Neben Kommentaren in Winword (und das Kopieren dieser Anmerkungen im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen") bemühe ich mich auch darum in Excel nicht nur sprechende Formeln zu verwenden sondern auch durch Kommentare Hinweise zum Beispiel zur Datenherkunft zu geben. Gerade wenn später noch andere Personen mit diesen Arbeitsmappen arbeiten sollen ist es nützlich hier entsprechende Hinweise zu hinterlegen, so dass gerade bei Eingabemasken (siehe "Formulare gestalten in Excel")  oder auch umfangreichere Tabellen eine kleine Hilfestellung zu bieten.

Aus Gründen der Kreativität und weil ich durch ein Excel-Blog auf diese Möglichkeit hingewiesen worden bin habe ich mir entschieden bei besonders wichtigen Kommentaren diese auch eine andere Form zu geben, so dass diese dann auch direkt bemerkt werden.



Offensichtlich ist dieses gelungen, so dass ich diese Möglichkeit hier gerne ebenfalls festhalten möchte.

Eigentlich können Kommentare nur von der Schrift her formatiert werden. Allerdings ist es möglich durch die Symbolleiste für den Schnellzugriff die Funktion "Form ändern" auch auf Kommentare anzuwenden.

Wie in der folgende Abbildung kann links oben die Schnellzugriffsleiste bearbeitet werden. Alternativ ist dieses auch über DATEI->OPTIONEN im Reiter Symbolleiste für den Schnellzugriff möglich.



Hier kann nun die Befehlsgruppe "Zeichentools Format Registerkarte" ausgewählt werden und die Schaltfläche "Form ändern" in den Schnellzugriff hinzugefügt werden. Wenn nun ein Kommentar markiert ist kann die Form des Kommentar je nach Wichtigkeit angepasst werden, wie im Beispiel zu sehen ist.



Somit ist es sogar möglich in einer einfachen Exceltabelle für Excel-Begeisterte eine Botschaft zum Valentinstag zu verbergen . Natürlich sind auch sonst verschiedene Möglichkeiten vorhanden... aber insgesamt zeigt sich, dass auch in Excel immer einmal wieder ein wenig Kreativität freigesetzt werden kann, wobei dieses auch schon beim tabellenexperten im Artikel "Das How-To zum Christbaum-Simulator" ersichtlich ist. :-)

Neben der ansprechenden Formatierung von Trends und Diagrammen von Zahlenreihen (siehe "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen") sind es manchmal solch kleine Kniffe die dann doch für eine Aufmerksamkeit sorgen und für angenehme Überraschungen sorgen können.
 

Im Artikel "Text als nicht druckbar markieren (ausblenden)" ist erläutert worden, wie Text ausgeblendet werden kann, so dass entsprechende Hinweise (wie ENTWURF oder andere Ergänzungen) nicht mit ausgedruckt werden. Ebenso wird darauf hingewiesen an welcher Stelle auch ausgeblendeter Text wieder eingeblendet werden kann.

Allerdings war es hier einer Kollegin zu mühsam immer erst in den Optionen zu gehen um diese Einstellung zu aktivieren, bzw. zu deaktivieren, so dass sich hier Gedanken darum gemacht worden ist, ob eine solche Umstellung nicht auch über die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufgerufen werden kann.

Als eigene Funktion ist dieses nicht vorhanden, aber innerhalb VBA bzw. für MAKROS gibt es für die Optionen eines Worddokumentes eigene Eigenschaften.

Das Objekt Options.PrintHiddenText steuert die entsprechende Ausgabe. Dabei handelt es sich um ein Objekt vom Typ boolean, so dass es entweder FALSE oder TRUE sein kann.

Durch die VBA Anweisung Options.PrintHiddenText = True  wird ausgeblendeter Text mitgedruckt und durch Options.PrintHiddenText = False erscheint eben dieser nicht im Ausdruck.

Ebenso kann der Objektzustand im Rahmen einer IF Schleife abgefragt werden und entsprechend umgestellt werden.

