Im Artikel "Wissenschaft und VG Wort Teil 1 - Grundlagen Wahrnehmungsberechtigte, Mitglieder, Gremien" bin ich auf die Grundlagen der Beteiligung an der VG Wort eingegangen und habe dabei den Unterschied zwischen Wahrnehmungsberechtigte und Mitglieder vorgestellt. Persönlich gehöre ich der Berufsgruppe 3 an und bin bei der VG Wort seit 2012 angemeldet und habe seit 2016 einen Wahrnehmungsvertrag abgeschlossen.

Als Autor und Blogger nehme ich in der Hauptsache an der Ausschüttung in den Bereichen Wissenschaft (Buchveröffentlichungen und Bibliothekstantiemen) und METIS (Texte im Internet) teil.

2022 habe ich mich dazu entschlossen mich als ordentliches Mitglied bei der VG Wort zu bewerben und möchte in diesen zweiten Teil nun den Weg zur Mitgliedschaft beschreiben.

Dieser Artikel soll nun auf die ordentliche Mitgliedschaft bei der VG Wort eingehen. Alle weiteren Themen (u.a. auch die Meldung von Werken bei der VG Wort aber auch Abschluss eines Wahrnehmungsvertrages) sind im Artikel "Finale Serie Wissenschaft und VG Wort sowie weitere Bereiche im Autorenleben" zusammengefasst worden. Hier werde ich auch künftige Artikel mit erwähnen.


 

Mitgliedschaft bei der VG Wort

Da ich selbst mich in der  Berufsgruppe 3 - Autorinnen/Autoren und Übersetzerinnen/Übersetzer von wissenschaftlicher und Fachliteratur verorte ist hier auch der Prozess zur Anmeldung als Mitglied in dieser Berufsgruppe beschrieben.

• Antrag auf Mitgliedschaft
  • Beispiel Berufsgruppe 3 - Wissenschaft
  • Mitgliedsantrag angenommen
  • Einladung zur Mitgliederversammlung

Als Mitglied wurde ich dann erstmalig zur ordentliche Mitgliederversammlung der VG Wort im Juni 2023 eingeladen. Worum es bei der Mitgliederversammlung grundsätzlich geht erläutert folgender Abschnitt.

• Mitgliederversammlung

Gerade 2023 hat es noch einige Änderugen bei der Satzung und Verteilungsplan der VG Wort gegeben, daher mag ich hier auch gerne (mit Bezug auf den öffentlichen Newsletter der VG Wort) auf die Ergebnisse der Mitgliederversammlung hinweisen.

• Rückblick auf die Mitgliederversammlung der VG Wort im Juni 2023

Der Rückblick stellt natürlich eine sehr subjektive Sicht auf die Mitgliederversammlung dar, entsprechend möchte ich hier auch gerne Werbung dafür machen sich selbst eine Mitgliedschaft zu überlegen.

• Fazit - Warum Mitglied bei der VG Wort werden?

Ich würde mich freuen, wenn dies ein wenig weitergeholfen hat und freue mich schon auf künftige Veranstaltungen der VG Wort.

Antrag auf Mitgliedschaft

Wie erwähnt sind neben den formalen Kriterien (Wahrnehmungsvertrag seit 3 Jahre, entsprechende Auszahlungen über die VG Wort in den letzten drei Jahren) auch eine Zustimmung des Vorstands erforderlich.

Ein Antrag kann formlos an die VG Wort zur Aufnahme gestellt werden, worauf die Kriterien überprüft werden und dann über die Aufnahme entschieden wird.

Auf der Seite https://www.vgwort.de/teilnahme/mitglieder.html ist auch direkt eine Kontaktmailanschrift für einen Antrag auf Mitgliedschaft aufgeführt.Ein entsprechender Antrag auf Mitgliedschaft muss für das Geschäftsjahr bis zum 31. März des Jahres eingegangen sein.

Nach der letzten Versammlung der Wahrnehmungsberechtigte und diversen Änderungen im Bereich METIS mit denen ich mich ohnehin schon beschäftigt habe, war auch bei mir der Beschluss gefasst mich als Mitglied bei der VG Wort zu bewerben.

Da mir selbst auch immer konkrete Beispiele für einen formlosen Antrag hilfreich sind, beschreibe ich hier am Beispiel meiner Person einmal das Verfahren.

Beispiel Berufsgruppe 3 - Wissenschaft

Eine entsprechende Mail habe ich an vgw @ vgwort .de gesandt Wie weiter oben erwähnt gibt es jedoch für einen Antrag eine direkte Kontaktanschrift bei der VG Wort. Dieser ist am Ende der Seite https://www.vgwort.de/teilnahme/mitglieder.html im Abschnitt "Aufnahmeverfahren und Antragsfrist" zu finden.

Betreff: Antrag Mitgliedschaft VG Wort - Berufsgruppe 3

Sehr geehrte Damen und Herren, 

hiermit bewerbe ich mich um die Mitgliedschaft in der Berufsgruppe 3: Autoren und Übersetzer von wissenschaftlicher und Fachliteratur der VG Wort. 

Meine Karteinummer lautet:  ....... 

Schon vorab vielen Dank für Ihre Rückmeldung. 

Mit freundlichen Grüßen
Andreas Unkelbach

Die Karteinummer ist entweder in den Ausschüttungsbriefen der VG Wort zu finden oder findet sich direkt rechts oben in der Oberfläche TOM (Texte Online Melden) auf tom.vgwort.de worüber auch eine Meldung an die VG Wort erfolgen kann.

Bevor der Antrag an die zuständige Berufsgruppe weitergeleitet wurde sind vorab noch folgende Fragen an mich gestellt worden. Diese habe ich hervorgehoben und meine Antworten direkt durnter gesetzt.

Welches sind Ihre Themenschwerpunkte / Tätigkeitsschwerpunkte? 

Hier habe ich die einzelnen Themen meiner Publikationen angegeben sowie meinen aktuellen beruflichen Tätigkeitsschwerpunkt.

Schwerpunkt meiner Publikationen sind im Bereich der Betriebswirtschaftslehre und hier insbesondere Controlling und Berichtswesen mit SAP.  Daneben beschäftige ich mich auch mit SAP Basisthemen wie Datenmigration nach SAP S/4HANA.

Hier deckt sich auch mein berufliche Tätigkeit im Bereich Budgetmanagement / Ressourcencontrolling an der Universität Gießen mit den Schwerpunkt auf Berichtswesen und Controlling.

Für welche Medien arbeiten Sie bzw. in welchen Verlagen publizieren Sie?  

Meine Bücher sind im Verlag Espresso Tutorials GmbH erschienen.  Als weiteres Medium veröffentliche ich regelmäßig Artikel auf meiner Internetseite andreas-unkelbach.de.


Wären Sie damit einverstanden, Einladungen zu zukünftigen Mitgliederversammlungen nur auf digitalem Weg zu erhalten?

Hier habe ich direkt mit "Ja" zugestimmt was sich auch als besonders praktisch ewiesen hat, da damit auch alle Unterlagen zur Mitgliederversammlung über die TOM Oberfläche abrufbar sind und nicht extra per Post versandt werden müssen.

Etwas später wurde dann auch noch eine Publikationsliste angefordert.

Zum damaligen Zeitpunkt war hier meine Antwort:

bisher sind von mir folgende Bücher erschienen:

Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA
Autoren: Andreas Unkelbach, Martin Munzel
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551

SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM
Autor: Andreas Unkelbach
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (14. April 2020) Paperback ISBN: 9783960120179

Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage
Autoren: Andreas Unkelbach, Martin Munzel
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
2. Auflage (08. März 2019) Paperback ISBN: 9783960120346

Berichtswesen im SAP®-Controlling
Autor: Andreas Unkelbach
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO)
Autoren: Andreas Unkelbach, Martin Munzel
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2015) Paperback ISBN: 9783960126874


Ich gehe davon aus, dass Sie als Publikationen hier die Buchveröffentlichungen und nicht aktuelle Blogartikel auf meiner eigenen Seite meinten. Diese wären ebenfalls bei der VG Wort unter METIS gemeldet worden.

