeftFooter = ThisWorkbook.FullName
End With
Next I
End Sub

Leider ist es nicht möglich dieses Makro aus der persönlichen Makroarbeitsmappe auszuführen, da in diesen Fall nur der Pfad zur PERSONAL.XLSB hinterlegt wird. Dennoch mag ich gerne auf den Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" hinweisen.

Grundsätzlich empfinde ich ein durchdachtes Design von Tabellenblättern als sehr hilfreich und verweise auch hier auf den Artikel "Formulare gestalten in Excel". Vermutlich wird hier auch die eingangs erwähnte Antwort zu den fünf wichtigsten Formeln in Form eines Artikel noch geschrieben werden. Allerdings sind die letzten Wochen durch ein anderes großes Thema zum Thema SAP noch in der Arbeit ist.



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Freitag, 3. März 2017
21:10 Uhr

Rückblick THM Datenschutztag 2017

Das Thema Datenschutz wird an der Technischen Hochschule Mittelhessen nicht nur in der täglichen Arbeit sondern auch einmal jährlich in Form der Veranstaltung "THM Datenschutztag" gewürdigt. Hierzu wird in das kleine Kino der Hochschule eingeladen (ehemaliges Kino Roxy in Gießen) . Die Teilnahme ist kostenfrei (Anmeldung erforderlich) aber sicherlich nicht umsonst. Die Jahre zuvor konnte ich nur im Nachhinein die zur Verfügung gestellten Folien nachlesen aber dieses Jahr war mir auch eine Teilnahme möglich und ich bin wirklich von dieser Form der Weiterbildung begeistert.

Daher möchte ich an dieser Stelle einen persönlichen Rückblick zu den einzelnen Vorträgen aber auch gleich einen Hinweis auf die kommende Veranstaltung am 20. Februar 2018 geben. Gerade da ich mich selbst gerne mit den Thema Datenschutz hier im Blog auseinandersetze (und dabei wohl eher auf die technischen Apsekte wie Datenschutzerklärung eingehe) möchte ich hier doch einen Rückblick auf diese Veranstaltung geben.

Als Beschäftigter in der öffentlichen Verwaltung (Hochschule) war hier natürlich gleich der erste Vortrag interessant, aber auch die übrigen Veranstaltungspunkte sind spannend gewesen.

Flyer THM Datenschutztag 2017 mit Genehmigung des Datenschutzbeauftragten zru Verwendung
(C) THM Datenschutztag, mit Genehmigung Datenschutzbeauftragten

Ambiente / Ort der Veranstaltung:

Nach erfolgreicher Anmeldung und Erhalt eines Namensschildes war es möglich mit Kaffee sich erst einmal zu stärken und überrascht doch die ein oder andere Person aus dem Hochschulumfeld anzutreffen. Der Datenschutztag ist mittlerweile auch in das Weiterbildungskonzept der Hochschule eingebunden, so dass hier auch das "Referat Personalentwicklung auf dem Campus Gießen" als Veranstalter mit auftritt.

Allerdings ist die Themenwahl auch für externe oder generell am Datenschutz interessierte Personen interessant. Nach einer Begrüßung durch die Vizepräsidentin Katja Specht moderierte Hajo Köppen, der Datenschutzbeauftragte der THM, durch die Veranstaltung und leitete von einer Veranstaltung zur nächsten weiter und schaffte es auch als Jurist die Tücken von Technik zu überwinden.

An Themen wurden folgende Bereiche angesprochen:
  1. Haftung von Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung bei Verstößen gegen Datenschutzvorschriften und Dienstvorschriften
  2. Datenschutz und Sicherheit bei der Nutzung von Internet & E-Mail - Sicherheitsbewusstsein & Bordmittel gegen Angriffe, Malware, Phishing & Co.
  3. Begleitausstellung Datenschutz-Awareness
  4. Digitalcourage: Ein Datenschutzfeuerwerk - vom BigBrotherAward bis zur Verfassungsbeschwerde
Die Zusammenstellung war für mich schon dadurch gelungen, dass hier sowohl Datenschutz als auch Datensicherheit in den ersten beiden Vorträgen vorgestellt worden sind.

Die Vorträge selbst sind dankenswerterweise auch im Veranstaltungsarchiv auf Seiten des THM Datenschutztages zu finden.

Dennoch möchte ich zu den einzelnen Vorträgen kurz die für mich interessantesten Punkte hervorheben.

