Die Planwerte der Version 0 innerhalb eines SAP CO System werden für unterschiedliche Zwecke genutzt. Für die, unter anderen in unserem Buch »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« (2. Auflage, siehe ausführliche Beschreibung) vorgestellte, Plantarifermittlung innerhalb der Leistungsartenplanung (Leistungsartenrechnung) oder als Planwerterfassung um hier ein CO Budget informativ darzustellen. Letztere Variante ist auch im Buch  »Berichtswesen im SAP®-Controlling« (1. Auflage, siehe ausführliche Beschreibung).

Innerhalb des Berichtswesen wa daher eine gewisse Verwunderung vorhanden, dass im Bericht im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Innenaufträge
• Infosystem
• Berichte zu Innenaufträgen
• Plan/Ist-Vergleich
• Aufrag: Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993)

aber auch in anderen Report Painter Berichten Planwerte auf Ertragskonten vorhanden waren zu denen keine Einzelposten aufgerufen werden konnten. In gleicher Höhe waren aber auch Erlöse im Ist gebucht, die als Debitorenrechnung von der Belegart in der Finanzbuchhaltung in gleicher Höhe zum Planwert gebucht sind.

Zumindest die Istbelege sind in der Tabelle COEP ersichtlich, aber was es mit den Planbelegen ohne Einzelposten auf sich hatte, war mir hier anfangs nicht klar.

SAP Tabellen für Planbelege im CO-OM

Zur Auswertung von Planbelegen (auch auf statistischen Innenaufträgen) empfiehlt sich aber die Auswertung der Datenbanktabelle COSP "CO-Objekt: Summen Kosten - externe Buchungen". Diese hatte ich auch im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" für Einzelposten und in den Kommentaren zum Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" erwähnt. Zu beachten ist, dass in der Tabelle COSP nur die Primärkosten als Summe gespeichert werden, die sekundären Kostenarten sind in der Tabelle COSS enthalten. Für unsere Zwecke, die Auswertung der Ertragskonten, ist die Tabelle dennoch geeignet.

Relevant für eine Analyse sind folgende Tabellenfelder:

• COSP-WRTP Werttyp
• COSP-VRGNG Vorgang CO
• sowie die einzelnen Periodenwerte
  • COSP-WTG001 bis COSP-WG016
    Wert gesamt in Transaktionswährung
  • COSP-WOG001 bis COSP-WOG016
    Wert gesamt in Objektwährung
  • COSP-WKG001 bis COSP-WKG016
    Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung

Bevor wir uns nun aber die einzelnen Felder in der Tabelle betrachten möchte ich noch ein zwei Worte zu den unterschiedlichen Währungen im Controlling erwähnen.

Durch die bisherigen Erfahrungen mit unterschiedlichen Währungen im SAP System würde ich an dieser Stelle die Felder COSP-WKG001 bis COSP-WKG016 (Periode 1 bis Sonderperiode 16) auswerten. Warum ich mich hier für die Kostenrechnungskreiswährung entschieden habe erläutere ich kurz im folgenden Abschnitt.
 

Exkurs: Unterschiedliche Währungen im Controlling

Beim Festlegen eines Kostenrechnungskreises wird im Customizing auch gleichzeitig eine Kostenrechnungskreiswährung festgelegt. Dem Kostenrechnungskreis können unterschiedliche Buchungskreise zugeordnet werden, die zwar eine eigene Buchungskreiswährung  (bspw. US-Dollar USD oder Schweizer Franken SFR) haben aus denen aber die Kostenrechnung die gemeinsame Konzernwährung Euro ableitet, sodass innerhalb des Kostenrechnungskreises eine einheitliche Konzernwährung geführt wird.

Die Transaktionswährung weist dafür die Währung aus, in der die Belege im Controlling tatsächlich gebucht sind.

Daneben können zu einzelnen CO-Objekten, so auch Kostenstelle  oder Innenauftrag ebenfalls eigene Währungen definiert werden (bspw. in der Kostenstelle im Feld Währung in der Registerkarte Grunddaten). In der Regel wird hier aber dem CO-Objekt die Währung als Vorschlagwert beim Anlagen vorgeschlagen und zugewiesen, die auch im Kostenrechnungskreis hinterlegt ist.

Zusammenhang T-Währung (COSP-WTG*), O-Währung (COSP-WOG*), K-Währung (COSP-WKG*)  und Währungsumstellung

Durch den Hinweis eines Kollegen bin ich darauf aufmerksam gemacht worden, dass bei einem Mehrmandantensystemen scheinbar nur die Felder  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung"( COSP-WKG* ) gefüllt sind und nicht die Felder Transaktionswährung ( COSP-WTG*) oder Objektwährung ( COSP-WOG* ). Entsprechend sinnvoll ist es daher tatsächlich die Kostenrechnungskreiswährung für diese Query zu verwenden. An welcher Stelle im Customizing dieses Verhalten ausgesteuert ist kann ich leider noch nicht sagen, aber die Artikel, welche die COEP oder COSP im Rahmen einer Query auswerten, habe ich passend angepasst. Hintergrund ist hier vermutlich, dass einige Mandanten die Währungsumstellung von DM auf EUR mitgemacht haben und andere erst nach der Umstellung auf Euro angelegt worden sind.

Dieses spricht dafür, dass die T-Währung und O-Währung nur dann gefüllt wird, wenn auch tatsächlich unterschiedliche Währungen im System vorhanden waren und ansonsten wird nur das Feld  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" gefüllt, wobei diese Währung auch identisch zur Buchungskreiswährung ist.

Auswertung der Plan und Ist Belege in der Datenbanktabelle COSP

Dank der Transaktion SE16H können zum CO Objekt (Innenauftrag OR* gefolgt von der Innenauftragsnummer), Geschäftsjahr und Kostenart relativ zügig die einzelnen Belege ausgewertet werden.

Die Ertragsbuchung ist mit dem betriebswirtschaftlichen Vorgang COIN (CO Durchbuchung aus FiBu) mit Wertyp 4 im Ist vorhanden.

Durch den betriebswirtschaftlichen Vorgang SDOR werden von Planerlösen auf den kontierten Innenauftrag (in Tabelle COSP) fortgeschrieben, was im Standard nicht unterdrückt werden kann. Diese sind entsprechend mit Werttyp 1 Plan und Vorgang SDOR ausgewiesen.

Durch den Werttyp 29 "Wert aus Kundenauftrag" gibt es hier eine Gegenbuchung die aber in normalen Berichten wie  Auftrag Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993) nicht ausgewiesen werden. Dieses liegt daran, dass in der Spalte Plan im Report Painter Bericht nur der Werttyp 1 Plan und nicht 29 ausgewertet wird.

Hintergrund dieses Buchungsverhaltens ist folgender:

Planerlöse auf Innenauftag durch Kontierung einer Vertriebsbelegposition aus Modul FI-SD

Beim Erstellung einer Rechnung wird der Vorgang SDOR angestoßen, der Planwerte fortschreibt (erkennbar an der Spalte WT = Werttyp und den  Eintrag 1 = Plan).

Automatisch wird hier eine Gegenbuchung auf den Werttyp 29 = Wert aus Kundenauftrag gebucht. Der Vorgang COIN erzeugt Ist-Werte (Spalte WT mit Eintrag  4 = Ist).

Das bedeutet, dass bei jedem Beleg sowohl das Ist als auch in gleicher Höhe der Plan gebucht wird. Das hat zwar den Vorteil, dass keine Plan- / Ist-Abweichungen entstehen, lässt aber in unseren Fall Planwerte in gleicher  Höhe zu den Erlösen stehen.

