Im Artikel "Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum" bin ich auf die unterschiedlichen Status oder Statusse eines CO Innenauftrag eingegangen.

Systemstatus als Lebenszyklus eines CO-OM Innenauftrag

Der Systemstatus bildet dabei den Lebenszyklus eines Innenauftrages von der Eröffnung bis zum Abschluss eines Auftrags/Projektes dar. Dabei sind je nach Status unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge für einen Systemstatus gestattet.

Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:

• Eröffnet (Tabellenfeld AUFK-PHAS0)
  Hier ist der Auftrag angelegt, aber es können noch keine Istbuchungen durchgeführt werden.
• Freigegeben (Tabellenfeld AUFK-PHAS1  Freigabedatum AUFK-IDAT1)
  Hier sind fast alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge erlaubt
• Technisch abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS2  Freigabedatum AUFK-IDAT2) TABGL entspricht Systemstatus I0045 TABG
  Hier könenn keine Planänderungen mehr vorgenommen werden aber Istbuchungen sind noch möglich
• Abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS3  Freigabedatum AUFK-IDAT3) entspricht Systemstatus I0046 Abgeschlossen
  In diesem Status sind keine kostenrelevante betriebswirtschaftlichen Vorgänge mehr erlaubt

Den Lebenszyklus eines Innenauftrages ist in folgender Abbildung in unserem Buch Schnelleinstieg ins SAP Controlling vorgestellt worden.


Einzelne Status eines CO Innenauftrags (Lebensweg eines Innenauftrag)
Spannend dabei ist, dass dieser Lebensweg nicht nur in einer Richtung, sondern auch wieder auf die jeweilige vorherige Stufe (Status) zurück gelebt werden kann.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema CO Innenauftragsrechnung  ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

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Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120346
 
 

Anwenderstatus

Neben den vom SAP System vorhandenen vorgegebenen Status inklusive der entsprechenden Zuordnungen können im Customizing aber auch eigene "Anwenderstatus" festgelegt werden, die über ein Statusschema auch eigene Anwenderstatus festlegen, die hier ebenfalls einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge festlegen und eine Vorgangssteuerung je Statusschema zuordnen.
Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Auftragsstammdaten
• Statusverwaltung
• Statusschemata definieren (Transaktion OK02)

Hier sind die einzelnen Status in einer Reihenfolge festgelegt, sodass in der Stammdatenverwaltung hier auch zwischen den einzelnen Status hin und her geschaltet werden kann. Über SPRINGEN->VORGANGSSTEUERUNG können nun einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt werden.

In der Definition der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) kann nun das Statusschema hinterlegt werden. Jeder diese Statusschemata ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.

Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle  JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.

Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufplanes für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.

Zusammenhang betriebswirtschaftlicher Vorgang (VRGNG) und Status

Wie bereits erwähnt können zwischen den einzelnen Status innerhalb der Stammdaten von CO Innenaufträgen über die Transaktion KO02 in der Registerkarte Status der Systemstatus und die entsprechenden erlaubte Vorgänge eingesehen und über die Pfeiltasten beim Systemstatus der entsprechende Status gewechselt werden.

Alternativ kann in der Transaktion KO02 über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Anwenderstatus
  • ein gepflegter Anwenderstatus für das CO Objekt (Innenauftrag)
• gesetzt werden oder per
  • Freigabe zurücknehmen (nachdem der Auftrag angelegt wurde)
  • Freigeben
  • Techn. abschließen
  • Abschließen
• ein entsprechender Status gesetzt werden oder
  • Sperre (Setzen) das Objekt gesperrt werden
  • Löschvormerkung (Setzen) der Auftrag zur Löschung vorgemerkt sein.

Insgesamt sind dieses die vorgegebenen Varianten zum Systemstatus, wobei der Anwenderstatus, wie im oberen Absatz beschrieben selbst gepflegt werden kann bzw. hier entsprechende betriebswirtschaftliche Vorgänge hinterlegt werden.

Für den aktiven (gepflegten) Innenauftrag in der Transaktion KO02 kann über

• (Mehr)
• Zusätze
• Erlaubte Vorgänge (UMSCH + F7)

eine Liste der erlaubten Voränge zu den aktuellen Systemstatus aufgerufen werden.

Dazu zählen auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge

• KEP Planeinzelposten schreiben
• KOAP Abrechnung Plan
• KOAS Belastung aus Abrechnung Plan
• RKP1 Planung Primärkosten
• RKP3 Palnung Sekundärkosten
• RKP4 Planung Statist. Kennzahlen

und weitere Vorgänge.

Je weiter der Status fortgeschritten ist, umso weniger VRGNG (Vorgänge) sind am Ende noch gestattet.

So könnte zum Beispiel im Status ABGS (Abgeschlossen) folgende Vorgänge noch erlaubt sein:

• BLOC Sperren
• BAB technisch abschließen
• KBFC Verfügbarkeitskontrolle
• LVMS Löschvormerkung setzen

Besonders interessant ist dabei, dass jeder Status zu setzen ebenfalls wieder ein eigener Status ist.

Im Beispiel wäre vor dem Status ABGS abgeschlossen der Status TABG technisch abgeschlossen zu setzen und entsprechend sind auch die anderen Systemstatus aufeinander aufbauend, wie weiter oben am Lebenslauf eines Auftrags zu sehen ist.

Pflege der Zuordnung von Systemstatus und betriebswirtschaftlichen Vorgang

Über die Transaktion BS22 Systemstatus pflegen oder den dahinter liegenden ABAP Report SAPMBSVB können die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge je Systemstatus gepflegt werden. Dieses sind alle im Paket DSV in der Verantwortung von SAP gepflegt, sodass bei einer Änderung hier darauf geachtet werden muss, dass im Rahmen eines Supportpackage diese Änderung nicht überschrieben wird.

Anhand der Transaktion BS23 Systemstatus anzeigen kann sich im Vorfeld die Einträge erst einmal angezeigt werden.

Die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge können über die Transaktion BS33 Vorgänge anzeigen und BS32 Vorgänge pflegen ebenfalls näher betrachtet werden.

In unseren Fall soll, nach einer erfolgreichen Plankopie der Innenaufträge, auf bereits abgeschlossenen Innenaufträgen noch Planabrechnung und Planumlage für eine Planrechnung durchgeführt werden.