Haftung der Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung bei Verstößen gegen Datenschutz - und Dienstvorschriften

Rechtsanwalt Dr. jur. Götz Gerlach von Kleymann, Karpenstein & Partner mbB stellte die Frage der Haftung bei Datenschutzverstößen in den Mittelpunkt seines Vortrages. Dabei wurden sowohl Risikobereiche (Schatten-IT, Datenschutz- und Urheberrechtsverstöße) aber auch die rechtlichen Folgen dargestellt.

Besonders positiv war hier, dass auch Bezug auf die IT-Benutzungsordnung der THM eingegangen wurde, die insbesondere auch den Umgang mit dienstlicher E-Mail und anderen IT Systemen regelt.

Dabei ist die rechtliche Bindung sowohl über § 106 GeWO "Weisungsrecht des Arbeitgebers" als auch § 70 Hess. BeamtenG "Pflichten gegenüber Vorgesetzten" durch die Weisungsrechte des Arbeitgeber gegeben. In der oberen Benutzungsordnung ist auch ein Verfahren beschrieben durch das eine Kontrolle der Einhaltung der Richtlinie befolgt werden kann.

Anhand der Kombination von Datenschutz und Arbeitsrecht wurden auch praktische Probleme wie das private Surfen im Internet, Screening von Bewerbern oder gar das Nutzen von privater Software für dienstliche Zwecke besprochen und auch die möglichen Folgen anhand Urteile und Fallbeispiele erläutert.

Daneben gab es auch praktische Ratschläge zum Verfahren bei rechtswidrigen Anweisungen und wie sich hier bei entsprechenden Anweisungen verhalten werden kann. Aber auch die Quizrunde bzgl. der Einordnung ob bestimmte Sachverhalte datenschutzrechtlich relevant sind oder nicht, waren vom Meinungsbild aber auch von der Form der Wissensvermittlung sehr gelungen. Daneben wurden aber auch rechtliche Grundlagen und Hinweise auf neue Gesetzesgrundlagen angesprochen.

Hier möchte ich auch gerne auf die Artikelreihe zum Thema EU-DSGVO auf socialmediarecht.de verweisen.

Durch die anschließende Fragerunde und Austausch mit Publikum war dieser Vortrag sehr lebendig und konnte auch auf einzelne Fragen aus der Praxis sehr gut eingehen.

Datenschutz & Sicherheit bei der Nutzung von Internet & E -Mail

Der folgende Vortrag von Frank Giebel, IT-Revisor, Datenschutzbeauftragter (3rd Mind Business Consulting e.K.)  beschäftigte sich mit Fragen des IT-Sicherheit und stellte sowohl die Gefahren wie Identitätsdiebstahl, Spearphishing durch social enginierung aber auch technische Möglichkeiten der Gefährung von IT Systemen und den Risikofaktor Mensch dar.

Dabei wurde das Thema Datenschutz nicht nur auf die IT beschränkt sondern gleichzeitig auf Prozesse und die Menschen die Umgang mit den Daten haben erweitert. Zur Verdeutlichung wurde hier auch auf die Internetseite projekt-datenschutz.de verwiesen wo entsprechende Vorfälle die öffentlich geworden sind dargestellt werden.

Neben den geschilderten Fällen und Risiken wurden aber auch konkrete Möglichkeiten des Schutzes vorgestellt und diese durchaus mit kleinen humorvollen Seitenhieben sehr anschaulich vermittelt.

Begleitausstellung Datenschutz-Awareness

Kirsten Siebentritt stellte hier ihre Bachelorarbeit zum Thema "IT-Sicherheit durch Awareness – eine Plakatserie zur Sensibilisierung" vor, die in 15 Plakaten das Thema IT-Sicherheit für den ZKI (Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung in Lehre und Forschung e. V) aufarbeite und so eine anschauliche Möglichkeit der Aufmerksamkeit auf das Thema Datenschutz lieferte.

Die Arbeit war auch als Ausstellung am Datenschutztag zu sehen und es besteht die Überlegung diese auch als Wanderausstellung in Hessen zur Weiterbildung zu nutzen.

Auf ihrer Internetseite kann das Projekt "IT-Sicherheit durch Awareness" ebenfalls betrachtet werden. Eines der Motive ist auch für den Flyer zum Datenschutztag verwendet worden.

