Seit Excel 2007 bietet die bedingte Formatierung nicht mehr nur die Darstellung in Farben sondern auch eine Darstellung mit Symbolen (Pfeile, Ampel, etc.) an, die eine schnelle Bewertung von Veränderungen auf einen Blick ermöglicht.

Ausgangslage
Es sollen zwei Salden miteinander verglichen werden und die entsprechende Veränderung bzw. Tendenzen dargestellt werden. So sollen kleiner Veränderungen mit einen aufsteigenden oder absteigenden Pfeil (im Beispiel gelb) und größere Veränderungen mit einen Pfeil nach unten (in rot) bzw. nach oben (in grün) dargestellt werden.

Lösung
Hier bietet Excel eine Lösung auf der Symbolleiste "Start" durch die Funktion "bedingte Formatierung" an.

Nehmen wir an, dass wir eine Tabelle mit folgenden Spalten haben

• Kostenstelle
• Saldo 2011
• Saldo 2012
• Veränderung

Hierbei wird die Spalte Veränderung durch Saldo 2012 - Saldo 2011 berechnet und weist einen absoluten Wert aus.

Nun soll neben der absoluten Veränderung auch eine entsprechende Tendenz entweder nur als Pfeil oder ergänzend zum absoluten Wert dargestellt werden.

Um dieses zu erreichen sind die Zahlenwerte in der Spalte Veränderung zu markieren und unter der Schaltfläche
"Bedingte Formatierung" (im Ribbon Start" die Funktion "Neue Regel auszuwählen".

Als Regeltyp sollte der Punkt "Alle Zellen basiernd auf ihren Wert formatieren" gewählt werden. Formatstil sollte "Symbolsätze" sein

Unter Symbolart kann nun ausgewählt werden, welchen Symbolsatz (Ampfel, Pfeile etc.) verwendet werden sollen.

Im oberen Beispiel wäre dieses die Symbolart "5 Pfeile farbig".

Sofern die absoluten Werte verglichen werden sollen, ist als Regel der Typ "Zahl" zu verwenden, wodurch feste Wertgrenzen angegeben werden können. Andernfalls besteht auch die Möglichkeit hier Prozentwerte oder Formeln zu hinterlegen. Durch den Hacken "Nur Symbole anzeigen" besteht auch die Möglichkeit nur Symbole und nicht länger die Werte mit anzugeben.

Als Beispiel könnte die Regel wie folgt aussehen:


Hier wird folgende Regel angewandt:
a) Veränderungen größer als 2500 führt zu einen grünen bzw. roten Pfeil nach oben oder nach unten.
b) Veränderungen zwischen 500 und 2500 werden als Tendenz mit einen aufsteigenden bzw. absteigenden Pfeil angezeigt.
c) Veränderungen bis zu 500 werden als stabil betrachtet.

Die verwendeten Symbole können dabei entsprechend auch verändert werden und so auch nur zwei Symbole grüner Pfeil nach oben, roter Pfeil nach unten und kein Zellensymbol gewählt werden. Allerdings besteht hier nur die Möglichkeit auf vorhandene Zellensymbole zurückzugreifen.

Eigener Symbolsatz für bedingte Formatierung verwenden (roter Pfeil nach oben)

Die verwendeten Symbole können dabei entsprechend auch verändert werden und so auch nur zwei Symbole grüner Pfeil nach oben, roter Pfeil nach unten und kein Zellensymbol gewählt werden. Allerdings besteht hier nur die Möglichkeit auf vorhandene Zellensymbole zurückzugreifen.



Da in letzter Zeit oftmals die Frage aufkam, wie andere Symbole genutzt werden können (bspw. roter Pfeil nach oben. Hier fällt mir als Lösung nur ein über eine WENN Funktion die Unicodezeichen ▲ und ▼ entsprechend einzufärben. Ähnliche Möglichkeiten bieten natürlich auch andere Zeichen oder Sonderzeichen wie aus Symbolschriftarten.

Nachtrag August 2016:
Eine ausführlichere Beschreibung hat hier Martin Weiß im Artikel "Bedingte Formatierung mit eigenen Symbolen" auf tabellenexperte.de geschildert. Wobei mir besonders schön die optische Lösung von Symbol und Wert in einer Zelle gefallen hat.

