Andreas Unkelbach
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Donnerstag, 25. September 2014
17:11 Uhr

Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget

Ausgangslage:
Es soll er aktuelle Projektsaldo von Drittmittelprojekten dargestellt werden. Teilweise werden die Projekte über eine Bewilligung (Budget) oder über eigene Erträge finanziert. Hierzu soll eine Liste mit separaten Ausweis von Saldo gegen Ertrag (Geld) und Saldo gegen Budget ausgegeben werden.

Sofern der Ausweis des Budgets nur auf Ebene des Gesamtbudget erforderlich ist (andernfalls kann der Artikel "PSM Recherchebericht mit Jahresabgrenzung" weiter helfen) kann hier ebenfalls ein entsprechender Recherchebericht angelegt werden.

Wie unter SAP PSM Recherchebericht beschrieben legen wir über die Transaktion FMEK einen neuen Bericht an. Dieser ist im Bereich: Hierarchie der HHM Kontierungselemente angesiedelt. Von hier wird ein entsprechendes Formular angelegt.

Alternativ könnte auch das Formular über die Transaktion FMEN direkt angelegt werden und später über die Transaktion FMEK den Bericht zugeordnet werden.

Recherchebericht: Formular anlegen (Transaktion FMEN) oder aus Recherchebericht erstellen (Transaktion FMEK)


Da wir den Bericht recht flexibel halten wollen weisen wir die Struktur an, nur eine Koordinate zu verwenden ("Die Merkmalsdimension wird erst bei der Berichtsdefinition festgelegt."). Hierdurch können wir dann durch die einzelnen Merkmale im Bericht navigieren. Für eine Definition von Spalten und Zeilen würde als Struktur die Matrix gewählt werden.

Nun befinden wir uns in der Formulardefinition in der die einzelnen Spalten des Berichts definiert werden.

Über Bearbeiten->Allgemeine Selektionen
können der Finanzkreis (als Festwert zum Beispiel  FIKR) und das Merkmal Stat. Kennz. mit der Variable STATS  eingetragen werden.

Diese Einstellung sollte jedoch nur bei der Erstellung des Formulars gewählt werden.

Mögliche Fehlerquelle (Fehlermeldung: Machen Sie im Mussfeld FIKRS eine Angabe bei der Verwendung von Stammdatengruppen (Fondsgruppe, Finanzstellengruppe)
Sobald das Formular jedoch abschliessend erstellt ist, sollte der Finanzkreis auf die Variable 0FIKRS eingestellt werden, da andernfalls beim Ausführen des Rechercheberichtes nicht auf einzelne Stammdatengruppen (bspw. Fondsgruppen oder Finanzstellengruppen) zugegriffen werden können. Dieses Problem wurde auch im Artikel "
PSM Recherchebericht: Verwendung alternative Finanzpositionshierarchie" beschrieben.


Als einzelne Kennzahlen des Berichtes werden nun folgende Spalten angelegt:
  1. Gesamtbudget
  2. ERTRAG
  3. AUFWAND
  4. Saldo gegen Ertrag
  5. Saldo gegen Budget
Hierbei werden, wie im Artikel "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" beschrieben folgende Eigenschaften hinterlegt.

1. Gesamtbudget Aktuell
Kennzah: Gesamtbudget (Aktuell)
Merkmale:
Budgetversion: 0
Je nach Verwendung der Budgetversionen können hier auch mehrere Budgetversionen eingegeben werden. Innerhalb der klassischen Budgetierung werden im Beispiel die Budgets jedoch nur in der Version 0 verbucht. 

2. Ertrag
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) ERTRAEGE
Da keine Obligoertrag gebucht wird, kann hier auf die Angabe eines Werttyps verzichtet werden. Hierbei setzen wir vorraus, dass alle Ertragskonten (Finanzpositionen) innerhalb der Finanzpositionenhierarchie dem Knoten ERTRAEGE zugeordnet sind.

Aufwand
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) AUFWAND
Durch Markierung des Hierarchieknotens/Set kann hier direkt aus der Finanzpositionenhierarchie die Finazposition AUFWAND gewählt werden. Entsprechend wäre in dieser Spalte dann alle innerhalb der Hierarchie der Finanzposition AUFWAND untergeordneten Finanzpositionen zugeordnet. Somit also auch Personal- und Sachaufwand.
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Ohne einen Werttyp werden neben den getätigten Aufwendeungen auch die entsprechenden Obligos (zum Beispiel  Mittelbindungen oder Bestellungen ausgegeben. Im Beispiel ist der Aufwand auf folgende Werttypen beschränkt:
54 Rechnungen
57 Zahlungen
61 Anzahlungen
64 Mittelumbuchungen
66 Erfolgsumbuchungen
95 Ist-Buchungen im CO

Alternativ wäre es auch möglich gewesen eine Extraspalte für die Obligos zu verwenden.
Über die Textpflege kann diese Spalte dann auch in Aufwand umbenannt werden. Andernfalls wäre als Bezeichnung der Merkmalswert (Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.) hinterlegt.

