Andreas Unkelbach
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Sonntag, 29. Juni 2014
08:36 Uhr

Buchungstext ändern bei Budgetbelegen in PSM-FM - Haushaltsmanagement

Ausgangslage

Die Grundlage der klassischen Budgetierung ist im Artikel "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" beschrieben. Grundsätzlich werden innerhalb der klassischen Budgetierung in  PSM-FM Belege auf Basis der Hierarchie der Finanzstellen und Finanzpositionen gebucht.

Sofern beim Buchen des Budgets bei der Angabe von Fond und Finanzstelle nicht die richtige Finanzstelle angegeben wurde (diese sollte der verantwortlichen Kostenstelle des entsprechenden Innenauftrages entsprechen) bleibt tatsächlich nur die Möglichkeit diesen Beleg über die Transaktion FR89 zu stornieren.

Im Rahmen der klassischen Budgetierung werden inhaltlich zwei Belege gebucht. Der Erfassungsbeleg umfasst dabei die eigentliche Buchungsinformation (Angabe von Sender und Empfänger) und der Hierarchiebeleg bucht im Rahmen der Hierarchie der Finanzstellen und Finanzpositionen alle entsprechende Ebenen innerhalb dieser Hierarchie.

Oftmals wurde jedoch nicht falsche Kontierungselemente eingegeben, die dann entsprechend storniert oder umgebucht werden müssten, sondern der Budgettext weist eine fehlerhafte Information aus.

Während in anderen Modulen die Belege nicht verändert werden können, ist diese Information tatsächlich auch bei einen gebuchten Beleg änderbar. Hierzu müssen jedoch sowohl der Erfassungsbeleg als auch der Hierarchiebeleg geändert werden.

Änderung des Hierarchiebeleg

Die Änderung des Hierarchiebeleges erfolgt entweder über die Transaktion FM2E direkt oder über folgenden Menüpfad innerhalb des SAP Menüs.
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Budgetierung
  • Klassische Budgetierung
  • Belege
  • Hierarchiebelege
  • Ändern ( Transaktion FM2E)
Nach Eingabe der Hierarchiebelegnummer kann hier über das Feld Text der Belegkopftext des Hierarchiebelegs geändert werden. Über die Ansichtsschaltfläche (Brille mit ErfassBeleg) kann auch der zugehörige Erfassungsbeleg  (Transaktion FR60) angezeigt werden. Über die entsprechende Erfassungsbelegnummer kann nun auch dieser Beleg geändert werden.

Änderung des Erfassungsbeleg

Der Erfassungsbeleg kann entweder direkt über die Transaktion FR59 oder innerhalb des SAP Menü an folgender Stelle.
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Budgetierung
  • Klassische Budgetierung
  • Belege
  • Erfassungsbelege
  • Ändern ( Transaktion FR59)
An dieser Stelle befindet sich auch die eingangs erwähnte Stornofunktion (Transaktion FR89), welche bei reiner Textänderung jedoch nicht erforderlich ist. Hier scheint im ersten Moment das Erfassungsbild der Belegänderung wie in der Belegansicht mit gesperrten (nicht änderbaren) Feldern versehen zu sein. Über die Schaltfläche Belegkopf (Zylindersymbol bzw. STRG+UMSCHALT+0) kann jedoch ebenfalls der Belegkopf und damit über das Feld Text der Belegkopftext geändert werden.

Interessanterweise ändert sich der eigentliche Beleg dadurch nicht sondern nur der Text. Die wesentlichen Informationen, wie Betrag, Fond und Finanzstelle lassen sich hier zwar nicht ändern, allerdings ist es oftmals sehr hilfreich den Budgettext nach erfolgter Buchung nochmals ändern zu können.

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Tags: PSM

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