Andreas Unkelbach
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Andreas Unkelbach Blog

ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Sonntag, 13. Juni 2021
21:34 Uhr

Report Painter Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden - Ausblenden von Zwischensummen bei zu großer Länge

Im Artikel "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" bin ich etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten der Überarbeitung von Berichten eingegangen.

Noch kurz zum Hintergrund der Hochschulfinanzstatistik:
Für das Controlling und Berichtswesen werden an Destatis Daten zu einzelne Lehr- und Forschungsbereiche (dreistellige Fächergruppenschlüssel) als Zwischensumme die übergeordnete zweistellige Fächergruppe ausgewertet.

Von der Gliederung her sind die Fächergruppen, Lehr- und Forschungsbereiche und Fachgebiete einer Hochschule wie folgt aufgeteilt:
  • NN - Systematik der Fächergruppe
    • NNN Systematik des Lehr und Forschungsbereiches
      • NNNN Fachgebiet
Dabei bauen die einzelnen Schlüssel aufeinander auf bzw. Gliedern die einzelnen Bereiche einer Hochschule.

Neben den einzelnen Lehr- und Forschungsbereichen (LFB) ist auch eine Gesamtsumme aller Bereiche zu berichten. Dazu kann eine Summe über alle LFB (Fächergruppen) gemeldet werden.

Hierzu ist innerhalb eines Report Painter Berichtes über die Profitcenterrechnung (EC-PCA) eine Auswertung über einzelne Gruppen (Sets) erfolgt und auch eine Summe über die einzelnen zweistelligen Fächergruppen erstellt worden. Dabei sollen auch nur Ganzzahlen ausgewiesen werden, was mit der Formel TRUNC im Artikel "Reportwriter Funktionsformeln" aus 2008 beschrieben wurde.

In der Finanzstatistik sind allerdings diese Zwischensummen nicht mehr erforderlich, sodass an dieser Stelle nur eine Gesamtsumme über alle Lehr- und Forschungsbereiche erhoben werden sollen.

Report Painter Fehler "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden (G1005)"

Entsprechend habe ich die einzelnen Zwischenergebnisse gelöscht und eine Gesamtsumme als Formel erfasst. Nach Ausführung beziehungsweise Prüfung des Berichtes kam es aber zur folgenden Fehlermeldung: "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden."  (Meldungsnummer G1005) .


Technischer Hintergrund dazu ist, dass die Formeln in ein internes Format umgewandelt werden. Statt der im Bericht als Formel Y001 + Y002 (für Zeile 1 + Zeile 2) wird ein längeres internes Format für einen Bericht verwendet.

Dieses ist ganz praktisch an einer Exportdatei (Transaktion GR37) zu sehen.

Export von Report Painter Berichten per Dateisystem

Im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ist der Export von Berichten ausführlciher beschrieben.


Hier habe ich zwei Sets (Kostenstellengruppen) als Zeilen hinterlegt und im Report Painter (Transaktion GRR1 / GRR2) als Formel eine Summe gebildet.

Die dritte Zeile ist eine Formel in der Form Y001 + Y002.

Wenn ich mir nun den Export anschaue, ist diese wie folgt umgewandelt:
  • Z100030000                    0001  Z100010000 + Z100020000

Dabei ist jeder Bezug mit etwa 10 Zeichen als interner Wert gespeichert. Insgesamt kann eine Formel aber nur 240 Zeichen in der konvertierten Form umfassen.

Beim Ausführen eines Berichtes oder Prüfen wird die Formel auf das interne Format umgewandelt. Dabei zählen nun die internen Formate der Formelelemente aber auch die Operatoren oder Funktionen ebenfalls dazu, sodass bei > 20 Elementen durchaus auch bei einer reinen Summe die Fehlermeldung G1005 ausgegeben wird.

Entsprechend sollte schon vorab lange Formeln in Teilformeln aufgeteilt werden und die Teilformeln ausgeblendet werden. Hier ist es allerdings wichtig, diese Elemente zu dokumentieren, da andernfalls bei der Anpassung eines Berichtes mit neuen Elementen auch bei den ausgeblendeten Zwischenformeln eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden muss.

Ausblenden von einzelnen Spalten und Zeilen in Report Painter

Wie ausgeblendete Elemente, ob nun Zeilen oder Spalten, in Report Painter genutzt werden können, mag ich kurz noch erwähnen.

Über
  • (Mehr)
  • Bearbeiten
  • Zeilen / Spalten
  • Ausblenden
können einzelne Zeilen und Spalten direkt im Bericht ausgeblendet werden aber weiterhin in Formeln darauf Bezug genommen werden.

Wie flexibel dabei Formeln in Report Painter genutzt werden können, ist auch im Artikel "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen" der eigentlich ein Grund war den bestehenden Bericht erneut anzupassen.


Das Bearbeiten von ausgeblendeten Elementen (Zeilen und Spalten) ist im Menü unter
  • (Mehr)
  • Bearbeiten
  • Zeilen / Spalten
  • Ausgeblendete Zeilen / Spalten
    per
    • Ändern
      oder
    • Einblenden
      möglich.
Dies ist besonders praktisch um entsprechende Zwischensummen auch im Nachhinein noch einmal anzupassen.
 

Fazit

Damit kann relativ flexibel auch komplexere Berechnungen mit Report Painter durchgeführt werden. Ein entsprechendes Berichtswesen auf Ebene der im Fachbereich vorhandenen Lehr- und Forschungsbereiche ist auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" angesprochen worden. Sofern es um verwendbare Kennzahlen geht, die nicht nur im Hochschulbereich Anwendung finden, kann auch ein Blick auf monetäre und nicht monetäre Kennzahlen im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" ein Thema sein.

Gerade in diesem Zusammenhang ist ein flexibles Berichtswesen nicht für externe, sondern auch interne Berichtsanforderungen sehr hilfreich.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Freitag, 14. Mai 2021
17:54 Uhr

ZPING - Auswertung Profitcenter (EC-PCA) nach Investitionen (Anlagenzugänge) + GuV Konten sowie Query und Einzelpostenbrowser als Empfängerberichte

Manchmal ergeben sich auch Berichtsanforderungen dadurch, dass Kolleg:innen bestehende Berichte gerne miteinander kombinieren möchten. So habe ich im Artikel "Bilanzreporting und GuV Planung in der Profit-Center-Rechnung sowie Konsolidierung einzelner Bereiche am Beispiel der Planung der Haushaltsrechnung" eine Auswertung der GuV Konten nach den einzelnen Profit-Center Bereichen
  • L-Landesmittel
  • F-Fördermittel
  • D-Drittmittel
  • S-Sondermittel
als Stammdatengruppen für Profit-Center ausgewertet und im Artikel "Auswertung Anlagenzugänge als Investitionen im Report Painter mit Ausweis CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" wurden Investitionen als Anlagenzugänge ausgewertet.

