Gerade bei umfangreicheren Report Painter Berichten kann es sehr hilfreich sein, diese zu Dokumentieren beziehungsweise sich auch in SAP einen schnellen Überblick über die vorhandenen Zeilen und Spaltendefinitionen geben zu lassen.

Es besteht die Möglichkeit in der Berichtsanzeige (Transaktion GRR3) oder Berichtspflege (Transaktion GRR2) über das Menü ZUSÄTZE->ÜBERSICHT (oder alternativ die Tastenkombination STRG und F10 in die Formularübersicht zu gelangen. Hierbei erinnert die nun aufgerufene Formularübersicht ein wenig an die Darstellung im Report Writer. Über die Register "Zei." oder "Spalten" können nun die im Bericht definierten Zeilen und Spalten in einer Listenform dargestellt werden.

Dabei ist für jedes Element ersichtlich, ob es sich dabei um ein Formelelement oder um ein Element mit Merkmalen handelt. Ferner kann in der Spalte "Sichtb." erkannt werden, ob das einzelne Element gegebenenfalls ausgeblendet ist.

Durch einen Doppelklick auf ein Element kann auch direkt die Definition (die einzelnen hinterlegten Merkmale) ausgegeben werden. So wird für das Element Ist im Bericht zur kumulierten Darstellung nach Kostenart der KSBT (siehe Artikel) die hinterlegte Kennzahl SWKG, Werttyp, Version und alle anderen Merkmale des einzelnen Elementes mit ausgegeben. Ferner sind hier auch die einzelne gepflegten Texte ersichtlich.

Sofern der Bericht nur wenige Elemente enthält ist dieses ein empfehlenswerter Weg um sich für eine Dokumentation die einzelne Werte heraus zu kopieren.

Hinweis: Formeln und Kurztexte bei Elementen

Sofern innerhalb des Berichtes auch Formeln verwendet werden (Elementtyp Formel) sollte darauf geachtet werden, dass statt der technischen Namen (so zum Beispiel    X001 + X002 ) die Kurznamen (Bedeutung) der einzelnen Elemente dargestellt werden. Sofern bei den einzelnen Merkmalen mit Variabeln gearbeitet wird (bspw. &1GJAHLJ als Kurzbezeichnung kann dieses in der Elementedarstellung verwirrend sein, da hier die Formel dann als  '&1GJAHLJ' + '&1GJAHLJ' dargestellt wird. Daher ist es empfehlenswert solche Variablen als mittlere oder Langtext entsprechend zu hinterlegen und im Kurztext die tatsächliche Bedeutung des Elementes zu hinterlegen. Damit macht eine Formel im Sinne IST + OBLIGO auch viel mehr Sinn.... ;-)

Für umfangreichere Berichte kann es lohnend sein aus der Formularüberischt über das Menü LISTE->ZEILENÜBERSICHT (Tastenkombination STRG und F6 oder in der Symbolleiste das blaue i) zur Anzeige der Berichtsstruktur zu wechseln.

Hier ist nun eine Gesamtübersicht der einzelnen gepflegten Merkmale des Berichtes ersichtlich und es können die Allgemeinen Selektionsmerkmale, sowie die sichtbaren und ausgeblendeten Spalten und Zeilen ausgegeben werden.

Durch diese Übersicht kann nicht nur eine Dokumentation erstellt werden sondern es eröffnet sich auch die Möglichkeit auf elegante Weise etwaige Formelfehler zu finden. Für eine Anwendendedokumentation ist diese Vorgehensweise vielleicht nicht 100 prozentig geeignet, aber für eine technische Dokumentation bzw. Kontrolle des Berichtes ist diese eine recht praktische Darstellungsmöglichkeit.

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Ausgangslage:
Für einen Dreijahresbericht wurden bisher Jahresdaten für drei Jahre dargestellt und jedes Jahr aufs neue für ein Jahr aktualisiert. Hierbei wurden die "Altdaten" einfach ausgeblendet bzw. der Druckbereich in Excel passend gemacht.

So wurden die Ergebnisse auf Ebene Fachbereich, Lehreinheit und als kleinste Ebene Studiengang wie folgt dargestellt:



Für die Dreijahressicht (Berichtstermin ist Anfang 2016) sollen die Jahre 2013 bis 2015 dargestellt werden. Hierzu sind in den folgenden Spalten die aktuellen Jahresdaten einzutragen und die Vorjahresspalten auszublenden beziehungsweise durch Gruppierung nicht darzustellen. Entsprechend wären hier nur die Spalten A sowie D bis F für den Bericht dargestellt worden. Die Jahresdaten für 2016 sind dann in der Spalte G künftig zu ergänzen.

