Nachdem im ersten Teil dieser Kurzserie (siehe Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle") anhand des Merkmal RESP_FLAG  die zur selektierten Kostenstelle zugeordneten CO Objekte (insbesondere die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge) im Report Painter / Report Writer ausgewertet worden sind, stellt sich die Frage, ob eine vergleichbare Funktion auch im Public Sector Management für die Rechercheberichte im Haushaltsmanagement möglich ist.

Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" habe ich schon kurz beschrieben, wie ein entsprechender Bericht aufbereitet werden kann und die unterschiedlichen Ausgabeformen sind auch im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" erläutert worden.

Dabei hat PSM-FM eine etwas andere Datenstruktur wie CO was auch schon im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" angedeutet ist.

FMDERIVE und Fond WIPLAN für Landesmittel (Finanzstelle oder Landesprojekte)

In der HHM-Ableitungsstrategie wird im ersten Schritt ein Fond für den Landeshaushalt (hier WIPLAN) gesetzt. Dieser wird sowohl genutzt wenn Buchungen auf Kostenstellen (aus denen die Finanzstelle abgeleitet wird) oder wenn CO Innenaufträge bebucht werden zu denen keine entsprechende Fonds angelegt worden sind bebucht. Da diese ebenfalls Landesmittelprojekte sind landen diese gemeinsam mit den Kostenstellen auf den Fond WIPLAN.

Auf die entsprechenden Ableitungsstrategien für FMDERIVE möchte ich nun nicht näher eingehen, jedoch soll ein Hinweis auf eine Auswertung der CO Innenaufträge hinter den Fond WIPLAN hingewiesen werden.

Anpasssung Bericht zum Formular um Merkmal CO Innenauftrag

Entsprechend soll im Recherchebericht das Merkmal CO Innenauftrag in den ericht übernommen werden, so dass Kennzahlen zum Fond WIPLAN auch für zugeordnete CO Innenaufträge ausgewertet werden können.

Im Recherchebericht ist es möglich in der Transaktion FMEL (Bericht ändern) das Merkmal  AUFTRAG mit aufzunehmen. Damit erscheint dann ebenfalls der CO Innenauftrag mit in der Navigation und es kann zum Fond WIPLAN (Landesmittel) auch die dahinter liegenden CO Innenaufräge aus Sicht des Haushaltsmanagement ausgewertet werden. Somit kann also von der Navigation das Merkmal Innenauftrag zur Ansicht im Aufrissbereich übernommen werden. Dieses funktioniert sowohl im klassischen Recherchebericht als auch bei der graphischen Berichtsausgabe, wie diese im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" vorgestellt worden ist.

Im Ergebnis kann es hier ebenso interessant sein den Fond WIPLAN auszuwerten und so sowohl Buchungen auf der Finanzstelle als auch den einzelnen CO Innenaufträgen zu haben, wie die Möglichkeiten über die Auswertung eines Profit-Center im Ergebnis die CO Objekte Kostenstelle und Innenauftrag näher zu betrachten, wie im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" durch Aktivierung des Merkmal Kostenselle und Innenauftrag bei der Auswertung in der Profit-Center-Rechnung beschrieben worden ist

Schon im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" wurde die Möglichkeit angesprochen bei der Auswertung eines Kontierungsobjektes (hier: Profit-Center) dazugehörige andere CO-Objekte mit auszuwerten (hier: Innenauftrag, Kostenstelle). Dieses ist aber auch bei anderen Modulen als die Profit-Center-Rechnung möglich und ermöglicht noch weitergehendes Reporting.

Im ersten Teil dieser Kurzserie möchte ich auf die Möglichkeit der Selektion von Innenaufträgen über die verantwortliche Kostenstelle im Stammdatum  gehen. Dazu kann eine Funktion im Report Painter genutzt werden.

Report Painter RESP_FLAG zur Auswertung von Daten zur verantwortlichen Kostenstelle

In der Bibliothek 1VK ist es durch das Merkmal "Daten zur verantwortlichen Kostenstelle einlesen" (technischer Name RESP_FLAG) möglich neben der selektierten Kostenstelle auch alle anderen mit dieser Kostenstelle verknüpften CO Objekte auszuwerten. Dieses können zum Beispiel Innenaufträge sein, die über das Feld "verantwortliche Kostenstelle" mit der selektierten Kostenstelle verknüpft sind.

Über das Merkmal Objektart (technischer Name OBART) kann dieses auch noch weiter eingeschränkt werden.

Da solche Dinge anhand eines konkreten Berichtsbeispiel schneller erläutert werden kann, soll folgender Bericht ein kurzes Beispiel bieten. Eine Einführung in das Thema Report Writer ist im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden. Ziel des Berichtes soll es sein neben den Buchungen auf der selektierten Kostenstelle (oder auch Kostenstellengruppe) die zugeordneten Innenaufträge auszuwerten. Wie im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben wird dabei ein Abschnitt für die Kostenstellenauswertung und einer für die Innenaufträge (Projekte) verwendet.