Da eine solche Anfrage oft auch noch weitere Themen aufwirft hat dieser Artikel noch weitere Abschnitte erhalten, die ich als Überblick kurz auflisten möchte.

Nun kam es direkt zur Berichtsanforderung beide Berichte miteinander zu kombinieren.

Technischer Hintergrund Berichtsbibliothek ZPC als Kopie von 8A2

Basis dafür ist eine angepasste Kopie der Berichtsbibliothek 8A2, die wir als ZPC angelegt haben.

Die Bibliothek 8A2 basiert dabei auf die Reportingtabelle GLPCT.
Technisch weist die Reportingtabelle GLPCT eine Besonderheit auf.

Die Tabelle umfasst insgesamt drei Tabellen:
  • GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" = Summensätze der Profit-Center-Rechnung
  • GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" = Einzelposten im Ist
  • GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" = Einzelposten im Plan

Je nach ausgewerteten Merkmal wird auf die entsprechende Hintergrundtabelle zugegriffen.
Beispiele sind hierzu in der Bibliothek 8A3 zu finden.

Sofern nun eine Bibliothek zur Reportingtabelle GLPCT angelegt wird, werden nicht nur die Merkmale der Tabelle GLPCT, sondern auch die Merkmale der Einzelpostentabellen GLPCA und GLPCP hinzugefügt. Diese umfassen dann auch Kostenstelle und Innenauftrag oder auch die Anlagenbewegungsart. Allerdings sind Auswertungen zu diesen Tabellen sehr performanceintensiv.

Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" habe ich diese Erweiterung beschrieben.

Report Painter Bericht anlegen zur Kennzahl BHSL-I

Ein wichtiger Punkt bei der Auswertung der Einzelposten (Kennzahl "Beleg  Buchungskreiswähr. Ist" BHSL-I oder Plan BHSL-P) ist, dass hier statt des Merkmals "Periode" (RPMAX) für die Einzelposten das Merkmal "Buchungsperiode" (POPER) verwendet werden muss.

Daher ist unser Bericht wie folgt zur Auswertung der Einzelposten aufgebaut.
( S= SET, Gruppe    V = Variable)

Allgemeine Selektion
Ledger: 8A
KostRechKr (V): 8AKOKRS
Geschäftsjahr (V): ZPJ

Dabei ist ZPJ eine Variable für das aktuelle Geschäftsjahr.
Im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" sind auch weitere kundeneigene Formelvariablen im Report Painter vorgestellt.


Darstellung in Spalten nach Profitcenter Bereichen (Landesmittel, Fördermittel, Drittmittel, Sondermittel)


Spalten
Wie schon eingangs erwähnt berichten wir über Profitcenter-Gruppen entsprechend sind folgende Spalten hier angelegt:
 
Spalten Bericht Basiskennzahl Beleg Buchungskreiswähr. (Ist) BHSL-I
Merkmale / Spalte 1 L-Mittel 2 F-Mittel 3 D-Mitel 4 S-Mittel
Version 0 0 0 0
Satzart
 
0
2
0
2
0
2
0
2
Profitcenter (S) L-MITTEL F-MITTEL D-MITTEL S-MITTEL

Damit sind also je Spalte entsprechende Profitcentergruppen ausgewertet. Allerdings wollen wir nun für die einzelnen Gruppen noch mehr Details, insbesondere die CO Objekte Kostenstellen und Innenaufträge sehen.

In der ersten Zeile wollen wir die Investitionen nach Innenauftrag und Kostenstelle auswerten. Zur besseren optischen Gestaltung formatieren wir einzelne Zeilen auch als Zwischensummen mit entsprechenden Rahmen. Dies ist im Artikel "Kurze Antworten zu Währungsumrechnung, Formatierung von Kostenblöcken und Bezügen in Report Painter und andere Bloganfragen" beschrieben.

Darstellung Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) nach CO Objekten

Zur Darstellung von Investitionen werden in den nächsten drei Zeilen folgende Merkmale mit Werten definiert.
Darstellung Investitionen 8A2
Merkmal Wert
Kontonummer
von   bis
100000    1000099
1000101    2100099
2100101    5000099
5000101    7000099
7000101    7900099
7900101    8000099
8000101    8900099
8900101    9000099
9000101    19999998
27900000 27999999
Buchungsper. 1 - (V) 8A-BIS
Beweg.art 100 - 190
300
310
320
330
345
346

Hintergrund: Anlagenzugänge über Bewegungsart und Buchungskonto selektieren

Die einfachste Auswertung dürfte nun eine Liste sein die über die Selektion der Anlagenbewegungsart erfolgt.In der Regel ist der Anlagenzugang über die Anlagenzugangsarten 100 bis 190 oder sofern innerhalb eines Konzern auch Anlagenzugänge aktiviert werden oder allerdings zur Aktivierung von Anlagen im Bau bzw. Anlagen selbst erstellt werden dürften auch die Anlagenbewegungsarten:
  • 300 Umbuchung Altbestand abgehend von aktiver Anlage
  • 310 Umbuchung Altbestand zugehend von aktiver Anlage
  • 320 Umbuchung Neuzugang abgehend
  • 330 Umbuchung Neuzugang zugehend
  • 345 Umbuchung Neuzugang abg.von Anlage im Bau Einzelp.
  • 346 Umbuchung Neuzugang zugehend von Anlage im Bau

relevant sein. Als Sachkonto sollten hier dann die Buchungskonten der Anlagenbuchhaltung ausgewertet werden. Basierend auf den Kontenplan IKR kann dieses zum Beispiel über folgendes Intervall dargestellt werden (ohne Werberichtigungskonten)

100000    1000099
1000101    2100099
2100101    5000099
5000101    7000099
7000101    7900099
7900101    8000099
8000101    8900099
8900101    9000099
9000101    19999998
27900000 27999999


In diesem Bericht sollen "nur" die Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) aber keine Finanzinvestitionen wie Wertpapiere dargestellt werden.

Ergänzende Merkmale sind je Zeile zu definieren:

Zeile Anlagenzugang Kostenstelle

Hier ist das Merkmal Kostenstelle (S,V) als Gruppe und Variable 1KOSET definiert.

Zeile Anlagenzugang Innenauftrag

Hier ist das Merkmal Auftrag (S,V) als Gruppe und Variable 6-AUFGR definiert.

Zeile Investitionen

Hier  werden  die oberen Merkmale der Tabelle ohne die Merkmale Kostenstelle, Inennauftrag gewählt werden. Damit sind hier für L-Mittel, F-Mittel ... sprich die Gesamtspalten unabhängig der selektierten Innenauftragsgruppe oder Kostenstellengruppe die Sachinvestitionen insgesamt ausgewertet. Diese Zeile ist als Zwischensumme mit Über- und Unterstreichung formatiert.

