Ausgangslage
Es soll ein Verzeichnis über alle Anlagen inklusive Bezeichnung des zugeordenten Innenauftrages, sowie Standort und Wert der Anlage. Dieses soll bspw. als Inventarliste zur Kontrolle an den einzelnen Standorten genutzt werden. Hierzu nutzen wir die Auswertungsmöglichkeiten einer logischen Datenbank.

Die Struktur einer logischen Datenbank kann in der Transaktion SE36 eingesehen werden. Hier sind auch die einzelnen Komponenten für die logische Datenbank ADA einzusehen.

Logische Datenbanken enthalten schon Verknüpfungen und können direkt als Grundlage für ein Infoset verwendet werden. Dieses hat den Vorteil, dass man nicht selbst erst einzelne Tabellenverknüpfungen erstellen muss.

Diese sind in der SE36 betrachtbar. Im Bereich HR wären dieses bspw. PNP oder PCH. Der Nachteil dieser logischen Datenbanken ist, dass hier keine weiteren Tabellen abgefragt werden können sondern diese hierarchisch von SAP festgelegt sind.

Logische Datenbanken sind bspw. BRF (für FI Belege) oder ADA (für die Anlagenbuchhaltungsdaten).


1.) Infoset anlegen

Basierend auf die logische Datenbank ADA wurden folgende Werte in Feldgruppen entsprechend der vorhandenen Struktur übernommen


Aus der Struktur ANLAV "Anlagenreporting: ANLA-Felder ergänzt um Kst, ..."

ANLAV-BUKRS Buchungskreis
ANLAV-ANLKL Anlagenklasse
ANLAV-ANLN1 Anlagen-Hauptnummer
ANLAV-ANLN2 Anlagenunternummer
ANLAV-KTOGR Kontenfindung
ANLAV-AKTIV Aktivierungsdatum der Anlage
ANLAV-DEAKT Deaktivierungsdatum
ANLAV-ORD41 Ordnungsbegriff 1
ANLAV-LIFNR Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors
ANLAV-MENGE Menge
ANLAV-INVNR Inventarnummer
ANLAV-TXT50 Bezeichnung der Anlage
ANLAV-KOSTL Kostenstelle
ANLAV-STORT Standort der Anlage
ANLAV-CAUFN Innenauftrag
ANLAV-RAUMN Raum
ANLAV-KOSTLV Verantwortliche Kostenstelle der Anlage

Aus der Tabelle ANLB "Abschreibungsparamter":

ANLB-NAPRZ Prozentsatz Normalabschreibung
ANLB-NDJAR Geplante Nutzungsdauer in Jahren
ANLB-AFASL Abschreibungsschlüssel
ANLB-LGJAN Letztes Geschäftsjahr der Jahreswerte in der Anlagenbuchh.

Aus der Struktur ANLCV "Anlagenreporting: ANLC-Felder ergänzt um verschied":

ANLCV-KANSW kumulierte Anschaffungs- und Herstellungskosten
ANLCV-KNAFA Kumulierte Normalabschreibungen
ANLCV-KSAFA Kumulierte Sonderabschreibungen
ANLCV-KAAFA Kumulierte außerplanmäßige Abschreibung
ANLCV-LFD_BCHWRT Buchwert der Anlage aktuell


2.) Query anlegen

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese danna uch in der Query ausgegeben werden sollen:

ANLAV - Anlagenreporting: ANLA-Felder ergänzt um Kst, ...
Ordnungsbegriff 1 (S) ANLAV-ORD41
(Hier kann bspw. die Mittelherkunft gepflegt sein)
Buchungskreis (L,S) ANLAV-BUKRS
Der Buchungskreis wird mit in der Listenanzeige übernommen, so dass ein Absprung über die Berichtsschnittstelle zur Transaktion AS03 möglich ist
Standort der Anlage (S) ANLAV-STORT
Verantwortliche Kostenstelle der Anlage (L,S) ANLAV-KOSTLV
Anlagenklasse (L,S) ANLAV-ANLKL