Mitgliedsantrag angenommen

Anfan 2023 habe ich dann folgende Mail erhalten:

Sehr geehrter Herr Unkelbach,

ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass der Vorstand der VG WORT in seiner letzten Sitzung Ihrem Antrag auf Mitgliedschaft zugestimmt hat.
Wir heißen Sie daher als neues Mitglied der VG WORT herzlich willkommen!
Da nun auch die Gebühren für Aufnahme und Mitgliedschaft fällig werden, wird sich in Kürze unsere Buchhaltungsabteilung bei Ihnen melden.

Danach kam dann im März auch die Zahlungsaufforderung.

Einladung zur Mitgliederversammlung

2023 fand die Mitgliedeversammlung der VG wort in hybrider Form statt.

Die Mitgliederversammlung fand in hybrider Form vom 16. Juni bis 17. Juni statt und es konnte eine elektronishce Regsitrierung in der Zeit vom 11. Mai bis spätestens 13. Juni erfolgen. Hier konnte auch ausgewählt werden, ob eine Teilnahme im Literaturhaus in München oder per digitale Teilnahme erfolgen soll.

Die Abstimmung von Stimmen ist in elektronischer Form über das Portal TOM der VG Wort zu erfolgen.

Die Versammlung fand dann im Juni statt.

Mitgliederversammlung

Zu den Aufgaben der Mitgliederversammlung zählen:

• Änderungen und Ergänzungen der Satzung
• des Wahrnehmunsgvertrages
• der Verteilungspläne sowie die Genehigung des Jahresabschlusses und
• die Entlastung von Verwaltungsrat und Vorstand.

2023 stand auch wieder die Wahl des Verwaltungsrat (erfolgt alle vier Jahre) an.

Diese Wahl findet auch jeweils in den einzelnen Berufsgruppen statt, so dass hier die Teilnahme je Berufsgruppe am zweiten Tag in einen anderen Raum sowohl online (in einen anderen Stream) als auch in Präsenz.

Die entsprechenden Zugangsdaten führten auch nur im jeweiligen Raum für den das Wahlrecht ausgeübt werden kann.

Vor der Sitzung fand ein Technikcheck am Vormittag statt und es wurde erfolgreich die Sitzung per Zoom gehalten. Für die Stimmabgaben sowohl im Raum als auch digital wurden jeweils 3 bis 4 Minuten angesetzt und ein interenes Abstimmungstool genutzt. Dieses hat für jede Stimmabgabe auch einen Verifikationscode generiert, so dass nach der Sitzung auch noch alle abgegebenen Stimmen auf Richtigkeit geprüft werden konnten.

Besonders positiv aufgefallen ist mir, dass alle Unterlagen schon frühzeitig online gestellt worden sind inklusive ausführliche Erläuerung zum Vorschlag. Gerade bei Satzungsänderungen oder Verteilungsplan ist dies besonders hilfreich.

Die Stimmabgabe erfolgt nach einfacher Mehrheit, wobei Enthaltungen/Ungültige Stimmen nicht gezählt werden. In der Regel erfolgt die Abstimmung über alle anwesenden und stimmberechtigten Mitglieder. Dabei können aber auch einzelne abwesende Mitglieder andere für ihre Stimmabgabe beauftragten. Entsprechend kann ein Mitglied auch bis zehn? weitere Stimmen abgeben, so dass die vier Minuten Stimmabgabezeit sinnvoll ist.

Bei Änderungen der Satzung oder des Verteilungsplan stimmt jede Berufsgruppe für sich ab (nach einfacher Mehrheit) aber Änderungen sind nur dann angenommen wenn jede Berufsgruppe einzeln diesen Antrag angenommen hat. Sofern eine Berufsgruppe bei einer Satzungsänderung oder Ändeurng des Verteilungsplan dieser nicht zustimmt gilt diese dann als nicht angenommen.

Besonders spannend ist hier für mich die Anzahl der Stimmberechtigten der jeweiligen Berufsgruppe, was mich noch mehr davon überzeugte in der jeweiligen Berufsgruppe aktiv das Wahlrecht auszuüben.

Die Wahl der Verwaltungsratmitglieder der jeweiligen Berufsgruppe erfolgt ebenfalls intern nach einfacher Mehrheit, wobei dies auch auf die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen sich bezieht. Sofern also nur eine Person zur Wahl steht und die Enthaltungen nicht gezählt werden kann also eine einzelne Stimme gleich 100 % bedeuten.

Rückblick auf die Mitgliederversammlung der VG Wort im Juni 2023

Neben Geschäftsbericht und Jahresabschluss standen auch diverse Änderungen im Verteilungsplan an. Diese sind auch im aktuellen Newsletter der VG Wort ("Newsletter im Juni zur Mitgliederversammlung 2023") einsehbar, bzw. wurden dort erwähnt. Da die Versammlung nicht öffentlich war, mag ich hier nur auf die auch schon bekannten Informationen aus dem Newsletter näher eingehen.

Quoten unter anderen METIS
Gerade für Blogger besonders interessant dürften die Quoten für METIS im Bereich Urheber sein. Die Quoten für METIS (Urheber) für die Ausschüttung Ende September werden erst im August beschlossen, so dass hier noch keine aktuellen Quoten bekannt sind.

Wörtlich gibt die VG Wort an "Die Quoten zu METIS werden kurz vor der Ausschüttung veröffentlicht und die Ausschüttung ist – wie geplant – Ende September. Aufgrund der veränderten Berechnungsverfahren seit 2021, die durch die neuen gesetzlichen Vorgaben notwendig wurden, können wir die METIS-Quoten nicht früher veröffentlichen."

Dies liegt auch daran, dass bis zum 1. Juli Urheber noch Meldungen für METIS abgeben können. Durch die Verlagsbeteiligung ist aber auch für das Jahr 2022 sowie Folgejahre eher mit ungeraden Quoten zu rechnen. Ich bin selbst ebenfalls neugierig, wie die Quoten dann für METIS aussehen werden.

Die Anpassungen des Verteilungsplan wurden auf der Sitzung beschlossen, so dass der Verwaltungsrat noch die Ausschüttungsquoten festlegt. Teilweise waren diese schon vorhanden, aber bei METIS sind diese erst im August vorliegend.

Kriterien für Kopierwahrscheinlichkeit
Für METIS wiederum relevant sind die Kriterien der Kopierwahrscheinlichkeit für Online-Publikationen. Weitesgehend inhaltsgleiche Internetseiten, die sich bspw. nur durch eine Domainendung oder Domainnamen unterschieden werden bei der Sonderausschüttung nur einmal berücksichtigt.

Onlinepublikationen
Ebenso wird klar gestellt, dass Online-Publikationen von den Urhebern selbst verfasst sein müssen und auf Internetseiten öffentlich zugänglich gemacht worden sein, die über gängige Suchmaschinen auffindbar sind.

Wissenschaft: Verteilungsplan
Gerade im Bereich Wissenschaft wurden auch Änderungen des Verteilungsplan für wissenschaftliche Publikationen besprochen, wo die vorab einsehbaren Erläuterungen ebenfalls hilfreich waren.

Zeichentrick und Animationsfilme im Kino
Interessant ist auch, dass künfitg Zeichentrick- und Animationsfilme, die im Kino gezeigt werden Fernsehfilmen und Serien in der Bewertung gleichgestellt werden. Dies dürfte auch mit den Wandel des Aufwands für entsprechende Produktionen zusammenhängen.

Oberthema KI und Urheberrecht
Ein wichtiges Thema waren auch zentrale Frage rund um die generative KI wie ChatGPT, DeepL oder auch Stable Diffussion. Gerade bei sprach und textbasierten Chatbots stellen sich hier einige urheberrechtliche Fragen um die sich auch die VG Wort insbesondere was die kollektive Rechtewahrnehmung anbelangt in Form einer Arbeitsgruppe kümmert. Hierbei werden auch Themen wie der AI-Act und weitere rechtspolitische Themen insbesondere auf EU-Ebene.