Die beiden ersten Zeilen werden wie folgt über Merkmale expandieren (UMSCH + F9) dargestellt:
  1. Kostesntelle (Auflösen) / Innenauftrag (Einzelwert)
  2. Kontonummer (Einzelwert)
  3. Buchungsper. (Nicht auflösen)
  4. Beweg.art (Nicht auflösen)
Damit werden bei den Sachinvestitionen der Kostenstelle die einzelnen Bereiche dargestellt und bei den Innenaufträgen die Liste der Innenaufträge und die Anlagekonten.

Während bei den Kostenstellengruppen auf die Standardhierarchie der Kostenstellen zugegriffen wird, nutzen wir bei der Auswahl der Innenaufträge Interaktive Auftragsgruppen, über die ebenfalls durch ein Intervall an Kostenstellen die zugeordneten Innenaufträge ausgewertet werden kann (siehe Artikel "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen").

Damit können die Zeilen Anlagenzugang Kostenstele und Anlagenzugang Innenauftrag in Summe von der letzten Zeile abweichen, da es sich nur um eine Teilmenge handelt.


Darstellung Ergebniskonten nach CO Objekten

Neben der Darstellung der Anlagenzugänge sollen auch GuV Konten dargestellt werden. Hier wird dann eine Kontengruppe ausgewertet und die CO Objekte Kostenstelle und Innenauftrag aufgelöst.

Zeile Konto Kostenstelle
Merkmal:
Kostenstelle (S,V): 1KOSET
Kontonummer (S,V): 8A-ACCT
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS

Zeile Konto Innenauftrag
Merkmal:
Auftrag (S,V): 1KOSET
Kontonummer (S,V): 6-AUFGR
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS


Zeile Konto Gesamt
Kontonummer (S,V): 6-AUFGR
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS

Diese Zeile ist als Zwischensumme mit Über- und Unterstreichung formatiert und stellt wiederum die Gesamtsumme der Spalten ausgewiesen.

Auch an dieser Stelle werden die beiden ersten Zeilen werden wie folgt über Merkmale expandieren (UMSCH + F9) dargestellt:
  1. Kostenstelle (Auflösen), Auftrag (Einzelwert)
  2. Kontummer (Einzelwert)
  3. Buchungsper. (Nicht auflösen)
Damit gilt an dieser Stelle der gleiche Hinweis auf interaktive Auftragsgruppen wie bei den Anlagenzugängen.

Informativ kann auch noch eine weitere Zeile zu den Anlagenzugängen hinzugefügt werden in der statt Kostenstelle oder Innenauftrag das Merkmal Anlage (S) 8A-ANL-ALL.GLPCT für "Alle Anlagen" eingefügt werden kann.

Berichtsgruppe ZPIG anlegen

Dieser Bericht wird der kundeneigene Z-Berichtsgruppe ZPIG - Profitcenter Invest GuV zugeordnet.

SAP Query als Empfängerbericht zuordnen

Innerhalb der Berichtsgruppe ZPIG kann über die Bericht/Bericht-Schnittstelle innerhalb des Abschnitts "Der Berichtsgruppe ist Bericht zugeordnet" mit der Schaltfläche "Konfigurieren" und + ein Bericht als Empfängerbericht zugeordnet werden. Normalerweise werden hier Einzelpostenberichte bspw. per Transaktion KE5Z für "Profit Center: Ist-Einzelposten" oder KE5ZH  "Profitcenter: Einzelpostenbrowser" sofern Sie eine HANA Datenbank schon nutzen zugeordnet. Aber es gibt auch die Möglichkeit per "Anderer Berichtstyp" hier QU für SAP Query zu verwenden. Nun kann hier auch eine Query verweisen werden.

Damit sind als Einzelposten auch aus der Tabelle Anlagenstammsatz-Segment (ANLA) der Ordnungsbegriff 1 (L,S) ANLA-ORD41 zur Abbildung der Mittelherkunft darstellbar.

Damit kann über die Benutzergruppe und Query eine Auswertung wie in "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" beschrieben erfolgen.

Eine Erweiterung der Auswertung über die Bibliothek ZPC und als neues Merkmal den Ordnungsbegriff als Include in der Einzelpostentabelle GLPCA scheint hier nicht möglich zu sein, da allenfalls ein Append statt Include möglich ist.

Die Erweiterung der Tabelle GLPCA ist im SAP Hinweis 2545080 beschrieben. Eine Erweiterung von Report Painter ist ebenfalls im Blog SAPManDoo im Artikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten" jedoch scheint dieses in der GLPCP schwieriger.

Pivot-Browser oder Neu: Einzelpostenbrowser

Bei der Zuordnung von Berichten in der Bericht/Bericht-Schnittstelle bin ich auf mir bisher nicht bekantne neue Einzelpostenberichte in Form eines Einzelpostenbrowser als Transaktionen mit Endung H aufmerksam geworden. SAP hat mit EHP 6 Einzelpostenbrowser für FI und EC-PCA eingeführt. Diese sind über die Transaktionen:
  • FBL3H Browser Hauptbucheinzelposten
  • FBL1H Browser Kreditorenposition
  • FBL5H Browser Debitorenposition
  • FAGLL03H Browser Hauptbucheinzelposten (Hauptbuchsicht)
  • und per KE5ZH "Profitcenter: Einzelpostenbrowser"
aufrufbar. Details zu diesen neuen Einzelpostenberichten sind im SAP Hinweis 2100879 zu finden.

Der Anzeigebereich entspricht der klassischen ALV Darstellung während nue hinzugekommen nun ein Interaktionsbereich ist. Im Blog SAPManDoo sind im Artikel "Pivot-Browser - eigene Aktionen"  von Stephan Rohde die Möglichkeiten vorgestellt. Spannend ist, dass nun auch Stammdatenfelder zur Verfügung stehen sowie interaktiv Aktionen durchgeführt werden können. Zur Nutzung dieser Funktion ist allerdings durch die Systemverwaltung eine alternative Datenbank (HANA) erforderlich. Ausführliche Informationen sind in der Transaktion HDBS_ERROR zu finden, sofern die Datenbank noch nicht eingerichtet wurde.

Fazit - Weitere Informationen zum Berichtswesen

Sofern Sie intensiv mit den Themen Berichtswesen sich auseinandersetzen gibt es auch immer wieder Rückmeldungen zu vorhandenen Berichten.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage
(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

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Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Das wunderbare Thema SAP Query habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Sonntag, 25. April 2021
16:52 Uhr

Unterschiedliche Darstellung Bestellobligo Liefertermin in Controlling CO und Buchungsdatum im Haushaltsmanagement PSM-FM (Forschreibungsprofil)

Die Grundeinstellungen zur Obligoverwaltung im Modul CO habe ich im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" beschrieben.

