Andreas Unkelbach
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Samstag, 13. Mai 2017
21:38 Uhr

Neue Wertgrenze für Investitionen bei Finanzstatistik oder Abfrageparameter in SAP Query zur Übernahme von Werten aus Selektionsbild

Neben der Verwendung von Zusatzfeldern in SAP Query besteht auch die Möglichkeit über Abgrenzungen einen Parameter anzulegen und hierdurch mit einen übergegeben Wert in einer Query zu arbeiten. Um die Vorzüge dieser Methode zu geben möchte ich vorab die Ausgangslage zu beschreiben die hier eine Notwendigkeit für die Übergabe eines Wertes und Arbeiten mit eben diesen Wert erforderlich gemacht hat. Das einfachste Beispiel wäre nun wohl die Angabe eines Stundenlohnes für eine bestimmte Personengruppe zu übergeben um bei einer Summentabelle über Kostenarten für diese Beschäftigtengruppe die hinter den Personalkosten liegenden Stunden festzulegen. Allerdings möchte ich als Beispiel ein etwas umfangreicheres Thema aus der Auswertung von Investitionen zu verwenden.

Ausgangslage: Änderung Anforderungen Finanzstatistik für Wertgrenze bei Investitionen

Im Rahmen eines Finanzberichtes werden die Investitionsausgaben über Sachkonten in bestimmte Kontengruppe unterteilt. Dabei gibt es für die Investitionsausgaben eine Aufteilung in vier Spalten (oder auch Gruppen). Laut Kontierungsplan sind dabei die zugeordneten Konten so gestaltet, dass diese eine Wertgrenze von bis 5.000 und ab 5.000 seitens der Finanzbuchhaltung zugeordnet bekommen haben.

Nun sollen jedoch die sonstigen Investitionsausgaben unterschieden werden in Investitionsausgaben mit einem Anschaffungswert bis 1.000 Euro und solche mit einem Anschaffungswert über 1.000 Euro. Dieses ist jedoch über die reinen Sachkonten nicht möglich, so dass hier eine entsprechende Korrektur im Finanzberichts auf Basis der Einzelposten erfolgen müssen.

In der Gruppe Investitionen bis 1.000 Euro sind durch die Vorgaben der Finanzbuchhaltung (Stichwort Kontierungsrichtlinie oder Kontierungshandbuch) einzelne Sachkonten bis 5.000 Euro zugeordnet (bspw. Lizensen bis 5.000 Euro) und in der Gruppe "Investitionsausgaben mit einen Anschaffungswert über 1.000 Euro"  sind nur die Konten hinterlegt die ab 5.000 Euro vorgesehen sind (bspw. Lizensen ab 5.000 Euro).

Entsprechend muss hier tatsächlich anhand der Einzelbelege die Werthöhe betrachtet werden.

Die identifizierten Werte müssen also anhand der Werthöhe gegebenenfalls umgebucht werden. Der fachliche Hintergrund dieser Auswertung bzw. die Anforderungen sind auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" näher erläutert worden.


Nun stellt sich die Frage, wie diese Werte ausgewertet und eine entsprechende Korrekturbuchung ermöglicht werden könnte. Die Auswertung erfolgt für die Jahressicht durch eine Plankopie, so dass hier ein Planwert auf Profit-Center und Kostenart erfolgt.

Das Thema Auswertung von Investitionen habe ich in den Artikeln "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" sowohl aus der Profit-Center-Rechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung beschrieben. 2008 hatte ich im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" schon die Möglichkeit über die Tabelle GLPCA beschrieben. Über die Zuordnung von Tabellen und Identiifikation mag ich daher nicht weiter eingehen.

