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ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Sonntag, 13. Juni 2021
21:34 Uhr

Report Painter Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden - Ausblenden von Zwischensummen bei zu großer Länge

Im Artikel "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" bin ich etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten der Überarbeitung von Berichten eingegangen.

Noch kurz zum Hintergrund der Hochschulfinanzstatistik:
Für das Controlling und Berichtswesen werden an Destatis Daten zu einzelne Lehr- und Forschungsbereiche (dreistellige Fächergruppenschlüssel) als Zwischensumme die übergeordnete zweistellige Fächergruppe ausgewertet.

Von der Gliederung her sind die Fächergruppen, Lehr- und Forschungsbereiche und Fachgebiete einer Hochschule wie folgt aufgeteilt:
  • NN - Systematik der Fächergruppe
    • NNN Systematik des Lehr und Forschungsbereiches
      • NNNN Fachgebiet
Dabei bauen die einzelnen Schlüssel aufeinander auf bzw. Gliedern die einzelnen Bereiche einer Hochschule.

Neben den einzelnen Lehr- und Forschungsbereichen (LFB) ist auch eine Gesamtsumme aller Bereiche zu berichten. Dazu kann eine Summe über alle LFB (Fächergruppen) gemeldet werden.

Hierzu ist innerhalb eines Report Painter Berichtes über die Profitcenterrechnung (EC-PCA) eine Auswertung über einzelne Gruppen (Sets) erfolgt und auch eine Summe über die einzelnen zweistelligen Fächergruppen erstellt worden. Dabei sollen auch nur Ganzzahlen ausgewiesen werden, was mit der Formel TRUNC im Artikel "Reportwriter Funktionsformeln" aus 2008 beschrieben wurde.

In der Finanzstatistik sind allerdings diese Zwischensummen nicht mehr erforderlich, sodass an dieser Stelle nur eine Gesamtsumme über alle Lehr- und Forschungsbereiche erhoben werden sollen.

Report Painter Fehler "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden (G1005)"

Entsprechend habe ich die einzelnen Zwischenergebnisse gelöscht und eine Gesamtsumme als Formel erfasst. Nach Ausführung beziehungsweise Prüfung des Berichtes kam es aber zur folgenden Fehlermeldung: "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden."  (Meldungsnummer G1005) .


Technischer Hintergrund dazu ist, dass die Formeln in ein internes Format umgewandelt werden. Statt der im Bericht als Formel Y001 + Y002 (für Zeile 1 + Zeile 2) wird ein längeres internes Format für einen Bericht verwendet.

Dieses ist ganz praktisch an einer Exportdatei (Transaktion GR37) zu sehen.

Export von Report Painter Berichten per Dateisystem

Im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ist der Export von Berichten ausführlciher beschrieben.


Hier habe ich zwei Sets (Kostenstellengruppen) als Zeilen hinterlegt und im Report Painter (Transaktion GRR1 / GRR2) als Formel eine Summe gebildet.

Die dritte Zeile ist eine Formel in der Form Y001 + Y002.

Wenn ich mir nun den Export anschaue, ist diese wie folgt umgewandelt:
  • Z100030000                    0001  Z100010000 + Z100020000

Dabei ist jeder Bezug mit etwa 10 Zeichen als interner Wert gespeichert. Insgesamt kann eine Formel aber nur 240 Zeichen in der konvertierten Form umfassen.

Beim Ausführen eines Berichtes oder Prüfen wird die Formel auf das interne Format umgewandelt. Dabei zählen nun die internen Formate der Formelelemente aber auch die Operatoren oder Funktionen ebenfalls dazu, sodass bei > 20 Elementen durchaus auch bei einer reinen Summe die Fehlermeldung G1005 ausgegeben wird.

Entsprechend sollte schon vorab lange Formeln in Teilformeln aufgeteilt werden und die Teilformeln ausgeblendet werden. Hier ist es allerdings wichtig, diese Elemente zu dokumentieren, da andernfalls bei der Anpassung eines Berichtes mit neuen Elementen auch bei den ausgeblendeten Zwischenformeln eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden muss.

Ausblenden von einzelnen Spalten und Zeilen in Report Painter

Wie ausgeblendete Elemente, ob nun Zeilen oder Spalten, in Report Painter genutzt werden können, mag ich kurz noch erwähnen.

Über
  • (Mehr)
  • Bearbeiten
  • Zeilen / Spalten
  • Ausblenden
können einzelne Zeilen und Spalten direkt im Bericht ausgeblendet werden aber weiterhin in Formeln darauf Bezug genommen werden.

Wie flexibel dabei Formeln in Report Painter genutzt werden können, ist auch im Artikel "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen" der eigentlich ein Grund war den bestehenden Bericht erneut anzupassen.


Das Bearbeiten von ausgeblendeten Elementen (Zeilen und Spalten) ist im Menü unter
  • (Mehr)
  • Bearbeiten
  • Zeilen / Spalten
  • Ausgeblendete Zeilen / Spalten
    per
    • Ändern
      oder
    • Einblenden
      möglich.
Dies ist besonders praktisch um entsprechende Zwischensummen auch im Nachhinein noch einmal anzupassen.
 

Fazit

Damit kann relativ flexibel auch komplexere Berechnungen mit Report Painter durchgeführt werden. Ein entsprechendes Berichtswesen auf Ebene der im Fachbereich vorhandenen Lehr- und Forschungsbereiche ist auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" angesprochen worden. Sofern es um verwendbare Kennzahlen geht, die nicht nur im Hochschulbereich Anwendung finden, kann auch ein Blick auf monetäre und nicht monetäre Kennzahlen im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" ein Thema sein.

Gerade in diesem Zusammenhang ist ein flexibles Berichtswesen nicht für externe, sondern auch interne Berichtsanforderungen sehr hilfreich.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Report Painter Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden - Ausblenden von Zwischensummen bei zu großer Länge« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 13.6.2021, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1212 (Abgerufen am 2.8.2021)

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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