Ausgangslage
Nun gab es aber eine Rückfrage bzgl. der Darstellung eines Obligo aus einer Bestellung mit Lieferdatum in der Zukunft aber Belegdatum in der aktuellen Periode. Im Rahmen des Berichtswesens wurde im CO das Obligo erst in der Periode des zukünftigen Lieferdatums und im Haushaltsmanagement (Öffentliche Verwaltung PSM-FM; Public Secotr Management - Fundsmanagement)  in der Periode das Belegdatum ausgewiesen.

Problem: Abweichende Darstellung Bestellobligo
Wird nun im Berichtswesen immer zur aktuellen Periode ausgewertet, würden bei einer Gegenüberstellung von Plan/Budgetwerten hier nicht die zukünftigen Verpflichtungen mit berücksichtigt werden, sodass hier mehr Mittel als verfügbar angesehen werden, während im PSM-FM die Verpflichtung auch schon in der Periode des Belegdatums ersichtlich sind.

Datum Bestellobligo im Modul Controlling - CO

Die Berechnung des Obligo erfolgt im Modul Controlling anhand des Lieferdatums und lässt sich nicht im Customizing ändern. Der Aufbau eines Bestellobligo im Controlling als offener Bestellwert aus folgenden Daten ab:
  • Wert der Bestellung
  • Liefertermin
  • Kontierung
Wichtig ist daher, dass zum Liefertermin auch die Kontierung (Kostenart) gültig ist und die Obligoverwaltung in den einzelnen Komponenten Kostenstellenrechnung und Innenauftragsrechung aktiviert ist.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in CO

Im Zusammenhang mit Kostenstellen sollte ferner darauf geachtet werden, dass im Abschnitt Steuerung in den Stammdaten der Kostenstelle keine Sperre für das Feld Obligofortschreibung gesetzt ist, andernfalls kann kein Obligo auf der Kostenstelle bspw. aus Bestellungen geschrieben werden. Die Verpflichtungen als Obligo können bspw. aus Bestellobligo (als Abnahmeverpflichtung aus Bestellungen), Auftragsobligo (Lieferverpflichtungen aus bestätigen Aufträgen) oder Wechselobligo (Wechselverpflichtungen bei einer Bank) entstehen.

Sollte eine entsprechende Sperre gesetzt sein und so fehlerhafte Obligowerte korrigiert werden müssen, kann per SA38 das ABAP Programm RKANBU01 - Übernahme Bestellanforderungs- und Bestellobligo zur Korrektur aufgerufen werden. Beim Aufruf des Programms können einzelnen Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Innenauftrag, ...) selektiert werden und die Korrektur entsprechend aufgerufen werden.

Zum Auswerten der Summen je Kostenart von Obligo kann neben den vorhandenen Berichten in SAP wie Kostenstellen/Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620 / S_ALR_87012999) oder Kostenstellen Einzelposten Obligo (KSB2 / KOB2 ) auch ein gemeinsamer Report Painter Bericht wie unter "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" beschrieben verwendet werden.
 

Customizing Fortschreibungsdatum Bestellobligo für PSM-FM

Davon abweichend kann im Haushaltsmanagement im Customizing eine andere Darstellung gewählt werden.

Im Customizing (Transaktion SPRO) kann über
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Ist- und Obligofortschreibung/Integration
  • Allgemeine Einstellungen
  • Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen
den jeweiligen Finanzkreis ein Fortschreibungsprofil zugeordnet werden.

Das Fortschreibungsprofil umfasst Parameter zur Steuerung der Obligo und Ist Daten im Haushaltsmanagenet. Innerhalb des Fortschreibungsprofils kann unter anderen festgelegt werden, welches Datum vom Beleg (zum Beispiel bei Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungen) zur Zuordnung einer Persiode für Obligo und Ist im Haushaltsmanagement ausgewiesen werden soll. Als Fortschreibungsperiode kann dabei entweder das Buchungs-/Belegdatum oder aber das Fälligkeitsdatum sein.

Im Standard hat SAP hier unter anderen zwei Fortschreibungsprofile mit ausgeliefert:
  • 000100 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Fälligkeitsdatum
  • 000101 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Buchungsdatum
    Rechnungen können durch den Obligo-Vortrag ins neue Geschäftsjahr übertragen werden
  • ...

Das Fälligkeitsdatum (siehe Fortschreibungsprofil 000100) wird dabei wie folgt abgeleitet:
  • Bestellungen: anhand des Leiferdatum und den Zahlungsbedingungen
  • Rechnungen: auf Basis des Zahlungsfristenbasisdatum und Zahlungsbedingungen
  • Kreditorische Gutschriften: Zahlungsfristeenbasisdatum ohne Zahlungsbedingungen
  • Zahlung: Ausgleichsdatum der Rechnung (dürfte Buchungsdatum der Zahlung sein)
Im Gegensatz zum Forschreibungsprofil 000101 im Haushaltsmanagement leitet sich, wie erwähnt, im CO das Datum des Obligo-Beleg vom Fälligkeitsdatum beziehungsweise Lieferdatum her ab.

Auch wenn das Fortschreibungsprofil entsprechend ewählt ist, kann im Customizing eine abweichende Einstellung für Bestellobligo genutzt werden.

Dieses ist im Customizing (SPRO) unter
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Ist- und Obligofortschreibung/Integration
  • Allgemeine Einstellungen
  • Fortschreibungsprofil übersteuern
möglich.

Hier kann nach Werttyp (zum Beispiel 51 Bestellungen) neben der Budgetwirksamkeit (Statistische Fortschreibung) auch das Zahlungsbudget anhand des Buchungsdatums, Fälligkeitsdatum oder Lieferdatum genutzt werden. Gerade beim Lieferdatum bedeutet dieses auch, dass bei einer Bestellung die am Jahresende erfolgt und deren Lieferung erst im Folgejahr erwartet wird (Lieferdatum) die Mittel erst im neuen Jahr gebunden werden.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in PSM-FM

In den Artikeln "Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo" und "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" bin ich auch auf Korrekturmöglichkeiten zu fehlerhaften Obligo eingegangen.

Fazit


Für das Berichtswesen bedeutet ein unterschiedlicher Ausweis (Lieferdatum oder Belegdatum) von Bestellobligo, dass zur Darstellung aller Verpflichtungen nicht bis zur aktuellen Periode, sondern bis zur letzten Periode des laufenden Geschäftsjahres eine Auswertung erfolgen sollte.

Bei PSM-FM basierten Drittmittelauswertungen von Fonds/Projekten wird dieses dann auch direkt in der Periode des Belegdatums ausgewiesen. Abweichend dazu kann dann eine CO Auswertung zum Beispiel bei der Auswertung von Kostenstellen oder reinen CO Aufträgen sein.

Hier sollten sich die Fachverantwortlichen darüber abstimmen, welche Information zur Steuerung und im Berichtswesen als erforderlich angesehen wird.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Themen eingegangen.
 
