Andreas Unkelbach
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Sonntag, 24. August 2014
12:08 Uhr

Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen

In letzter Zeit hatte ich mich wieder verstärkt mit der Textverarbeitung in Winword beschäftigt und bin dabei auf die beiden Themen "Vorlagen" und "Änderungsnachverfolgung" gestoßen. Zu denen ich im Folgenden Artikel einige Anmerkungen machen möchte.

Hierbei möchte ich folgende Punkte im Artikel behandeln: Wahrscheinlich ist für die meisten dieses schon bekannt, aber manchmal hilft es auch weiter sich mit den Grundlagen von Winword zu beschäftigen.
 

Arbeiten mit Vorlagen in Microsoft Office


Neben einer persönlichen Makroarbeitsmappe, die im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" beschrieben worden ist, nutze ich auch sehr gerne Dokumentenvorlagen die sowohl in Powerpoint als auch in Winword eine echte Arbeitserleichterung darstellen.
 

Speicherort für Microsoft Office Vorlagen

Diese Vorlagen können in allen Programmen (wie Powerpoint oder Winword)  direkt geöffnet werden.

Innerhalb Office 2010 war dieses unter
Datei-> Neu -> Meine Vorlagen
und ab Office 2013 kann schon beim Start (oder alternativ ebenfalls über Datei->Neu)
zwischen  Empfohlenen oder Persönlichen Vorlagen gewechselt werden.

Ein echter Fortschritt in Office 2013 ist in meinen Augen, dass der Speicherpfad für Office Vorlagen nun individuell eingestellt werden kann.

Während bis Office 2010 dieses noch im Pfad

C:
Users
BENUTZERNAME
AppData
Roaming
Microsoft
Templates

erfolgte kann der Pfad ab Office 2013 individuell unter den Optionen angepasst werden.

Hierzu wechselt man in der Anwendung (Word, oder Powerpoint) auf
Datei-> Optionen

und kann unter Speichern  unter den Punkt "Dokument speichern" den "Standardspeicherort für persönliche Vorlagen" auswählen.

Hier können dann aus der Anwendung entsprechende Vorlagen direkt gespeichert werden, egal ob dieses nun für Powerpoint (*.POTX) oder Winword (*.DOTX) ist.

Als Vorlagen bieten sich neben den klassischen Briefkopf auch entsprechende Präsentationen mit Masterfolien an, Rechnungen oder ganz klassische Geburtstagskarten.

Cloudspeicher für Officevorlagen

Ab Office 2013 könnte, dank flexibler Speicherort, auch die Überlegung in Richtung Ablage von Vorlagen in die Cloud interessant sein. Sofern an einen Endgerät ohnehin Windows 8 eingesetzt wird (und ein Microsoft Konto verwendet wird) würde sich hier auch OneDrive oder Dropbox anbieten. Onedrive bietet dabei 15 GB Speicher (wobei durch den Partnerlink noch weitere 500 MB hinzu kommen) und Dropbox über den Partnerlink noch weitere 250 MB. Mir persönlich gefällt Dropbox besser, da hier auch unproblematisch Ordner für andere User frei gegeben werden können wohingehend OneDrive derzeit gefühlt relativ langsam und nicht ganz so komfortabel ist. Dafür ist es wesentlich besser in Windows 8 eingebunden und kann hier ebenfalls seine Vorteile entfalten. Ferner können auf die in Onedrive abgelegten Daten auch innerhalb Microsoft Office Online zugegriffen werden.



Arbeiten mit der Änderungsnachverfolgung bzw. die Funktion Änderungen überprüfen

Gerade beim Versand von Protokollen ist die innerhalb der Symbolleiste "Überprüfen" zu findende Funktion "Änderungen nachverfolgen" sehr hilfreich. Hier wird innerhalb Word hervorgehoben welche Änderungen am Dokument vorgenommen worden sind und diese können dann per Schaltfläche angenommen oder abgelehnt werden.Ferner können auch entsprechende Kommentare oder Rückfragen  hier eingefügt werden. Sämtliche Kommentare werden dann mit den Benutzernamen der bearbeitenden Person versehen, so dass eine entsprechende Nachvollziehbarkeit gegeben ist.


Änderungen nachverfolgen / Kommentare und Änderungen von anderen kopieren

Sofern von mehreren Personen verschiedene Abschnitte bearbeitet werden besteht das Problem, dass nun aus unterschiedlichen Dokumenten die Änderungen in das Hauptdokument kopiert werden sollen und die Kommentare und Änderungen der jeweiligen Person weiter erhalten bleiben sollen.

Um dieses zu erreichen ist zur Übernahme von Änderungsnachverfolgung und entsprechenden Kommentatoren in beiden Dokumenten die Änderungsnachverfolgung zu deaktivieren, so dass hier die entsprechenden Abschnitte kopiert und eingefügt werden können. Auf diese Weise bleiben alle hervorgehobene Änderungen und Kommentaren wie in der Kopiervorlage vorhanden.

Darstellung von Markups Änderungen nachverfolgen

Bis Office 2010  wurden gelöschte Texte in der Änderungsverfolgung als durchgestrichener Text dargestellt. Ab 2013 ist hier nur noch ein roter Strich an der Seite dargestellt.
Hier ist eine Umstellung innerhalb der Befehlsgruppe "Nachverfolgung" im Ribbon "Überprüfen" erforderlich.

Während in Winword 2010 hier noch im oberen Auswahlmenü "Für Überarbeitung anzeigen" der Punkt "Abgeschlossen: Markups anzeigen" ausgewählt ist, kann ab Winword 2013 zwischen "Einfaches Markup" (hier erfolgt nur ein Korrekturzeichen an der Seite) und "Markup: Alle" ausgewählt werden. Letzterer Punkt entspricht der bisherigen Darstellung der Änderungen im Dokument.

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Tags: Winword Dropbox

3 Kommentare - - Office

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Kommentare

Format Homepage am 2.9.2014 um 21:18 Uhr
Danke für den Artikel!

Eine generelle Frage: gibt es eine Möglichkeit in den Optionen des MS-Office Pakets die Änderungsverfolgung so einzustellen, das man immer die letzte Version sieht. Also das diese ganzen durchgestrichen / markierten Anmerkungen verschwinden, und das Dokument wie ein Dokument aussieht, und nicht wie nach einem Bombeneinschlag.
Oder muss man das immer individuell für jedes Dokument, das nur gelesen wird per "Alle Änderungen im Dokument annehmen" einstellen?


Andreas Unkelbach Homepage am 2.9.2014 um 21:43 Uhr
Hallo Format,

das kommt auf die Office Version an. In Winword 2010 kann im Ribbon "Überprüfen" in der Befehlsgruppe "Nachverfolgen" die Darstellung "Für Überarbeitung anzeigen" auf "Abgeschlossen" umgestellt werden. Ab Winword 2013 ebenfalls eine solche Funktion ausgewählt werden (bzw. auch die voreingestellte Funktion "Einfaches Markup" bestehen bleiben.

Dieses zeigt dann stets die Endfassung an hat aber im Hintergrund auch die einzelnen Korrekturschritte beibehalten.

Viele Grüße
Andreas Unkelbach


Format am 3.9.2014 um 14:00 Uhr
Danke!


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