Da das Berichtswesen mehr in eine kaufmännische Sicht übergeführt werden soll, wurde der Wunsch geäußert alle Berichtsdaten nun absteigend darzustellen, so dass Aktuelles Jahr, Vorjahr und VorVorjahr dargestellt werden sollen (2015, 2014, 2013). Eine solche Darstellung entspricht der umgekehrten Reihenfolge und würde ein Aktualisieren der Daten erschweren, sofern man in der entsprechenden Tabelle auch die Vorjahresdaten weitehrin erhalten lassen möchte.

Damit die Datenhaltung weiterhin erfolgen kann, wurde hier die Tabelle ein wenig abgeändert und um die Funktion WVERWEIS ergänzt.

Verweisfunktionen in Excel

Grundsätzlich gibt es in Excel drei Verweisfunktionen, wobei die SVERWEIS Funktion vermutlich die bekannteste ist.

Einen Grundlagenartikel zum Thema Verweisfunktionen habe ich im Artikel "Grundlagen in Excel Verweisfunktionen SVERWEIS WVERWEIS und VERWEIS" ausführlicher vorgestellt. Worauf ich nach einer kurzen Zusammenfassung noch einmal hinweise:

Als kurze Zusammenfassung hier einen kleinen Überblick.


1. VERWEIS Funktion
Dabei ist die Formel/Funktion VERWEIS die Grundfunktion und ist am dynamischsten in der Anwendung. Ein Anwendungsbeispiel wurde im Artikel "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel" schon einmal dargestellt.

2. SVERWEIS Funktion
Die SVERWEIS Funktion dürfte eine der bekannteren Formeln im Controlling sein.
Dabei ist sie wie folgt aufgebaut.

=SVERWEIS(Suchkriterum;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)

Anhand eines Suchkriteriums wird eine Matrix (Suchbereich) durchsucht und die entsprechende Spalte ausgegeben, die mit der ersten Spalte übereinstimmt. Ferner wird über Bereich_Verweis festgelegt ob eine exakte übereinstimmung (FALSCH) oder ungefähre Übereinstimmung (WAHR) gewünscht ist.

3. WVERWEIS Funktion

Diese Funktion arbeitet vergleichbar zur SVERWEIS Funktion gibt aber nicht Spalten sondern gibt das Ergebnis aus einen Zeilenindex heraus.

Dabei ist sie wie folgt aufgebaut.

=WVERWEIS(Suchkriterum;Matrix;Zeilenindex;Bereich_Verweis)

Als Eselsbrücke könnte man sich merken, dass die SVERWEIS Funktion senkrecht nach der ersten Spalte die Daten durchsucht, wohingegen die WVERWEIS Funktion waagrecht in der ersten Zeile nach einer Übereinstimmung sucht und die folgenden Daten dann anhand des übergegeben Index ausgibt.

Eine ausführliche Beschreibung der unterschiedlichen Verweis-Funktionen ist im Artikel "Grundlagen in Excel Verweisfunktionen SVERWEIS WVERWEIS und VERWEIS" zu finden. Hier ist auch auf eine Alternative mit INDEX und VERGLEICH verwiesen worden.
 

Anwendungsbeispiel WVERWEIS Funktion (Jahresdaten umsortieren)

Was bedeutet dieses nun aber für unsere Ursprungstabelle?
Hier haben wir die Tabelle um 4 Spalten (im Beispiel die Spalten B bis E) erweitert und die Spalten F bis J über die Symbolleiste (Ribbon) Formeln über die Funktion Namen definieren die Bezeichnung "Jahresdaten_Studis" zugewiesen. Ferner sind in der Spalte E die einzelnen Zeilen  der Datentabelle (Jahresdaten_Studis) durchnummeriert worden.


Der definierte Name mit Bezug auf F1 bis J10 kann in den folgenden Jahren immer wieder erweitert werden, soll aber für unser Beispiel die Matrix der einzelnen Jahre sein und anhand der WVERWEIS Funktion für die Darstellung der letzten drei Jahre in den Spalten B bis D genutzt werden.



Die Formel in der Zelle B2 lautet wie folgt:

=WVERWEIS(B$1;Jahresdaten_Studis;$E2;falsch)

Hierdurch wird fix die Zeile 1 als Suchvektor über die Matrix "Jahresdaten_Studies" genutzt um anhand des Zeilenindex (in der Spalte E) die genaue Übereinstimmung (falsch) auszugeben. Hierbei wird als Suchkriterium das entsprechende darzustellende Geschäftsjahr genutzt. Durch Setzung des Druckbereichs auf =$A$1:$D$10 werden dann auch tatsächlich nur die relevanten Daten mit ausgedruckt aber es ist weiterhin möglich die aktuellen Daten als "neue" Spalte einzufügen.