Das entsprechende VBA Coding lautet:

Sub SwitchHiddenText()
If Options.PrintHiddenText = False Then
 If MsgBox("Soll Ausgeblendeten Text drucken aktiviert werden?", vbYesNo) = vbYes Then
   Options.PrintHiddenText = True
   MsgBox ("Option ausgeblendeten Text drucken wurde aktiviert")
  End If
Else
 If MsgBox("Soll Ausgeblendeten Text drucken deaktiviert werden?", vbYesNo) = vbYes Then
   Options.PrintHiddenText = False
   MsgBox ("Option ausgeblendeten Text drucken wurde deaktiviert")
 End If
End If
End Sub 

Sinnvollerweise sollte dieses als Makro in der NORMAL.DOTM als globale Vorlage hinterlegt werden, so dass dieses in allen Worddokumenten aufgerufen werden kann. Die folgende Anleitung gilt dabei für alle Office Versionen ab 2010.

In der Symbolleiste ANSICHT kann in der Befehlsgruppe MAKROS direkt die Schaltfläche MAKROS wie in unterer Abbildung aufgerufen werden. Wichtig ist nun dass neben den Makronamen (in der Abbildung unter 1 SwichtHiddenText) die Option "Normal.dotm (globale Vorlage) (in der Abbildung unter 2) gewählt wird.



Durch die Wahl der globalen Vorlage können alle künftigen Worddateien auf dieses Makro zugreifen und das jeweilige Makro daraus aufgerufen werden.

Im erscheinenden Visual Basic Editor kann obiger Code kopiert und eingefügt werden, so dass das Makro entsprechend gespeichert werden kann.

Im Ergebnis ist das Makro dann konstant vorhanden.

Sinnvollerweise kann dieses Makro nun in der Schnellzugriffsleiste (links oben), wie in der zweiten Abbildung zu sehen, als Schaltfläche hinzugefügt werden.



Dadurch ist das Makro auch direkt per Symbol aufrufbar, sofern es a) ausgewählt und b) über die Schaltfläche HINZUFÜGEN der Symbolleiste hinzugefügt worden ist.

Im Ergebnis kann nun zwischen "Ausgeblendeten Text drucken" oder "Ausgeblendeten Text nicht drucken" hin und her geschaltet werden. Durch die IF Anweisung erscheint jedoch zuvor eine Messagebox in der vorher eine Rückfrage erscheint.



Im Ergebnis kann hier also im Dokument zum Beispiel die Kennzeichnung Entwurf oder beliebige Anmerkungen eingeblendet oder ausgeblendet werden. Damit können bestimmte Informationen bzw. Textbestandteile (Entwurf, Verteiler, etc.) nur im Bedarfsfall mit ausgedruckt werden. Der Nachteil an solchen ausgeblendeten Texten ist jedoch der Zeilenumbruch, so dass bei Anmerkungen in meinen Augen die Kommentarfunktion die bessere Wahl ist. Der Umgang mit Markups und Kommentaren ist im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" behandelt worden.

Neben der Einrichtung eines neuen Computerarbeitsplatzes (siehe Artikel "Arbeitsrechner neu einrichten Wechsel auf Windos 10, aktuelle Office Version sowie SAP und Excel anpassen") hatte ich die letzten Tage das Vergnügen mich nicht nur mit einer neuen Office Version sondern auch professioneller mit der Nutzung von Excel Pivot-Tabellen zu beschäftigen.

Dieses Wochenende war das Buch von Martin Weiß (tabellenexperte.de) ausgelesen und ich (aber auch unser Kater) sind restlos begeistert.



Normalerweise wird das Thema Pivot-Tabellen allenfalls mal in Form eines Kapitel innerhalb der Excel-Literatur (die mir bekannt ist) behandelt, so dass ich schon mehr als neugierig war, wie hier ein ganzes Buch gefüllt werden kann. Aber in der vorliegenden Form ist das tatsächlich perfekt gelungen.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Excel Pivot-Tabellen (Excel, Pivot-Tabellen/Charts, Datenmodelle, Dashboard) zu finden.