Ausschüttungsquoten
Beim Blick auf die Ausschüttungsquoten (bspw. Änderung im Bereich der Bibliothekstantiemen im Bereich Wissenschaft) aber noch mehr bei der Vergütung für in 2023 erschienen Bücher im Bereich Wissenschaft bin ich ebenfalls der Hoffnung, dass für mein letztes Buch noch eine entsprechende Verteilung in wissenschaftliche Bibliothekn erfolgt ansonsten muss ich hier anhand der Verkaufszahlen nachmelden (Stichwort KVK Vermerk). Durch die Verlagsbeteiligung (hier erfolgt die Ausschüttung im September) sind hier auch die Ausschüttungsbeträge merklich verändert :-(.

Leider sind die auf der Mitgliederversammlung bekannt gegebenen Quoten "noch" nicht veröffentlicht, sollten aber noch nachgereicht werden.

Nachtrag: Quoten und Termin Hauptausschüttung 2023

Für die diesjährige Juli-Ausschüttung 2023 für 2022 sind mittlerweile auch die einzelnen Quoten für folgende Bereiche bekannt gegeben worden.

Grundsätzlich finden sich die Quoten auf:

https://www.vgwort.de/dokumente/quoten-uebersicht.html

Daher habe ich nur die einzelnen im Juli zu erwartende Ausschüttungen aufgeführt sowie die für den Bereich Wissenschaft ggf. interessanten Beträge aufgeführt.

Interessanter wird dies, insbesondere für Blogger*innen, noch bei der Ausschüttung METIS für Urheber (Ende August).
 

1. Bibliothekstantiemen
2. Wissenschaft (vorläufige Quoten)
   An Urheber*innen:
   Beiträge für Zeitschriften, Bücher je Seite 3,00 Euro
   in 2022 erschiene Bücher 700,00 Euro
   Broschüren (bis 48 Druckseiten) pro Druckseite 4,50 Euro
   Die Ausschüttung an Verlage erfolgt Ende September
3. Presse
4. Funk und Fernsehen
5. METIS (Ausschüttung Ende September)
   Hier liegen derzeit nur die Quoten für Autor*innen für Presseagenturen für die Jahre 2019 - 2021 vor
   2019: 40 Euro, 2020: 45 Euro, 2021: 39,88 Euro
   
   Die Quoten für METIS an Urheber werden vss. im August veröffentlicht
6. Fotokopien an Schulen
7. Kleines Senderecht
8. Unterrichts- und Lernmaterial

Der in 2022 höherer Betrag an Ausschüttungsquoten im Bereich Wissenschaft (bspw. 2.300 Euro (1.600+700 Euro) für ein in 2021 erschienenes Buch ergab sich u.a. aus der Auflösung von Rückstellungen.

Eine Gegenüberstellung der Quoten im Bereich METIS (Urheber) ist im Artikelabschnitt "VG Wort Ausschüttung für Texte im Internet und E-Books" von 2015 bis 2022 zu finden und ich bin hier gespannt, wie sich METIS für Urheber in 2023 entwickelt haben wird.

Auf der Seite der VG Wort wird auch darauf hingewiesen, dass die Ausschüttung ab 30. Juni 2023 beginnt und die Ausschüttungsbriefe dann ab dem 6. Juli online unter TOM abgerufen werden können. Diesmal erreicht die Überweisung die Urheber*innen noch vor den eigentlichen Ausschüttungsbrief.
 

Fazit - Warum Mitglied bei der VG Wort werden?

Das Thema VG Wort beschäftigt mich schon eine ganze Weile und gerade im Umfeld von wissenschaftlichen Publikationen, Buchveröffentlichungen aber auch bei Blogger*innen merke ich immer wieder, dass die Möglichkeiten der VG Wort und die Auszahlung an Wahrnehmungsberechtigte nicht bekannt sind, daher verweise ich hier immer wieder gerne auf die Einbindung von Zählpixeln bzw. die Meldung von Publikationen bei der VG Wort.

Gerade für verbreitete CMS Systeme bietet die VG Wort mittlerweile sogar Schnittstellen an, die das ganze etwas erleichtern. Dies habe ich auch im Artikel "Wordpress Plugin zur Einbindung von METIS Zählmarken von der VG Wort" beschrieben :-). Daneben waren auch die Anpassungen von TOM (siehe "Neues Meldeportal für Onlinetexte der VG Wort (Metis-Bereich) für Texte im Internet und weitere Neuigkeiten der VG Wort (Informationen für Wahrnehmungsberechtigte und der Mitgliederversammlung 2020 (in 2021))") eine große Veränderung  und der Austausch per Support von METIS war nicht nur im Artikel "VG Wort Nicht gemeldete URLs deaktiviert - Mindestzugriff nicht mehr gegeben durch Referrer Links auf Zählpixel" großartig.

Persönlich nutze ich zwar (noch) nicht entsprechende Schnittstellen der VG Wort sondern eher die Methode "CSV der VG Wort Zählmarken für den Bereich Texte im Internet (METIS) in Tabelle mit öffentlichen und privaten Identifikationscode der Zählmarken umwandeln" aber insgesamt sind diese geschilderten Veränderungen durchaus positiv zu werten.

Solche Entwicklungen sind aber auch nur möglich, wenn hier konkrete Rückmeldungen an die VG Wort gegeben werden.

Gerade im Bereich Wissenschaft empfinde ich es aber persönlich auch wichtig, dass sich hier auch die Vielfalt der Personen wiederspiegelt. Beim Blick auf den Wandel in Richtung digitaler Publikationen, KI aber auch die zunehmende Verbreitung von eBooks in wissenschaftlichen Bibliotheken statt gedruckter Werke stellt hier Urheber*innen noch einmal mehr vor einer Herausforderung.

Um sich hier von Entwicklungen, auch durch die VG Wort, nicht überraschen zu lassen ist es immer besser sich selbst kundig zu machen und im besten Fall auch selbst eine Stimme bei Entscheidungen zu haben bzw. die dahinter liegenden Begründungen und Entscheidungsfindungen zu verstehen.

Für mich hat das Thema Verwertungsgesellschaften ebenso wie Datenschutz ein gewisses Interesse geweckt und ich bin auf künftige Entwicklungen in dieser Richtung sehr neugierig und kann hier persönlich die Teilnahme zumindest an der Versammlung der Wahrnehmungsberechtigten aber vielleicht auch als Mitglied sehr empfehlen.
 

Weitere Informationen rund um die Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort):

Da mir das Thema VG Wort wichtig ist, mag ich an dieser Stelle auch gerne auf meine Sonderseite "Hintergründe zur Verwertungsgesellschaft Wort (VG WORT)" auf https://www.unkelbach.link/vgwort/ verweisen.

Themen auf dieser Seite sind neben der VG Wort auch "Autorenleben - Steuern und Selbstständigkeit, Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort), Autorenleben in Nebentätigkeit" und mein Ziel ist es diese Seite auch regelmäßig zu aktualisieren.

Beim Blick in meine Unterlagen zur VG Wort habe ich mich 2012 bei der Verwertungsgesellschaft Wort angemeldet und 2016 einen Wahrnehmungsvertrag abgeschlossen. In der Zeit zwischen 2012 und 2016 war es auch schon möglich an der Ausschüttung METIS, Schulbuch aber auch für den Bereich Wissenschaft teilzunehmen.

Dies war für mich im Jahr 2015 bei der Veröffentlichung meines ersten Buches ein besonderer Moment (siehe auch "Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«"), aber auch sonst hat mich als Blogger und Buchautor die Ausschüttung das Thema VG Wort immer wieder begleitet.

Seit 2018 sieht die Satzung der VG Wort (§ 3 Satzung der VG Wort) auch einen Wahrnehmungsvertrag für die Bereiche Wissenschaft und Texte im Internet (METIS) vor. Vorher war es hier als Bezugsberechtigte, unabhängig vom Vertrag, möglich, einen entsprechenden Anspruch geltend zu machen. Einen entsprechenden Wahrnehmungsvertrag habe ich Ende 2016 abgeschlossen und veröffentliche auch seit ungefähr 2016 auf https://unkelbach.link/vgwort regelmäßig Änderungen und Hintergründe zur Verwertungsgesellschaft Wort (VG WORT).

