Ausgangslage
In einer Exceltabelle sind Stundenangaben mit Nachkommastellen erfasst worden. Hierbei sind diese Werte als "Standard" formatiert, so dass Zahlen nur mit Nachkommastellen ausgegeben werden, wenn auch welche vorhanden sind.

Nun tritt folgendes Phänomen auf. Zahlen werden, obgleich dieses nicht vorgegeben ist direkt in der Anzeige gerundet. So wird der Wert 2,5 als 3 angezeigt. Intern wird aber weiterhin mit 2,5 gerechnet.

Ursache
Hier passt Excel 2007 / 2010 die Zahlen leider in einer unerwünschten Form an, sofern die Spalten nicht ausreichend Platz bieten. So wird 2,5 als 3 angezeigt, es sei denn die Spalte hat die optimale Spaltenbreite.

Lösung
Hier kann entweder in Excel direkt die Spaltenbreite angepasst werden, oder alternativ innerhalb der Symbolleiste Start bei Format die Funktion "Spaltenbreite automatisch anpassen" gewählt werden, so dass hier keine Anzeigeprobleme mehr entstehen.

Ausgangslage
Aus einer bestehenden umfangreichen Dokumentation (bspw. aus Word oder Powerpoint) sollen die eingebundenen Bilder entnommen werden (um diese bspw. in einer anderen Präsentation einzubinden). Dieses soll jedoch nicht mühsam über die Zwischenablage erfolgen (per Copy&Paste) erfolgen.

Lösung
Sofern es sich um ein aktuelles Office Format handelt (DOCX, XLSX pder PPTX) kann diese Dateiendung in ZIP umbenannt werden und dann innerhalb dieser Datei (entweder direkt, oder nachdem diese entpackt worden ist) die eingebundenen Medien direkt entnommen werden.

Hintergrund
Seit Office 2007 bietet Microsoft Office das Office Open XML als Standarddateiformat (Dateiendungen DOCX, XLSX, PPTX). Hierbei handelt es sich um Containerdateien die ein Dokument im XML Format abspeichert und alle eingebundene Medien ebenfalls als separate Bestandteile umfasst.
Innerhalb des Dokumentenverzeichnis werden alle Dokumentenbestandteile gespeichert.
Bei XLSX handelt es sich hierbei um XL, bei DOCX um word und bei PPTX um ppt.

Innerhalb dieser Ordner befindet sich ein Unterordner media und aus diesen können alle eingebundene Medien (bspw. Bilder) entnommen werden. Hierbei werden eingefügte Bilder als PNG Dateien hinterlegt.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die eingebundenen Bilder je Medienformat durchgehend nummeriert worden sind.

Dieses kann jedoch von Vorteil sein, da die Reihenfolge der Nummerierung der Dateinamen auch entsprechend des Auftretens der eingebundenen Bilder innerhalb des Dokumentes entsprechen.

Neben den eingebundenen Medien sind auch alle anderen Bestandteile des Dokumentes in verschiedene Ordnern abgelegt.

Weitere Informationen zum Aufbau der Formate sind bspw. im Wikipedia Artikel Office Open XML erläutert.

Weitere Informationen zum Umgang mit Open XML Formaten in früheren Office Versionen bietet Microsoft unter office.microsoft.com an unter anderen kann hier das Microsoft Office Compatibility Pack für Word-, Excel- und PowerPoint 2007-Dateiformate heruntergeladen werden, welches ein Öffnen der Dokumente in älteren Office Versionen ermöglicht. Alternativ kann auch OpenOffice oder LibreOffice dafür verwendet werden.

Ausgangslage
Im Rahmen einer Budgetierungsvorlage wurde überlegt ein entsprechendes Formular zu entwerfen, das sowohl von den Budgetverantwortlichen her leicht zu verstehen ist, aber auch problemlos die zur Buchung notwendigen Daten bereitstellt. Ziel ist es die eingegebenen Daten dann direkt per SCATT oder LSMW in das SAP System einspielen zu können.

Anhand dieser Anforderung wurde sich nicht für ein Winword-Formular sondern für Excel entschieden.

Anhand dieses Beispiel sollen die grundsätzlichen Funktionen der Formulargestaltung in MS Excel erläutert werden.

Im kommenden Beispiel mag ich einige Funktionen von Excel vorstellen, die mir bei dieser Aufgabe geholfen haben und die auch für andere Problemstellungen hilfreich sein können.

Lösungsansatz

1. Dropdownliste in Excel

Innerhalb der Tabelle soll eine Auswahlliste zur Verfügung gestellt werden in der ein Bezug auf eine Liste vorhanden ist. Früher war dieses über das Menü Daten->Gültigkeit->Liste möglich hier einen entsprechenden Bereich als gültige Auswahlfelder zu hinterlegen.