Bisher musste dafür nach der erfolgreichen "Plankopie der Innenaufträge" per Massenpflege die relevanten Innenaufträge entsperrt werden, sodass hier eine Buchung möglich ist. Danach musste per Query wieder festgelegt werden, welche dieser Innenaufträge danach wieder abgeschlossen werden müssen.

Hilfreich war es hier per KOK5 sich eine Liste der relevanten später wieder zu ändernden Innenaufträge, wie im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" beschrieben abzuspeichern.

Da diese Änderungen immer wieder erfolgen und auch fehleranfällig sein können, insbesondere wenn die Daten an ein anderes System übertragen werden und dort als nicht abgeschlossen geführt werden, kam die Überlegung auf, ob nicht auch bei abgeschlossenen Projekten Planbelege zugelassen werden können.

Damit wären auch Auswertungen wie "Änderungsbelege zu CDHDR und CDPOST für SAP Objekte wie Stammdaten im Rechnungswesen (Report/Transaktionscode RSSCD100)" nicht mehr erforderlich.

Pflege Betriebswirtschaftlicher Vorgänge für Systemstatus I0046 Abgeschlossen (ABGS) oder I0045 Technisch abgeschlossen (TABG)

Nach Aufruf der Transaktion BS22 erhalten wir eine Übersicht aller im System vorhandener Systemstatus.

Hier kann auf den Eintrag I0046 ABGS abgeschlossen oder I0043 SPER Gesperrt  oder I0045 TABG Technisch abgschlossen  (ggf. muss hier in der Liste etwas geblättert werden) auch  per

• (Mehr)
• Springen
• Vorgangssteuerung

zum jeweiligen Status die einzelnen Betriebswirtschaftlichen Vorgänge per Kennzeichen zwischen folgenden Optionen gewechselt werden.

• Kein Einf
  "Kennzeichen: Vorgang wird nicht beeinflusst"
  Damit hat der Systemstatus keinen Einfluss auf diesen Vorgang
• Erlaubt
  Damit darf dieser Vorgang ausgeführt werden, wenn dieser Status gesetzt ist
• Warnung
  Hier erfolgt eine Warnmeldung, wenn dieser Vorgang durch einen Anwender ausgeführt wird (gelbe Meldung), aber der Vorgang ist weiterhin möglich
• Verboten
  Sofern der Status gesetzt ist, wird auch dieser Vorgang direkt unterbunden (rote Fehlermeldung).

Hier kann also für einzelne Vorgänge (wie oben aufgeführt) zum Beispiel von Verboten auf Warnmeldung für den Vorgang KOAP Abrechnung Plan gesetzt werden.

TR852 Hinweismeldung auf Änderung im Namensraum
Dieses ist allerdings eine Änderung im SAP Namensraum, so dass hier das entsprechende Objekt (Status des Innenauftrages) auch einen entsprechenden Hinweis (Meldungsnummer "TR852 - Führen Sie nur dringende Reparaturen in fremden Namensräumen durch") ausgegeben wird, dass dieses für drigenende Reparaturen und nach Rücksprache oder auf Anweisung des Namensraum inahber (SAP oder Software-Hersteller) erfolgen sollte.

Die hinter dieser Änderung liegenden Tabellen wird von SAP oder den Namensrauminhabender (Softwarehersteller) gepflegt. Eine Änderung ist als Modifikation zu betrachten und muss nach jedem update kontrolliert werden. Es sollte hier also bewust zwischen der BS22  als Modifikation oder der Nutzung eines Anwenderstatus entschieden werden. Der Anwenderstatus muss bewust gesetzt werden (vergleichbar zu SPERR) und wird nicht in der Tabelle AUFK festgeschrieben.
 

Fazit

Auch wenn durch die Anpassung der Systemstatus und Zuordnung von Vorgängen hier nun eine Planung auf eigentlich abgeschlossenen Projekten / Innenaufträgen erlaubt ist stellt sich die Frage, ob diese Abweichung vom Standard auch sinnvoll ist.


Gerade, wenn eine Planwerterfassung sei es zur Planung oder zu Abbildung von CO Budget vorhanden ist öffnet dieses die Möglichkeiten für etwaige Abweichungen.


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Berichtswesen im Controlling eingegangen und habe hier auch das Thema CO Budgetierung über Planwerte beschrieben.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.

Eine solche Anpassung sollte daher nicht nur im Controlling sondern auch im Berichtswesen besprochen und untereinander kommuniziert werden. Daneben ist natürlich auch darauf zu achten, dass nach einem Supportpackage Update auch diese Einstellung kontrolliert werden sollte.

Sinnvollerweise gehört dieses dann auch mit auf der Testfallliste, so dass etwaige Abweichungen, wie im Artikel "Änderungen und Nacharbeiten nach Einspielung SAP ERP 6.0 Enhancement Package 8 (EHP 8) insbesondere im CO" direkt auffallen.


Sinnvoll kann es hier sein den Status TABG für technisch abgeschlossen zu ändern, dass hier Planwerte gebucht werden können, so dass anhand des Status und der AUFK ersichtlich ist, dass das Projekt abgeschlossen ist aber sowohl Ist als auch Planwerte noch buchbar sind.

Die Planwerte der Version 0 innerhalb eines SAP CO System werden für unterschiedliche Zwecke genutzt. Für die, unter anderen in unserem Buch »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« (2. Auflage, siehe ausführliche Beschreibung) vorgestellte, Plantarifermittlung innerhalb der Leistungsartenplanung (Leistungsartenrechnung) oder als Planwerterfassung um hier ein CO Budget informativ darzustellen. Letztere Variante ist auch im Buch  »Berichtswesen im SAP®-Controlling« (1. Auflage, siehe ausführliche Beschreibung).

Innerhalb des Berichtswesen wa daher eine gewisse Verwunderung vorhanden, dass im Bericht im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Innenaufträge
• Infosystem
• Berichte zu Innenaufträgen
• Plan/Ist-Vergleich
• Aufrag: Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993)

aber auch in anderen Report Painter Berichten Planwerte auf Ertragskonten vorhanden waren zu denen keine Einzelposten aufgerufen werden konnten. In gleicher Höhe waren aber auch Erlöse im Ist gebucht, die als Debitorenrechnung von der Belegart in der Finanzbuchhaltung in gleicher Höhe zum Planwert gebucht sind.

Zumindest die Istbelege sind in der Tabelle COEP ersichtlich, aber was es mit den Planbelegen ohne Einzelposten auf sich hatte, war mir hier anfangs nicht klar.

