Andreas Unkelbach
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Steuern, Selbstständigkeit und VGWORT als Blogger und Autor


Samstag, 26. Oktober 2019
21:41 Uhr

Bildungsurlaub Grundlagen Projektmanagement (Projekte organisieren und erfolgreich durchführen Projektmanagement) @vhswiesbaden

Neben der Ausarbeitung zweier Schulungen zum Berichtswesen mit SAP Controlling mit besonderen Schwerpunkt auf Hocshchulcontrolling und Hochschulberichtswesen sowie in 2019 hoffentlich zwei ebenfalls abgeschlossene SAP Buchprojekte sind auch an der Arbeit immer wieder Projekte zu bewältigen, so dass ich hier das Angebot der Volkshochschule (VHS) Wiesbaden zum Thema "Grundlagen Projektmanagement" sehr ansprechend fand und tatsächlich meinen Bildungsurlaub in Wiesbaden verbrachte.

Zum Thema Projektmanagement bietet die VHS Wiesbaden auch noch weitere Veranstaltungen an, wie auf ihrer Internetseite unter "Programm > Beruf und Kariere > Projektmanagement" zu sehen ist.


VHS (Volkshochschule) Wiesbaden

In der Kursbeschreibung zum Bildungsurlaub sind folgende Punkte festgehalten.

T50900BU Projekte organisieren und erfolgreich durchführen Projektmanagement

Unklare Kompetenzen, Aufgaben und Ziele sowie unrealistische Planung lassen viele Projekte scheitern. Selbst jahrelange Mitarbeit in Projekten bringt nicht automatisch das know-how eines Projektleiters.
In diesem Seminar lernen Sie, wie man Projekte definiert, sie systematisch gliedert, plant, durchführt und auswertet. Sie lernen die wichtigsten Methoden und Werkzeuge und ihre Anwendung kennen. Sie erkennen Probleme in Organisation und Projektabwicklung und die Anforderungen an den Projektleiter.

Projektinitialisierung:
• Stakeholderanalyse, Zieldefinitionen, Risikoanalyse, -management , Vorgehensmodelle, Kommunikationsmatrix, Teambildung, Konfliktanalyse

Projektplanung:
• Projektstrukturplan, Meilensteine, Netzplantechnik, Ressourcen- und Kostenplanung, Aufwandsschätzung, Prioritäten

Projektkontrolle und -steuerung
• Basisplan, Tracking, Soll/Ist Vergleiche, Was-Wäre-Wenn, Earned Value, Trendanalysen

Projektabschluss

Die einzelnen Einheiten werden anhand eines Beispiels praktisch geübt.


Der Bildungsurlaub wird dabei von von SIegfried Reuscher / Projektmanagementdienstleister (siehe XING Profil) angeboten.
 

Motivation und Erwartungen - Bildungsurlaub Projektmanagement

Meine Gründe sich intensiver mit den Methoden des Projektmanagement zu beschäftigen sind auf der einen Seite durch laufende Projekte aber auch durch anstehende größere Veränderungen wie der Wechsel von ERP zu S/4HANA und etwaige weitere künftige berufliche Herausforderungen zu sehen.

Meine Erwartung an diesen Bildungsurlaub waren die Grundlagen und Methoden näher zu lernen und dieses Wissen dann auf meine tägliche Arbeit übertragen zu können.

Ob diese Erwartung erfüllt worden sind und wie der Ablauf dieser persönlichen Weiterbildung war möchte ich in den folgenden Abschnitten für die einzelnen Tage schildern und hoffe hier einen guten Überblick in die Veranstaltung aber vielleicht auch Lust auf das Thema Projektmanagement wecken zu könnnen.

Persönlich hilft es mir immer am Ende des Tages das Gelernte noch einmal festzuhalten und zusammenzufassen, was im Einzelnen besprochen worden ist auch um offene Fragen am nächsten Tag erneut anzusprechen.

Ohne das Fazit vorwegzunehmen ist die Teilnahme an der Weiterbildungsveranstaltung naturgemäß wesentlich umfangreicher, so dass ich hier zum Vertiefen auf jeden Fall das entsprechende Seminar empfehlen kann.

 

Tag 1 Projektdefinition, Stakeholder und Zielstrukturplan


Durch eine relativ kleine Gruppe von 9-10 Personen war die Atmosphäre in der Gruppe positiv und wir konnten im Laufe der Woche uns in Gruppenarbeit intensiver mit den erwähnten Beispiel beschäftigen aber auch in der Diskussion während der Veranstaltungen nach meiner Wahrnehmung auch untereinander uns austauschen und gegenseitig Impulse geben.

