Andreas Unkelbach
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Sonntag, 23. Juni 2013
12:27 Uhr

Einzelposten FI Hauptbuch (Auswertung Buchungen Partnergesellschaft)

Manchmal bereitet das Zusammenspiel zwischen FI, PSM-FM und CO durchaus Probleme, wenn im FI mit übertragene Innenaufträge auf Sammler (im Beispiel Fond LANDESMITTEL oder WIRTSCHAFTSPLAN) übertragen werden.


Ausgangslage: Keine Fortschreibung von FI nach CO für bestimmte Sachkonten (Reisekostenvorschuss)


Bestimmte Erfolgskonten werden aus FI nur nach PSM aber nicht nach CO fortgeschrieben. Als Kontierungsobjekte werden hierbei jedoch ebenfalls Innenaufträge mitgegeben denen teilweise als Fond im PSM nicht ein vergleichbares Objekt zugeordnet ist (identischer Fond wie Innenauftrag) sondern ein Sammler (im Beispiel ein Fond mit der Bezeichnung LANDESMITTEL). Ein Beispiel können hier zum Beispiel "Vorschüsse Reisekosten" sein, die zwar als Aufwand gebucht sind, aber nicht als Kosten in der KLR betrachtet werden.

Ferner soll im Rahmen der Konsolidierungsabstimmungen innerhalb eines Konzerns auch Einzelposten innerhalb des Konzerns über die Partnergesellschaft zu selektieren.

Eine Auswertung von FI Einzelposten ist zwar über das Belegjournal möglich jedoch erhält man hier keine passende Listenform, gerade dann wenn man auch Felder wie Profit-Center, Innenauftrag oder Kostenstelle mit angegeben möchte.
 

Lösungsansatz: Auswertung über Query Hauptbuch BSEG


Grundsätzlich sind alle FI Einzelpostenbelege in der Tabelle BSEG "Belegsegment Buchhaltung" zu finden. Für eine Auswertung dieser Tabelle ist jedoch zu beachten, dass hier die Werte absolut gelistet sind und nur anhand des "Soll-/Haben-Kennzeichen" erkannt werden kann, ob dieses im Ergebnis positiv oder negativ auf einen Kostenträger ausgewiesen werden soll.

Entsprechend hilfreich kann hier eine Query über das Hauptbuch beziehungsweise über die einzelnen Belege innerhalb der Tabelle BSEG sein.

Lösung

1. Infoset definieren

Grundlage der geplanten Query ist das direkte Lesen der Tabelle BSEG. Entsprechend wird diese mit allen Feldern in das Infoset übernommen. Beim Erstellen des Infosets wird hierfür die Option "Direktes Lesen der Tabelle" mit der Tabelle BSEG gewählt.

Theoretisch wäre es sicherlich auch möglich diese Tabelle direkt zu lesen (dieses könnte durch die Transaktionen SE12 beziehungsweise SE16 erfolgen), jedoch soll das "Soll-/Haben-Kennzeichen" ebenfalls bei der Auswertung berücksichtigt werden so dass die gebuchten Werte auf den entsprechenden Objekten (Kostenträger) angezeigt werden.


2. Query definieren

Hierzu besteht die Möglichkeit innerhalb einer Query zusätzlich zu dem Inhalt der Tabelle auch pber lokale Felder weitere Informationen zu den Inhalt der Tabelle anzuzeigen beziehungsweise auf Grundlage des Tabelleninhaltes mit den Werte zu arbeiten. Hierfür wird innerhalb der Query mit lokalen Feldern gearbeitet.

Um lokale Felder zu definieren wird nicht direkt die Grundliste der Query bearbeitet (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern innerhalb der Querypflege (Transaktion SQ01) mit "nächstes Bild (F6)" auf die Feldauswahl der Query gewechselt.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung (in der Beschreibung ist die Bezeichnung, gefolgt von der angelegten Kurzbezeichnung und des dahinter technisch liegenden Tabellenfeldes angegeben):
  • Soll-/Haben-Kennzeichen - SHKZG (BSEG-SHKZG)
  • Betrag in Hauswährung - DMBTR (BSEG-DMBTR)
  • Kostenstelle - KOSTL (BSEG-KOSTL)
  • Auftragsnummer - AUFNR (BSEG-AUFNR)
Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. In unseren Fall also ebenfalls in der Feldgruppe der Tabelle BSEG bzw. der Bezeichnung der Feldgruppe "Belegsegment Buchhaltung".


Hierbei werden drei lokale Felder mit folgenden Eigenschaften angelegt.

1. Feld (Gebuchter Wert)
Kurzbezeichnung: WERT
Feldbezeichnung: gebuchter Wert
Überschrift: gebuchter Wert
gleiche Eigenschaften wie: DMBTR
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
  • Bedingung: SHKZG = 'S'
    Formel: 1 * DMBTR
  • Bedingung: SHKZG = 'H'
    Formel: -1 * DMBTR

2. Feld (Identifikation ob Innenauftrag oder Kostenstelle)
Kurzbezeichnung: IAK
Feldbezeichnung: IAK
Überschrift: Innenauftrag oder Kostenstelle
Eigenschaften: Textfeld (Anzahl Zeichen: 2)
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
  • Bedingung: KOSTL>0
    Formel: 'K'
  • sonst: 'IA'

Diese Berechnung ist möglich, da auf eine Belegzeile nicht Innenauftrag und Kostenstelle gleichzeitg ausgewiesen werden.