Zusatzfelder zu ANLAV
(Hierbei handelt es sich um ein in der logischen Datenbank gepflegtes Zusatzfeld zur Struktur ANLAV)
Text:Kontenfindung (L) TEXT_ANLAV_KTOGR

ANLAV - Anlagenreporting: ANLA-Felder ergänzt um Kst, ...
Menge (L) ANLAV-MENGE
Bei dieser Einheitenfeldposition sollen keine Einheit und das Feld nur ausgegeben werden, wenn es ungleich 0 ist. Hier sind entsprechende Felder in den Fenster Listenfeld markierbar.
Anlagen-Hauptnummer (L,S) ANLAV-ANLN1
Anlagenunternummer (L,S) ANLAV-ANLN2
Inventarnummer (L) ANLAV-INVNR
Aktivierungsdatum der Anlage (L) ANLAV-AKTIV
Deaktivierungsdatum (L,S) ANLAV-DEAKT
Auch hier ist markiert, dass das Feld nur ausgegeben wird, wenn es ungleich 0 ist
Bezeichnung der Anlage (L) ANLAV-TXT50

Zusatzfelder zu ANLAV
Text:Standort der Anlage (L) TEXT_ANLAV_STORT

ANLAV - Anlagenreporting: ANLA-Felder ergänzt um Kst, ...
Raum (L) ANLAV-RAUMN

Zusatzfelder zu ANLAV
Text:Ordnungsbegriff 1 (L) TEXT_ANLAV_ORD41
(Feld nur ausgeben, wenn ungelich 0, hier bspw. Mittelherkunft)

ANLAV - Anlagenreporting: ANLA-Felder ergänzt um Kst, ...
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L) ANLAV-LIFNR

Zusatzfelder zu ANLAV
Text:Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L) TEXT_ANLAV_LIFNR

ANLAV - Anlagenreporting: ANLA-Felder ergänzt um Kst, ...
Kostenstelle (L,S) ANLAV-KOSTL
Innenauftrag (L,S) ANLAV-CAUFN

Zusatzfelder zu ANLAV
Text:Innenauftrag (L) TEXT_ANLAV_CAUFN

ANLACV - Anlagenreporting: ANLC-Felder ergänzt um verschiedene Summen
Hier sind alle Wertfeldpositionen mit der Option "kein Währungsfeld" versehen, da andernfalls in einer Zusatzspalte die Währungseinheit bspw. EUR mit ausgegeben werden, ferner sollen die Felder nur ausgegeben werden, wenn diese ungleich 0 sind.
kumulierte Anschaffungs- und Herstellungskosten (L) ANLCV-KANSW
Kumulierte Normalabschreibungen (L) ANLCV-KNAFA
Kumulierte Sonderabschreibungen (L) ANLCV-KSAFA
Kumulierte außerplanmäßige Abschreibung (L) ANLCV-KAAFA
Buchwert der Anlage aktuell (L) ANLCV-LFD_BCHWRT

ANLB - Abschreibungsparameter
Geplante Nutzungsdauer in Jahren (L) ANLB-NDJAR
Letztes Geschäftsjahr der Jahreswerte in der Anlagenbuchh. (L) ANLB-LGJAN

3.) Erweiterung
Über die Berichtsschnittstelle kann dann bspw. die Transaktion AS03 für Anlage anzeigen genutzt werden, so dass hier direkt der Anlagenstammsatz genutzt werden kann.


Hierzu rufen wir wiederum über die SQ01 die Query für eine Änderung auf.
Über SPRINGEN->BERICHTSZUORDNUNG können Empfängerberichte definiert werden.

Über das „+“ (Zeile einfügen) können weitere Query eingefügt werden. Alternativ kann hier auch ein anderer Berichtstyp ausgewählt werden. Über "TR Transaktion" können hier auch die Anlagenstammsatzanzeigetransaktion (AS03) hinterlegt werden.