Dieses Verhalten kann im SAP durch eine Modifikation bzw. Hinweis unterbunden werden. Im Hinweis 352984  wird das Vorhaben wie folgt beschrieben: "Die Kontierung einer Vertriebsbelegposition auf einen Innenauftrag führt automatisch zu entsprechenden Planerlösen auf dem Innenauftrag. Diese Planerlösfortschreibung soll unterdrückt werden."

Um dieses umzusetzen wird auf den Hinweis 600220 "Planerlös aus SD im Innenauftrag oder CS-Auftrag" verwiesen. Hier wird eine Funktionalität nachgereicht, die dieses Verhalten über eine Modifikation deaktivieren soll. Ein entsprechendes Business Add-in (BAdI) wird hier zur Korrektur angeboten.  Mit dem Business Add-in (BAdI) KAOV_ORD_PLD_REVENUE kann je Auftragstyp/Auftragsart festgelegt werden ob Vertriebsbelege Planerlöse erzeugen sollen oder nicht. Durch die im Hinweis aufgeführte Anleitung kann eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden.

Weiterbildung im Bereich Salse & Distribution (SD)

Ich habe mich bisher noch nicht intensiver mit dem Thema Vertrieb bzw. den SAP Modul SD beschäftigt und habe dies ebenfalls auf der Agenda um etwas tiefer ins Thema eintauchen zu können.

Daher mag ich an dieser Stelle gerne auf einige Angebote von meinen Verlag Espresso Tutorial hinweisen die ich hier in Partnerschaft anbiete (Werbung).

 

Onlinetraining

Auch für das Modul SD bietet Espresso Tutorial ein blended learning als Onlinetraining an. In der Schulung von Staffan Rubien wird in Form eines Onlinetrainings inklusive Live  Expert Sessions für SAP SD anwendende sowie SAP Beratung eine umfassende Schulung angeboten. Als Voraussetzung sollten hier allerdings mindestens zwei Jahre SAP-SD Erfahrung vorhanden sein. Neben Grundlagen wird hier auch auf Launchpad & App in der SAP S/4HANA Fiori Oberfläche eingegangen, die Pflege von Material, Business Partner und die einzelnen Prozesse innerhalb SD von der optionalen Anfrage, über das Angebot, Auftrag (Auftragsart TA (Terminauftrag) bis hin zur Verwaltung von Aufträgen eingegangen.


Angebot von Espresso Tutorials

Sollten Sie noch keine Erfahrungen mit FI-SD gesammelt haben, oder aber sich lieber erst einmal selbst in die Materie einlesen wollen kann ich noch folgende Buchempfehlungen, je nach SAP Version, weiter geben.

Isa Bodur, von thinkdoforward.com, bietet ebenfalls für kurze Zeit SAP SD Kurse – online und kostenlos an.

Der Kurs von Isa Bodur ist in mehreren Lektionen aufgeteilt:
Lektion 1: Was ist SAP SD? // Kundenauftragsprozess
1.1. Wertschöpfungskette - Handelsunternehmen
1.2. Prozessdarstellung - Swimlane
1.3. Verkaufsbeleg anlegen
Lektion 2: Belegstruktur // Belegdaten
2.1. Belegstruktur / Belegdaten
2.2. Prozessdarstellung - Swimlane
2.3. Auftrasgsprizess - Preisübersicht
2.4. Auftrasgsprizess - Statusübesicht
Lektion 3: Unternehmensstruktur
3.1. Unternehmensstruktur / Stammdaten
3.2. BP/GP/Kundenstamm mit Fokus auf SAP SD/OTC
3.3. Materialstammdaten mit Fokus auf SAP SD/OTC
Lektion 4: Einführung in die Findungslogiken
4.1. SD Auftragsprozess Einführung in die SD-Findungslogiken
4.2. AUftragsprozess Beispiele für Findungslogiken
4.3. AUftragsprozess Beispiel für eine priorisierte Findung
4.4. AUftragsprozess Beispiel für eine priorisierte/kombinierte Findung
4.5. AUftragsprozess Komplexe Finandungslogiken aus Customizing und Stammdaten
Lektion 5: Einführung in die SD-Belegkonstellationen
5.1. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung der Eins-zu-Eins Belege
5.2. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung des Liefersplits
5.3. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung des Fakturasplit / Sammelfaktura
5.3. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung der Sammelrechnung
Lektion 6: Beleg stornieren // Änderungshistorie
6.1. SAP SD Belegstorno Verfahren Stornieren der Belegkette
6.2. SAP Änderungshistorie Was wird als Ändeurng dokumentiert?
Lektion 7: SD-Listen
7.1 SAP SD Auftragsprozess - SD-Listen / -Reports
7.2 V.02 Liste unvollständige Aufträge
7.3. VA14L - Zur Lieferung gesperrte Verkaufsbelege
7.4. VL06 - Auslieferungsmonitor
Lektion 8: Einführung in die SD-Preisfindung
8.1. Einführung in die SD-Preisfindung
8.2. Pflege von Preiskonditionen - VK11/VK12/VK13
8.3. Preismaterial
 

Buchempfehlungen

Unter SAP ERP wäre dieses:

 

Sofern ein Wechsel nach S/4HANA ansteht oder schon vollzogen ist können auch folgende beide Bücher relevant sein.
 

Oder aber als ganz aktuelle Publikation
 
Sowohl als Autor als auch als Leser habe ich mit Büchern von Espresso Tutorials gute Erfahrungen gemacht und würde mich, sofern ich diese nicht vorher schon gelesen habe über eine Rückmeldung zu diesen Publikationen sehr freuen.

 

Im Artikel "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" bin ich etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten der Überarbeitung von Berichten eingegangen.

Noch kurz zum Hintergrund der Hochschulfinanzstatistik:
Für das Controlling und Berichtswesen werden an Destatis Daten zu einzelne Lehr- und Forschungsbereiche (dreistellige Fächergruppenschlüssel) als Zwischensumme die übergeordnete zweistellige Fächergruppe ausgewertet.

Von der Gliederung her sind die Fächergruppen, Lehr- und Forschungsbereiche und Fachgebiete einer Hochschule wie folgt aufgeteilt:

• NN - Systematik der Fächergruppe
  • NNN Systematik des Lehr und Forschungsbereiches
    • NNNN Fachgebiet

Dabei bauen die einzelnen Schlüssel aufeinander auf bzw. Gliedern die einzelnen Bereiche einer Hochschule.

Neben den einzelnen Lehr- und Forschungsbereichen (LFB) ist auch eine Gesamtsumme aller Bereiche zu berichten. Dazu kann eine Summe über alle LFB (Fächergruppen) gemeldet werden.

Hierzu ist innerhalb eines Report Painter Berichtes über die Profitcenterrechnung (EC-PCA) eine Auswertung über einzelne Gruppen (Sets) erfolgt und auch eine Summe über die einzelnen zweistelligen Fächergruppen erstellt worden. Dabei sollen auch nur Ganzzahlen ausgewiesen werden, was mit der Formel TRUNC im Artikel "Reportwriter Funktionsformeln" aus 2008 beschrieben wurde.

In der Finanzstatistik sind allerdings diese Zwischensummen nicht mehr erforderlich, sodass an dieser Stelle nur eine Gesamtsumme über alle Lehr- und Forschungsbereiche erhoben werden sollen.

Report Painter Fehler "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden (G1005)"

Entsprechend habe ich die einzelnen Zwischenergebnisse gelöscht und eine Gesamtsumme als Formel erfasst. Nach Ausführung beziehungsweise Prüfung des Berichtes kam es aber zur folgenden Fehlermeldung: "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden."  (Meldungsnummer G1005) .