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(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

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Samstag, 24. April 2021
12:37 Uhr

Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen

Im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." bin ich auf die einzelnen Möglichkeiten der Verrechnung von Kosten in SAP eingegangen. Neben der Leistungsartenrechnung als Menge x Preis bin ich hier auf die kennzahlenbasierte Verrechnung in Form der Kostenverteilung und Kostenumlage innerhalb des Gemeinkostencontrolling mit SAP CO-OM eingegangen.

Exkurs: Leistungsartenrechnung zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

Dabei werden aus Plankosten und Planmengen ein Plantarif ermittelt der später als Grundlage der erfassten Leistungsmenge entsprechende die Senderkostenstelle auf Basis der in der Leistungsart erfassten Menge entlastet und die Empfängerkostenstelle belastet.

Dabei werden als Information sowohl die Mengen, die Leistungsart als auch die Verrechnungskostenart vom Typ 43 "Verrechnung Leistungen/Prozesse" ausgewiesen.

Der Tarif kann aber auch politisch gesetzt sein, so dass am Beispiel der Kopierkosten hier auch eine Kopie zu jeweils 0,05 Euro von der Kostenstelle der Kopiergeräte entlastet und auf die kopierende Kostenstelle belastet werden kann.

Einen kleinen Exkurs zur Leistungsartenrechnung befindet sich im Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten".



Während die innerbetriebliche Leistungsverrechnung per Leistungsart und Tarifermittlung sich an messbaren Verbrauchsmengen orientiert (Verbrauchsmengen wie Strom oder auch Arbeitszeit wie im Artikel "Berechnung monatlicher/jährlicher Arbeitzeit nach BAT" beschrieben) orientiert sich die Verrechnung an Hilfsgrößen zur Kostenumlage oder Kostenverrechnung die oft nicht beim direkten Verbrauch sondern im Nachhinein oder als allgemeine Kennzahlen herangezogen werden.
 

Betriebsabrechnungsbogen / Kostenumlage - Kennzahlenbasierte Verrechnung

Ein klassisches Anwendungsgebiet der Kostenumlage ist das Stufenleiterverfahren eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB).  Hier werden über einen Verteilungsschlüssel nicht direkt zuordenbare Kosten (Gemeinkosten) den einzelnen untergeordneten Stufen zugeordnet und entsprechend weiter verrechnet.

Zur Verrechnung von Gemeinkosten (als Kosten die nicht direkt einen Kostenträger zuzuordnen sind) können neben Mengengrößen auch Wertgrößen als Schlüssel herangezogen werden. Wichtig bei der Wahl geeigneter Schlüssel ist, dass diese nachvollziehbar, quantifizierbar und besonders auch in einem Verhältnis zu den umzulegenden Kostens stehen sollten.

In der folgenden Abbildung ist eine kennzahlenbasierte Umlage als Stufenleiterverfahren abgebildet.

Kennzahlenbasierte Kostenumlage

In den einzelnen Stufen werden jeweils weitere Gruppen an Gemeinkosten umgelegt und auf die jeweils folgende Stufe umgelegt.

Als Basis werden, wie in der Abbildung zu sehen, unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet. Anstatt hier auf die Technik der Umlage einzugehen möchte ich im Rahmen der "Abschlußarbeiten mit SAP CO" auf die hier verwendeten Kennzahlen eingehen.

Einige der vorgestellten Kennzahlen sind als Verteilungsschlüssel auch auf der Seite hochschulcontrolling.de von Volker Wiest zu den Themen Finanz- und Rechnungswesen angelehnt.  Der Leitspruch »Happy Controlling!« motiviert mich ebenfalls dazu hier auf die dort angesprochenen Kennzahlen etwas ausführlicher einzugehen.
 

Unterschiedliche Formen der Verrechnung - Verteilung und Umlage im SAP System

Bei der Verteilung bleiben die ursprünglichen Konten erhalten (Kostenart/Sachkonto) während bei der Umlage diese auf ein Sachkonto des Kostenartentyp 42 Umlage zusammengefasst werden.

Ein klassisches Beispiel der Verteilung sind Telefonkosten die nach verbrauchten Telefoneinheiten verteilt werden. Dabei werden Kosten über das ursprüngliche Sachkonto bzw. Kostenart verteilt, so dass auf Seiten der Empfänger weiterhin das Sachkonto für Telefonkosten erhalten bleibt.

Für die Umlage ist weniger das Sachkonto als vielmehr eine Zusammenfassung unterschiedlicher Kosten relevant, so dass hier Gebäudekosten oder die Kosten der Verwaltung in Summe ausgewiesen werden.

Dazu werden unterschiedliche Kennzahlen (oder auch Kosten) als Basis der Verteilung verwendet.

Im Artikel gehe ich auf folgende Punkte ein:
  • Kennzahlen insbesondere im Bereich Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen
    • HNF (Hauptnutzfläche)
      Verteilung von Gebäude und Raumkosten
    • VZÄ (Vollzeitäquivalente)
      Verteilung von Overheadkosten wie Verwaltung
    • STUDR / GSTUD / ABS (Studierende)
      Verteilung Kosten aus den Bereich Lehre
    • LENA (Lehrnachfrage)
      Verteilung nach Lehrimport und Lehrexport auf Studiengänge
    • TELE (Telefoneinheiten)
      Verteilung nach Verbrauchseinheiten
    • Weitere monetäre nicht monetäre Kennzahlen
      (Quelle: DeStatis)
  • Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung


Gerade im Hochschulbereich fallen unterschiedliche Kosten in den einzelnen Einrichtungen an, so dass hier eine entsprechende Verrechnung sinnvoll erscheint. Neben Kennzahlen die im Hochschulumfeld eine Anwendung finden sind hier auch allgemeine Kennzahlen erwähnt, die auch für andere Branchen geeignet sein wollten.

Kennzahlen zur Verteilung von Gebäude und Raumkosten (Hauptnutzflächen DIN 277) - HNF (Hauptnutzfläche)


Auch wenn die Verteilung nach Raumflächen für Bewirtschaftung und Bauunterhalt von Gebäuden auf den ersten Blick für Gebäudekosten sinnvoll erscheint ist bei einen näheren Blick auf die unterschiedliche Nutzung von Räumen ein Unterschied je nach Raumnutzungsart leicht ersichtlich. Schon bei der Betrachtung von Energiekosten ist ein UNterschied zwischen einfachen Lagerräumen und einen Isotopenlabor mit besonderen Sicherheitsanforderungen ersichtlich. Ebenso stellt sich hier die Frage, wie Nebennutzflächen wie Sanitäranlagen oder allgemeine Flächen (Flur) bei einer Kostenverteilung genutzt werden soll.

Hier ist es hilfreich sich an der DIN-Norm "DIN 277" als "eine einheitliche Beurteilungs- und Berechnungsgrundlage für die Ermittlung von Grundflächen und Rauminhalten von Bauwerken oder Teilen davon im Hochbau" (siehe Wikipedia Eintrag DIN 277) zu orientieren.