Nachdem wir uns gegenseitig vorgestellt hatten und die Motivation zur Teilnahme geklärt war kam direkt der theoretische Unterbau zum Projekt in den engeren Blick.

Der Begriff Projekt ist hier nicht nur durch DIN 69901 definiert sondern auch in den Merkmalen Dauer, Mittel, Ressourcen und Aufgaben zuzuordnen. Besonders die Einmaligkeit sowie eine zentral verantwortliche Person stellen dabei wichtige Komponenten dar.

Ein grundsätzlcihes Vorgehensmodell im Projaktmanagement sind die einzelnen Stufen des Wasserfallmodells.

Hier werden die Schritte in
  1. Definition
  2. Entwurf
  3. Realisierung
  4. Einsatz
unterteilt.

Aber ohne Menschen, dei auch unterschiedliche Interessen haben, ist auch ein Projekt nicht denkbar. Neben der Projektleitung sind dieses insbesondere die Stakeholder, welche sowohl Betroffene als auch Beteiligte sein können. Hier ist es ein Vorteil sich schon im Vorfeld über die einzelnen Akteure sowie ihre Rollen innerhalb eines Projektes bewust zu werden und diese auch einmal festzuhalten.

Projektumfeldanalyse und Stakeholder

Gerade die Projektumfeldanalyse erscheint zum Start eines Projektes hilfreich um sich über die Rahmenbedingungen klar zu werden. Das danach die einzelnen Stakeholder in Aktive (wie Auftraggeber, Kunde, Organisatonseinheit Leitung sowie Projektleitung und Team) als auch Passive wie Behörden, indirekt Betroffene und nicht zuletzt auch Familienmitglieder berücksichtigt werden müssen erscheint auf der einen Seite nachvollziehbar ist aber sicher oft auch nicht im bewusten Focus.

Persönlich konnte ich für mich die Deifnition eines Projektplans in der die verschiedenen Wege des Austausch der einzelnen Stakeholders sowie der Methode wie diese über aktuelle Entwicklungen sich austauschen und motiviert werden als besonders hilfreiches Instrument mitnehmen. Zur Einordnung der einzelnen Personen erscheint auch die RACI Matrix als ein einfaches Instrument, dass  die unterschiedlichen Rollen der Personen darstellt.

RACI Matrix

Die RACI Matrix bildet ab wer Verantwortlich ist (Responsible), die Kosten träger (Auftraggeber / Accountable), Mitspracherecht hat und befragt werden muss (Consulted) und wer informiert werden muss (Informed)

 

V-Modell

Anhand des V-Modells werden die Auftraggeber und Auftragnehmer Aufgaben zusammengefasst sowie die Wechselbeziehungen zwischen eben diesen.Hierbei ist zwischen den einzelnen Punkten stets eine Verifizierung und Validierung erforderlich bspw. zwischen der Komponentenspezifikation und Test eben dieser Komponenten.

Ebenso wichtig sind aber auch die Definiition von Zielen sowie ein Zielstrukturplan indem das Projekt nach Zielklassen, Zielunterklassen, geforderten Ausmass und etwaige Wünsche untergliedert werden kann.

Fallbeispiel:

Damit jedoch nicht nur die Theorie im Rahmen der Weiterbildung ein Thema war wurden wir auch mit einer Fallstudie für das Projektmanagement in Gruppenarbeit konfrontiert. Hierbei ging es um die Aufgabe "Umbau eines Frachtschiffes zum Tiertransporter in den wir dann die gelernte Theorie umsetzen konnten.

Praktische Übungen Tag 1 - Stakeholderanalyse und Zieldefinition

Anhand von Projektunterlagen mussten wir die einzelnen relevanten Stakeholder identifizieren und diese dann der anderen Gruppe im Rahmen eines Vortrages vorstellen.

Hierbei hatten wir als Gruppe auch direkt Rückmeldung zum Vortragsstil und Inhalt erhalten. Eine weitere Aufgabe war dann anhand der Unterlagen ein Zielstrukturplan zu entwerfen indem die einzelnen Ziele zusammengefasst worden sind und später ggf. ein Lastenheft erstellt werden kann.
 

Tag 2 Risikomanagement und Projektteam


Der Tag began mit einer Wiederholung der am Vortag behandelten Punkte, so dass wir sowohl über die Projektdefinition, das CAIRO Modell (als Erweiterung zu RACI durch ein O wie obsolet) sowie die Definition eines Wasserfallmodel als Projektphasenmodell sprachen um dann intensiver in das Thema Projektrisikomanagement einzusteigen.

