Im Bereich der öffentlichen Verwaltung ist das Thema Budgetierung eigentlich immer vorhanden, sodass ich mit der technischen Umsetzung innerhalb SAP hier durchaus vertraut bin und mich daher sehr gefreut habe, dass nun auch das Modul Controlling von den Erfahrungen aus diesen Bereich lernen konnte. 

Fairerweise ist dies durchaus mit Augenzwinkern geschrieben, aber mit Blick auf die Entwicklungen unter SAP S/4HANA in der Kostenstellenrechnung war ich dann doch erstaunt, dass die Budgetverfügbarkeitskontrolle jetzt auch im Controlling angekommen ist und hier direkt bei Kostenstellen genutzt werden kann.

Da schon bald der nächste Quartalsabschluss ansteht, mag ich in diesen Artikel ein wenig die Möglichkeiten der Budgetierung und Budgetüberwachung von Kostenstellen unter SAP S/4HANA ab 1909 beschreiben und dabei auch in Richtung anderer Module wie PSM-FM oder auch die Innenaufträge CO-OM-OPA neben der Kostenstellenrechnung CO-OM-CCA verweisen.
 

Budgetverfügbarkeitskontrolle und Budgetierung im Modul PSM-FM

In SAP Modul der öffentlichen Verwaltung (PSM - Public Sector Management) ist im Haushaltsmanagement (FM - Funds Management) die Budgetierung von Fondes und Finanzstellen sowohl bei Budgetierung über die klassische Budgetierung (KB) mit den Transaktionen  FR50 und FR58 als auch im Budgetverwaltungssystem (BCS)  mit der Budgetierungs-Workbench über die Transaktion FMBB vertraut. Auch die akitve Verfügbarkeitskontrolle mit Prüfung und die passive Verfügbarkeitskontrolle ohne Ürüfung aber mit entsprechenden Berichtswesen über Finanzstelle, Fond und Finanzpositionen ist hier nicht nur vom Customizing, sondern auch in der praktischen Umsetzung soweit bekannt.

Die entsprechenden Customizing-Einstellungen (Transaktion SPRO) finden sich dabei unter

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • FÜR BCS
    • Budgetverwaltungssystem (BCS)
    • Verfügbarkeitskontrolle
  • FÜR KB
    • Klassische Budgetierung
    • Verfügbarkeitskontrolle

Aber auf die Einstellungen und Besonderheitn im PSM-FM möchte ich hier gar nicht weiter eingehen. Sollte aber bei Ihnen ein Wechsel von der klassischen Budgetierung auf das Budgetverwaltungssystem BCS anstehen verweise ich gerne auf die beiden Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" , "Bisherige SAP ERP / ECC Berichte unter SAP S/4HANA insbesondere im Bereich FI - Bilanzreporting, CO - Report Painter CO-OM und EC-PCA und PSM - BCS und Klassische Budgetierung".  Aber nun zurück zum eigentlichen heutigen Thema.


 

Bisherige Budgetierung von Kostenstellen über statistische Innenaufräge

Bisher gab es einen Workaround im Modul CO durch den über eine Substitution (Transaktion OKC9) einen statistischen Auftrag automatisch mitbuchen zu lassen, wenn eine manuelle Buchung auf die Kostenstelle erfolgt. Dieses funktioniert jedoch nicht bei Umlagen, Verteilungen und andere maschinelle Verrechnungen.

Erfolgt jetzt eine Buchung wird diese gegen das Budget auf den statistischen Innenauftrag geprüft und es erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung. Im Modul CO-OM-OPA (Inennaufträge) war es möglich hier Innenaufträge zu budgetieren und eine entsprechende Budgetverfügbarkeitskontrolle zu aktivieren. Über die Natur von statistischen Innenaufträgen und ihre Möglichkeiten bin ich im Artikel "Statistischer Innenauftrag in SAP und verschiedene Anwendungen u.a. Verfügbarkeitskontrolle zum Budget im CO auf Kostenstelleneben" eingegangen.

Ähnlich wie bei der Beschreibung der Mittelbindung bin ich aber aktuell erstaunt, dass viele Themen die aus PSM-FM vertraut sind nun auch in anderen SAP Modulen zu finden sind. Ein besonders schönes Beispiel ist hier die Budgetierung von Kostenstellen unter SAP S/4HANA.

Budgetierung von CO Innenaufträgen

Im Artikel "Kostenstellen Etatplanung und Budgetierung von Innenaufträgen im SAP Controlling als Alternative zur klassichen Budgetierung oder BCS im PSM-FM" bin ich auf die Budgetierung von CO Innenaufträgen eingegangen.

Das folgende Schema erklärt die Vorgehensweise:

 

Budgetierung von Kostenstellen ab S/4HANA 1909

Mit SAP S/4HANA 1909 steht in der Kostenstellenrechnung eine Budgetverfügbarkeitskontrolle für Erfolgskonten (Sachkontoart »Primärkosten« oder »Sekundärkosten«) zur Verfügung. Im Gegensatz zur Etatverwaltung ermöglicht sie, direkt bei der Buchung von Belegen zu prüfen, ob dafür noch ausreichend Budget vorhanden ist, sowie die zusätzliche Steuerung des Budgetverbrauchs auf Kostenstellen. Dies war bisher nur für Innenaufträge möglich.

Customizing Budgetierung von Kostenstellen

Unter ERP/ECC hatten wir mit Versionen gearbeitet, während unter SAP S/4HANA diese durch Plankategorien abgelöst werden. Für die Budgetierung von Kostenstellen legen wir im Customizing unter

• Controlling
• Controlling Allgemein
• Planung
• Kategorien für Planung pflegen

eine eigene Plankategorie an und beachten, dass in dieser unter Verwednung 2 Kostenstellenbudget gewählt ist.

Danach bewegen wir uns im Customizing unter

• Controlling
• Kostenstellenrechnung
• Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen

und legen über Profil für Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen pflegen ein eigenes Budgetprofil an.

Als Typ VerfügKontrolle wird hier CC Kostenstellen ausgewählt und auf der nächsten Schritte bestimmen Sie die Kontengruppen, gegen die das Budget geprüft wird.
Danach können Sie noch Toleranzgrenzen für einzelne betriebswirtschaftliche Vorgangsgruppen definieren und ja nach % Wert hier eine Warnung oder eine Fehlermeldung ausgeben lassen.
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Nachdem Sie die Budgetprüfung für einzelne Plankategorien festgelegt haben sollte auch noch das relevante Prediction Ledger für die Obligoverwaltung aktiviert werden. 

Klassischerweise sind noch Nummernkreis für die Budgetbelege zu definieren sowie die Budgetbelegart definiert zu werden.

Stammdatenpflege Kostenstellen

Nachdem das Customizing abgeschlossen worden ist, kann in der Fiori App »Kostenstellen verwalten« (App-ID F1443A) unter Steuerungen die Budgettragende Kostenstelle zu den einzelnen Kostenstellen, das Profil für die Budgetverfügbarkeitskontrolle sowie die Budgetverfügbarkeitskontrolle aktiv ausgewählt werden.