Eine weitere Möglichkeit ist bspw. auch eine Schnittstelle zu einer anderen Query. Bspw. ist hier eine Stammdatenliste für Kostenstellen und Innenaufträge. Aber auch sonstige Auswertungen sind hier denkbar.


Nachtrag
Besser geeignet für den aktuellen AHK Wert ist das Feld:

ANLCV-BEST_GJE "Anschaffungswert Geschäftsjahresende ( ohne Inv. förderung)

Siehe Artikel:
Query Anlagenbuchhaltung (Inventarliste) - AHK Wert

Nachtrag 2 (2016)

Alternative Auswertung über Profit-Center-Rechnung sowie Bewegungsarten:

Da das Thema Auswertung der Anlagenbuchhaltung mit Mittelherkunft und Profit-Center immer wieder aktuell angefragt wird, habe ich im Artikel "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" eine ausführlichere Darstellung der Möglichkeiten  inklusive eines Abschnitts zum Thema "Hintergrund: Anlagenzugänge über Bewegungsart und Buchungskonto selektieren" ergänzt.



 

---

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

---

 

Mittlerweile gibt es ja einige Cashback-Systeme, eine meiner Meinung nach sinnvolles Angebot stellt dabei Qipu.de  (Werbelink / Partnerlink) welches neben Fressnapf, O2, Alternate und diverse andere Anbieter einige Partnerseiten anbietet und hier, sofern man über die Qipu Seite dann zu diesen Onlineshop wechselt Prozente oder Rabatte anbietet.
Insgesamt gibt es hier über 1600 Partnershops, welche nach Kategorien aufgeteilt aber auch durchsuchbar sind.

Interessanterweise gibt es hier auch die Accorhotels als Qipu Angebot wodurch eine Buchung in Hotels wie bspw. IBIS ebenfalls mit Cashback möglich ist. Eine weitere Verwendung ist im Artikel "Momox Scanner Buchverkauf" beschrieben. Ebenfalls interssant dürfte der Qipu Partner HRS sein.

Die einzelnen qipu Partnershop haben verschiedene Cashback Raten und Gutscheine. Die aktuellen Raten und Gutscheine befinden sich auf der jeweiligen Händlerseite auf qipu.

Zu beachten ist jedoch, dass während der Nutzung kein Werbeblocker aktiv sein sollte. Die Provisionen werden gesammelt und können direkt auf ein Konto (kostenfrei) ausgezahlt werden.

Ausnahmsweise mal mit Werbebanner :-)

 

Ausgangslage:
In einer Excelmappe sind verschiedene Zellen mit der Formel VERKETTEN verbunden worden und per "Automatisch ausfüllen" auf die Folgezeilen übertragen worden. Hierbei sind zwar die Formeln auch entsprechend angepasst bspw. VERKETTEN(a2;c2;d2) und in der Folgezeile VERKETTEN(a3;c3;d3) jedoch werden die Werte nicht aktualisiert bzw. erst nach Speichern erneuten Öffnen der Tabelle.

Lösung:
Hier wurde in der Exceltabelle die automatische Arbeitsmappenberechnung auf Manuell gesetzt.

Unter
Datei->Optionen->Formeln
bzw.
Office Schaltfläche->Exceloptionen->Formeln

kann die Arbeitsmappenberechnung wieder auf automatisch gesetzt werden. Diese Einstellung ist automatisch bei neuen Tabellen vorhanden, kann jedoch auf einzelne Exceltabellen abgestellt werden.

Wie unter Ursache für nicht mehr automatisch berechnete Formeln in Excel beschrieben gilt diese Funktion als übergreifende Einstellung, so dass hiervon alle offene Excelarbeitsmappen betroffen sin.