Projektrisiko

Neben den unterschiedlichen Projektrisikoarten (Ressourcen, Organisation, technologische oder auch geschäftliche Risiken) ging es konkret zur Risikoanalyse und der Frage, wie diese quantifizierbar sein können und mit welchen Methoden etwaige Risiken erhoben werden können.

Gerade die Unterschiedung nach Tragweite und Wahrscheinlichkeit half hier schon die einzelnen Risiken zu gewichten und passend einzuordnen. Ein weiterer wichtiger Punkt waren dann die Maßnahmen die im Rahmen eines Projektmanagement zum Umgang mit den einzelnen Risiken getroffen werden können.

Dabei sind vorbeugende und im Falle eines Risikoeintritts auch die eventual Maßnahmen direkt verbunden mit Entscheidungen festzuhalten und Verantwortliche sowie Termine zu benennen.

Eine wichtige Unterscheidung ist dabei zwischen Fakten und Risiken vorzunehmen.

Projektorganisation

Nachdem nun die einzelnen Definitionen und Analysen abgeschlossen sind konnte ich auch intensiver mit dem Start eines Projektes beschäftigt werden indem unter anderen eine Projektmappe angelegt wird, aber auch die unterschiedlichen Formen einer Projektorganisation vorgestellt worden sind.

Zur Unterstützung einer Projektorganisation sind auch verschiedene Softwarelösungen am Rande angesprochen worden neben Enterpriselösungen sind hier MS Project aber auch OpenProject bzw. Project Libre erwähnt worden, was ich mir beides noch näher anschauen möchte.

Im Artikel "Unterschiedliche Möglichkeiten des Projektmanagement von der Projektplanung, Projektabrechnung und Projektdokumentation bis hin zum Einstieg in das SAP Modul Projektsystem PS" bin ich auch schon einmal auf einige Softwarelösungen eingegangen würde aber nach dieser Veranstaltung noch einige andere Anforderungen an eine Projektplanung setzen und hier mir tatsächlcih die erwähnten Produkte näher ansehen.

Zur Projektorganisation wird zwischen der Ablauforganisation in der die einzelnen Methoden (V-Modell), Vorgehensweise und Leitlinien definiert werden und der Aufbauorganisation in der die Personen und ihre Tätigkkeiten festgehalten werden.

Neben den einzelnen Formen der Organisation wie Linienorganisation, Task Force, Matrix Organisation oder Stabs-/Einflussorganisation wurden hier auch dieTeambildungsprozesse sowie eine Checkliste zu den einzelnen Aufgaben und Personen im Team festgehalten.

Hier ist auch ein wichtiger Punkt das Konfliktmanagement durch das schon im Vorraus Methodik und Umgang mit schwierigen Situationen etwas abgefangen werden kann.

Interessant für mich war hier auch die besondere Rolle des Lenkungsauschuss und die Unterscheidung oder Identität von Projektmanagement und Projektleitung als Personen.

Praktische Übungen Teil 2

Anhand des Anwendungsfalls identifizierten wir die einzelnen Risiken und stellten diesen entsprechende Maßnahmen gegenüber. Hierbei ist ein besonderes Thema, wie tief die einzelnen Risiken gegliedert werden.

Als Beispiel ist hier die Risikoanalyse unserer Gruppe ein gutes Beispiel:

Risikoanalyse Schiffsumbau

Wähend wir hier nur das Risiko zum Zustand des noch nicht gelieferten Schiffs erfasst haben, könnte dieses Risiko noch wesentlich tiefer geglieder werden:

So ergibt sich neben einer Kostenexplosion aus dem Zustand des Schiffs unter anderen folgende Punkte:

  1. Schiff ist nicht mehr umbaufähig
  2. Schiff kommt nicht an
  3. Schiff fällt in der Werft auseinander und blockiert die Werft
Die einzelnen Risiken sind hier treffend und möglichst konkret zu beschreiben auch um passende vorbeugende und eventuale Maßnahmen treffen zu können


Auch hier war es besonders hilfreich im Rahmen einer Präsentation passende Rückfragen zu erhalten und sich mit diesen auseinander setzen zu können.

Im Ergebnis merkten wir, dass im ersten Moment eine zu große Klammer um mehrere Risiken gefasst wurde.

Insbesondere stellt sich bei dieser Methode immer wieder die Frage, wieviel Energie in die Risikoanalyse gesteckt wird und welche Folgen ein Verzicht oder Ausbleiben einer  ausreichenden Analyse der Risiken haben kann.
 