SAP Tabellen für Planbelege im CO-OM

Zur Auswertung von Planbelegen (auch auf statistischen Innenaufträgen) empfiehlt sich aber die Auswertung der Datenbanktabelle COSP "CO-Objekt: Summen Kosten - externe Buchungen". Diese hatte ich auch im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" für Einzelposten und in den Kommentaren zum Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" erwähnt. Zu beachten ist, dass in der Tabelle COSP nur die Primärkosten als Summe gespeichert werden, die sekundären Kostenarten sind in der Tabelle COSS enthalten. Für unsere Zwecke, die Auswertung der Ertragskonten, ist die Tabelle dennoch geeignet.

Relevant für eine Analyse sind folgende Tabellenfelder:

• COSP-WRTP Werttyp
• COSP-VRGNG Vorgang CO
• sowie die einzelnen Periodenwerte
  • COSP-WTG001 bis COSP-WG016
    Wert gesamt in Transaktionswährung
  • COSP-WOG001 bis COSP-WOG016
    Wert gesamt in Objektwährung
  • COSP-WKG001 bis COSP-WKG016
    Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung

Bevor wir uns nun aber die einzelnen Felder in der Tabelle betrachten möchte ich noch ein zwei Worte zu den unterschiedlichen Währungen im Controlling erwähnen.

Durch die bisherigen Erfahrungen mit unterschiedlichen Währungen im SAP System würde ich an dieser Stelle die Felder COSP-WKG001 bis COSP-WKG016 (Periode 1 bis Sonderperiode 16) auswerten. Warum ich mich hier für die Kostenrechnungskreiswährung entschieden habe erläutere ich kurz im folgenden Abschnitt.
 

Exkurs: Unterschiedliche Währungen im Controlling

Beim Festlegen eines Kostenrechnungskreises wird im Customizing auch gleichzeitig eine Kostenrechnungskreiswährung festgelegt. Dem Kostenrechnungskreis können unterschiedliche Buchungskreise zugeordnet werden, die zwar eine eigene Buchungskreiswährung  (bspw. US-Dollar USD oder Schweizer Franken SFR) haben aus denen aber die Kostenrechnung die gemeinsame Konzernwährung Euro ableitet, sodass innerhalb des Kostenrechnungskreises eine einheitliche Konzernwährung geführt wird.

Die Transaktionswährung weist dafür die Währung aus, in der die Belege im Controlling tatsächlich gebucht sind.

Daneben können zu einzelnen CO-Objekten, so auch Kostenstelle  oder Innenauftrag ebenfalls eigene Währungen definiert werden (bspw. in der Kostenstelle im Feld Währung in der Registerkarte Grunddaten). In der Regel wird hier aber dem CO-Objekt die Währung als Vorschlagwert beim Anlagen vorgeschlagen und zugewiesen, die auch im Kostenrechnungskreis hinterlegt ist.

Zusammenhang T-Währung (COSP-WTG*), O-Währung (COSP-WOG*), K-Währung (COSP-WKG*)  und Währungsumstellung

Durch den Hinweis eines Kollegen bin ich darauf aufmerksam gemacht worden, dass bei einem Mehrmandantensystemen scheinbar nur die Felder  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung"( COSP-WKG* ) gefüllt sind und nicht die Felder Transaktionswährung ( COSP-WTG*) oder Objektwährung ( COSP-WOG* ). Entsprechend sinnvoll ist es daher tatsächlich die Kostenrechnungskreiswährung für diese Query zu verwenden. An welcher Stelle im Customizing dieses Verhalten ausgesteuert ist kann ich leider noch nicht sagen, aber die Artikel, welche die COEP oder COSP im Rahmen einer Query auswerten, habe ich passend angepasst. Hintergrund ist hier vermutlich, dass einige Mandanten die Währungsumstellung von DM auf EUR mitgemacht haben und andere erst nach der Umstellung auf Euro angelegt worden sind.

Dieses spricht dafür, dass die T-Währung und O-Währung nur dann gefüllt wird, wenn auch tatsächlich unterschiedliche Währungen im System vorhanden waren und ansonsten wird nur das Feld  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" gefüllt, wobei diese Währung auch identisch zur Buchungskreiswährung ist.

Auswertung der Plan und Ist Belege in der Datenbanktabelle COSP

Dank der Transaktion SE16H können zum CO Objekt (Innenauftrag OR* gefolgt von der Innenauftragsnummer), Geschäftsjahr und Kostenart relativ zügig die einzelnen Belege ausgewertet werden.

Die Ertragsbuchung ist mit dem betriebswirtschaftlichen Vorgang COIN (CO Durchbuchung aus FiBu) mit Wertyp 4 im Ist vorhanden.

Durch den betriebswirtschaftlichen Vorgang SDOR werden von Planerlösen auf den kontierten Innenauftrag (in Tabelle COSP) fortgeschrieben, was im Standard nicht unterdrückt werden kann. Diese sind entsprechend mit Werttyp 1 Plan und Vorgang SDOR ausgewiesen.

Durch den Werttyp 29 "Wert aus Kundenauftrag" gibt es hier eine Gegenbuchung die aber in normalen Berichten wie  Auftrag Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993) nicht ausgewiesen werden. Dieses liegt daran, dass in der Spalte Plan im Report Painter Bericht nur der Werttyp 1 Plan und nicht 29 ausgewertet wird.

Hintergrund dieses Buchungsverhaltens ist folgender:

Planerlöse auf Innenauftag durch Kontierung einer Vertriebsbelegposition aus Modul FI-SD

Beim Erstellung einer Rechnung wird der Vorgang SDOR angestoßen, der Planwerte fortschreibt (erkennbar an der Spalte WT = Werttyp und den  Eintrag 1 = Plan).

Automatisch wird hier eine Gegenbuchung auf den Werttyp 29 = Wert aus Kundenauftrag gebucht. Der Vorgang COIN erzeugt Ist-Werte (Spalte WT mit Eintrag  4 = Ist).

Das bedeutet, dass bei jedem Beleg sowohl das Ist als auch in gleicher Höhe der Plan gebucht wird. Das hat zwar den Vorteil, dass keine Plan- / Ist-Abweichungen entstehen, lässt aber in unseren Fall Planwerte in gleicher  Höhe zu den Erlösen stehen.

Dieses Verhalten kann im SAP durch eine Modifikation bzw. Hinweis unterbunden werden. Im Hinweis 352984  wird das Vorhaben wie folgt beschrieben: "Die Kontierung einer Vertriebsbelegposition auf einen Innenauftrag führt automatisch zu entsprechenden Planerlösen auf dem Innenauftrag. Diese Planerlösfortschreibung soll unterdrückt werden."