3. Feld (Bebuchter Kostenträger)
Kurzbezeichnung: KTR
Feldbezeichnung: Kostenträger
Überschrift: Kostenträger
gleiche Eigenschaften wie: AUFNR
Berechnungsvorschrift: KOSTL + AUFNR

Sofern Kostenstellen und Innenaufträge unabhängige Nummernkreise ohne Überschneidung haben. Dieses könnte als Beispiel der Fall sein, wenn Kostenstellen mit 1* oder 2* beginnen und etwaige Innenaufträge mit 3* bis 8*.

3. Grundliste erstellen
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Dabei werden nun auch die oben angelegten lokalen Felder mit übernommen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


Belegsegment Buchhaltung
  • Belegnummer eines Buchhaltungsbeleges (L,S) BSEG-BELNR
  • Geschäftsjahr (L,S) BSEG-GJAHR
  • Sachkonto der Hauptbuchhaltung (L,S) BSEG-HKONT
  • Soll-/Haben-Kennzeichen (L) BSEG-SHKZG
  • Betrag in Hauswährung (L) BSEG-DMBTR
    Anmerkung:Grundsätzlich könnten die Felder SHKZG und DMBTR auch nicht mit ausgegeben werden, da diese zwar als Grundlage für die lokalen Zusatzfelder (weiter oben definiert) verwendet werden, aber nicht extra ausgegeben werden müssen. Im Beispiel sind diese nur ausgegeben um den Ursprung der Werte zu verdeutlichen. Sofern der Wert ausgegeben wird, kann es hilfreich sein, diesen dann ohne Währungszeichen (Kein Währungsfeld) auszugeben)
  • Kostenstelle (L) BSEG-KOSTL
  • Auftragsnummer (L) BSEG-AUFNR

Lokale Zusatzfelder
  • Gebuchter Wert (L)
  • IAK (L)
  • Kostenträger (L)
Anmerkung:Je nach Stammdatensystematik könnte auch das Feld IAK ignoriert bzw. gar nicht erst angelegt werden.

Belegsegment Buchhaltung
  • Profitcenter (L) BSEG-PRCTR
  • Partner Gesellschaftsnummer (L,S) BSEG-VBUND
    Anmerkung: Da diese Query auch innerhalb eines Konzerns genutzt werden soll, ist auch die Partnergesellschaft hilfreich um Umsätze innerhalb des Konzerns zu konsolidieren beziehungsweise sowohl Debitoren- als Auch Kreditorenposten auszuwerten.
  • Positionstext (L) BSEG-SGTXT
    Anmerkung: Neben der reinen Wertgröße ist es sicherlich auch sinnvoll den Belegtext auszugeben um hier einen Hintergrund der Buchung zu erhalten.


Der Nachteil dieser Query ist jedoch, je nach Auslastung des Systems eine etwas längere Laufzeit (je nach Selektionsparamtern). Allerdings würde wohl auch ein Standardbericht (oder das Abspringen von der Saldenanzeige der Transaktion FS10N auf die Einzelpostenliste Zeit in Anspruch nehmen.

Ergänzung
Eine Erweiterung dieser Query ist im Artikel Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen beschrieben, wodurch neben den Belegpositionen auch Daten des Belegkopfes mit ausgegeben werden können.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Tags: FI Query

3 Kommentare - - SAP

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Kommentare

Thomas am 11.9.2014 um 11:52 Uhr
Ich komme von CO und bin "ordentliche" Listen, mit denen gearbeitet werden kann gewohnt (Summen, Filtern usw.).
Durch die sehr verständliche Anleitung konnte ich das in kurzer Zeit realisieren.
Super! Danke!
Thomas


Andreas Unkelbach Homepage am 12.9.2014 um 06:32 Uhr
Hallo Thomas,

ich bin selbst eher im Bereich CO und PSM-FM unterwegs und lerne Queries immer mehr sowohl bei Stammdaten (besonders die Abfrage über die Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag ist im Alltag wesentlich komfortabler als die Transaktion KOSRLIST_OR ) oder auch wie hier im Beispiel eine ALV Liste über die Einzelposten der Nebenbuchhaltung. Sicherlich sind die Standardauswertungen wie zum Beispiel die Kreditoren Einzelposten (Transaktion S_ALR_87012103 ) ebenfalls hilfreich, besonders da man hier die Kreditorenstammdaten tatsächlich im Kopf angezeigt bekommt, allerdings sind diese zur Weiterverarbeitung in Excel oder für Zwischensummen für mehrere Bereiche nur bedingt geeignet.

Daher freut es mich, dass auch anderen diese Auswertung hilfreich erscheint.

Viele Grüße und einen guten Start ins Wochenende
Andreas


Anonym am 30.5.2016 um 21:28 Uhr
Habe ich dringend gesucht!


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