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ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Dienstag, 14. April 2020
21:39 Uhr

Quartalsberichte im Controlling - Mehrjährige Quartalsvergleiche mit Report Painter

Gerade in Zeiten des Jahresabschluss ist ein Vergleich zu den Vorajhreswerten oder Entwicklungen in den einzelnen Bereichen sehr hilfreich. Im Artikel "Bilanzreporting und GuV Planung in der Profit-Center-Rechnung sowie Konsolidierung einzelner Bereiche am Beispiel der Planung der Haushaltsrechnung" hatte ich schon einzelne Bereiche wie L-Landesmittel, F-Fördermittel, D-Drittmittel und S-Sondermittel als einzelne Abschnitte im Report Painter Bericht ausgewertet, so dass diese bei aktivierter Office-Integration als eigene Tabellenblätter in der Excelansicht dargestellt werden. Im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" hate ich auch den technischen Hintergrund zu diesen Abschnitten erläutert.

Für einen Mehrjahresvergleich habe ich im ersten Abschnitt eines Berichtes mit den Spalten ZPJAHR bis ZPJR-11 wie im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschrieben um hier mehrere Jahre mteinander zu vergleichen.

Als Zeilen habe entsprechende CO Merkmale gesetzt die ich auswerten möchte. Durch die  "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" kann ich über das Profitcenter die einzelnen CO Objekte wie Kostenstellen und Innenaufträge mit auswerten.

Allgemeine Selektion (Auswertung Ledger und Ist je Kostenrechnungskreis)

In den allgemeinen Selektionskriterien sind, für alle Abschnitte folgende Merkmale hinterlegt:
  • Ledger  8A
  • KostRechKreis (Variable) 8AKOKRS
  • Version 0
  • Satzart 0 (Ist), 2 (Umlage/Verteilung Ist)

Spalten Mehrjahresvergleich für "Beleg Buchungskreiswähr.(Ist) - BHSL-I"

In den Spalten habe ich das Merkmal Geschäftsjahr für die Basiskennzahl "Beleg Buchungskreiswähr.(Ist)" (BHSL-I) für die Variable ZPJAHR bis ZPJR-11 hinterlegt. Beim Anlegen des Berichtes war hier die Möglichkeit "Spalten oder Zeilen in Report Painter Berichten innerhalb Abschnitte kopieren bzw. als Vorlage anlegen Copy & Paste im CO Berichtswesen" sehr hilfreich.

Sollten statt der Ist-Buchungen Planwerte anusgewertet werden muss hier nicht nur die Satzart und die Version aus der allgemeinen Selektion übernommen werden sondenr auch als Basiskennzahl "Beleg Buchungskreiswähr. (Plan)" (BHSL-P) gewählt werden.

Wichtig ist im Berichtslayout über Spalten die Nullspaltenbehandlung auf "Nullspalten unterdrücken" zu aktivieren.
 

Zeile Jahreswerte, Quartal 1 bis Quartal 4 für die einzelnen Jahre im Vergleich

Die allgemeinen Selektionsbedingungen und die Spalten sind also in allen Abschnitten identisch um nun aber einen Vergleich auf die einzelnen Jahre sowie die Quartale zu ermöglichen unterscheiden sich die Zeilen der jeweiligen Abschnitte.

Für die Auswertung der den Profit-Centern zugeordneten Innenaufträge sieht der erste Abschnitt folgende Merkmale als Zeile vor:
  • Profitcenter (Set/Gruppe, Variable) 8A-PCGR
  • Auftrag (Set/Gruppe, Variable) 6-AUFGR  (hier kann in der Selektion entweder das Feld leer gelassen werden oder einen Innenauftragsgruppe mit allen Auftragsgruppen selektiert werden)
  • Kontonummer (Set/Gruppe, Variable) 8A-ACCT
  • Buchungsper. (Variable) von 8A-VON bis (Variable) 8A-BIS
Alternativ hätte ich bei der Buchungsperiode auch 1-12 nehmen können.

Unter Merkmal expandieren habe ich folgende Wahl getroffen:
  1. Profitcenter AUFLÖSEN
  2. Aufrag EINZELWERT
  3. Kontonummer EINZELWERT
  4. Buchungsper. NICHT AUFLÖSEN
Im Ergebnis erhalte ich nun für jedes Profitcenter die einzelnen Aufträge nach bebuchten Konto.

Der nächste Abschnitt stellt das 1. Quartal im Vergleich dar. Hier sind die Spalten identisch geblieben aber dem Merkmal Buchungsper. ist ein Set zugewiesen worden.
  • Profitcenter (Set/Gruppe, Variable) 8A-PCGR
  • Auftrag (Set/Gruppe, Variable) 6-AUFGR  (hier kann in der Selektion entweder das Feld leer gelassen werden oder einen Innenauftragsgruppe mit allen Auftragsgruppen selektiert werden)
  • Kontonummer (Set/Gruppe, Variable) 8A-ACCT
  • Buchungsper. (Set/Gruppe)  8A-1_QUARTAL.GLPCT
Das Set 8A-1_QUARTAL.GLPCT wird als Basic-Set für das 1. Quartal seitens der SAP zur Verfügung gestellt. Es bildet das erste Quartal anhand der Periode 1 bis 3 dar.

In der Transaktion GS03  im SAP Menü unter
  • Infosysteme
  • Ad-hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Set
  • Anzeigen (GS03)
kann hier der technische Aufbau eingesehen werden.Es handelt sich um ein Basic-Set über die Tabelle GLPCT (EC-PCA: Summentabelle) und den Feldnamen RPMAX (Periode). Hier ist als Wert der Bereich von Wert 1 bis Wert 3 gewählt worden.

Neben den ersten Quartal gibt es auch noch weitere Sets für die folgende Quartale
  1. Set 8A-1_QUARTAL.GLPCT  1. Quartal von Periode 1 bis 3
  2. Set 8A-2_QUARTAL.GLPCT  2. Quartal von Periode 4 bis 6
  3. Set 8A-3_QUARTAL.GLPCT  3. Quartal von Periode 7 bis 9
  4. Set 8A-1_QUARTAL.GLPCT  4. Quartal von Periode 10 bis 12
Alternativ hätte ich auch die einzelnen Werte für das Merkmal Buchungsper. angeben können.

Für jedes dieser Setmerkmale habe ich einen eigenen Abschnitt im Bericht angelegt, so dass der fertige Bericht nun folgende Abschnitte hat:
  1. Konten Periode 1 bis 12
  2. Quartal 01
  3. Quartal 02
  4. Quartal 03
  5. Quartal 04
Damit kann über die einzelnen Jahre direkt ein Vergleich der Kosten- oder Erlösentwicklung abgelesen werden und somit nicht nur ein Jahresvergleich sondern auch ein Quartalsvergleich durchgeführt werden.

Fazit

Gerade für Quartalsberichte kann die Betrachtung der Vorjahreswerte hilfriech sein um entsprechende Entwicklungen vorab kenntlich zu machen oder auch ein entsprechendes Reporting aufzubauen. Dieses dürfte nicht nur für Controlling sondern auch für die Finanzbuchhaltung interessant sein.


 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Quartalsberichte im Controlling - Mehrjährige Quartalsvergleiche mit Report Painter« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 14.4.2020, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1099 (Abgerufen am 29.11.2020)

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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