Eine geschätzte Kollegin von mir erinnert mich bei Berichten immer wieder daran, dass eines der wichtigsten Punkte beim Verständnis von Berichten eine ordentliche Definition der Begrifflichkeiten ist.

Dies ist auch der Grund, warum ich sowohl bei meinen Büchern (siehe auch unkelbach.link/et.books/ ) als auch meinen Workshops & Seminaren (siehe auch unkelbach.link/et.training/ ) stets auch Wert auf eine Einführung und Definition von Begrifflichkeiten lege.

Daher mag ich heute die in meinen Augen wichtigsten Begriffe innerhalb des Modul CO für den Aufbau eines Controllings beschreiben.

In diesem Artikel folgt daher eine FAQ (Frequently Asked Questions) zum Gemeinkostencontrolling. (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551

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Ich würde mich freuen, wenn dieser Auszug sie neugierig gemacht hat und bin sehr gespannt auf ihre Rückmeldungen zum Buch.

Ergänzend zum Buch erhalten Sie auch Begleitvideos zu "Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" durch die als Demo die Behandlung der im Buch besprochenen Themen von der Anlage Kostenstelle, Sachkonto und Leistungsarten unter bis hin zum Überblick über die Handhabung der universellen Verrechnung in SAP S/4HANA ganz praktisch darstellt.
   

Im Artikel "Grundlagen Lebenszyklus SAP S/4HANA Versionen und was ändert sich mit S/4HANA 20.. ?" bin ich auf die unterschiedlichen Wartungszyklen der SAP S/4HANA Software sowie die Unterschiede zwischen S/4HANA Cloud und OnPremise eingegangen. Das Leben mit SAP wäre aber nicht weniger langweilig, wenn sich nicht auch an dieser Stelle immer etwas ändern kann.

Ankündigung: Neue Release und Wartungsstrategie für SAP S/4HANA ab 2023

Im Artikel "Neue Release- und Wartungsstrategie für SAP S/4HANA für mehr Innovationen und Flexibilität" vom 15. September 2022 wird darauf hingewiesen, dass die mindestens die onPremise Version ab S/4HANA 2023 zu einem 2-Jahres-Releasezyklus wechselt.

Auch bezüglich der Support-Unterstützung gibt es eine Neuerung: "Ab SAP S/4HANA 2023 bleibt jedes Release für sieben Jahre in der Mainstream Maintenance. Bei vorherigen Releases waren dies fünf Jahre.". Neue Funktionen werden dann wohl über Feature Updates auch zwischen den beiden Jahren zur Verfügung gestellt.

Interessant an dieser Stelle werden jedoch, wie die Feature-Packs gestaltet werden. Diese Frage greift auch der Artikel auf rz10.de "SAP vergrößert ab S/4HANA 2023 die Release-Abstände" auf.

Zwar habe ich obigen Artikel schon durch einen Hinweis auf Linkedin (Link zum Beitrag) aktualisiert, aber ich glaube, dass dieser Punkt bei der strategischen Planung einer Migration nach S/4HANA ebenfalls relevant ist.

Bisherige Release Abstände bei S/4HANA onPremise

Ein Blick auf die bisherigen Update-Zyklen von S/4HANA ist bei dieser Entscheidung ebenfalls wichtig.

Dabei mag ich hier nur auf die Releases der OnPremise Version eingehen, welche gerade im öffentlichen Bereich (public sector) vermutlich am verbreitetsten ist:

• Zwei Releases je Kalenderjahr
  • SAP S/4HANA Finance 1503: März 2016
  • SAP S/4HANA 1511: November 2015
  • SAP S/4HANA Finance 1605: Mai 2016
  • SAP S/4HANA 1610: Oktober 2016
• Jährliche Release je Kalenderjahr
  • SAP S/4HANA 1709: September 2017
  • SAP S/4HANA 1809: September 2018
  • SAP S/4HANA 1909: September 2019
  • Neue Namenslogik
    (statt Jahr Monat (JJMM) nur noch Jahr (JJJJ)
    • SAP S/4HANA 2020: October 2020
    • SAP S/4HANA 2021: October 2021

Von der Planung her wäre dann bis 2023 noch jährlich ein Update, aber danach alle zwei Jahre einzuplanen. In der SAP S/4HANA Cloud Version sind ab 2022 mit 2 Releases pro Jahr angesetzt. Nun stellt sich hier tatsächlich die Frage, ob Innovationen mit der neuen Software noch mehr in Richtung Cloud verschoben werden oder ob für onPremise Kunden nicht die Verlässlichkeit und Wartbarkeit ohne große Änderungen und damit eventuell verbundenen Wartungsaufwand relevanter sein wird.

Fazit

Aus Sicht eines Fachbuchautors zu SAP Themen (u.a. auch S/4HANA) sehe ich einen 2-Jahres-Releasezyklus natürlich als sehr positiv, da damit auch meine Bücher ein längeres Intervall aktuell bleiben und kein Errata erforderlich sein sollte...   wobei dies bei den aktuellen Publikationen vermutlich weniger problematisch ist, als bei der schnellen Änderungen, die das Migrationscockpit unter S/4HANA 2020 beziehungsweise endgültig unter S/4HANA 2021 erfahren hat.

Wie bleibe ich auf dem aktuellen Stand, was SAP anbelangt?
Eine mögliche Antwort: Espresso Tutorials

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Auch an dieser Stelle der kleine Hinweis, dass die Schulungen und Online-Medien bei Espresso Tutorials auch solche Änderungen verhältnismäßig schnell aufgreifen und praxisorientiert darauf ebenfalls eingegangen werden kann.
 