Diese Daten sind nur in der Fiori-App oder im Migrationscockpit beim Migrationsobjekt CO - Kostenstelle verfügbar nicht jedoch bei der Pflege per KS01, KS02 im SAP GUI.

Der Vorteil ist, dass Sie hier mit übergeordneten Kostenstellen arbeiten können und hier der Budgetverbrauch für eine ganze Abteilung gegenüber der Hauptkostenstelle erfolgt.

Budegtierung von Kostenstellen unter S/4HANA

Die Budgets können Sie über die Fiori App Finanzplandaten importieren per CSV als Kostenstellenbudgetierung vornehmen. Eine Budgetumbuchung, Budgetrückgabe oder Budgetnachtrag kann dann über die Fiori-App »Kostenstellenbudgets verwalten« (App-ID F4307) erfolgen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass schon vorher ein entsprechendes Kostenstellenbudget vorhanden ist. Hierzu ist es erforderlich, sowohl die Kostenstelle in der Fiori-App »Kostenstellen verwalten« mit den entsprechenden Stammdaten zu versorgen als auch über die Fiori-App »Finanzplandaten importieren« ein Kostenstellenbudget anzulegen. Ferner können Sie Budgets nur zwischen Kostenstellen umbuchen, wenn die Kostenstellen demselben Buchungskreis zugeordnet sind.

Berichtswesen - Verfügbares Budget bei Kostenstellen

Neben der technischen Umsetzung einer Budgetverfügbarkeitskontrolle ist mir auch das Berichtswesen noch immer ein wichtiges Thema.

Über die Fiori-App »Kostenstellen Etatbericht« (App-ID: F3871) erhalten Sie eine Übersicht über das bereits gebuchte Budget, die Obligos, die Istkosten und das verfügbare Budget (die Berechnung dahinter erfolgt aus Budget abzüglich Obligo abzüglich Istkosten). Diese App dient der Überwachung Ihrer Kosten und vergleicht das Budget mit den Istkosten und Obligos in den budgettragenden Kostenstellen.

Vorteile und Nachteile der Budgetverfügbarkeitskontrolle

Meiner persönlichen Meinung nach entbindet eine aktive Budgetverfügbarkeitskontrolle weder Budget- noch Kostenverantwortliche von einer eigenen Kontrolle. Dies ist auch ein Grund, warum ich ein dezentrales Berichtswesen als elementar im Controlling sehe. Die Vorteile einer technischen Kontrolle kann sicherlich darin gesehen werden, dass keine weiteren Kosten mehr gebucht werden können. Die Nachteile sind jedoch umgekehrt, dass sich im Vorfeld sehr genau über die Kontengruppen Gedanken gemacht werden sollte. Andernfalls könnte die Verbuchung von Personalkosten verweigert werden, da ja kein Budget mehr vorhanden ist. 
 

Fazit - Ausblick

Ich schreibe zwar gerade an einem anderen Buchprojekt aber bin letztens erst wieder darauf aufmerksam geworden, dass es hilfreich ist sich auch mit scheinbar vertrauten Modulen wieder intensiver auseinander zu setzen, da es hier doch die ein oder andere Ecke gibt in der sich Themen verändern können oder wo neue Methoden und Techniken vorhanden sind.

Gerade bei Schulungsunterlagen und Buchprojekten freue ich mich hier nicht nur Wissen vermitteln zu können, sondern selbst auch beim Update dieser Unterlagen oder beim intensiven Eintauch in ein Thema immer wieder neues zu lernen.

Entsprechend freue ich mich auch sehr darüber, dass zum Online-Training bei Espresso Tutorials auf unkelbach.expert nun auch neue Termine für Frühjahr und Herbst zu finden sind und kann auch schon einmal vorsichtig ankündigen, dass vermutlich 2027 ein neues Buch von mir erscheinen wird. Aktuell habe ich da eine kleine Schreibpause und freue mich schon sehr auf die Rückmeldung des Lektorats zum Zwischenkapitel.

Die einzelnen Schritte bei der Entstehung eines SAP-Fachbuches wären sicherlich auch ein Thema an sich hier im Blog was ebenso wie die ein oder andere Artikelserie in den Ideen-Pool landen wird. Bis dahin freue ich mich aber auf   Tee oder Kaffee und über den ein oder anderen fachlichen Austausch innerhalb der SAP Community. 

Auch sonst bin ich auf Veränderungen in 2026/2027 gespannt und freue mich schon darauf auch dieses Jahr mit passendem Rückblick beenden zu können, auch wenn vorher noch die ein oder andere spannende Veranstaltung oder passendes Thema hier als Artikel veröffentlicht wird.
 

Im Rahmen eines Berichtswesens im SAP Controlling nutze ich auch die Möglichkeit innerhalb eines Zusatzfeld-Coding per ABAP diverse Auswertungen vorwegzunehmen und schätze dabei sehr die Möglichkeit der Überprüfung meines Codes aber vor allem auch das Syntax-Highlighten oder aber auch die Option über die Schaltfläche Pretty Print den von mir geschriebenen Code etwas besser lesbar zu machen.

Anhand der folgenden Abbildung ist die Hervorhebung des ABAP Codes recht gut ersichtlich.


Screenshot © Copyright 2015. SAP SE. Alle Rechte vorbehalten ^*

Wie die Einstellung für den "Quellcode-basierten Editor" sowie für "Pretty Printer" vorgenommen werden können habe ich im Artikel "Syntaxhevorhebung im ABAP Editor durch neuen Frontend Editor (Quelltext-Modus)" beschrieben.


Im Laufe der Zeit ist das Coding doch recht umfangreich gewachsen und eigentlich wäre es an dieser Stelle eine gute Gelegenheit bestehendes Coding zu verbessern beziehungsweise dieses etwas zu aktualisieren. Gerade in der Anfangszeit ist da doch ein klein wenig Spaghetti-Code ohne ordentliche Dokumentation oder auch mit etwas ungünstigen Schritten entstanden.

Allerdings wollte ich dieses Coding nicht im SAP GUI vornehmen, sondern mir den Code kopieren und einen externen Editor verwenden. Glücklicherweise fand ich hier an der Arbeit NotePad++ als Freeware und freue mich sehr darüber, dass hier durch Erweiterungen auch ABAP Coding als Sprache unterstützt wird. Hierzu hat dankenswerterweise Denis Reis im Artikel "ABAP Syntax im Notepad++ nutzen" eine passende Anleitung geschrieben, sodass ich auf diese gerne verweisen möchte.

Der Editor selbst ist auf https://notepad-plus-plus.org/ zu finden und sowohl in einer portablen Version als auch einer direkten Version zur Installation verfügbar.

Wie von Denis Reis beschrieben konnte ich über Sprache > Benutzerdefinierte Sprache > Eigene Sprache definieren über die Schaltfläche Importieren die Datei ABAP.XML importieren.

