Im Rahmen einer Makroarbeitsmappe werden über ein Makro "Ergebnisdateien erzeugen" für die jeweiligen Berichtsempfänger Dateien erstellt und über ein zweites Makro "Ergebnisdateien befüllen" aus einer Hochrechnung Daten gefiltert und in den entstehenden Arbeitsmappen eingefügt.

Mit den Wechsel auf Office 2016 (siehe dazu auch meinen Artikel "Arbeitsrechner neu einrichten Wechsel auf Windos 10, aktuelle Office Version sowie SAP und Excel anpassen") funktioniert zwar noch die Erstellung der Ergebnisdateien aber nicht mehr das Makro "Ergebnisdateien befüllen".

Hier kommt es zum "Laufzeitfehler 9 Index außerhalb des gültigen Bereichs" und das Makro stoppt im Debugmodus bei der Anweisung wbErgebnisdatei.Worksheets(2).Activate . Da das Makro auch noch mit unterschiedlichen Funktionen arbeitet fällt es etwas Schwer hier im VBA-Coding die einzelnen Schritte nachvollziehen zu können insbesondere, da die Lösung doch sehr spezifisch für einen Bericht ist.

Hier zahlt es sich aber aus, dass eine Dokumentation über das Makro und die Berichtsmappen erstellt worden ist und der Satz "Zuletzt wird die Ergebnisdatei formatiert und ihre Registerblätter mit den Werten aus dem Zellbereich beschriftet." brachte dann die Ursache hervor.

Manchmal kann ein Wechsel zu Office 2016 unerwartete Effekte haben. Im Standard ist in den Excel-Optionen (zu finden unter DATEI->OPTIONEN) im Register "Allgemein" im Abschnitt "Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen" die Option "So viele Arbeitsblätter einfügen" mit 1 aktiviert.

Bei den vorherigen Excel-Versionen werden immer automatisch drei Tabellenblätter angelegt (Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3).

Beim Erstellen eines Finanzberichtes werden automatisch über das Makro "Ergebnisdateien erzeugen" für jeden Berichtsempfänger eine eigene Datei erstellt in der über das zweites Makro die Tabellenblätter umbenannt und mit gefilterten Daten versorgt werden.  

Bei der Datenbefüllung kommt es im Makro nun aber zur oberen Fehlermeldung, da die Blätter "Tabelle2" und "Tabelle3" fehlen und hierauf Bezug genommen wird.

Neben der Möglichkeit über die Optionen wieder drei Tabellenblätter automatisch anzulegen ist eine zweite Option im Makro "Ergebnisdateien erzeugen" die Anweisung zur Anlage von entsprechenden Berichtsdateinamen um die Anweisung

ActiveWorkbook.Sheets.Add Before:=Worksheets(Worksheets.Count)

vor der Anweisung

ActiveWorkbook.Close

hinzuzufügen, so dass weitere Tabellenblätter erstellt werden und im Ergebnis wieder drei Tabellenblätter vorhanden sind.

Danach können die erstellten Ergebnisdateien auch mit entsprechenden gefüllten Daten befüllt werden. Das Makro an sich ist natürlich wesentlich umfangreicher, aber zumindest anhand der Fehlermeldung war dann nachvollziehbar, woher dieser Fehler entstanden ist und weswegen es hier zu Problemen gekommen ist.

Zusammenfassend würde ich das gesamte Problem wohl unter "Kleine Änderung und große Wirkung" beschreiben. Insgesamt sind solche Änderungen aber wohl bei jeder Software, egal ob nun VBA Projekt in Excel oder eine Datenfeldänderung in SAP, ein Problem und zeigt die Notwendigkeit von Pflege und Wartung auch von bisher problemlos laufenden Programmen.
 
 

Berichtswesen nicht nur mit Excel
Beruflich ist ein Schwerpunkt meiner Arbeit das Controlling und Berichtswesen. Neben Excel arbeite ich hier auch besonders gerne mit SAP. Schon bei der Konzeption eines umfangreichen Berichtes und etwaiger Dashboards ist es hier hilfreich sich im Vorfeld passende Gedanken zu machen. Hier habe ich im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« (Buchvorstellung, für 19,95 EUR bestellen) einige Punkte festgehalten.