Dabei sind die einzelnen Nutzungsflächen wie folgt eingeteilt:
  1. Wohnen und Aufenthalt (dazu zählen auch Teeküche oder Pausenräume)
  2. Büroarbeit (hier können auch Übungsräume, Besprechungsräume gezählt werden)
  3. Produktion, Hand- und Maschinenarbeit, Experimente (Druckerei, Werkstätten oder auch Räume für Tierhaltung)
  4. Lagern, Verteilen, Verkauf (Lagerräume, Archive, Hauspost)
  5. Bildung, Unterricht, Kultur (darunter fallen auch Sporthallen, Bühnen oder Bibliotheken)
  6. Heilen und Pflegen (hier können auch Labore oder medizinische Einrichtungen wie Operations- und Behandlungsräume eingeordnet werdfen)
  7. Sonstige Nutzung (Sanitörrume,Nebennutzflächen)
Je nach Ausstattung ihr einzelnen Gebäude und Räume eignet sich diese DIN als Orientierung und Sie können die einzelnen Gebäudekategorien (GKAT) oder Raumnutzungsarten (RNA) jeweils einen passenden Gewichtiungsfaktor zuordnen.

Dabei kann als Index mit Gewichtungsfaktor 1 ein klassischer Büroraum genommen werden und im Vergleich dazu die Raumkosten für andere Raumnutzungsarten herangezogen werden bzw. im Verhältnis gesetzt werden.


Kennzahlen zur Verteilung von Verwaltungskosten - FTE oder VZÄ

Zur Verteilung von Overheadkosten (wie Verwaltung) eignet sich hier das Personal als Größe heranzuziehen, sofern Sie nicht per Zeitaufschreibung den Service ihrer Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung verursachungsgerecht verteilen wollen. Im Artikel "Anzahl Belege Kreditor je Fachbereich oder Abteilung anhand Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag" habe ich zwar auch eine Auswertung der Anzahl an Belegen beschrieben, jedoch sollte dabei beachtet werden, dass manchmal ein einzelner Beleg wesentlich mehr Prüfaufwand verursacht als eine Vielzahl an Belege die möglicherweise auch noch automatisch per "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" oder künftig per "SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM" eingebucht wird.

Statt der Kennzahl "Anzahl Beschäftitgte" nach Köpfen kann als Kennzahl FTE (englisch: full-time equilavent) beziehungsweise VZÄ (Vollzeitäquivalent) aus dem Pesonalmanagement genutzt werden. Diese dient der Darstellung von Arbeitszeit von Teilzeit-Beschäftigten im Verhältnis zu einer Vollzeitkraft. Eine Vollzeitkraft die ausschliesslich in einer Abteilung (Kostenstelle) arbeitet, wird mit einem Wert 1,0 dargestellt. Neben der Betrachtung der Arbeitszeit sollte aber auch die Kostenverteilung berücksichtigt werden, wenn eine Person in mehr als einer Abteilung beschäftigt ist. Hier ergibt sich je Kontierungsobjekt die Kennzahl aus folgender Formel:
  • VZÄ = Beschäftigungsgrad * Kostenverteilung
Diese Kennzahl sollte für jede Periode (Monat) erhoben werden, so dass auch entsprechende Schwankungen abgebildet werden können.

Die Ermittlung von Beschäftigungsgrad (Infotyp 0007 - Personaladminstration) und Kostenverteilung (Infotyp 1018 - Organisationsmanagement) ist im Artikel "SapQuery Personalkostenumlage VZÄ" näher beschrieben.

Unterschiedliche Beschäftigtengruppen

Denkbar ist es auch für unterschiedliche Beschäftigtengruppen noch einmal separate Kennzahlen zu erheben. So könnte für eine Professur inhabende Person die Kennzahl PROF ebenso relevant sein wie WISS für wissenschaftliche MItarbeitende.

Gerade im Zusammenhang mit Personalauswertungen kann auch der Artikel "SUMMEWENN über mehrere Spalten in Excel oder Personalkostenhochrechnung auf Innenauftrag zusammenfassen" lesenswert sein.

Kennzahlen im Hochschulumfeld

Während die oberen Kennzahlen für eine Vielzahl von Branchen genutzt werden können gibt es auch branchenspezifische Kennzahlen. Für den Bereich Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling sind hier auch weitere Leistungskennzahlen im Bereich Forschung und Lehre relevant.

Solche Zahlen können entweder zum Vergleich herangezogen werden (siehe Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" oder "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" aber auch für eine Kostenverteilung herangezogen werden.

Eine Analyse der budgetrelevanten Kennzahlen ist aber sicherlich für ein aussagekräftiges Hochschulcontrolling wichtig und ist im Vergleich der Leistungsmengen auch im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" beschrieben.

Auf zwei dieser im Hochschulumfeld typischen Zahlen möchte ich wie folgt eingehen.

Kennzahlen aus den Bereich Lehre: Studierende - STUDR / GSTUD

Sonstige Einrichtungen wie Studienberatung, Hochschulsport oder auch Bibliotheken können nach der Anzahl der Studierende verrechnet werden. Hier sollte sich darüber verständigt werden ob Studierende im 1. Fachsemester, Studierende in Regelstudienzeit (STUDR) oder die Gesamtzahl aller Studierende (GSTUD) als Kennzahl genutzt werden soll. Sinnvoll ist es hier sich an einen entsprechenden Faktor zu orientieren der auch im Rahmen des Budgetierungsmodell als Erfolgsfaktor genutzt wird. In der Regel dürften dieses Studierende in Regelstudienzeit sein.

Denkbar wäre hier auch eine erfolgsabhängige Kennzahl wie Absolvierende (ABS).

Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge - LENA

Für die Berechnung der Lehrnachfrage ist schon im Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" eine entsprechende Kennzahl beschrieben worden.

Dabei wird davon ausgegangen, dass für alle Studiengänge ein Curricularnormwert (CNW) vorliegt. Innerhalb der Kapazitätsverordnung  (KapVO) wird dieser Wert als Anzahl der Deputatsstunden verstanden, die für die Ausbildung in einen bestimmten Studiengang erforderlich ist. Als Wert bildet dieser den Lehraufwand in SWS (Semesterwochenstunden) ab der für Studierende in Regelstudienzeit erforderlich ist. (siehe Definition Curricularnormwert auf Wikipedia).

Nun ist es aber so, dass nicht nur eine Lehreinheit für einen Studiengang verantwortlich ist sondern hier Leistungen von unterschiedlichen Lehreinhieten oder Fachbereichen erbracht werden.

Im Rahmen einer CNW Matrix wird dieser Lehrleistung als SWS je Studiengang zwischen den einzelnen Lehreinheiten aufgeteilt.

Nemen wir als Beispiel einen Studiengang A und fünf Lehreinheiten die sich insgesamt 10 SWS aufteilen.
 