Nach einiger Zeit gibt es auch mal wieder ein Update der Seite rund ums Blog. Gerade bei der täglichen Arbeit gibt es immer mal wieder neben Softwareperlen auch Bücher die einen wesentlich weiter helfen. Daher möchte ich im Laufe der Zeit die ein oder anderen empfehlenswerte Bücher im Bereich SAP oder auch Hochschulcontrolling vorstellen.

Ich bemühe mich darum auf diese Seite Fachbücher vorzustellen, die neben Inhalt auch eine gute Erläuterung bieten und gerade den Einstieg in ein neues Thema erleichtern.

Da ich selbst sehr dankbar für gute Empfehlungen bin hoffe ich hier ebenfalls einige Bücher auflisten zu können, die mehr als eine Person ansprechen können.

Für mich zeichnen sich gute Fachbücher nicht nur durch einen professionellen Inhalt aus, sondern vor allen auch durch die Art und Weise wie dieser Inhalt dann auch vermittelt wird.

Wirklich gute Fachbücher zeichnen sich dadurch aus, dass sie sowohl einen hervorragenden Inhalt als auch eine gute Vermittlung des Stoffes ermöglichen.

Dieses ist auch der Grund, dass ich hier "PHP für dich" empfehle, obgleich dieses kein SAP Buch ist. Dafür bietet es eine sehr gute Einführung in PHP und damit auch die Grundlage für diese Seite. Für mich hatte dieses Buch (bzw. das Tutorial) ein erstes Verständnis vom Thema Programmierung geschaffen und hilft mir auch heute noch weiter mich in andere Sprachen (bspw. auch ABAP) reinzulesen oder auch verschiedene Webprojekte meinen Bedürfnissen anzupassen.

Ausgangslage:

Bei der Kopie der Istdaten in eine Plankopie werden alle CO Belege mit Vorgang KAMV (Manuelle Kostenverrechnung) nicht mit in die Planversion kopiert. Diese manuellen Kostenverrechnungen (Transaktion KB15N zum Erfassen bzw. KB17N zur Stronierung) müssen entsprechend in der Planversion nacherfasst werden. Über die Transaktion KB16N können entsprechende Belege angezeigt werden. Typische Geschäftsvorfälle sind hier bspw. die interne Leistungsverrechnung wie Porto, Kopierkosten oder auch Servicestunden.

In der Tabelle COEP sind diese Buchungen über den Vorgang KAMV selektierbar, allerdings ist hierbei darauf zu achten, dass die Buchungen sowohl mit positiven als auch negativen Vorzeichen gespeichert sind. Je nachdem müssen die Sender und Empfänger entsprechend belastet bzw. entlastet werden.

Zielvorgabe:
Abhängig vom Wert soll bei positiven Werten (Aufwandsbuchung) die Objektnummer als Empfänger (NEU) und das Partnerobjekt als Sender (ALT) ausgegeben werden.  Bei negativen Werten sollen Sender / Empfänger entsprechend vertauscht werden. Der Wert soll in jeden Fall mit positiven Kennzeichen ausgegeben werden. Ferner ist darauf zu achten, dass Kostenarten des Typs 42 (Umlage) durch solche des Typs 41 (Gemeinkostenzuschläge) ersetzt werden sollen. Entsprechend sollte auch die Kostenartenbezeichnung und der Kostenartentyp mit ausgegeben werden.

Lösungsansatz: Query über Vorgang KAMV

Ein direktes Auswerten der Tabelle COEP ist relativ mühsam, da hier sowohl auf die Vorzeichen als auch die zu exportierenden Beträge geachtet werden müssen. Zumindest die Aufbereitung nach Sender und Empfänger ist hier im Rahmen einer Query etwas einfacher. Genauso wie bei der Auswertung nach COEP werden als Selektionskriterien das Geschäftsjahr, der Vorgang ("KAMV") als auch das B/Entl.Kennzeichen ("S") verwendet. Dieses hat den Hintergrund, dass jeder Beleg in der COEP sowohl mit Soll als auch mit Haben (also zwei Positionen je Beleg) hinterlegt sind, der Betrag aber nur einmal korrigiert werden soll. Die so gewonnenen Einzelposten können dann entsprechend zusammengefasst werden.