Allgemeine Selektion

Die Allgemeinen Selektionskriterien gelten dabei für alle Abschnitte und können unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION als übergreifenden Merkmale hinterlegt.

Für diesen Bericht sind insgesamt sechs Merkmale hinterlegt, die in folgender Tabelle dargestellt sind:
 

Merkmale für Allgemeine Selektion

Zugeordnetes Merkmal	Eingetragene Werte
KostRechKreis	Variable 1KOKRE
Kostenstelle	Variable 1KOSTL
verantwrtl.Dat.lesen	X Flag gesetzt. Ereignis ist eingetroffen.
Werttyp	4 für Ist
Version	0
Periode	von 1 bis 12

Beim Merkmal Kostenstelle wäre es auch ein Gedanke wert statt einer einzelnen Kostenstelle dieses Merkmal als SET (Gruppe) zu markieren und zum Beispiel durch die Variable 1KOSET später eine ganze Gruppe oder mehrere Kostenstellen auszuwerten. Sofern dieses gewünscht ist, bietet es sich an über BEARBEITEN->VARIATION die Kostenstelle als VARIATION Einzelwert zu markieren, wodurch später in der Navigation einzelne Kostenstellen ausgewählt werden können. Eine einzelne Kostenstelle hat aber den Vorteil, dass im Bericht tatsächlich die Kostenstelle als &1KOSTL für die Spaltenüberschrift genutzt werden kann.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und als Merkmal das Geschäftsjahr eingetragen. Perioden, Werttyp, Version sind ja schon in der Allgemeinen Selektion hinterlegt, so dass hier tatsächlich nur zum Geschäftsjahr einzelne Variablen hinterlegt werden. Hier bieten sich die Variablen 1GJAHLJ für laufendes Jahr, 1GJAHVJ für das Vorjahr und 1GJAHVV für VorVorjahr. Wesentlich schöner, und dynamischer sind aber die Variablen ZPJAHR, ZPJR-01 die dann auch als Text für die Spalte mit &ZPJR-01  und &ZPJAHR verwendet werden können.

Diese Variablen sind im Artikel  "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" näher vorgestellt worden.

Zeilen: CO Objekte nach einzelnen Abschnitten

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben. Dabei wird die Abschnitsbezeichnung als Tabellenblattname bei Excel-Integration verwendet.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Der folgende Bericht ist für den Berichtszwecke in zwei Abschnitte aufgeteilt. wobei in beiden die oben beschriebenen Spalten verwendet werden, sich aber die Zeilen unterscheiden.

1. Abschnitt Kostenstelle
Die Bezeichnung der Schlüsselspalte wird als Kostenstelle geändert und es werden folgende Merkmale als Zeile eingetragen.
 

Merkmal für Zeilen im Abschnitt Kostenstelle

Zugeordnetes Merkmal	Eingetragene Werte
Objektart	KST für Kostenstelle
Kostenart	Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR

Durch die Objektart KST werden nur die Buchungen auf das Objekt Kostenstelle der selektierten Kostenstelle ausgewiesen.  Sofern eine einzelne Kostenstelle in der allgemeinen Selektion gewählt wurde bietet es sich an, die Spaltenüberschrift der Schlüsselspalte nicht nur mit Kostenstellse sondern auch ergänzt um &1KOSTL für die ausgewählte Kostenstelle zu ergänzen.

Ferner sollen die Kostenarten nach Einzelwerte aufgelöst werden. Am einfachsten ist dieses über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH + F9). Hier sollen die Kostenarten nach Einzelwerten aufgelöst werden.

2. Abschnitt Innenaufträge (Projekte)
Etwas umfangreicher sehen die zugeordneten Merkmale für eine Auswertung der über die verantwortliche Kostenstelle im Stammsatz der Innenaufträge zugeordneten Projekte aus.

Dabei sind folgende Merkmale als Zeile hinterlegt worden:
 

Merkmal für Zeilen im Abschnitt Projekte

Zugeordnetes Merkmal	Eingetragene Werte
Objektart	AUF für Aufträge
Kostenart	Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR
Auftrag	Set (Gruppe)  ALLE

Die Innenauftragsgruppe ALLE umfasst dabei alle CO Innenaufträge des Systems, wobei alternativ auch ein entsprechendes Intervall gewählt werden könnte.

Über die Allgemeine Selektion werden dann auch nur die Aufträge selektiert deren verantwortliche Kostenstelle mit der selektierten Kostenstelle übereinstimmt.