Im Blog finden Sie aber auch regelmäßig Praxisbeispiele rund um die Themen SAP, Berichtswesen und Controlling. Viele Beispiele sind dabei mit Bezug zur Hochschule aber können, wie der Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" auch für andere Branchen genutzt und als Grundlage zum Aufbau eines eigenen Berichtswesens genutzt werden.

Ich würde mich freuen, wenn meine Bücher (Publikationen) aber auch Schulungen (Workshop & Seminare) auch für Sie interessant wären. Weitere Partnerangebote, wie auch eine Excel Schulung zu Pivot finden Sie ebenfalls unter der Rubrik Onlineshop.

Manchmal bedarf es einfach eines externen Stups in die richtige Vorgehensweise um ein Problem zu lösen. Mein bisheriger Finanzbericht tendierte dazu ewig zu laufen (durch viele Verweisfunktionen (siehe "Grundlagen in Excel Verweisfunktionen SVERWEIS WVERWEIS und VERWEIS") die nach Eingabe eines neuen Wertes eine sehr lange Berechnung von Werten nach sich gezogen haben.
 

Bedingtes Suchen nach Daten oder Suche erst dann, wenn es etwas zum Finden gibt

Der Artikel "SVERWEIS mit Raketenantrieb" auf tabellenexperte.de brachte dann aber eine elegante Lösung für dieses Problem. Die vorgestellte Lösung ist eine WENN Funktion, die erst einmal schaut, ob ein Suchwert ungefähr in den zu durchsuchenden Daten vorhanden ist und danach den Treffer mit der Suche vergleicht und erst in Folge dessen eine echte Suche durchführt.

Hier hat es dann für mich Klick gemacht und ich verfahre nun wie folgt:

Mein Problem war, dass zu einer Projektnummer entweder keine Daten, Daten aus der Drittmittelstatistik oder aus einen aktuellen Recherchebericht vorliegen.

Jetzt habe ich zwei Hilfsspalten "Drittmittelstatistik vorhanden? Dann 2, sonst 0" und "Rechercheberichtdaten vorhanden? Dann 1 sonst 0"). Ist die Summe beider Hilfsspalten kleiner als 1 wird keine Suche durchgeführt, bei größer 1 eine Suche in der Drittmittelstatistik und bei 1 im Recherchebericht.  :)

Im Grunde entspricht dieses auch der Vorgehensweise im Klassiker "Fliegendes Klassenzimmer" von Erich Kästner wo es geschrieben steht: "Forscht, wo ihr was zum Forschen findet. Das Unerforschbare laßt unergründet." 📖

 

INDEX und VERGLEICH als Alternative zum SVERWEIS mit Namen für die Matrix

Dieses ist eigentlich eine ganz einfache Lösung, die aber durch oberen Artikel inspiriert wurde. Dieses wäre aber noch kein eigener Artikel wert (allenfalls ein Danke-Kommentar) wenn ich nicht gleichzeitig auch auf den Artikel "Ein echtes Dream-Team: INDEX und VERGLEICH" erneut gelandet wäre und mich endlich einmal intensiver mit INDEX und VERGLEICH auseinander gesetzt hätte. Bisher hat mich diese Formelkombination etwas abgeschreckt, aber am Beispiel eines aktuellen Finanzberichtes sehe ich hier tatsächlcih einen enormen Vorteil für mich.

Schon im Artikel ""Als Tabelle formatieren" um eine dynamische Datenquelle für Pivot-Tabellen zu erhalten" merkte ich, dass die Tabellenfunktion einige Vorteile hat und für meinen Fall habe ich eine Tabelle mit Kostenstellenstammdaten als Tabelle formatiert und direkt als T_Kostenstellenstamm wie in folgender Abbildung benannt.



Hierdurch habe ich nun eine Tabelle die mir alle Kostenstellen, Bezeichnung und Verantwortlicher ausliefert.