 

Filter und Sortierung und weitere Beispiele zur bedingten Formatierung

Ein weiterer Vorteil der bedingten Formatierung ist auch im Artikel "Vorteil von Excel Formatvorlagen und Filter nach Farben oder Zellensymbolen aus bedingter Formatierung" dargestellt und kann gerade bei umfangreicheren Daten sehr hilfreich sein.

Auch im Artikel "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" wird mit der bedingten Formatierung gearbeitet um in der Pivottabelle ergänzend zum Diagramm auch an den Grunddaten entsprechende Zuordnungen farblich dargestellt zu bekommen. Ein klassisches Beispiel ist auch die Formatierung von Feiertagen im Urlaubsplaner, wie sie im Artikel "Urlaubsplaner und dynamischer Kalender mit Monatsansicht (Urlaubsplaner 2015/2016 in Excel)" vorgestellt wurde.

Datenanalyse mit Excel

Weitere Artikel rund um die Datenanalyse mit Excel sind auch in den Artikeln "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen",  "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" und "Gestapelte Säulendiagramme in Excel mit Summenausweis" zu finden.

Ausgangslage
Innerhalb eines Worddokumentes sollen bestimmte Textbestandteile (Entwurf, Verteiler, etc.) nur im Bedarfsfall mit ausgedruckt werden.

Lösung
Hier bietet Winword die Möglichkeit Textbestandteile auszubelenden.

Hierzu kann der Textteil markiert werden und unter

a) Office 2003
unter Format->Zeichen unter der Registerkarte Schrift

b) Office 2007/2010
Start->Schriftart (STRG+D)

ebenfalls über die Schaltfläche "ausgeblendet" entsprechend als ausgeblendeten Text markiert werden.

Innerhalb der Wordoptionen (Office 2003 unter Extras-> Optionen / Office 2010 Start oder Datei auf Optionen) kann über die Einstellung "Ansicht" der Punkt "Ausgeblendeter Text drucken" fallweise markiert werden.

Openoffice bietet eine vergleichbare Funktion unter
Format-> Zeichen->
Register Schrifteffekt
ebenfalls als Ausgeblendet an.

Damit der Text weiterhin angezeigt wird, müssen sowohl in Winword als auch in OpenOffice die Steuerzeichen angezeigt werden, da andernfalls der Text auch in der Voransicht nicht angezeigt wird.

Innerhalb der Optionen kann desweiteren eingestellt werden, ob der Text gedruckt oder angezeigt werden. Sollen keinere Textbestandteile (zum Beispiel Verteilerlisten oder ENTWURF) nicht augedruckt werden kann es sinnvoll sein, diesen Text dennoch im Dokument anzuzeigen. Hierdurch kann jedoch das Layout der Seite durch Darstellung der nicht zu druckenden Textbestandteile verschoben werden.

wie beschrieben lässt sich die Anzeige von "nicht zu druckenden" Zeichen in der normalen Ansicht ebenfalls ausblenden.

Dieses ist onnerhalb der Wordoptionen (Office 2003 unter Extras-> Optionen / Office 2010 Start oder Datei auf Optionen) kann über die Einstellung "Ansicht" bzw. "Anzeigen" neben den Punkt "Ausgeblendeter Text drucken" auch unter "Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen" die Markierung unter "Ausgeblendeten Text" ebenfalls ausgeblendet bzw. eingeblendet werden.

Im Artikel "Ausgeblendeten Text per Makro mit drucken oder nicht drucken über Schnellzugriff Symbolleiste" ist auch eine schnellere Methode beschrieben.

Sollen nur Anmerkungen zum Text gemacht werden ist es ohnehin besser mit der Kommentarfunktion zu arbeiten, da in dieser auch entsprechende Ergänzungen (oder auch Korrekturen) erfolgen können.

Gerade im Bereich Kommentare und Änderungsverfolgung dürfte auch der Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" interessant sein.

Ausgangslage
In einer etwas umfangreicheren Exceltabelle scheinen wenn dann Funktionen oder auch andere Berechnungen nicht mehr zu funktionieren, obgleich die üblichen Fehler (Datenformat, fehlerhafte Bezüge etc.) schon ausgeschlossen waren.

Lösung
Eine etwas versteckte Funktion innerhalb Microsoft Excel findet sich in den Excel-Optionen, zu finden unter Datei/Office Button -> Optionen, im Reiter Formeln.