Auch hier erfolgt über die Funktion Expandieren (UMSCH + F9) eine Auflösung der Merkmale nach Einzelwerten. Dabei ist folgende Reihenfolge einzuhalten:

1. Auftrag (Einzelwert)
2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen falls auf einzelnen Kostenartengruppen Zwischensummen wichtig sind)

Mehrere Kostenstellen als Kostenstellengruppe oder Set auswerten und Stammdaten in Kopfzeile ergänzen

Sollen mehrere Kostenstellen (zum Beispiel einer Abteilung) ausgewertet werden bietet es sich an in der Allgemeinen Selektion die Kostenstelle als SET und Variable 1KOSET zu definieren. Hier stellt sich dann aber die Frage, woran erkannt werden kann, welche Kostenstelle den einzelnen Innenaufträgen zugeordnet ist, sofern nicht die Navigation üebr Variation angesehen werden kann, da der Bericht ausgedruckt oder nach Excel exportiert wurde.

Über ZUSÄTZE->BERICHTSTEXTE->TEXT FÜR EXPORT kann ergänzend zur Kopfzeile ein entsprechender Hinweis ergänzt werden. Der Unterschied zwischen Kopfzeile und Text für Export ist im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher erläutert.

Nach Aufruf der Textpflege (Kopfzeile oder auch Text für Export) kann über die Schaltfläche Merkmale das Merkmal Kostenstelle gewählt werden und als Textart WERT und als Wertart WERT/GRUPPE verwendet werden. Hierdurch wird entweder der Kostenstellengruppenname oder die selektierte Kostenstelle als Schlüssel (sprich die Kostenstellennummer) ausgegeben. Ergänzend bietet es sich direkt an als weiteres Merkmal ebenfalls die Kostenstelle zu nehmen nun aber als Textart KURZTEXT und Wertart WERT/GRUPPE zu verwenden, so dass auch die Bezeichnung der Kostenstellengruppe beziehungsweise der Kostenstelle mit ausgegeben wird.

Über die Schaltfläche Spez. Var...  können ferner noch Spezielle Textvariablen Stammdatenattribute als Textelement eingefügt werden. Damit ist es möglich zu einer selektierten Kostenstelle über die Stammdatentabelle KOSTENSTELLENSTAMMSATZ das Stammdatenattribut VERANTWORTLICHER als Textart WERT mit einzufügen. Dieses gilt natürlich auch für weitere Stammdatenfelder wie Abteilung oder andere hinterlegte Felder inklusive der per Userexit CMOD (COOMKS01) hinzugekommene kundeneigene Zusatzfelder, die ja auch schon im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" ein Thema waren.

 

Bericht ausführen und Besonderheiten

Beim Ausführen des Berichtes (nach erfolgreicher Zuordnung zu einer neuen Berichtsgruppe) kann auf der Selektionsmaske die Kostenstelle angegeben werden und es werden sowohl die Buchungen auf der Kostenstelle als auch (im gesonderten Abschnitt) auf die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge mit ausgegeben.

Aus technischen Gründen kann das Merkmal RESP_FLAG nur in Berichtsgruppen verwendet werden, die genau einen Bericht enthalten. Dieses ist auch der Grund, warum direkt eine neue Berichtsgruppe für einen solchen Bericht angelegt werden sollte. Sollten in der Berichtsgruppe mehr als ein Bericht enthalten sein, wird die Ausführung verhindert.

Es kommt zur Meldungsnr. KB517 "Merkmal RESP_FLAG nur in Berichtsgruppen mit einem Bericht verwendbar".

Merkmal RESP_FLAG nur in Berichtsgruppen mit einem Bericht verwendbar

Das Merkmal "Daten zur verantwortlichen Kostenstelle einlesen" (technischer Name RESP_FLAG) kann aus technischen Gründen nur in Berichtsgruppen verwendet werden, die genau einen Bericht enthalten. Sie haben versucht eine Berichtsgruppe auszuführen, die mehrere Berichte enthält, von denen mindestens einer das Merkmal RESP_FLAG verwendet.

 

Entsprechend ist hier entweder mit mehreren Berichtsgruppen oder eben mehreren Abschnitten zu arbeiten.
 

Fazit

Trotz der beschriebenen Einschränkung erscheint mir diese Form der Auswertung als sehr praktisch um einen Gesamtüberblick über alle CO Objekte zu einer Kostenstelle oder einer Abteilung sprich Kostenstellengruppe zu erhalten. Zu beachten ist dabei jedoch, dass immer eine einzelne Kostenstelle ausgewählt werden sollte um einen Überblick zu den einzelnen Objekten zu erhalten. Eine reine Auswertung oder Selektion der Gruppe reicht dabei nicht aus, sondern es werden nur die Daten zu einer Kostenstelle ausgelesen.

