Andreas Unkelbach
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Freitag, 24. Oktober 2014
16:15 Uhr

Bedingte Formatierung im Report Writer durch Definition von Schwellwerten

Neben der unter Formatierung Report Writer Berichte beschriebenen Formatierung von Werten in Spalten (Dezimalstellen, Skalierung, Vorzeichen, Einheit) oder Zeilen (Über-/Unterstreichung, Farbeinstellungen (Hervorhebung, Zwischensummen, ...) besteht unter gewissen Einschränkung auch die Möglichkeit wertabhängig eine Formatierung von Zeilen hervorzuheben. Zwar ist dieses nicht so komfortabel wie in Excel, jedoch kann es auf einen ersten Schritt helfen entsprechende Daten besonders hervorzuheben.

Dieses funktioniert über Schwellwertbedingungen innerhalb eines Berichtes möglich. Nach Aufruf des Bericht können über BEARBEITEN->SCHWELLWERT (STRG+F5) Schwellwertbedingungen für Abschnitte definiert werden.

Abhängig von einer Bezugsspalte können zwei Schwellwerte definiert werden.

Nehmen wir an, dass der Bericht aus drei Spalten besteht:
  1. Erlöse
  2. Kosten
  3. Saldo (Ergebnis)
Nun kann abhängig von der Spalte 3 "Saldo (Ergebnis)" eine Bedingung definiert werden. Hierbei können folgende Fälle unterschieden werden: < Kleiner, <= Kleiner oder gleich, > Größer und >= Größer oder gleich bezogen auf einen Schwellwert angegeben werden. Hierbei ist zu beachten, dass diese Schwellwerte sowohl positiv als auch negativ sein können. Bei der Eingabe dürfen jedoch keine Tausenderzeichen verwendet werden. Als Dezemaltrennzeichen werden sowohl Punkt als auch Komma unterstützt. Sofern der definierte Schwellwert definiert ist kann über die Zusätze wie folgt verfahren werden.
  • Nur ausgewählte Zellen drucken (dieses kann hilfreich sein, wenn nur negaitve Ergebnisse ausgedruckt werden sollen)
  • Ausgewählte Zellen hevorheben (rot)
  • Ausgewählte Zellen hervorheben (grün)
Bei der Hervorhebung ist darauf zu achten, dass die gesamte Berichtszeile eingefärbt wird. Sinnvollerweise kann über die Auswahl "Nur Detailzeilen" die (Zwischen-)Summenzeilen davon ausgenommen werden.

Neben der relativ eingeschränkten Möglichkeit der Formatierung ist ein weiterer Nachteil der Verwendung von Schwellwerten, dass diese nicht im Bericht gespeichert werden können sondern jedes Mal aufs Neue definiert werden müssen. Immerhin können diese nach Aufruf des Berichtes über Einstellungen->Einstellungen sichern für alle User gespeichert gespeichert werden. Hierdurch ist dann nur ein einmaliges Aufrufen der Berichte erforderlich und das entsprechende Sichern der Einstellungern.

Dieses unterscheidet Report Painter / Report Writer Berichte dann doch vom Recherchebericht in dem die Definitionen, wie im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" beschrieben hinterlegt werden können.

Gerade bei umfangreichen Listen kann dieses aber dennoch ein nützliches Instrument sein einen schnellen Überblick zu erhalten.  Dafür dürfte diese Funktion auch in anderen Standardberichten (Plan/Ist/Abweichung Kostenstellen und vergleichbare) vorhanden und für eine schnelle Übersicht nutzbar sein. Alternativ bietet sich die Nachbearbeitung in Excel an, wie im Artikel "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" beschrieben.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Tags: Reportwriter

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