Saldo
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Hier wird auf die besondere Angabe der Finanzpositionen verzichtet. Entsprechend werden in dieser Spalte dann alle Finanzpositionen ausgewählt. Hier ist dann zu beachten, dass beim Aufruf des Berichtes nicht relevante Finanzpositionen in der Selektion ausgeschlossen werden müssen (denkbar ist hier die Finanzposition AFA, so die AfA nach PSM fortgeschrieben auf diese Finanzposition über die FMDERIVE zugeordnet wird.

Da Erträge mit negativen Kennzeichen in SAP ausgewiesen werden und Aufwand mit positiven Kennzeichen wäre der Saldo, sofern der Aufwand höher als der Ertrag ist positiv (und umgekehrt).

Damit dieses nicht zur Verwirrung sorgt, haben wir uns entschlossen diese Spalte über BEARBEITEN->ZEILE->AUSBLENDEN auszublenden. Soll dieses später erfolgen ist darauf zu achten, dass in der Transaktion FMEO über SRPINGEN->SPALTENDARSTELLUNG gewechselt werden sollte, da bei der Anlage mit Einer Koordinate die definierten Zeilen automatisch als Spalten kopiert worden sind und daher eine Ausblendung nachträglich auch bei den Spalten erfolgen muss.

Als weitere Felder werden nun als Elementtypen Formeln eingefügt.

Saldo gegen Ertrag
Formel: -1 * Saldo

Saldo gegen Budget
Formel: Gesamtbudget - Aufwand

Recherchebericht mit Bezug auf Formular anlegen (Transaktion FMEK)


Nun kann das Formular gespeichert werden und der eigentliche Bericht mit Bezug zum Formular in der Transaktion FMEK angelegt werden.

Als Merkmale bieten sich hier folgende an:
  • Fonds
  • Geschäftsjahr
  • Finanzstelle
  • Finanzposition
  • Periode/Jahr
Daneben sollte bei der Ausgabeart

Klassische Recherche:
Grundliste: Aufriß


gewählt werden. Wie im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" beschrieben bietet es sich an die Anzeige der Währungsformate auszublenden.

Layoutpflege - Kopf- und Fußzeilen mit Informationen

Eine Bearbeitung des Layouts (inklusive der Kopf- und Fußzeilen ist ebenfalls bei der Anlage des Berichtes oder nachträglich in der Transaktion FMEM möglich. Hier ist auf dem Reiter Ausgabeart bei der Layoutpflege die Bearbeitung und Aktivierung von Kopfzeilen und Fußzeilen möglich.Über neu Anlegen gelangt man dann in einer entsprechenden Pflegeoption und kann hier auf verschiedene Berichtsvariablen zurück greifen.

Über die Schaltfläche Sel.Param. können hier verschiedene Selektionsparameter des Berichtes ausgegeben werden:

Es bietet sich hier an folgende Definition zu treffen:

Auswertungszeitraum:
Hier können als Sel. Parameter folgende Variablen eingegeben werden:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparameter:
- Periode (Textart Wert, Breite 2)
- Geschäftsjahr (Textart Wert, Breite 4)
- Bis-Periode (Textart Wert, Breite 2)
- Bis-Geschäftsjahr (Textwart Wert, Breite 4)

Eine etwas kritischere Darstellung ist die Darstellung von Merkmalsbezogenen Textvariablen.
Hier sollen die selektierten Fonds-Intervalle dargestellt werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nur Einzelintervalle korrekt dargestellt werden und diese Darstellung nicht bei mehreren Einzelwerten oder gar Gruppen funktioniert. Dennoch kann dieses hilfreich sein, sofern nur ein Fond oder ein spezifisches Intervall von Fonds dargestellt wird.

Variablentyp: Merkmalsbezogene Textvariable
- Merkmal Fonds (Textart Wert,Wertart Von-Wert, Breite 15)
- Merkmal Fonds (Textart Wert,Wertart Bis-Wert, Breite 15)
 

Berechtigungen für Rechercheberichte und Ausführen der Berichte per FMEQ oder Transaktion

Der Bericht kann nun entweder über die Transaktion FMEQ "Recherchebericht ausführen" oder wie im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" beschrieben über eine kundeneineigene Transaktion (zum Beispeil ZPSALDO ) aufgerufen werden.