Dieses ist auch der Grund warum für die Kostenstelle hier die Variation gewählt worden ist, so dass einzelne Kostenstellen bei Selektion einer Gruppe in der Navigation selektiert werden können.

Sofern die Variation nicht gewählt ist erfolgt eine Auswertung über alle Projekte und Kostenstellen, allerdings ist diese nicht mehr nach Kostenstelle unterscheidbar, es sei denn, dass die Kostenstelle statt in der Allgemeinen Selektion in die Zeile mit übernommen wird und hier mit in die Expansion übertragen wird.

Im Abschnitt für die Kostenstellen ist dann das Expandieren in folgender Reihenfolge zu wählen:

1. Kostenstelle (Einzelewert)
2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen)

und beim Abschnitt Projekte

1. Kostenstelle (Einzelwert)
2. Auftrag (Einzelwert)
3. Kostenart (Einzelwert oder Aufösen)

Hier ist es aber tatsächlich eine Frage der persönlichen Vorlieben, ob die Kostenstellen eher in der Navigation oder im Bericht mit aufgeführt werden sollen.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Daneben findet sich das Thema auch im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  von mir  das sowohl auf diesr Seite im Onlineshop als auch  auf Amazon  oder im Buchhandel zu finden ist. :-).

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Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« hatte ich mich etwas intensiver mit der Erstellung von Rechercheberichten im Controlling beschäftigt. Die Erstellung eines Berichtes ist im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" schon ausführlicher behandelt worden und anhand der Beispiele "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" sowie "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" vorgestellt worden.

In diesem Artikel möchte ich, nachdem ein entsprechendes Formular erstellt worden ist und dieses einem Bericht zugeordnet wurde auf eine Besonderheit bezüglich der Berichtsausgabe eingehen.

In der Registerkarte Ausgabeart der Funktion Bericht ändern (aufrufbar für PSM-FM über die Transaktion FMEL und für die Profit-Center-Rechnung über die Transaktion KE82) können mehrere Punkte zur als Ausgabeart eines Berichtes gewählt werden.

• grafische Berichtsausgabe
• klassische Recherche
• Objektliste (ALV)
• XXL (Tabellenkalkulation)

Daneben gibt es noch die Funktion "Auf Selektionsbild auswählbar" wodurch zwischen unterschiedliche Berichtsarten beim Starten des Berichtes gewechselt werden können.

Bisher habe ich hier immer die "klassische Recherche" bevorzugt jedoch finden sich auch in der grafischen Berichtsausgabe einige Vorteile, weswegen ich beide Ausgabearten gegenüberstellen möchte. Eine reine Listausgabe (ALV oder XXL) dürfte selbst erklärend sein und kommt für ein interaktives Reporting nicht direkt in Frage.

Einsatzgebiet grafische Berichtsausgabe in der Profit-Center-Rechnung

Das Stichwort interaktives Reporting weist auch schon auf ein Einsatzgebiet der Rechercheberichte im SAP Standard hin. In der Profit-Center-Rechnung finden sich Rechercheberichte im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Profit-Center-Rechnung
• Infosystem
• Berichte zur Profit-Center-Rechnung
• Interaktives Reporting

Hierbei handelt es sich um Rechercheberichte in der Profit-Center-Rechnung die als grafische Berichtsausgabe genutzt werden.

Daher möchte ich im folgenden auf den Aufbau der beiden Berichtsausgabearten eingehen.

Grafische Berichtsausgabe

In der grafischen Berichtsausgabe ist der Bildschirm in drei Bereiche (Fenster) aufgeteilt. In der Navigation befinden sich die für den Bericht verfügbaren Merkmale während daneben im Aufrissbereich die gewählten Merkmale entsprechend der Berichtsdefinition (basierend auf das Formular) aufgelistet werden. Im unteren Fenster werden als Detail die Summen der ausgewerteten Daten je Berichtsspalte aufgeführt und bezieht sich stets auf die im Aufrissbereich dargestellten Merkmale.

Dieses ist auch bei Wahl der grafischen Berichtsausgabe durch Wahl der Ausgabebereiche "Info, Navigation, Aufriß, Detail" festgelegt. Hier kann grundsätzlich auch eine andere Form gewählt werden, so dass als Minimalform nur "Navigation, Aufriß" gewählt werden.

Allerdings empfinde ich diese Form der Darstellung mit allen vier Informationen als sehr sinnvoll.

Wie für Rechercheberichte üblich kann mit der Methode Slide and dice ("In Scheiben schneiden und drehen") der aufgerufene Bericht nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Hierzu kann die Darstellung der Spalten (Kennzahlen aus dem Formular) nach einen anderem in der Navigation vorhandenen Merkmal ausgewertet werden.

Hierzu kann mit gedrückter Maustaste ein Merkmal aus der Navigation in den Aufrissbereich gezoen werden und so wird dieses dann dargestellt. Dies funktioniert auch per Doppelklick auf ein Merkmal in der Navigation.