Um dieses umzusetzen wird auf den Hinweis 600220 "Planerlös aus SD im Innenauftrag oder CS-Auftrag" verwiesen. Hier wird eine Funktionalität nachgereicht, die dieses Verhalten über eine Modifikation deaktivieren soll. Ein entsprechendes Business Add-in (BAdI) wird hier zur Korrektur angeboten.  Mit dem Business Add-in (BAdI) KAOV_ORD_PLD_REVENUE kann je Auftragstyp/Auftragsart festgelegt werden ob Vertriebsbelege Planerlöse erzeugen sollen oder nicht. Durch die im Hinweis aufgeführte Anleitung kann eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden.

Weiterbildung im Bereich Salse & Distribution (SD)

Ich habe mich bisher noch nicht intensiver mit dem Thema Vertrieb bzw. den SAP Modul SD beschäftigt und habe dies ebenfalls auf der Agenda um etwas tiefer ins Thema eintauchen zu können.

Daher mag ich an dieser Stelle gerne auf einige Angebote von meinen Verlag Espresso Tutorial hinweisen die ich hier in Partnerschaft anbiete (Werbung).

 

Onlinetraining

Auch für das Modul SD bietet Espresso Tutorial ein blended learning als Onlinetraining an. In der Schulung von Staffan Rubien wird in Form eines Onlinetrainings inklusive Live  Expert Sessions für SAP SD anwendende sowie SAP Beratung eine umfassende Schulung angeboten. Als Voraussetzung sollten hier allerdings mindestens zwei Jahre SAP-SD Erfahrung vorhanden sein. Neben Grundlagen wird hier auch auf Launchpad & App in der SAP S/4HANA Fiori Oberfläche eingegangen, die Pflege von Material, Business Partner und die einzelnen Prozesse innerhalb SD von der optionalen Anfrage, über das Angebot, Auftrag (Auftragsart TA (Terminauftrag) bis hin zur Verwaltung von Aufträgen eingegangen.


Angebot von Espresso Tutorials

Sollten Sie noch keine Erfahrungen mit FI-SD gesammelt haben, oder aber sich lieber erst einmal selbst in die Materie einlesen wollen kann ich noch folgende Buchempfehlungen, je nach SAP Version, weiter geben.

Isa Bodur, von thinkdoforward.com, bietet ebenfalls für kurze Zeit SAP SD Kurse – online und kostenlos an.

Der Kurs von Isa Bodur ist in mehreren Lektionen aufgeteilt:
Lektion 1: Was ist SAP SD? // Kundenauftragsprozess
1.1. Wertschöpfungskette - Handelsunternehmen
1.2. Prozessdarstellung - Swimlane
1.3. Verkaufsbeleg anlegen
Lektion 2: Belegstruktur // Belegdaten
2.1. Belegstruktur / Belegdaten
2.2. Prozessdarstellung - Swimlane
2.3. Auftrasgsprizess - Preisübersicht
2.4. Auftrasgsprizess - Statusübesicht
Lektion 3: Unternehmensstruktur
3.1. Unternehmensstruktur / Stammdaten
3.2. BP/GP/Kundenstamm mit Fokus auf SAP SD/OTC
3.3. Materialstammdaten mit Fokus auf SAP SD/OTC
Lektion 4: Einführung in die Findungslogiken
4.1. SD Auftragsprozess Einführung in die SD-Findungslogiken
4.2. AUftragsprozess Beispiele für Findungslogiken
4.3. AUftragsprozess Beispiel für eine priorisierte Findung
4.4. AUftragsprozess Beispiel für eine priorisierte/kombinierte Findung
4.5. AUftragsprozess Komplexe Finandungslogiken aus Customizing und Stammdaten
Lektion 5: Einführung in die SD-Belegkonstellationen
5.1. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung der Eins-zu-Eins Belege
5.2. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung des Liefersplits
5.3. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung des Fakturasplit / Sammelfaktura
5.3. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung der Sammelrechnung
Lektion 6: Beleg stornieren // Änderungshistorie
6.1. SAP SD Belegstorno Verfahren Stornieren der Belegkette
6.2. SAP Änderungshistorie Was wird als Ändeurng dokumentiert?
Lektion 7: SD-Listen
7.1 SAP SD Auftragsprozess - SD-Listen / -Reports
7.2 V.02 Liste unvollständige Aufträge
7.3. VA14L - Zur Lieferung gesperrte Verkaufsbelege
7.4. VL06 - Auslieferungsmonitor
Lektion 8: Einführung in die SD-Preisfindung
8.1. Einführung in die SD-Preisfindung
8.2. Pflege von Preiskonditionen - VK11/VK12/VK13
8.3. Preismaterial
 

Buchempfehlungen

Unter SAP ERP wäre dieses:

 

Sofern ein Wechsel nach S/4HANA ansteht oder schon vollzogen ist können auch folgende beide Bücher relevant sein.
 

Oder aber als ganz aktuelle Publikation
 
Sowohl als Autor als auch als Leser habe ich mit Büchern von Espresso Tutorials gute Erfahrungen gemacht und würde mich, sofern ich diese nicht vorher schon gelesen habe über eine Rückmeldung zu diesen Publikationen sehr freuen.

 

Im Artikel "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" bin ich etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten der Überarbeitung von Berichten eingegangen.

Noch kurz zum Hintergrund der Hochschulfinanzstatistik:
Für das Controlling und Berichtswesen werden an Destatis Daten zu einzelne Lehr- und Forschungsbereiche (dreistellige Fächergruppenschlüssel) als Zwischensumme die übergeordnete zweistellige Fächergruppe ausgewertet.

Von der Gliederung her sind die Fächergruppen, Lehr- und Forschungsbereiche und Fachgebiete einer Hochschule wie folgt aufgeteilt:

• NN - Systematik der Fächergruppe
  • NNN Systematik des Lehr und Forschungsbereiches
    • NNNN Fachgebiet

Dabei bauen die einzelnen Schlüssel aufeinander auf bzw. Gliedern die einzelnen Bereiche einer Hochschule.

Neben den einzelnen Lehr- und Forschungsbereichen (LFB) ist auch eine Gesamtsumme aller Bereiche zu berichten. Dazu kann eine Summe über alle LFB (Fächergruppen) gemeldet werden.