 
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Dabei punktet für mich das Buch insbesondere durch praktische Übungen, die mit entsprechenden Beispielen nicht nur das Thema Pivot-Tabellen behandeln sondern auch eine umfangreiche Anleitung zur Erstellung eines Dashboard oder auch Datengrundlagen für eine Pivot-Tabelle bietet. Beruflich hatten wir vor einiger Zeit einen ausführlichen Vortrag eines Kollegen (siehe Artikel "Informationen rund um Hochschulcontrolling, Haushalt, Finanzen und Rechnungswesen" bzw. die Seite hochschulcontrolling.de ) zum Thema Datenvisualisierung erhalten und viele hier vorgestellte Maßnahmen sind im Buch von Martin Weiß mit praktischen Empfehlungen umgesetzt worden.

Auch ohne direkt mit den Beispieldateien am Rechner zu arbeiten sind die eingebundenen Übungen sowie Screenshots sehr hilfreich und lassen tatsächlich in den einzelnen Kapiteln einen echten AHA-Effekt entstehen.

Besonders hervorzuheben ist natürlich auch der Praxisbezug und die humorvolle Art und Weise wie durchaus komplexe Themen verständlich erläutert werden. Gerade die Verwendung von "formatierten Tabellen" als Datengrundlage aber auch die Kopie eines Berichtslayouts (was ich mir künftig für eine Tabellenvorlage vornehme) sind kleine Hinweise, die tatsächlich das Leben erleichtern und im Idealfall auch eine anstehende "Management Summary" in Form eines Dashboards erstrebenswert erscheinen lassen.

Ausführliche Rezension

Eine ausführliche Rezension zum Buch ist unter den Buchempfehlungen auf dieser Seite unter Excel Pivot-Tabellen (Excel, Pivot-Tabellen/Charts, Datenmodelle, Dashboard) zu finden.

Update:

Mittlerweile gibt es eine zweite Auflage zum Buch  "Excel Pivot-Tabellen für Dummies Taschenbuch – 17. Februar 2021". Im Vergleich zur ersten Auflage gibt es ein neues Kapitel mit einer Einführung in zwei mächtige Erweiterungen: Power Query und Power Pivot. 


 

Während ich mich gestern noch mit SAP Fachwissen im Artikel "Die digitale SAP Bibliothek geht nun auch mobile per App und Möglichkeit Medien herunterzuladen" auseinandergesetzt habe stand heute der Entwurf einer Powerpointvorlage an. Hier soll ebenfalls ein SAP Thema behandelt werden, so dass dieses eigentlich recht gut passt. Zum Glück ist noch ein wenig Zeit bis der Vortrag gehalten werden soll, aber da ich mich auf Anhieb nicht mehr erinnerte wie ich damals die Agenda und die Zwischenabschnittsfolien erstellt habe mag ich mir dieses doch hier im Blog aufschreiben, so dass ich das nächste Mal direkt hier nachschlagen kann.

Schon im Artikel "Grundlagen und Empfehlungen rund um Powerpoint oder auch andere Präsentationen" bin ich auf einige Aspekte zur Erstellung einer Powerpoint-Präsentation eingegangen. Ein weiterer Punkt, in den ich mich auch immer wieder erneut reinlese ist die Frage, wie ich den Fortschritt in einer Präsentation darstellen kann, so dass in jeden Abschnitt auf der Folie direkt der Fortschritt ersichtlich ist.

Hierzu nutze ich Smart-Art als Objekte und hebe den relevanten Abschnitt in der Powerpointpräsentation hervor.

Nehmen wir als Beispiel die Präsentation die ich auch im Artikel "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate" näher vorgestellt habe.

Über die Registerkarte EINFÜGEN habe ich dafür den Punkt SMARTART gewählt und hier aus der Kategorie PROZESS die Smartart PROZESS MIT ABSTEIGENDEN SCHRITTEN.



Hierdurch können die einzelnen behandelten Punkte (Abschnitte) als einzelne Prozessschritte dargestellt.