Nun kommen die beiden Funktionen INDEX und VERGLEICH ins Spiel.

Durch die Formel INDEX kann ich aus einer Matrix eine bestimmte Zeile und eine bestimmte Spalte ausgeben.

Das Wunderbare ist nun, dass ich statt einer Matrix auch obigen Tabellennamen ausgeben kann.

Der Syntax lautet:
=INDEX(  Matrix   ;  Zeile   ; Spalte )

So ergibt die Formel:

=INDEX(T_Kostenstellenstamm;5;3)

das Ergebnis Lotse (3. Spalte, 5. Zeile der Tabelle).


Dieses wäre nun noch kein Mehrgewinn, denn woher ist mir bekannt, in welcher Zeile die relevante Kostenstelle ist? Zumal ich hier willkürlich nach der Kostenstelle 1040000 geschaut habe.

Entsprechend kommt hier noch die Formel VERGLEICH ins Spiel.

Ihr Syntax lautet:

= VERGLEICH(   Suchkriterium  ;  Suchmatrix  ; Vergleichstyp  )

Wobei der Vergleichstyp 0 eine exakte Übereinstimmung erfordert (-1 soll einen kleineren Wert und +1  einen größeren Wert suchen)

Spannend ist, dass hier als Suchmatrix nun auch wieder der benannte Bereich in unserer Datentabelle T_Kostenstellenstamm genutzt werden kann.

Konkret bedeutet dieses, dass ich durch folgende Formel direkt die relevanten Daten erhalte.



Zur Kostenstelle in der Spalte B (hier Zelle B2) wird über die Formel:

=INDEX(T_Kostenstellenstamm;VERGLEICH(B2;T_Kostenstellenstamm[Kostenstelle];0);2)

genau die Bezeichnung aus der benannten  Tabelle T_Kostenstellen  heraus gesucht.

Übersetzt lautet die Formel

• =INDEX(T_Kostenstellenstamm;
  Schaue in den Index der Tabelle T_Kostenstellenstamm und gebe mir als Zeile das Ergebnis von
• VERGLEICH(B2;   T_Kostenstellenstamm[Kostenstelle];  0)
  der Suche nach B2 in der Spalte Kostenstelle der Tabelle T_Kostenstellenstamm mit Vergleichstyp 0 also einer exakten Übereinstimmung aus
• ;2)
  danach möchte ich aus dieser Tabelle T_Kostenstellenstamm die 2. Spalte haben, welche der Bezeichnung entspricht.

Natürlich könnte ich nun statt der Spalte auch wieder eine Vergleichsfunktion ausführen indem ich die Spaltenüberschriften nach der übereinstimmenden Spaltenbezeichnung durchsuche, aber das wäre dann doch zu viel des Gute.

An dieser Stelle einmal ein herzliches Danke an Excel-Blogs im Web die dann doch  eine schöne Lösung finden und mir selbst immer wieder dabei helfen, etwas Neues zu lernen.

Nachteil: Mehrere Werte bzw. Treffer möglich

Grundsätzlich ist diese Methode bei Einzelwerten hilfreich wenn aber bestimmte Werte mehrfach vorkommen wird nur der erste Treffer sowohl bei SVERWEIS als auch INDEX,VERGLEICH genommen. Damit hier auch mehrere Treffer genommen werden können bietet sich entweder die Formel SUMMEWENN oder eine Matrixformel an. Hier werde ich aber noch einen anderen Artikel zu schreiben.

Nachtrag:
Dieses ist mittlerweile im Artikel "SUMMEWENN über mehrere Spalten in Excel oder Personalkostenhochrechnung auf Innenauftrag zusammenfassen" passiert.
 

Beim Einrichten des neuen Rechners an der Arbeit (siehe "Arbeitsrechner neu einrichten Wechsel auf Windos 10, aktuelle Office Version sowie SAP und Excel anpassen") hatte ich ja schon die PERSONAL.XLSB erwähnt die ich von der Office 2010 nach Office 2016 mit umgezogen hatte.