Technischer Hintergrund dazu ist, dass die Formeln in ein internes Format umgewandelt werden. Statt der im Bericht als Formel Y001 + Y002 (für Zeile 1 + Zeile 2) wird ein längeres internes Format für einen Bericht verwendet.

Dieses ist ganz praktisch an einer Exportdatei (Transaktion GR37) zu sehen.

Export von Report Painter Berichten per Dateisystem

Im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ist der Export von Berichten ausführlciher beschrieben.

Hier habe ich zwei Sets (Kostenstellengruppen) als Zeilen hinterlegt und im Report Painter (Transaktion GRR1 / GRR2) als Formel eine Summe gebildet.

Die dritte Zeile ist eine Formel in der Form Y001 + Y002.

Wenn ich mir nun den Export anschaue, ist diese wie folgt umgewandelt:

• Z100030000                    0001  Z100010000 + Z100020000

Dabei ist jeder Bezug mit etwa 10 Zeichen als interner Wert gespeichert. Insgesamt kann eine Formel aber nur 240 Zeichen in der konvertierten Form umfassen.

Beim Ausführen eines Berichtes oder Prüfen wird die Formel auf das interne Format umgewandelt. Dabei zählen nun die internen Formate der Formelelemente aber auch die Operatoren oder Funktionen ebenfalls dazu, sodass bei > 20 Elementen durchaus auch bei einer reinen Summe die Fehlermeldung G1005 ausgegeben wird.

Entsprechend sollte schon vorab lange Formeln in Teilformeln aufgeteilt werden und die Teilformeln ausgeblendet werden. Hier ist es allerdings wichtig, diese Elemente zu dokumentieren, da andernfalls bei der Anpassung eines Berichtes mit neuen Elementen auch bei den ausgeblendeten Zwischenformeln eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden muss.

Ausblenden von einzelnen Spalten und Zeilen in Report Painter

Wie ausgeblendete Elemente, ob nun Zeilen oder Spalten, in Report Painter genutzt werden können, mag ich kurz noch erwähnen.

Über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausblenden

können einzelne Zeilen und Spalten direkt im Bericht ausgeblendet werden aber weiterhin in Formeln darauf Bezug genommen werden.

Wie flexibel dabei Formeln in Report Painter genutzt werden können, ist auch im Artikel "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen" der eigentlich ein Grund war den bestehenden Bericht erneut anzupassen.


Das Bearbeiten von ausgeblendeten Elementen (Zeilen und Spalten) ist im Menü unter

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausgeblendete Zeilen / Spalten
  per
  • Ändern
    oder
  • Einblenden
    möglich.

Dies ist besonders praktisch um entsprechende Zwischensummen auch im Nachhinein noch einmal anzupassen.
 

Fazit

Damit kann relativ flexibel auch komplexere Berechnungen mit Report Painter durchgeführt werden. Ein entsprechendes Berichtswesen auf Ebene der im Fachbereich vorhandenen Lehr- und Forschungsbereiche ist auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" angesprochen worden. Sofern es um verwendbare Kennzahlen geht, die nicht nur im Hochschulbereich Anwendung finden, kann auch ein Blick auf monetäre und nicht monetäre Kennzahlen im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" ein Thema sein.

Gerade in diesem Zusammenhang ist ein flexibles Berichtswesen nicht für externe, sondern auch interne Berichtsanforderungen sehr hilfreich.
 

---

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

---

Manchmal ergeben sich auch Berichtsanforderungen dadurch, dass Kolleg:innen bestehende Berichte gerne miteinander kombinieren möchten. So habe ich im Artikel "Bilanzreporting und GuV Planung in der Profit-Center-Rechnung sowie Konsolidierung einzelner Bereiche am Beispiel der Planung der Haushaltsrechnung" eine Auswertung der GuV Konten nach den einzelnen Profit-Center Bereichen

• L-Landesmittel
• F-Fördermittel
• D-Drittmittel
• S-Sondermittel

als Stammdatengruppen für Profit-Center ausgewertet und im Artikel "Auswertung Anlagenzugänge als Investitionen im Report Painter mit Ausweis CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" wurden Investitionen als Anlagenzugänge ausgewertet.

Da eine solche Anfrage oft auch noch weitere Themen aufwirft hat dieser Artikel noch weitere Abschnitte erhalten, die ich als Überblick kurz auflisten möchte.

• Technischer Hintergrund Berichtsbibliothek ZPC als Kopie von 8A2
• Report Painter Bericht anlegen zur Kennzahl BHSL-I
  • Darstellung in Spalten nach Profitcenter Bereichen (Landesmittel, Fördermittel, Drittmittel, Sondermittel)
  • Darstellung Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) nach CO Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag)
  • Darstellung Ergebniskonten nach CO Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag)
• Berichtsgruppe ZPIG anlegen
  • SAP Query als Empfängerbericht zuordnen
  • Pivot-Browser oder Neu: Einzelpostenbrowser
• Fazit - Weitere Informationen zum Berichtswesen

Nun kam es direkt zur Berichtsanforderung beide Berichte miteinander zu kombinieren.

Technischer Hintergrund Berichtsbibliothek ZPC als Kopie von 8A2

Basis dafür ist eine angepasste Kopie der Berichtsbibliothek 8A2, die wir als ZPC angelegt haben.

Die Bibliothek 8A2 basiert dabei auf die Reportingtabelle GLPCT.
Technisch weist die Reportingtabelle GLPCT eine Besonderheit auf.

Die Tabelle umfasst insgesamt drei Tabellen:

• GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" = Summensätze der Profit-Center-Rechnung
• GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" = Einzelposten im Ist
• GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" = Einzelposten im Plan

Je nach ausgewerteten Merkmal wird auf die entsprechende Hintergrundtabelle zugegriffen.
Beispiele sind hierzu in der Bibliothek 8A3 zu finden.

Sofern nun eine Bibliothek zur Reportingtabelle GLPCT angelegt wird, werden nicht nur die Merkmale der Tabelle GLPCT, sondern auch die Merkmale der Einzelpostentabellen GLPCA und GLPCP hinzugefügt. Diese umfassen dann auch Kostenstelle und Innenauftrag oder auch die Anlagenbewegungsart. Allerdings sind Auswertungen zu diesen Tabellen sehr performanceintensiv.

Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" habe ich diese Erweiterung beschrieben.

Report Painter Bericht anlegen zur Kennzahl BHSL-I

Ein wichtiger Punkt bei der Auswertung der Einzelposten (Kennzahl "Beleg  Buchungskreiswähr. Ist" BHSL-I oder Plan BHSL-P) ist, dass hier statt des Merkmals "Periode" (RPMAX) für die Einzelposten das Merkmal "Buchungsperiode" (POPER) verwendet werden muss.

Daher ist unser Bericht wie folgt zur Auswertung der Einzelposten aufgebaut.
( S= SET, Gruppe    V = Variable)

Allgemeine Selektion
Ledger: 8A
KostRechKr (V): 8AKOKRS
Geschäftsjahr (V): ZPJ

Dabei ist ZPJ eine Variable für das aktuelle Geschäftsjahr.
Im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" sind auch weitere kundeneigene Formelvariablen im Report Painter vorgestellt.