Nun steht mir neben den bereits vorhandenen Sprachen wie PHP oder HTML auch eine benutzerdefinierte Sprache (hier: ABAP) zur Verfügung.



Sobald ich hier ABAP auswähle, habe ich nach der Aktivierung auch im "Texteditor" Einrückungen sowie Syntax-Highlighten für meinen ABAP Code und kann da etwas leichter mich zurechtfinden.



Dies ist kein großer Aufwand, aber eine sehr schnelle positive Lösung um auch außerhalb des SAP System etwas leichter Code anpassen zu können, auch wenn hier natürlich das Prüfen des Coding fehlt.

Sofern mein Schwerpunkt in Richtung Programmierung gehen würde gibt es sicherlich auch einfachere beziehungsweise komfortablere Varianten aber für eine kurze Unterstützung ist diese Umgebung genau passend für meine Bedürfnisse. 

An ihre Grenzen stößt diese natürlich, wenn ich hier auch eine Rückmeldung erhalten mag, ob der Code funktioniert. Dafür ist die Schaltfläche Coding Prüfen im SAP GUI / ABAP Editor durchaus von Vorteil :-)

Für eine externe Optimierung meines Coding ist dies aber dennoch sehr praktisch, daher vielen Dank für den Hinweis auf diese Möglichkeit in Richtung Denis Reis.

An dieser Stelle auch noch ein kurzer Hinweis auf meine Rezension unter "Literaturempfehlung: Unternehemensplanung mit SAP BPC von Denis Reis".

Ich freue mich immer wieder darüber, dass im Netz auf solche Empfehlungen zu finden und darüber, dass auch andere Personen Blogs zu SAP Themen schreiben.

Ob ich perspektivisch mich auch in Richtung ABAP weiterbilde, ist eine andere Frage und hängt auch mit der weiteren SAP Zukunft bei mir ab ;-).

Grundlage eines guten Berichtswesen sind sauber gepflegte Stammdaten und neben einer Budget- und Kostenverantwortung natürlich auch ein entsprechendes Fachkonzept inklusive Berechtigungen. Entsprechend geht dieser Artikel auf eine solche Anforderung im CO Berichtswesen ein aus der nicht nur nur die einzelnen CO-Objekte wie Kostenstelle, Innenauftrag oder Profitcenter sondern auch die verantwortlichen Ansprechpartner inklusive E-Mail-Adresse ausgewertet werden sollen. 

Ausgangslage - CO Stammdaten und Mailadresse aus verantwortliche Benutzer

Eine CO-Stammdatenauswertung über Kostenstellen und Innenaufträge soll die Kontaktdaten der Kostenstellenverantwortliche enhalten. Dabei kann natürlich die Anschrift aus der Kostenstelle aus der Stammdatenpflege genommen werden. In der App Kostenstellen verwalten (FIORI App ID F1023 oder die neuere App ID F1443A) können Anschriftsdaten wie Name 1 bis Name 4 sowie Straße, Ort (und andere Postanschriftdaten) hinterlegt werden.

Allerdings gibt es für die "elektronische Kommunikation" im Abschnitt Kommunikation ur Telefonnummer, Teleboxnummer, Telexnummer, Telefaxnummer und Teletexnummer. Ein Feld für die E-Mail-Adresse ist originär nicht vorhanden.

Denkbar wäre hier noch per Customer-Include ein Zusatzfeld. Im Controlling ist dies über CI_CSKS für Kostenstellen oder CI_AUFK für CO-Innenaufträge möglich. Diese können per CMOD (Customer-Exit) COOMKS01 oder COOPA003 den Stammdaten ergänzt werden.

Auf die Erweiterung der Stammdaten bin ich im Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag" eingegangen.

In diesem Beispiel möchte ich aber auf eine Lösung mit vorhandenen Stammdaten eingehen. 

Anwendungsfall - Praxisanforderung im Berichtswesen

Die eingangs beschriebene Anforderung ist für viele Berichtsanforderungen im CO relevant. Oftmals soll neben Kostenstellen oder Innenaufträge auch die verantwortlichen Ansprechpartner inklusive E-Mail.Adresse dargestellt werden um diese etwa für den Versand von Berichten, Kommunikation zu Bugdetfragen oder auch für interne Abläufe genutzt werden.

Da CO-Stammdaten selbst kein originäres Feld für E-Mail-Adressen enthalten, bietet sich die Nutzung der SAP-Benutzerkennung des verantwortlichen Benutzers an.
 

Pflege Verantwortliche in CO Stammdaten

Neben den Reitern Anschrift, Kommunikation sowie gegebenenfalls Zusatzfeldern gibt es im Abschnitt Grunddaten zur Kostenstelle auch noch das Feld Verantwortlicher (CSKS-VERAK Textfeld mit 20 Zeichen) oder Verantowrtlicher User (CSKS-VERAK_USER). Im Feld Verantwortlicher User kann eine SAP-Userkennung (Benutzername) hinterlegt werden. Dies Feld prüft gegen die Tabelle USR02 ab.

Das Feld VERAK_USER nutzt dabei als Eingabehilfe (Suchhilfename USER_COMP) die Domäne XUBNAME und per Fremdschlüssel die Prüftabelle USR02. Hierdurch werden auch nur aktive User zur Auswahl angeboten.

Entsprechend kann hier die im SAP-Benutzerstamm hinterlegte Benutzer-ID der Person eingegeben werden, die für die Kostenstelle verantwortlich ist. Es erfolgt dabei eine Überprüfung gegen dem Benutzerstamm im SAP System.

Für das Feld Verantwortlicher kann freier Text ohne Überprüfung angegeben werden. Neben der Pflege von Berechtigungen über zugeordnete Rollen kann bei der SAP-Userkennung (Transaktion SU01 Benutzerpflege oder SU01D Benutzer anzeigen) im Abschnitt Kommunikation auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Diese kann dann unter anderen für Workflows wie Freigabe einer Rechnung / Bestellung genutzt werden.

Anforderung E-Mail-Adresse zu Verantwortlicher User

Das Feld "Verantwortlicher Benutzer" kann bei den CO Objekten Profitcenter, Kostenstelle und CO Innenaufträge gepflegt werden. Im konkreten Beispiel soll die Benutzerkennung jedoch nur in der Kostenstelle gepflegt werden und nicht bei Profitcenter und/oder Innenauftrag,

In den erwähnten Stammdaten ist das Feld an folgender Stelle vorhanden:

• Kostenstelle
  • Transaktion KS01, KS02, KS03 
    Abschnitt Grunddaten Feld Verantwortlicher Benutzer
  • Tabelle CSKS Feld VERAK_USER
    Verantwortlicher Benutzer
• Profitcenter
  • Transaktion KE51, KE52, KE53
    Abschnitt Grunddaten Feld Verantwortlicher Benutzer
  • Tabelle CEPC Feld VERAK_USER
    Verantwortlicher Benutzer des Profit Centers
• Innenauftrag
  • Transaktion KO01, KO02, KO03
    Abschnitt Projektdaten, Zuordnungen Feld Verantw. Benutzer
  • Tabelle AUFK Feld VERAA_USER
    Verantwortlicher Benutzer des CO-Innenauftrags

Die beschriebenen Tabellen und Zusammenhänge gelten weiterhin auch unter SAP S/4HANA, selbst wenn die Pflege zunehmend über Fiori-Apps und nicht per SAP GUI Transaktionen erfolgt.