Entsprechend kann die Tabelle COEP als Grundlage einer SAP Query verwendet werden. Als optionale Bereicherung um die Bezeichnung und die Kostenartentypen können hier auch die Tabellen CSKU und CSKB mit der Tabelle COEP betrachtet werden.

Infoset definieren
Tabellen:
COEP - CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen
CSKB - Kostenarten (Kostenrechnungskreisabhängige Daten)
CSKU - Kostenartentexte

Verknüpfungen:
Folgende Felder werden hierbei miteinander verknüpft.

COEP-KSTAR <-> CSKB-KSTAR
COEP-KSTAR CSKU-KSTAR
Bei der Verknüpfung der Tabelle COEP und CSKB handelt es sich um einen "left outer join". Diese Verknüpfungsart kann durch die rechte Maustaste auf "left outer join" genutzt werden. Diese kann genutzt werden, um auch Belege anzugeben, wenn die Verknüpfung keine übereinstimmende Werte ergibt, bspw. weil keine Bezeichnung in der Kostenart ausgegeben werden.

In der Feldgruppe können die Werte aus den einzelnen Tabellen übernommen werden. Für dieses Beispiel werden in der Feldgruppe 01 alle Felder der Tabelle COEP übernommen. Ergänzend dazu werden als Feldgruppe 2 die Bezeichnung aus der Tabelle CSKU (CSKU-KTEXT) und in der Feldgruppe 3 der Kostenartentyp (CSKB-KATYP) und Datum gültig bis (CSKB-DATBI) übernommen.

Nun kann im weiteren die Query definiert werden.

 

1.) Query definieren

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

COEP - CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen
Kostenrechnungskreis (S) COEP-KOKRS
Be-/Entlastungskennzeichen (L,S) COEP-BEKNZ
Geschäftsjahr (L,S) COEP-GJAHR

CSKB - Kostenarten (Kostenrechnungskreisabhängige Daten)
Kostenartentyp (L) CSKB-KATYP
Datum gültig bis (S) CSKB-DATBI
Gültig bis wird genommen, sofern es Änderungen innerhalb der CSKB gab um zu vermeiden, dass hier zwei Werte ausgegeben werden


COEP - CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen
Vorgang CO (L,S) COEP-VRGNG
Belegnummer (L) COEP-BELNR
Objektnummer (L,S) COEP-OBJNR
Kostenart (L,S) COEP-KSTAR

CSKU - Kostenartentexte
Allgemeine Bezeichnung (L) CSKU-KTEXT

COEP - CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen
Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung (L) COEP-WKGBTR
Partnerobjekt (L,S) COEP-PAROB


Soweit wäre diese Query beinahe identisch zur Auslesung der Tabelle COEP bspw. mit SE16.
Um nun aber abhängig vom Wert die Daten aufzubereiten wird hier mit "lokalen Feldern" vergleichbar zur Erweiterung der Query Stammdaten CO Kontrolle Verantwortliche genommen.
 

2. Kundeneigene Felder in der Query anlegen

Für die Anlage kundeneigener Felder muss als erstes ein Bezug zu den zu verwendenden Feldern innerhalb der Query gegeben sein.

Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern wechseln innerhalb der Querypflege mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden.
Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben.
Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung:

Innerhalb CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen (Tabelle COEP)
Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung -> WERT
Objektnummer -> OBJEKT
Partnerobjekt -> PARTNER



Diese Kurzbezeichnung sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eiegens Feld mit einer Formel anlegen.
Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Elegant wäre es natürlich, wenn wir im Infoset eine entsprechende leere Feldgruppe definiert hätten, es geht aber auch ohne.

Insgesamt werden hier drei Felder angelegt Z_ALT für dem Semder (Soll) Z_NEU für den Empfänger (Haben) und Z_WERT für den eigentlichen Wert.