Darstellung in Spalten nach Profitcenter Bereichen (Landesmittel, Fördermittel, Drittmittel, Sondermittel)

Spalten
Wie schon eingangs erwähnt berichten wir über Profitcenter-Gruppen entsprechend sind folgende Spalten hier angelegt:
 

Spalten Bericht Basiskennzahl Beleg Buchungskreiswähr. (Ist) BHSL-I

Merkmale / Spalte	1 L-Mittel	2 F-Mittel	3 D-Mitel	4 S-Mittel
Version	0	0	0	0
Satzart	0 2	0 2	0 2	0 2
Profitcenter (S)	L-MITTEL	F-MITTEL	D-MITTEL	S-MITTEL

Damit sind also je Spalte entsprechende Profitcentergruppen ausgewertet. Allerdings wollen wir nun für die einzelnen Gruppen noch mehr Details, insbesondere die CO Objekte Kostenstellen und Innenaufträge sehen.

In der ersten Zeile wollen wir die Investitionen nach Innenauftrag und Kostenstelle auswerten. Zur besseren optischen Gestaltung formatieren wir einzelne Zeilen auch als Zwischensummen mit entsprechenden Rahmen. Dies ist im Artikel "Kurze Antworten zu Währungsumrechnung, Formatierung von Kostenblöcken und Bezügen in Report Painter und andere Bloganfragen" beschrieben.

Darstellung Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) nach CO Objekten

Zur Darstellung von Investitionen werden in den nächsten drei Zeilen folgende Merkmale mit Werten definiert.

Darstellung Investitionen 8A2

Merkmal	Wert
Kontonummer von   bis	100000    1000099 1000101    2100099 2100101    5000099 5000101    7000099 7000101    7900099 7900101    8000099 8000101    8900099 8900101    9000099 9000101    19999998 27900000 27999999
Buchungsper.	1 - (V) 8A-BIS
Beweg.art	100 - 190 300 310 320 330 345 346

Hintergrund: Anlagenzugänge über Bewegungsart und Buchungskonto selektieren

Die einfachste Auswertung dürfte nun eine Liste sein die über die Selektion der Anlagenbewegungsart erfolgt.In der Regel ist der Anlagenzugang über die Anlagenzugangsarten 100 bis 190 oder sofern innerhalb eines Konzern auch Anlagenzugänge aktiviert werden oder allerdings zur Aktivierung von Anlagen im Bau bzw. Anlagen selbst erstellt werden dürften auch die Anlagenbewegungsarten:

• 300 Umbuchung Altbestand abgehend von aktiver Anlage
• 310 Umbuchung Altbestand zugehend von aktiver Anlage
• 320 Umbuchung Neuzugang abgehend
• 330 Umbuchung Neuzugang zugehend
• 345 Umbuchung Neuzugang abg.von Anlage im Bau Einzelp.
• 346 Umbuchung Neuzugang zugehend von Anlage im Bau

relevant sein. Als Sachkonto sollten hier dann die Buchungskonten der Anlagenbuchhaltung ausgewertet werden. Basierend auf den Kontenplan IKR kann dieses zum Beispiel über folgendes Intervall dargestellt werden (ohne Werberichtigungskonten)

100000    1000099
1000101    2100099
2100101    5000099
5000101    7000099
7000101    7900099
7900101    8000099
8000101    8900099
8900101    9000099
9000101    19999998
27900000 27999999

In diesem Bericht sollen "nur" die Sachinvestitionen (Anlagenzugänge) aber keine Finanzinvestitionen wie Wertpapiere dargestellt werden.

Ergänzende Merkmale sind je Zeile zu definieren:

Zeile Anlagenzugang Kostenstelle

Hier ist das Merkmal Kostenstelle (S,V) als Gruppe und Variable 1KOSET definiert.

Zeile Anlagenzugang Innenauftrag

Hier ist das Merkmal Auftrag (S,V) als Gruppe und Variable 6-AUFGR definiert.

Zeile Investitionen

Hier  werden  die oberen Merkmale der Tabelle ohne die Merkmale Kostenstelle, Inennauftrag gewählt werden. Damit sind hier für L-Mittel, F-Mittel ... sprich die Gesamtspalten unabhängig der selektierten Innenauftragsgruppe oder Kostenstellengruppe die Sachinvestitionen insgesamt ausgewertet. Diese Zeile ist als Zwischensumme mit Über- und Unterstreichung formatiert.

Die beiden ersten Zeilen werden wie folgt über Merkmale expandieren (UMSCH + F9) dargestellt:

1. Kostesntelle (Auflösen) / Innenauftrag (Einzelwert)
2. Kontonummer (Einzelwert)
3. Buchungsper. (Nicht auflösen)
4. Beweg.art (Nicht auflösen)

Damit werden bei den Sachinvestitionen der Kostenstelle die einzelnen Bereiche dargestellt und bei den Innenaufträgen die Liste der Innenaufträge und die Anlagekonten.

Während bei den Kostenstellengruppen auf die Standardhierarchie der Kostenstellen zugegriffen wird, nutzen wir bei der Auswahl der Innenaufträge Interaktive Auftragsgruppen, über die ebenfalls durch ein Intervall an Kostenstellen die zugeordneten Innenaufträge ausgewertet werden kann (siehe Artikel "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen").

Damit können die Zeilen Anlagenzugang Kostenstele und Anlagenzugang Innenauftrag in Summe von der letzten Zeile abweichen, da es sich nur um eine Teilmenge handelt.

Darstellung Ergebniskonten nach CO Objekten

Neben der Darstellung der Anlagenzugänge sollen auch GuV Konten dargestellt werden. Hier wird dann eine Kontengruppe ausgewertet und die CO Objekte Kostenstelle und Innenauftrag aufgelöst.

Zeile Konto Kostenstelle
Merkmal:
Kostenstelle (S,V): 1KOSET
Kontonummer (S,V): 8A-ACCT
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS

Zeile Konto Innenauftrag
Merkmal:
Auftrag (S,V): 1KOSET
Kontonummer (S,V): 6-AUFGR
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS


Zeile Konto Gesamt
Kontonummer (S,V): 6-AUFGR
Buchungsper.: 1 bis (V) 8A-BIS

Diese Zeile ist als Zwischensumme mit Über- und Unterstreichung formatiert und stellt wiederum die Gesamtsumme der Spalten ausgewiesen.

Auch an dieser Stelle werden die beiden ersten Zeilen werden wie folgt über Merkmale expandieren (UMSCH + F9) dargestellt:

1. Kostenstelle (Auflösen), Auftrag (Einzelwert)
2. Kontummer (Einzelwert)
3. Buchungsper. (Nicht auflösen)

Damit gilt an dieser Stelle der gleiche Hinweis auf interaktive Auftragsgruppen wie bei den Anlagenzugängen.

Informativ kann auch noch eine weitere Zeile zu den Anlagenzugängen hinzugefügt werden in der statt Kostenstelle oder Innenauftrag das Merkmal Anlage (S) 8A-ANL-ALL.GLPCT für "Alle Anlagen" eingefügt werden kann.

Berichtsgruppe ZPIG anlegen

Dieser Bericht wird der kundeneigene Z-Berichtsgruppe ZPIG - Profitcenter Invest GuV zugeordnet.

SAP Query als Empfängerbericht zuordnen

Innerhalb der Berichtsgruppe ZPIG kann über die Bericht/Bericht-Schnittstelle innerhalb des Abschnitts "Der Berichtsgruppe ist Bericht zugeordnet" mit der Schaltfläche "Konfigurieren" und + ein Bericht als Empfängerbericht zugeordnet werden. Normalerweise werden hier Einzelpostenberichte bspw. per Transaktion KE5Z für "Profit Center: Ist-Einzelposten" oder KE5ZH  "Profitcenter: Einzelpostenbrowser" sofern Sie eine HANA Datenbank schon nutzen zugeordnet. Aber es gibt auch die Möglichkeit per "Anderer Berichtstyp" hier QU für SAP Query zu verwenden. Nun kann hier auch eine Query verweisen werden.