Auswirkung auf Wellenplanung zur Migration nach S/4HANA

Für die Einführung einer Migration nach S/4HANA kann hier auch der Zeitpunkt der Produktivsetzung (zum Beispiel im Rahmen einer Wellenplanung) relevant sein.

Wenn einzelne Einrichtungen 2024 auf S/4HANA migrieren und andere in 2025 stellt sich die Frage, ob die in 2024 umgesetzte Migration dann auf S/4HANA 2023 bleibt, oder gemeinsam mit der Migration in 2025 auch auf S/4HANA 2025 migriert, oder aber beide Migrationswellen dann auf S/4HANA 2023 bleiben und bei Ausnutzung den längsten Supportzeitraum erst gemeinsam auf S/4HANA 2030 (2023 + 7 Jahre) wechseln werden.

Wobei ich davon ausgehe, dass bei einer Wellenplanung die Systeme dann durchaus auf ein vergleichbares SAP Release migriert werden, um später gemeinsam eine Updatestrategie zu verfolgen.

Wie realistisch ein solch langer Zeitraum ohne Updates innerhalb der Zeit ist, ist vermutlich auch eine Frage, wie viele Eigenentwicklungen mitzuberücksichtigen sind und/oder wie stark eine Strategie Fit-to-Standard umgesetzt worden ist.
 

Im Rahmen der Umstellung des Berichtswesens während einer Migration nach SAP S/4HANA ist neben der Vorprojekte (wie die Einführung des neuen Hauptbuchs, Wechsel von der klassischen Budgetierung auf das Budget Control System (BCS) im Modul PSM-FM oder die neue Profit-Center-Rechnung und Anlagenbuchhaltung) auch eine gute Gelegenheit sich Gedanken über das künftige Berichtswesen zu machen.

Im Abschnitt "Rechercheberichte im Bilanzreporting - Anpassung Neues Hauptbuch" bin ich im Artikel zur Anpassung des ERP/ECC Berichtswesen mit Schwerpunkt auf FI, CO und PSM schon etwas näher eingegangen.

Aber im Rahmen der Vorüberlegungen könnten ja auch Gedanken aufkommen, sich von bisher gewohnten Objekten zu verabschieden und zum Beispiel als Alternative zum Wechsel im Haushaltsmanagement von der klassischen Budgetierung in Richtung Budget Control System (BCS) durch die Einführung eines komplett neuen Moduls in Richtung Zukunftsfähigkeit zu gehen.

Während in der S/4HANA Cloud das gewohnte CO Objekt Innenauftrag nicht mehr unterstützt wird, kann unter der on-premise weiterhin auch der CO Innenauftrag genutzt werden. Neue Entwicklungen werden aber in Richtung der PSP Elemente des Modul CO-PS (Projektsystem) gehen.

Die Unterschiede zwischen SAP S/4HANA onPremise und Cloud habe ich im Artikel "Grundlagen Lebenszyklus SAP S/4HANA Versionen und was ändert sich mit S/4HANA 20.. ?" ebenso wie die unterschiedlichen Migrationsszenarien nach SAP S/4HANA im Artikel "Grundlagen Migrationskonzepte nach SAP S/4HANA und Migrationsansatz von Migrationcockpit und Migrationsobjektmodellierer" vom Greenfield über Brownfield bis hin zum Bluefield Ansatz beschrieben.

So bietet auch die Universelle Verrechnung (siehe Artikel "Grundlagen Universelle Verrechnung unter SAP S/4HANA - Buchauszug »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA«") die Möglichkeit der Verrechnung per Umlage oder Verteilung auf PSP Elemente an, unterstützt jedoch nicht die Verrechnung auf CO Innenaufträgen.
 

Interaktive Recherche (Unterschied Report Painter und Rechercheberichte)

Ähnlich wie in der Profit-Center-Rechnung können hier sowohl Report Painter Berichte als auch Rechercheberichte genutzt werden. Im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" habe ich schon einmal beide Tools im Berichtswesen vorgestellt.

Rechercheberichte ermöglichen ein interaktives Reporting (slice and dice) wodurch einige Merkmale interaktiv innerhalb eines Berichtes ausgetauscht werden können.
Das Stichwort interaktives Reporting weist auch schon auf ein Einsatzgebiet der Rechercheberichte im SAP Standard hin. In der Profit-Center-Rechnung finden sich Rechercheberichte im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Profit-Center-Rechnung
• Infosystem
• Berichte zur Profit-Center-Rechnung
• Interaktives Reporting

Wie unterschiedlich diese Berichte auch optisch ausgegeben werden könenn ist im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" festgehalten worden.

Unterschiedliche Berichtsarten in CO-PS

Auch im Modul CO-PS finden sich im Menü unter

• Rechnungswesen
• Projektsystem
• Infosystem
• Controlling
• Kosten oder Erlöse und Ergebnis
  • Hierarchisch
    Berichte basierend auf Rechercheberichte
  • Nach Kostenarten
    Berichte basierend auf Report Painter Berichten

Report Painter Berichte in CO-PS

Für die Report Painter Berichte werden die Berichtsbibliotheken

• 6P1 Projektreporting (Berichtstabelle RPPS Verdichtete Struktur für das PMS-Reporting)
• 6P2 Projekt-Kostenartenberichte (Berichtstabelle CCSS Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling)
• 6P3 Projekt-Reporting (Hierarchie-Ber.) (Berichtstabelle CCSS Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling)

Hier sind als Merkmale auch die Objekte PSP Elemente auswertbar.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Rechercheberichte im Modul CO-PS

Für das Reporting mit Recherche können ebenfalls Formulare als Projektbericht oder als Verdichtungsbericht für Projekte angelegt werden.