Die lokalen Felder haben hierbei dann folgende Eigenschaften:

a) Feld Z_ALT
Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:

Kurzbezeichnung ALT
Feldbezeichnung Z_ALT
Überschrift Z_ALT


Innerhalb der Sachgruppe kann un die Feldgruppe des Infoset gelegt werden. Dieses ist dann der Bereich, wo das lokale Feld angelegt worden ist.

Als Feldeigenschaften könnten wir nun Textfelder, Rechnfelder etc. hinterlegen. Hier geben wir jedoch die gleichen Eigenschaften wie OBJEKT. Da es sich bei Objekt und PARTNER um die Objektnummer (KS* oder OR*) handelt, ist es eigentlich egal auf welches von beiden Bezug genommen wird. Auf diese Weise werden die Eigenschaften des Tabellenfeldes vererbt. Alternativ hätte man auch Textfeld mit 20 Zeichen nehmen können.
Da nun der Sender / Empfänger abhängig vom Wert ermittelt werden soll legen wir eine Berechnungsvorschrift an. Dazu klicken wir auf "KOMPLEXE BERECHNUNG".

Nun können wir drei Bedingungen und eine sonstige Alternative angeben.

Dieses nutzen wir wie folgt:
Bedingung:
WERT > 0
Formel:
PARTNER

Ist der Wert positiv wird das Partnerobjekt als Sender genommen.

Bedingung:
WERT < 0
Formel:
OBJEKT

Ist der Wert negativ wird die Objektnummer als Sender genommen.

Sonst
WERT

Somit wird bei einer 0 der Wert ausgegeben.

b) Feld Z_NEU
Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:

Kurzbezeichnung NEU
Feldbezeichnung Z_NEU
Überschrift Z_NEU

Hier hat das Feld die gleichen Eigenschaften wie das Feld PARTNER.

Als Formeln wird folgende komplexe Berechnung hinterlegt:

Bedingung:
WERT > 0
Formel
OBJEKT

Bedingung
WERT < 0
PARTNER

Sonst
WERT

Im Grunde ist dieses die umgedrehte Bedingung zum Feld Z_NEU.
Damit sind Z_ALT (S) und Z_NEU (H) definiert. Für die Buchungsliste benötigen wir jedoch noch den Wert mit positiven Vorzeichen (in Excel würde hier als Formel ABS(Wert) für den absoluten Wert genommen werden.

c) Feld Z_WERT
Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:

Kurzbezeichnung Z_WERT
Feldbezeichnung Z_WERT
Überschrift Z_WERT

Hier hat das Feld die gleichen Eigenschaften wie das Feld WERT (entspricht CURR / Währung mit 15 Zeichen und 2 Dezimalstellen).

Als Formeln wird folgende komplexe Berechnung hinterlegt:

Bedingung
WERT < 0
Formel
- 1 * WERT

Bedingung
WERT > 0
Formel
1 * WERT

Sonst
WERT

Die so festgelegten lokalen Felder werden nun ebenfalls in der Grundliste mit als Listenfelder übergeben.

Nun kann diese Query als Grundlage für eine Umbuchung verwendet werden. Ähnlich wie bei der Tabellenauswertung wird hier
der Vorgang KAMV das Belastungs/Entlastungskennzeichen S sowie das Kalenderjahr ausgewählt.


Da jedoch eine Vielzahl von Buchungen vorhanden sind sollte diese Query noch bspw. in Access weiterverarbeitet werden.


 

3. Weiterverarbeitung der Query über KAMV in Access

Besonders wichtig ist hierbei, dass Buchungen die identische Sender und Empfänger haben Gruppiert und Summiert werden. Andernfalls haben wir ggf. wesentlich mehr Buchungssätze, als eigentlich erforderlich wäre.

Im Ergebnis haben wir nun folgende Query erhalten.

