Dienstag, 19. Mai 2026
21:10 Uhr
21:10 Uhr
SAP CO: E-Mail-Adresse zum verantwortlichen Benutzer von CO-Objekten per SAP Query ermitteln
Ausgangslage - CO Stammdaten und Mailadresse aus verantwortliche Benutzer
Eine CO-Stammdatenauswertung über Kostenstellen und Innenaufträge soll die Kontaktdaten der Kostenstellenverantwortliche enhalten. Dabei kann natürlich die Anschrift aus der Kostenstelle aus der Stammdatenpflege genommen werden. In der App Kostenstellen verwalten (FIORI App ID F1023 oder die neuere App ID F1443A) können Anschriftsdaten wie Name 1 bis Name 4 sowie Straße, Ort (und andere Postanschriftdaten) hinterlegt werden.Allerdings gibt es für die "elektronische Kommunikation" im Abschnitt Kommunikation ur Telefonnummer, Teleboxnummer, Telexnummer, Telefaxnummer und Teletexnummer. Ein Feld für die E-Mail-Adresse ist originär nicht vorhanden.
Denkbar wäre hier noch per Customer-Include ein Zusatzfeld. Im Controlling ist dies über CI_CSKS für Kostenstellen oder CI_AUFK für CO-Innenaufträge möglich. Diese können per CMOD (Customer-Exit) COOMKS01 oder COOPA003 den Stammdaten ergänzt werden.
Auf die Erweiterung der Stammdaten bin ich im Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag" eingegangen.
In diesem Beispiel möchte ich aber auf eine Lösung mit vorhandenen Stammdaten eingehen.
Anwendungsfall - Praxisanforderung im Berichtswesen
Die eingangs beschriebene Anforderung ist für viele Berichtsanforderungen im CO relevant. Oftmals soll neben Kostenstellen oder Innenaufträge auch die verantwortlichen Ansprechpartner inklusive E-Mail.Adresse dargestellt werden um diese etwa für den Versand von Berichten, Kommunikation zu Bugdetfragen oder auch für interne Abläufe genutzt werden.Da CO-Stammdaten selbst kein originäres Feld für E-Mail-Adressen enthalten, bietet sich die Nutzung der SAP-Benutzerkennung des verantwortlichen Benutzers an.
Pflege Verantwortliche in CO Stammdaten
Neben den Reitern Anschrift, Kommunikation sowie gegebenenfalls Zusatzfeldern gibt es im Abschnitt Grunddaten zur Kostenstelle auch noch das Feld Verantwortlicher (CSKS-VERAK Textfeld mit 20 Zeichen) oder Verantowrtlicher User (CSKS-VERAK_USER). Im Feld Verantwortlicher User kann eine SAP-Userkennung (Benutzername) hinterlegt werden. Dies Feld prüft gegen die Tabelle USR02 ab.Das Feld VERAK_USER nutzt dabei als Eingabehilfe (Suchhilfename USER_COMP) die Domäne XUBNAME und per Fremdschlüssel die Prüftabelle USR02. Hierdurch werden auch nur aktive User zur Auswahl angeboten.
Entsprechend kann hier die im SAP-Benutzerstamm hinterlegte Benutzer-ID der Person eingegeben werden, die für die Kostenstelle verantwortlich ist. Es erfolgt dabei eine Überprüfung gegen dem Benutzerstamm im SAP System.
Für das Feld Verantwortlicher kann freier Text ohne Überprüfung angegeben werden. Neben der Pflege von Berechtigungen über zugeordnete Rollen kann bei der SAP-Userkennung (Transaktion SU01 Benutzerpflege oder SU01D Benutzer anzeigen) im Abschnitt Kommunikation auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Diese kann dann unter anderen für Workflows wie Freigabe einer Rechnung / Bestellung genutzt werden.