Da ich selbst immer wieder Hintergründe zur Mitgliedschaft bei der VG Wort und den Unterschied zwischen Mitglied und Wahrnehmungsberechtigte gesucht habe, möchte ich in diesem Artikel gerne von meinen Eindrücken und Erfahrungen aber vor allem auch den Hintergründen zu den einzelnen Gremein der VG Wort berichten.

Da der Text etwas umfangreicher geworden ist, teile ich diesen auf mehrere Teile auf.

Im ersten Teil (dieser Artikel) "Grundlagen - VG Wort Gremien, Berufsgruppen, Wahrnehmungsberechtigte, Mitglieder" werde ich, quasi als Grundlagen, die einzelnen Gremien der VG Wort vorstellen, damit auch der Unterschied zwischen Wahrnehmungsberechtigte und Mitglieder sowie die einzelnen Berufsgruppen und Gremien etwas klarer wird. Dabei ist der erste Teil recht formal (um nicht juristisch zu schreiben) bietet aber auch für mich die Möglichkeit auf einen Blick noch einmal die einzelnen Gremien und Funktionen nachschlagen zu können.

Im zweiten Teil "Wissenschaft und VG Wort - Meine erste Mitgliederversammlung Berufsgruppe 3" beschreibe ich dann meine eigenen Erfahrungen zum Weg zum ordentlichen Mitglied der VG Wort und die ordentliche Mitgliederversammlung im Juni 2023.
Darunter fallen "Antrag auf Mitgliedschaft" am Beispiel der Berufsgruppe 3, die Beschreibung einer Mitgliederversammlung und natürlich die Erfahrungen aus der letzten Mitgliederversammlung als "Rückblick auf die Mitgliederversammlung der VG Wort im Juni 2023" und abschließend mein "Fazit - Warum Mitglied bei der VG Wort werden?".

Dieser Artikel soll einen Überblick über die VG Wort allgemein geben. Alle weiteren Themen (u.a. auch die Meldung von Werken bei der VG Wort) sind im Artikel "Finale Serie Wissenschaft und VG Wort sowie weitere Bereiche im Autorenleben" zusammengefasst worden. Hier werde ich auch künftige Artikel mit erwähnen.

Grundlagen - VG Wort Gremien, Berufsgruppen, Wahrnehmungsberechtigte, Mitglieder

Wikipedia definiert die VG Wort wie folgt: "Die Verwertungsgesellschaft Wort mit Sitz in München verwaltet die Tantiemen aus Zweitverwertungsrechten an Sprachwerken, auch von Funk und Fernsehen, in Deutschland. Berechtigte sind Autoren und Übersetzer von schöngeistigen und dramatischen, journalistischen und wissenschaftlichen Texten."

Sie wurde als rechtsfähigen Verein kraft Verleihung im Februar 1958 gegründet und nimmt Nutzungsrechte und Vegrütungsansprüche treuhänderisch für Autoren und Verlage wahr. Dabei nimmt Sie nicht nur eine Rolle ein um die Urheberrechte zu vertreten sondern verteilt auch Tantiemen aus der Urheberrechtsvergütung bspw. aus Abgaben aus Kopiervergütungen. Im Artikel gehe ich auf folgende Themen einzeln ein. Dabei ist mein Schwerpunkt aus Sicht eines Autor und Blogger auch mit Blick auf die Ausschüttungen im Bereich METIS und Wissenschaft.

Allgemeine Grundlagen:

• Gremien der VG Wort - Grundlagen
  • Wahrnehmungsberechtigte
  • Berufsgruppen der VG Wort
  • Versammlung der Wahrnehmungsberechtigte
  • Mitgliedschaft bei der VG Wort
  • Verwaltungsrat
  • Vorstand der VG Wort

Im zweiten Teil werde ich auf die praktische Seite der VG Wort eingehen.

Gremien der VG Wort - Grundlagen

Im VG Wort Umfeld sind oft von Begriffen wie Mitglieder, Wahrnehmungsberechtigte oder Berufsgruppen die Rede. Auf diese einzelnen Grundlagenbegriffe mag ich hier gerne kurz eingehen.

Wahrnehmungsberechtigte

Durch den Wahrnehmungsvertrag ist es möglich eigene Publikationen/Veröffentlichungen sowohl im Bereich Wissenschaft, Texte im Internet, Presse, Hörfunk als auch Audio zu melden und entsprechend an Ausschüttungen der VG Wort teilzunehmen. In all diesen Bereichen ist mittlerweile der Abschluss eines Wahrnehmungsvertrages erforderlich.

Die VG Wort spricht hier von Wahrnehmungsberechtigte. Am Vortag einer Mitgliederversammlung (auf die nehme ich gleich Bezug) findet eine Versammlung der Wahrnehmungsberechtigte statt, auf der unter anderen der Vorstand den Geschäftsbericht vorstellt und sich den Fragen der Wahrnehmungsberechtigte stellt.

Aus der Gruppe der Wahrnehmungsberechtigte werden je Berufsgruppe Delegierte in die Mitgliederversammlung gewählt. Die Delegierten sind in der Mitgliederversammlung voll stimmberechtigt, können jedoch nicht in den Verwaltungsrat gewählt werden.

Berufsgruppen der VG Wort

Schon beim Abschluss eines Wahrnehmungsvertrages muss sich für eine der Berufsgruppen entschieden werden. Schon bei der Registrierung wird zwischen Autor und Verlag unterschieden. Autor*innen haben Texte geschrieben oder übersetzt. Beispiele dafür sind im Bereich Roman, Lyrik, Sachbuch, Presseartikel, Dreh- / Hörbuch oder wissenschaftlicher Beitrag zu sehen. Verlage veröffentlichen entsprechende Werke. Beide sind anteilig an der Urheberrechtsvergütung beteiligt.

Vereinfacht gesagt, wird hier zwischen natürlichen Personen und juristischen Personen unterschieden. Verständlicherweise ist bei Verlagen auch das Gründungsdatum und bei Autor*innen das Geburtsdatum anzugeben.

Abhängig von der Art der Registrierung ist zwischen den folgenden Berufsgruppen zu wählen.

• Autor*innen / Urheber:
  • Berufsgruppe 1 
    Autorinnen/Autoren und Übersetzerinnen/Übersetzer belletristischer und dramatischer Werke
  • Berufsgruppe 2
    Journalistinnen/Journalisten, Autorinnen/Autoren und Übersetzerinnen/Übersetzer von Sachliteratur
  • Berufsgruppe 3
    Autorinnen/Autoren und Übersetzerinnen/Übersetzer von wissenschaftlicher und Fachliteratur
• Verlage:
  • Berufsgruppe 4
    Verlegerinnen/Verleger belletristischer Werke und von Sachliteratur
  • Berufsgruppe 5
    Bühnenverleger/-verlegerinnen
  • Berufsgruppe 6
    Verlegerinnen/Verleger von wissenschaftlichen Werken und von Fachliteratur, Presseverleger/-verlegerinnen

Sofern die Voraussetzungen vorhanden sind, können auch mehrere passende Berufsgruppen gewählt werden. Es muss sich jedoch für eine der vorhandenen Berufsgruppen entschieden werden, für die später ein Wahlrecht ausgeübt werden soll. Neben den eigentlichen Namen über den Text veröffentlicht werden können auch Pseudonyme gemeldet werden. Hier kann auch angegeben werden, ob es sich um ein gelüftetes oder noch nicht gelüftetes Pseudonym handelt.

Persönlich habe ich mich für die Berufsgruppe 3 entschieden. 2012 war, soweit ich mich erinnere, die Angabe einer Berufsgruppe noch nicht erforderlich (ich kann mich aber auch täuschen), aber spätestens bei der Angabe der Berufsgruppe im Wahrnehmungsvertrag hatte ich 2016 mich der Berufsgruppe "3 Autoren und Übersetzer von wissenschaftlicher und Fachliteratur" zugeordnet und mich entschlossen mein Wahlrecht in dieser Berufsgruppe auszuüben. Daneben wurde im Berufsgruppenformular für Autoren auch abgefragt, ob ich schon Bücher veröffentlicht haben und ob die Art der Beteiligung als Autor, Bearbeiter, Herausgeber oder Übersetzer erfolgt ist.

