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ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Handgebundene Tagebücher und Notizhefte by Unkelbach Art
Heute möchte ich einmal nicht auf ein Problem mit Excel oder SAP hinweisen sondern Werbung für die Seite meiner Frau https://www.unkelbach.art/ machen.

Gerade an ihren Notizheften gefallen mir die persönliche Note und die Inspiration die sie bieten können. Ich glaube hier teilen wir uns tatsächlich die Liebe zum Detail und die Begeistertung dafür, was wir machen.



Freitag, 27. November 2020
16:20 Uhr

Daten in Excel intelligenter formatieren 📊 als intelligente Tabellen bzw. als Tabelle formatieren

Schon im Artikel "Als Tabelle formatieren" um eine dynamische Datenquelle für Pivot-Tabellen zu erhalten" habe ich die für mich sehr nützliche Funktion Tabellen als "intelligente Tabellen" zu formatieren vorgestellt. Gerade im Zusammenspiel mit einer Pivot Tabelle sind diese sehr praktisch, da damit die Grunddaten einer Tabelle automatisch erweitert werden, wenn weitere Zeilen an diese Tabelle hinzugefügt werden.

Allerdings haben diese Tabellen auch noch weitere Vorzüge auf die ich gerne eingehen mag.

Daten als Tabelle formatieren

Der erste Schritt ist, dass ich die Tabelle entweder durch die Schaltfläche "Als Tabelle formatieren" (siehe 1 in unterer Abbildung) oder durch die Tastenkombination STRG und T in eine formatierte Tabelle umwandele. Wichtig ist, dass die bisherige Tabelle hier komplett erfasst ist und die Option Tabelle hat Überschriften (siehe 2 in unterer Abbildung) markiert ist.
Datengrundlage als Tabelle formatieren

Datentabelle Namen zuweisen

Damit sieht die Tabelle nicht nur wesentlich hübscher aus sondern kann, wenn man eine Zelle in der Tabelle markiert hat über die Tabellentools im Ribbon Entwurf (1 in unterer Abbildung) einen eigenen Namen (unter 2 in unterer Abbildung) erhalten.

Tabelle einen Namen geben

Statt Tabelle1 kann dieser Name zum Beispiel Grunddaten_Drittmittel sein. Dieser Name kann dann als Datenherkunft einer Pivot-Tabelle verwandt werden.

Ergebniszeile bei als Tabelle formatierte Daten

Ein weiterer Vorteil dieser formatierten Tabelle ist, dass hier auch eine Ergebniszeile (aktiviert durch 1 in folgender Abbildung) markiert werden kann und hier über einzelne Spalten Summen, Anzahl oder andere Ergebnisse (siehe 2 in folgender Abbildung) gebildet werden diese aber nicht in die Datenquelle der Pivottabelle mit übernommen werden.

Dabei wird hier als Option direkt die Funktion TEILERGEBNIS angeboten, so dass hier Anzahl, Summe und diverse andere Optionen ausgewählt werden können.

Teilergebnis als Ergebniszeile

Mehrere Datenfilter setzen auf einen Tabellenblatt

Besonders wenn mehrere Datentabellen angezeigt werden ist ein weiterer Vorteil der als Tabelle formatierten Daten auch, dass mehr als ein Filter innerhalb eines Tabellenblattes gesetzt werden können.

Zur Verdeutlichung kann hier ein Beispiel der Darstellung nach Fachbereichen und Studenfach genutzt werden.

Mehrere Datenfilter auf Tabellenblatt

Auch hier verweise ich gerne auf meinen Artikel "Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen" mit entsprechenden Hinweisen.

Daten sind bei der Beschriftung ohne Fixieren lesbar

Wenn ich eine längere Tabelle habe ist es beim Scrollen auch ein enormer Vorteil, dass die Spaltenüberschriften der formatierten Tabelle statt der üblichen Spaltenüberschrift erscheint, wie anhand folgender Abbildung zu sehen ist.

Spaltenbezeichnung im Spaltenkopf

Statt der Spalte B bis K werden hier die Überschriften der als Tabelle formatierten Daten beim herunterscrollen dargestellt. Was zumindst für die Empfänger von längeren Berichten sehr praktisch ist.

Datenschnitten bei intelligenten Tabellen


Im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" bin ich auf die Möglichkeit von Datenschnitten bei Pivot-Tabellen eingegangen.

Ab der Excel Version 2013 ist dieses auch bei "als Tabelle formatierten" Daten möglich, wodurch auch über solche Tabellen ein Dashboard erstellt werden kann.

Dazu ist aus der aktiven Tabelle über die Symbolleiste "Einfügen" die Schaltfläche "Datenschnitt" aus der Befehlsgruppe Filter  hilfreich.

Datenschnitt ab Excel 2013 bei als Tabelle formatierte Daten

Hier ist dann eine Auswahl aller Spalten vorhanden über die ein Datenschnitt genutzt werden kann.

Mit Spaltenbezeichnung in Tabellen rechnen


Ein weiterer Vorteil ist, dass bspw. für die Personalkostenhochrechnung hier auch möglich direkt die Personalkosten von Mai bis Dezember als Formel zu schreiben statt auf die einzelnen Spalten bewust zu verweisen.

Summe Personalkostenhochrechnung von Mai bis Dezember

Die Vorzüge dieser Methode sind im Artikel "SUMMEWENN über mehrere Spalten in Excel oder Personalkostenhochrechnung auf Innenauftrag zusammenfassen" beschrieben.
 

Wie bekomme ich wieder eine "normale" Tabelle?

Manchmal möchte man aber aus der vorherigen Tabelle wieder eine "normale" Tabelle bekommen. Dieses ist in den "Tabellentools" möglich.

Hierzu reicht ein Klick auf die "intelligente Tabelle" und nun auf die Symbolleiste Entwurf.

Tabelle in Bereich konvertieren

Über die Schaltfläche "In Bereich konvertieren" kann die Tabelle wieder in einen normalen Bereich umgewandelt werden.

Die vorher genutzten Formeln mit Spaltennamensbezug passen sich auch entsprechend an, so dass in der Formel wieder =Summe(F3:M3) statt =SUMME(T_Hochrechnung[@[Mai]:[Dezember]]) zu lesen ist.Allerdings sind dann auch alle schönen Funktionen wie Datenschnitte entfernt.
 

Fazit

Nicht nur bei Pivot Tabellen sondern allgemein im Berichtswesen möchte ich eigentlich auf diese Funktion nicht mehr verzichten selbst wenn es manchmal zur Verwirrtung führt :-)

Vielleicht hilft ja diese kleine Sammlung an Vorteilen dabei noch mehr Menschen von dieser praktischen Funktion in Excel zu überzeugen.

Formatvorlagen im Ribbon Start

Die Schaltfläche "Als Tabelle formatieren" hilft mir zumindest bei Berichten ebenso weiter wie die Formatvorlagen um hier im Design direkt darauf hinzuweisen, wo eine Berechnung, Eingabe oder eine Ausgabe erfolgt :-) Gerade zum "Vorteil von Excel Formatvorlagen und Filter nach Farben oder Zellensymbolen aus bedingter Formatierung" und ansprechende Berichte helfen dann auch sehr gut (Finanz)Daten verständlich aufzubereiten und mahcen gerade im Berichtswesen dann auch Daten auf einen Blick verständlicher.

 

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Tags: Excel

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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Daten in Excel intelligenter formatieren 📊 als intelligente Tabellen bzw. als Tabelle formatieren« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 27.11.2020, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1152 (Abgerufen am 18.4.2021)

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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