Hierzu sind folgende Transaktionen relevant:
 

Verwaltung Rechercheberichte im Modul CO-PS

Funktion	Transaktion
Formular anlegen	CJE4
Formular ändern	CJE5
Formular anzeigen	CJE6
Hierarchiebericht anlegen	CJE1
Hierarchiebericht ändern	CJE2
Hierarchiebericht anzeigen	CJE3
Hierarchiebericht ausführen	CJE0

Bei der Anlage eines Formulars muss die Entscheidung getroffen werden, ob dieses als Formulartyp entweder einen Projektbericht (RPSCO_X) oder ein Verdichtungsbericht für Projekte (RPSCO_Y) entsprechen soll.

Die Struktur des Formulars kann auch wieder als Zwei Koordinaten (Matrix) als Eine Koordinate mit Kennzahl oder als Eine Koordinate ohne Kennzahl ausgewählt werden.

Der Vorteil von "Eine Koordinate mit Kennzahl" ist, dass hier auf vordefinierte Elemente (Planwerte, Budgetwerte, Obligowerte, Kosten-/Erlöswerte oder FInazmittelwerte) zugegriffen weden können, aber sie nur eine Koordinate des Berichtes definieren. Der Rest kann dann über den Bericht passend definiert werden.

Hier kann also auch ein komplett neues Berichtswesen aufgebaut werden.

Vorstellung Modul CO-PS

Neben dem Buch "Projektcontrolling mit SAP PS" von Martin Munzel und Renata Munzel bietet Martin Munzel auch eine Überblicksschulung zum Modul PS in der Espresso Tutorials Bibliothek an.  Dieses ist unter https://et.training/dashboard/product/video/901 aus der digitalen Flatrate für SAP Medien abrufbar.

Im Rahmen einer digitalen Schulung als Video werden die Funktionalität des Projektsystems (Modul PS) in SAP S/4HANA vorgestellt. Dabei werden sowohl die Abbildung der Projekte in SAP behandelt als auch die Möglichkeiten zur Strukturierung und Planung ebenso wie die Anbindung an die Logistik-Module erläutert.




Die Schulung ist dabei in folgende Abschnitte aufgeteilt:

• Einführung
• Projektstrukturen
• Informationssystem
• Planung
• Projektrealisierung
• Periodenabschluss

Die Schulung bzw. das Tutorial ist ein Mitschnitt aus einer Kundenschulung von Martin Munzel. Besonders die praxisorientierten Möglichkeiten der Planung von Terminen, Ressourcen, Material, Kosten und Erlöse sowie die Budgets (inkl. Verfügbarkeitskontrolle) ist hier ebenso interessant, wie die Ausführungen zum Informationssystem, sei es nun über die Strukturberichte zur Darstellung der einzelnen Teile des Projektes (PSP Elemente, Netzpläne oder Materialkomponenten) oder einzelnen Hierarchien über die Kosten und Erlöse nach Plan und Ist bzw. wenn das Cashmanagement ebenfalls eingesetzt wird auch nach Zahlungen erfolgen kann. Dabei kann auch ein Drill-Down angeboten werden und ganz klassisch nach Kostenarten berichtet werden.

Die Berichte erfolgen über PSP Elemente oder Netzplanvorgänge, die auch innerhalb einer Struktur dargestellt worden sind.

Die SAP Weiterbildung als Angebot von Espresso Tutorials ist immer wieder für mich eine gute Gelegenheit sich auch in bisher nicht bekannte SAP Module oder Themen einzuarbeiten und hier praxisorientiert nicht nur einen Überblick, sondern auch vertiefendes Wissen zu sammeln und frühzeitig in die Thematik einzusteigen.
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Gerade an Martin Munzel (aber auch Jörg Siebert im Beitrag zum neuen Hauptbuch unter "Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)" oder im Artikel "Grundlagen Funktionsbereich im Umsatzkostenverfahren (UKV) und Haushaltsmanagement (PSM-FM)") schätze ich sehr, dass beide ihre Schulungen so aufbauen, dass auch der Einstieg hier gelingt und Menschen mit unterschiedlichen Kenntnissen gemeinsam abgeholt werden und sich hier eine fundierte Schulung erhoffen dürfen.

Fazit

Mit der Einführung eines Projektcontrolling mit SAP PS kommen noch weitaus mehr Aktivitäten als das Berichtswesen auf die einzelnen Akteure zu, aber so ganz sollte auch das Berichtswesen hier nicht vergessen werden.

Ich hoffe, dass dieser Artikel einen kurzen Überblick verschaffen konnte und verweise ansonsten auch aus Überzeugung auf obere Schulungsangebot und die Medien bei Espresso Tutorials
 

Im Rahmen des Umsatzkostenverfahren (UKV) in SAP werden periodisch anfallende Kosten auf Funktionsbereiche abgebildet, die dann nur die Kosten abbilden, die zur Realisierung des Umsatzes einer Periode angefallen sind. Dies ist der wesentliche Unterschied zum Gesamtkostenverfahren (GKV).

