Andreas Unkelbach
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Samstag, 27. September 2014
17:39 Uhr

Grundlagen Finanzbuchhaltung - Customizing von Nummerkreis und Belegarten

Ausgangslage:
Während es in der Finanzbuchhaltung immer treu nach dem Motto geht "Keine Buchung ohne Beleg" erfolgt innerhalb SAP keine Buchung ohne eine entsprechende Belegnummer. Je nach Buchungsart (bspw. über die Transaktion FB60 Kreditorenrechnung buchen und der dort intern verwendeten Belegart KR werden entsprechende Belegnummern nach der erfolgreichen Buchung den Beleg zugeordnet. Der Aufbau einer solchen Belegnummer ist im Customizing über Nummernkreise festgelegt, die wiederum einzelnen Belegarten zugeordnet sind.
 

Belegarten und Nummernkreise im Customizing festlegen


Innerhalb des Customizing (Transaktion SPRO)  für die Finanzbuchhaltung werden unter
  • Finanzwesen (neu)
  • Grundeinstellung Finanzwesen (neu)
  • Beleg
  • Belegarten
  • Belegarten der Erfassungssicht definieren (Transaktion OBA7)
Die Einstellungen für die einzelnen Belegarten innerhalb der Finanzbuchhaltung festgelegt. Hierbei sind neben den erlaubten Kontoarten (Anlagen, Debitor, Kreditor, Material oder Sachkonto) auch entsprechende Nummernkreise und Berechtigungsgruppen hinterlegt. Die Nummernkreise sind hierdurch für die einzelnen Belegarten (bspw. KR für Kreditorenrechnung, AA für Anlagenbuchhaltung oder DG für Debitoren Gutschrift) hinterlegt.

Die einzelnen Nummernkreise werden ebenfalls im Customizing festgelegt und können über die Transaktion SPRO über den Menüpfad
  • Finanzwesen (neu)
  • Grundeinstellung Finanzwesen (neu)
  • Beleg
  • Belegnummernkreise
  • Belege in Erfassungssicht
  • Belegnummernkreis der Erfassungssicht definieren (Transaktion FBN1)
für jeden Buchungskreis definiert werden. Hierbei wird je Nummer des Nummernkreises (auf den in der Belegart Bezug genommen wird) ein Intervall hinterlegt. Innerhalb der Pflege der einzelnen Nummernkreise eines Buchungskreises erfolgen hierbei folgende Eingabemöglichkeiten:
  1. NR - Nummernkreisnummer
  2. Jahr - Bis Geschäftsjahr (bis wann ist der Nummernkreis gültig)
  3. von Nummer - als untere Grenze des Intervalls
  4. bis Nummer - als obere Grenze des Intervalls
  5. Nummernstand - aktueller Nummernstand, bei SAP interner Nummernvergabe
  6. EXT - Kz. für internen (' ') oder externen ('X') Nummernkreis (bei letzteren ist die Belegnummer in jeder Buchung mit anzugeben.Allerdings muss auch hier ein entsprechendes Intervall gepflegt werden.
Für die Belegnummernvergabe kann nun für jedes Jahr ein entsprechendes Intervall hinterlegt werden und diese Belegnummer dann auch für die Papierablage genutzt werden. Häufig bietet es sich daher auch an innerhalb des Nummernkreises das entsprechende Geschäftsjahr zum Beispiel für den Nummernkreis der Anlagenbuchhaltung 2014 das Intervall 1401000000 bis 1401999999 zu hinterlegen. Hier sollte man sich aber darüber klar sein ob die dann noch mögliche Anzahl an Belegen ausreichend ist. Eine andere Möglichkeit wäre die Belegnummern jahresübergreifend zu hinterlegen. Beides hat hier Vorteile und Nachteile.

Da in der Nummernkreispflege auch der aktuelle Nummernstand festgehalten wird ist es empfehlenswert diese Tabelle direkt im Produktivsystem über die Transaktion FBN1 zu pflegen.

Technisch betrachtet sind die Informationen zum Nummernkreis in der Tabelle NRIV - Nummernkreisintervalle hinterlegt. Es handelt sich hierbei um eine Customizingtabelle.