Digitalcourage: Ein Datenschutzfeuerwerk - vom BigBrotherAward bis zur Verfassungsbeschwerde

Im Abschlussvortrag wurde auch die Bedeutung des Datenschutzes im Rahmen einer digitalen Zivilcourage (digitalcourage) vorgestellt. Als Redner war hier padeluun ein deutscher Künstler und Netzaktivist, der für digitale Bürgerrechte eingeladen der die Geschichte aber auch das aktuelle Engagement des Verein Digitalcourage e. V. vorstellte.

Der Verein (ehemals unter den Namen FoeBuD (Verein zur Förderung des öffentlichen bewegten und unbewegten Datenverkehrs e. V.)) bekannt engagiert sich nicht nur durch den BigBrotherAward sondern setzt sich ganz praktisch in großen und kleinen Projekten für die Themen Datenschutz und Informationsfreiheit ein. Dieses kann sowohl durch eine Verfasssungsklage (Stichwort Vorratsdatenspeicherung) als auch durch praktische Maßnahmen zur digitalen Selbstverteidigung sein. Auf die Frage wie padeluun selbst sicher kommuniziert wurde auf das Projekt pep (pretty easy privacy) verwiesen.

Fazit

Gerade durch praktische Beispiele aber auch durch die Auswahl der Themen und der Referierende hat diese Veranstaltung das Thema Datenschutz und Arbeitsrecht sehr lebendig gemacht und auch wenn die Unterlagen zur Veranstaltung auch online einsehbar sind, war in meinen Augen ein Besuch dieser Veranstaltung sehr empfehlenswert und gleichzeitig sensibilisierend für das Thema.

Dieses ist auch ein Grund, warum ich das Datum 20. Februar 2018 für den THM-Datenschutztag 2018  mir auch direkt vormerke und diese Veranstaltung gerade für Beschäftigte in der Verwaltung sehr empfehlen kann. Der große Vorteil ist, dass diese Veranstaltung nicht nur technisch oder formaljuristisch aufgebaut ist sondern das Thema lebendig zu vermitteln versteht. Neben den fachlichen Input ist aber auch die Moderation und das menschliche Vermitteln eines solchen Themas sehr gelungen und zeigt für mich, dass Juristen nicht nur mit Technik umgehen können sondern jenseits von Facebook und Co. ebenfalls soziale Netzwerke funktionieren und die digitale Wissensvermittlung auch analog oder von Mensch zu Mensch funktionieren kann.

Mich beeindruckt nebenbei dass hier Datenschutz nicht nur dienstlich gelebt wird sondern auch im Rahmen der Weiterbildung Datenschutz für Beschäftigte im Rahmen der Personalentwicklung genutzt wird und viele dieser internen Veranstaltungen auch für andere genutzt werden können. Ein Überblick über die THM Datenschutz Fortbildungsveranstaltungen kann ebenfalls auf Seiten des THM Datenschutz eingesehen werden und auch wenn diese nicht öffentlich sind, kann doch ein Kontakt zu den Vortragenden vermittelt werden. Damit ist ein wichtiger Punkt der Umsetzung eines lebendigen Datenschutzkonzeptes ganz praktisch verwirklicht worden.

Weitere Informationsquellen im Netz

Da Datenschutz, wie erwähnt, kein Thema für einen Tag ist gibt es natürlich auch abseits dieser Veranstaltungen eine Menge an Informationsmöglichkeiten zu diesen Thema. Persönlich bin ich hier begeistert von den beiden Jurapodcasts Rechtsbelehrung - Jura Podcast mit Marcus Richter und Thomas Schwenke oder auch Jurafunk - Recht zum Hören die beide in regelmäßigen Abständen ebenfalls das Thema Datenschutz auf der Agenda haben. Daneben ist aber auch das Social Media Recht Blog  oder andere in den Webempfehlungen erwähnten Internetseiten von Interesse.

An größeren Informationsportalen würde ich noch auf das Blog "Datenschutzbeauftragter INFO  Informationen zum Datenschutz" sowie auf das "virtuelle Datenschutzbüro" verweisen.

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Dienstag, 14. Februar 2017
18:42 Uhr

Leerzeilen bei Zeilenbeschriftungen in Excel Pivottabellen auffüllen

Im Rahmen eines Finanzberichtswesen werden verschiedene Projekte nach ihren verschiedenen Merkmalen ausgewertet und sollen je Fachbereich nach Kostenstelle und Finanzierungszweck (Finuse) einzelne Projekte mit ihren jeweiligen Salden aus mehreren Datenquellen zusammengestellt werden. Basis für die Auswertung sind in den Artikeln "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" beziehungsweise "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" ausgewertet werden.