Videotutorial zum Umsatzkostenverfahren in SAP S/4HANA

2022 stellt Jörg Siebert das Umsatzkostenverfahren in SAP S/4HANA als Videotutorial mit allen relevanten Aspekten sowohl im klassischen Hauptbuch, neuen Hauptbuch als auch unter SAP S/4HANA näher vor. Dabei bietet das Videotutorial nicht nur die Abbildungsmöglichkeiten des UKV via Funktionsbereiche in SAP S/4HANA an sondern nimmt auch Bezug auf die Abbildung im Hauptbuch sowie in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung CO-PA mit ihren unterschiedlichen Dimensienen sowie bestehenden Merkmalen zur Auswertung an.Dabei wird auch auf die Option des Special Ledger eingegangen und ausgeführt wie Sie hier ebenfalls ein Umsatzkostenverfahren abbilden können. Gerade bei der Recherche von SAP Themen kann ich die Angebote von Espresso Tutorials sehr empfehlen.

Weiterbildungsangebote von Espresso Tutorials rund um SAP

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Hier kann ich die Ausführungen von Jörg Siebert empfehlen und mag hier nur vergleichbar zu den beiden Artikeln "Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)" und "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" das Gelernte aus seinem Vortrag noch einmal kurz zusammenzufassen.

Das Umsatzkostenverfahren und die Funktionsbereiche wird auch Thema auf den FICO Forum Infotagen 2022 sein, die ich als Veranstaltung, aber auch als Plattform zum Austausch rund um SAP sehr empfehlen kann.

Nutzung von Funktionsbereich im FI, CO und PSM

Hier im Blog möchte ich nicht auf die (bilanz)rechtlichen Aspekte der Unterschiede zwischen GKV und UKV eingehen, sondern nur einen Überblick über die Anwendbarkeit des Funktionsbereiches im Reporting geben. Zu beachten ist, dass das Betriebsergebnis sowohl bei GKV als auch UKV identisch sind und lediglich die Gliederung nach einzelnen Funktionen und der Bewertung von Bestandsveränderungen einen Unterschied ausmacht.

Das Feld Funktionsbereich ist ein eigenes Stammdatum, welches mit 16 Zeichen als Schlüsselfeld und 25 Zeichen als Bezeichnung im Customizing (Transaktion SPRO) innerhalb einer flachen Tabelle gepflegt werden kann.

Customizing Funktionsbereich für UKV unter ERP/ECC

Die Einstellungen für Funktionsbereiche können im Customizing-Pfad (Transaktion SPRO) unter

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren

vorgenommen werden. Durch den Punkt "Funktionsbereich" definieren, kann in einer zweispaltigen Tabelle der Funktionsbereich hinterlegt werden.
 

Funktionsbereiche in der Öffentlichen Verwaltung bzw. im Modul PSM-FM

Die öffentliche Verwaltung nutzt die Möglichkeit des Reporting nach Funktionsbereichen auch im Public Sector Management (PSM) in der Teilkomponente des Funds Management (FM - Haushaltsmanagement). Dabei werden die Funktionsbereiche um Berechtigungen sowie ein paar Besonderheiten zu Gültigkeitszeiträumen erweitert.

Die Funktionsbereiche stehen als Merkmal auch in der Report Painter Bibliothek 4FM zum FM BCS Reporting zur Verfügung. Danben sind diese neben dem Budgetcontrollsystem (BCS) auch schon in der klassischen Budgetierung (KB) vor Einführung von BCS als Merkmal in Rechercheberichten auswertbar. Nähere Informationen zum Reporting im PSM-FM und der Einführung BCS sind im Artikel "Berichtswesen und Reporting-Tools nach Umstieg von klassische Budgetierung auf BCS im PSM-FM" festgehalten.

Funktionsbereich und Berichtswesen im PSM-FM

Dadurch, dass der Funktionsbereich als Gruppierungsmerkmal sowohl in Rechercheberichte und der klassischen Budgetierung als auch im Report Painter im Budget Controll System (BCS) genutzt werden kann, ist dieser möglicherweise auch eine Alternative zum Finanzierungszweck, welcher nicht mehr als Merkmal in der Bibliothek 4FM und damit im Berichtswesen per Report Painter im Gegensatz zu den Rechercheberichten in der klassischen Budgetierung zur Verfügung steht.

Von daher könnte über den Funktionsbereich eine Unterscheidung nach Landesmittel, Drittmittel, Weiterbildung oder auch einzelnen Mittelgebern als weitere Ebene zum Fond oder der Finanzstelle abgebildet werden.

Grundsätzlich wäre hier auch die Frage, ob der Funktionsbereich auch für andere buchhalterisch abzugrenzende Bereiche im PSM-FM herangezogen weden könnte.

Bisher ist dieses nur eine Überlegung, aber eventuell befindet sich im Bereich Public Sector auch entsprechende Konzepte zur Nutzung des Funktionsbereiches im externen und internen Berichtswesen.

An dieser Stelle möchte ich "nur" auf die Verwendung der Funktionsbereiche im PSM-FM eingehen.
 

Transaktion FM_FUNCTION im PSM-FM

Während für das reine UKV zeitunabhängige Funktionsbereiche bspw. für Vertrieb, Produktion, Marketing, Verwaltung oder Forschung & Entwicklung mandantenabhängig angelegt werden können, erhalten Sie bei Nutzung des SAP Modul PSM-FM (Öffentliche Verwaltung - Haushaltsmanagement) erhalten Sie die Meldung "Diese Sicht ist veraltet. Verwenden Sie Transaktion FM_FUNCTION.".

In der öffentlichen Verwaltung werden Funktionsbereiche benötigt, um ein Reporting nach funktionalen Gesichtspunkten zu erfüllen und hier globale Ziele und Zwecke (z.B. Öffentliche Sicherheit, Stadtentwicklung, ...) zur Gliederung der Ausgaben einer Organisation darzustellen. Der Funktionsbereich kann im Haushaltsmanagement als zusätzliches Gliederungselement genutzt werden, wenn die organisatorische Gliederung nach Finanzstellen, sachliche Gliederung nach Finanzpositionen oder die Gliederung nach Mittelherkunft über Fonds nicht ausreichend ist, um gesetzliche Anforderungen eines Reportings nach funktionalen Gesichtspunkten zu ermöglichen.

