Montag, 20. Juli 2026
17:49 Uhr
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Belege vorefassen für eine Einnahmenüberschussrechung (EÜR), Betriebsausgabenpauschale oder SUMMEWENN über mehrere Kriterien in Excel
Hier hilft die Formel SUMMEWENNS weiter in der unterschiedliche Kriterien und Kriterienbereiche für eine Summe herangezogen werden können. Damit dies ganze auch anhand eines praktischen Beispiels deutlich wird, möchte ich hier meine Belegvorerfassung für eine Einnahmenüberschussrechnung vorstellen.
Ausgangslage:
Mit der Abgabe der Steuererklärung ist für mich immer wieder der Vorsatz verbunden kommendes Jahr die Unterlagen früher im Jahr zusammenzustellen und Belege ein klein wenig zugängiger zu erfassen. Fairerweise ist das Thema "Autorenleben - Steuern und Selbstständigkeit, Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort), Autorenleben in Nebentätigkeit" im Laufe der Zeit auch mit viel Routine verbunden und ich bin froh, dass ich sowohl mit der Betriebsausgabenpauschale als auch der Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) eigentlich relativ gut dabei bin.
Diese Möglichkeit haben insbesondere viele Einzelunternehmer und Freiberufler. Kleinunternehmer nach § 19 UStG nutzen häufig ebenfalls die Einnahmenüberschussrechnung.
Entsprechend nutze ich hier auch die Möglichkeit der Vorerfasung von Belegen in Excel bevor ich diese dann in Taxman bzw. im EÜR Rechner übertrage. Dabei habe ich eine sehr einfache Vorlage gebastelt, die mir dann aber doch ganz praktisch erscheint gerade da die Belege ohnehin meitens schon digital vorliegen.
Bevor ich die Excel-Tabelle vorstelle noch ein paar Grundlagen zum Thema.Für die Steuererklärung nutze ich seit Jahren Taxman von Lexware, was für mich den Vorteil hat, dass Angaben übernommen werden können und gleichzeitig ich hier auch die Elster-Anbindung sowie Erläuterungen zu einzelnen Positionen habe. Es ist sicher auch Gewohnheit aber für mich hilft dies sowohl bei Einkünften aus nichtselbstständiger und selbstständiger Arbeit sowie beim Gewerbebetrieb.
Aktuelle Version: Lexware TAXMAN 2026 (für das Steuerjahr 2025) (*)
Rechtliche Grundlage Einnahmenüberschussrechung (EÜR)
Nach § 4 Abs.3 EStG können Steuerpflichtige, die nicht gesetzlich verplichtet sind Bücher zu führen oder regelmäßige Abschlüsse erstellen müssen den Gewinn (oder Verlust) der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Diese Möglichkeit haben insbesondere Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UstG sowie freie Berufe (selbstständige Tätigkeit) oder auch landwirtschaftliche Betriebe.Wobei bei den Einnahmen und Ausgaben das Zuflussprinzip zu beachten ist. Vereinfacht ist hier das Zahldatum gemeint, also der Zeitpunkt zu dem das Geld auf dem eigenen Bankkonto eingegangen bzw. abgegangen ist zu erfassen ist.
Diese Daten sind nach § 60 Abs. 4 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz elektronisch an die Finanzbehörde zu übermitteln.
Basis dafür ist die Analge EÜR.
Diese möchte ich als Beispiel nutzen um eine Summenformel in Excel über mehrere Kriterien zu erklären.