Umgekehrt kann aber auch ein Merkmal aus dem Aufrissbereich in die Navigation gezogen werden, so dass hierzwischen den einzelnen Merkmalwerten navigiert werden kann. Dieses funktioniert auch per Doppelklick auf das entsprechende Merkmal im Aufrissbereich.

Über die Schatflcäehe Exportieren (oder Tastenkombination STRG + UMSCH + F12) lassen sich die dargestellten Berichte exportieren.Es empfiehlt sich die exportierte Datei zu sichern und mit der gespeicherten Datei dann zu arbeiten, da bei Rückkehr nach SAP die Datei ohne nachzufragen geschlossen wird ohne Möglichkeit die Änderungen zu speichern.

Sofern ein Merkmal mit einer Hierarchie bspw. Finanzstellen oder Finanzpositionen im Modul PSM-FM gewählt wird ist ein Export über die Schaltfläche nicht möglich. Hierzu muss die Berichtsart klassischer Recherchebericht gewählt werden.

Dabei können alle verfügbaren Merkmale des Berichtes zur Navigation verwendet werden, so auch der Finanzierungszweck.
 

Klassischer Recherchebericht

Bei der klassischen Recherche ist die Navigation oberhalb des Aufrissbereiches dargestellt (oberhalb einer Tabelle) und nicht als Extrafenster. Um hier von einem Merkmal auf ein anderes zu wechseln ist dieses in dar Navigation auszuwählen (Klick mit der Maus) und danach die erste Spaltenüberschrift zu wählen. Danach sind die Merkmale ebenfalls ausgetauscht. Zum Navigieren innerhalb eines Merkmals kann dieses ebenfalls per Doppelklick im Aufrissberiech übernommen werden, so dass zwischen den einzelnen Merkmalen navigiert werden kann.

Der Vorteil im klassischen Recherchebericht ist, dass hier auch Berichte nach Hierarchiebereichen exportiert werden können.  Wird bspw. das Merkmal Finanzposition  statt Fonds dargestellt können diese Daten dennoch über die Schaltfläche Exportieren nach Excel übergeben werden.

Hierzu muss dann nur eine Ausgabedatei (bspw. c:/muster.dat) und zum Start von Excel als Programm C:/EXCEL/EXCEL sowie die Option Datei öffnen. Damit startet automatisch Excel und ein Speiuchern der Datei ist damit möglich.

Fazit Pro und Contra der einzelnen Berichtsausgabeformen

Aus Anwendersicht ist die grafische Berichtsausgabe sicherlich einfacher und intuitiver zu bedienen, während die klassiche Recherche den Vorteil hat, dass hier auch alle Merkmale exportiert werdne können. Für aktuelle Berichte habe ich mich daher entschieden die Option grafische Berichtsausgabe für Rechercheberichte zu aktivieren und als Ergänzung die Option "Auf Selektionsbild auswählbar" markiert. Hierdurch sind Benutzerfreundlichkeit aber auch weitergehende Funktionen sinnvoll miteinander verzahnt.

Nachdem nun also die einzelnen Vorzüge insbesondere der Export nach Excel vorgestellt sind, möchte ich noch auf eine Anreicherung dieser Summen aus den Bewegungsdaten um Stammdaten hinweisen. Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" ist dieses schon etwas ausführlicher beschrieben, wobei die Grundlagen auch schon unter "SAP Query Stammdaten PSM / CO Innenauftrag" sowie eine Besonderheit bei Datumswerten in der Klassifizierung im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" dargestellt sind.

Es hat schon seine guten Gründe, warum ich im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" auf diese unterschiedlichen Methoden und Tools verweise.

Literaturhinweis

An dieser Stelle mag ich auch gerne darauf hinweisen, dass mein aktuelles Buch nun auch im Buchhandel (zum Beispiel bei Amazon*) hinweisen. Daneben kann das Buch auch über meine Seite direkt beim Verlag erworben werden.

Manchmal kann es hilfreich sein im Selektionsbild einer Query einen Wer zu übergeben um mit diesen dann innerhalb der Query zu arbeiten.

Hierzu möchte ich zwei Möglichkeiten vorstellen ohne tiefer auf die Beispiele einzugehen sondern nur um die Herangehensweise zu schildern.

Im Ergebnis kann beim Ausführen einer Query über ein Selektionsfeld ein Wert mitgegeben werden und dieser weiter verarbeitet werden. Diese Weiterverarbeitung ist noch einmal ein Thema für sich, aber die Arbeit mit Abfrageparametern innerhalb einer SAP Query kann für viele Berichtsanforderungen nützlich sein. Dieses ist der Grund, dass ich die beiden Möglichkeiten hier gerne festhalten möchte.
 