Spannend ist, dass ich auch damals schon als Hauptthemen meiner Veröffentlichungen SAP, Controlling und IT gewählt habe. Wenn ich mir meine derzeitigen Publikationen ansehe, trifft dieses noch immer zu.

Der Unterschied zwischen Berufsgruppe 2 und Berufsgruppe 3 wurde seitens der VG Wort in der Webinar-Reihe (siehe https://www.vgwort.de/webinare.html ).

Im Bereich Wissenschaft werden wissenschaftliche Fach und Sachtexte berücksichtigt in einer Printausgabe, die sich an Erwachsene richten müssen. Hierbei handelt es sich um eine meldepflichtige Abteilung, sodass hier die Texte direkt an die VG Wort aktiv gemeldet werden. Immerhin können die Meldungen 3 Jahre rückgängig (zum Zeitpunkt der Veröffentlichung) gemeldet werden. An dieser Stelle möchte ich auch auf die Problematik der Verteilung von Büchern an Hochschulbibliotheken hinweisen. In einen anderen Artikel bin ich auf die Themen "Keine Ausreichende Verteilung der Druckversion in wissenschaftlichen Bibliotheken" sowie auf die Möglichkeit  "E-Book zur VG Wort Sonderausschüttung anmelden" eingegangen.

Versammlung der Wahrnehmungsberechtigte

Wie erwähnt werden auf der Versammlung der Wahrnehmungsberechtigte der Geschäftsbericht vorgestellt aber auch Fragen der Wahrnehmungsberechtigte beantwortet. Im Artikel "Virtuelle Informationen an Wahrnehmungsberechtigte und Mitglieder der VG Wort vom 9.12.2021 unter anderen zu TTDSG und METIS" oder auch "Virtuelle Informationen an Wahrnehmungsberechtigte und Mitglieder der VG Wort vom 17.06.2022 - Hauptausschüttung und Infos zu METIS" habe ich die letzten Veranstaltungen näher vorgestellt.

In 2022 habe ich dann auch mir vorgenommen das Thema Mitgliedschaft bei der VG Wort anzugehen.

Mitgliedschaft bei der VG Wort

Der Abschluss eines Wahrnehmungsvertrags führt nicht automatisch auch zu einer Mitgliedschaft bei der VG WORT. Für eine Aufnahme als Mitglied gelten je nach Berufsgruppe besondere Voraussetzungen.

Diese sind in der Satzung der VG Wort geregelt. Im Wesentlichen sind dieses folgende Punkte:

1. § 3 Absatz 4 - Wahrnehmungsvertrag und Durchschnittstantiemen der VG Wort

Es ist erforderlich, mindestens drei Jahre wahrnehmungsberechtigt zu sein (Wahrnehmungsvertrag!) und je nach Berufsgruppe in den letzten drei Jahren als Autor (Berufsgruppe 1,2 oder 3) durchschnittlich 400,00 Euro und als Verlag (Berufsgruppe 4,5,6) durchschnittlich 2.000,00 Euro (mindestens 6.000 Euro insgesamt) erhalten zu haben.

2. § 3 Absatz 3 - Wahl der Berufsgruppe für Stimmrecht

Es muss eine Berufsgruppe für die Ausübung des Stimmrechts gewählt werden. Ein Wechsel der Berufsgruppe ist nach § 3 Absatz 5 möglich durch Antrag mit Beginn des Geschäftsjahres das auf die Erklärung folgt.

3. § 3 Absatz 6 - Entscheidung des Vorstands der VG Wort

Der Vorstand der VG Wort entscheidet über das Aufnahmegesuch. Grundlage dafür ist § 13 VGG (Gesetz über die Wahrnehmung von Urheberrechten und verwandten Schutzrechten durch Verwertungsgesellschaften). Demnach sind die Bedingungen zur Aufnahme objektiv, transparent und nicht diskriminierend in einer Satzung festzulegen. Ferner ist bei nicht Annahme die Gründe verständlich zu erläutern.

4. § 3 Absatz 8 -  Aufnahmegebühr und Mitgliedsbeitrag
Die Aufnahmegebühr als Mitglied beträgt für einen Autor 5 Euro, während für einen Verlag (Verleger oder Verlagsunternehmen) mindestens 50 Euro (5 Euro pro im Jahresmittel dauerhaft beschäftigte Person, höchstens jedoch 250 Euro).

Die Aufnahmegebühr ist im § 3 Absatz 8 der Satzung geregelt.

Die Mitgliederversammlung kann zusätzlich noch einen Mitgliedsbeitrag beschließen. Derzeit beträgt der Mitgliedsbeitrag für Autorinnen und Autoren 10 Euro jährlich und für Verlage 50 Euro jährlich.

Verwaltungsrat

Der Verwaltungsrat ist quasi das Kontrollgremium der VG Wort. Im Verwaltungsrat sind alle Berufsgruppen vertreten, wobei die ehrenamtlichen Mitglieder auf vier Jahre in der Mitgliederversammlung gewählt werden.

Der Verwaltungsrat umfasst abhängig von der Berufsgruppe gem. § 11  Absatz 1 der Satzung:

• Berufsgruppe 1: 5 Personen
• Berufsgruppe 2: 5 Personen
• Berufsgruppe 3: 4 Personen
• Berufsgruppe 4: 3 Personen
• Berufsgruppe 5: 2 Personen
• Berufsgruppe 6: 3 Personen

Dazu werden auch noch 2 Personen als Stellvertretung je Berufsgruppe gewählt.

Aus diesen 22 Personen werden Vorsitz und Stellvertretung gewählt.

Vorstand der VG Wort

Nach § 13 der Satzung besteht der Vorstand der VG Wort aus vier oder fünf Personen.

Dabei sind ein oder zwei Mitglieder geschäftsführend, hauptamtlich tätig und erhalten ein Gehalt. Ein Arbeitsvertrag wird dabei mit dem Verwaltungsrat geschlossen.

Die weiteren Mitglieder sind drei ehrenamtliche Mitglieder, die vom Verwaltungsrat alle fünf Jahre zu bestellen sind. Dabei soll ein Mitglied aus der Gruppe der Autor*innen und eines aus der Gruppe der Verleger*innen sein. Die ehrenamtlichen Mitglieder erhalten eine Tätigkeitsvergütung.


 

Weitere Informationen rund um die Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort):

Da mir das Thema VG Wort wichtig ist, mag ich an dieser Stelle auch gerne auf meine Sonderseite "Hintergründe zur Verwertungsgesellschaft Wort (VG WORT)" auf https://www.unkelbach.link/vgwort/ verweisen.

Themen auf dieser Seite sind neben der VG Wort auch "Autorenleben - Steuern und Selbstständigkeit, Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort), Autorenleben in Nebentätigkeit" und mein Ziel ist es diese Seite auch regelmäßig zu aktualisieren.

 

Ein, insbesondere bei der Migration von ERP/ECC nach SAP S/4HANA, zu klärende Frage ist im SAP Modul PSM (Public Secotor Management - Öffentliche Verwaltung) FM (Funds Management - Haushaltsmanagement) die Frage der Zukunft des Stammdatums Finanzierungszweck für Fonds.

In den beiden Artikeln "Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik" und "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion" bin ich schon etwas ausführlicher auf die Frage der Verwendung des Finanzierungszwecks eingegangen.

Durch den notwendigen Wechsel von der klassischen Budgetierung nach BCS (siehe auch Artikel "Berichtswesen und Reporting-Tools nach Umstieg von klassische Budgetierung auf BCS im PSM-FM") kann der Finanzierungszweck nicht mehr als Gliederungselement (freies Merkmal, Spalte oder Zeile) im Recherchebericht genutzt werden, da künftig das Berichtswesen bei Auswertung von Budgetwerten ergänzend zu Ertrag und Aufwand statt mit Recherche nun mit Report Painter / Report Painter in der Bibliothek 4FM erfolgen muss.