Durch die  mit $ markierten absoluten Bezüge (Zeile $1, Jahresdaten_Studies; Spalte $E) kann die Formel auch in den anderen Zellen kopiert werden und per Inhalte einfügen Formel entsprechend automatisch von Excel angepasst werden.

Im konkreten Beispiel sehen die Formeln wie folgt aus:


Jede Zelle verweist dabei auf das für sie relevante Jahr in der Zeile 1 und durchsucht die Jahresdaten_Studis. Ferner soll als Ergebnis die in der Spalte E angegebene Ergebniszeile ausgegeben werden.

Mit aktivierter Umbruchvorschau kann das Ergebnis der Formel dargestellt werden.



Auf diese Weise werden die Studierendendaten in absteigender Jahresfolge dargestellt und außerhalb des Druckbereichs können aktuelle Daten erfasst werden. Hierdurch sind auch komplexere Entscheidungen wie Wechsel der Jahresdarstellung unter Beibehaltung der Grunddaten mit relativ wenig Aufwand umzusetzen.

Im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" wurde schon die Erweiterung einer bestehenden Bibliothek um die Aktivierung von weiteren Merkmalen angesprochen.

Eine weitere Bibliothek die sich für eine solche Erweiterung eignet ist die Bibliothek 8A2. Hier werden in der Regel Profit-Center ausgewertet.

Die Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" wertet dabei die Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" aus.

Hier wurde eine dynamische Mehrjahresauswertung im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschrieben und für eine Profit-Center Auswertung angelegt.

Nun sollen jedoch als weitere Information die den einzelnen Profit-Center zugeordnete Kostenstellen und Innenaufträge auf die die CO Buchung tatsächlich erfolgte mit ausgegeben werden. Buchungen auf Kostenstellen und Innenaufträge werden durch Zuordnung auf Profit-Centern entsprechend in die Profit-Center-Rechnung fortgeschrieben.
Innerhalb der Standardbibliothek 8A2 sind jedoch weder Innenaufträge noch Kostenstellen als Merkmal vorhanden.

Besonderheiten Berichtsbibliothek 8A2 - Reportingtabelle GLPCT

Die Bibliothek 8A2 basiert dabei auf die Reportingtabelle GLPCT.
Technisch weist die Reportingtabelle GLPCT eine Besonderheit auf.

Die Tabelle umfasst insgesamt drei Tabellen:

• GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" = Summensätze der Profit-Center-Rechnung
• GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" = Einzelposten im Ist
• GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" = Einzelposten im Plan

Je nach ausgewerteten Merkmal wird auf die entsprechende Hintergrundtabelle zugegriffen.
Beispiele sind hierzu in der Bibliothek 8A3 zu finden.

Sofern nun eine Bibliothek zur Reporting-Tabelle GLPCT angelegt wird, werden nicht nur die Merkmale der Tabelle GLPCT sondern auch die Merkmale der Einzelpostentabellen GLPCA und GLPCP hinzugefügt. Diese umfassen dann auch Kostenstelle und Innenauftrag. Allerdings sind Auswertungen zu diesen Tabellen sehr performanceintensiv.

Dennoch soll für unser Beispiel darauf eingegangen werden.

Berichtsbibliothek über GLPCT anlegen

Für unsere Berichtsanforderung erweitern wir die vorhandene Bibliothek 8A2 indem wir diese Bibliothek als Vorlage verwenden. Alternativ könnten wir auch eine Bibliothek zur Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" anlegen.

Grundsätzlich können Sie in diesen Bibliotheken auch einzelne Merkmale aktivieren, die ggf. vorher noch nicht aktiv waren. Da dieses aber eine Abweichung vom Standard ist, kann es sinnvoll sein eine eigene Bibliothek aus der Vorlage einer bestehenden Bibliothek anzulegen.

Dieses ist unter

• Infosysteme
• Ad-Hoc Berichte
• Report Painter
• Report Writer
• Bibliothek
• Anlegen

beziehungsweise der Transaktion GR23 möglich.Denkbar wäre hier eine Bibliotheksgruppe ZA2 oder, da es sich um die Profit-Center-Rechnung handelt, ZPC.