Anforderung E-Mail-Adresse zu Verantwortlicher User
Das Feld "Verantwortlicher Benutzer" kann bei den CO Objekten Profitcenter, Kostenstelle und CO Innenaufträge gepflegt werden. Im konkreten Beispiel soll die Benutzerkennung jedoch nur in der Kostenstelle gepflegt werden und nicht bei Profitcenter und/oder Innenauftrag,In den erwähnten Stammdaten ist das Feld an folgender Stelle vorhanden:
- Kostenstelle
- Transaktion KS01, KS02, KS03
Abschnitt Grunddaten Feld Verantwortlicher Benutzer - Tabelle CSKS Feld VERAK_USER
Verantwortlicher Benutzer
- Transaktion KS01, KS02, KS03
- Profitcenter
- Transaktion KE51, KE52, KE53
Abschnitt Grunddaten Feld Verantwortlicher Benutzer - Tabelle CEPC Feld VERAK_USER
Verantwortlicher Benutzer des Profit Centers
- Transaktion KE51, KE52, KE53
- Innenauftrag
- Transaktion KO01, KO02, KO03
Abschnitt Projektdaten, Zuordnungen Feld Verantw. Benutzer - Tabelle AUFK Feld VERAA_USER
Verantwortlicher Benutzer des CO-Innenauftrags
- Transaktion KO01, KO02, KO03
Die beschriebenen Tabellen und Zusammenhänge gelten weiterhin auch unter SAP S/4HANA, selbst wenn die Pflege zunehmend über Fiori-Apps und nicht per SAP GUI Transaktionen erfolgt.
Hintergrund ist eine Budgetverantwortung bei der für die Kostenstelle verantwortliche Person. Daneben kann natürlich auch Antragssteller und Verantwortlicher unter Allgemeine Daten im CO Innenauftrag eingetragen und natürlich auch unter Verantw. Benutzer eine Benutzerkennung hinterlegt werden, aber im Wesentlichen liegt die Budgetverantwortung bei der Verantwortlichen für die Kostenstelle, welche als zugeordnete verantwortliche Kostenstelle auch beim Innenauftrga hinterlegt ist.
Beispiel Verantwortliche Kostenstelle aus CO Innenauftrag
Praktisch bedeutet dieses in unserem Beispiel, dass die Budget- und Kostenverantwortung auch für Projekte / Innenaufträge bei der Verantwortlichen der Kostenstelle liegt. Daher bekommt das Feld Verantwortlicher Benutzer (Feld VERAK_USER) der Kostenstelle (Tabelle CSKS) eine besondere Bedeutung. Um Stammdaten aus Kostenstellen zu nutzen kann die Tabelle CSKS "Kostenstellenstammsatz" und CSKT "Kostenstellentexte" genutzt werden und diese bei der Auswertung von CO Innenaufträgen (über die Tabelle AUFK) über das Feld verantwortliche Kostenstelle (Feld KOSTV in Tabelle AUFK) verknüpft werden.Verknüpfung AUFK und CSKS
- AUFK-KOSTV Verantwortliche Kostenstelle mit CSKS-KOSTL Kostenstelle
- AUFK-KOKRS Kostenrechnungskreis mit CSKS-KOKRS Kostenrechnungskreis
Verknüpfung CSKS und CSKT
- CSKS-KOKRS Kostenrechnungskreis mit CSKT-KOKRS Kostenrechnungskreis
- CSKS-KOSTL Kostenstelle mit CSKT-KOSTL Kostenstelle
- CSKS-DATBI Datum gültig bis mit CSKT-DATBI Datum gültig bis
Nachdem wir nun also Kostenstellen und Innnenaufträge verknüpft haben kann das Feld VERAK_USER der Tabelle CSKS genutzt werden um die Mailanschrift des verantwortlichen Benutzer zu erhalten.
Hintergrund Zentrale Adreßverwaltung (BC-SRV-ADR)
Zu einzelnen Anwendungsobjekten wie Kunden- und Lieferantenstamm, Geschäftspartner (Business Partner) oder Benutzeradressen der SAP User (Systembenutzer) wird die zentrale Adreßverwaltung (BC-SRV-ADR) in SAP genutzt. Hier lassen sich neben der Adresse auch alle gängigen Kommunikationsarten wie Telefonnummer oder die E-Mailanschrift erfassen.Es wird dabei zwischen Organisationsadressen (Adreßtyp 1), Personenadressen (Adreßtyp 2) und Arbeitsplatzadressen (Adreßtyp 3) unterschieden.