Grundlagen Finanzierungszweck

Innerhalb der Stammdaten können die Finanzierungszwecke unabhängig vom Fond gepflegt werden. Dies ist im SAP Menü unterhalb der Fonds mit den Transaktionen FM6I (Anlage), FM6U (Ändern) und FM6S (Anzeigen) möglich. Eine Übersicht der im System vorhandenen Finanzierungszwecke kann über die Tabelle FMFUSE "FIFM: Verwendungszweck von Drittmitteln" eingesehen werden.

In der Stammdatenpflege vom Fond kann dieser dann im Abschnitt Zusatzdaten im Feld Finanzierungszweck per F4-Auswahl (Werthilfe) ausgewertet werden.

Eine entsprechende Auswertung der Stammdaten kann zum Beispiel über die Stammdatenlisten (zum Beispiel Transaktion S_KI4_38000039 "Verzeichnis der Fonds") als Selektionsmerkmal, aber auch in der Liste der Fonds ausgewertet werden.

Bisher konnte es im Recherchebericht aus dem Abschnitt Navigation als Merkmal selektiert werden oder auch als eigenes Merkmal in einer Spalte definiert werden. Mit BCS steht das Merkmal leider nicht in der Bibliothek 4FM zur Verfügung.

Auswertung von Finanzierungszweck

Hier ist zwischen der klassischen Budgetierung (KB) und Budget Controll System (BCS) zu unterscheiden:

1. Klassische Budgetierung (KB)
   • Berichtswesen über Rechercheberichte (Formular und Bericht)
   • Finanzierungszweck kann als freies Merkmal für Spalten aber auch in der Selektion verwendet werden
2. Budget Control System (BCS)
   • Berichtswesen per Report Painter/Report Writer Bibliothek 4FM
   • Finanzierungszweck ist nicht als Merkmal für Spalten, Zeilen oder Allgemeine Selektion verfügbar

Grundsätzlich sind für die Auswertung von Budget (Bewilligungen) und Aufwand/Ertrag in Form von Saldenlisten hier neue Berichte anzulegen. Allerdings steht der Finanzierungszweck nicht als "Gliederungsmerkmal" in Berichten zur Verfügung. Daher ist eine Alternative zum Finanzierungszweck zur Selektion oder als Spalte / Zeile erforderlich.
 

Alternativen zum Finanzierungszweck

Hier im Blog habe ich die ein oder andere Möglichkeit(en) im Bereich Berichtswesen schon in Betracht gezogen.

1. Geschäftsbereich
   Kann im Stammsatz von Innenauftrag, Kostenstelle hinterlegt werden oder auch bei der Belegerfassung mitgegeben werden
2. Segment
   Kann im Stammsatz der Profitcenter mit der "neuen Profitcenterrechnung" hinterlegt werden. Alternativ kommt eine Programmierung über Substitution anhand einer Ableitung über weitere Buchungsinformationen des FI - Buchuhaltungsbeleg infrage.
3. Funktionsbereich
   Hier erfolgt die Ableitung über CO Objekt (Kostenstelle, Innenauftrag), Sachkonto, Substitution (Programmierung) oder durch manuelle Eingabe im Beleg

In Ergebnis kann eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereich, Segment erfolgen und die Funktionsbereiche ermöglichen es auch, als eigene Positionen in der Bilanz/GuV auszuweisen oder eben auch im Berichtswesen verwendet zu werden.

Geschäftsbereich

Eine Pflege des Geschäftsbereiches erfolgt in der Kostenstelle im Abschnitt Grunddaten und beim CO Innenauftrag unter den Zuordnungen. Dabei ist ggf. eine Anpassung des Auftragslayout (Feldliste) in der Transaktion KOT2_OPA erforderlich.

Im Artikel "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" bin ich ausführlicher auf das Thema eingegangen.

Hier ist auch beschrieben, wie je Buchungskreis die Option "Geschäftsbereichs-Bilanzen" unter den Verfahrensparametern aktiviert werden kann, so dass eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereichen möglich ist.

Segment

Das Segment kann in den Grunddaten zum Profitcenter hinterlegt werden. Alternativ ist auch eine Substitution möglich, die im Artikel "Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)" beschrieben ist.

Im Gegensatz zu Geschäftsbereichen muss für die Segmentberichtserstattung keine Geschäftsbereich-Bilanzen in den Einstellungen der globalen Daten zum Buchungskreis in den Verfahrensparaemetern aktiviert werden. Allerdings steht das Segment im Gegensatz zum Geschäftsbereich in der Transaktion S_ALR_87012284 nicht als Selektionskritierium unter Verkehrszahlenabgrenzung zur Verfügung.

Funktionsbereich

Eine dritte Option wäre die Nutzung des Funktionsbereiches. Im Artikel "Grundlagen Funktionsbereich im Umsatzkostenverfahren (UKV) und Haushaltsmanagement (PSM-FM)" ist dieser aus FI Sicht schon näher beschrieben, sodass ich hier nur auf die Besonderheiten im Haushaltsmanagement eingehen möchte.

Die Aktivierung erfolgt im Customizing der Finanzbuchhaltung über

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
  • Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung aktivieren
  • Funktionsbereich definieren

Danach kann eine Zuordnung über folgende (sich gegenseitig überschreibende Funktionen gesetzt werden:

1. CO Objekt: Kostenstelle, Innenauftrag (wobei hier im Customizing eine Zuordnung auch per Kostenstellenart, Auftragsart erfolgen kann)
2. Sachkonto
3. Substitution für das Umsatzkostenverfahren definieren (Programmierung)
4. Manuelle Eingabe im Beleg

Dies ist per FI Customizing entsprechend einzustellen. Interessant ist nun die Frage, wie dies im Haushaltsmanagement abgeleitet werden kann.

Funktionsbereich in Bilanz/GuV
Innerhalb der Bilanz/GuV (Transaktion F.01) kann in der Bilanz und GuV Struktur auch der Funktionsbereich als Gleiderungselement hinterlegt werden. Im Standard wird die Bilanz/GuV Struktur als GKV mit den einzelnen Konten dargestellt.

 

Ableitung Funktionsbereich für (Drittmittel)Projekte als Fonds

Eine Buchung auf einen CO Innenauftrag wird häufig in der FMDERIVE wie folgt umgewandelt:

• Verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag = Finanzstelle
• Sachkonto / Kostenart = Finanzposition
• Nummer Innenauftrag = Nummer Fond

Der Funktionsbereich bleibt dabei erhalten und wird "vererbt".

Ableitung Funktionsbereich bei Buchung auf Kostenstelle (Landesmittel)

Unter BCS ist hier ein Fond den einzelnen Kostenstellen, die entsprechenden Finanzstellen zugeordnet sind vorgegeben. Dies ist nicht mehr als Blank "", sondern muss als eigenständiger Fond zum Beispiel WIPLAN angelegt werden.

Per FMDERIVE erfolgt auch hier die passende Zuordnung

• CO Kostenstelle = Finanzstelle
• FOND wird auf WIPLAN gesetzt
• Sachkonto / Kostenart = Finanzposition

Der Funktionsbereich wird jetzt ebenfalls vererbt.

Während jetzt aber die Drittmittelprojekte (Fonds) unterschiedlichen Funktionsbereichen per 1:1  zugeordnet werden können, stellt der Fond WIPLAN eine Besonderheit dar.

Da die einzelnen Kostenstellen unterschiedlichen Funktionsbereichen zugeordnet sind, wird auch der Fond WIPLAN unterschiedlichen Funktionsbereichen (ja nach Zuordnung der Kostenstelle) zugeordnet.


Verwendung der Elemente im Report Painter / Report Writer

Anhand folgender Tabelle habe ich die einzelnen Elemente in üblichen Bibliotheken (mit Schwerpunkt neues Hauptbuch) zusammengefasst.

1. Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung"
2. Bibliothek 6O1 "Innenaufträge"
3. Bibliothek 4FM "FM BCS Reporting"
4. Bibliothek 0FL "Neues Hauptbuch"
5. Bibliothek 0FS "FI-GL (neu): Summen und stat. Kennz"
6. Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" (klassische Profitcenterrechnung)

In der folgenden Tabelle sind die Feldnamen der einzelnen Merkmale aufgeführt. Dabei sind diese in Klammern gesetzt, wenn diese erst in der Bibliothek aktiviert werden müssen, aber grundsätzlich schon vorhanden sind.
 

Merkmale in Bibliotheken Report Painter / Report Writer

	1VK	6O1	4FM	0FL	0FS	8A2
Tabelle	CCSS	CCSS	FMRBCS	FAGLFLEXT	FAGLFLEXR	GLPCT
Geschäftsbereich	(GSBR)	GSBR		RBUSA	RBUSA	(GSBER)
Funktionsbereich	FKBR	FKBR	RFUNCAREA	RFAREA	RFAREA	RFAREA
Segment				SEGMENT	SEGMENT

Zumindest im Berichtswesen scheint hier die Bibliothek 0FL geeignet zu sein. Sollte aber ein Bericht im im PSM-FM erfolgen ist in der Bibliothek 4FM nur der Funktionsbereich vorhanden, so dass hier als Alternative zum Finanzierungszweck bei Sicht auf Finanzstelle und Fond nur die Nutzung des Funktionsbereich auf ersten Blick in Frage kommt.

Fazit

Bei der Einführung einer Alternative zum Finanzierungszweck sind also folgende Fragen zu klären:

1. Welche Objekte sollen künftig gepflegt und gebucht werden?
   (Geschäftsbereich, Segment, Funktionsbereich)
2. Ist eine solche Darstellung im Berichtswesen erforderlich?
   • Welche Finanzierungszwecke wurden bisher im Berichtswesen verwendet?
   • Beispiele wären BUNDESMITTEL, DFG, EU, ....
   • Reicht die Hinterlegung in einer Stammdatenliste aus?
3. Werden durch diese neuen Optionen ggf. neue Berichtsanforderungen zu erfüllen möglich?
   • Denkbar wäre hier eine Darstellung von einzelnen Geschäftsbereichen oder Funktionsbereichen als Betriebe gewerblicher Art
   • Ebenso könnten hier, insbesondere im Hochschulberichtswesen, einzelne Produkte gesondert dargestellt werden die bisher über einzelne Kostenstellen oder Projekte dargestellt worden sind.
     • Denkbare Produkte: Landesbibliotheken, botanische Gärten, Zentren, .... oder andere Produkte im Haushaltsplan

Im Ergebnis ist hier, wie sinnvollerweise aber auch sonst, eine Abstimmung der Anforderungen des Berichtswesens mit der Finanzbuchhaltung und des Controllings sinnvoll und wichtig.
 

Neben den jährlich statt findenden FICO-Forum-Infotagen von Espresso Tutorials und Convista Consulting werden im Laufe eines Jahres auch immer einmal wieder virtuelle Infotage zu ausgesuchten Themen (oft auch aus dem Umfeld Finanzen und Controlling) auf Infoday.io - Virtuelle SAP-Infotage angeboten. Diese Infotage sind kostenlos, nach Registrierung und bieten neben Videovorträgen auch begleitend einen Chat mit Vortragende zum jeweiligen Thema an.



Im März besuchte ich hier virtuell zwei Events, die sich um die Themen SAP S/4HANA Migration sowie Finance & Controlling drehten.

Dabei ist ein Blick auf die einzelnen Themen schon ausreichend, um zu zeigen, dass hier im Sinne einer guten Tasse Espresso SAP Themen kompakt und kräftigend ausgeführt worden sind.

Onlinekonferenz SAP S/4HANA Migration

• 09:00 - 09:20 Uhr aktueller Stand SAP S/4HANA - Trends in der SAP Community
• 09:20 - 10:05 Uhr SAP-Prozessautomatisierung als Teil der digitalen Transformation
• 10:05 - 11:00 Uhr Cloud vs. On Premise
• 11:00 - 11:45 Uhr SAP Activate - alter Wein in neuen Schläuchen?
• 11:45 - 12:25 Uhr System Conversion nach SAP S/4HANA
• 12:25 - 13:10 Uhr SAP Business Technology Platform
• 13:10 - 13:30 Uhr SAP S/4HANA Finance in 20 Minuten erklärt
• 13:30 - 14:15 Uhr Planung für SAP S/4HANA mit SAP Analytics Cloud

Onlinekonferenz SAP S/4HANA Finance & Controlling

• 10:00 - 10:25 Uhr Strategie SAP S/4HANA Finance - mit Fokus auf Financial Planning und Analysis im Release 2021
• 10:25 - 11:00 Uhr Überblick - Universal Allocation in SAP S/4HANA
• 11:00 - 11:45 Uhr Material Ledger in SAP S/4HANA
• 11:45 - 12:30 Uhr Planung für SAP S/4HANA mit SAP Analytics Cloud

Besonders der Infotag rund um FI und CO war für mich ein Plus, auch da sich im Chat einige Menschen befunden haben, die ebenfalls Fragen rund, um das SAP Modul PSM-FM hatten, aber auch ein Austausch untereinander zum Thema universelle Verrechnung möglich war.

An dieser Stelle verweise ich gerne auf meinen Artikel "Grundlagen Universelle Verrechnung unter SAP S/4HANA - Buchauszug »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA«".

Auf die Inhalte der einzelnen Vorträge mag ich heute nicht eingehen, aber gerade die erhaltenen Informationen per Chat oder im Nachgang per Mail sind für mich erwähnenswert und dürften vielleicht auch für die ein oder andere Person im Bereich Berichtswesen und Controlling interessant sein.

Budgetierung von Kostenstellen unter SAP S/4HANA

Bisher waren im SAP GUI und ERP/ECC die Etat-Planung und Erfassung von Planwerten auf Kostenstellen möglich. Eine Budgetierung war nur für die CO Innenaufträge vorgesehen. Der Hintergrund dazu ist im Artikel "Kostenstellen Etatplanung und Budgetierung von Innenaufträgen im SAP Controlling als Alternative zur klassichen Budgetierung oder BCS im PSM-FM" beschrieben.

Um eine Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget zu ermöglichen, war es erforderlich, wie im Artikel "Statistischer Innenauftrag in SAP und verschiedene Anwendungen u.a. Verfügbarkeitskontrolle zum Budget im CO auf Kostenstelleneben" beschrieben, mit statistischen Innenaufträgen zu arbeiten.

Mit SAP S/4HANA gibt es jedoch eine Möglichkeit, zumindest unter FIORI über die App Finanzplandaten importieren, auch eine Budgetierung auf Kostenstellen zu ermöglichen und hier eine Verfügbarkeitskontrolle in S/4HANA OnPremise zu ermöglichen. Dieses ist im SAP Hinweis "2952493 - Häufige Fragen: Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen (On-Premise)" beschrieben. Budgetzahlen werden in der ACDOCP-Tabelle und können nur über Fioris ausgewertet werden (im klassischen GUI gibt es nur die alten Etats).

Neuigkeiten Universal Allocation / Universelle Verrechnung Innenaufträge als Empfänger und Verrrechnungsschemata

Während in der SAP S/4HANA Public Cloud die CO Innenaufträge durch die PSP Elemente abgelöst sind, können diese unter OnPremise weiterhin genutzt werden. Dabei hatte ich diese als Empfänger der Universellen Verrechnung vermisst und habe mich sehr über die Aussage gefreut, dass auch Innenaufträge als Empfänger der Universal Allocation zukünftig unterstützt werden sollen. Ferner werden mit S/4HANA 2021 in der On-Premise-Version auch die Verrechnungsschemata (Allocation Structures) zur Verfügung stehen. Hierdurch können in Segmenten nicht nur eine Umlagekostenart sondern einzelne Konten unterschiedlichen Umlagekostenarten zugeordnet werden.