Für einen Quartalsbericht werden die Anlagenzugänge über die gesamte Einrichtung über die Transaktion S_ALR_87012050  (Anlagenzugänge) im SAP Menü unter
  • Rechnungswesen
  • Finanzwesen
  • Anlagen
  • Infosystem
  • Berichte zur Anlagenbuchhaltung
  • Tagesgeschäft
  • International
  • Anlagenzugänge (S_ALR_87012050)
zu finden. Für einen Jahresbericht ist es allerdings erforderlich passend zu  einzelnen Fächergruppen (um beim Beispiel der Hochschulfinanzstatistik zu bleiben) die einzelnen Kontengruppen (SYF Codes) auszuwerten. Entsprechend ist hier eine Umbuchung zwischen den einzelnen Konten erforderlich.

Nach ein wenig Diskussion mit Kolleginnen und Kollegen haben wir im Ergebnis dann eine Auswertung anhand der Tabelle GLPCA und einer Übergabe eines Abfrageparameters gefunden.

Die gefundene Lösung mag ich nun hier beschreiben, da diese Anforderung ein schönes Beispiel für die Verwendung von Parametern innerhalb SAP Query ist.

Infoset anlegen zur Auswertung der Profit-Center-Einzelposten

Im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" hatte ich noch einen Join über die Tabellen GLPCA und TABWT erstellt um zur Anlagenbewegungsart  auch direkt den Text dazu zu erhalten. Mittlerweile hat sich aber gezeigt dass in der Grundliste der Query unter Zusatzfelder das Feld "Text:Analagen-Bewgungsart" ( TEXT_GLPCA_ANBWA  ) vorhanden ist und so eine Verknüpfung beider Tabellen nicht erforderlich ist.

Daher wurde als Datenquelle die Option Direktes Lesen der Tabelle GLPCA gewählt und alle Felder ins Infoset übernommen. Nun wollen wir aber beim Auswerten der Einzelposten der Query anhand unserer Selektion überprüfen, ob eine Umbuchung für die Selektierten Konten erforderlich ist. Dazu möchten wir im Selektionsfeld mit übergeben, welche Konten wir auswerten wollen (über einen dreistelligen SYF-Code (Systemfinanzierungscode) und über diesen dann anhand des Buchungswertes überprüfen ob hier eine Korrektur erforderlich ist.

Zusatzfeldern beim Aufruf einer Query mit Wert versehen

Hierzu sind zwei Schritte erforderlich. Zum einen muss der Wert in der Selektionsmaske mit übergeben werden und zum anderen muss dieser Wert später in einem Zusatzfeld dann in der Query auch verarbeitet werden.

Zwar ist bei Zusatzfeldern ohne Probleme möglich weitere Informationen aus Datenbanken anhand der ausgewerteten Daten zu erlangen (siehe zum Beispiel "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)" oder auch "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage") aber es ist nicht möglich diese Zusatzfelder als Selektionskriterium für eine Wertübergabe zu verwenden.

Abgrenzungen im Infoset Unterschied Parameter und Selektion

Dieses ist allerdings in der Definition der Query über die Schaltfläche "Zusätze" und hier im Register Abgrenzungen möglich.

Über die Schaltfläche anlegen kann nun eine Abgrenzung als Selektionskriterium oder Parameter angelegt werden.

Der Unterschied ist, dass beim Parameter nur ein einzelner Wert während beim Selektionskriterium auch mehrere Werte oder ganze Intervalle hinterlegt werden können.

Für unseren Fall entscheiden wir uns für einen Parameter ZP_SYF da wir ja nur einen Einzelwert (die auszuwertenden SYF Codes  hinterlegen wollen).

Als Bedeutung und Selektionstext legen wir "SyfCode Auswertung (Variante)" fest und als Format Typ C (Character) mit einer Länge von 3.

Die Option als Default auf Selektionsbild lassen wir deaktiviert, da diese Abgrenzung nur genutzt werden soll, wenn wir auch mit der Query arbeiten wollen. Somit würde sich hier eine Abgrenzung also auch eignen um in einer Selektionsvartiante noch einen bestimmten HInweis zu hinterlegen der gar nicht weiter beachtet werden soll.