Eindeutig sind die Organisationsadressen (Tabelle ADRC - Adressen (Business Address Services)) und die Personenadressen (Tabelle ADRP - Personen (Business Address Services)).
Auf das Konzept der Adreßverwaltung möchte ich an dieser Stelle nicht näher eingehen sondern auf die für die SAP Benutzerkennung relevanten Daten nun näher eingehen.
Benutzername und Adressnummer (USR21)
Über die Tabelle USR21 Zuordnung Benutzername Adressschlüssel kann über die SAP Benutzerkennung (Feld BNAME Benutzername im Benutzerstamm) die Personennummer (Feld PERSNUMBER Personennummer) ermittelt werden. Da es sich hier um Personen handelt kann diese dann zur Verknüpfung mit der Taebelle ADRP genutzt werden.Es werden folgende Tabellen miteinander verknüpft:
Verknüpfung CSKS mit USR21 (Kostenstelle)
- CSKS-VERAK_USER Verantwortlicher Benutzer mit USR21-BNAME Benutzername im Benutzerstamm
Verknüpfung AUFK mit USR21 (CO Innenauftrag)
- AUFK-VERAA_USER Verantwortlicher Benutzer des CO-Innenauftrags mit USR21-BNAME Benutzername im Benutzerstamm
- CEPC-VERAK_USER Verantwortlicher Benutze des Profictenters mit USR21-BNAME Benutzername im Benutzerstamm
Adressdaten zur Personennummer
Wie erwähnt handelt es sich bei SAP Userkennungen um dahinterliegende Personen, so dass nun anhand der Personennummer weitere Daten ausgelesen werden können.Dazu werden die beiden Tabellen USR21 und ADRP miteinander verknüpft.
Verknüpfung USR21 mit ADRP
- USR21-PERSNUMBER Personennummer mit ADRP-PERSNUMBER Personennummer
Hilfreichn ist jedoch das Feld NAME_TEXT Vollständiger Name der Person in der Tabelle ADRP Personen (Business Address Services) wodurch wir schon einmal den Namen der verantwortliche Person und nicht die SAP Benutzerkennenung haben.
Für die Kommunikationsdaten ist nun die Tabelle ADR6 E-Mail-Adressen (Business Address Services) relevant.
Hier verknüpfen wir nun die beiden Tabellen ADRP und ADR6.
Verknüpfung ADRP mit ADR6
- ADRP-PERSNUMBER Personennummer mit ADR6-PERSNUMBER Personennummer
In der Tabelle ADR6 ist im Feld SMTP_ADDR E-Mail-Adresse die für uns relevante eMail-Adresse zu finden.
Query über CO Objekt und SAP Benutzerkennung
Alle erwähnten Felder können im Infoset in einer Feldgruppe aufgenommen werden und in einer Query kann nun ergänzend zu den Stammdaten der CO Objekte auch die Mailanschrift über die Benutzerkennung bzw. verantwortlichen Benutzer ausgelesen werden.Datenschutz und Berechtigungen
Bei der Auswertung personenbezogener Daten wie Name oder E-Mail-Adresse sollte geprüft werden, ob die Ausgabe fachlich erforderlich ist und den internen Datenschutzrichtlinien entspricht. Insbesondere die Tabellen USR21, ADRP und ADR6 enthalten personenbezogene Informationen aus dem SAP-Benutzerstamm. Daneben sollte auch mit der SAP Basis abgestimmt werden, ob eine solche Auswertung mit den vorliegenden Berechtigungskonzept kompatibel ist.