Über das Feld Merkmale können wir nun ergänzend zu den vorhandenen aktiven Merkmalen noch folgende Merkmale aktivieren und einer Position zuweisen.
 

Erweiterung Bibliothek 8A2 - Merkmale

Name	Kurzbezeichnung	Pos
POPER	Buchungsperiode	28
DOCCT	Belegtyp	29
DOCNR	Belegnummer eines Buchhaltungsbeleges	30
CPUDAT	Tag der Erfassung des Buchhaltungsbelegs	31
USNAME	Name des Benutzers	32
BLDAT	Belegdatum im Beleg	33
BUDAT	Buchungsdatum im Beleg	34
REFDOCNR	Referenzbelegnummer	35
REFRYEAR	Geschäftsjahr	36
KOSTL	Kosenstelle	37
LSTAR	Leistungsart	38
AUFNR	Auftragsnummer	39
ANLN1	Anlagen-Hauptnummer	40
ANLN2	Anlagenunternummer	41
ANBWA	Anlagen-Bewegungsart	42
STFLG	Kennzeichen 'Beleg ist Stornobeleg'	43
STOKZ	Kennzeichen 'Beleg wurde storniert'	44

 
Für die gewünschte Auswertung sind eigentlich nur die Felder AUFNR und KOSTL interessant, da mit dieser der Anforderung nach Ausweis der Buchungen auf Innenaufträge und Kostenstellen bei Selektion eines Profit-Centers entsprochen werden kann. Da die Bibliothek aber ohnehin erweitert beziehungsweise noch angelegt wird, sind hier auch weitere Felder (unter anderen die Anlagenbewegungsart) aktiviert, die gegebenenfalls ebenfalls interessant für eine Auswertung im Report Writer/Painter sein können.

Sofern diese beiden Merkmale in einen Bericht aktiv genutzt werden, ist die Basis der Auswertung jedoch nicht mehr die Tabelle GLPCT sondern (je nachdem ob IST oder PLAN)
entweder die Tabelle GLPCA oder GLPCP.

Innerhalb der Berichte zur Profit-Center-Rechnung haben wir bisher immer die Basiskennzahl KSL "Betrag in PrCtr-Hauswährung" oder HSL "Betrag in Buchungskreiswährung" verwendet. Diese Kennzahl enthält jedoch nur die Summensätze aus der Tabelle GLPCT.

Da bei der Ausgabe von KOSTL und AUFNR jedoch die Einzelpostentabellen ausgwertet werden, sind hier in der Bibliothek unter Basiskennzahlen folgende Basiskennzahlen der Berichtsbibliothek zu aktivieren.
 

Erweiterung Bibliothek 8A2 - Basiskennzahlen

Name	Kurzbezeichnung	Pos
BHSL-I	Beleg Buchungskreiswähr. (Ist)	10
BHSL-P	Beleg Buchungskreiswähr.(Plan)	11

Damit können auch die Einzelposten in einen Bericht mit ausgegeben werden.

Report Writer: Bibliothek Exportieren / Importieren

Beim Export/Import von solchen Berichten sind nun nicht nur die Berichte und berichtsgruppen zu exportieren sondern auch die Bibliothek.

Während die Berichte und Berichtsgruppen im SAP Menü unter:

• Infosysteme
• Ad-hoc Berichte
• Hilfsmittel
• Transportieren

Hier kann unter Berichtsgruppe über die Transaktionen GR57 (Export) GR58 (Import) die Berichtsgruppe und über GR37 (Export) und GR38 (Import) die einzelnen Berichte über das Dateisystem transportiert werden. Alternativ bietet sich hier auch ein Transportauftrag über die Transaktion GCTR an.

Die Berichtsbibliothek kann entweder über die Transaktionen GR21 bis GR23 über

• Hilfsmittel
• Transportieren
• Exportieren / Importieren

oder über die Transaktionen GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) ebenfalls über das Dateisystem transportiert werden.

Ein vergleichbares Vorgehen ist auch im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben.
 

Reportwriter Berichte zu Profit-Center anlegen

Insgesamt sollen drei Informationen ausgegeben werden:

1. Ausweis Buchungen je Profit-Center
2. Ausweis Buchungen je Kostenstelle zum selektierten Profit-Center
3. Ausweis Buchungen je Innenauftrag zum selektierten Profit-Center

Hierzu werden drei Berichte angelegt, die später der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden.