Seit Excel 2007 ist diese Funktion innerhalb der Ribbons an folgender Stelle versteckt:

Ribbon (Symbolleiste) Daten
Datenüberprüfung

Und hier kann innerhalb der Datenüberprüfung im Bereich Einstellungen als Gültigkeitskriterium Liste
als Quelle ein Bereich innerhalb des Excelblattes bspw. A1:A4 hinterlegt werden. Leider ist dieses nicht mit Bezug auf andere Tabellenblätter möglich. Hier gibt es aber die Möglichkeit anstatt eines festen Bereiches auch einen Namen anzugeben. Dieser kann wie unter 2. beschrieben im Namensmanager erstellt werden. Auf diese Weise kann der Bereich auch in einen anderen Blatt aufgeführt sein.

Im Bereich Eingabemeldung kann dann noch ein Hinweis angegeben werden, welche Daten dort eingetragen werden sollen, und im Bereich Fehlermeldung kann eine Meldung ausgegeben werden, sofern ein Wert ausserhalb dieser Liste eingegeben wird.

2. Namensmanager

Wie im Beispiel der Liste erwähnt, ist es manchmal hilfreich, einen fixen Bereich einen Namen zu geben. Hierfür bietet sich bei Formularen an, ein Extratabellenblatt mit allen relevanten Stammdaten anzulegen.

So haben wir bspw. eine Liste aller relevanten Innenaufträge innnerhalb der Tabelle hinterlegt. Über den Namensmanager läßt sich hier ein Bereich innerhalb der Exceltabelle mit einen bestimmten Namen versehen. Unter Excel 2003 war dieses unter Einfügen, Namen, Definieren möglich. Ab Excel 2007 ist diese Funktion unter

Ribbon Formel
und die Schaltfläche Namen definieren möglich.

Im Beispiel haben wir ein Tabellenblatt mit der Spalte Innenauftrag und einer entsprechenden Liste aller Aufträge. Nun kann hier der Name Innenauftrag bspw. auf
=Stammdaten_Kostenträger!$a$1:$a$999 definiert werden.

Nun kann in der Funktion Daten überprüfen statt eines fixen Bereiches Als Quelle für das Gültigkeitskriterium auch =Innenauftrag verwendet werden und damit ein Bezug auf ein ganz anderes Blatt hergeleitet werden.

Die Namensfunktion funktioniert jedoch nicht nur mit einer Spalte sondern auch mit Bereichen.

So kann sich dieser Bereich auch auf den Innenauftrag, Kurztext, verantwortliche Kostenstelle beziehen.

Im Beispiel wäre dieses dann ein definierter Namen Stammdaten-Innenauftrag der sich auf =Stammdaten_Kostenträger!$a$1:$c$999.
In der Spalte A wäre der Innenauftrag, B die Bezeichnung und C die verantwortliche Kostenstelle hinterlegt.

3. SVERWEIS

In unseren Formular haben wir nun ein Auswahlfeld mit Bezug auf die gültigen Innenaufträge. Sobald dieser Innenauftrag ausgewählt ist, soll automatisch die Bezeichnung und die verantwortliche Kostenstelle ermittelt werden.

Gehen wir davon aus, dass die Auswahlliste in der Spalte D definiert ist und in den Spalten E fehlende Daten erhoben werden sollen.

Hier kann nun die Funktion SVERWEIS mit entsprechenden Bezug auf die Bereichsnamen verwendet werden.

=WENN(D4<>"";SVERWEIS(D4;Stammdaten_Kostenträger;2;FALSCH);"")

Hier wird Bezug auf die Spalte D genommen und das 2. Feld aus den Bereich Stammdaten_Kostenträger (entspricht der Bezeichnung) ausgegeben, durch die Angabe von FALSCH erfolgt nur eine Ausgabe, wenn die Werte exakt übereinstimmen. Durch eine WENN Funktion
wird hier auch nur die Bezeichnung ausgegeben, wenn ein Auftrag ausgewählt wurde, ansonsten bleibt das Feld leer.

4. Tabellenblatt ausblenden /einfärben

Um die Hilfstabelle mit den Stammdaten auszublenden kann einfach das Register (Tabellenblatt) Stammdaten_Kostenträger mit der rechten Maustaste ausgeblendet werden. Auf diese Weise wird das Tabellenblatt nicht mehr angezeigt und kann auf Anhieb nicht verändert werden. Ebenso können hier einzelne Registerblätter auch eingefärbt werden.

5. Blattschutz

Ausgeblendete Tabellenblätter können grds. mit der rechten Maustaste auch wieder eingeblendet werden. Neben Feldern kann auch die Struktur einer Tabelle geschützt werden. Dieses ist im Ribbon "Überprüfen" über die Funktion Arbeitsmappe schützen möglich.

Ein absoluter Schutz ist dieses zwar nicht (siehe Excel Blattschutz aufheben) aber grds. hilft dieses zumindest gegen unabsichtliches Löschen von Hilfsdaten. Neben der Struktur können auch die einzelnen Felder über Zelle formatieren im Reiter Schutz als Gesperrt bzw. ungesperrt definiert werden. Wird das Excelblatt nun über Blatt schützen gesperrt können auch nur noch die nicht gesperrten Felder ausgefüllt werden.