Wie im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" erläutert arbeite ich gerne mit einer kleinen Sammlung von Makros die ich in vielen Excelmappen anwende. Dazu sind einige hilfreichen Makros zum Beispiel zur Aufhebung eines Passwortblattschutz oder Anlegen eines Inhaltsverzeichnis in der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert.

Über  + R kann die Funktion SHELL:APPDATA aufgerufen werden.

Im Unterordner

• ROAMING
• MICROSOFT
• EXCEL
• XLSTART

liegt dann im Quellrechner die Datei PERSONAL.XLSB die auch direkt auf den neuen Rechner kopiert werden kann, so dass hier die alten Makros direkt wieder genutzt werden können. Die Makros in der persönlichen Arbeitsmappe stehen immer zur Verfügung und sind nicht an einer geöffneten Excelmappe gebunden.

Hierzu muss die Mappe jedoch einmalig eingerichtet werden. Dieses ist am einfachsten möglich indem ein "Dummy-Makro" (ein beliebiges Makro) aufgezeichnet wird und in der persönlichen Arbeitsmappe gespeichert wird.

Ein nicht direkt dieser Mappe zugeordnetes Problem war aber das Auftreten einer Geistermappe beim Öffnen einer Excel-Tabelle ein zweites Excel ohne Inhalt geöffnet wurde, ganz so als sei da eine Mappe ausgeblendet (was auch tatsächlich der Fall ist, aber eigentlich hätte diese nicht eine zweite Excel Instanz starten sollen).

Das geheimnisvolle zweite Excel-Fenster oder Geisterarbeitsmappe

Sofern ebenfalls eine PERSONAL.XLSB aus der alten Office Version im Einsatz habt wird neben einer neuen Excel-Datei (oder einer geöffneten Exceldatei) stets auch ein zweites leeres Excel-Fenster geöffnet. Dieses scheint daran zu liegen, dass die persönlcihe Excelarbeitsmappe in einer älteren Version gespeichert worden ist und ihr diese nicht vollständig ausblenden könnt.

Wie oben beschrieben kann in den Ordner XLSSTART die Datei PERSONAL.XLSB gelöscht werden und eine neue erzeugt werden. Hierzu muss im Ribbon ANSICHT in der Befehlsgruppe MAKROS ein neues Makro aufgezeichnet und dieses in der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert werden.



Danach kurz ein paar Eingaben, die Makroaufzeichnung abschliessen und das Makro bearbeiten. Hierzu muss die PERSONAL.XLSB über ANSICHT->FENSTER-> EINBLENDEN wieder eingeblendet werden. Das neu aufgezeichnete Makro kann durch die bisher angelegten Makros aus der alten Makroarbeitsmappe überschrieben werden.

Ein in meinen Augen sehr sinnvolles Makro für die Persönliche Makroarbeitsmappe ist das Makro Excel Blattschutz aufheben, Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter oder auch die im Artikel Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel beschriebene Makros, welche nicht in der Zieldatei gespeichert werden müssen aber sinnvollerweise immer einmal wieder angewendet werden können.

Geister in Excel oder Folgen des Ausblenden einer ganzen Arbeitsmappe

Auch wenn die obere Fehlermeldung stark nach 1. April klingen mag, hat sich dieser Fehler tatsächlich bei mir so zugetragen und es hat eine ganze Weile gedauert, bis ich die Ursache gefunden habe.. Die Ausblendenfunktion in Excel (zu finden im Ribbon Ansicht in der Befehlsgruppe Fenster) hat aber auch eine Kollegin zur Verzweiflung gebracht die eine Arbeitsmappe nicht öffnen und bearbeiten könnte, da diese angeblich gesperrt war. In Wahrheit hatte sie diese selbst ausgeblendet was zu einigen merkwürdigen Fehlern beim Absturz von Excel geführt hatte. Es war für niemanden mehr möglich diese Datei zu bearbeiten. Immerhin war sie in Libre- bzw. OpenOffice noch zu öffnen.
 