1. Möglichkeit: SAP Query und Lokales Feld Eingabe auf dem Selektionsbild

Handelt es sich um ein Feld in das lediglich eine Eingabe erfolgen soll (Wert eingetragen) oder wenn das Selektionsfeld auch in der Liste der Query selbst genutzt werden soll, bietet sich ein LOKALES FELD an, dass statt einer Berechnungsvorschrift die Option "Eingabe auf dem Selektionsbild" erhält. Dadurch landet das Feld in der Selektionsmaske und es kann ein entsprechender Wert eingetragen werden.

Sofern das Feld eine Referenz über "gleiche Eigenschaften wie Feld" erhält kann hier auch die F4-Werthilfe zum Auswahl eines Feldes genutzt werden.

Denkbar ist hier die im Artikel "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" beschriebene Ursprungszuordnung  zu verwenden und statt ZUK direkt in der Berechnungsvorschrift zu verknüpfen durch das lokale Feld hier Ursprungszuordnung ZUK im Selektionsfeld einzutragen und die Übereinstimmung der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrag und das Feld empfangende Kostenstelle (COBRB-KOSTL) zu überprüfen.

Wird ZUK nicht eingegeben (das Selektionsfeld bleibt leer) erfolgt dann die Prüfung mit allen Abrechnungsvorschriften. Um dieses zu umgehen kann auch die Option OBLIGATORISCH gesetzt werden, wodurch eine Eingabe auf jeden Fall erfolgen muss.

2. Möglichkeit Infoset Definition von Abgrenzungsparameter und Zusatzfeld

Statt in der Query per lokales Feld besteht auch die Möglichkeit ein Zusatzfeld innerhalb eines Infoset mit einer Selektion zu versehen. Hierzu kann die Möglichkeit der Abgrenzung

Hierzu sind jedoch zwei Schritte erforderlich.

Abgrenzungsparameter anlegen

Im Infoset (Transaktion SQ02) können über die Schaltfläche ZUSÄTZE nicht nur Zusatztabellen und Zusatzfelder  angelegt werden sondern es besteht auch die Möglichkeit über das Register Abgrenzung eine Abgrenzung für das Infoset anzulegen.

Vergleichbar zum Zusatzfeld kann nun ein Name vergeben werden und als Optionen stehen Selektionskriterium und Parameter zur Verfügung. Als Selektionskriterium kann direkt Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden und auch mehrere Werte selektiert werden.

Für dieses Beispiel soll jedoch ein einzelner Wert eingetragen werden (bspw. Kontengruppenname oder ein anderes Stammdatumsmerkmal, dass nicht in der Query selbst, aber innerhalb einer Prüfung einer Berechnungsvorschrift in der späteren Query eingebunden ist).

Daher kann hier die Option PARAMETER gewählt werden. Als Name soll ZP_SYF gewählt werden.

Nachdem NAME und die Option PARAMETER gewählt worden ist, können die Eigenschaften des Parameterfeldes definiert werden.

Natürlich kann hier neben Bedeutung und Selektionstext auch das Format TYP und LÄNGE definiert werden, aber auch per LIKE Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden.

Exkurs Hilfstabellen und Zusatzfelder per Userexit

In diesem Beispiel haben wir eine Hilfstabelle ZHFS_SYF für Systemfinanzierungscodes der Hochschulfinanzstatistik und das Feld  ZSYF in der die einzelnen Systemfinanzierungscodes gepflegt sind.

Diese Hilfstabelle wird als kundeneiegenes  Zusatzfeld ist für die Kostenart über den Userexit COOMKA01 genutzt (siehe Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag").

Im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" habe ich auch die Auswertung dieser Felder per Query beschrieben.

Um diese Tabelle später zu pflegen, oder zu erweitern kann diese über die Transaktion SM30 gepflegt werden. Hier hat RZ10.de jedoch eine wesentlich komfortablere Lösung vorgestellt, die im Artikel "Wie Sie eine Parametertransaktion für die SM30 anlegen" beschrieben ist.

ABAP Grundlagen Tabelle anlegen

In seiner Serie zum Thema ABAP Grundlagen erläutert Denis Reis im Artikel "Wie Sie eine SAP Tabelle anlegen" sehr ausführlich, wie kundeneigene Tabellen angelegt werden.

Dieses aber nur am Rande und als kleine Leseempfehlung und Exkurs.

In unseren Fall geben wir also den Parameter per LIKE die gleichen Eigenschaften wie das Tabellenfeld Z_HFS_SYF-ZSYF (Feld ZSYF der Tabelle Z_HFS_SYF).

Damit ist das Feld als Selektionsfeld beim Infoset verfügbar und per F4 können die einzelnen SYF-Codes (Werte aus der Tabelle Z_HFS_SYF für das Feld ZSYF) selektiert werden.

