Andreas Unkelbach
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Montag, 16. Mai 2016
15:50 Uhr

Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum

Grundsätzlich können alle Status eines CO Innenauftrag wie in den Artikeln "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag","SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen" und "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" anhand der Tabellen  "JEST - Einzelstatus pro Objekt", "TJ02 - Systemstatus" ausgewertet werden. Wenn es jedoch um die einzelnen Phasen eines Innenauftrages geht (und nicht um den Status GESPERRT ist auch die Stammdatentabelle AUFK hier hilfreich und kann direkt verwendet werden.

Gerade bei Projekten mit fester Laufzeit ist es wichtig, festzulegen, wie am Projektende mit Buchungen verfahren werden soll. Teilweise kann hier einfach ein Auftrag gesperrt werden (wodurch keine Buchung mehr möglich ist) allerdings kann es gerade im Rahmen einer Plankopie erforderlich sein etwaige Innenaufträge auch wieder zu entsperren, so dass eine Planabrechnung noch erfolgen kann. Eine bessere Idee ist es da die von SAP vorgesehenen Phasen eines Innenauftrag (Eröffnung, Freigabe, Technisch abgeschlossen,Abgeschlossen) zu verwenden. Somit ist auf einen Blick klar, dass hier tatsächlich das Projekt beendet (abgeschlossen) ist und nicht nur zeitweise (zum Beispiel da ein Sachverhalt geklärt werden muss bevor Buchungen erfolgen) gesperrt ist.

Hierzu ist es sinnvoll tatsächlich einen Arbeitsworkflow zu definieren (vergleichbar zum "Workflow Kostenstelle und Innenaufträge (Module CO, PSM)") oder auch die einzelne Arbeitsschritte und Vorgehensweise in einer "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)" darzustellen. Wobei hier das Projektende entsprechend zu ergänzen wäre. Hier ist allerdings, wie an vielen anderen Stellen des Berichtswesen, auch die entscheidende Frage, wie weit eine Dokumnentation gehen sollte.Insbesondere  sollte auch der Buchhaltung (sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch im Controlling) klar sein, wo der Unterschied zwischen Status und Sperre bei Projekten gesetzt wurde und welche Idee hinter den einzelnen Status zu sehen ist.
 

Phasen eines Auftrag bzw. Status

Diese hat gleichzeitig auch den Vorteil, dass hier nur ein Status für die einzelnen Phasen inklusive Datum hinterlegt sind.

Die für die einzelnen Phasen eines Innenauftrages mittels X = JA markierten Felder sind:

  • AUFK-PHAS0 -  Phase 'Auftrag eröffnet'
  • AUFK-PHAS1 -  Phase 'Auftrag freigegeben'
  • AUFK-PHAS2 -  Phase 'Auftrag technisch abgeschlossen'
  • AUFK-PHAS3 -  Phase 'Auftrag abgeschlossen'
Entsprechend bauen auch diese Phasen aufeinander auf und lassen entsprechend immer weniger Vorgänge zu.

  Daneben sind die einzelnen Datumsfelder wie folgt in der Tabelle AUFK hinterlegt:
  • AUFK-IDAT1 - Freigabedatum
  • AUFK-IDAT2 - Technisches Abschlußdatum
  • AUFK-IDAT3 - Abschlußdatum
Bei den einzelnen Datumsfeldern ist es dann natürlich sinnvoll innerhalb der Grundliste bei den Feldeigenschaften (links Spalte, wenn es selektiert wurde oder in der Grundliste angeklickt) die Option "Feld nur ausgeben, wenn <> 0 " zu aktivieren. Andernfalls werden hier bei noch nicht abgeschlossenen Innenaufträgen (Feld AUFK-PHAS3 ist nicht mit X gefüllt) als datumswert 00.00.0000 ausgegeben. Schöner sieht hier natürlich ein leeres Feld aus, so dass ein Datum nur ausgegeben wird, wenn auch tatsächlich der Auftrag abgeschlossen ist.

Je nach gewählten Status sind einzelne betriebswirtschaftliche Vorgänge erlaubt beziehungsweise unterbunden. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Status ist auch im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling" (ISBN: 9783960126874) erläutert. Innerhalb der Stammdaten eines Innenauftrages (z.B. über die Transaktion KO03 oder KO02) kann über die Registerkarte Steuerung im Standard das Feld Status eingesehen werden. Sofern Sie über SPRINGEN->STATUS gehen bekommen Sie zum aktuellen Status auch die jeweils erlaubten betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt.

Exkurs: Customizing Statusverwaltung / Statusschemata und Anwenderstatus / Betriebswirtschaftliche Vorgänge

Neben den vom SAP System vorhandenen vorgegebenen Status inklusive der entsprechenden Zuordnungen können im Customizing aber auch eigene "Anwenderstatus" festgelegt werden, die über ein Statusschema auch eigene Anwenderstatus festlegen, die hier ebenfalls einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge festlegen und eine Vorgangssteuern je Statusschema zuordnen.
Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter

  • Controlling
  • Innenaufträge
  • Auftragsstammdaten
  • Statusverwaltung
  • Statusschemata definieren (Transaktion OK02)

Hier sind die einzelnen Status in einer Reihenfolge festgelegt, so dass in der Stammdatenverwaltung hier auch zwischen den einzelnen Status hin und her geschaltet werden kann. Über SPRINGEN->VORGANGSSTEUERUNG können nun einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt werden.
In der Definition der Auftragsart (Transaktion kot2_opa) kann nun das Statusschema hintelregt werden. Jeder dieser Statusschema ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.

Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle  JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag"sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.

Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufsplan für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.

Auswertung Query über einzelne Phasen eines Projektes

Neben der bisherigen Auswertung von Auftragsstammdaten (siehe zum Beispiel der Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" im Abschnitt "Zusatzfeld Gesperrt (Sperrkenzeichen auswerten)" ausführlicher geschildert) kann nun aber auch die einzelnen Phasen des Projektes abgebildet werden.

Zur Auswertung kann aus den schon in den bisherigen Stammdatenlisten verwendeten Infoset die eingangs erwähnten Felder AUFK-PHAS3 (Status abgeschlossen) und AUFK-IDAT3 (Abschlussdatum) mit in der Grundliste der Query aufgenommen werden.

Nun kann das Setzen des Sperrkennzeichen eines Innenauftrag für kurzfristige Buchungssperren gesetzt werden und für tatsächlich abgeschlossene Projekte auf den Status ABGS gewechselt werden, wodurch auch tatsächlich keine weiteren Buchungen mehr möglich sind. Das kurzfristieg Sperren ist dadurch weiterhin über BEARBEITEN->SEPRRE->SETZEN möglich, wohingehend der Status Abschluss im Reiter Steuerung bzw. im Abschnitt Status durch Wechsel des jeweiligen Status gewählt werden kann. Daneben kann durch die Felder Antragsdatum, Arbeitsbeginn und Arbeitsende relativ genau die Laufzeit eines Projektes ausgegeben werden.

Eine stark vereinfachte Stammdatenliste für Innenaufträge (lediglich basierend auf der Tabelle AUFK) könnte dabei wie folgt aufgebaut sein:

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen (bzw. Zusatzfelder) des Infosets Zugriff genommen beziehungsweise in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

 

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsart (S) AUFK-AUART
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstelle (L,S) AUFK-KOSTV
Profitcenter (L,S)
AUFK-PRCTR
Antragsdatum (L) AUFK-USER5
Arbeitsbeginn (L,S) AUFK-USER7
Arbeitsende (L) AUFK-USER8
Antragssteller (L) AUFK-USER0
Verantwortlicher (L) AUFK-USER2
Abteilung (L) AUFK-USER6
Externe Auftragsnummer (L) AUFK-AUFEX
Auftrag abgeschlossen (L, S)
AUFK-PHAS3
Abschlussdatum (L) AUFK-IDAT3

Wie eingangs erwähnt sollte bei diesen Feld die Option "Feld nur ausgeben, wenn <> 0 " aktiviert sein.

Zusatzfelder (die im Infoset angelegt wurden)
Virtuelle Lehreinheit (L) VLE
Gesperrt (L)  GESPERRT
Finanzierungszweck (L,S) FINUSE

Die drei Zusatzfelder sind in den folgenden Abschnitten

der Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" und  "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" beschrieben.

Reihenfolge Selektionsfelder festlegen

Ebenfalls interessant, gerade bei vielen Selektionsfeldern, kann es sein, dass der Aufbau des Selektionsbild auch durch die Reihenfolge Selektionsfelder bei Query ändern beeinflusst werden kann. Dieses ist über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->SELEKTIONEN über die Spalte NR. möglich. Hier kann ich nur die Empfehlung aus meiner Studiumszeit weiter geben bei Sortierfeldern Abstände immer in 5er Schritten anzugeben (Erstes Feld bekommt Nummer 5, Zweites Feld Nummer 10, ...). Dieses hat den enormen Vorteil, dass später auch Felder verschoben werden können (zum Beispiel auf Numemr 7) ohne dass hier auch alle anderen Felder geändert werden müssen.

Konzeption Prozesse und notwendige Stammdatenfelder

In der Praxis kann es tatsächlich immer einmal wieder vorkommen, dass weitere Felder in der Selektionsliste aufgenommen werden sollen, oder alternativ manche wegen der einfacheren Handhabbarkeit an einer anderen Stelle verschoben werden sollten. Sollten Sie sich neben den einzelnen Projektphasen auch noch weitere Gedanken um die Stammdaten oder Informationen zu einen Innenauftrag machen, kann auch der Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag". Sollten Sie sich gemeinsam Überlegungen über aufzunehmende Felder beziehungsweise neben der Prozessdokumentation auch ein Brainstorming über vorhandene Daten durchführen wollen kann ich auch zum Ordnen der eigenen Gedanke eine Mindmap wie im Artikel "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" empfehlen, allerdings müssen sich darauf auch alle Beteiligten einlassen, was bei solchen Methoden nicht immer der Fall ist.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Tags: Query CO Stammdaten

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