So sieht meine Agenda für den damaligen Vortrag wie folgt aus:



Ein besonders schöner Effekt ist nun wenn der aktuell behandelte Punkt in einer Abschnittsfolie auch besonders hervorgehoben wird.

Hierzu markiere ich das entsprechende Element (bspw. den Kasten Stammdatenkonzeption)  und wechsele in die Registerkarte FORMAT der SmartArt Tools.
Im ersten Schritt weise ich den aktuell behandelten Punkt über die Schaltfläche FÜLLEFFEKT eine eigene Hintergrundfarbe zu.



Dieses ist noch relativ einfach. Nun kommt allerdings der mir angenehmste Effekt. Unter den Punkten Formeffekte wähle ich unter FORMEFFEKT -> 3D-DREHUNG -> unter PARALLEL den Punkt ISOMETRISCH RECHTS AUFWÄRTS.



Wie zu sehen ist das Ergebnis allerdings relativ flach.

Entsprechend wechsele ich nun ebenfalls zu den Formeffekten und wähle unter FORMEFFEKTE -> ABSCHRÄGUNG den Punkt STARKE ABSCHRÄGUNG.



Alternativ können beide Schritte auch unter FORMEFFEKTE->VOREINSTELLUNGEN als Voreinstellung 9 direkt ausgewählt werden.



Wenn ich nun den Titel entsprechend anpasse erhält jeder Abschnitt einen eigenen Effekt auf die Zwischenfolien, so dass der aktuelle Punkt direkt hervorgehoben ist.



Auf diese Weise kann ich unterschiedliche Zwischenfolien gestalten und erhalte so relativ einfach eine Übersicht über den aktuellen Stand der Präsentation.

Leider lassen sich diese SmartArt nicht im Folienmaster als einzufügende Folie einfügen ohne dass auch im Folienmaster ein vorgegebener Inhalt mit vorgegeben wird. Dennoch denke ich, dass eine entsprechende Präsentation als Vorlage ganz hilfreich sein kann.

Im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" ist der Umgang mit Dokumentenvorlagen ausführlicher beschrieben.

Nachdem nun die Struktur der Präsentation angelegt ist sollte sich allerdings auch noch um den Inhalt gekümmert werden. Hier werde ich wohl die Tage ein wenig an einer SAP Schulung für Kolleginnen und Kollegen arbeiten und hoffe, dass die Präsentation nicht nur optisch sondern auch inhaltlich Anklang finden wird.

Teilweise besteht hier die Möglichkeit den Inhalt aus vorhandenen Präsentationen zu übernehmen aber teilweise sind auch konkretere Anforderungen gestellt worden, so dass ich neugierig bin, ob diesmal der Zeitraum ausreicht und es nicht zu einer Folienschlacht kommen wird.

Vor einiger Zeit bat mich ein Kollege darum die unterschiedlichen Verweisfunktionen in Excel einmal kurz darzustellen. Auch wenn ich in letzter Zeit mehr mit Diagrammen und Pivot-Tabellen arbeite (siehe zum Beispiel im Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen") mag ich doch als kleine Grundlage für Excel die von mir gerne verwendeten Verweisfunktionen anhand eines kurzen Beispiels vorstellen.

Hierbei habe ich die drei Verweisfunktionen (SVERWEIS, WVERWEIS und VERWEIS) anhand eines kurzen Beispiels in Excel dargestellt.

Beispiel SVERWEIS

Die Funktion SVERWEIS sucht zeilenweise eine Matrix nach einen vorgegebenen Kriterium ab und liefert den Spaltenindex beim positiven Fund zurück.

Hierbei kann das Suchkriterium in eine Zelle stehen auf die entsprechend Bezug genommen wird.

Nehmen wir einmal eine konkrete Tabelle als Beispiel in der Kostenartengruppen als Spalten und Kostenstellen als Zeilen hinterlegt sind.