Hintergrund ist eine Budgetverantwortung bei der für die Kostenstelle verantwortliche Person. Daneben kann natürlich auch Antragssteller und Verantwortlicher unter Allgemeine Daten im CO Innenauftrag eingetragen und natürlich auch unter Verantw. Benutzer eine Benutzerkennung hinterlegt werden, aber im Wesentlichen liegt die Budgetverantwortung bei der Verantwortlichen für die Kostenstelle, welche als zugeordnete verantwortliche Kostenstelle auch beim Innenauftrga hinterlegt ist.

 

Beispiel Verantwortliche Kostenstelle aus CO Innenauftrag

Praktisch bedeutet dieses in unserem Beispiel, dass die Budget- und Kostenverantwortung auch für Projekte / Innenaufträge bei der Verantwortlichen der Kostenstelle liegt. Daher bekommt das Feld Verantwortlicher Benutzer (Feld VERAK_USER) der Kostenstelle (Tabelle CSKS) eine besondere Bedeutung. Um Stammdaten aus Kostenstellen zu nutzen kann die Tabelle CSKS "Kostenstellenstammsatz" und CSKT "Kostenstellentexte" genutzt werden und diese bei der Auswertung von CO Innenaufträgen (über die Tabelle AUFK) über das Feld verantwortliche Kostenstelle (Feld KOSTV in Tabelle AUFK) verknüpft werden.

Verknüpfung AUFK und CSKS

• AUFK-KOSTV  Verantwortliche Kostenstelle mit   CSKS-KOSTL Kostenstelle
• AUFK-KOKRS Kostenrechnungskreis mit CSKS-KOKRS Kostenrechnungskreis

Sofern Sie auch die Bezeichnung der Kostenstelle dargestellt bekommen wollen empfiehlt es sich noch die Tabelle CSKT Kostenstellentexte mit CSKS Kostenstellenstammsatz zu verknüpfen.

Verknüpfung CSKS und CSKT

• CSKS-KOKRS Kostenrechnungskreis mit CSKT-KOKRS Kostenrechnungskreis
• CSKS-KOSTL Kostenstelle mit CSKT-KOSTL Kostenstelle
• CSKS-DATBI Datum gültig bis mit CSKT-DATBI Datum gültig bis

Im Beispiel können Kostenstellen ihre Bezeichnung ändern, sind jedoch stets bis zum 31.12.9999 gültig. Daher sollte bei der Selektion das DATBI auch auf 31.12.9999 gesetzt werden, so dass immer die aktuellste Bezeichnung der Kostenstelle selektiert wird.

Nachdem wir nun also Kostenstellen und Innnenaufträge verknüpft haben kann das Feld VERAK_USER der Tabelle CSKS genutzt werden um die Mailanschrift des verantwortlichen Benutzer zu erhalten.

Hintergrund Zentrale Adreßverwaltung (BC-SRV-ADR)

Zu einzelnen Anwendungsobjekten wie Kunden- und Lieferantenstamm, Geschäftspartner (Business Partner) oder Benutzeradressen der SAP User (Systembenutzer)  wird die zentrale Adreßverwaltung (BC-SRV-ADR) in SAP genutzt. Hier lassen sich neben der Adresse auch alle gängigen Kommunikationsarten wie Telefonnummer oder die E-Mailanschrift erfassen.

Es wird dabei zwischen Organisationsadressen (Adreßtyp 1), Personenadressen (Adreßtyp 2) und Arbeitsplatzadressen (Adreßtyp 3) unterschieden.

Eindeutig sind die Organisationsadressen (Tabelle ADRC - Adressen (Business Address Services)) und die Personenadressen (Tabelle ADRP - Personen (Business Address Services)).

Auf das Konzept der Adreßverwaltung möchte ich an dieser Stelle nicht näher eingehen sondern auf die für die SAP Benutzerkennung relevanten Daten nun näher eingehen.

Benutzername und Adressnummer (USR21)

Über die Tabelle USR21 Zuordnung Benutzername Adressschlüssel kann über die SAP Benutzerkennung (Feld BNAME Benutzername im Benutzerstamm) die Personennummer (Feld PERSNUMBER Personennummer) ermittelt werden. Da es sich hier um Personen handelt kann diese dann zur Verknüpfung mit der Taebelle ADRP genutzt werden.

Es werden folgende Tabellen miteinander verknüpft:

Verknüpfung CSKS mit USR21 (Kostenstelle)

• CSKS-VERAK_USER Verantwortlicher Benutzer mit USR21-BNAME Benutzername im Benutzerstamm

Alternativ ist dies natürlich auch mit Profitcenter oder direkt den CO Innenauftrag möglich:

Verknüpfung AUFK mit USR21 (CO Innenauftrag)

• AUFK-VERAA_USER Verantwortlicher Benutzer des CO-Innenauftrags mit USR21-BNAME Benutzername im Benutzerstamm

Verknüpfung CEPC mit USR21 (Profitcenter)

• CEPC-VERAK_USER Verantwortlicher Benutze des Profictenters mit USR21-BNAME Benutzername im Benutzerstamm

Adressdaten zur Personennummer

Wie erwähnt handelt es sich bei SAP Userkennungen um dahinterliegende Personen, so dass nun anhand der Personennummer weitere Daten ausgelesen werden können.

Dazu werden die beiden Tabellen USR21 und ADRP miteinander verknüpft.

Verknüpfung USR21 mit ADRP

• USR21-PERSNUMBER Personennummer mit ADRP-PERSNUMBER Personennummer

Allerdings sind in der Tabelle ADRP nur die Perosnendaten wie Anrede, Name, Vorname, Geschlechtsschlüssel etc. hinterlegt aber nicht die für uns relevanten Kommunikationsdaten.

Hilfreichn ist jedoch das Feld NAME_TEXT Vollständiger Name der Person in der Tabelle ADRP Personen (Business Address Services) wodurch wir schon einmal den Namen der verantwortliche Person und nicht die SAP Benutzerkennenung haben.

Für die Kommunikationsdaten ist nun die Tabelle ADR6 E-Mail-Adressen (Business Address Services) relevant.

Hier verknüpfen wir nun die beiden Tabellen ADRP und ADR6.

Verknüpfung ADRP mit ADR6

• ADRP-PERSNUMBER Personennummer mit ADR6-PERSNUMBER Personennummer

In der Tabelle ADR6 ist im Feld SMTP_ADDR E-Mail-Adresse die für uns relevante eMail-Adresse zu finden.