Be-/Entlastungskennzeichen (COEP-BEKNZ)
Geschäftsjahr (COEP-GJAHR)
Kostenartentyp (CSKB-KATYP)
Vorgang CO (COEP-VRGNG)
Belegnummer (COEP-BELNR)
Objektnummer (COEP-OBJNR)
Kostenart (COEP-KSTAR)
KOstenart Bezeichnung (CSKU-KTEXT)
Wert/KWähr (COEP-WKGBTR)
Partnerobjekt (COEP-PAROB)

Sowie unsere kundeneigene Felder
Z_ALT
Z_NEU
Z_WERT


In einer Datenbankanwendung (im Beispiel ACCESS) sind nun folgende Abfragen erforderlich.

001 Kostenart Neu
Aus der Grundliste der Query werden folgende Felder in die Abfrage übernommen:
Z_ALT
Kostenart
Wert/TWähr
Z_NEU

Hier sollte für Kostenarten des Typs 42 entsprechende Kostenarten des Typs 41 genommen werden.
Sofern es eine entsprechende Logik innerhalb der Kostenarten gibt (bspw. die Kostenarten Typ 42 beginnen mit 0815 und die korrespondierenden Kostenarten des Typs 41 beginnen mit 4711) kann hier eine passende Wenn Funktion genommen werden.

Beispiel:
Unter der Annahme, dass die Kostenarten achtstellig sind kann, sofern erforderlich die Kostenart wie folgt ermittelt werden.
NeuKA-1: Wenn(Links([Kostenart];4)="4711";"0815" & Rechts([Kostenart];4);0)

Gibt es daneben noch eine Kostenart die direkt ersetzt werden soll bspw. 55555590 durch 55555580 lautet die zweite Bedingen:
NeuKA-2: Wenn([Kostenart]="55555590";55555580;0)

Entsprechend können hier auch weitere "Austauschsfunktionen ermittelt werden.

Als letzter Punkt sollte auf dieser Kostenarten Bezug genommen werden, oder die ursprüngliche Kostenart genommen werden:

Z_Kostenart: Wenn([NeuKA-1]+[NeuKA-2]>0;[NeuKA-1]+[NeuKA-2];[Kostenart])


Zur Verdeutlichung noichmals die Hilfsfelder zur Ermittlung der "neuen" Kostenarten.

• NeuKA-1: Wenn(Links([Kostenart];4)="4711";"0815" & Rechts([Kostenart];4);0)
• NeuKA-2: Wenn([Kostenart]="55555590";55555580;0)
• Z_Kostenart: Wenn([NeuKA-1]+[NeuKA-2]>0;[NeuKA-1]+[NeuKA-2];[Kostenart])

002 KoSt oder IA
Sowohl in der Objektnummer als auch Partnerobjekt werden Kostenstellen als KS* und Innenaufträge als OR* ausgewiesen. Entsprechend ist das Feld Z_ALT sowie Z_NEU noch aufzuteilen ob es sich um eine Kostenstelle oder einen Innenauftrag handelt.

Hierbei wird unter Bezugnahme auf die Abfrage "001 Kostenart Neu" dieses wie folgt ermittelt.

Z_ALT aus 001 Kostenart_neu

ALT_Typ: Links([Z_ALT];2)
Sofern es sich um einen Auftrag handelt sind die ersten zwei Zeichen OR bei einer Kostenstelle KS

Unter der Annahme, dass sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge achtstellig sind (oder mit führender Null ausgewiesen werden, kann nun Z_ALT entsprechend auf die Felder Kost Alt (für sendende Kostenstelle) und Auftrag Alt (für sendenden Innenauftrag) ausgewertet werden-

Kost Alt: Wenn([ALT_Typ]="KS";Rechts([Z_ALT];8);"")

Aufrag Alt: Wenn([ALT_Typ]="OR";Rechts([Z_ALT];8);"")

Z_Kostenart aus 001 Kostenart_neu

Betrag: Wert/TWähr aus 001 Kostenart_neu


Genauso wie unter Z_ALT sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewiesen sein können, wird hier ebenfalls Z_NEU auf die Spalten Kost Neu und Auftrag Neu aufgeteilt.