Beispiel CNW
Studiengang LE 01 LE 02 LE 03 LE 04 LE 05 Summe
Studiengang A 3 0,7 0,3 3,8 2,2 10
Studiengang B 4,5 2 0,2 0,8 2,5 10

Dieses bildet die Lehrbeziehung zwischen den einzelnen Studiengängen ab.

Für die Berechnung der CNW Anteil der einzelnen Lehreinheiten wird die Leistung je Studiengang im Verhältnis zur Gesamtleistung des Studiengangs hernagezogen. Dieses wäre beim Studiengang für die LE 01 also 3 von 10  und somit 0,3 (berechnet aus 3 / 10).

 
Beispiel CNW Anteile
Studiengang LE 01 LE 02 LE 03 LE 04 LE 05
Studiengang A 0,3 0,07 0,03 0,38 0,22
Studiengang B 0,45 0,2 0,02 0,08 0,25

Für die einzelnen Studiengänge liegt dann eine Jahrgangsbreite vor aus der sich dann die Lehrnachfrage aus der Multiplikation der Studierende mit dem CNW Anteil berechnet. Die Anzahl der Studierende multipliziert mit den CNW Anteil der Lehreinheit ergibt also den Lehrbedarf in SWS für alle im Studiengang eingeschriebene Studierende.

 
Beispiel Lehrnachfrage nach Lehreinheit (LE)
Studiengang Jahrgangsbreite LE 01 LE 02 LE 03 LE 04 LE 05
Studiengang A 100 30 7 3 38 22
Studiengang B 100 45 20 2 8 25
Summe Lehrnachfrage 200 75 27 5 46 47

Die Summe je Lehreinehit kann dann zur Verteilung der Kosten auf Ebene der Studiengänge für die einzelnen Lehreinheiten herangezogen werden.

So wären die Gesamtkosten der Lehreinheit 01 auf anteilig zu 30 auf Studiengang A und 45 auf Studiengang B zu verteilen.

Eine passende Auswertung dazu ist im Artikel "Hochschulcontrolling: Vergleich Lehrimport von Studiengängen und Kostenanteile einzelner Lehreinheiten - Abschnitte mit abgeleiteten Kennzahlen im Report Painter" beschrieben.

Da dies insgesamt nach einem Betriebsabrechnungsbogen erfolgt ist dieses direkt zu verteilen.

Verbrauchseinheiten wie TELE für Telefoneinheiten

Neben der Leistungsartenrechnung kann auch die Umlage und Verteilung auf Basis von Verbrauchsmengen geführt werden. So kann eine Kennzahl wie die verbrauchten Telefoneinheiten (TELE), versendete Briefe (PORTO) oder gedruckte Seiten (DRUCK) zur Verteilung der aufgelaufenen Kosten der Durckerei, Poststelle oder des Rechenzentrums genutzt werden. Hier werden die aufgelaufenen Porto-, Telekommunikations- und Durckkosten ebenfalls über eine erfasste Kennzahl (sinnvollerweise als Summenwerte) erfast und entsprechend verrechnet.

Weitere Kennzahlen im Hochschulumfeld - monetäre und nichtmonetäre Kennzahlen

Teilweise kann sich bei der Wahl einer geeigneten Kennzahl auch an die schon erwähnten Leistungsmenegen orientiert werden, die auch im Bereich der Haushaltspläne für Hochschulen vorgesehen sind. Dieses kann neben den typischen Kennzahlen im Bereich der Forschung (Drittmittelvolumen, Promotionen) auch noch Absolventinnen und Absolventen oder auch Berufungen von Frauen sein. Dabei ist es auch eine Frage welches Profil sich eine Hochschule geben möchte und wie die Kernbereiche Lehre, Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs, Gender, Internationalisierung und Weiterbildung auch im Rahmen eines Budgetierungssystem abgebildet werden kann.

Volker Wiest, ein sehr geschätzter Kollege einer anderen Hochschule, hat auf seiner Seite hochschulcontrolling.de unter der Rubrik "Haushalt & Finanzen" ebenfalls einige grundlegende Informationen rund um Haushaltspläne und die Hochschulkostenrechnung gesammelt.

Weitere Daten vom statistischen Bundesamt (DeStatis)


Das Statistisches Bundesamt (DeStatis) veröffentlicht regelmäßig auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/Publikationen/_publikationen-innen-hochschulen-kennzahlen.html sowohl monetäre als auch nicht monetäre hochschulstatistische Kennzahlen im Rahmen der Fachserie 11 Reihe 4.3.1 (zuletzt von 1980 - 2019) dabei werden sowohl internationale als auch nationale Kennzahlen über alle Hochschulen in Verbindung gesetzt.

Gerade für den Bereich Bildung, Forschung und Kultur wird auch für Hochschulen auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/_inhalt.html weitere verfügbaren daten zur Verfügung gestellt.


Dies ist auch ein Grund warum in den Artikeln "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" oder "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" sich das Berichtswesen auch auf die Ergebnisse der Hochschulfinanzstatistik oder Personalstandsstatistik beschäftigt.

Weitere Verteilungsschlüssel

Bisher habe ich hier in der Hauptsache auf Mengengrößen  Bezug genommen, eine Alternative wäre jedoch auch eine Verteilung über Wertgrößen. So könnte über andere Wertgrößen (wie gebuchte Personalkosten oder Erlöse erfolgen.

Als wichtige Eigenschaften geeigneter Kennzahlen oder Schlüssel sollten aber die folgenden Punkte enthalten:
  • verursachungsgerecht
  • mit vertretbaren Aufwand messbar
  • und idealerweise auch beeinflussbar sein
Diese Punkte sind insbesondere dann notwendig, wenn diese auch in allen Abteilungen akkzeptiert werden.

Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung mit SAP CO

Wie eine solche kennzahlenbasierte Verrechnung erfolgen kann können Sie in folgenden Büchern kennenlernen.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
2. Auflage (08. März 2019)
Paperback ISBN: 9783960120346

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Ebook ISBN: 9783960120346


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Umsetzung im Rahmen eines Berichtswesen im Controlling eingegangen.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage
(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

Für 19,95 € direkt bestellen

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Oder bei Amazon *
 
Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.


Künftig wird es hier sicherlich auch noch eine weitere Publikation geben, die dieses Thema aufgreifen wird. Zumindest setze ich mich zur Zeit etwas intensiver mit dem Thema "Abschlüsse im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" auseinander :-).

Sind die einzelnen Kennzahlen erst einmal erfasst stellt sich auch die Frage der Auswertung eben dieser Kennzahlen.

Beim Aufbau eines Berichtswesen im SAP Controlling sind auch diese Punkte besonders zu beachten.  Somit ist es auch wichtig, dass die Verteilgrößen auch durch die Verantwortlichen selbst mit ausgewertet werden können.