Verwendung der Abgrenzung (Parameter) im Zusatzfeld

Nachdem die Abgrenzung angelegt ist stellt sich noch die Frage, wie mit dieser später in der Query gearbeitet werden kann. Hierzu legen wir im Register Zusätze ein Zusatzfeld an.

Dieses Zusatzfeld bekommt die Bezeichnung ZSEL_SYF und als Langtext und Überschrift den Hinweis "Syf Code Auswahl" . Ferner erhält es ebenfalls das Format C und die Länge 3.

Ergänzend erhält es aber über die Taste "Coding zum Feld" noch folgendes Coding

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF = ZP_SYF.

Damit wird in der ersten Zeile das Zusatzfeld geleert um es in der zweiten Zeile mit den Wert aus dem Selektionsfeld versehen zu werden.

Dieses Zusatzfeld kann über die Schaltfläche Feldgruppen in eine eigene Feldgruppe übernommen werden.

Zusammenfassung Abgrenzung und Zusatzfelder:

Die Selektionsmaske der späteren Query erhält also den Abgrenzungsparameter und die Query kann später auf das Zusatzfeld zugreifen und damit arbeiten.

Man könnte diese Zusatzfeld-Abgrenzungparameter Kombination mit einen Abfrageparameter in Access für eine Abfrage vergleichen wo dann ebenfalls zur Laufzeit eine Auswertung erfolgen wird.

Nachdem wir nun alle Felder der Tabelle GLPCA sowie das Zusatzfeld in das Infoset übernommen haben kann das Infoset generiert werden.

Das Zusatzfeld haben wir dabei direkt in eine eigene Feldgruppe Zusatzfelder angelegt.

Query anlegen und mit lokalen Zusatzfeldern und Abfrageparametern arbeiten

Bei der Anlage der Query zum eben angelegten Infoset, welche in der gleichen Benutzergruppe zugeordnet sein sollten, springen wir im Menü über
  • SPRINGEN
  • FELDAUSWAHL
  • FELDAUSWAHL
In die Feldliste der Query. Sofern noch nicht geschehen werden wir im Menü unter
  • BEARBEITEN
  • KURZBEZEICHNUNGEN
  • Ein/ausschalten
wählen.

In unserer Feldgruppe EC-PCA: Ist-Einzelposten (die Tabelle GLPCA) geben wir folgenden Werten eine eigene Kurzbezeichnung.
  • Kontonummer: = KONTO
  • Betrag in Profit-Center-Hauswährung = BETRAG

Und in der Feldgruppe (Sachgruppe) Zusatzfelder geben wir unseren Zusatzfeld ebenfalls eine Kurzbezeichnung zu:
  • Syf Code Auswahl = SEL_SYF
Somit können wir nun mit diesen Feldern in der Query direkt arbeiten.

Dazu legen wir zwei lokale Felder an um die Buchung anhand der Werthöhe ggf. anderen SYF Code zuzuweisen.

Dieses ist im Menü über
  • BEARBEITEN
  • LOKALES FELD
  • ANLEGEN
möglich.

1. Lokales Feld SYF (Wertgrenze)

Das erste Feld erhält die Bezeichnung Kurzbezeichnung SYF und folgende Eigenschaften
Feldbezeichnung / Überschrift:
SyF-Code Finanzstatistik

gleiche Eigenschaften wie Feld
SEL_SYF  (also unser Zusatzfeld)

Als Berechnungsvorschrift kann nun eine komplexe Berechnung eingefügt werden.

1. BEDINGUNG
(BETRAG < -1000 OR BETRAG > 1000) AND SEL_SYF <> '561'
Formel
'565'

Hintergrund ist, dass nur die SYF Code 562 und 563 eine Wertgrenzenunterscheidung haben. Wenn der Wert 1.000 Euro übersteigt soll der SYF Code 565 genommen werden.

2. BEDINGUNG
SEL_SYF = 565 AND BETRAG <= 1000 AND BETRAG >= -1000
Formel
'563'

Sollte innerhalb der Auswertung zu 565 ein Betrag unter kleiner als 1000 liegen ist eine Korrektur von 565 nach 563 erforderlich.