Die Tabelle sieht nun wie folgt aus:


In gelb ist hier die Matrix (in unseren Fall die Datentabelle hervorgehoben) über die einzelnen Spalten der Tabelle ist der Spaltenindex hervorgehoben (die erste Spalte ist 1, die zweite Spalte 2 und so weiter). Bei der Verwendung von SVERWEIS kommt der ersten Spalte eine besondere Bedeutung zu, diese ist gleichzeitig das Suchkriterium über das per SVERWEIS eine Kontrolle erfolgt. Hier muss also das Suchkriterium stets am Anfang der Spalte stehen. Die Ausgabe erfolgt anhand des Spaltenindex welcher in Pfeilrichtung dargestellt ist. Konkret möchten wir nun also für die Kostenstelle 102 den aktuellen Saldo erhalten. Dazu verwenden wir nun die SVERWEIS Funktion wie in folgender Abbildung zu sehen.



Die Formel SVERWEIS ist wie folgt aufgebaut:

=SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;FALSCH)

Als erstes Argument wird das Suchkriterium übergeben (in unseren Beispiel die Kostenstelle 102, danach folgt die Matrix welche durchsucht wird (unsere Datentabelle nach Kostenstellen und Kostenarten), der Spaltenindex um anzugeben welche Spalte ausgegeben wird und als Abschlussparameter FALSCH damit nur genaue Übereinstimmungen ausgegeben werden sollen.

Im Ergebnis haben wir hier also tatsächlich den Saldo in Höhe von 78,00 für die Kostenstelle 102.

Beispiel WVERWEIS

Was ist aber wenn unser Suchkriterium nicht am Anfang der Zeile sondern in der Spalte steht? Hier kann die Formel WVERWEIS verwendet werden in der die Matrix anhand des Zeilenindex ausgegeben wird. Als konkretes Beispiel haben wir wieder eine Tabelle mit Kostenstellen als Zeilen und den Saldo des entsprechenden Geschäftsjahres als Spalten.


Hier soll nun für die ein ausgewähltes Geschäftsjahr die einzelnen Werte der Kostenstellen ausgegeben werden. Das Ziel ist es zum Beispiel die einzelnen Salden für das Jahr 2015 auszugeben. Anhand des Geschäftsjahres ist auch schon ersichtlich, wann ich diese Dokumentation erstellt hatte ;-).

Die Formel ist dabei wie folgt aufgebaut:

Hier ist nun das Suchkriterium das Geschäftsjahr und jede Kostenstelle hat einen eigenen Index zur Ausgabe der im Geschäftsjahr relevanten Salden.

Technisch betrachtet lautet die Formel wie folgt:

=WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Zeilenindex;FALSCH)

Das Suchkriterium ist das in Zelle B22 angegebene Geschäftsjahr, die Matrix die Datentabelle und als Zeilenindex wird die Position (Zeile) der relevanten Kostenstelle angegeben. Selbstverständlich sollen im Controlling auch nur exakte Werte angegeben werden, daher ist abschliessend auch der Parameter FALSCH mit übergeben.

Beispiel VERWEIS

Was ist aber, wenn wir eine im Berichtswesen gar nicht so unübliche Tabelle mit einer Vielzahl von Spalten haben? Ist es hier tatsächlich erforderlich die einzelnen Zeilen oder Spalten abzuzählen nur um die relevanten Ergebnisse zu definieren?

Wie nicht anders zu erwarten ist die Antwort auf die Frage eindeutig NEIN. Hier kann die Funktion VERWEIS genutzt werden durch die die durchsuchenden Werte und die Ergebnisse tatsächlcih voneinander getrennt sind. Zur Verdeutlichung auch wieder ein kurzes Beispiel.


Bei der Verweisfunktion sollen die einzelnen Kostenstellen nach den Suchkriterium durchsucht werden (diese werden als Suchvektor bezeichnet) und innerhalb der Budgetwerte die auf gleicher Position befindlichen Budgetwerte ausgegeben werden. Dabei können die Kostenstellen und die Budgetwerte an vollständigen unabhängigen Positioinen der Tabelle stehen (die Kostenstellen könnten sogar senkrecht und die Budgetwerte waagrecht hinterlegt sein) wichtig ist nur, dass der Suchvektor und Ergebnisvektor identisch viele Anzahl an Zellen in einer Richtung umfasst.