Innerhalb Report Painter Berichte könenn diese im SAP System ausgewertet werden aber manchmal ist es für das Controlling auch erforderlich eine Gesamtliste aller gebuchten Kennzahlen zu erhalten. Eine solche Möglichkeit ist im Artikel "Auswertung gebuchter statistischer Kennzahlen jahresübergreifend nach CO Objekten wie Kostenstelle oder Innenauftrag" festgehalten worden.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 31. März 2021
11:37 Uhr

Auswertung statistischer Buchungen auf Kostenstellen Hintergrund Finanzbuchhaltung erfasst Kreditorenrechnung sowohl auf Kostenstelle und Innenauftrag

In einer Kreditorenrechnung wurden sowohl Kostenstelle als auch Innenauftrag bei der Buchung des elektronischen Rechnungseingangs gebucht worden. Dadurch ist diese Buchung im Controlling im Ist auf den Innenauftrag und statistisch auf die Kostenstelle gebucht worden. Statistische Buchungen werden in den Kostenstellenberichten separat ausgewiesen.

Die Auswertung von statistischer Buchungen ist auch im Artikel "Investitionen in ReportWriter (statistische Buchungen)" beschrieben sowie für den umgekehrten Fall (Innenauftrag statistisch) im Artikel "Statistischer Innenauftrag in SAP und verschiedene Anwendungen u.a. Verfügbarkeitskontrolle zum Budget im CO auf Kostenstelleneben".

Für eine Auswertung im Report Painter kann im CO-OM (zum Beispiel die Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" oder 6o1 "Innenaufträge", beide basierend auf die Tabelle CCSS "Berichtstabelle: Gemeinkostencontrolling")  der Werttyp 11 Statistisches Ist verwendet werden.

Jedoch werte ich mittlerweile die CO-Objekte über die klassische Profitcenter-Rechnung aus. Durch die "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" kann ich zu den selektierten Profitcentern entsprechende CO Objekte ausgeben lassen und damit wie im Artikel "Auswertung Anlagenzugänge als Investitionen im Report Painter mit Ausweis CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" auch Investitionen auswerten.

Innerhalb meines Berichtes werden die statistischen Buchungen ohne Werttyp in die Profitcenterrechnung fortgeschrieben, sodass zum Profitcenter sowohl die Kostenstelle als auch der Innenauftrag als Feld gefüllt sind.

Zwar ist der Beleg nur einmal auf das Profitcenter des Innenauftrages ausgewiesen, aber da ich die Belege einzeln auswerte erhalte ich nun den Buchungsbetrag sowohl auf den Innenauftrag als auch den statistischen Wert auf der Kostenstelle.

Um dieses zu korrigieren, benötige ich daher einen weiteren Report Painter Bericht, der mir die statistischen Buchungen auf den Kostenstellen auswertet, um dieses als Korrekturvorlage zu verwenden. Da wir keine statistischen Innenaufträge nutzen sollten statistische Buchungen nur bei der Kombination von Innenauftrag und zusätzlich Kostenstelle vorhanden sein.

Die statistischen Buchungen sind dann auch nur auf der Kostenstelle.

Report Painter Bericht - statistische Buchungen auf Kostenstelle
Der Bericht in der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" ist dabei wie folgt gestaltet.

Allgemeine Kriterien (diese gelten für alle Abschnitte)
Ausgewählte Merkmale:
  • KostRechKreis (Varibale) 1KOKRE
  • Geschäftsjahr (Variable) 1CGJAHE
  • Periode (Variable) von 1PERIV bis 1PERIB
  • Werttyp 11 (Statistisches Ist)
  • Version 0
Zeilen:
Ausgewählte Merkmale
  • Kostenstelle (Gruppe) oberster Knoten Standardhierarchie der Kostenstellen
Spalten;
Ausgewählte Merkmale
  • Kostenart (Gruppe) für Kosten und Erlöse
Formel:
Hier habe ich dann entsprechende Korrekturspalten in dem ich die Kosten und Erlöse jeweils mit * -1 umkehre und so eine Korrektur für meinen Bericht habe.

Damit kann ich zum oberen Bericht die statistischen Buchungen in Excel per Pivot Tabelle je CO Objekt wieder bereinigen :-).

An dieser Stelle möchte ich für das Berichtswesen auch noch einmal auf meinen Artikel "Grundlagen: Set-Variablen im Report Painter / Report Writer am Beispiel Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe" hinweisen. Ebenso wie für Kostenstellen und Innenaufträge sind solche Gruppierungen natürlich auch für Profitcenter möglich.

Da ich die Auswertung anhand von Profitcentern ausführe, kann ich im Bericht über die Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" direkt über das Profitcenter die CO-Objekte selektieren. Jedoch habe ich in der Profitcenterrechnung auch keine Obligo ausgewiesen. Daher nutze ich einen weiteren Bericht zur Anreicherung der Profitcenter-Auswertung wie im Artikel "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" beschrieben.

Gerade die Behandlung von Obligos, als künftige Verpflichtungen der Kostenverantwortliche, ist auch ein Thema, dass besonders im Berichtswesen behandelt werden sollte.  Unter "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" können die erforderlichen Einstellungen betrachtet werden, aber  gerade im Hochschulumfeld (der auch generell der öffentlichen Verwaltung) ist dieses auch in Hinblick auf das Public Sector Management / Haushaltsmanagement ein Thema.

Exkurs: Obligo in PSM-FM
Hier möchte ich, da immer einmal wieder die Frage aufkommt auf "Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo" sowie "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" hinweisen.




An dieser Stelle freue ich mich übrigens schon auf einen Wechsel in Richtung S/4HANA in der Hoffnung, dass hier dank Universal Journal auch einige andere derzeit bei uns im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen vorhandene Anforderungen erheblich vereinfacht werden.


Zukunft des Berichtswesens unter S/4HANA
Gerade für Kolleg:innen kann ich in diesen Zusammenhang auch folgende Onlinekurse empfehlen.

Grundlagen SAP Berechtigungen inklusive Fiori - Online Training
Grundlagen SAP Berechtigungen inklusive FIORI - Online Training

SAP S/4HANA Finance & Controlling - Online Training
SAP S/4HANA Finance & Controlling  - Online Training

Sofern (sowohl unter ERP als auch S/4) das Thema Report Painter / Report Writer weiterhin interessant ist, mag ich auch noch auf eine "Neuerscheiung" eines Buches zum Thema Report Painter und Report Writer hinweisen.

Derzeit arbeite ich ein wenig meine Internetseiten rund um Buchempfehlung und SAP Know-how um. Erfreulicherweise kann ich hier auch ein Buch zum Thema Report Painter empfehlen.

 
Praxishandbuch Report Painter/ Report Writer
Verlag: Espresso Tutorials
1. Auflage
(07. Juni 2019)
ISBN: 9783960128434

Für 29,95 € bestellen


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Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ebenfalls auf die angesprochenen  Themen rund um den Aufbau eines Berichtswesen unter SAP  eingegangen.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage
(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

Für 19,95 € direkt bestellen

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Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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