Frohe Ostern

Gerne mag ich hier die Gelegenheit nutzen und auch hier im Blog an alle Lesende "Frohe Ostern" und schöne Feiertage wünschen.



Auch wenn manche Software das ein oder andere Easteregg enhtalten mag, noch immer bin ich von "Easter Egg: Piraten in Excel 2010!" ein großer Fan, hoffe ich doch, dass der heutige Feiertag in vertrauter schöner Umgebung, Entspannung und vielleicht mit etwas weniger Arbeit begannen werden kann.

Von daher wünsche ich sei es bei Osterei und Osterspaziergang oder bei einer anderen Tradition am heutigen Tag alles Gute und freue mich schon darauf wieder voneinander zu lesen, hören oder zu sehen.
 

In der "Buchempfehlung »Excel Pivot-Tabellen für dummies« von Martin Weiß ( tabellenexperte.de )" sind nicht nur umfangreichere Themen rund um  das Thema Excel-Pivot-Tabellen vorgestellt worden (wie Datenmodelle oder der Aufbau eines Management-Desktop sondern gerade im ersten Kapitel sind auch auf Grundlagen eingegangen worden die ich mir nun ebenfalls angeeignet habe.

Darunter zählt auch die Funktion "Als Tabelle Formatieren" die im Ribbon Start in neueren Excel-Versionen zu finden ist. Die Funktion ist in der Befehlsgruppe "Formatvorlagen" zu finden und eignet sich nicht nur dafür, dass hier Tabellen schön formatiert sind.

Bisher empfand ich die Funktion schon hilfreich um "Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen" oder einfach damit die Tabellen etwas schöner aussehen als ich sie formatiert hatte.

Zur Aktualisierung der Daten aus "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" möchte ich die Grundlage für die Pivot-Tabelle um weitere Jahre zu erweitern.

Bisher habe ich hier immer den Datenbereich neu definieren müssen und hatte auch an anderer Stelle die ein oder andere Hürde zu überwinden. Wie üblich in Excel gibt es aber mehr als einen Weg um dieses zu bewerkstelligen und so habe ich nun eine neue Funktion in Excel sehr zu schätzen gelernt, die ich bisher eher zur Seite geschoben habe.

Daten als Tabelle formatieren

Der erste Schritt ist, dass ich die Tabelle entweder durch die Schaltfläche "Als Tabelle formatieren" (siehe 1 in unterer Abbildung) oder durch die Tastenkombination STRG und T in eine formatierte Tabelle umwandele. Wichtig ist, dass die bisherige Tabelle hier komplett erfasst ist und die Option Tabelle hat Überschriften (siehe 2 in unterer Abbildung) markiert ist.

Datentabelle Namen zuweisen

Damit sieht die Tabelle nicht nur wesentlich hübscher aus sondern kann, wenn man eine Zelle in der Tabelle markiert hat über die Tabellentools im Ribbon Entwurf (1 in unterer Abbildung) einen eigenen Namen (unter 2 in unterer Abbildung) erhalten.



Statt Tabelle1 kann dieser Name zum Beispiel Grunddaten_Drittmittel sein. Dieser Name kann dann als Datenherkunft einer Pivot-Tabelle verwandt werden.

Dynamischer Datenbereich als Grundlage für Pivot-Tabellen

Soweit ist dieses noch kein Hexenwerk, eine spannende Option ist jedoch, dass sobald ich weitere Daten an die Tabelle anfüge sich die Tabelle automatisch um die neuen Zeilen erweitert, so dass ich durch Zuweisung des Tabellennamen als Datenquelle für die Pivot-Tabelle nicht mehr die Datenherkunft aktualisieren muss oder aber mit der  "Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN - Datenbereich dynamisch von der Größe anlegen" wie im Artikel "SVERWEIS ohne NV und dynamische Größen für Datenbereiche" hier etwas umfangreicher den Datenbereich über eine Formel identifizieren muss.