Dabei kann der Funktionsbereich im PSM zusätzlich zu Finanzposition, Finanzstelle oder Fond budgetiert und kontiert werden. Im Controlling ist dies zusätzlich zu den CO Objekten und der Kostenart sowie in der Anlagenbuchhaltung über die Stammdaten möglich.

Eine Aktivierung der Funktionsbereiche ist im Customizing des Haushaltsmanagment unter

• Public Sector Management
• Allgemeine Einstellungen für Public Sector Management
• Grundeinstellungen: Kontierungselemente
• Kontierungselemente aktivieren

möglich. An dieser Stelle können Sie neben Fonds auch Funktionsbereiche, Förderung und Haushaltsprogramm aktivieren, wobei Fonds, Funktionsbereich und Förderung auch ab ein bestimmtes Datum im Personalwesen kontierbar ist.

Zu beachten ist dabei, dass der Funktionsbereich als zusätzliches Kontierungselement mitgegeben wird. Da der Funktionsbereich im CO Innenauftrag hinterlegt werden kann, ist es jedoch möglich an dieser Stelle diesen zu vererben, so dass über die Buchung auf CO Innenauftrag die Buchung zum Funktionsbereich erfolgt. Alternativ könnte bei einer Buchung auf einen Fond auch unterschiedliche Funktionsbereiche übergeben werden.

Das Schaubild in der SAP Hilfe unter https://help.sap.com/docs/SAP_ERP/0101f6d95e7246ba9f877f2c7b216bba/0eeccc53a8b77214e10000000a174cb4.html?locale=de-DE dürfte an dieser Stelle eine verständliche Darstellung liefern.
 

Funktionsbereich mit Gültigkeitszeitraum und Berechtigungsprüfung

Im Gegensatz zur Pflege des Funktionsbereiches in der Finanzbuchhaltung kann für den Funktionsbereich im PSM-FM in der Pflege per FM_FUNCTION sowohl ein Gültigkeitszeitraum ("Gültig ab" und "Gültig bis") inklusive eines Ablaufdatums, ab dem keine neuen Obligos mehr erzeugt werden können, hinterlegt werden. Ferner ist es möglich, für den Funktionsbereich eine eigene Berechtigungsgruppe (Berechtigungsobjekt F_FMMD_FAR) zu hinterlegen.

 

Funktionsbereiche in der Finanzbuchhaltung und Controlling aktivieren

Um den Funktionsbereich in den Stammdaten der Sachkonten, Kostenarten und einigen CO Kontierungsbjekten als eigenes Stammdatumfeld nutzen zu können ist im Customizing (SPRO) folgende Einstellung vorzunehmen.

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
• Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung aktivieren

Damit kann der Funktionsbereich im Sachkonto, aber auch in der Kostenstelle oder Innenauftrag hinterlegt werden.

Für Kostenstellen und Innenaufträge können Funktionsbereiche als Vorschlagwerte auch über die Kostenstellenarten oder Auftragsarten vorgegeben werden.

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
• Funktionsbereich eintragen
  • Funktionsbereich in Sachkontenstammdaten eintragen
    wird nur bei Erfolgskonten benötigt und ruft die Massenpflege (MASS) für Sachkonten auf (Objekt BUS3006)
  • Funktionsbereich in Kostenstellenarten eintragen
  • Funktionsbereich in Auftragsart eintragen

Daneben können Sie auch unter Substitution für das Umsatzkostenverfahren auch eine umfangreiche Substititution je nach Kontierungskombination definieren.

Substitution Funktionsbereich

Die Substitution ist über

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
• Substitution für das Umsatzkostenverfahren definieren und aktivieren

möglich. Hier sind Buchungskreis und Zeitpunkt anzugeben um dann über Substitition eine entsprechende Substitution und den Aktivierungsgrad auszuwählen.

Als Zeitpunkt für die Substitution können: Belegkopf, Belegposition, Kompletter Beleg, Umsatzkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren (neu) gewählt werden.

Umsatzkostenverfahren aktivieren

Zum Abschluss sind dann noch über Umsatzkostenverfahren aktivieren die Verbuchung auf Funktionsbereiche und die jeweiligen Ableitungen und Fortschreibungen zu aktivieren.

Gerade die Art der Kostenstellen macht hier besonders Sinn, da Sie über die Kostenstellenarten ja ebenfalls Bereiche wie Verwaltung, Vertrieb, Forschung und Entwicklung etc. steuern können. Wobei die Funktionsbereiche bei der Kostenstellenart oder Auftragsart als Vorschlagwert bei der Anlage einer Kostenstelle oder Innenauftrag vorgeschlagen werden. Diese können aber auch entsprechend überschreiben werden. Alternativ können die Funktionsbereiche auch direkt in den CO Objekten wie Kostenstelle oder Innenauftrag, etc. hinterlegt werden.

Sofern eine Buchung keine Ableitung eines Funktionsbereiches ermöglicht, wird es zur Fehlermeldung „Achtung: Für diese Buchung konnte kein Funktionsbereich ermittelt werden“ geben. Hintergrund ist die Vollständigkeit der GuV. Entsprechend muss jedes GuV Konto mit einem Funktionsbereich versorgt werden, sodass ein identisches Betriebsergebnis zum GKV erfolgen soll. Hier kann dann ein entsprechender Dummy genutzt werden und ein entsprechender Dummy sollte hier eingerichtet werden.