Berechtigungen für Tabellen
Sofern keine logische Datenbanken ausgelesen werden prüft das SAP System leider nicht auf die üblichen Berechtigungsobjekte wie K_CSKS (CO-CCA: Kostesntellen-Stamm) oder K_ORDER (CO-OPA: Allgemeines Berechtigungsobjekt für Innenaufträge) sondern auf sogenannte Tabellenberechtigungsgruppen wodurch nur gesteuert werden kann, ob eine Tabelle gelesen werden darf oder nicht.Hier werden die Berechtigungen über das Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS Tabellenpflege (über Standardtools wie zB SM30) geprüft. Als Berechtigungsobjektfeldwerte stehen dabei folgender Felder zur Verfügung:
- ACTVT Aktivität
- 02 Ändern
- 03 Anzeigen
- 08 Änderungsbelege anzeigen
- BD Objektepflege im Nichtownersys
- DICBERCLS Tabellenberechtigungsgruppe
- Hinter der F4 Auswahlhilfe sind dies bspw.
- &NC& ohne Berecht.gruppe
- KA CO:Anwendungstabelle
- Hinter der F4 Auswahlhilfe sind dies bspw.
Diese drei Tabellen sind der Berechtigungsruppe SA RS:Anwendungstabelle zugeordnet.
Die Zuordnung von Tabellen und Tabellenberechtigungsgruppe kann über die Tabelle TDDAT Pflegebereiche für Tabellen ermittelt werden.
Die Tabelle TDDAT Pflegebereiche für Tabellen umfasst die Felder TABNAME Tabellenname,
MCLASS Berechtigungsgruppe fuer DD-Objekte, CCLASS Tabellenberechtigungsgruppe und FLAG Flag für interne Tabelle.
Relevant für sind hier die beiden Felder TABNAME und CCLASS womit für die Tabellen USR21, ADRP und ADR6 die Tabellenberechtigungsgruppe SA ermittelt werden kann.
Die Bezeichnung der Tabellenberechtigungsgruppe kann über die Tabelle TBRG Berechtigungsgruppen ermittelt werden. Diese umfasst die Felder MANDT Mandant, BROBJ Berechtigungsobjekt und BRGR Berechtigungsgruppe.
Die Bezeichnung wird dabei aus der Tabelle TBRGT Bezeichnungen der Berechtigungsgruppen ausgelesen. Mit der Transaktion SE16H wird diese automaitsich mit ausgegeben.
Im erwähnten Beispiel wäre der Eintrag für die Tabellenberechtigunsgruppe SA:
- Mandant (aktueller Mandant)
- Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS
- Berechtigungsgruppe SA
- Bezeichnung RS:Anwendungstabelle
Dies wäre dann auch die Ausprägung in der Berechtigung zu dieser SAP Query.
Konkret würde das Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS um die Aktivität 03 und die Tabellenberechtigungsgruppe SA ergänzt werden.
Fazit
Im Ergebnis kann nun also zu den Stammdaten (Kostenstelle, Innenauftrag oder Profitcenter) zum Verantwortlicher Benutzer über die SAP Benutzerkennung (SAP User / Benutzer) sowohl der vollständige Name als auch die E-Mail-Adresse ausgegebenen werden, sofern diese vollständig im Benutzerstamm gepflegt ist.Allerdings sollte bei der Nutzung der Query darauf geachtet werden, dass keine Einschränkung auf bestimmte Kostenstellen beim Aufurf des Berichtes erfolgt sondern die Berechtigung lediglich auf Ebene der Tabellenberechtigungsgruppe und damit Lesen der Stammdatentabellen vergeben werden können.
Dennoch kann dies für das Berichtswesen hilfreich sein insbesondere wenn durch eine zentrale Stelle Stammdaten ausgewertet und bspw. zum Versand von Berichten genutzt werden soll.
Hinweis:
Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.
ein Angebot von Espresso Tutorials
unkelbach.link/et.books/
unkelbach.link/et.reportpainter/
unkelbach.link/et.migrationscockpit/
Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »SAP CO: E-Mail-Adresse zum verantwortlichen Benutzer von CO-Objekten per SAP Query ermitteln« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 19.5.2026, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1415 (Abgerufen am 24.5.2026)
Keine Kommentare - Permalink - SAP
Artikel datenschutzfreundlich teilen
🌎 Facebook 🌎 Bluesky 🌎 LinkedIn