Andreas Unkelbach
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Sonntag, 4. November 2012
14:40 Uhr

Formulare gestalten in Excel

Ausgangslage
Im Rahmen einer Budgetierungsvorlage wurde überlegt ein entsprechendes Formular zu entwerfen, das sowohl von den Budgetverantwortlichen her leicht zu verstehen ist, aber auch problemlos die zur Buchung notwendigen Daten bereitstellt. Ziel ist es die eingegebenen Daten dann direkt per SCATT oder LSMW in das SAP System einspielen zu können.

Anhand dieser Anforderung wurde sich nicht für ein Winword-Formular sondern für Excel entschieden.

Anhand dieses Beispiel sollen die grundsätzlichen Funktionen der Formulargestaltung in MS Excel erläutert werden.

Im kommenden Beispiel mag ich einige Funktionen von Excel vorstellen, die mir bei dieser Aufgabe geholfen haben und die auch für andere Problemstellungen hilfreich sein können.

Lösungsansatz

1. Dropdownliste in Excel

Innerhalb der Tabelle soll eine Auswahlliste zur Verfügung gestellt werden in der ein Bezug auf eine Liste vorhanden ist. Früher war dieses über das Menü Daten->Gültigkeit->Liste möglich hier einen entsprechenden Bereich als gültige Auswahlfelder zu hinterlegen.

Seit Excel 2007 ist diese Funktion innerhalb der Ribbons an folgender Stelle versteckt:

Ribbon (Symbolleiste) Daten
Datenüberprüfung

Und hier kann innerhalb der Datenüberprüfung im Bereich Einstellungen als Gültigkeitskriterium Liste
als Quelle ein Bereich innerhalb des Excelblattes bspw. A1:A4 hinterlegt werden. Leider ist dieses nicht mit Bezug auf andere Tabellenblätter möglich. Hier gibt es aber die Möglichkeit anstatt eines festen Bereiches auch einen Namen anzugeben. Dieser kann wie unter 2. beschrieben im Namensmanager erstellt werden. Auf diese Weise kann der Bereich auch in einen anderen Blatt aufgeführt sein.

Im Bereich Eingabemeldung kann dann noch ein Hinweis angegeben werden, welche Daten dort eingetragen werden sollen, und im Bereich Fehlermeldung kann eine Meldung ausgegeben werden, sofern ein Wert ausserhalb dieser Liste eingegeben wird.

2. Namensmanager

Wie im Beispiel der Liste erwähnt, ist es manchmal hilfreich, einen fixen Bereich einen Namen zu geben. Hierfür bietet sich bei Formularen an, ein Extratabellenblatt mit allen relevanten Stammdaten anzulegen.

So haben wir bspw. eine Liste aller relevanten Innenaufträge innnerhalb der Tabelle hinterlegt. Über den Namensmanager läßt sich hier ein Bereich innerhalb der Exceltabelle mit einen bestimmten Namen versehen. Unter Excel 2003 war dieses unter Einfügen, Namen, Definieren möglich. Ab Excel 2007 ist diese Funktion unter

Ribbon Formel
und die Schaltfläche Namen definieren möglich.

Im Beispiel haben wir ein Tabellenblatt mit der Spalte Innenauftrag und einer entsprechenden Liste aller Aufträge. Nun kann hier der Name Innenauftrag bspw. auf
=Stammdaten_Kostenträger!$a$1:$a$999 definiert werden.

Nun kann in der Funktion Daten überprüfen statt eines fixen Bereiches Als Quelle für das Gültigkeitskriterium auch =Innenauftrag verwendet werden und damit ein Bezug auf ein ganz anderes Blatt hergeleitet werden.

Die Namensfunktion funktioniert jedoch nicht nur mit einer Spalte sondern auch mit Bereichen.

So kann sich dieser Bereich auch auf den Innenauftrag, Kurztext, verantwortliche Kostenstelle beziehen.

Im Beispiel wäre dieses dann ein definierter Namen Stammdaten-Innenauftrag der sich auf =Stammdaten_Kostenträger!$a$1:$c$999.
In der Spalte A wäre der Innenauftrag, B die Bezeichnung und C die verantwortliche Kostenstelle hinterlegt.

3. SVERWEIS

In unseren Formular haben wir nun ein Auswahlfeld mit Bezug auf die gültigen Innenaufträge. Sobald dieser Innenauftrag ausgewählt ist, soll automatisch die Bezeichnung und die verantwortliche Kostenstelle ermittelt werden.

Gehen wir davon aus, dass die Auswahlliste in der Spalte D definiert ist und in den Spalten E fehlende Daten erhoben werden sollen.

Hier kann nun die Funktion SVERWEIS mit entsprechenden Bezug auf die Bereichsnamen verwendet werden.

=WENN(D4<>"";SVERWEIS(D4;Stammdaten_Kostenträger;2;FALSCH);"")

Hier wird Bezug auf die Spalte D genommen und das 2. Feld aus den Bereich Stammdaten_Kostenträger (entspricht der Bezeichnung) ausgegeben, durch die Angabe von FALSCH erfolgt nur eine Ausgabe, wenn die Werte exakt übereinstimmen. Durch eine WENN Funktion
wird hier auch nur die Bezeichnung ausgegeben, wenn ein Auftrag ausgewählt wurde, ansonsten bleibt das Feld leer.

4. Tabellenblatt ausblenden /einfärben

Um die Hilfstabelle mit den Stammdaten auszublenden kann einfach das Register (Tabellenblatt) Stammdaten_Kostenträger mit der rechten Maustaste ausgeblendet werden. Auf diese Weise wird das Tabellenblatt nicht mehr angezeigt und kann auf Anhieb nicht verändert werden. Ebenso können hier einzelne Registerblätter auch eingefärbt werden.

5. Blattschutz

Ausgeblendete Tabellenblätter können grds. mit der rechten Maustaste auch wieder eingeblendet werden. Neben Feldern kann auch die Struktur einer Tabelle geschützt werden. Dieses ist im Ribbon "Überprüfen" über die Funktion Arbeitsmappe schützen möglich.

Ein absoluter Schutz ist dieses zwar nicht (siehe Excel Blattschutz aufheben) aber grds. hilft dieses zumindest gegen unabsichtliches Löschen von Hilfsdaten. Neben der Struktur können auch die einzelnen Felder über Zelle formatieren im Reiter Schutz als Gesperrt bzw. ungesperrt definiert werden. Wird das Excelblatt nun über Blatt schützen gesperrt können auch nur noch die nicht gesperrten Felder ausgefüllt werden.

Sofern man mit einer geschützten Exceltabelle arbeiten muss, hilft die Tastenkombination STRG und # weiter durch die die einzelnen Formeln angezeigt werden. Schliesslich möchte man ja nicht ohne Not den Blattschutz einer Exceltabelle umgehen.





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Tags: Excel

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