Zu beachten ist, dass die Ableitung des Funktionsbereichs in folgender Reihenfolge erfolgt (wobei unter ober sticht, sprich die letzte Ableitung dann gültig ist):

1. CO Objekte (wie Kostenstelle, Innenauftrag, ..)
2. Konten-Stammdaten
3. Substitution
4. Manuelle Eingabe beim Erfassen eines Beleges

Verwendung des Funktionsbereichs im Reporting

Bei Buchungen auf GuV Konten erfolgt dann nicht nur eine CO Kontierung, sondern auch eine Zuordnung den passenden Funktionsbereich. Neben der FI Buchung können auch in den CO Buchungen bspw. manuelle Umbuchung von Primärkosten, wird ebenfalls die Buchung des Funktionsbereichs und die Überleitung ins neue Hauptbuch erfolgt.

Innerhalb der Bilanz/GuV (Transaktion F.01) kann in der Bilanz und GuV Struktur auch der Funktionsbereich als Gleiderungselement hinterlegt werden. Im Standard wird die Bilanz/GuV Struktur als GKV mit den einzelnen Konten dargestellt.

Damit die Bilanz und GuV Struktur angepasst werden kann ist im Customizing unter SPRO wie folgt angepasst werden;

• Finanzwesen
• Hauptbuchhaltung
• Periodische Arbeiten
• Dokumentieren
• Bilanz/GuV Struktur definieren

Hier kann per Doppelklick auf ihre Bilanz/GuV Struktur im Abschnitt "Allgemeine Angaben" der Punkt "Fkbr. erlaubt" markiert werden, sodass alternativ zu den Konten auch Funktionsbereihce der Bilanz-/GuV-Struktur zugeordnet werden können.

Nachdem Sie diese Option aktiviert haben könenn Sie über die Schaltfläche "Bil./GuV-Positionen" nun nicht nur Konten, sondern auch Funktioonsbereiche über die Schaltfläche "Funkt.ber zuordnen" einfügen und einzelnen BIlanz/GuV Knoten zuordnen.

Alle diesen Funktionsbereich zugeordneten Buchungen werden dann in Summe ausgewiesen. Beachten Sie, dass Sie entweder Konten oder Funktionsbereiche, aber nicht die Kombination von beiden in einer Position auswerten können. Für das GKV können Sie also alle Ergebniskonten in der GuV darstellen und ergänzend dazu auch noch die Ergebnisse auf den Funktionsbereichen. Wenn Sie alle Funktionsbereiche in ihrer Struktur mitaufgenommen haben, entspricht das Betriebsergebnis des UKV der Sicht vom GKV nur ist der Ausweis nach unterschiedlichen Gesichtspunkten erfolgt.

SAP S/4HANA

Auch unter S/4HANA bleiben die Funktionsbereiche unter anderen in der FIORI Oberfläche und der Verwaltung bestehen. Lediglich die Übersicht oder die Filterung der Einzelposten nach Funktionsbereichen ist erweitert worden, da auch hier in der ACDOCA Funktionsbereich in den einzelnen Ledgern abgelegt sind.
 
Auch die FIORI App Bilanz Reporting Übersicht liefert hier nach der gepflegten Bilanz/GuV Struktur die Gliederung nach Funktionsbereichen inklusive der Möglichkeit des Drilldown auf die Einzelposten.

Fazit

Mit dem neuen Hauptbuch ist die Integration von CO mit unmittelbaren Konsequenzen für das Hauptbuch. Im Ergebnis wachsen auch an dieser Stelle internes und externes Rechnungswesen noch enger zusammen. Gerade wenn Sie auch eine Umlage oder Verteilung im Ist vornehmen, sollten Sie hier im Zykluskopf die Funktion "Funktionsbereich ableiten" aktivieren.

Ein Aspekt bei der Migration nach SAP S/4HANA ist auch der zu wählende Migrationsansatz. Dieser kann sowohl in Bezug auf unterschiedliche Migrationskonzepte zum Wechsel von ERP / ECC zu S/4HANA betrachtet werden als auch bei den unterschiedlichen Migrationsansätzen des Migrationscockpit zur Datenmigration nach SAP S/4HANA.

In den folgenden Abschnitten möchte ich auf folgende Themenfelder eingehen.

• Migrationskonzepte zum Wechsel nach SAP S/4HANA
  • Greenfield-Ansatz
  • Brownfield-Ansatz
  • Bluefield-Ansatz
• Migrationsansatz Migrationcockpit und Migrationsobjektmodellierer
  • Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer
  • Onlinetraining

Ich hoffe, dass dieser kurzer Überblick Ihnen eine Grundlage für ihr eigenes Migrationsprojekt nach oder innerhalb von SAP S/4HANA bieten kann.

Migrationskonzepte zum Wechsel nach SAP S/4HANA

Beim Wechsel von ERP oder ECC gibt es unterschiedliche Migrationskonzepte, die alle sowohl Vorteile als auch ggf. Nachteile haben. Hier möchte ich in aller Kürze die einzelnen Konzepte mit damit verbundenen Vorteilen und Nachteilen erwähnen.

In der folgenden Abbildung habe ich die einzelnen Migrationskonzepte kurz zusammengefasst:




Im Einzelnen sind dieses Greenfield: neue Implementierung auf der grünen Wiese, Brownfield: Konvertierung des bestehenden SAP System und Bluefield: Landscape Transformation (Landschaftskonsolidierung).