Auf Tabellenebene (über die Transaktion SE12 oder SE16 bzw. über eine Query können  die einzelnen Einstellungen zum Nummernkreis auch direkt aus der Tabelle ausgelesen werden.

Hierzu ist das Feld OBJECT "Name des Nummernkreisobjekts" mit RF_Beleg "Nummernkreise für den Buchhaltungsbeleg" und das Feld SUBOBJECT "Wert des Unterobjekts des Nummernkreisobjekts" mit dem entsprechenden Buchungskreis (bspw. BUKR) zu selektieren.

Nun erhält man eine Auflistung der Einstellungen für den Buchungskreis.
Es werden folgende Felder in der Tabelle ausgegeben:
  • NRRANGENR "Nummernkreisnummer"
  • TOYEAR "Bis-Geschäftsjahr"
  • FROMNUMBER "Von-Nummer"
  • TONUMBER "Bis-Nummer"
  • NRLEVEL "Nummernkreisstand"
  • EXTERNIND "Kz. für internen (' ') oder externen ('X') Nummernkreis"
Hierbei kann die Belegnummer insgesamt aus 20 Zeichen bestehen.

Bei der Vergabe von externen Intervallen ist entweder eine Angabe von Zeichen oder Zahlen möglich. Somit kann dieser Nummernkreis 000001 bis 999999 oder AAAAAA bis ZZZZZZ nicht aber AAAAAA bis 999999 umfassen.

Sofern jahresabhängig Nummernkreise gepflegt werden, sind diese im Rahmen des Geschäftsjahreswechsel jedes Jahr aufs Neue im Customizing zu hinterlegen.

Nummernkreise im Controlling pflegen

Ebenso wie Belege in der Finanzbuchhaltung sind auch die Belegnummern im Controlling einem Nummernkreis zugeordnet. Technisch betrachtet sind diese im Objekt RK_BELEG BUCH  "Nummernkreise CO-Beleg" hinterlegt. Diese Nummernkreise sind für einzelne Vorgänge im Controlling vorgesehen und sind im Customizing vergleichbar zu den Nummernkreise in der Finanzbuchhaltung aufgebaut.

Die Pflege der Nummernkreise für CO Belege ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter
  • Controlling
  • Controlling Allgemein
  • Organisation
  • Nummernkreise für CO-Belege pflegen (Transaktion KANK)
bzw. über die Transaktion KANK "Intervallpflege: CO-Beleg)" zu finden.Allerdings sind hier keine Jahre angegeben sondern lediglich Nummernkreisnummern, Intervalle und die Kennzeichen für interne und externe Nummernvergabe.


 

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Tags: FI Customizing

2 Kommentare - - SAP

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Kommentare

Maximilian B Homepage am 19.5.2015 um 07:53 Uhr
Hallo, ich bin neu auf dem Gebiet der Buchhaltungssoftware (Selbstständigkeit). Aber mit der SAP Software hört sich das recht komplex an. Gibt es denn neben dem SAP Programm auch frei zugängliche Software für KMU? Von einer Office Lösung habe ich schon einmal gehört, aber was ist von dieser in Bezug auf die Fibu zu halten? LG


Andreas Unkelbach Homepage am 25.5.2015 um 11:22 Uhr
Hallo Maximilian B,

zwar gibt es mit SAP BO auch Lösungen für Kleinunternehmen, allerdings wüßte ich keine Alternative vergleichbar zu OpenOffice oder Libreoffice im Bereich der Bürosoftware.

Inwieweit Datev mit ihren ReWe Modulen (kann über einen Steuerberater genutzt werden) oder von Haufe LexOffice eine geeignete Lösung wäre müßtest du anhand eurer Anforderungen entscheiden.

Je nachdem wie klein dein Unternehmen ist, könnte natürlich auch eine Excel-Lösung ausreichend sein.

Eine spannende Alternative ist sicherlich auch free-erp.de oder vergleichbare Angebote, die aber sicherlich noch schwieriger aufs Unternehmen anzupassen sind. Bei SAP käuft man neben der Software eben auch KnowHow ein.

Dennoch kann ein Blick auf http://www.heise.de/download/office/kaufmaennische-software/ eventuell interessant sein.

Viele Grüße
Andreas Unkelbach


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