1.) Bericht nach Profitcenter

Allgemeine Selektion:
Ledger 8A2
KostRechKreis (Variable) 8AKOKRS
Periode von (Variable) 8A-VON bis (Variable) 8A-BIS
Version 0
Satzart
0 (Ist)
1 (Umlage/Verteilung Ist)

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Profitcentergruppe
dabei hat das Element folgende  Merkmale zugeordnet:
Profitcenter (Gruppe, Variable)  8A-PCGR
Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Diese Zeile wird dann über:

• Bearbeiten
• Zeilen
• Expandieren (Umschalttaste + F9)

nach Einzelwerten sowohl nach Profitcenter (1) als auch Kontonummer (2) aufgelöst, so dass hier eine Zwischensumme je Profit-Center und Konto mit ausgegeben wird.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier Betrag in Pctr-Hauswährung (KSL) gewählt.
Danach werden dem Merkmal Geschäftsjahr die im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschriebenen Variablen ZPJAHR bis ZPJR-12 zugewiesen. Damit ist ein dynamischer 12 Jahresvergleich möglich.
 

2. ) Bericht nach Innenauftrag zum Profit-Center

Abweichend zum Bericht nach Profit-Center wird hier das Merkmal Profit-Center unter

Allgemeine Selektion:
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR

eingebunden. Die anderen Selektionskriterien bleiben identisch zum oberen Bericht.

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Saldo Innenaufträge und Konten
Auftrag (Gruppe) ALLE
Hier kann entweder eine Innenauftragsgruppe mit allen Innenaufträgen hinterlegt werden oder alternativ das Nummernintervall aller Innenaufträge als Festwert eingetragen werden.

Eine weitere Möglichkeit wäre hier die Innenaufträge auch als Variable zu definieren (Variable 1AUFSET) und beim Aufruf des Berichtes entweder eine Gruppe mit allen Innenaufträgen oder nur einen Teil der den jeweiligen Profit-Centern zugeordneten Innenaufträgen auszuwerten.


Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Auch hier wird das Element im Beispiel nach Aufttrag (1) und  Kontonummer (2) als Einzelwerte ausgegeben.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier "Beleg Buchungskreiswähr. (Ist)" (BHSL-I) gewählt. Erst dadurch ist eine Selektion der Einzelposten möglich. Danach werden auch hier die Geschäftsjahre als Variable definiert.

Variation Profit-Center

Sowohl im Bericht nach Innenaufträgen als auch nach Kostenstellen ist es sinnvoll das Merkmal Profit-Center über BEARBEITEN->VARIATION (STRG+UMSCH+F8)
nach Profitcenter aufzulösen.

Auf diese Weise sind in der linken Navigationsleiste die Profit-Center aufgeführt und es besteht die Möglichkeit anhand dieser die einzelnen Innenaufträge oder eben Kostenstellen mit auszugeben.


 

3.) Bericht nach Kostenstelle zum Profit-Center

Auch hier wird das Profit-Center in den allgemeinen Selektionskriterien übernommen.

Schlüsselzeile
Hier wird folgendes Element definiert und nach Einzelwerten aufgelöst:

Saldo Kostenstellen und Konten
Kostenstelle (Gruppe)   ihr oberster Knoten der Standardhierarchie
Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Damit werden passend zum Profit-Center alle betroffenen Kostenstellen ausgegeben.
Auch hier wird das Element im Beispiel nach Kostenstelle (1) und  Kontonummer (2) als Einzelwerte ausgegeben.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier "Beleg Buchungskreiswähr. (Ist)" (BHSL-I) gewählt. Erst dadurch ist eine Selektion der Einzelposten möglich. Danach werden auch hier die Geschäftsjahre als Variable definiert.

Variation Profit-Center

Sowohl im Bericht nach Innenaufträgen als auch nach Kostenstellen ist es sinnvoll das Merkmal Profit-Center über BEARBEITEN->VARIATION (STRG+UMSCH+F8)
nach Profitcenter aufzulösen.

Auf diese Weise sind in der linken Navigationsleiste die Profit-Center aufgeführt und es besteht die Möglichkeit anhand dieser die einzelnen Innenaufträge oder eben Kostenstellen mit auszugeben.


 

Anwendungsgebiet: Ausweis von Kostenstelle und Innenauftrag zum Profit-Center

Ein Hauptaugenmerk bei dieser Auswertung war die Selektion über Profit-Center um bestimmte Bereiche darzustellen. Da jedoch Profit-Centern sowohl Innenaufträge als auch Kostenstellen zugeordnet sind, war es erforderlich, dass hier sowohl die Kostenstellen als auch die Innenaufträge gesondert dargestellt werden.