Z_NEU aus 001 Kostenart_neu

NEU_Typ: Links([Z_NEU];2)

Kost Neu: Wenn([NEU_Typ]="KS";Rechts([Z_NEU];8);"")

Auftrag Neu: Wenn([NEU_Typ]="OR";Rechts([Z_NEU];8);"")

Als weiteres Feld wird noch die Sender-Empfänger-Beziehung ermittelt:
Beziehung: [ALT_Typ] & [NEU_Typ]
Somit wäre Auftrag an Auftrag bspw. OROR oder Kostenstelle an Auftrag KSOR.



003 Betrag in Summe
Für die Umbuchung sind nun alle Werte vorhanden, da aber Buchungen häufiger eine identische Sender-Empfänger Beziehung haben. Im Beispiel wird die Abteilung A wohl nicht nur eine Kopie im Jahr erhalten sondern häufiger Kopien nutzen ist es sinnvoll eine Gruppierung und Summe über die Werte zu erhalten.

Hierzu wird in dieser Abfrage wie folgt die vorherige Abfrage aufbereitet:
Die einzelnen Werte stammen aus der Abfrage "002 Kost oder IA"

Beziehung (Funktion Gruppierung)
Kost Alt (Funktion Gruppierung)
Auftrag Alt (Funktion Gruppierung)
Z_Kostenart (Funktion Gruppierung)
Betrag (Funktion Summe)
Kost Neu (Funktion Gruppierung)
Auftrag Neu (Funktion Gruppierung)

Somit sind dann alle Buchungen zusammengefasst.


Sollen die Buchungen per CATT eingespielt werden, kann es nützlich sein für die jeweilige Beziehung die Abfrrage 003 Betrag in Summe nochmals aufzuteilen.

Hierbei wird ein Suchkriterium über das Feld Beziehung gelegt, so dass hier insgesamt vier Abfragen mit Bezug auf "003 Betrag in Summe" erstellt werden:

010 Auftrag an Auftrag
Beziehung
Kriterien "OROR"
Auftrag Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Auftrag Neu

010 Auftrag an Kostenstelle
Beziehung
Kriterien "ORKS"
Auftrag Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Kost Neu

010 Kostenstelle an Auftrag
Beziehung
Kriterien "KSOR"
Kost Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Auftrag Neu

010 Kostenstelle an Kostenstelle
Beziehung
Kriterien "KSKS"
Kost Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Kost Neu

Weiterntwicklung der Grundlage (Query)

Grundsätzlich ist es natürlich überlegenswert die in der Datenbankanwendung erstellte Abfrage "002 KoSt oder IA" auch schon im Infoset durch Zusetzfelder oder aber in der Query zu erledigen. Hierzu müssten die Felder Objektnummer und Partnerobjekt auf Zusatzfelder *_KS und *_IA aufgeteilt werden. Sinnvollerweise würde dieses im Infoset erfolgen. Und ebenfalls, wie in der Datenbanklösung durch die Abfrage der ersten zeichen und Zuordnungen zum jeweiligen Feld. Dieses dürfte durch ein vergleichbares Coding wie im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beschrieben möglich sein. Allerdings ist diese Query dann nicht ohne Weiteres innerhalb der Einrichtungen verteilbar, wenn unterschiedliche Längen von Kostenstellen und Innenauftragsnummern genutzt werden. Trotzdem könnte sich hier lokal, an der eigenen Einrichtungen, eine solche Anpassung tatsächlich lohnen da damit ein weiterer Schritt direkt aus SAP und nicht aus Excel oder Access erstellt wird...was ja durchaus auch einen eigenen Charme hat.
 

---

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Weitere Artikel zur Verarbeitung von Daten in MS Access sind unter Access zu finden.

---