Damit sind als Einzelposten auch aus der Tabelle Anlagenstammsatz-Segment (ANLA) der Ordnungsbegriff 1 (L,S) ANLA-ORD41 zur Abbildung der Mittelherkunft darstellbar.

Damit kann über die Benutzergruppe und Query eine Auswertung wie in "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" beschrieben erfolgen.

Eine Erweiterung der Auswertung über die Bibliothek ZPC und als neues Merkmal den Ordnungsbegriff als Include in der Einzelpostentabelle GLPCA scheint hier nicht möglich zu sein, da allenfalls ein Append statt Include möglich ist.

Die Erweiterung der Tabelle GLPCA ist im SAP Hinweis 2545080 beschrieben. Eine Erweiterung von Report Painter ist ebenfalls im Blog SAPManDoo im Artikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten" jedoch scheint dieses in der GLPCP schwieriger.

Pivot-Browser oder Neu: Einzelpostenbrowser

Bei der Zuordnung von Berichten in der Bericht/Bericht-Schnittstelle bin ich auf mir bisher nicht bekantne neue Einzelpostenberichte in Form eines Einzelpostenbrowser als Transaktionen mit Endung H aufmerksam geworden. SAP hat mit EHP 6 Einzelpostenbrowser für FI und EC-PCA eingeführt. Diese sind über die Transaktionen:

• FBL3H Browser Hauptbucheinzelposten
• FBL1H Browser Kreditorenposition
• FBL5H Browser Debitorenposition
• FAGLL03H Browser Hauptbucheinzelposten (Hauptbuchsicht)
• und per KE5ZH "Profitcenter: Einzelpostenbrowser"

aufrufbar. Details zu diesen neuen Einzelpostenberichten sind im SAP Hinweis 2100879 zu finden.

Der Anzeigebereich entspricht der klassischen ALV Darstellung während nue hinzugekommen nun ein Interaktionsbereich ist. Im Blog SAPManDoo sind im Artikel "Pivot-Browser - eigene Aktionen"  von Stephan Rohde die Möglichkeiten vorgestellt. Spannend ist, dass nun auch Stammdatenfelder zur Verfügung stehen sowie interaktiv Aktionen durchgeführt werden können. Zur Nutzung dieser Funktion ist allerdings durch die Systemverwaltung eine alternative Datenbank (HANA) erforderlich. Ausführliche Informationen sind in der Transaktion HDBS_ERROR zu finden, sofern die Datenbank noch nicht eingerichtet wurde.

Fazit - Weitere Informationen zum Berichtswesen

Sofern Sie intensiv mit den Themen Berichtswesen sich auseinandersetzen gibt es auch immer wieder Rückmeldungen zu vorhandenen Berichten.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 

---

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Das wunderbare Thema SAP Query habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

---

Die Grundeinstellungen zur Obligoverwaltung im Modul CO habe ich im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" beschrieben.

Ausgangslage
Nun gab es aber eine Rückfrage bzgl. der Darstellung eines Obligo aus einer Bestellung mit Lieferdatum in der Zukunft aber Belegdatum in der aktuellen Periode. Im Rahmen des Berichtswesens wurde im CO das Obligo erst in der Periode des zukünftigen Lieferdatums und im Haushaltsmanagement (Öffentliche Verwaltung PSM-FM; Public Secotr Management - Fundsmanagement)  in der Periode das Belegdatum ausgewiesen.

Problem: Abweichende Darstellung Bestellobligo
Wird nun im Berichtswesen immer zur aktuellen Periode ausgewertet, würden bei einer Gegenüberstellung von Plan/Budgetwerten hier nicht die zukünftigen Verpflichtungen mit berücksichtigt werden, sodass hier mehr Mittel als verfügbar angesehen werden, während im PSM-FM die Verpflichtung auch schon in der Periode des Belegdatums ersichtlich sind.

Datum Bestellobligo im Modul Controlling - CO

Die Berechnung des Obligo erfolgt im Modul Controlling anhand des Lieferdatums und lässt sich nicht im Customizing ändern. Der Aufbau eines Bestellobligo im Controlling als offener Bestellwert aus folgenden Daten ab:

• Wert der Bestellung
• Liefertermin
• Kontierung

Wichtig ist daher, dass zum Liefertermin auch die Kontierung (Kostenart) gültig ist und die Obligoverwaltung in den einzelnen Komponenten Kostenstellenrechnung und Innenauftragsrechung aktiviert ist.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in CO

Im Zusammenhang mit Kostenstellen sollte ferner darauf geachtet werden, dass im Abschnitt Steuerung in den Stammdaten der Kostenstelle keine Sperre für das Feld Obligofortschreibung gesetzt ist, andernfalls kann kein Obligo auf der Kostenstelle bspw. aus Bestellungen geschrieben werden. Die Verpflichtungen als Obligo können bspw. aus Bestellobligo (als Abnahmeverpflichtung aus Bestellungen), Auftragsobligo (Lieferverpflichtungen aus bestätigen Aufträgen) oder Wechselobligo (Wechselverpflichtungen bei einer Bank) entstehen.

Sollte eine entsprechende Sperre gesetzt sein und so fehlerhafte Obligowerte korrigiert werden müssen, kann per SA38 das ABAP Programm RKANBU01 - Übernahme Bestellanforderungs- und Bestellobligo zur Korrektur aufgerufen werden. Beim Aufruf des Programms können einzelnen Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Innenauftrag, ...) selektiert werden und die Korrektur entsprechend aufgerufen werden.

Zum Auswerten der Summen je Kostenart von Obligo kann neben den vorhandenen Berichten in SAP wie Kostenstellen/Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620 / S_ALR_87012999) oder Kostenstellen Einzelposten Obligo (KSB2 / KOB2 ) auch ein gemeinsamer Report Painter Bericht wie unter "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" beschrieben verwendet werden.
 

Customizing Fortschreibungsdatum Bestellobligo für PSM-FM

Davon abweichend kann im Haushaltsmanagement im Customizing eine andere Darstellung gewählt werden.

Im Customizing (Transaktion SPRO) kann über

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Ist- und Obligofortschreibung/Integration
• Allgemeine Einstellungen
• Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen

den jeweiligen Finanzkreis ein Fortschreibungsprofil zugeordnet werden.

Das Fortschreibungsprofil umfasst Parameter zur Steuerung der Obligo und Ist Daten im Haushaltsmanagenet. Innerhalb des Fortschreibungsprofils kann unter anderen festgelegt werden, welches Datum vom Beleg (zum Beispiel bei Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungen) zur Zuordnung einer Persiode für Obligo und Ist im Haushaltsmanagement ausgewiesen werden soll. Als Fortschreibungsperiode kann dabei entweder das Buchungs-/Belegdatum oder aber das Fälligkeitsdatum sein.

Im Standard hat SAP hier unter anderen zwei Fortschreibungsprofile mit ausgeliefert:

• 000100 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Fälligkeitsdatum
• 000101 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Buchungsdatum
  Rechnungen können durch den Obligo-Vortrag ins neue Geschäftsjahr übertragen werden
• ...

Das Fälligkeitsdatum (siehe Fortschreibungsprofil 000100) wird dabei wie folgt abgeleitet:

• Bestellungen: anhand des Leiferdatum und den Zahlungsbedingungen
• Rechnungen: auf Basis des Zahlungsfristenbasisdatum und Zahlungsbedingungen
• Kreditorische Gutschriften: Zahlungsfristeenbasisdatum ohne Zahlungsbedingungen
• Zahlung: Ausgleichsdatum der Rechnung (dürfte Buchungsdatum der Zahlung sein)

Im Gegensatz zum Forschreibungsprofil 000101 im Haushaltsmanagement leitet sich, wie erwähnt, im CO das Datum des Obligo-Beleg vom Fälligkeitsdatum beziehungsweise Lieferdatum her ab.