Vorerfassung von Belegen
Nun aber zur Arbeitsmappe in Excel.Hilfstabellen zur vereinfachten Angabe der Einnahmen, Ausgaben und Anlagevermögen in der EÜR
Für die Beglegvorerfassung nutze ich drei Tabellen (die ich über START > "Als Tabelle formatieren" als "intelligente Tabellen" formatiert habe.EÜR - Annahmen und Ausgaben Hilfstabelle
Hier habe ich die einzelnen Kategorien erfasst, die für mich jedes Jahr relevant sein können:
- Betriebseinnahmen - Eigene Position
- (Erlöse aus Verkauf von Anlagevermögen)
- (Kapitalerträge und sonstige Einnahmen)
- Anlagevermögen
- Material/Waren
- Fremdleistungen
- (Personalkosten)
- (Raum- und Grundstückskosten/Homeoffice)
- (Schuldzinsen)
- Beiträge, Gebühren und Abgaben
- Versicherungen
- Versicherungen
- Reisekosten - Fahrtkosten Öffentliche
- Reisekosten - Verpflegung
- Reisekosten - Übernachtung
- Reisekosten - Sonstige
- Reisekosten - Privat
- Geschenke bis 50,00
- (Bewirtungskosten)
- (Wege zum Betrieb (Entfernungspauschale)
- Portokosten
- Telefon/Fax/Internet
- Bürobedarf
- Fachliteratur
- Fortbildungskosten
- Rechts- und Beratungskosten
- (Miete/Leasing bewglicher Wirtschaftsgüter)
- Werbung und Reklame
- Sonstige Betriebsausgaben
- Werkzeuge und Kleingeräte
- EDV-Kosten (bspw. Lizenzen)
- (Sonstige Vorsteuerbeträge)
- Abschreibung
EÜR - Anlagevermögen Hilfstabelle
Eine zweite Tabelle nutze ich für das Anlagevermögen.
Dies ist einfach nur als Indikator, ob es sich um ein Wirtschaftsgut handelt.
Tabelle zur Belegerfassung
Im Laufe des Jahres nutze ich jetzt eine Tabelle in der ich meine anfallenden Belege vorerfasse, sodass ich diese am Jahresende problemlos übertragen kann.Belegvorerfassung
Jetzt geht es aber an die Beleg(vor)erfassung.
Hierzu nutze ich eine Tabelle die wiederum auf die anderen Tabellen Bezug nimmt.
An dieser Stelle ist es dann, im perfekten Jahresverlauf, meine Aufgabe Einnahmen und Ausgaben direkt zu erfassen.
Ich gehe kurz auf die einzelnen Spalten der Tabelle näher ein.
Jahr
Hier trage ich das entsprechende Jahr der Zahlung ein. Dies kann sowohl der Zahlungseingang am eigenen Konto bei Einnahmen als auch dei Abbuchung bei Rechnungen der Fall sein.
Einnahmen/Ausgaben
Hier nutze ich die Möglichkeit über das Register Daten unter Datentools die Funktion Datenüberprüfung. Wie bereits im Artikel "Formulare gestalten in Excel" beschrieben nutze ich diese Funktion gerne als Möglichkeit einer Dropdownliste. Im Beispiel habe ich hier die einzelnen Kategorien der EÜR als Liste hinterlegt.
Im Ergebnis kann ich hier für jede Zeile unter (1) eine der unter per Schaltfläche Datenüberprüfung (2) als Liste unter Quelle (3) hinterlegten Kategorien der EÜR von D2 bis D23 auswählen.
Belegnummer
Als Belegnummer erfasse ich entweder meine Rechnungsnummer (bei Einnahmen) oder die Rechnungsnummer des Unternehmens.
Datum
Hier erfasse ich das Zahldatum. Grundsätzlich könnte ich natürlich auch die Spalte Jahr aus diesem Datum ableiten, da ja bei der EÜR das Zuflussprinzip gilt.
Beschreibung
Dies ist für mich eine Beschreibung des Beleges.
Betrag
Dies ist der Zahlbetrag. Für mein Unternehmen erfasse ich Eurobeträge.
Anlagevermögen Art
Hier besteht ein Bezug auf die Tabelle "EÜR - Anlagevermögen Hilfstabelle", sodass ich bei der Erfassung von Anlagevermögen hier "bewegliches Wirtschaftsgut" auswählen kann.
Nutzungsdauer
Hier gebe ich die Jahre der Nutzungsdauer anhand der "Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter" an. Auf der Seite des Bundesministerium der Fiannzen sind die "Abschreibungstabellen für die Absetzung für Abnutzung (AfA), um die Nutzungsdauer von Anlagegütern zu schätzen" hinterlegt.
Für Notebooks als Beispiel sind dies weiterhin 5 Jahren während Smartphones nach 3 Jahren abgeschrieben sind, aber zumindest bei mir weiterhin im Anlagevermögen verbleiben.
Im Ergebnis habe ich für alle Jahre eine Hilfstabelle in der die einzelnen Positionen (mögliche Einnahmen/Ausgaben), die für mich relevant sind aufgeführt sind.