Ergebniszeile und Datenschnitten bei als Tabelle formatierte Daten

Ein weiterer Vorteil dieser formatierten Tabelle ist, dass hier auch eine Ergebniszeile (aktiviert durch 1 in folgender Abbildung) markiert werden kann und hier über einzelne Spalten Summen, Anzahl oder andere Ergebnisse (siehe 2 in folgender Abbildung) gebildet werden diese aber nicht in die Datenquelle der Pivottabelle mit übernommen werden.

Dabei wird hier als Option direkt die Funktion TEILERGEBNIS angeboten, so dass hier Anzahl, Summe und diverse andere Optionen ausgewählt werden können.



Ein Kollege hat mich per Mail zum Artikel "Excel rechnet mit Farben oder ZÄHLENWENN bzw. SUMMEWENN anhand der Hintergrundfarbe der Zelle dank ZELLE.ZUORDNEN ohne VBA" auf den Artikel "In Excel mit Farben rechnen" hingewiesen wo ebenfalls diese Funktion angesprochen wird.

An dieser Stelle trifft dann tatsächlich der Kommentar meiner Frau zu, dass mein Internet relativ betrachtet klein ist und tatsächlich zu bestimmten Themen immer wieder bekannte Quellen auftauchen :-). Zumindest ist dies eine gute Begründung zur kleinen Anekdote im Abschnitt "Nachtrag Makrofunktionen und Excel 2016:".

Im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" ist auch noch ein weiterer Vorteil dieser Tabellen erwähnt.

Durch Martin Weiß (tabellenexperte.de) ist ein weiterer Vorteil der Datenschnitten ab Excel 2013 erwähnt. Im Artikel "Bequemer filtern mit Datenschnitten" weist er darauf hin, dass ab Excel 2013 tatsächlich Datenschnitten auch auf "als Tabelle formatierte" Tabellen angewandt werden kann.

Fazit: Bücher 📖  und Blogs lesen bildet und erleichtert das Tagesgeschäft

Gerade solche Empfehlungen sind ein guter Grund sich nicht nur mit Excel-Blogs sondern auch mit Büchern zum Thema Excel Pivot-Tabellen (Excel, Pivot-Tabellen/Charts, Datenmodelle, Dashboard) zu beschäftigen.

In meiner Buchempfehlung zu "Excel Pivot-Tabellen für dummies" finden sich auch weitere gute Argumente für dieses Buch und auch in meiner Blogroll befinden sich einige von mir gerne genutzte Quellen zur eigenen Weiterbildung.

Manchmal sind es Kleinigkeiten in Excel die gewaltig das Leben erleichtern. Während Martin Weiß (tabellenexperte.de) unter "Tipps für ein besseres Tabellen-Design (Excel Best Practise)" einige Hinweise zusammengestellt hat die ich gerade bei neuen Tabellen nun auch mehr oder minder häufig versuche umzusetzen bin ich diese Woche sehr dankbar für eine der grundlegenderen Funktionen in Excel.

Ich meine die durch Copy & Paste auch in anderen Programmen bekannte Funktion "Inhalte einfügen" die sich in Excel hinter der rechten Maustaste verbirgt.



Selbstverständlich eignet sich diese Funktion hervorragend um Werte, Formate oder Formeln in eine Tabelle einzufügen aber hinter "Inhalte einfügen" verbirgt sich abseits der naheliegenden Funktionen (die auch direkt als Icon zur Verfügung stehen) noch einige praktische weitere Möglichkeiten, die mit den richtigen Wert in der Zwischenablage (sprich den richtigen kopierten Wert) weitere Möglichkeiten offenbart.

In folgender Abbildung sind einige dieser Funktionen markiert die ich derzeit relativ häufig und gerne genutzt habe.


 

Automatisch Verknüpfung zu Zellen erstellen

Über die Schaltfläche "Verknüpfen" (siehe 1 in oberer Abbildung) werden statt den Werten oder Inhalten aus der Zwischenablage eine Verknüpfung zu den Zellen bezieungsweise der Quelle (Tabelle, Tabellenblatt, Zeile, Spalte, Zellen) eingefügt. Dieses funktioniert allerdings nur, wenn bei Einfügen auch "Alles" markiert ist.