Auf die Vor- und Nachteile des jeweiligen Migrationsansatzes gehe ich in den folgenden Abschnitten ein.

Greenfield-Ansatz

Unter diesen Ansatz ist eine neue Implementierung auf der grünen Wiese zu verstehen. Sie setzen ein System komplett neu auf.
Der Vorteil ist hier eindeutig, dass neue Geschäftsprozesse oder auch Stammdatenkonzepte umgesetzt werden können und Sie sich von alten möglicherweise eingefahrenen Entwicklungen verabschieden können. Als Nachteil sollte aber der umfangreiche Projektumfang, hoher Entwicklungsaufwand und die sinnvolle Umstellung zum Jahreswechsel betrachtet werden.

Der Green-Field Ansatz wird auch genutzt um von einen ERP/ECC System in Richtung SAP S/4HANA Cloud zu wechseln. Die Unterschiede zwischen onPremise und Cloud Variante der SAP sind kurz im Artikel "Grundlagen Lebenszyklus SAP S/4HANA Versionen und was ändert sich mit S/4HANA 20.. ?" beschrieben.

Brownfield-Ansatz

Hier wird ein bestehendes SAP System auf die neue Version konvertiert (Update eines bestehenden Systems). Der Vorteil der Konvertierung eines bestehenden SAP System ist, dass ihre Stammdaten und Geschäftsprozesse erhalten bleiben, die Umstellung auch unterjährig möglich ist und insgesamt die Umstellung relativ aufwandsarm möglich ist. Als Nachteil können neben den möglicherweise dadurch fehlenden Innovationen auch bedingte Vorprojekte wie die Einführung des neuen Hauptbuchs, Einführung der Geschäftspartner oder auch BCS angesehen werden, sofern Sie diese Umstellungen noch nicht vorgenommen haben.

Wie ein Brown-Field Ansatz praktisch umgesetzt werden kann, ist auch bei Espresso Tutorials im Online-Video "System-Konvertierung in SAP S/4HANA" erläutert.

Bei der System-Konvertierung muss das Quellsystem auf Unicode umgestellt sein und kann auf jede der unterstützten Datenbanken genutzt werden. Zu beachten ist, dass hier kein Teiltransfer oder Zusammenführung (Carve-out) mehrere Systeme möglich ist. Zu beachten ist, dass diese nur für eine On-Premise Edition möglich ist. Es handelt sich dabei nicht um ein reines Upgrade sondern auch um eine Simplification, durch die entsprechende Sinplification Item als Liste die Änderungen entsprechend beschreibt. Entsprechend relevant sind hier die Readiness Checks sowie die in den Simplification Item Checks aufgeführte Änderungen sowie entsprechende Anpassungen die ggf. vor der System-Konvertierung abgeschlossen sein müssen. So ist hier schon im ECC System die Customer Vendor Integration (CVI) für die Einführung der Business Partner (BP) / Geschäftspartner erforderlich.

Bluefield-Ansatz

Eigentlich ist der Name Blue-field, Red-field oder auch sonstige Farben mit entsprechenden Firmen, die Tools zur Migration anbieten, verknüpft. Es handelt sich dabei um eine Landscape Transformation (Landschaftskonsilidierung) womit ein bestehendes SAP System mit Anpassungen in eine Hülle eines SAP S/4HANA System transformiert wird. Damit handelt es sich um eine Kombination beider Varianten, die durch entsprechende Software und damit auch Lizenzen umgesetzt wird.

Ich hoffe, dass die drei Migrationskonzepte verständlich dargestellt worden sind. Nun stellt sich aber die Frage, wie das Migrationscockpit unter SAP S/4HANA bei einer Datenmigration unterstützen kann.

Migrationsansatz Migrationcockpit und Migrationsobjektmodellierer

Gefühlt scheint das Migrationscockpit unter SAP S/4HANA, als Nachfolge der LSMW für Migrationsprojekte vorgesehen zu sein, die sich in Richtung Green-Field Ansatz bewegen, aber ebenso wie die LSMW kann auch das Migrationscockpit nicht nur zum einmaligen Laden von Daten zu einzelnen Migrationsobjekten genutzt werden, sondern auch das Tagesgeschäft bei der Massenpflege von Stamm- aber auch Bewegungsdaten unterstützen.

Dabei werden unterschiedliche Migrationsansätze zur Verfügung gestellt, auf die ich nun näher eingehen mag.

Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer

In der Transaktion LTMC konnte als Übertragungsoptionen nur "Daten aus Datei übertragen" oder über eine Datenbankverbindung "Daten aus Staging-Tabellen übertragen"  gewählt werden und für die Staging-Tabellen musste eine Datenbankverbindung ausgewählt werden.

Diese Datenbankverbindung kann über die Transaktion DBACOCKPIT unter Systemlandschaft als eine Datenbankverbindung zum externen SAP System gepflegt werden. Alternativ kann der passende Dialog auch über die Transaktion DBCO ausgewählt werden.

Das Migrationscockpit (als FIORI App ab S/4HANA 2020) bietet noch weitere Migrationsansätze als die Transaktion LTMC an.

Durch die Auswahl von Staging-Tabellen besteht die Option der Nutzung eines lokalen Datenbankschemas. Damit ist es auch, vergleichbar zur LTMC, möglich, mit Vorlagedateien (Template), flexibel und unabhängig vom Quellsystem Daten zu übertragen.