Hierzu ist innerhalb eines Report Painter Berichtes über die Profitcenterrechnung (EC-PCA) eine Auswertung über einzelne Gruppen (Sets) erfolgt und auch eine Summe über die einzelnen zweistelligen Fächergruppen erstellt worden. Dabei sollen auch nur Ganzzahlen ausgewiesen werden, was mit der Formel TRUNC im Artikel "Reportwriter Funktionsformeln" aus 2008 beschrieben wurde.

In der Finanzstatistik sind allerdings diese Zwischensummen nicht mehr erforderlich, sodass an dieser Stelle nur eine Gesamtsumme über alle Lehr- und Forschungsbereiche erhoben werden sollen.

Report Painter Fehler "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden (G1005)"

Entsprechend habe ich die einzelnen Zwischenergebnisse gelöscht und eine Gesamtsumme als Formel erfasst. Nach Ausführung beziehungsweise Prüfung des Berichtes kam es aber zur folgenden Fehlermeldung: "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden."  (Meldungsnummer G1005) .


Technischer Hintergrund dazu ist, dass die Formeln in ein internes Format umgewandelt werden. Statt der im Bericht als Formel Y001 + Y002 (für Zeile 1 + Zeile 2) wird ein längeres internes Format für einen Bericht verwendet.

Dieses ist ganz praktisch an einer Exportdatei (Transaktion GR37) zu sehen.

Export von Report Painter Berichten per Dateisystem

Im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ist der Export von Berichten ausführlciher beschrieben.

Hier habe ich zwei Sets (Kostenstellengruppen) als Zeilen hinterlegt und im Report Painter (Transaktion GRR1 / GRR2) als Formel eine Summe gebildet.

Die dritte Zeile ist eine Formel in der Form Y001 + Y002.

Wenn ich mir nun den Export anschaue, ist diese wie folgt umgewandelt:

• Z100030000                    0001  Z100010000 + Z100020000

Dabei ist jeder Bezug mit etwa 10 Zeichen als interner Wert gespeichert. Insgesamt kann eine Formel aber nur 240 Zeichen in der konvertierten Form umfassen.

Beim Ausführen eines Berichtes oder Prüfen wird die Formel auf das interne Format umgewandelt. Dabei zählen nun die internen Formate der Formelelemente aber auch die Operatoren oder Funktionen ebenfalls dazu, sodass bei > 20 Elementen durchaus auch bei einer reinen Summe die Fehlermeldung G1005 ausgegeben wird.

Entsprechend sollte schon vorab lange Formeln in Teilformeln aufgeteilt werden und die Teilformeln ausgeblendet werden. Hier ist es allerdings wichtig, diese Elemente zu dokumentieren, da andernfalls bei der Anpassung eines Berichtes mit neuen Elementen auch bei den ausgeblendeten Zwischenformeln eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden muss.

Ausblenden von einzelnen Spalten und Zeilen in Report Painter

Wie ausgeblendete Elemente, ob nun Zeilen oder Spalten, in Report Painter genutzt werden können, mag ich kurz noch erwähnen.

Über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausblenden

können einzelne Zeilen und Spalten direkt im Bericht ausgeblendet werden aber weiterhin in Formeln darauf Bezug genommen werden.

Wie flexibel dabei Formeln in Report Painter genutzt werden können, ist auch im Artikel "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen" der eigentlich ein Grund war den bestehenden Bericht erneut anzupassen.


Das Bearbeiten von ausgeblendeten Elementen (Zeilen und Spalten) ist im Menü unter

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausgeblendete Zeilen / Spalten
  per
  • Ändern
    oder
  • Einblenden
    möglich.

Dies ist besonders praktisch um entsprechende Zwischensummen auch im Nachhinein noch einmal anzupassen.
 

Fazit

Damit kann relativ flexibel auch komplexere Berechnungen mit Report Painter durchgeführt werden. Ein entsprechendes Berichtswesen auf Ebene der im Fachbereich vorhandenen Lehr- und Forschungsbereiche ist auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" angesprochen worden. Sofern es um verwendbare Kennzahlen geht, die nicht nur im Hochschulbereich Anwendung finden, kann auch ein Blick auf monetäre und nicht monetäre Kennzahlen im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" ein Thema sein.

Gerade in diesem Zusammenhang ist ein flexibles Berichtswesen nicht für externe, sondern auch interne Berichtsanforderungen sehr hilfreich.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Manchmal ergeben sich auch Berichtsanforderungen dadurch, dass Kolleg:innen bestehende Berichte gerne miteinander kombinieren möchten. So habe ich im Artikel "Bilanzreporting und GuV Planung in der Profit-Center-Rechnung sowie Konsolidierung einzelner Bereiche am Beispiel der Planung der Haushaltsrechnung" eine Auswertung der GuV Konten nach den einzelnen Profit-Center Bereichen

• L-Landesmittel
• F-Fördermittel
• D-Drittmittel
• S-Sondermittel

als Stammdatengruppen für Profit-Center ausgewertet und im Artikel "Auswertung Anlagenzugänge als Investitionen im Report Painter mit Ausweis CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" wurden Investitionen als Anlagenzugänge ausgewertet.

Da eine solche Anfrage oft auch noch weitere Themen aufwirft hat dieser Artikel noch weitere Abschnitte erhalten, die ich als Überblick kurz auflisten möchte.

• Technischer Hintergrund Berichtsbibliothek ZPC als Kopie von 8A2
• Report Painter Bericht anlegen zur Kennzahl BHSL-I
  • Darstellung in Spalten nach Profitcenter Bereichen (Landesmittel, Fördermittel, Drittmittel, Sondermittel)
  • Darstellung Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) nach CO Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag)
  • Darstellung Ergebniskonten nach CO Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag)
• Berichtsgruppe ZPIG anlegen
  • SAP Query als Empfängerbericht zuordnen
  • Pivot-Browser oder Neu: Einzelpostenbrowser
• Fazit - Weitere Informationen zum Berichtswesen

Nun kam es direkt zur Berichtsanforderung beide Berichte miteinander zu kombinieren.

Technischer Hintergrund Berichtsbibliothek ZPC als Kopie von 8A2

Basis dafür ist eine angepasste Kopie der Berichtsbibliothek 8A2, die wir als ZPC angelegt haben.

Die Bibliothek 8A2 basiert dabei auf die Reportingtabelle GLPCT.
Technisch weist die Reportingtabelle GLPCT eine Besonderheit auf.