Sofern man mit einer geschützten Exceltabelle arbeiten muss, hilft die Tastenkombination STRG und # weiter durch die die einzelnen Formeln angezeigt werden. Schliesslich möchte man ja nicht ohne Not den Blattschutz einer Exceltabelle umgehen.

Ausgangslage

In einer Abfrage sollen aus 3 Tabellen (Vorjahr, Laufendes Jahr und Folgejahr) für entsprechende Kostenträger Budgetwerte summiert werden.

Hierzu werden die Felder
Budget_VJ
Budget_LJ
Budget_FJ
aus den entsprechenden Tabellen ausgwertet und addiert.

Hier soll die Berechnung allerdings auch ausgeführt werden, wenn der Feldwert leer ist.

Beispiel:
Für Kostenträger 0815 gibt es nur einen Budget_VJ. In einer Abfrage sollen nun aber Budget_VJ + Budget_LJ + Budget_FJ ermittelt werden. Access rechnet allerdings nicht mit leeren Feldwerten, so dass hier trotz vorhanden Budget_VJ kein Wert ausgegeben wird.

Lösung:

Sollen Berechnungen auch ausgeführt werden, wenn der Feldwert leer ist, so ist bei den Feldwerten (im Beispiel Budget_VJ, Budget_LJ und Budget_FJ)
die Formel

Vorjahresbudget:
NZ([Vorjahrestabelle]![Budget_VJ];0)

zu nehmen.

Nun wird eine 0 ausgegeben sofern kein eigener Wert im Feld vorhanden war. Auf diese Weise kann nun innerhalb einer Formel auch bei teilweise nicht gefüllten Werte eine Summe gebildet werden.

Der Aufbau der Funktion ist NZ(Ausdruck;WertWennNull).

Alternativ könnte auch eine Aktualisierungsabfrage über die Tabelle mit Kriterium "IST NULL" ausgeführtwerden um die entsprechenden Felder mit "0" zu aktualisieren.

Hiernach ist auch das Rechnen mit diesen Spalten möglich.

Ausgangslage
Ein merkbarer Unterschied zwischen OpenOffice und Winword ab 2007 ist mir heute bei einer Dokumentation mit Inhaltsverzeichnissen aufgefallen.

Über das Ribbon Start können Überschriften von Überschrift 1 bis zu Überschrift 4 markiert werden und beim Einfügen eines Inhaltsverzeichnis dann automatisch mit Seitenzahl angegeben werden.

In meinen Fall haben sich die Gliederungspunkte auf Ebene 4 versammelt (bspw. 1.2.1.1. und 1.2.1.2.) und sollen nun im Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.

Ein Inhaltsverzeichnis kann im Ribbon Verweise eingefügt werden. Hier gibt es die Vorlagen "Automatische Tabelle 1" (mit der Überschrift Inhalt) und "Automatische Tabelle 2" (mit der Überschrift Inhaltsverzeichnis) und einer angenehmen Formatierung.


Der Nachteil dieser automatischen Inhaltsverzeichnisse ist, dasshier lediglich die mit Überschrift 3 (oder ebenfalls innerhalb des Ribbons Verweise über "Text hinzufügen" als Ebene 3) markierten Elemente aufgelistet werden.

Um nun auch Überschriften der 4. Ebene im Verzeichnis aufzulisten ist auf folgende Weise das Inhaltsverzeichnis angepasst werden.

Lösung / Anpassung der Ebene des Inhaltsverzeichnis

Dieses ist möglich indem ein Feld innerhalb des Inhaltsverzeichnis ausgewählt wird und mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag geklickt wird.

Nun sind folgende Punkte erforderlich:
1. Rechte Maustaste auf "Feld bearbeiten"
2. Unter Feld auswählen kann nun in die Kategorie "Index und Verzeichnis" gewechselt werden.
3. Hier ist nun der Punkt "TOC" für die erweiterten Feldfunktionen des Inhaltsverzeichnis zu wählen.
4. Hier kann nun auf die Schaltfläche "Inhaltsverzeichnis" die Eigenschaften des Inhaltsverzeichnis bearbeitet werden.
5. Unter "Allgemein" können nun die angezeigten Ebenen festgelegt werden.

Diese können nun bspw. auf Ebene 4 oder 5 hochgestellt werden.

Ergebnis
Durch diese Einstellung ist es nun möglich Untereinträge über die Funktion "Text hinzfügen" innerhalb des Ribbons "Verweise" im Inhaltsverzeichnis übernommen werden und vor allen auch entsprechend formatiert werden.

Der angesprochene Unterschied zu OpenOffice ist hier wohl, dass OpenOffice automatisch mehr Ebenen für ein Inhaltsverzeichnis unterstützt.