Alternativ kann bei den Staging-Tabellen auch eine Remote-Datenbankverbindung gewählt werden. Der Vorteil hiervon ist, dass Sie auf bestehende Quelldaten in der Datenbank des Quellsystems zugreifen können, aber diese auch verfügbar sein müssen und Sie hier keine direkte Anpassung der Daten vornehmen können.

Die dritte Option ist die direkte Übertragung SAPtoSAP. Hier können Sie unterschiedliche Szenarien auswählen und über eine einmalige oder regelmäßige erforderliche Verbindung zum "alten" SAP System Daten übernehmen.

Auf den FICO-Forum Infotagen 2020 wurde ein Erfahrungsbericht zum Thema "SAP zu SAP Migration mit dem SAP Migration Cockpit" vorgestellt. Die Aufzeichnung ist weiterhin n der digitalen Bibliothek von Espresso Tutorials verfügbar,


Sie wählen in diesen Fall ein Migrationsszenario aus sowie die Verbindung zum Quellsystem aus. Hier erfolgt dann eine Datenselektion aus diesem System, bspw. auf Basis des Buchungskreises. Als mögliches Szenario steht IHnen folgendes zur Auswahl:

• SAP Apparel and Footware (SAP AFS) nach SAP S/4HANA
• SAP CRM nach SAP S/4HANA Service
• SAP ERP nach SAP S/4HANA
• SAP APO SPP nach SAP S/4HANA eSPP
• SAP EWM in dezentrales EWM basierend auf SAP S/4HANA

Während ich im Buch »SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM«  bin ich auf die Möglichkeiten der Datenmigration mit LTMC eingegangen.

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SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM

Mit S/4HANA 2020 wurde die Transaktion LTMC (und die zugehörige FIORI Oberfläche) durch eine eigenständige FIORI App abgelöst. Bis S/4HANA 2020 können noch eigene Migrationsprojekte angelegt werden.

Konkret lautet die Meldung:

„Mit SAP S/4HANA 2021 ist es nicht mehr möglich, Daten mit der Transaktion LTMC zu migrieren. Es wird weiterhin möglich sein, vorhandene Projekte anzuzeigen,aber es können keine neuen Projekte angelegt werden. Sie können die App "Daten migrieren -Migrationscockpit" verwenden, um Daten nach SAP S/4HANAzu migrieren. Sie können im Fiori Launchpad auf diese App zugreifen.“

Onlinetraining

Daher habe ich für mein Online-Training sowohl die Transaktion LTMC als auch die FIORI-App Migrationcockpit vorgestellt.



Einen kurzen Einblick in mein Online-Training "Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer" kann durch das folgende Video gewonnen werden.




Ein Schwerpunkt liegt hier auf die Arbeit mit Staging-Tabellen und lokalen Datenbankschema, sodass Sie hier die Nachfolge der LSMW auch ganz praktisch für Datenmigration oder Massenpflege von Stamm- und Bewegungsdaten in SAP S/4HANA nutzen können.
 

Noch ein kleiner Hinweis (Werbung):
Mein Online-Training "Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer" findet vom 29. September 2022 bis Donnerstag, 17. November 2022 jeweils am Donnerstagabend von 17 bis 18 Uhr statt.
Kosten: 595,00 EUR (inkl. 19 % MwSt.) je Person.

Hier lernen Sie die Datenmigration nach SAP S/4HANA mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer
Veranstaltungsdaten:
Beginn: 29.09.2022 17:00 Uhr - Ende: 17.11.2022 18:00 Uhr
Die Veranstaltung findet online jeweils am Donnerstag von 17:00 bis 18:00 Uhr rein online bei Espresso Tutorials statt.

Ich freue mich darauf, Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen.

Ich bin gespannt, wie das Online-Training im Herbst 2022 angenommen wird und freue mich schon sehr auf alle, die sich ebenfalls für das Thema SAP S/4HANA begeistern lassen. Vielleicht sind die Bücher (oder auch das Online-Training) ja ebenfalls etwas für Personen, die noch auf ERP/ECC unterwegs sind und wo ein Wechsel nach S/4 ansteht.

Sollten Sie neugierig auf das Online-Training sein, finden Sie auch künftige Termine auf

  Online-Training https://www.unkelbach.link/et.training/

Vorteile der Arbeit mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer sind in meinen Augen die Templates oder Vorlagedatei zur Pflege der Daten eines Migrationsobjektes als XML Template welches in Excel zu pflegen ist, die Simulation einer Datenmigration sowie die Möglichkeit über Regeln entsprechende Zuweisungen und Steuerungen nicht nur beim Bearbeiten des Migrationsobjektes zu ermöglichen. Gerade die Vielzahl schon vorhandener Migrationsobjekte erleichtert hier, meiner Meinung nach, die Datenmigration, aber auch die Massenstammdatenpflege und ist in meinen Augen eine merkbare Verbesserung zu den beiden "alten" Methoden wie eCATT oder LSMW, die ich dennoch auch im oberen Buch vorgestellt habe.
 

Noch ein kleiner Hinweis (Werbung):
Für die Migration zu SAP S/4HANA existiert eine Vielzahl von Tools und bisher gesammelter Erfahrungen. Espresso Tutorials hat einen Lernpfad zu diversen Tools und Erfahrungsberichten zusammengestellt. Dabei werden Tools wie das S/4HANA Migrations Cockpit (LTMC) als empfohlene Ansatz, um Geschäftsdaten sowohl für S/4HANA OnPremise als auch für die Cloud Edition zu übernehmen vorgestellt. LTMC gilt als Nachfolger der LSMW. Ferner sind hier Erfahrungsberichte von anderen Kunden, die den Weg in Richtung S/4HANA bereits gegangen sind, zu finden.