Die Tabelle umfasst insgesamt drei Tabellen:

• GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" = Summensätze der Profit-Center-Rechnung
• GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" = Einzelposten im Ist
• GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" = Einzelposten im Plan

Je nach ausgewerteten Merkmal wird auf die entsprechende Hintergrundtabelle zugegriffen.
Beispiele sind hierzu in der Bibliothek 8A3 zu finden.

Sofern nun eine Bibliothek zur Reportingtabelle GLPCT angelegt wird, werden nicht nur die Merkmale der Tabelle GLPCT, sondern auch die Merkmale der Einzelpostentabellen GLPCA und GLPCP hinzugefügt. Diese umfassen dann auch Kostenstelle und Innenauftrag oder auch die Anlagenbewegungsart. Allerdings sind Auswertungen zu diesen Tabellen sehr performanceintensiv.

Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" habe ich diese Erweiterung beschrieben.

Report Painter Bericht anlegen zur Kennzahl BHSL-I

Ein wichtiger Punkt bei der Auswertung der Einzelposten (Kennzahl "Beleg  Buchungskreiswähr. Ist" BHSL-I oder Plan BHSL-P) ist, dass hier statt des Merkmals "Periode" (RPMAX) für die Einzelposten das Merkmal "Buchungsperiode" (POPER) verwendet werden muss.

Daher ist unser Bericht wie folgt zur Auswertung der Einzelposten aufgebaut.
( S= SET, Gruppe    V = Variable)

Allgemeine Selektion
Ledger: 8A
KostRechKr (V): 8AKOKRS
Geschäftsjahr (V): ZPJ

Dabei ist ZPJ eine Variable für das aktuelle Geschäftsjahr.
Im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" sind auch weitere kundeneigene Formelvariablen im Report Painter vorgestellt.

Darstellung in Spalten nach Profitcenter Bereichen (Landesmittel, Fördermittel, Drittmittel, Sondermittel)

Spalten
Wie schon eingangs erwähnt berichten wir über Profitcenter-Gruppen entsprechend sind folgende Spalten hier angelegt:
 

Spalten Bericht Basiskennzahl Beleg Buchungskreiswähr. (Ist) BHSL-I

Merkmale / Spalte	1 L-Mittel	2 F-Mittel	3 D-Mitel	4 S-Mittel
Version	0	0	0	0
Satzart	0 2	0 2	0 2	0 2
Profitcenter (S)	L-MITTEL	F-MITTEL	D-MITTEL	S-MITTEL

Damit sind also je Spalte entsprechende Profitcentergruppen ausgewertet. Allerdings wollen wir nun für die einzelnen Gruppen noch mehr Details, insbesondere die CO Objekte Kostenstellen und Innenaufträge sehen.

In der ersten Zeile wollen wir die Investitionen nach Innenauftrag und Kostenstelle auswerten. Zur besseren optischen Gestaltung formatieren wir einzelne Zeilen auch als Zwischensummen mit entsprechenden Rahmen. Dies ist im Artikel "Kurze Antworten zu Währungsumrechnung, Formatierung von Kostenblöcken und Bezügen in Report Painter und andere Bloganfragen" beschrieben.

Darstellung Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) nach CO Objekten

Zur Darstellung von Investitionen werden in den nächsten drei Zeilen folgende Merkmale mit Werten definiert.

Darstellung Investitionen 8A2

Merkmal	Wert
Kontonummer von   bis	100000    1000099 1000101    2100099 2100101    5000099 5000101    7000099 7000101    7900099 7900101    8000099 8000101    8900099 8900101    9000099 9000101    19999998 27900000 27999999
Buchungsper.	1 - (V) 8A-BIS
Beweg.art	100 - 190 300 310 320 330 345 346

Hintergrund: Anlagenzugänge über Bewegungsart und Buchungskonto selektieren

Die einfachste Auswertung dürfte nun eine Liste sein die über die Selektion der Anlagenbewegungsart erfolgt.In der Regel ist der Anlagenzugang über die Anlagenzugangsarten 100 bis 190 oder sofern innerhalb eines Konzern auch Anlagenzugänge aktiviert werden oder allerdings zur Aktivierung von Anlagen im Bau bzw. Anlagen selbst erstellt werden dürften auch die Anlagenbewegungsarten:

• 300 Umbuchung Altbestand abgehend von aktiver Anlage
• 310 Umbuchung Altbestand zugehend von aktiver Anlage
• 320 Umbuchung Neuzugang abgehend
• 330 Umbuchung Neuzugang zugehend
• 345 Umbuchung Neuzugang abg.von Anlage im Bau Einzelp.
• 346 Umbuchung Neuzugang zugehend von Anlage im Bau

relevant sein. Als Sachkonto sollten hier dann die Buchungskonten der Anlagenbuchhaltung ausgewertet werden. Basierend auf den Kontenplan IKR kann dieses zum Beispiel über folgendes Intervall dargestellt werden (ohne Werberichtigungskonten)

100000    1000099
1000101    2100099
2100101    5000099
5000101    7000099
7000101    7900099
7900101    8000099
8000101    8900099
8900101    9000099
9000101    19999998
27900000 27999999

In diesem Bericht sollen "nur" die Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) aber keine Finanzinvestitionen wie Wertpapiere dargestellt werden.

Ergänzende Merkmale sind je Zeile zu definieren:

Zeile Anlagenzugang Kostenstelle

Hier ist das Merkmal Kostenstelle (S,V) als Gruppe und Variable 1KOSET definiert.

Zeile Anlagenzugang Innenauftrag

Hier ist das Merkmal Auftrag (S,V) als Gruppe und Variable 6-AUFGR definiert.

Zeile Investitionen

Hier  werden  die oberen Merkmale der Tabelle ohne die Merkmale Kostenstelle, Inennauftrag gewählt werden. Damit sind hier für L-Mittel, F-Mittel ... sprich die Gesamtspalten unabhängig der selektierten Innenauftragsgruppe oder Kostenstellengruppe die Sachinvestitionen insgesamt ausgewertet. Diese Zeile ist als Zwischensumme mit Über- und Unterstreichung formatiert.

Die beiden ersten Zeilen werden wie folgt über Merkmale expandieren (UMSCH + F9) dargestellt:

1. Kostesntelle (Auflösen) / Innenauftrag (Einzelwert)
2. Kontonummer (Einzelwert)
3. Buchungsper. (Nicht auflösen)
4. Beweg.art (Nicht auflösen)

Damit werden bei den Sachinvestitionen der Kostenstelle die einzelnen Bereiche dargestellt und bei den Innenaufträgen die Liste der Innenaufträge und die Anlagekonten.