Query über CO Objekt und SAP Benutzerkennung

Alle erwähnten Felder können im Infoset in einer Feldgruppe aufgenommen werden und in einer Query kann nun ergänzend zu den Stammdaten der CO Objekte auch die Mailanschrift über die Benutzerkennung bzw. verantwortlichen Benutzer ausgelesen werden.

Datenschutz und Berechtigungen

Bei der Auswertung personenbezogener Daten wie Name oder E-Mail-Adresse sollte geprüft werden, ob die Ausgabe fachlich erforderlich ist und den internen Datenschutzrichtlinien entspricht. Insbesondere die Tabellen USR21, ADRP und ADR6 enthalten personenbezogene Informationen aus dem SAP-Benutzerstamm. Daneben sollte auch mit der SAP Basis abgestimmt werden, ob eine solche Auswertung mit den vorliegenden Berechtigungskonzept kompatibel ist.
 

Berechtigungen für Tabellen

Sofern keine logische Datenbanken ausgelesen werden prüft das SAP System leider nicht auf die üblichen Berechtigungsobjekte wie K_CSKS (CO-CCA: Kostesntellen-Stamm) oder K_ORDER (CO-OPA: Allgemeines Berechtigungsobjekt für Innenaufträge) sondern auf sogenannte Tabellenberechtigungsgruppen wodurch nur gesteuert werden kann, ob eine Tabelle gelesen werden darf oder nicht.

Hier werden die Berechtigungen über das Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS  Tabellenpflege (über Standardtools wie zB SM30) geprüft. Als Berechtigungsobjektfeldwerte stehen dabei folgender Felder zur Verfügung:

• ACTVT Aktivität
  • 02 Ändern
  • 03 Anzeigen
  • 08 Änderungsbelege anzeigen
  • BD Objektepflege im Nichtownersys

Für das Lesen der Daten sollte die Aktivität 03 ausreichen.Daneben gibt es aber noch das Berechtigungsobjektfeld DICBERCLS Tabellenberechtigungsgruppe.

• DICBERCLS Tabellenberechtigungsgruppe
  • Hinter der F4 Auswahlhilfe sind dies bspw.
    • &NC& ohne Berecht.gruppe
    • KA CO:Anwendungstabelle

Entsprechend stellt sich die Frage welcher Tabellenberechtigunsgruppe nun die Tabellen USR21, ADRP und ADR6 zugeordnet sind.

Diese drei Tabellen sind der Berechtigungsruppe SA RS:Anwendungstabelle zugeordnet.

Die Zuordnung von Tabellen und Tabellenberechtigungsgruppe kann über die Tabelle TDDAT Pflegebereiche für Tabellen ermittelt werden.

Die Tabelle TDDAT Pflegebereiche für Tabellen umfasst die Felder TABNAME Tabellenname,
MCLASS Berechtigungsgruppe fuer DD-Objekte, CCLASS Tabellenberechtigungsgruppe und FLAG Flag für interne Tabelle. 

Relevant für sind hier die beiden Felder TABNAME und CCLASS womit für die Tabellen USR21, ADRP und ADR6 die Tabellenberechtigungsgruppe SA ermittelt werden kann.

Die Bezeichnung der Tabellenberechtigungsgruppe kann über die Tabelle TBRG Berechtigungsgruppen  ermittelt werden. Diese umfasst die Felder MANDT Mandant, BROBJ Berechtigungsobjekt und BRGR Berechtigungsgruppe.

Die Bezeichnung wird dabei aus der Tabelle TBRGT Bezeichnungen der Berechtigungsgruppen ausgelesen. Mit der Transaktion SE16H wird diese automaitsich mit ausgegeben.

Im erwähnten Beispiel wäre der Eintrag für die Tabellenberechtigunsgruppe SA:

• Mandant (aktueller Mandant)
• Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS
• Berechtigungsgruppe SA
• Bezeichnung RS:Anwendungstabelle

Dies wäre dann auch die Ausprägung in der Berechtigung zu dieser SAP Query.

Konkret würde das Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS um die Aktivität 03 und die Tabellenberechtigungsgruppe SA ergänzt werden.

Fazit

Im Ergebnis kann nun also zu den Stammdaten (Kostenstelle, Innenauftrag oder Profitcenter) zum Verantwortlicher Benutzer über die SAP Benutzerkennung (SAP User / Benutzer) sowohl der vollständige Name als auch die E-Mail-Adresse ausgegebenen werden, sofern diese vollständig im Benutzerstamm gepflegt ist.


Allerdings sollte bei der Nutzung der Query darauf geachtet werden, dass keine Einschränkung auf bestimmte Kostenstellen beim Aufurf des Berichtes erfolgt sondern die Berechtigung lediglich auf Ebene der Tabellenberechtigungsgruppe und damit Lesen der Stammdatentabellen vergeben werden können. 

Dennoch kann dies für das Berichtswesen hilfreich sein insbesondere wenn durch eine zentrale Stelle Stammdaten ausgewertet und bspw. zum Versand von Berichten genutzt werden soll.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Im Rahmen der Segmentberichterstattung erfolgt eine Zuordnung zu Segmenten über die Ableitung aus dem Profitcenter. Hier ist das Segment unter Grunddaten als Stammdatum im Profitcenter gepflegt.

Ableitung Segment aus Profitcenter

Die Ableitung Segment über die Profitcenterrechung ist in der neuen Profitcenterrechnung FIN_PCA erfolgt und eine Neuerung gegenüber der klassischen Profitcenterrechnung EC-PCA. 

Aus folgender Abbildung ist diese Zuordnung ersichtlich.



Im Artikel "Segmente in der neuen Profitcenter-Rechnung als Belegaufteilungsmerkmal" bin ich ausführlicher darauf eingegangen. Wobei mich das Thema auch schon vor einigen Jahren im Blog beschäftigt hat, wie im Artikel "Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)" zu sehen.

 

Kundenerweiterung zur Ableitung eines Segments

Sofern jedoch eine Kundenerweiterung wie im Abschnitt Ableitung Segment durch Kundenerweiterung / Business-Add-In (BAdIs) FAGL_DERIVE_SEGMENT für das Segment und FAGl_DERIVE_PSEGMENT für das Partnersegment genutzt werden sieht dieses etwas anderes aus.



Durch diese BAdI werden abweichend zum Segment im zugeordneten Profitcenter entsprechende Segmente zum Beispiel aus einem Zusatzfeld des Innenauftrages ausgewiesen.

Durch die kundenspezifische Ableitung des Segments per BAdI FAGL_DERIVE_SEGMENT und FAGL_DERIVE_PSGEMENT) ist bei FI-Buchungen (wie zum Beispiel Kreditorenrechnung) oder auch interne Verrechnungen im Controlling das Segment entsprechend der Logik des BAPI abgeleitet.

Dabei erfolgt die Ableitung nach folgender absteigender Hierarchie:

Nach folgender (absteigender) Hierarchie erfolgt die Fortschreibung des Segments auf den entsprechenden Beleg.