Auch wenn das Fortschreibungsprofil entsprechend ewählt ist, kann im Customizing eine abweichende Einstellung für Bestellobligo genutzt werden.

Dieses ist im Customizing (SPRO) unter

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Ist- und Obligofortschreibung/Integration
• Allgemeine Einstellungen
• Fortschreibungsprofil übersteuern

möglich.

Hier kann nach Werttyp (zum Beispiel 51 Bestellungen) neben der Budgetwirksamkeit (Statistische Fortschreibung) auch das Zahlungsbudget anhand des Buchungsdatums, Fälligkeitsdatum oder Lieferdatum genutzt werden. Gerade beim Lieferdatum bedeutet dieses auch, dass bei einer Bestellung die am Jahresende erfolgt und deren Lieferung erst im Folgejahr erwartet wird (Lieferdatum) die Mittel erst im neuen Jahr gebunden werden.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in PSM-FM

In den Artikeln "Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo" und "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" bin ich auch auf Korrekturmöglichkeiten zu fehlerhaften Obligo eingegangen.

Fazit

Für das Berichtswesen bedeutet ein unterschiedlicher Ausweis (Lieferdatum oder Belegdatum) von Bestellobligo, dass zur Darstellung aller Verpflichtungen nicht bis zur aktuellen Periode, sondern bis zur letzten Periode des laufenden Geschäftsjahres eine Auswertung erfolgen sollte.

Bei PSM-FM basierten Drittmittelauswertungen von Fonds/Projekten wird dieses dann auch direkt in der Periode des Belegdatums ausgewiesen. Abweichend dazu kann dann eine CO Auswertung zum Beispiel bei der Auswertung von Kostenstellen oder reinen CO Aufträgen sein.

Hier sollten sich die Fachverantwortlichen darüber abstimmen, welche Information zur Steuerung und im Berichtswesen als erforderlich angesehen wird.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Themen eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 

Im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." bin ich auf die einzelnen Möglichkeiten der Verrechnung von Kosten in SAP eingegangen. Neben der Leistungsartenrechnung als Menge x Preis bin ich hier auf die kennzahlenbasierte Verrechnung in Form der Kostenverteilung und Kostenumlage innerhalb des Gemeinkostencontrolling mit SAP CO-OM eingegangen.

Exkurs: Leistungsartenrechnung zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

Dabei werden aus Plankosten und Planmengen ein Plantarif ermittelt der später als Grundlage der erfassten Leistungsmenge entsprechende die Senderkostenstelle auf Basis der in der Leistungsart erfassten Menge entlastet und die Empfängerkostenstelle belastet.

Dabei werden als Information sowohl die Mengen, die Leistungsart als auch die Verrechnungskostenart vom Typ 43 "Verrechnung Leistungen/Prozesse" ausgewiesen.

Der Tarif kann aber auch politisch gesetzt sein, so dass am Beispiel der Kopierkosten hier auch eine Kopie zu jeweils 0,05 Euro von der Kostenstelle der Kopiergeräte entlastet und auf die kopierende Kostenstelle belastet werden kann.

Einen kleinen Exkurs zur Leistungsartenrechnung befindet sich im Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten".

Während die innerbetriebliche Leistungsverrechnung per Leistungsart und Tarifermittlung sich an messbaren Verbrauchsmengen orientiert (Verbrauchsmengen wie Strom oder auch Arbeitszeit wie im Artikel "Berechnung monatlicher/jährlicher Arbeitzeit nach BAT" beschrieben) orientiert sich die Verrechnung an Hilfsgrößen zur Kostenumlage oder Kostenverrechnung die oft nicht beim direkten Verbrauch sondern im Nachhinein oder als allgemeine Kennzahlen herangezogen werden.
 

Betriebsabrechnungsbogen / Kostenumlage - Kennzahlenbasierte Verrechnung

Ein klassisches Anwendungsgebiet der Kostenumlage ist das Stufenleiterverfahren eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB).  Hier werden über einen Verteilungsschlüssel nicht direkt zuordenbare Kosten (Gemeinkosten) den einzelnen untergeordneten Stufen zugeordnet und entsprechend weiter verrechnet.

Zur Verrechnung von Gemeinkosten (als Kosten die nicht direkt einen Kostenträger zuzuordnen sind) können neben Mengengrößen auch Wertgrößen als Schlüssel herangezogen werden. Wichtig bei der Wahl geeigneter Schlüssel ist, dass diese nachvollziehbar, quantifizierbar und besonders auch in einem Verhältnis zu den umzulegenden Kostens stehen sollten.

In der folgenden Abbildung ist eine kennzahlenbasierte Umlage als Stufenleiterverfahren abgebildet.



In den einzelnen Stufen werden jeweils weitere Gruppen an Gemeinkosten umgelegt und auf die jeweils folgende Stufe umgelegt.

Als Basis werden, wie in der Abbildung zu sehen, unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet. Anstatt hier auf die Technik der Umlage einzugehen möchte ich im Rahmen der "Abschlußarbeiten mit SAP CO" auf die hier verwendeten Kennzahlen eingehen.

Einige der vorgestellten Kennzahlen sind als Verteilungsschlüssel auch auf der Seite hochschulcontrolling.de von Volker Wiest zu den Themen Finanz- und Rechnungswesen angelehnt.  Der Leitspruch »Happy Controlling!« motiviert mich ebenfalls dazu hier auf die dort angesprochenen Kennzahlen etwas ausführlicher einzugehen.
 

Unterschiedliche Formen der Verrechnung - Verteilung und Umlage im SAP System

Bei der Verteilung bleiben die ursprünglichen Konten erhalten (Kostenart/Sachkonto) während bei der Umlage diese auf ein Sachkonto des Kostenartentyp 42 Umlage zusammengefasst werden.

Ein klassisches Beispiel der Verteilung sind Telefonkosten die nach verbrauchten Telefoneinheiten verteilt werden. Dabei werden Kosten über das ursprüngliche Sachkonto bzw. Kostenart verteilt, so dass auf Seiten der Empfänger weiterhin das Sachkonto für Telefonkosten erhalten bleibt.

Für die Umlage ist weniger das Sachkonto als vielmehr eine Zusammenfassung unterschiedlicher Kosten relevant, so dass hier Gebäudekosten oder die Kosten der Verwaltung in Summe ausgewiesen werden.

Dazu werden unterschiedliche Kennzahlen (oder auch Kosten) als Basis der Verteilung verwendet.

Im Artikel gehe ich auf folgende Punkte ein:

• Kennzahlen insbesondere im Bereich Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen
  • HNF (Hauptnutzfläche)
    Verteilung von Gebäude und Raumkosten
  • VZÄ (Vollzeitäquivalente)
    Verteilung von Overheadkosten wie Verwaltung
  • STUDR / GSTUD / ABS (Studierende)
    Verteilung Kosten aus den Bereich Lehre
  • LENA (Lehrnachfrage)
    Verteilung nach Lehrimport und Lehrexport auf Studiengänge
  • TELE (Telefoneinheiten)
    Verteilung nach Verbrauchseinheiten
  • Weitere monetäre nicht monetäre Kennzahlen
    (Quelle: DeStatis)
• Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung

Gerade im Hochschulbereich fallen unterschiedliche Kosten in den einzelnen Einrichtungen an, so dass hier eine entsprechende Verrechnung sinnvoll erscheint. Neben Kennzahlen die im Hochschulumfeld eine Anwendung finden sind hier auch allgemeine Kennzahlen erwähnt, die auch für andere Branchen geeignet sein wollten.