Als Bedeutung und Selektionstext wählen wir die "SyfCode Auswertung (Variante)"

Nun soll aber mit den selektierten Wert in der Query weiter gearbeitet werden.

Zusatzfeld mit Bezug zu Abgrenzungsparameter

Nachdem der Abgrenzungsparameter ZP_SYF angelegt worden ist, kann ein Zusatzfeld angelegt werden, dass den Wert des Paramteres erhalten soll.

In unseren Fall ist dieses ein Zusatzfeld mit den Namen ZSEL_SYF und ebenfalls LIKE Z_HFS_SYF-ZSYF . Wobei hier nur die Feldeigenschaften vererbt werden. Als Langtext und Überschrift soll dieses "Syf Code Auswahl" erhalten.

Über die Schaltfläche CODING wird nun folgendes Coding hinterlegt:
 

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF = ZP_SYF.

In der ersten Zeile wird der Inhalt des Zusatzfeldes geleert und danach mit den Inhalt des Abgrenzungsparameter gefüllt. Dieses Zusatzfeld kann in der Query dann als Selektionskriterium wie auch andere Zusatzfelder verwandt werden. Der Vorteil dabei ist, dass hier, obgleich der SYF Code an keiner anderen Stelle eingebunden ist, mit diesen Selektionsfeld gearbeitet werden kann und es auch als Bedingung für lokale Felder in der Query genutzt werden kann.

Natürlich kann dieses Feld auch für andere Zwecke genutzt werden. Denkbar ist es hier im Coding eines Zusatzfeldes per Parameter einen Preis je Stunde zu übergeben und über die Auswertung eines Sachkonto mit Personalkosten zum Beispiel für eine bestimmte Personengruppe hier aus den gebuchten Personalkosten die geleisteten Stunden zu berechnen.
 

Fazit

Beide vorgestellten Methoden haben ihre Vorteile und Nachteile. Während die Eingabe auf Selektionsfeld für lokale Felder schnell umgesetzt ist, ist die Option per Parameter und Zusatzfeld wesentlich flexibler und ermöglicht einige andere Möglichkeiten der Auswertung.

So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass bestehende Query und Infoset durch solche neu entdeckten Möglichkeiten tatsächlich weiterentwickelt werden können.

Gerade im Berichtswesen ist dies einer der Punkte, die eine Weiterentwicklung gleichzeitig auch sehr spannend macht und zeigt, dass auch im Berichtswesen vieles sich weiter zu entwickeln vermag.

Persönlich freue ich mich immer wieder darüber, wenn ein Austausch in diese Richtung möglich ist und sich das gegenseitige Lernen und der Austausch von Wissen und Erkenntnisse so im beruflichen Alltag bewährt.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Die Agenda 2030 als Thema eines internationalen Symposiums in Gießen - da stellt man sich, gerade auch als Mitglied im Vorbereitungsteam, durchaus häufiger die Frage: “Ist mein Englisch gut genug dafür? Das hat doch schon früher niemand verstanden.” Ende Juni zeigte sich dann aber, dass diese Sorge - ebenso wie alle etwaigen anderen - absolut unbegründet war. Unter dem Titel Gießen local-global (siehe Artikel "Gießen local-global 2017 - Symposium zum Reformationsjubiläum 22. bis 25. Juni 2017") behandelten wir an mehreren Tagen gemeinsam mit Expert*innen aus Afrika, Asien und Lateinamerika Themen der Agenda 2030.



Der Schwerpunkt des Symposiums lag auf den Bereichen Jugendbeschäftigung (youth employment), Gemeinwesenarbeit (community work) und Migration. Einer anfänglichen Gesprächsrunde wurden Arbeitsgruppen mit Gästen aus El Salvador, Indien, Mexiko, Uganda, Großbritannien und Deutschland zur Seite gestellt. Die Teilnehmer*innen waren in der Lage Erfahrungen aus ihren Ländern einzubringen und neue Blickwinkel aufzuzeigen. Bei einer öffentlichen Abschlussveranstaltung zeigte sich schließlich der Erfolg des intensiven Austausches und der gegenseitigen Anregungen für eine weltweite Partnerschaft und globale Gerechtigkeit.

Was ist die Agenda 2030?

Im September 2015 haben die Mitgliedsstaaten der Vereinten Nationen (UN) einen gemeinsamen Maßnahmenkatalog für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals) beschlossen. Dieser wurde als Agenda 2030 bekannt und enthält 17 miteinander verknüpfte Ziele die Soziales, Umwelt und Wirtschaft als drei Dimensionen der Nachhaltigkeit berücksichtigen.

Die fünf Kernbotschaften Mensch, Planet, Wohlstand, Frieden und Partnerschaft werden als handlungsleitende Prinzipien vorangestellt. Im Englischen spricht man von den "5 Ps": People, Planet, Prosperity, Peace, Partnership.