1. Manuell gesetztes Segment
   Hier ist es empfehlenswert das Feld Segment in der Feldauswahlliste / Feldstatuspflege der Belegerfassung möglichst an hinterer Position zu setzen, sodass nicht aus Versehen das Segment abweichend zu den anderen Objekten überschrieben wird.
2. BAdI
   FAG_DERIVE_SEGMENT /
   FAGL_DERIVE_PSEGMENT
3. Stammsatz des Profitcenters

Der Aufruf des BAdi erfolgt innerhalb des Funktionsbausteins FAGL_SEGMENT_BELEGPOS_CHECK, sodass hier beim Belegaufbau im Rechnungswesen  FI/CO die Ableitung erfolgt und anschließend die Beleginformation in allen relevanten Berichten im FI für die Hauptbuchsicht zur Verfügung steht.

 

Besonderheit Segmentableitung in der Anlagenbuchhaltung FI-AA

Problematisch ist jedoch, dass der BAdI nicht bei der Aktivierung von Anlagen in der Anlagenbuchhaltung FI-AA erfolgt. 

Im Stammsatz der Anlage wird das Segment nicht durch diesen Badi abgeleitet, sondern zwingend über das hinterlegte Profitcenter. Entsprechend muss hier über einen anderen BAdI hilfsweise ein Profitcenter mit entsprechendem zugeordneten Segment zugeordnet werden (BADI_FIAA_MASTERDATA mit der Methode DERIVE_PRCTR) gesetzt werden. Mehr Informationen dazu liefert der SAP Hinweis 1796962 - "Ableitung Profitcenter: BADI zur Steuerung". Hierdurch kann die Ableitung des Profitcenters und die Fehlerbehandlung beeinflusst werden.

Das über diesen BAdI zugeordnete Profitcenter dient dabei "nur" der Ableitung des Segments und wird nicht direkt mitgebucht, sondern aus der Logik des Zusatzfeldes zum Innenauftrag abgeleitet. 

Für den AfA Lauf wird vergleichbar zur Ableitung FAGL_DERIVE_SEGMENT und FAGL_DERIVE_PSEGMENT ein weiteres BaDI genutzt (BADI_FIAA_DOCLINES unter ERP/ECC siehe SAP Hinweis 698485 - "BADI_FIAA_DOCLINES und Zusatzkontierungen", zur Erweiterung der Funktionalität des BaDI.

Unter S/4 S/4HANA ist das BAdI FAA_DOCLINES_CUSTOMER zu verwenden, wie im SAP Hinweis 2960690 - "Unvollständige What’s-New-Information „BAdI: Kundenspezifische Änderung der Einzelposten im Anlagenbeleg“ (SAP S/4HANA 1909)" erläutert wird, wodurch ab Release 1909 das BaDI FAA_DOCLINES_CUSTOMER sowohl BADI_FIAA_DOCLINES) als auch die Kundenerweiterung Substitution von Gegenkonten bei Abgang, Zugang ... (AINT0002) ersetzt.

Im Gegensatz zur Zugangsbuchung (Bestandskonten) erfolgt die AfA Buchung auf das Profitcenter des zugeordneten CO Innenauftrages sowie Segment im Zusatzfeld, dass dann dem Segment in den Anlagenstammdaten entspricht.

In unseren Fall geht es nun aber um das Berichtswesen bzw. die Darstellung der Segmente in den Stammdaten für Innenauftrag und Kostenstelle und nicht um die Buchung auf den Ergebniskonten.
 

Ableitung der Segmente

Die angesprochenen Zusammenhänge (Segment, Zusatzfeld, Auswertung von CI_Zusatzfeldern) habe ich bereits in folgenden Blogartikel behandelt:

• "Segmente in der neuen Profitcenter-Rechnung als Belegaufteilungsmerkmal"
• "Betriebe gewerblicher Art (BgA) und Belegaufteilungsmerkmale Profitcenter, Segment, Funktionsbereich und Geschäftsbereich"
• "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag"
• "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query"

Nun ergibt sich aber das Problem, dass in einer Stammdatenliste über die CO Innenaufträge auch das jeweils abgeleitete Profitcenter zum CO Innenauftrag ausgegeben werden soll.

Stammdatenliste Innenauftrag und Berücksichtigung der Ableitung der Segmente aus Zusatzfeld

Im Rahmen einer Stammdatenliste kann dieser BAdI jedoch nicht aufgerufen werden und so kommt es zur Anforderung, dass in einer Stammdatenliste über CO Innenaufträge auch das jeweils zu buchendes Segment mit ausgegeben wird.

Hier verwenden wir eine SAP Query auf deren Aufbau ich heute nicht eingehen mag, sondern nur die Ausgabe des Segments erläutern möchte.

Lokale Zusatzfelder in SAP Query

Neben der reinen Auswertung von einzelnen Tabellenfeldern kann innerhalb der Query auch die Ergebnisse verarbeitet werden. Um einzelne Felder weiter zu bearbeiten, können Sie über SPRINGEN -> FELDAUSWAHL -> FELDAUSWAHL über die Funktion BEARBEITEN-> KURZBEZEICHNUNGEN -> EINSCHALTEN einzelne Felder eine Kurzbezeichnung zuordnen.

Diese Kurzbezeichnungen sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein lokales Feld mit einer Formel anlegen. Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN.
Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Elegant wäre es natürlich, wenn wir im Infoset eine entsprechende leere Feldgruppe definiert hätten, es geht aber auch ohne.

Für dieses Feld werden dann entsprechende Eigenschaften festgelegt und über eine Berechnungsvorschrift kann auf andere Felder Zugriff genommen werden.

Lokales Feld für Segmente aus CEPC (Profitcenter) und Zusatzfeld AUFK (Innenauftrag)

Durch Verknüpfung mit der Stammdatentabelle von Profit Center Tabelle CEPC  habe ich folgenden Felder eine Kurzbezeichnung gegeben:

Tabelle CEPC Feld SEGMENT
Segment für Segmentberichterstattung   SEG_PCTR
Zusatzfeld Query TEXT_CEPC_SEGMENT
Text:Segment für Segmentberichterstattung SEGT_PCTR

Für die Innenaufträge gibt es jedoch ebenfalls Zusatzfelder per CI.
Tabelle AUFK Feld Z_SEGMENT
Segment für Segmentberichterstattung SEG_IA
Zusatzfeld Query TEXT_AUFK_Z_SEGMENT
Text:Segment für Segmentberichterstattung SEGT_IA

Sofern nun das Zusatzfeld im Innenauftrag gepflegt ist, würde hier auch bei der Buchung das entsprechende BAdI aktiv werden und entsprechend möchte ich in meiner Stammdatenliste auch nicht das Segment aus dem Profitcenter, sondern aus dem Zusatzfeld angezeigt bekommen.

Lokale Felder in Query mit Berechnungsvorschrift zur Ausgabe Segment

Die Lösung sind hier zwei lokale Zusatzfelder innerhalb der SAP Query.