SONST
SEL_SYF

Sofern keine der oberen Bedingungen erfüllt ist (also die Wertgrenze nicht greift) kann der übergebene Selektionsparameter als Wert für die Buchung beibehalten werden.

2. lokales Feld CHK_SYF (Ampel)

Als nächstes wird das lokale Feld CHK_SYF mit Feldbezeichnung / Überschrift
CHK SyfCode
angelegt.

Als Eigenschaften soll hier IKONE gewählt werden.

Die komplexe Berechnungsvorschrift lautet einfach:

BEDINGUNG
SEL_SYF = SYF
Formel
ICON_GREEN_LIGHT

SONST
ICON_RED_LIGHT

Nun kann über die Schaltfläche  Grundliste mit den einzelnen Feldern gearbeitet werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Geschäftsjahr (L,S) GLPCA-RYEAR
Konto (L,S) GLPCA-RACCT
Belegnummer (L) GLPCA-DOCNR
Soll Haben Kennzeichen (L) GLPCA-DRCRK
Profit-Center (L) GLPCA-RPRCTR
Betrag in Profit-Center-Hauswährung (L) GLPCA-KSL
Wenn nur eine Währung im SAP System verwendet wird kann es hier sinnvoll sein die Option kein Währungsfeld zu aktivieren.

Buchungsdatum (L) GLPCA-BUDAT
Anlage-Hauptnummer (L) GLPCA-ANLN1
Anlagenunernummer (L) GLPCA-ANLN2
Anlagen Bewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA

Zusatzfelder
Text:Anlagen-Bewegungsart (L) TEXT_GLPCA_ANBWA
Syf Code Auswahl (L) ZSEL_SYF

Dieses Feld muss tatsächlich nicht als Selektionsfeld markiert werden, da die Selektion ja über den Abgrenzungsparameter erfolgt und keine Abfrage nach ZSEL_SYF erfolgen soll sondern dieses Feld beim Start der Query mit einen Wert versehen wird.

Lokale Zusatzfelder
Nun werden die einzelnen lokalen Zusatzfelder noch übernommen:
SyF-Code Finanzstatistik (L)
CHK Syfcode (L)

Letzteres Feld ist unsere Ampel.

in der Query kann nun das Feld CHK Syfcode auf die Werkzeugleiste SORTIERFELDER gezogen werden (hierbei nicht über die Spaltenüberschrift sondern durch Ziehen aus den Beispieldatensatz.

Die Sortierung kann dann noch absteigend markiert sein und wir erhalten für jede Auswertung nach den einzelnen SYF Codes auch direkt einen Hinweis darauf welche Belege umgebucht werden müssen.

Fazit Anwendbarkeit von Abgrenzungen als Parameter für SAP Query

Mit der Query ist nun eine Auswertung möglich in der durch eine Ampel direkt erkannt werdne kann, welche Korrekturbuchungen für die Statistik in der CO Planversion notwendig sind.

Daneben können aber Abgrenzungen als Parameter auch für viele weitere dynamische Anwendungen innerhalb einer Query verwandt werden. Ein Beispiel wurde ja schon genannt um hier als Beispiel einen Stundenlohn zu übergeben um eine Anzahl an bestimmter Personen anhand der Personalkosten zu ermitteln. Ein weiteres Beispiel könnten aber auch Zuschlagssätze sein oder Rechenoperatoren die innerhalb der Query dynamisch gesetzt werden können.

Hier empfinde ich die Möglichkeiten als ähnlich weit gehend wie das Coding innerhalb der Zusatzfelder, wobei beides ja eigentlich auch zusammen gehört. Insgesamt hat das gemeinsame Arbeiten an einer Lösung zur Beachtung einer neuen Wertgrenze aus einer Anforderung einer Finanzstatistik sehr viel Freude gemacht und ein weiteres Anwendungsgebiet und Möglichkeit innerhalb der SAP Query erschlossen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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