Tag 3 Die Projektplanung zum Strukturplan


Im Rückblick betrachteten wir noch einma die Risikoanalyse, die unterschiedlichen Organisationsformen sowie die einzelnen Phasen der Teambildung nebst der Frage wie bei Konflikten umgegangen werden kann.

Danach gingen wir aber direkt in die Projektplanung über und machten uns Gedanken darum welche Stufen eine Planung durchlaufen muss. Als Hilfsmittel war hier der Projektstrukturplan das Mittel der Wahl in den dei einzelnen Schritte im Projekt strukturiert aufgezeichnet werden können.

Arbeitspakete als Tätigkeiten und Sammler

Die einzelnen Ebenen unterscheiden dabei einen objektorientierten oder einen funktionsorientierten Ansatz. Eine weitere wichtige Unterschiedung ist zwischen Meilensteine und Arbeitspaketen zu treffen. Wichtig bei den Arbeitspaketbeschreibungen ist es hier zu unterscheiden zwischen den Sammelbegriffen und etwaigen Tätikeiten.

Neben den Projektstrukturplänen sind auch noch weitere Strukturpläne von Bedeutung um zu erkennen auf welche Ressourcen in welcher Gewichtung zugegriffen wird.

Strukturplan

Dabei sind als weitere Eleemente

  1. Organisationsstrukturplan
  2. Ressourcenstrukturplan
  3. Kostenstellenstrukturplan
  4. Kostenartenstrukturplan
benannt um hier die Nutzung von Personen und Material innerhalb des gesamten Unternehmens auch abzubilden.

Bei der Planung ist auch immer eine Frage, wie mit Zeitreserven umgegangen werden kann.

Hierbei sind in den einzelnen Punkten auch SIcherheitsbedürfnisse vorhanden die in der Planung der Dauer einer bestimmten Tätigkeit Berücksichtigung finden werden. Diese können über ein GANTT Diagramm entsprechend abgebildet werden.

Mit dieser Methode ist der zeitliche Verlauf der einzelnen Tätigkeiten festgehalten.

Eine differnziertere Methode stellt hierfür die Netzplantechnik dar in der die einzelnen Aufgaben nach ihrer Abhängigkeit dargestellt werden.

Dabei können sowohl unterschiedliche Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben (Anordnungsbeziehungen) gebildet werden als auch diese so dargestellt werden, dass auch ein kritischer Pfad abgebildet werden kann. Insbesondere die einzelnen Vorgangsknoten haben hier Beziehungen untereinander die am folgenen Beispiel deutlich werden kann.

Netzplan und kritischer Pfad

Durch die zeitliche Abfolge (Dauer) der einzelnen Punkte innerhalb des Netzplan
ist auch der kritsichen Pfad offensichtlich. Sofern an der untersten Tätigkeit Zeit eingespart werden kann, nützt dieses nur insoweit etwas bis die nächste Tätigekit die längste Dauer hat und damit Teil des kritischen Zeitpfades ist.

Neben der Planung der einzelnen Tätigkeiten und Vorgänge muss aber auch ein Blick auf die Ressourcenplanung geworfen werden.

Ein klassischer Fehler ist dabei, dass die Projektleitung sich selbst mit der vorhandenen Kapazität nicht einplant und somit hier entsprechende Probleme entstehen. Sowohl durch die Projektplanung, Kontrolle und organisatorische Tätigkeiten bleiben dann möglicherweise andere Punkte liegen oder aber der Tag muss um einige Stunden verlängert werden.
 

Praktische Übungen Tag 3 - notwendige Arbeitspakete zum Schiffsumbau


Neben einer Aufschlüsselungen der in unserem Schiffsumbauprojekt erforderlichen Tätigkeiten haben wir diese Vorgänge auch unterschiedlich durch Sammler und Tätigkeiten sowie Meilensteinen erfasst und in einer Bezeihung gestellt. Dabei sind für die einzelnen Aufgaben auch die Zeiten erfasst worden und in bieden Gruppen ergibt esich ein entsprechendes Übersichtsbild auf die vorhandenen Aufgaben.

Aufgabenbeschreibung

Hier sind die Arbeitspaketbeschreibungen nach den einzelnen Schritten zum Umbau des Schiffs gegliedert... ebenso kann aber auch nach den Fachabteilungen eine Gliederung erfolgen.

Tag 4 Projektkostenplanung und Projektkontrolle

Nachdem am Vortag der Projektstrukturplan, als zeitliche Abfolge von Tätigkeiten, erfasst worden ist und die einzelnen Netzwerkknoten zur Identifikation des kritischen Pfades betrachtet worden sind nutzten wir den Tagesbeginn damit uns noch einmal einzelne Definitionen näher anzusehen.