Die Rechercheberichte setzen auf die Datenbankstruktur IFMEISA (Hierarchien der HHM-Kontierungselemente) auf. Von der Berechtigungsprüfung wird zum Start der Berichte das Berechtigungsobjekt K_KA_RPT geprüft.
Dieses Berechtigungsobjekt muss dabei mit folgenden Werten gefüllt werden:

Berechtigungsobjekt:
K_KA_RPT - CO: Interaktive Recherche - Berichte
Aktivität:
03 (Anzeigen)
04 (Drucken, Nachrichten bearbeiten)
16 (Ausführen)
28 (Einzelposten anzeigen)
61 (Exportieren)
66 (Aktualisieren)
L0 (Alle Funktionen)
Applikationsklasse für die Recherche:
FM
Bericht:
Name des angelegten Berichtes
Tabellenname:
IFMEISA

Sofern noch nicht vorhanden ist auch folgendes Berechtigungsobjekt sinnvoll:

Berechtigungsobjekt:
F_IT_ALV -  Einzelpostenanzeige: Ändern und Sichern von Layouts
Aktivität:
03 (Anzeigen)

Sofern eine kundeneigene Transaktion angelegt ist sollte diese natürlich als Berechtigungsfeldwerte im Berechtigungsobjekt S_TCODE - "Transaktionscode-Prüfung bei Transaktionsstart" mit aufgenommen werden.

Varianten zum Ausführen des Berichts anlegen

Bei einen solchen Bericht ist es oftmals sinnvoll entsprechende Varianten im Selektionsbild des Berichtes zu speichern.

Dieses bietet sich zum einen für das Feld "Statistikkennzeichen" an. Dieses Feld sollte über die Selektionsoptionen (F2) Als "= Einzelwert" mit Leer gespeichert werden.
Hierdurch werden dann keine statistischen (nicht budgetrelevanten Positionen angezeigt).

Je nach Finanzpositionenhierarchie können dann noch bestimmte symbolische Finanzpositionen (bspw. AFA) ebenfalls ausgeschlossen werden.

Ferner sollte für Fonds, Fondsgruppe, Finanzstelle, Finanzstellengruppen und vor allem das Feld Stichtag die Option GPA ausschalten beim Speichern der Variante gewählt werden.
Der Hintergrund hierzu ist im Artikel "PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen" ausführlich beschrieben.

Fazit Vorteile und Nachteile

Gerade wenn man allgemein budgetierte (ohne Jahresbezug) und mit Jahresbudget versehene Fonds (zum Beispiel zur Abbildung von Drittmitteln oder Haushaltsmittelprojekten) einsetzt ergibt sich durch die Betrachtung einer Saldenliste in dieser Form ein relativ schnelles Bild über die einzelnen Projektstände, die dann auch noch durch die Darstellung auf Ebene der Finanzstellen entsprechend auswertbar sind (sofern eine fein gegliederte Finanzstellenhierarchie vorhanden ist andernfalls kann es sinnvoll sein durch eine "Reorganisation von Finanzstellenhierarchien"  (siehe Artikel) hier eine entsprechende Gliederung herzustellen oder neu aufzubauen.

Dennoch sollte bei dieser Auswertung auch beachtet werden, dass sowohl Ertrag als auch Aufwand zeitraumbezogen ausgewertet werden (zum Beispiel bis zum 31.12. des Vorjahres) auf der Budgetseite aber die gesamte Projektlaufzeit betrachtet wird. Dieses kann durchaus Absicht sein (insbesondere wenn die Auswertung auch eine Kostenhochrechnung bis zum Ende der Projektlaufzeit berücksichtigt), allerdings sollte man sich dessen dennoch bewusst sein.

Hier ist es sinnvoll auf diesen Umstand entweder in der Kurzbeschreibung des Berichtes oder (was auch für andere Informationen einen erheblichen Vorteil hätte) dieses in der Kopfzeile oder in der Fußzeile des Berichtes nachzuholen.

Grundsätzlich eignen sich Rechercheberichte hervorragend für eine Summen-Salden-Betrachtung und ermöglichen durch die Darstellung als klassische Rechercheberichte auch innerhalb des Berichtes noch eine interaktive Darstellung der einzelnen Merkmale eines Berichtes, so dass auch die einzelnen Finanzpositionen je Projekt oder auch tatsächlich ganze Zeiträume interaktiv selektiert werden können. Hier sollte jedoch ein entsprechender Schulungsaufwand für die Personen, die entsprechende Berichte ausführen, betrieben werden.

Nachtrag:
Gerade wenn man mehrere Rechercheberichte angelegt hat kann es hilfreich sein, diese eine eigene Transaktion zuzuordnen. Hierzu bietet sich eine "Parametertransaktion für Recherchebericht". Der Unterschied zwischen Parameter- und Reporttransaktion ist im Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" erläutert.

Sofern ausführlciher mit Varianten gearbeitet wird (die ebenfalls in einer eigenen Transaktion hinterlegt werden können) bietet sich auch ein Blick auf den Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren" an besonders, wenn noch ein wenig Altlast von vorherigen Berichten vorhanden ist. Ansonsten ist auch der Artikel "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" lesenswert.

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Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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