Diese Tabelle habe ich als intelligente Tabelle über den Ribbon Start und die Schaltfläche "Als Tabelle markieren" markiert.
Damit kann ich meiner Hilfstabelle zur Belegvorerfassung nun im Ribbon Tabellenentwurf einen eigenen Namen geben.
Als Name kann ich hier jetzt entweder T_EÜR oder T_Belege wählen.
Auswertung der Belege
Neben der Belegerfassung interessiert mich aber auch ein Ergebnis.Im Tabellenblatt "Auswertung" habe ich eine Tabelle in der ich mein Betriebsergebnis nach EÜR angezeigt bekomme.
Huerzu erfasse ich in der Zelle E4 das Kalenderjahr und habe in den Zeilen D5 bis D27 die einzelnen Kategorien meiner EÜR.
Nun möchte ich meine Belegtabelle auswertung und eine Summe je EÜR-Kategorie und des ausewählten Geschäftsjahres bilden und dnach sowoihl die Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben als auch Gewinn/Verust ausweisen.
Per SUMMEWENN kann ich jedoch nur eine Summe über eine Kategorie bilden. Also habe ich nun folgende Formeln als Alternative für meine Tabelle verwendet.
Wie in der Abbildung zu sehen verwende ich hier die Formel SUMMEWENNS.
Für das Jahr 2025 (in Zelle E4) lautet die Formel zur Ermittlung des Ergebnis der Kategorie "Betrienseinnahmen - Eigene Position" in Zelle D5 wie folgt:
=SUMMEWENNS(T_Belege[Betrag];T_Belege[Jahr];Auswertung!E$4;T_Belege[Einnahmen/Ausgaben];Auswertung!D5)
Vergleichbar verfahre ich mit den anderen Kategorien und nehme immer Bezug auf die Kategoirie in der Spalte D vergleiche diese mit meiner Hilfstabelle T_Belege und den entsprechenden Jahr in der Zelle E4.
Zum besseren Verständnis, und als Inhalt dieses Artikels, mag ich die Formel SUMMEWENNS näher erläutern:
Formel SUMMEWENNS
Syntax der Formel lautet:SUMMEWENNS(Summe_Bereich; Kriterien_Bereich1; Kriterien1; [Kriterien_Bereich2; Kriterien2]; ...)
Anhand des oberen Beispiels lässt sich die Formel gut in die einzelnen Formelbestandteile erklären.
Hierzu kann die Formel in folgende Tabelle aufgegliedert werden:
Beginnen wir klassisch mit der Formel selbst:
=SUMMEWENNS(
Danach wird der Summenbereich dargelegt
Summenbereich
=SUMMEWENNS( T_Belege[Betrag] ;
Dabei beschreibt Summe_Bereich - den zu addierende Zellbereich. In unseren Fall ist dies die Spalte Betrag in der Hilfstabelle T_Beleg. Durch die Zuweisung eines Namens für die Hilfstabelle kann ich auf die Tabelle mit T_Belege[Betrag] referenzieren und der Bereich der Tabelle erweitert sich mit jeder neuen Zeile.
Kriterienbereich1 - der Bereich gegen den gesucht wird.
Nun definiere ich den erstern Kriterienbereich.
=SUMMEWENNS( T_Belege[Betrag] ;T_Belege[Jahr] ;
Als Kriterienbereich nutze ich hier die Spalte Jahr in der Hilfstabelle T_Belege. Im Ergebnis kann ich hier also alle Belege über die Spalte Jahr durchsuchen.
Kriterien1 - die ersten Suchkriterien
Nun stellt sich natürlich die Frage, wonach ich die Jahreswerte durchsuchen möchte.
=SUMMEWENNS( T_Belege[Betrag] ; T_Belege[Jahr] ; Auswertung!E$4;
In der vierten Zeile trage ich ab Spalte E das jeweilige Jahr ein. Damit ich auch mehrere Jahre nebeneinander auswerten kann und die Formeln per automatisches Ausfüllen einfach auf die folgenden Spalten ziehen / kopieren kann habe ich die Zeile mit $4 absolut gesetzt, so dass die Formel sich anpasst wenn ich bspw. auf Spalte F diese übertrage. Hier würde statt E dann F stehen.
Soweit ist dies vergleichbar zur Formel SUMMEWENN. Der Vorteil bei SUMMEWENNS ist jedoch, dass ich noch weitere Bereiche definieren kann.