Gerade bei der Definition von Meilensteine, im Sinne eines Projektmanagements, erscheint es sinnvoll diese auch in einzelne Klassen aufzuteilen.

Andernfalls würden bei einer Vielzahl von Meileinsteinen hier die Übersicht verloren gehen.


So können Meilensteine für das Management gesetzt sein, ebenso als Interfacepunkte an denen Informationen an die Fachabteilungen übergeben werden sollten.

Hierbei ist ein besonders wichtiger Punkt Projektmeilensteine von Deadlines oder Fristen zu unterscheiden.
 

Analyse des kritischen Pfades und kritischer Projektpunkte

Der kritische Pfad eines Projektes als längste zeitliche Abhängigkeit innehralb eines Projektstrukturplans stellt das Nadelöhr der Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgänger und Nachfolger der einzelnen Vorgänge dar. Die tatsächliche Reihenfolge ist zwar ein krtischer Vorgang, aber kein risikobehafteter Vorgang, so dass die Netzplatechnik von der Risikoanalyse abzugrenzen ist.

Kritische Punkte innerhalb eines Netzplans können nebenbei durch die Differenz von FMA (frühest möglicher Anfang) und SMA (spätest möglicher Anfang) ermittelt werden. Hier werden die Projekttage vorwärts zum Projektende als auch rückwärts vom Projektende berechnet. Auf Arbeitsvorgängen mit 0 liegt keinerlei zeitlicher Puffer vor, so dass dieses die kritischen Punkte sind an den angesetzt werden kann.

Ein wichtiger Punkt der Netzplantechnik ist hierbei tatsächlich, dass nur diese Punkte vernetzt werden sollten, die auch vernetzt sind.

Schätzung / Qualifizierte Planung des zeitlichen/ressourcielen Aufwand

Neben der Netzplantechnik ist auch die Schätzung des Aufwands an Personentagen ein wichtiger Punkt um den Aufwand für die einzelnen Arbeitspakete zu schätzen.

Während sich bei der Analogie Methode auf vorherigen Erfahrungen berufen wird stellt die Delphi Methode ein Austausch unter Experten dar und das Function-Point-Verfahren rechnet die Zeit aus einzelnen Arbeitsschritten auf die Gesamtanforderung hoch.


Neben der zeitlichen oder termintreue Planung ist auch die ressourcentreue Planung ein wesentlicher Punkt. Insbesondere sollte dabei das Mitarbeitergebirge beachtet werden, wonach für eine bestimmte Täigkeit nur ein entsprechender Anteil an der Arbeitszeit der Beschäftigten tatsächlich benötigt wird und einzuplanen ist.

Beim Auftreten mehrere Anforderungen in einer Abteilung (Stichwort Matrix Organisation) kann es schon zu Zielkonflikten kommen. Grundsätzlich kann hier durch die Setzung von Prioritäten in der Abteilung gearbeitet werden oder alternativ per Multitasking jeweils abwechselnd an Teilstrecken der Aufgaben gearbeitet werden. In der Praxis ist dieses aber dann im Ergebnis ebenso lange, nur dass zwischendurch Teilergebnisse vorliegen könnten,

Jedes Projekt wandelt auch entsprechende Ressourceneinsätze in Projektkosten um.

Hier bietet Microsoft Excel die Möglichkeit durch Pivot Listen in Tabellen umzuwandeln.
Im Artikel "Buchempfehlung »Excel Pivot-Tabellen für dummies« von Martin Weiß ( tabellenexperte.de )" kann ich weiterhin eine sinnvolle Weiterbildungsmöglichkeit durch ein gedrucktes Buch zum Thema empfehlen.

Projektkostenkalkulation

Um eine Kostenentwicklung zu betrachten kan ein Kostenentwicklungsplan neben den einzelnen Kosten als Säulen auch ein Liniendiagramm zur Darstellung der kumulierten Kosten dargstellt werden.

Gerade bei der Projektkostenkalkulation liegen oftmals vier Fehler vor.

Die Kostenplanung erfolgt auf Basis der einzelnen Projektphasen und des bewerteten Material und Zeiteinsatzes der einzelnen Ressourcen. Liegen diese nciht vor, kann auch kein Budget angesetzt werden. Auf der anderen Seite kann eine zu detailreiche Planung auch zu viele SIcherheitszuschläge erhalten, so dass auch hier etwas Vorsicht gewahrt sien sollte.

Ist der Aufwand jedoch zu optimistisch geschätzt kann Unvorhergesehenes die Planung komplett über Bord werfen, während ein zu eingeschränkter Blickwinkel die Expertise aus den Fachabteilungen sinnvoll macht.