Die sehr übersichtliche Formel ist dann in folgender Abbildung abgebildet:


Die Formel lautet dabei technisch wie folgt:

=VERWEIS(Suchkriterium;Suchvektor;Ergebnisvektor)

Dabei ist das Suchkriterium in der Zelle A 40 die Kostenstelle 102 und als Suchvektor wird nun geschaut an welche Position diese Kostenstelle im Suchvektor auftaucht (es ist der dritte Wert) und im Ergebnis wird auch diese Position im Ergebnisvektor ausgegeben.

Damit ist diese Funktion schon eine der flexibleren Funktionen (sofern man sich nicht mit INDEX auseinander setzen mag) und ermöglicht so ein schnelles Ergebnis.

Was aber wenn die Suche nicht erfolgreich war?

So schön die Funktion VERWEIS auch ist, hat diese doch einen erheblichen Nachteil gegenüber SVERWEIS und WVERWEIS, sofern das Suchkriterium nicht gefunden wird.

Folgende Abbildung stellt das nicht vorhandene Ergebnis auf der Suche nach D in allen drei Formeln gegenüber.



Im Artikel "XVERWEIS statt SVERWEIS, WVERWEIS und INDEX VERGLEICH: Vorfreude!!!" erläutert Katharina Schwarzer (Soprani Software) :

"Der Unterschied ist vor allem beim Nicht-Finden – VERWEIS bringt nur dann #NV, wenn der Suchwert kleiner als der kleinste Wert im Suchvektor ist. Damit ist es für viele Verweise unbrauchbar, weil es sonst mit dem nächstkleineren matcht."

Vielen Dank an dieser Stelle für den Hinweis.

Fazit

Natürlich können diese Verweisfunktionen auch etwas komplizierter ausfallen. Im Artikel "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel" hatte ich die Verweisfunktion genutzt ob ein Wert innerhalb eines vorgegebenen Intervall liegt. Im Artikel "SVERWEIS ohne NV und dynamische Größen für Datenbereiche" bin ich auf das Thema eingegangen welche Vorkehrung getroffen werden kann, wenn ein Wert nicht gefunden wird.

Hinweis INDEX / VERGLEICH als Alternative

Wer sich nicht aus Nostalgiegründen an die Verweisfunktionen klammert kann aber auch die Funktionen INDEX / VERGLEICH nutzen die auch im Ergebnis bei Artur von excel-koenig.de im Artikel "5 Excel Formeln, die du kennen solltest" Anfang 2017 zusammengestellt worden sind.

Hier kann ich unter anderen auf einen Artikel von Martin Weiß (tabellenexperte.de) zum Thema "Ein echtes Dream-Team: INDEX und VERGLEICH" hinweisen.

Im Artikel "Index und Vergleich statt SVERWEIS endlich verstanden und Suche über Verweis nur, wenn es auch etwas zu finden gibt" bin ich ebenfalls darauf eingegangen.
 

Praxisbeispiele Verweisfunktionen

Persönlich bin ich wieder auf die Entwurfsversion dieses Beitrag aufmerksam geworden nachdem ich die Zusammenstellung mehrere Artikel zu Verweisfunktionen von Gerhard Pundt von clevercalcul (siehe Beitrag "29 empfehlenswerte Artikel zu SVERWEIS / VLOOKUP" im Feedreader als ToRead gefunden hatte :-). Wobei ich gerade bemerke, dass er auch im Artikel "3 Verweisfunktionen von Excel, die du kennen solltest" praktische Anwendungsbeispiele für diese Funktionen findet.

Wie schon im Kommentar erwähnt empfinde ich die VERWEIS Funktion tatsächlich als flexibel, jedoch muss ich zugeben, dass der Vorteil, dass anhand der Formelnamens direkt klar ist, woran sich die Formel orientiert ebenfalls charmant. Insbesondere wenn die Formel auch noch mit Spalte() als Index genutzt wird.