Während bei den Kostenstellengruppen auf die Standardhierarchie der Kostenstellen zugegriffen wird, nutzen wir bei der Auswahl der Innenaufträge Interaktive Auftragsgruppen, über die ebenfalls durch ein Intervall an Kostenstellen die zugeordneten Innenaufträge ausgewertet werden kann (siehe Artikel "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen").

Damit können die Zeilen Anlagenzugang Kostenstele und Anlagenzugang Innenauftrag in Summe von der letzten Zeile abweichen, da es sich nur um eine Teilmenge handelt.

Darstellung Ergebniskonten nach CO Objekten

Neben der Darstellung der Anlagenzugänge sollen auch GuV Konten dargestellt werden. Hier wird dann eine Kontengruppe ausgewertet und die CO Objekte Kostenstelle und Innenauftrag aufgelöst.

Zeile Konto Kostenstelle
Merkmal:
Kostenstelle (S,V): 1KOSET
Kontonummer (S,V): 8A-ACCT
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS

Zeile Konto Innenauftrag
Merkmal:
Auftrag (S,V): 1KOSET
Kontonummer (S,V): 6-AUFGR
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS


Zeile Konto Gesamt
Kontonummer (S,V): 6-AUFGR
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS

Diese Zeile ist als Zwischensumme mit Über- und Unterstreichung formatiert und stellt wiederum die Gesamtsumme der Spalten ausgewiesen.

Auch an dieser Stelle werden die beiden ersten Zeilen werden wie folgt über Merkmale expandieren (UMSCH + F9) dargestellt:

1. Kostenstelle (Auflösen), Auftrag (Einzelwert)
2. Kontummer (Einzelwert)
3. Buchungsper. (Nicht auflösen)

Damit gilt an dieser Stelle der gleiche Hinweis auf interaktive Auftragsgruppen wie bei den Anlagenzugängen.

Informativ kann auch noch eine weitere Zeile zu den Anlagenzugängen hinzugefügt werden in der statt Kostenstelle oder Innenauftrag das Merkmal Anlage (S) 8A-ANL-ALL.GLPCT für "Alle Anlagen" eingefügt werden kann.

Berichtsgruppe ZPIG anlegen

Dieser Bericht wird der kundeneigene Z-Berichtsgruppe ZPIG - Profitcenter Invest GuV zugeordnet.

SAP Query als Empfängerbericht zuordnen

Innerhalb der Berichtsgruppe ZPIG kann über die Bericht/Bericht-Schnittstelle innerhalb des Abschnitts "Der Berichtsgruppe ist Bericht zugeordnet" mit der Schaltfläche "Konfigurieren" und + ein Bericht als Empfängerbericht zugeordnet werden. Normalerweise werden hier Einzelpostenberichte bspw. per Transaktion KE5Z für "Profit Center: Ist-Einzelposten" oder KE5ZH  "Profitcenter: Einzelpostenbrowser" sofern Sie eine HANA Datenbank schon nutzen zugeordnet. Aber es gibt auch die Möglichkeit per "Anderer Berichtstyp" hier QU für SAP Query zu verwenden. Nun kann hier auch eine Query verweisen werden.

Damit sind als Einzelposten auch aus der Tabelle Anlagenstammsatz-Segment (ANLA) der Ordnungsbegriff 1 (L,S) ANLA-ORD41 zur Abbildung der Mittelherkunft darstellbar.

Damit kann über die Benutzergruppe und Query eine Auswertung wie in "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" beschrieben erfolgen.

Eine Erweiterung der Auswertung über die Bibliothek ZPC und als neues Merkmal den Ordnungsbegriff als Include in der Einzelpostentabelle GLPCA scheint hier nicht möglich zu sein, da allenfalls ein Append statt Include möglich ist.

Die Erweiterung der Tabelle GLPCA ist im SAP Hinweis 2545080 beschrieben. Eine Erweiterung von Report Painter ist ebenfalls im Blog SAPManDoo im Artikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten" jedoch scheint dieses in der GLPCP schwieriger.

Pivot-Browser oder Neu: Einzelpostenbrowser

Bei der Zuordnung von Berichten in der Bericht/Bericht-Schnittstelle bin ich auf mir bisher nicht bekantne neue Einzelpostenberichte in Form eines Einzelpostenbrowser als Transaktionen mit Endung H aufmerksam geworden. SAP hat mit EHP 6 Einzelpostenbrowser für FI und EC-PCA eingeführt. Diese sind über die Transaktionen:

• FBL3H Browser Hauptbucheinzelposten
• FBL1H Browser Kreditorenposition
• FBL5H Browser Debitorenposition
• FAGLL03H Browser Hauptbucheinzelposten (Hauptbuchsicht)
• und per KE5ZH "Profitcenter: Einzelpostenbrowser"

aufrufbar. Details zu diesen neuen Einzelpostenberichten sind im SAP Hinweis 2100879 zu finden.

Der Anzeigebereich entspricht der klassischen ALV Darstellung während nue hinzugekommen nun ein Interaktionsbereich ist. Im Blog SAPManDoo sind im Artikel "Pivot-Browser - eigene Aktionen"  von Stephan Rohde die Möglichkeiten vorgestellt. Spannend ist, dass nun auch Stammdatenfelder zur Verfügung stehen sowie interaktiv Aktionen durchgeführt werden können. Zur Nutzung dieser Funktion ist allerdings durch die Systemverwaltung eine alternative Datenbank (HANA) erforderlich. Ausführliche Informationen sind in der Transaktion HDBS_ERROR zu finden, sofern die Datenbank noch nicht eingerichtet wurde.

Fazit - Weitere Informationen zum Berichtswesen

Sofern Sie intensiv mit den Themen Berichtswesen sich auseinandersetzen gibt es auch immer wieder Rückmeldungen zu vorhandenen Berichten.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Das wunderbare Thema SAP Query habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Die Grundeinstellungen zur Obligoverwaltung im Modul CO habe ich im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" beschrieben.

Ausgangslage
Nun gab es aber eine Rückfrage bzgl. der Darstellung eines Obligo aus einer Bestellung mit Lieferdatum in der Zukunft aber Belegdatum in der aktuellen Periode. Im Rahmen des Berichtswesens wurde im CO das Obligo erst in der Periode des zukünftigen Lieferdatums und im Haushaltsmanagement (Öffentliche Verwaltung PSM-FM; Public Secotr Management - Fundsmanagement)  in der Periode das Belegdatum ausgewiesen.