Die auf diese Weise erfasste Planung wird als genehmigte Planung als Soll für den Projektverlauf angesetzt und ermöglicht es hier einen Soll/Ist Vergleich im Rahmen der Projektkontrolle zu ermöglichen.

Hierdurch greifen Planung->Realsiiserung-> Kontrolle und Steuerung ineiander über.

Entsprechend wichtig ist hier aber eine zeitnahe Rückmeldung innerhalb der einzelnen Vorgänge.

Dieser Basisplan kann dann noch entsprechend angepasst werden, bei absehbaren Termnüberschneidungen.

Basisplan

Der sogenannte Basisplan wird im Laufe des Projektverlaufes immer wieder als Vergleichsgröße (Schatten) zum tatsächlichen Verlauf des Projektes herangezogen.

Um dne Projektfortschritt zu bewerten gibt es in der DIN 69903 eine Definition von Größen die den Fertigstellungswert anhand bewerteter Arbeit bewerten.

  • PV Planed value stellt die geplanten Kosten des Projektes dar
  • EV earned value ist der Mehrwert der geleisteten Arbeit im Vergleich zum Planansatz Verschiebt sich das Projekt über den geplanen Terminbeginn verringern sich auch die geplanten Kosten bis zum geplanten Projektende im Vergleich zum Plan (Blickpunkt ist hier der Monat 3 als Projektstart, auch wenn das Projekt eigentlich zum Monat 1 hätte starten sollen
  • Die AC Actual Cost stellen dafür die tatäsclich angefallenen und gebuchten Kosten dar

Als Varianzen können hier Kosten und Zeitvarianzen betrachtet werden.

SV schedule variance = EV-PV
CV cost variance = EV - AC

Gerade bei den AC können ungeplante Einflüsse wie Tarifsteigerungen oder Mehrkosten die Kosten erhöhen und zur Kostenabweichung führen.

Ein weiterer Punkt. der auch für die Risikovorsorge genutzt werden kann ist die Meilenstein Trend Analyse in der durch Statusberichte anhand der Berichtstermine und Meileinsteine entsprechende Verschiebungen im Projekt erkennbar werden.

Ein wichitger Punkt zur Kontrolle und Vorlage für den Lenkungsausschuss sind Quality Gates in denen die einzelnen Teilabschnittsergebnisse gesammelt und ein weiteres Vorgehen erst nach Freigabe erfolgen kann.

Übungen Tag 4 - Anordnungsbeziehungen und Kritische Pfad Analyse unserer Vorgänge

Als Teil der Planung wählten wir nun die Netzplantechnik um die geplanten Arbeitsvorgänge und Abhängigkeiten an unseren Schiffsumbau näher zu betrachten und diesen in der richtigen Reihenfolge zu setzen.

Da der Plan dann etwas größer wurde habe ich die Einzelteile zusammengeschnitten:

Schiffsumbau bis zur Zerlegung des Schiffs


Schiffsumbau Umbauarbeiten

Auch auf der Tafel war irgendwann ein Punkt erreicht dann doch die Fortsetzung durch einen Punkt zu erweitern.

Aber am Ende konnte das Schiff danndoch mit einer Verspätung fertig gestellt werden.

Schiffsumbau kritischer Pfad


Wenn wir uns die gesammelten Arbeitspakete betrachten sind diese nun doch wesentlich stärker nach zeitlichen Aspekten gegliedert.

Vergleich Arbeitspakete

Wobei diese Zeichnungen natürlich sinnvoller in einer Softwareanwendung gesammelt und dargestellt werden, so dass hier auch Abweichungen festgehalten werden können.

Ansicht Netzplan Projektmanagementsoftware

Hier sind nicht nur die Projektstrukturpläne sondern auch unterschiedliche Basispläne aber auch ein Netzplan darstellbar.
 

Tag 5 Projektende und Projektabnahme

Der letzte Tag war dann erneut einem Review auf die zuletzt besprochenen Themen gewidmet. Sowohl der Basisplan als vom Lenkungsausschuss als Grundgerüst genehmigter Abllauf als auch die Unterscheidung zwischen Plan und Soll waren dabei noch die einfachen Punkte, auf die Rückfrage an welcher Stelle ein Baseline Review erfolgen sollte wurden auch noch einmal die Besonderheiten des Change Management und gerade die Sinnhaftigkeit eines eigenen Punktes Changes als Sammler innerhalb des Projekts erfasst.