Lokales Feld Segment:
Kurzbezeichnung / Feldbezeichnung / Überschrift: Segment
gleiche Eigenschaften wie Feld SEG_IA

Berechnungsvorschrift (komplexe Berechnung):

Bedingung: SEG_IA <1
Formel: SEG_PCTR
Sofern das Feld nicht gepflegt ist, gibt die Query hier 0 aus und es wird das Segment aus dem Profitcenter ausgegeben.

Bedingung: SEG_IA >0
Formel: SEG_IA
Ist das Feld jedoch gepflegt, kann direkt das Segment aus dem Innenauftrag ausgegeben werden.

Vergleichbar verfahre ich beim Text für das Segment.

Lokales Feld SEGMENTT

Kurzbezeichnung: SEGMENTT
Feldbezeichnung / Überschrift: Text Segment
Gleiche Eigenschaften wie Feld SEGT_IA

Berechnungsvorschrift (komplexe Berechnung):
Vergleichbar zum Segment wird hier auch mit Segmenttext verfahren

Bedingung: SEG_IA < 1
Formel: SEGT_PCTR
Text zum Segment aus Profitcenter, sofern kein Segment im Zusatzfeld Innenauftrag gepflegt wurde

Bedingung: SEG_IA > 0
Formel: SEGT_IA
Hier wird der Text zum Segment abgeleitet aus dem Zusatzfeld des Innenauftrages ausgegeben.

In der Query selbst wird in der Grundliste nun nur die beiden lokalen Felder ausgegeben.

Denkbar ist darüber hinaus eine Selektion nach Segment sowohl über das Segment im Profitcenter als auch Segment im Zusatzfeld Innenauftrag.

Segmente als Selektionsfelder bei SAP Query

Im Ergebnis habe ich jetzt eine Stammdatenliste mit den entsprechenden Segmenten.

Allerdings sind diese als Selektionsfelder nicht als entweder/oder, sondern als und zu verwenden, sodass ich hier nicht nach beiden Ausprägungen alle Felder erhalte. 

Ziel der Auswertung ist es ja alle dem Segment zugeordneten CO Innenaufträge auszuwerten, so dass sowohl Innenaufträge ohne gepflegtes Segment im Zusatzfeld (hier wäre das BaDI aktiv) als auch solche mit gepflegten Zusatzfeld relevant. Eine Selektion über das Segment macht an dieser Stelle also nur Sinn, wenn nach Innenaufträgen mit gepflegten Segment im Zusatzfeld separat zum Segment im zugeordneten Profitcenter gesucht werden soll. Im Ergebnis wären hier aber zwei Felder Segment (A Segment das Profitcenter, B Segment im Zusatzfeld) in der Selektionsmaske und es sollte klar sein, dass entweder nach A oder nach B gesucht werden kann oder aber beide Felder leer gelassen werden, so dass eine Stammdatenliste über alle CO Innenaufträge mit passenden Segmenten erstellt wird.

Somit kann ich entweder nach der Zuordnung des Segments über das Zusatzfeld (Tabelle AUFK Feld Z_SEGMENT) oder über das Segment aus dem zugeordneten Profitcenter (Tabelle CEPC Feld SEGMENT) selektieren aber nicht über beide Felder gleichzeitig.

Sofern aber keine Selektion über Segment , sondernnur über Auftragsnummer oder verantwortliche Kostenstelle / Profitcenter erfolgen soll bietet sich eine solche SAP Query als Stammdatenliste durchaus an, insbesondere da in dieser Stammdatenliste auch noch weitere Daten mit ausgegeben werden können.


Damit ist die Anforderung einer Stammdatenliste zu Projekten bzw. CO Innenaufträgen erfüllt.
Das Thema SAP Query ist hier im Blog schon häufiger ein Thema, daher verweise ich auch auf folgende Kurzanleitung dazu.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Reddit hatte ich jetzt als Quelle zur Lösung von SAP Problemen auch noch nicht in Betracht gezogen. Entsprechend neugierig bin ich an die Problemanalyse gegangen und habe auf Reddit einen hoffentlich hilfreichen Hinweis gefunden und mag die Lösung hier gerne festhalten. Ich bin gespannt, ob dies tatsächlich der Fehler war, An anderen Rechnern ist das erwähnte Zertifikat nicht installiert und die Office Integration funktioniert dennoch aber zumindest, erscheint es, als spannender Ansatz je nach Systemumgebung. Ich werde noch ein Update nachreichen, sobald der Lösungsansatz geprüft wurde.


Ausgangslage
Im Rahmen der Office-Integration (bspw. in Report Painter Berichten) erscheint bei Anwendende eine leere Excel Arbeitsmappe und nur der Hinweis auf Makros. Allerdings gab es dies Phänomen nur bei einem Arbeitsplatz während bei einem anderen dies kein Problem war. Im ersten Moment dachte ich, dass es am Trust-Center und hier die Makroeinstellungen lag. Diese können unter Excel  DATEI > Optionen > Trust Center > "Einstellungen für das Trust Center"  bearbeitet werden.



Das Thema hatte ich schon damals im Artikel "Office Integration und leere Excelansicht Leere Ansicht statt Excel bei Office-Integration in SAP Berichten wie Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung" angesprochen und daher die Einstelungen verglichen die jedoch beim funktionierenden Arbeitsplatz identisch zum Arbeitsplatz an dem die Office Integration nicht funktionierte war.

 Im Trust Center von Excel (Datei->Optionen->Trust Center) ist im Punkt "Einstellungen für das Trust Center ..." im Abschnitt "Vertrauenswürdige Herausgeber" kein  Eintrag für SAP AG vorhanden (ausgestellt für SAP AG). 



Dies ist der wesentliche Unterschied zwischen einen Rechner mit funktionierender Office Integration gegenüber einen mit leerer Arbeitsmappe.

Problem: Es werden keine Daten bei Office-Integration in Report Painter Berichten angezeigt

Nachvollziehbar ist das Problem beim Aufruf eines Kostenstellenberichtes basierend auf Report Painter zum Beispiel unter Rechnungswesen > Controlling > Kostenstellenrechnung > Infosystem > Berichte zur Kostenstellenrechnung > Plan/Ist-Vergleiche > Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung oder per Transaktionscode S_ALR_87013611.

Nachdem eine Kostenstelle ausgewertet wurde kann unter "Optionen / Office Integration" die Art der Ausgabe von "Inaktiv" auf "MS Excel" umgestellt werden. Am Arbeitsplatz wo die Integration nicht funktioniert gab es eine Fehlermeldung bzgl. deaktivierter Makros am funktionierenden Arbeitsplatz war nun die Excel Oberfläche zu sehen inklusive Daten. Am anderen Arbeitsplatz waren keine Daten vorhanden.

Im Beitrag auf Reddit "Adding SAP as a trusted pulisher in Excel" (Original) bzw. "SAP als vertrauenswürdigen Herausgeber in Excel hinzufügen" (Übersetzung) ist eine Lösung veröffentlicht worden. Allerdings gibt es auch Verweise auf passende SAP Hinweise.