Kriterienbereich2
Auch hier wird ein weiterer Bereich der durchsucht werden soll angegeben.
=SUMMEWENNS( T_Belege[Betrag] ; T_Belege[Jahr] ;Auswertung!E$4; T_Belege[Einnahmen/Ausgaben];
Im Beispiel ist dies die Spalte Einnahmen/Ausgaben in der Hilfstabelle T_Belege.
Kriterien2
Und auch hier gibt es nun ein Suchkriteium. Dafür nutze ich die EÜR Kategorien, dich in Spalte D meiner Ergebnistabelle im Tabellenblatt Auswertung definiert habe.
=SUMMEWENNS( T_Belege[Betrag] ; T_Belege[Jahr] ;Auswertung!E$4; T_Belege[Einnahmen/Ausgaben]; Auswertung!$D5 )
Hier habe ich die Spalte D als absolut gesetzt, aber kann die einzelnen Kategorien ab Zeile 5 verwenden.
Es können bis zu 127 Bereich/Kriterien-Paare und die Kriterien können auch etwas umfangreicher bspw. über Formeln oder mit Platzhalter wie * und ? versehen werden. Ein Fragezeichen ersetzt ein einzelnes Zeichen. Ein Sternchen ersetzt eine beliebige Zeichenfolge.
Damit ist die Formel abgeschlossen und ich erhalte eine Summe je Jahr für die einzelne Kategorie.
Betriebsergebnis:
Die Berechnung in der Tabelle Ergebnis hingegen ist nun wiede reine sehr einfache Formel.Als Betriebseinnahmen weise ich auf die Zeile 5 und für die Betriebsausgaben bilde ich eine gerundete Summe über =RUNDEN(SUMME(E6:E27);2).
Das Ergebnis erhalte ich dann als Gewinn/Verlust durch = E30-E31.
Alternative zur EÜR Besonderheit u.a. für Autor*innen
Da viele Autorinnen und Autoren ihre Einnahmen ebenfalls zunächst in Excel erfassen, lohnt sich abschließend noch ein kurzer Blick auf das Thema Betriebsausgabenpauschale.Für Autor*innen kann es interessant sein statt die einzelnen Betriebsausgaben zu erfassen je nach Höhe der Betriebseinnahmen eine Betriebsausgabenpauschale statt der Erfassung der Einzelbelege zu verwenden.
Für hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit kann die Betriebsausgabenpauschale auf 30 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchsten jedoch 3.600 € jährlich angesetzt werden.
Handelt es sich um eine wissenschaftliche, künstlerischere oder schriftstellerischere Nebentätigkeit (auch Vortrags- oder nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeit), soweit es sich nicht um eine Tätigkeit i. S. d. § 3 Nummer 26 EStG handelt, kann die Betriebsausgabenpauschale auf 25 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchstens jedoch auf 900 € jährlich angesetzt werden.
Der Höchstbetrag von 900 € kann für alle Nebentätigkeiten, die unter die Vereinfachungsregelung fallen, nur einmal gewährt werden.
Denkbar ist beispielsweise, für Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb die Betriebsausgaben im Rahmen einer regulären Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu erfassen und für eine gesonderte ausgeübte selbstständige schriftstellerische Tätigkeit die Betriebsausgabenpauschale zu nutzen.
Rechtliche Grundlage ist dies hier der § 4 Abs. 3 EStG "Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.".
Die steuerliche Behandlung richtet sich dabei stets nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und den konkreten Umständen des Einzelfalls.
Auch an dieser Stelle ein Verweis auf die Seite "Betriebsausgabenpauschale" in meiner Zusammenfassung zum "Autorenleben".
Dies ist auch der Grund, warum es sinnvoll sein kann, die tatsächlich entstandenen Betriebsausgaben einer Tätigkeit der möglichen Betriebsausgabenpauschale gegenüberzustellen. Welche Variante günstiger ist, hängt von der jeweiligen Tätigkeit und den gesetzlichen Voraussetzungen ab.
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Belege vorefassen für eine Einnahmenüberschussrechung (EÜR), Betriebsausgabenpauschale oder SUMMEWENN über mehrere Kriterien in Excel« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 20.7.2026, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1419 (Abgerufen am 21.7.2026)
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