Excel bis 2003:
Datei->Optionen->Formeln
bzw. ab Excel 2007:
Office Schaltfläche->Exceloptionen->Formeln


Hier läßt sich das automatische Berechnen von Formeln auf manuell umstellen, so dass Formeln nicht direkt bei der Eingabe berechnet werden. Der Punkt lautet hierbei Arbeitsmappenberchnung.

Soweit hatte ich diesen Fehler auch schon unter Formeln in Excel werden nicht berechnet beschrieben.

Das Heimtückische an dieser Funktion ist, dass diese nicht für die gerade geöffnete Excelmappe gilt, sondern als übergreifende Einstellungen. Dieses bedeutet, dass wenn man eine Exceldatei mit entsprechender Einstellung geöffnet hat, dass diese Funktion auch bei allen anderen danach geöffneten Dateien Wirkung zeigt.

Es mag sicher Anwendungsgebiete für diese Funktion geben, aber im Falle eines ungewollten Aktivieren kann diese mehr als unerwünscht sein.

Ausgangslage
In einer Exceltabelle sind Stundenangaben mit Nachkommastellen erfasst worden. Hierbei sind diese Werte als "Standard" formatiert, so dass Zahlen nur mit Nachkommastellen ausgegeben werden, wenn auch welche vorhanden sind.

Nun tritt folgendes Phänomen auf. Zahlen werden, obgleich dieses nicht vorgegeben ist direkt in der Anzeige gerundet. So wird der Wert 2,5 als 3 angezeigt. Intern wird aber weiterhin mit 2,5 gerechnet.

Ursache
Hier passt Excel 2007 / 2010 die Zahlen leider in einer unerwünschten Form an, sofern die Spalten nicht ausreichend Platz bieten. So wird 2,5 als 3 angezeigt, es sei denn die Spalte hat die optimale Spaltenbreite.

Lösung
Hier kann entweder in Excel direkt die Spaltenbreite angepasst werden, oder alternativ innerhalb der Symbolleiste Start bei Format die Funktion "Spaltenbreite automatisch anpassen" gewählt werden, so dass hier keine Anzeigeprobleme mehr entstehen.

Ausgangslage
Aus einer bestehenden umfangreichen Dokumentation (bspw. aus Word oder Powerpoint) sollen die eingebundenen Bilder entnommen werden (um diese bspw. in einer anderen Präsentation einzubinden). Dieses soll jedoch nicht mühsam über die Zwischenablage erfolgen (per Copy&Paste) erfolgen.

Lösung
Sofern es sich um ein aktuelles Office Format handelt (DOCX, XLSX pder PPTX) kann diese Dateiendung in ZIP umbenannt werden und dann innerhalb dieser Datei (entweder direkt, oder nachdem diese entpackt worden ist) die eingebundenen Medien direkt entnommen werden.

Hintergrund
Seit Office 2007 bietet Microsoft Office das Office Open XML als Standarddateiformat (Dateiendungen DOCX, XLSX, PPTX). Hierbei handelt es sich um Containerdateien die ein Dokument im XML Format abspeichert und alle eingebundene Medien ebenfalls als separate Bestandteile umfasst.
Innerhalb des Dokumentenverzeichnis werden alle Dokumentenbestandteile gespeichert.
Bei XLSX handelt es sich hierbei um XL, bei DOCX um word und bei PPTX um ppt.

Innerhalb dieser Ordner befindet sich ein Unterordner media und aus diesen können alle eingebundene Medien (bspw. Bilder) entnommen werden. Hierbei werden eingefügte Bilder als PNG Dateien hinterlegt.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die eingebundenen Bilder je Medienformat durchgehend nummeriert worden sind.

Dieses kann jedoch von Vorteil sein, da die Reihenfolge der Nummerierung der Dateinamen auch entsprechend des Auftretens der eingebundenen Bilder innerhalb des Dokumentes entsprechen.

Neben den eingebundenen Medien sind auch alle anderen Bestandteile des Dokumentes in verschiedene Ordnern abgelegt.

Weitere Informationen zum Aufbau der Formate sind bspw. im Wikipedia Artikel Office Open XML erläutert.

Weitere Informationen zum Umgang mit Open XML Formaten in früheren Office Versionen bietet Microsoft unter office.microsoft.com an unter anderen kann hier das Microsoft Office Compatibility Pack für Word-, Excel- und PowerPoint 2007-Dateiformate heruntergeladen werden, welches ein Öffnen der Dokumente in älteren Office Versionen ermöglicht. Alternativ kann auch OpenOffice oder LibreOffice dafür verwendet werden.