Was ist ein Finanzierungszweck?
Die Rolle des Feldes Finanzierungszweck im SAP Modul PSM ist in den beiden Artikeln "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion", "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" beschrieben.


Die entsprechende Grundtabelle (Datengrundlage) sieht dabei im Ausschnitt und sehr vereinfacht wie folgt aus:

Grundtabelle nach Fachbereich Auftrag und Finanzierungszweck
 

Pivottabelle klassisches Layout anlegen

Der naheliegende Gedanke diese Tabelle mit einer Pivottabelle (siehe auch Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" ) anzulegen.

Im Ergebnis sieht eine eingefügte PivotTabelle dann wie folgt aus:

Pivot Tabelle nach Fachbereich Kostenstelle Finanzierungszweck und Auftrag

Die Darstellung der Werte Fachbereich, Kostenstelle, Finuse und Auftrag auf einer Ebene ist durch die Pivottabellen-Optionen (rechte Maustaste auf die Pivottabelle) und hier der Reiter Anzeige und die Option Klassisches PivotTabellen-Layout festgelegt worden.

Pivot Tabellen Optionen

Ferner sind für die einzelnen Zellen keine Teilergebnisse festgelegt worden.

Geplant ist nun eigentlich für die einzelnen Fachbereiche die Ergebnisse je Kostenstelle zu kopieren und als Tabelle zur Verfügung zu stellen.

Hier gab es dann jedoch die Rückmeldung, dass die leeren Zellen unterhalb der mehrfach vorkommenden Kostenstelle aufgefüllt werden sollten. Leider ist mir keine Option in den Pivottabellen bekannt, dass sich hier die Gruppierung wiederholen lässt. Daher hilft hier eine kleine Formellösung weiter.

Vor der Pivottabelle wurden daher vier weitere Spalten eingefügt und dabei mit einer Formel die Fachbereich, Kostenstelle und Finuse (Finanzierungszweck) aufgefüllt.

Zellenbeschriftungen per Wenn Funktion automatisch auffüllen

Die automatische Auffüllen der leeren Zellenbeschriftungsfelder ist über eine WENN Funktion gelöst:

Zellenbeschriftungen per Wenn Funktion erweitern

Die Formel prüft ob die Pivottabellenzelle einen Wert hat (im Beispiel F3 ungleich leer sprich "") um dann den entsprechenden Eintrag einzfügen, andernfalls wird der Wert eine Zelle oberhalb dieser Formel eingetragen. Da die Formel nach unten ausgefüllt wird, wird dann tatsächlich immer der entsprehcende Wert ergänzt so dass hier die Zellenbeschriftungen ebenfalls nach unten ausgefüllt wird.

Die Formeln sehen dabei wie folgt aus:

Wenn Funktion um Zellenbeschriftungen darzustellen

in Zelle  A3 wird dabei auf das Feld D3 in der Pivottabelle Bezug genommen und durch die Formel =WENN(d3<>"";d3;a2) hier würde auf jeden Fall ein Wert vorhanden sein, aber shcon in Zelle A4 wird durch die Formel =WENN(d4<>"";d4;A3) der Wert aus A3 ausgewiesen, wenn hier kein Wert in der Pivottabelle steht.

Hierbei sind dann tatsächlich alle Kostenstellen und FInanzierungszwecke ergänzt und die Tabelle ist etwas besser lesbar.. Eleganter kann dieses aber mit einer bedingten Formatierung erfolgen.

Bedingte Formatierung identischer Werte

Durch die Regel "Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist" wird geschaut, ob der Eintrag mit der Zelle drüber identisch ist.

Hier kann die Schriftfarbe in einen Grauton dargestellt werden, so dass sich wiederholende Werte entsprechend absetzen, wie am Beispiel des FB 03 ersichtlich ist.

Darstellung mit durchgehender Zellenbeschriftung

Hier zeigt sich erneut wie sinnvoll die Verwendung der bedingten Formatierung zum schnellen Erfassen von Daten genutzt werden kann.

Weitere Beispiele für die Anwendung von bedingten Formatierungen können unter "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" oder auch im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" betrachtet werden.

Insgesamt ist diese Formellösung eine echte Erleichterung im Vergleich des manuellen Auffüllen der leeren Tabellenzellen.
 

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