Eine spannende Überlegung, wenn auch eher technisch, war für mich die einzelnen Baselines als Archiv zu betrachten und nur eine führende Baseline als Basis für den Vergleich zum Soll im Netzplan zu verwenden.

Gerade bei der Ressourcen und Termintreuen Planung sind auch die Begriffe Earned Value und Planed Value nochmals voneinander unterschieden worden.

Planend Value stellt dabei die bewertete Leistung über die Laufzeit dar und wird aus der Baseline als genehmigter Plan betrachtet während die earned value den Mehrwert der geleisteten Kosten betrachtet. Dieses ist ein Element der ressourcenreuen Planung beim Vergleich des Projektfortschritt zum Soll (Wert der laut Plan verbraucht werden soll ist hierbei oftmals vom tatsächlich abzusehenden Verbrauch zu unterschieden.

Immerhin die actual Cost kenne ich schon aus dem Controlling als bisher angefallene IstKosten. :)

Auch abseits davon sind die Verknüpfung von Ressourceneinsatz und anfallenden Kosten etwas, dass seitens Controlling immer wieder gerne betrachtet wird.

So sind die geplanten Projektkosten durch die mit Kosten gewichtete Ressourceneinsätze pber Personal, Material aber auch Finanzierungen in der Kostenartenrechnung absehbar.

Passenderweise widmete sich der letzte Tag des Bildungsurlaub dann dem Projektende, was mit einer Projektabnahme durch den Kunden abgeschlossen wird.

Hilfreich istvhier ein Abnahmeprotokoll durch das nich nur die Projektbeschreibung noch einmal aufgeführt ist sondern auch schriftlich die Abnahme oder Ablehnung festgehalten wird. Gerade bei Problemen sollte darauf geachtet werden, dass tatsächlich alles was nicht moniert worden ist als abgenommen gilt. Gerade wenn das Werk erstellt ist fehlt es seitens des Auftragsnehmer gegenüber Auftraggeber auch an Druckmitteln um etwaige Ausstände noch abfangen zu können.

Sollten Gründe zur Ablehnung vorliegen ist es sinnvoll hier eine Liste der Gründe festzuhalten die dann nachgebessert werden können.

Neben festgestellten Mängeln sollte im Übernahmeprotokoll auch festgehalten werden, welche Prüfungen durchgeführt worden sind und wie diese dokumentiert worden sind.

Neben externen Auftraggebern kann dieses auch sehr hilfreich bei internen Projekten sein.

Bei Softwareentwicklungen ist auch ein Akkzeptanztest (durchgeführt vom Kunden) hilfreich indem sowohl Test Szenarien als auch einzelnen Testfälle definiert und auch durchgeführt werden.

Ist das Projekt abgeschlossen und sämtliche Erinnerungen noch frsch, sollte auch eine Projektabschlussanalyse durchgeführt werden.

Hier kann nicht nur die Termintreue auf Basis der Terminplanung (siehe Basisplan) und die Wirtschaftlichkeitsanalyse durchgeführt werden sondern auch die Erfahrungen aus diesem Prpjekt in das hausinterne Vorgehensmodell überführt werden.

Danach kommt es zur Projektauflösung wodurch die einzelnen Ressourcen wieder in die Fachabteilungen zurück kehren. Ein wichtiger Punkt ist hier nicht nur der Projektabschlussbericht indem die Erfahrungen und Verbesserungen für nachfolgende Projekte festgehalten werden sondern generell der Punkt der Erfahrungssicherung (Lessons learned) die einen internen Mehrwert schaffen können.

Diese sollten jedoch auch in den einzelnen Projektabschnitten schon festgehalten sein um später ins Methodenhandbuch übernommen zu werden.

Weiteres Material

Neben der Theorie und den gesammelten Erfahrungen im Projektbeispiel betrachten wir uns auch unterschiedliche Formulare und Checklisten in denen eine Vorstellung zu den einzelnen Dokumenten und Formularen festgehalten werden konnte. Tatsächlich können hier Dokumente neben einer Projektplanungs- Projektmanagementsoftware einen weiteren Mehrwert stiften.

Als Auszug haben wir hier über Vorlagen wie:

  • Projektzielplanung
  • Projektstrukturplan
  • Funktionen und Rollendiagramme.
  • Projektkostenplan
  • Risikoanalyse
  • Statusbericht
aber auch ganz praktische Unterlagen wie Sitzungsprotokolle und Gestaltungen von Meetings gesprochen und Empfehlungen mitgenomme


Insebsondere die Merkzettel zum Beispiel zur Planung der Projekt Abschluss Sitzung mit Rollenverteilung und erforderlichen Unterlagen und Rollen der Teilnehmenden ist hier eine gute Vorlage für ein strukturiertes Vorgehen.