Innerhalb einer Hochschule können zwischen Landesmitteln und Projekte Dritter (sogenannte Drittmittel) unterschieden werden. Während Landesmittel relativ klar auf Kostenstellen abgebildet werden, können auch vereinzelte Projekte in Form eines Innenauftrags dargestell werden. Sofern nun das jeweilige Profit-Center ausgewertet wird, würde es im Saldo sowohl das Ergebnis auf den Kostenstellen, als auch der Innenaufträge ausweisen.

Damit sind hier sowohl die Kostenstellen (der hoheitlichen Tätigkeit) als auch Landesprojekte mit ausgewiesen.

Eine entsprechende Unterscheidung zwischen grundfinanzierte und projektfinanzierte Landesmittel wäre daher nicht durch die Profit-Center-Rechnung allein zu beantworten.

In der neu angelegten Berichtsgruppe werden nun jedoch die Ergebnisse des Landesmittel-Profit-Centers ausgewiesen und separat auch die Ergebnisse auf den Kostenstellen sowie den Innenaufträgen, so dass hier eine passende Unterscheidung getroffen werden kann.

Insbesondere durch die Variation ist hier ein differenzierter Blick auf die einzelnen Objekte möglich. Denkbar wäre es auch die beiden Berichte (Darstellung nach Kostenstelle und nach Innenauftrag) in einen Bericht zusammenzulegen. Durch die zum reinen Profit-Center abweichende Basiskennzahl ist es jedoch nicht möglich alle drei Berichte zusammenzufassen... (zumindest sofern man den Bericht noch übersichtlich darstellen mag).

Auswertung GuV Konten aus Profit-Center-Rechnung  inkl. Innenauftrag und Kostenstelle

Ein weiterer Vorteil dieser Berichtsbibliothek wäre, dass Sie hier auch die GuV Konten nicht nur auf Ebene der Profit-Center sondern auch, so angegeben, zusätzlich auf die CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle auswerten können. Hierzu sind die Profit-Center zu selektieren und als Konten die Bilanz/GuV Struktur zu übernehmen. Eine entsprechende Anleitung zur Erstellung einer passenden Kontengruppe als Set ist im Artikel "Bilanz- GuV- Struktur definieren oder nach CO-PCA kopieren" beschrieben.

Lediglich die mit der Transaktion FSE5N erfassten FI-Planwerte sind mit dieser Bibliothek nicht direkt auswertbar. Hierzu ist dann doch eher ein Recherchebericht, wie im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" beschrieben geeignet.

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Ausgangslage:
In einer Exceltabelle wurden verschiedene Zeilen (im Beispiel die Zeile 3 und 5) ausgeblendet bzw. durch Gruppieren bestimmte Spalten (C bis F) nicht mit angezeigt.
In unseren Beispiel sollen nun tatsächlich diese drei Kostenstellen und ihre Ergebnisse kopiert werden und in einer anderen Tabelle über die Zwischenablage eingefügt werden.



Hierzu ist die Tabelle entsprechend markiert worden und mittels STRG C bzw. Kopieren in die Zwischenablege übernommen und in eine neue Tabelle eingefügt worden.
Allerdings ist das Ergebnis eher unerfreulich, da hier auch die ausgeblendeten Zeilen und Spalten mit eingefügt werden.


Hier unterscheidet sich Excel tatsächlich im Verhalten wenn Daten gefiltert oder ausgeblendet werden.

Allerdings besteht die Möglichkeit auch nur sichtbare Zellen zu markieren.Hierzu selektieren wir wiederum die Tabelle und wechseln, je nach Excelversion zu folgender Funktion:

Bis Excel 2003 war diese Funktion unter

• Bearbeiten
• Gehe zu

verborgen.
Ab Excel 2007 ist diese Funktion in der Symbolleiste im Ribbon Start in der Befehlsgruppe Bearbeiten unter Suchen und Auswählen zu finden (siehe Screenshot):


Hier kann dann über Inhalte die Funktion Sichtbare Zeilen ausgewählt werden.
Hierzu ist als erstes auf die Schaltfläche Inhalte zu wechseln.

Nachtrag:
Manchmal sieht man den Baum vor lauter Bäumen nicht.

Ein wesentlich einfacher Weg zum Aufrufen der Funktion ist ab Excel 2007 ist in der Symbolleiste im Ribbon Start in der Befehlsgruppe Bearbeiten unter Suchen und Auswählen als Punkt "Inhalte auswählen" zu finden (siehe Screenshot)

Im erscheinenden Dialog kann, wie unten dargestellt, die Option "nur sichtbare Zellen"  gewählt werden.


Hierdurch werden nur die sichtbaren Zellen der Selektion ausgewählt und es können nur die relevanten Daten kopiert werden.