SAP Hinweise zu Excel und SAP Office Integration

Das notwendige Zertifikat sowie Lösung ist im SAP Hinweis 1826481 - Microsoft Excel: digitale Signatur für VBA-Makros zu finden. Unter Anlagen ist die Datei "certificate.cer" zu finden. Diese kann wie im SAP Hinweis "3247649 - SAP GUI for Windows/Desktop Office Integration: Die von Microsoft freigegebenen Sicherheitspatches verursachen Makroprobleme" beschrieben am Computer als Vertrauenswürdiger Herausgeber installiert werden.

Für die verwendeten Vorlagen der SAP (dazu später mehr) müssen korrekt signierte Dokumente und gültige Zertifikate  vorhanden sein. 

In vorherigen Excel Versionen gab es bei der Makrobenachrichtung neben der Schaltfläche "Aktivieren" auch die Option "Gesamten Inhalt des Heruasgebers vertrauen", welche nun nicht mehr vorhanden ist. Weitere Einstellungen wären im Trust Center bei den Makroeinstellungen entweder "Alle VBA-Makros deaktivieren, außer digital signierten Makros" oder "Alle Makros aktivieren (nicht empfohlen, weil potenziell gefährlicher Code ausgeführt werden kann)" sowie die Option "Zugriff auf das VBA-Projektmodell vertrauen". Im Dialog bei Öffnen von Excel können die Makros nicht ausgeführt werden und der Herausgeber (bzw. das Zertifikat kann nicht mehr dynamisch als Vertrauenswürdiger Heruasgeber hinzugefügt werden. 

Interessant ist dabei, dass ich noch ein altes Zertifikat installiert hatte (Vertrauenswürdiger Herausgeber) und die Office-Integration auch mit den oben erwähnten Angaben "Deaktivieren von VBA-Makros mit Benachrichtung" sowie ohne "Zugriff auf das VBA-Projektmodell vertrauen" die Anzeige in Excel funktionierte.


Konkret wird die Ursache des Problems im SAP Hinweis "3507007 - Microsoft-Excel-Integrationsprobleme mit SAP nach Microsoft-Office-Upgrade" mit der Aussage "Da Office 365 freigegeben ist, müssen aufgrund erhöhter Sicherheitsanforderungen signierte Makros aus jeder Anwendung verwendet werden." festgehalten und dabei auf die Hinweise 1826481 (siehe oben) sowie "3261967 - Makroprobleme bei Verwendung von Excel Inplace in Report-Painter-Berichten"  verwiesen.

Sollten bei der Office Integration nur noch der Hinweis Makros deaktivieren und nicht zulassen leigt dies daran, dass VBA-Makros aus dem Internet in Office in aktuellen Sicherheitspatch standardmäßig blockiert werden.

Ablageort der Tabellenvorlage für Reportwriter (Transaktion OAOR)

Die Tabellenvorlagen sind in der Transaktion OAOR (Business Document Service: Dokumente) ersichtlich. Hier ist Klassenname REPORTWRITER und als Klassentyp OT (Andere Objekte) zu wählen. Nach Bestätigung von Ausführen sind hier die Tabellenvorlagen für die einzelnen Versionen zu finden. Beispiele sind Default workbook for MS Excel 97-2003 (SAPrpwoi.xls), Default workbook for MS Excel 2007- (SAPrpwoi.xlsm). Auch andere Vorlagen sind dabei zu sehen.

Die aktuellen Tabellenvorlagen sind zum Download als Anlage im SAP Hinweis "1992004 - Report Writer: Gültigkeit der digitalen Signatur in Office-Integration-Excel-Vorlage" zu finden.

An dieser Stelle auch direkt der Hinweis im kommenden Abschnitt "Zertifikate verlängern".

Für die ALV Listen ist als Klassenname ALVLAYOUTTEMPLATES  verwendbar. Hier im Artikel geht es jedoch um die Excel-Ansicht bzw. Office Integration in Report Painter bzw. Report Writer Berichten.
 

Lösung Option 1: SAP als vertrauenswürdigen Herausgeber in Excel hinzufügen

Diese Vorlage kann geöffnet werden und aus dieser Datei kann aus der Vorlage das Zertifikat exportiert werden. Alternativ kann das Zertifikat aber auch aus der Anlage zum Hinweis 1826481 entnommen werden.

Die Zertifatsdatei kann unter "Computerzertifate verwalten" am einfachsten zu finden durch Windows Taste und Eingabe "Zertif" nun kann in der Zertifikatsverwaltung "unter "Zertifkate - Lokaler Computer" im Ordner "Vertrauenswürdige  Herausgeber" über die rechte Maustaste unter Alle Aufgaben > Importieren die Zertifikatsdatei importiert werden. Als "normale User" gibt es hier jedoch die Meldung "Fehler beim Importvorgang. Der Speicher ist entweder schreibgeschützt, ist voll oder kann nicht korrekt geöffnet werden." Entsprechend sind hier vermutlich Adminstrationsberechtigungen erforderlich.

Zertifikate verlängern

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Gültigkeit der Zertifikate auch beschränkt sind. So ist ein Zertifikat aktualisiert am 15. Januar 2025 bis zum 11. Januar 2027 gültig und muss entsprechend danach aktualisiert werden. Nähere Informationen dazu sind im SAP Hinweis "1992004 - Report Writer: Gültigkeit der digitalen Signatur in Office-Integration-Excel-Vorlagen abgelaufen" zu finden.

Lösung Option 2: Alternative: Makros erlauben

Weniger elegant und möglicherweise ein Sicherheitsproblem ist es im Trust-Center die Option "Aktivieren von VBA-Makros (nicht empfohlen, da potenziell gefährlicher Code ausgeführt werden kann)" zu aktivieren. Hier ist dann bei der Office-Integration Microsoft Excel 2007 zu wählen, da hier die Vorlage XLSM statt XLS genutzt wird. Makros sollen in aktuellen Excel-Versionen als XLSM genutzt werden. Nachteil ist, dass damit auch andere VBA Makros bspw. Makroviren ausgeführt werden können.

Weitere Excel und SAP Artikel

Ein anderes Problem ist noch, wenn Excel nicht inplace (also innerhalb der SAP Oberfläche) sondern im separaten Fenster mit den SAP Berichten geöffnet wird. An dieser Stelle verweise ich aber gerne auf meinen Artikel "SAP und Office Integration Excel im SAP GUI (Excel-Inplace) oder als separates Fenster (Excel-Outplace)".

Die Besonderheit der Vorlagen von SAP Excel Office Integration ist nebenbei, dass hier die Farbtalle von Exce angepasst wird und individuelle Makros hinterlegt sind. MS Excel verweist dabei auf XLS und MS Excel 2007 auf  XLSM als Dateiart. Weiter Besonderheiten hatte ich im Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel" zusammengestellt insbesonder bzgl. der Farben der Darstellung.