Dabei können viele der erwähnten Punkte zur Vorbereitung und Durchführung einer Projektsitzung auch auf "normale" Sitzungen übertragen werden und hier hilfreich sein.

Fazit Bildungsurlaub

Wenn ich mir meine Erwartungen betrachte wurden diese im Bildungsurlaub erfüllt. Mir war es wichtig einen Überblick über die Methoden de Projektmanagement zu erhalten und einige praktischen Methoden zu verinnerlichen um darauf abbauend selbst tiefer ins Thema einsteigen zu können.

Gerade in Hinblick auf vorhandene Statusberichte und Dokumentationen habe ich nun für meine tägliche Arbeit einige Punkte mitnehmen können und hoffe diese bei künftigen Projekten auch ausbauen zu können.

Gerade wenn es um die Projektantragsstellung anbelangt sind mir nun einige weitere Punkte klarer geworden aber auch bei der Durchführung von internen Projekten sehe ich derzeit abseits der technischen Unterstützung viele Methoden die mir auch an anderer Stelle sicherlich weiter helfen könnnen.

Bildungsurlaub selbst ist in den einzelnen Bundesländern geregelt jedoch stehen in allen mindestens 5 Tage zu, die oftmals als bezahlten Sonderurlaub gewährt werden. Hierbei müssen die Veranstaltungen  als Bildungsurlaub akkrediert sein und damit auch inhaltlich bestimmte Anforderungen erfüllen. Gerade als Bildungsurlaub akkredierte Veranstaltungen stellen hier aber zumeist kein Problem dar.

Für mich ist bei der Wahl des entsprechenden Angebots aber tatsächlich entscheidend inwieweit es mir etwas bringt und ich das erlangte Wissen dann auch in der ein oder anderen Form anwenden kann.

Im Rückblick auf die vergangenen Tage denke ich, dass sowohl die gerlernten Methoden als auch der Umgang mit der Herausforderung am Fallbeispiel hilfreich war und gerade die WIederholungen am Folgetag dabei geholfen haben das gelernte zu verinnerlichen und sich noch einmal selbst Gedanken darüber zu machen, wie Projektmanagement im eigenen (beruflichen) Alltag eingesetzt werden kann.

Da wir sowohl das Skriptum (Präsentation) als auch Arbeitsmaterialien als digitales und analoges Medium erhalten haben freue ich mich schon sehr darüber, dieses intensiver betrachten zu können und bin neugierig, wie de gelernten Methoden nun in meinen eigenen Arbeitsalltag integriert werden können.

Was das Bildungsurlaubangebot der VHS Wiesbaden anbelangt sind hier auch noch weitere spannende Themen zu finden und sowohl die Lage als auch die technische Ausstattung der einzelnen Räume überzeugt hier direkt. Etwas bedauert habe ich allenfalls, dass die Cafeteria wohl geschlossen ist, aber in der näheren Umgebung gibt es mehrere Möglichkeitend er Verpflegung inklusive der Versorgung mit Kaffee.

Die Teilnamekarte gilt gleichzeitig als ESWE Kombiticket, so dass hier ein Fahrauswaus zur Fahrt im VMV auf den Linien von ESWE Verkehrt und der Mainzer Verkehrsgesellschaft genutzt werden kann. Das Ticket gilt frühestens 2 Stunden vor Beginn der Veranstaltung und ermöglicht eine Rückfahrt wähend 2 Stunden nach Ende der Veranstaltung. So kann grundsätzlich auch etwas ausserhalb geparkt werden oder ganz auf die Anfahrt per Auto verzichtet werden. Wie üblich ist am Ende der Veranstlatung auch eine Teilnahmebescheinigung als Nachweis an die Teilnehmenden verteilt worden.

Zusammenfassend hat mich der Bildungsurlaub ein ganzes Stück weiter gebracht und ich freue mich schon sehr darüber nun das Ganze in der Praxis anwenden zu können.

Ebenso wie das Thema Mindmap ist mir auch das Thema Projektmanagement bisher als sehr abstrakt begenet und umso mehr freue ich mich darüber im Rahmen dieser Weiterbildung eine gute Grundlage erhalten zu haben um dieses in der Praxis ausbauen zu können. Wie im Artikel "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" beschrieben nutze ich das Instrument mittlerweile beinahe natürlich zur Entwicklung von neuen Berichtsanforderungen und hoffe, dass ich auch die Methoden des Projektmanagement auf künftige Herausforderungen anwenden kann.



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Tags: Berichtswesen

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