Problem: Abweichende Darstellung Bestellobligo
Wird nun im Berichtswesen immer zur aktuellen Periode ausgewertet, würden bei einer Gegenüberstellung von Plan/Budgetwerten hier nicht die zukünftigen Verpflichtungen mit berücksichtigt werden, sodass hier mehr Mittel als verfügbar angesehen werden, während im PSM-FM die Verpflichtung auch schon in der Periode des Belegdatums ersichtlich sind.

Datum Bestellobligo im Modul Controlling - CO

Die Berechnung des Obligo erfolgt im Modul Controlling anhand des Lieferdatums und lässt sich nicht im Customizing ändern. Der Aufbau eines Bestellobligo im Controlling als offener Bestellwert aus folgenden Daten ab:

• Wert der Bestellung
• Liefertermin
• Kontierung

Wichtig ist daher, dass zum Liefertermin auch die Kontierung (Kostenart) gültig ist und die Obligoverwaltung in den einzelnen Komponenten Kostenstellenrechnung und Innenauftragsrechung aktiviert ist.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in CO

Im Zusammenhang mit Kostenstellen sollte ferner darauf geachtet werden, dass im Abschnitt Steuerung in den Stammdaten der Kostenstelle keine Sperre für das Feld Obligofortschreibung gesetzt ist, andernfalls kann kein Obligo auf der Kostenstelle bspw. aus Bestellungen geschrieben werden. Die Verpflichtungen als Obligo können bspw. aus Bestellobligo (als Abnahmeverpflichtung aus Bestellungen), Auftragsobligo (Lieferverpflichtungen aus bestätigen Aufträgen) oder Wechselobligo (Wechselverpflichtungen bei einer Bank) entstehen.

Sollte eine entsprechende Sperre gesetzt sein und so fehlerhafte Obligowerte korrigiert werden müssen, kann per SA38 das ABAP Programm RKANBU01 - Übernahme Bestellanforderungs- und Bestellobligo zur Korrektur aufgerufen werden. Beim Aufruf des Programms können einzelnen Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Innenauftrag, ...) selektiert werden und die Korrektur entsprechend aufgerufen werden.

Zum Auswerten der Summen je Kostenart von Obligo kann neben den vorhandenen Berichten in SAP wie Kostenstellen/Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620 / S_ALR_87012999) oder Kostenstellen Einzelposten Obligo (KSB2 / KOB2 ) auch ein gemeinsamer Report Painter Bericht wie unter "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" beschrieben verwendet werden.
 

Customizing Fortschreibungsdatum Bestellobligo für PSM-FM

Davon abweichend kann im Haushaltsmanagement im Customizing eine andere Darstellung gewählt werden.

Im Customizing (Transaktion SPRO) kann über

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Ist- und Obligofortschreibung/Integration
• Allgemeine Einstellungen
• Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen

den jeweiligen Finanzkreis ein Fortschreibungsprofil zugeordnet werden.

Das Fortschreibungsprofil umfasst Parameter zur Steuerung der Obligo und Ist Daten im Haushaltsmanagenet. Innerhalb des Fortschreibungsprofils kann unter anderen festgelegt werden, welches Datum vom Beleg (zum Beispiel bei Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungen) zur Zuordnung einer Persiode für Obligo und Ist im Haushaltsmanagement ausgewiesen werden soll. Als Fortschreibungsperiode kann dabei entweder das Buchungs-/Belegdatum oder aber das Fälligkeitsdatum sein.

Im Standard hat SAP hier unter anderen zwei Fortschreibungsprofile mit ausgeliefert:

• 000100 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Fälligkeitsdatum
• 000101 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Buchungsdatum
  Rechnungen können durch den Obligo-Vortrag ins neue Geschäftsjahr übertragen werden
• ...

Das Fälligkeitsdatum (siehe Fortschreibungsprofil 000100) wird dabei wie folgt abgeleitet:

• Bestellungen: anhand des Leiferdatum und den Zahlungsbedingungen
• Rechnungen: auf Basis des Zahlungsfristenbasisdatum und Zahlungsbedingungen
• Kreditorische Gutschriften: Zahlungsfristeenbasisdatum ohne Zahlungsbedingungen
• Zahlung: Ausgleichsdatum der Rechnung (dürfte Buchungsdatum der Zahlung sein)

Im Gegensatz zum Forschreibungsprofil 000101 im Haushaltsmanagement leitet sich, wie erwähnt, im CO das Datum des Obligo-Beleg vom Fälligkeitsdatum beziehungsweise Lieferdatum her ab.

Auch wenn das Fortschreibungsprofil entsprechend ewählt ist, kann im Customizing eine abweichende Einstellung für Bestellobligo genutzt werden.

Dieses ist im Customizing (SPRO) unter

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Ist- und Obligofortschreibung/Integration
• Allgemeine Einstellungen
• Fortschreibungsprofil übersteuern

möglich.

Hier kann nach Werttyp (zum Beispiel 51 Bestellungen) neben der Budgetwirksamkeit (Statistische Fortschreibung) auch das Zahlungsbudget anhand des Buchungsdatums, Fälligkeitsdatum oder Lieferdatum genutzt werden. Gerade beim Lieferdatum bedeutet dieses auch, dass bei einer Bestellung die am Jahresende erfolgt und deren Lieferung erst im Folgejahr erwartet wird (Lieferdatum) die Mittel erst im neuen Jahr gebunden werden.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in PSM-FM

In den Artikeln "Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo" und "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" bin ich auch auf Korrekturmöglichkeiten zu fehlerhaften Obligo eingegangen.

Fazit

Für das Berichtswesen bedeutet ein unterschiedlicher Ausweis (Lieferdatum oder Belegdatum) von Bestellobligo, dass zur Darstellung aller Verpflichtungen nicht bis zur aktuellen Periode, sondern bis zur letzten Periode des laufenden Geschäftsjahres eine Auswertung erfolgen sollte.

Bei PSM-FM basierten Drittmittelauswertungen von Fonds/Projekten wird dieses dann auch direkt in der Periode des Belegdatums ausgewiesen. Abweichend dazu kann dann eine CO Auswertung zum Beispiel bei der Auswertung von Kostenstellen oder reinen CO Aufträgen sein.

Hier sollten sich die Fachverantwortlichen darüber abstimmen, welche Information zur Steuerung und im Berichtswesen als erforderlich angesehen wird.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Themen eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.