Besonders praktisch ist dieses, wenn zum Beispiel eine Spalte mit der Bezeichnung der einzelnen Lehreinheiten oder Zuordnungen zu Bereichen an mehrere Stellen verwandt werden soll und nur in der Haupttabelle die Werte aktualisiert werden sollen.

Vorzeichen umkehren, Werte halbieren, ...

Gerade bei Finanzberichten die aus SAP kommen stellt sich oftmals die Frage, ob Aufwand und Ertrag nun mit Negativ-Vorzeichen dargestellt werden soll oder nicht.

In der Regel werden Erträge in SAP negativ und Aufwand positiv dargestellt, aber für Berichtsempfänger ist eine umgekehrte Darstellung vielfach hilfreicher.

Im Laufe der Zeit habe ich mir hier einige Makros zugelegt um Text in Zahlen oder auch um Vorzeichen umzukehren (siehe Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel"). Wesentlich schneller kann dieses aber erreicht werden wenn einfach ein Wert wie "1" oder "-1" kopiert wird und in der Abbildung unter 2 "Werte" zum einfügen gewählt wird und  unter 3 "Multiplizieren" ausgewählt wird.

Dieses hat den Vorteil, dass nun alle Werte mit -1 multipliziert werden und damit die Vorzeichen umgekehrt werden (auch aus einer schwarzen + 0 wird damit eine rote - 0 ;-)).

Da ich aus einer Datenbankabfrage die Grunddaten zweifach verarbeitet habe und nicht erneut alle Abfragen durchlaufen lassen wollte (die Grunddaten waren eindeutig doppelt eingespielt) ist auch die Multiplikation mit 0,5 hilfreich um die Werte zu halbieren. Denkbar wäre auch 2 zu kopieren und die Werte zu Dividieren, jedoch hat ein 0 Wert die Eigenschaften, dass dieser zwar mit 0,5 multipliziert aber nicht durch 2 dividiert werden darf.

Schnelle Datenkontrolle

Angenommen es liegt eine Saldenliste von Innenaufträgen vor. Dann kann es hilfreich sein zur Qualitätskontrolle zu vergleichen ob diese Daten vollständig sind und die vorliegende Liste mit Innenaufträgen mit einer anderen Liste zu vergleichen. Dieses ist natürlich mit Einfügen der Werte in eine Kontrollspalte und der Excelfunktion IDENTISCH möglich.

Handelt es sich um Zahlen kann die Liste aber auch kopiert werden und mit den Vorgang 4 "Subtrahieren" von den anderen Daten abgezogen werden. Wenn überall nun eine 0 steht war wohl alles in Ordnung und mit STRG + Z (Rückgängig machen) erscheinen wieder die ursprünglichen Daten.

Daten transponieren

Das wunderbare Theme Transponieren von Daten hatte ich im Artikel "Zeilen und Spalte vertauschen (Daten transponieren)" eingegangen. Hier bin ich auch auf das Thema Transponieren von Formeln mit absoluten Bezügen unter Beibehaltung der Bezüge zu Zellen eingegangen.

Fazit

Oft sind es kleine Kniffe die dann tatsächlich das Leben mit Excel erleichtern. So bin ich auch heute noch sehr froh, bei soprani.at auf die Funktion FEST (siehe Artikel "ich hab die #Zahlen am #allerschönsten" gelandet zu sein durch die auch verknüpfte Zellen (bspw. Korrekturwert von Zuweisungswert als

=FEST(a1;0)&" / "&FEST(a2;0)

mit Tausenderpunkten und 2 Nachkommastellen in lesbarer Form dargestellt zu bekommen oder über rechte Maustaste "Zellen formatieren" im Register Ausrichtung bei der Textausrichtung Horizontal mit der Option "Über Auswahl zentrieren" statt mit Zellen verbinden Überschriften formatieren zu können.

Das schwierige ist nur sich an diese Möglichkeiten zu erinnern...was mit ein Grund zum Bloggen und natürlich Blog lesen ist.