Da der Weg zu dieser Funktion sehr umständlich ist, bietet es sich an, diese Funktion in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu hinterlegen. Hierzu kann in der oberesten Zeile (ab Excel 2007) über die Schaltfläche "Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen" über "Weitere Befehle"  über die Anzeige von "Alle Befehle" die Funktion "Sichtbare Zellen markieren" hinzugefügt werden.

Alternativ ist diese Funktion über folgende Tastenkombination

 ALT  +    ;  

(bzw.  ALT  +    UMSCH  +    ,   )

auch direkt möglich aufzurufen.

Persönlich würde ich aber statt mit der Funktion Ausblenden eher Filter setzen, da bei gefilterten Daten tatsächlich nur die ausgewählten Daten kopiert werden.

Im Artikel "Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen" wird daher auch erläutert, wie man mehr als einen Filter innerhalb eines Tabellenblatt setzen kann.

Wie schon im Artikel "Darstellung Studienjahr oder rollierendes Geschäftsjahr im Report Painter" beschrieben besteht die Möglichkeit in den einzelnen Bibliotheken einen Auswertungszeitraum über die Kombination von Periode und Geschäftsjahr einzugrenzen.

Hierzu können sowohl in der Innenauftragsrechnung (Bibliothek 6O2) als auch in der Kostenstellenrechnung (Bibliothek 1CT) das Merkmal "Geschäftsj./Periode" gewählt werden.

Über dieses Merkmal kann, in für CO eher ungewohnter Form, der Berichtszeitraum durch das Format "MMM.JJJJ" also z.B. von 010.2015 bis 003.2016 für das Wintersemester 2015/2016 eingegrenzt werden.

Eine vergleichbare Auswertung anhand von Buchungsdaten wäre auch mit einer Einzelpostenliste für Kostenstellen (Transaktion KSB1) bzw. für Innenaufträge (KOB1) möglich. Allerdings werden hier keine Summensätze je Kostenart gebildet. Daher soll eine Auswertung sowohl für Kostenstellen als auch Innenaufträge anhand des Merkmals "Geschäftsj./Periode"  erfolgen.

Bibliothek für Report Writer / Painter anlegen

Die einzelnen ReportWriter / Report Painter Berichte werden in Bibliotheken zusammengefasst in denen einzelne Merkmale schon definiert sind und entsprechende Auswertungstabellen hinterlegt sind. In den einzelnen Bibliotheken ist festgelegt welche Merkmale, Basiskennzahlen und Kennzahlen später bei der Erstellung eines Berichtes verwendet werden können. Hierzu ist in der Bibliothek eine entsprechende Reporting-Tabelle hinterlegt.

Diese Bibliotheken erhalten Sie auch als Knoten/Gruppen beim Aufruf der Transaktion GRR1 bis GRR3.

Grundsätzlich können Sie in diesen Bibliotheken auch einzelne Merkmale aktivieren, die ggf. vorher noch nicht aktiv waren. Da dieses aber eine Abweichung vom Standard ist, kann es sinnvoll sein eine eigene Bibliothek aus der Vorlage einer bestehenden Bibliothek anzulegen.

Dieses ist unter

• Infosysteme
• Ad-Hoc Berichte
• Report Painter
• Report Writer
• Bibliothek
• Anlegen

beziehungsweise der Transaktion GR23 möglich.

Für unsere Berichtsanforderung erweitern wir die vorhandene Bibliothek 1CT indem wir diese Bibliothek als Vorlage verwenden. Alternativ könnten wir auch eine Bibliothek zur Tabelle RWCOOM "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling (Spez. Auswertungen)" anlegen.

Über das Feld Merkmale können wir nun ergänzend zu den vorhandenen aktiven Merkmalen noch folgende Merkmale aktivieren und einer Position zuweisen.
 

Erweiterung Bibliothek 1CT

Name	Kurzbezeichnung	Pos
AUFNR	Auftragsnummer	16
VRGNG	Vorgang CO	17
PAROB	Partnerobjekt	18
GEBER	Fonds	19

Diese so abgeänderte Bibliothek kann dann als Beispiel als ZCT abgespeichert und für die Anlage von ReportWriter Berichten genutzt werden.

In dieser Bibliothek können nun sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewertet werden und entsprechende Berichte über einen Zeitraum in der Form MMM.JJJJ bis MMM.JJJJ (also beispielsweise ein zum Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr oder im Umfeld der Hochschulen ein Hochschulsemester oder Studienjahr) ausgewertet werden.