Dieses ist ausführlicher unter "Universal Allocation in SAP S/4HANA 2021" (SAP Blog) oder unter "Verrechnungsschemata" (SAP Hilfe) beschrieben. :-). Daneben erlaube ich mir auch einen kurzen Hinweis zum Thema:
  (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551

Für 29,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Oder bei Amazon **

Oder bei Autorenwelt


Ich würde mich freuen, wenn dieser Blogartikel sie neugierig gemacht hat und bin sehr gespannt auf ihre Rückmeldungen zum Buch.

Ergänzend zum Buch erhalten Sie auch Begleitvideos zu "Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" durch die als Demo die Behandlung der im Buch besprochenen Themen von der Anlage Kostenstelle, Sachkonto und Leistungsarten unter bis hin zum Überblick über die Handhabung der universellen Verrechnung in SAP S/4HANA ganz praktisch darstellt.
 

Verwendung Report Painter unter SAP S/4HANA

Das Berichtswesen über das umfassende Journal / Universal Journal kann per Report Writer für Plan- und Ist-Daten über die Tabelle ACDOCT erfolgen (siehe Hinweis 2476144). Hierdurch können auch umfangreichere Report Writer Berichte genutzt werden. Lediglich moderne Ansätze wie z.B. Universal Parallel Accounting (ab 2022) für internationale Konzerne werden an dieser Stelle nicht unterstützt. Dieses dürfte gerade im Berichtswesen doch ein wenig Anpassungen durch die Einführung der neuen Profitcenterrechnung und des neuen Hauptbuch rechtfertigen und hilft mir dabei den Report Painter auch im Bereich PSM-FM (Haushaltsmanagement) weiterhin als Berichtstool zu sehen.

Da mir das Thema Berichtswesen besonders wichtig ist, mag ich hier auch auf meinen Artikel "Bisherige SAP ERP / ECC Berichte unter SAP S/4HANA insbesondere im Bereich FI - Bilanzreporting, CO - Report Painter CO-OM und EC-PCA und PSM - BCS und Klassische Budgetierung" hinweisen.

Umfassendes Journal / Universal Journal  und Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM)

Hier wurde auf den SAP Hinweis "2270449 - S4TWL - Haushaltsmanagementdimensionen als Teil des Journals" verwiesen, was aber gleichzeitig für mich auch ein Hinweis darauf ist, dass auch im Bereich PSM-FM eine Weiterentwicklung abzusehen ist und mit der Einführung von BCS auch das Berichtswesen vereinfacht werden kann.

Gerade im Bereich der öffentlichen Verwaltung bin ich da sehr gespannt drauf.

Fazit

Persönlich schätze ich sehr, dass Espresso Tutorials hier auch ein virtuelles Format zu den FICO Infotagen anbietet und freue mich darauf, dass meine Vermutung in unseren Buch korrekt war, dass die Entwicklung von Verrechnungsschemata aber auch CO Innenaufträge als Empfänger der universellen Verrechnung sich in der Glaskugel schon abgebildet hatte.

Gerade was neue Entwicklungen anbelangt und was den Austausch mit anderen zu SAP Themen betrifft sind solche Veranstaltungen für SAP Menschen besuchenswert und bei virtuellen Veranstaltungen entfällt sogar die Zeit der Anreise :-). Dennoch bin ich auch gespannt auf die FICO Infotage 2023 in Präsenz gerade da auch hier einige Punkte auf der Tagesordnung verlockend klingen.


 

Die beiden Artikel "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion" und "Weiterentwicklung SAP Query Einzelpostenliste Vorgang KAMV (manuelle Verrechnung) und KZPI (Gemeinkostenzuschläge) für Nacherfassung in Planversion" haben bisher schon eine Lösung beschrieben um für eine Plankopie von Ist nach Plan auch die Werte aus der der manuellen Kostenverrechnung im Ist (Transaktion KB15 bzw. KB15N, Vorgang KAMV) bzw. der Gemeinkostenzuschlagsverrechnung (Vorgang KZPI) nachzubuchen.

Hierzu nutzen wir eine Eigenentwicklung die mit Sender und Empfänger eine Planwertumbuchung vergleichbar der Kostenverrechnung nutzbar macht.

Bisher hatte ich hier, quasi lösungsorientiert, eine Query entwickelt die eine Vorlage für eine Korrekturbuchung mit Sender und Empfänger Beziehung liefert.

In beiden Artikeln fehlte aber die Begründung, warum eine solche Lösung notwendig ist, bzw. warum durch eine Plankopie (KP98 Ist in Plan für Kostenstellen bzw. KO15 für Innenaufträge) diese Werte nicht möglich zu übertragen sind.

An dieser Stelle kann ich, da das Thema aktuell einmal wieder angesprochen worden ist, auf die beiden SAP Hinweise "407984 - Ist in Plan Kopieren: Vorgehensweise" und "209432 - Ist in Plan kopieren: Entlastung wird kopiert" verweisen.

Zusammengefasst sind die Kopiertransaktionen nicht dafür da, die Vorlagewerte 1:1 zu "spiegeln" sondern sind eine reine Hilfstransaktion für eine später durchzuführende manuelle Planung. Es werden nur solche Daten in die Zielversion kopiert, die auch durch eine manuelle Planung bearbeitet werden können.

Die Daten aus der manuellen Kostenverrechnung (KAMV) werden nicht berücksichtigt, da es im SAP Standard nichts Vergleichbares dazu gibt.

Ebenso ist auch bei der Gemeinkostenzuschlagsverrechnung (KZPI) darauf zu achten, dass nur die Entlastungen kopiert werden, sofern die Partnerobjekte nicht planintegriert sind. Belastungen werden nie kopiert. Für planintegrierte Partnerobjekte und zur Darstellung der Belastungen ist es daher erforderlich, die Zuschlagsrechnung auch im Plan abzubilden.

Die Alternative wäre die Planwerterfassung anhand der oberen Query sowohl für den Vorgang KAMV als auch KZPI.

Kurzer Exkurs am Schluß: Plankopie und Hochschulcontrolling

Auch wenn die Plankopie seitens der SAP als Planungshilfe gedacht ist und nicht zur vollständigen Spiegelung der Ist-Daten als Plan-Daten vorgesehen ist, hat eine vollständige Plankopie, zumindest im Hochschulcontrolling, eine besondere Bedeutung.

Hintergrund einer solchen Kopie ist, dass wir im Rahmen des CO Jahresabschluss eine Kostenträgerrechnung (KTR) und Hochschulfinanzstatistik erstellen, die bestimmte Verrechnungen im Plan statt im Ist abbilden. So erfolgt in der KTR eine Verrechnung aller Kosten und Erlöse auf die Produkte und Projekte einer Hochschule. Dazu gehören unter anderen auch die Studiengänge welche nicht nur direkte Kosten sondern auch die Kosten der Gebäude, Verwaltung und anderen Einrichtungen abbilden.

Wie dieses umgesetzt wird ist anhand eines Betriebsabrechnungsbogen (BAB) im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" erläutert. Die Studiengänge sind dabei als CO Innenaufträge abgebildet und werden, wie im Artikel "Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)" beschrieben als Kostenträger behandelt.

Neben Kosten und Erlöse können hier auch diverse andere Auswertungen über die passenden Kennzahlen erfolgen. Im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" ist dies dann zum Beispiel im Excel erfolgt.

Technisch funktioniert dies mit statistischen Kennzahlen, so dass ich an dieser Stelle gerne auch auf die Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" und  "Hochschulcontrolling: Vergleich Lehrimport von Studiengängen und Kostenanteile einzelner Lehreinheiten - Abschnitte mit abgeleiteten Kennzahlen im Report Painter" verweise.

Aber auch die unterschiedlichen Möglichkeiten der Kostenumlage und Kostenverteilung im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." sowie eine Auswertung der Kosten im Artikel "ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt" als einen guten Ausgangspunkt für eine solche Verrechnung ansehe. Das Spannende im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen ist aber, dass oft noch weitere Anforderungen an das Berichtswesen gestellt werden.