Kennzahlen zur Verteilung von Gebäude und Raumkosten (Hauptnutzflächen DIN 277) - HNF (Hauptnutzfläche)

Auch wenn die Verteilung nach Raumflächen für Bewirtschaftung und Bauunterhalt von Gebäuden auf den ersten Blick für Gebäudekosten sinnvoll erscheint ist bei einen näheren Blick auf die unterschiedliche Nutzung von Räumen ein Unterschied je nach Raumnutzungsart leicht ersichtlich. Schon bei der Betrachtung von Energiekosten ist ein UNterschied zwischen einfachen Lagerräumen und einen Isotopenlabor mit besonderen Sicherheitsanforderungen ersichtlich. Ebenso stellt sich hier die Frage, wie Nebennutzflächen wie Sanitäranlagen oder allgemeine Flächen (Flur) bei einer Kostenverteilung genutzt werden soll.

Hier ist es hilfreich sich an der DIN-Norm "DIN 277" als "eine einheitliche Beurteilungs- und Berechnungsgrundlage für die Ermittlung von Grundflächen und Rauminhalten von Bauwerken oder Teilen davon im Hochbau" (siehe Wikipedia Eintrag DIN 277) zu orientieren.

Dabei sind die einzelnen Nutzungsflächen wie folgt eingeteilt:

1. Wohnen und Aufenthalt (dazu zählen auch Teeküche oder Pausenräume)
2. Büroarbeit (hier können auch Übungsräume, Besprechungsräume gezählt werden)
3. Produktion, Hand- und Maschinenarbeit, Experimente (Druckerei, Werkstätten oder auch Räume für Tierhaltung)
4. Lagern, Verteilen, Verkauf (Lagerräume, Archive, Hauspost)
5. Bildung, Unterricht, Kultur (darunter fallen auch Sporthallen, Bühnen oder Bibliotheken)
6. Heilen und Pflegen (hier können auch Labore oder medizinische Einrichtungen wie Operations- und Behandlungsräume eingeordnet werdfen)
7. Sonstige Nutzung (Sanitörrume,Nebennutzflächen)

Je nach Ausstattung ihr einzelnen Gebäude und Räume eignet sich diese DIN als Orientierung und Sie können die einzelnen Gebäudekategorien (GKAT) oder Raumnutzungsarten (RNA) jeweils einen passenden Gewichtiungsfaktor zuordnen.

Dabei kann als Index mit Gewichtungsfaktor 1 ein klassischer Büroraum genommen werden und im Vergleich dazu die Raumkosten für andere Raumnutzungsarten herangezogen werden bzw. im Verhältnis gesetzt werden.

Kennzahlen zur Verteilung von Verwaltungskosten - FTE oder VZÄ

Zur Verteilung von Overheadkosten (wie Verwaltung) eignet sich hier das Personal als Größe heranzuziehen, sofern Sie nicht per Zeitaufschreibung den Service ihrer Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung verursachungsgerecht verteilen wollen. Im Artikel "Anzahl Belege Kreditor je Fachbereich oder Abteilung anhand Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag" habe ich zwar auch eine Auswertung der Anzahl an Belegen beschrieben, jedoch sollte dabei beachtet werden, dass manchmal ein einzelner Beleg wesentlich mehr Prüfaufwand verursacht als eine Vielzahl an Belege die möglicherweise auch noch automatisch per "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" oder künftig per "SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM" eingebucht wird.

Statt der Kennzahl "Anzahl Beschäftitgte" nach Köpfen kann als Kennzahl FTE (englisch: full-time equilavent) beziehungsweise VZÄ (Vollzeitäquivalent) aus dem Pesonalmanagement genutzt werden. Diese dient der Darstellung von Arbeitszeit von Teilzeit-Beschäftigten im Verhältnis zu einer Vollzeitkraft. Eine Vollzeitkraft die ausschliesslich in einer Abteilung (Kostenstelle) arbeitet, wird mit einem Wert 1,0 dargestellt. Neben der Betrachtung der Arbeitszeit sollte aber auch die Kostenverteilung berücksichtigt werden, wenn eine Person in mehr als einer Abteilung beschäftigt ist. Hier ergibt sich je Kontierungsobjekt die Kennzahl aus folgender Formel:

• VZÄ = Beschäftigungsgrad * Kostenverteilung

Diese Kennzahl sollte für jede Periode (Monat) erhoben werden, so dass auch entsprechende Schwankungen abgebildet werden können.

Die Ermittlung von Beschäftigungsgrad (Infotyp 0007 - Personaladminstration) und Kostenverteilung (Infotyp 1018 - Organisationsmanagement) ist im Artikel "SapQuery Personalkostenumlage VZÄ" näher beschrieben.

Unterschiedliche Beschäftigtengruppen

Denkbar ist es auch für unterschiedliche Beschäftigtengruppen noch einmal separate Kennzahlen zu erheben. So könnte für eine Professur inhabende Person die Kennzahl PROF ebenso relevant sein wie WISS für wissenschaftliche MItarbeitende.

Gerade im Zusammenhang mit Personalauswertungen kann auch der Artikel "SUMMEWENN über mehrere Spalten in Excel oder Personalkostenhochrechnung auf Innenauftrag zusammenfassen" lesenswert sein.

Kennzahlen im Hochschulumfeld

Während die oberen Kennzahlen für eine Vielzahl von Branchen genutzt werden können gibt es auch branchenspezifische Kennzahlen. Für den Bereich Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling sind hier auch weitere Leistungskennzahlen im Bereich Forschung und Lehre relevant.

Solche Zahlen können entweder zum Vergleich herangezogen werden (siehe Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" oder "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" aber auch für eine Kostenverteilung herangezogen werden.

Eine Analyse der budgetrelevanten Kennzahlen ist aber sicherlich für ein aussagekräftiges Hochschulcontrolling wichtig und ist im Vergleich der Leistungsmengen auch im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" beschrieben.

Auf zwei dieser im Hochschulumfeld typischen Zahlen möchte ich wie folgt eingehen.

Kennzahlen aus den Bereich Lehre: Studierende - STUDR / GSTUD

Sonstige Einrichtungen wie Studienberatung, Hochschulsport oder auch Bibliotheken können nach der Anzahl der Studierende verrechnet werden. Hier sollte sich darüber verständigt werden ob Studierende im 1. Fachsemester, Studierende in Regelstudienzeit (STUDR) oder die Gesamtzahl aller Studierende (GSTUD) als Kennzahl genutzt werden soll. Sinnvoll ist es hier sich an einen entsprechenden Faktor zu orientieren der auch im Rahmen des Budgetierungsmodell als Erfolgsfaktor genutzt wird. In der Regel dürften dieses Studierende in Regelstudienzeit sein.

Denkbar wäre hier auch eine erfolgsabhängige Kennzahl wie Absolvierende (ABS).

Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge - LENA

Für die Berechnung der Lehrnachfrage ist schon im Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" eine entsprechende Kennzahl beschrieben worden.

Dabei wird davon ausgegangen, dass für alle Studiengänge ein Curricularnormwert (CNW) vorliegt. Innerhalb der Kapazitätsverordnung  (KapVO) wird dieser Wert als Anzahl der Deputatsstunden verstanden, die für die Ausbildung in einen bestimmten Studiengang erforderlich ist. Als Wert bildet dieser den Lehraufwand in SWS (Semesterwochenstunden) ab der für Studierende in Regelstudienzeit erforderlich ist. (siehe Definition Curricularnormwert auf Wikipedia).