Report Painter Bericht zur Auswertung rollierendes Geschäftsjahr anlegen

Dieses ist nun in der Transaktion GRR1 innerhalb der neu angelegten Bibliothek ZCT möglich.

Als Beispiel sollen zwei Berichte vergleichbar der Transaktionen KSB1 und KOB1 angelegt werden.

1. Summenbericht zu KSB1
2. Summenbericht zu KOB1

Über die Transaktion GRR1 wird ein Bericht innerhalb der neu angelegten Bibliothek ZCT (basierend auf der Bibliothek 1CT) angelegt.

1. Summenbericht zur KSB1

Der Bericht selbst wird wie folgt definiert:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsj./Periode von (Variable) 1YRPERF bis (Variable) 1YRPERT
Kostenstelle (Gruppe, Variable) 1KOSET

Schlüsselspalten:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Ist
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Obligo
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:

Werttyp
21 bis 24 
(Obligo aus Bestellanforderung, Obligo aus Bestellung, Obligo aus Reservierung, Mittelbindung)
2A (Mittelreservierung)
2B (Mittelvorbindung)

Version  0   (Echtversion)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Gesamt (Formel)
X001 + X002      (entspricht Ist + Obligo)

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Kostenartengruppe
Kostenart (Gruppe, Variable) 1KSTAR

Die Kostenartengruppe wird dann über:

• Bearbeiten
• Zeilen
• Expandieren (Umschalttaste + F9)

aufgelöst, so dass die einzelnen Knoten (Untergruppen) der Kostenartengruppe ebenfalls mit ausgegeben wird.

Ferner wird über

• Bearbeiten
• Variation (STRG + UMSCH + F8)

die Kostenstelle ebenfalls aufgelöst, so dass diese in der Naviagtion erscheint und innerhalb der Kostenstellengruppen oder einzelnen Werten navigiert werden kann.

2. Summenbericht zur KOB1

Der Summenbericht zur KOB1 unterscheidet sich zum vorherigen Bericht lediglich in der Allgemeinen Selektion und der Variation. Hier wird statt der Kostenstellen(Gruppe) das Merkmal Innenauftrags(Gruppe) verwendet.

Im Einzeln sieht die Berichtsdefinition daher wie folgt aus:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsj./Periode von (Variable) 1YRPERF bis (Variable) 1YRPERT
Auftrag (Gruppe, Variable) 6ORDGRP

Schlüsselspalten:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Ist
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Obligo
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:

Werttyp
21 bis 24 
(Obligo aus Bestellanforderung, Obligo aus Bestellung, Obligo aus Reservierung, Mittelbindung)
2A (Mittelreservierung)
2B (Mittelvorbindung)

Version  0   (Echtversion)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Gesamt (Formel)
X001 + X002      (entspricht Ist + Obligo)

Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Kostenartengruppe
Kostenart (Gruppe, Variable) 1KSTAR

Auch hier werden die Kostenarten über

• Bearbeiten
• Zeilen
• Expandieren (Umschalttaste + F9)

aufgelöst und auch über

• Bearbeiten
• Variation (STRG + UMSCH + F8)

die Innenaufträge nach Einzelwerten oder den einzelnen Untergruppen aufgelöst.

Report Writer: Bibliothek Exportieren / Importieren

Beim Export/Import von solchen Berichten sind nun nicht nur die Berichte und berichtsgruppen zu exportieren sondern auch die Bibliothek.

Während die Berichte und Berichtsgruppen im SAP Menü unter:

• Infosysteme
• Ad-hoc Berichte
• Hilfsmittel
• Transportieren

Hier kann unter Berichtsgruppe über die Transaktionen GR57 (Export) GR58 (Import) die Berichtsgruppe und über GR37 (Export) und GR38 (Import) die einzelnen Berichte über das Dateisystem transportiert werden. Alternativ bietet sich hier auch ein Transportauftrag über die Transaktion GCTR an.

Die Berichtsbibliothek kann entweder über die Transaktionen GR21 bis GR23 über

• Hilfsmittel
• Transportieren
• Exportieren / Importieren

oder über die Transaktionen GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) ebenfalls über das Dateisystem transportiert werden.

Fazit:
Durch die Erweiterung vorhandener Bibliotheken können auch wesentlich umfangreichere Berichtsanforderungen erfüllt werden.

Ferner besteht die Möglichkeit auch diese Berichtstabellen durch Zusatzstrukturen zu erweitern.

Diese Vorgehensweise ist im Blog "SAPManDoo - SAP Resource" im Artikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten" beschrieben.

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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