Als Kirche sehen wir in Gießen täglich die starke Verknüpfung unserer drei gewählten Themenfelder: Bei der Arbeit der Jugendwerkstatt, in der hessischen Erstaufnahmeeinrichtung (HEAE), aber auch während der vielfältigen Gemeindearbeit in unseren Kirchengemeinden. Uns beschäftigen Wohnraumfragen ebenso wie die Qualifikation von benachteiligten Jugendlichen und die Integration von jungen Migrant*innen in Arbeitsmarkt und Gesellschaft.

Während der Veranstaltung stellten wir unseren internationalen Gästen das Bewerbertraining der Jugendwerkstatt in Gießen vor und profitierten im Gegenzug vom Erfahrungsschatz aus ihren eigenen Ländern. Rolvin D'Mello von der Don Bosco Development Society, Indien (DBDS) und Ocen Godwin von der Community Empowerment for Rural Development, Uganda (CEFORD) erzählten von internationalen Maßnahmen im Bereich der Jugendbeschäftigung. Eines der Projekte beruht beispielsweise auf skillbasiertem Training und ermöglicht Jugendlichen nach einer ersten Grundausbildung eine Spezialisierung anhand ihrer Fähigkeiten und Interessen. Auch die Ziele berücksichtigen dabei die Möglichkeiten der Teilnehmer*innen und können zum Beispiel zu einer Selbständigkeit in der Videoproduktion oder der Entwicklung von Apps führen.


(Bild: Matthias Hartmann)

In der Arbeitsgruppe zum Thema Integration berichtete Jean Asipkwe (Direktorin CEFORD) davon, dass im Rahmen ihrer Initiative einzelne Flüchtlinge zu Multiplikatoren ausgebildet werden, um in der Folge anderen Flüchtlingen die Integration zu erleichtern.
Beim Thema Migration und Integration überraschte es zudem wenig, dass sich Diskussionen über Benachteiligungen der örtlichen Bevölkerung international antreffen lassen. Uganda begegnet diesem Problem unter anderem damit, 30% der Gelder für Flüchtlingshilfe in die lokale Bevölkerung zu investieren .


(Bild: Matthias Hartmann)

Weiters stellten wir fest, dass Nachbarschaftsprogramme und Begegnungsräume, die das gemeinsame Lernen aus Erfahrungen ermöglichen, auch international ein Erfolgskonzept darstellen. Wie wir selbst erleben konnten, eröffnet der Austausch mit anderen Menschen, sei es vor Ort oder auch über Länder und Kontinente hinweg, neue Blickwinkel auf das eigene Potential und kann Wege aufzeigen, mit denen sich Aufgaben meistern lassen.

In den Tagen des Symposiums hat sich besonders in den Arbeitsgruppen gezeigt, dass es nicht darum geht Wissen zu vermitteln sondern Wissen zu teilen. Gerade die gegenseitige Beratung auf Augenhöhe führte zur Erkenntnis, dass wir mit vielen der Herausforderungen, auf die wir in unserer täglichen Arbeit stoßen, nicht alleine da stehen, sondern sie in ähnlicher Form weltweit vorhanden sind. Durch die Kommunikation untereinander wurde uns bewusst, dass unsere unterschiedlichen Aufgabenbereiche miteinander zusammenhängen und auch hier Kommunikation gemeinschaftliches Handeln ermöglicht.


(Bild: Fr. Rolvin D'Mello)

Für mich nehme ich aus dieser Veranstaltung zahlreiche Denkansätze, ein neues Bewusstsein für Zusammenhänge, sowie die Erkenntnis mit: Sprache muss keine Barriere sein (und ja, man versteht mich auch auf Englisch).

Ich freue mich, dass in unserem Dekanat eine solche Veranstaltung möglich ist und bin voller Hoffnung, dass viel der vorhandenen Energie und Erfahrung in lokales Handeln umgesetzt wird. Ich möchte Sie dazu einladen, auch Ihre lokalen, kleine Schritte in einem größeren Zusammenhang zu betrachten und sie zu mehr als nur einem kleinen Schritt werden zu lassen.

Ganz besonders wünsche ich mir, dass die Erkenntnisse aus diesem Symposium und die der Agenda 2030 zugrunde liegenden Prinzipien - Mensch, Planet, Wohlstand, Frieden und Partnerschaft - Eingang in den gegenseitigen Austausch zwischen unseren bestehenden Initiativen, in unser künftiges Arbeiten und Engagement finden werden, denn für uns beginnt der Planet in Gießen.

Das Dekanat hatte damals im Artikel

"Auch wir sind entwicklungsbedürftig" Entwicklungstagung in Gießen

online wie offline berichtet.