Nun ist es aber so, dass nicht nur eine Lehreinheit für einen Studiengang verantwortlich ist sondern hier Leistungen von unterschiedlichen Lehreinhieten oder Fachbereichen erbracht werden.

Im Rahmen einer CNW Matrix wird dieser Lehrleistung als SWS je Studiengang zwischen den einzelnen Lehreinheiten aufgeteilt.

Nemen wir als Beispiel einen Studiengang A und fünf Lehreinheiten die sich insgesamt 10 SWS aufteilen.
 

Beispiel CNW

Studiengang	LE 01	LE 02	LE 03	LE 04	LE 05	Summe
Studiengang A	3	0,7	0,3	3,8	2,2	10
Studiengang B	4,5	2	0,2	0,8	2,5	10

Dieses bildet die Lehrbeziehung zwischen den einzelnen Studiengängen ab.

Für die Berechnung der CNW Anteil der einzelnen Lehreinheiten wird die Leistung je Studiengang im Verhältnis zur Gesamtleistung des Studiengangs hernagezogen. Dieses wäre beim Studiengang für die LE 01 also 3 von 10  und somit 0,3 (berechnet aus 3 / 10).

 

Beispiel CNW Anteile

Studiengang	LE 01	LE 02	LE 03	LE 04	LE 05
Studiengang A	0,3	0,07	0,03	0,38	0,22
Studiengang B	0,45	0,2	0,02	0,08	0,25

Für die einzelnen Studiengänge liegt dann eine Jahrgangsbreite vor aus der sich dann die Lehrnachfrage aus der Multiplikation der Studierende mit dem CNW Anteil berechnet. Die Anzahl der Studierende multipliziert mit den CNW Anteil der Lehreinheit ergibt also den Lehrbedarf in SWS für alle im Studiengang eingeschriebene Studierende.

 

Beispiel Lehrnachfrage nach Lehreinheit (LE)

Studiengang	Jahrgangsbreite	LE 01	LE 02	LE 03	LE 04	LE 05
Studiengang A	100	30	7	3	38	22
Studiengang B	100	45	20	2	8	25
Summe Lehrnachfrage	200	75	27	5	46	47

Die Summe je Lehreinehit kann dann zur Verteilung der Kosten auf Ebene der Studiengänge für die einzelnen Lehreinheiten herangezogen werden.

So wären die Gesamtkosten der Lehreinheit 01 auf anteilig zu 30 auf Studiengang A und 45 auf Studiengang B zu verteilen.

Eine passende Auswertung dazu ist im Artikel "Hochschulcontrolling: Vergleich Lehrimport von Studiengängen und Kostenanteile einzelner Lehreinheiten - Abschnitte mit abgeleiteten Kennzahlen im Report Painter" beschrieben.

Da dies insgesamt nach einem Betriebsabrechnungsbogen erfolgt ist dieses direkt zu verteilen.

Verbrauchseinheiten wie TELE für Telefoneinheiten

Neben der Leistungsartenrechnung kann auch die Umlage und Verteilung auf Basis von Verbrauchsmengen geführt werden. So kann eine Kennzahl wie die verbrauchten Telefoneinheiten (TELE), versendete Briefe (PORTO) oder gedruckte Seiten (DRUCK) zur Verteilung der aufgelaufenen Kosten der Durckerei, Poststelle oder des Rechenzentrums genutzt werden. Hier werden die aufgelaufenen Porto-, Telekommunikations- und Durckkosten ebenfalls über eine erfasste Kennzahl (sinnvollerweise als Summenwerte) erfast und entsprechend verrechnet.

Weitere Kennzahlen im Hochschulumfeld - monetäre und nichtmonetäre Kennzahlen

Teilweise kann sich bei der Wahl einer geeigneten Kennzahl auch an die schon erwähnten Leistungsmenegen orientiert werden, die auch im Bereich der Haushaltspläne für Hochschulen vorgesehen sind. Dieses kann neben den typischen Kennzahlen im Bereich der Forschung (Drittmittelvolumen, Promotionen) auch noch Absolventinnen und Absolventen oder auch Berufungen von Frauen sein. Dabei ist es auch eine Frage welches Profil sich eine Hochschule geben möchte und wie die Kernbereiche Lehre, Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs, Gender, Internationalisierung und Weiterbildung auch im Rahmen eines Budgetierungssystem abgebildet werden kann.

Volker Wiest, ein sehr geschätzter Kollege einer anderen Hochschule, hat auf seiner Seite hochschulcontrolling.de unter der Rubrik "Haushalt & Finanzen" ebenfalls einige grundlegende Informationen rund um Haushaltspläne und die Hochschulkostenrechnung gesammelt.

Weitere Daten vom statistischen Bundesamt (DeStatis)

Das Statistisches Bundesamt (DeStatis) veröffentlicht regelmäßig auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/Publikationen/_publikationen-innen-hochschulen-kennzahlen.html sowohl monetäre als auch nicht monetäre hochschulstatistische Kennzahlen im Rahmen der Fachserie 11 Reihe 4.3.1 (zuletzt von 1980 - 2019) dabei werden sowohl internationale als auch nationale Kennzahlen über alle Hochschulen in Verbindung gesetzt.

Gerade für den Bereich Bildung, Forschung und Kultur wird auch für Hochschulen auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/_inhalt.html weitere verfügbaren daten zur Verfügung gestellt.


Dies ist auch ein Grund warum in den Artikeln "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" oder "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" sich das Berichtswesen auch auf die Ergebnisse der Hochschulfinanzstatistik oder Personalstandsstatistik beschäftigt.

Weitere Verteilungsschlüssel

Bisher habe ich hier in der Hauptsache auf Mengengrößen  Bezug genommen, eine Alternative wäre jedoch auch eine Verteilung über Wertgrößen. So könnte über andere Wertgrößen (wie gebuchte Personalkosten oder Erlöse erfolgen.

Als wichtige Eigenschaften geeigneter Kennzahlen oder Schlüssel sollten aber die folgenden Punkte enthalten:

• verursachungsgerecht
• mit vertretbaren Aufwand messbar
• und idealerweise auch beeinflussbar sein

Diese Punkte sind insbesondere dann notwendig, wenn diese auch in allen Abteilungen akkzeptiert werden.

Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung mit SAP CO

Wie eine solche kennzahlenbasierte Verrechnung erfolgen kann können Sie in folgenden Büchern kennenlernen.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

Für 29,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120346


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Umsetzung im Rahmen eines Berichtswesen im Controlling eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.


Künftig wird es hier sicherlich auch noch eine weitere Publikation geben, die dieses Thema aufgreifen wird. Zumindest setze ich mich zur Zeit etwas intensiver mit dem Thema "Abschlüsse im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" auseinander :-).

Sind die einzelnen Kennzahlen erst einmal erfasst stellt sich auch die Frage der Auswertung eben dieser Kennzahlen.

Beim Aufbau eines Berichtswesen im SAP Controlling sind auch diese Punkte besonders zu beachten.  Somit ist es auch wichtig, dass die Verteilgrößen auch durch die Verantwortlichen selbst mit ausgewertet werden können.

Innerhalb Report Painter Berichte könenn diese im SAP System ausgewertet werden aber manchmal ist es für das Controlling auch erforderlich eine Gesamtliste aller gebuchten Kennzahlen zu erhalten. Eine solche Möglichkeit ist im Artikel "Auswertung gebuchter statistischer Kennzahlen jahresübergreifend nach CO Objekten wie Kostenstelle oder Innenauftrag" festgehalten worden.