Andreas Unkelbach
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Sonntag, 10. Februar 2013
15:27 Uhr

Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)

Ausgangslage:
Innerhalb eines Fonds werden über das Reisemanagement Obligo-Belege angezeigt, die keiner Reise zugeordnet werden können. Hier wurde das durch FI-TV angeleigte Obligo nicht ordnungsgemäß abgebaut und kann auch nicht ohne Weites abgebaut werden. Dieses ist insbesondere dann problematisch wenn nicht nur die Ist-Buchungen (unter anderen in Form von Rechnungen) sondern auch die Verpflichtungen (beispielsweise durch Obligos aus der Reisekostenabrechnung) ausgewiesen werden.

Lösung:
Über das ABAP Programm RFFMDLOI können einzelne Obligobelege gelöscht werden, was im Standard nicht vorgesehen ist. Hierbei werden sowohl die Einzelbelege in der Tabelle FMIOI (Obligobelege im Haushaltsmanagement) als auch die Summensätze in der Tabelle FMIT (Summentabelle für das Haushaltsmanagement) zurückgesetzt.

Vorraussetzungen:
Zur Nutzung dieses Berichtes ist ein Eintrag der berechtigten SAP User in der Datenbank "FMEXPERT_MODE - Expertenmodus für EA-PS Reports aktivieren" erforderlich. Dieser Eintrag kann über die Transaktion SM30 (Tabellenansicht-Pflege) erfolgen.

Hier sollte für den Benutzer das Programm RFFMDLOI für den Mandanten eingetragen werden. Hier sollten die User eingetragen werden, welche auch die Löschung des Obligos durchführen sollen.

Es handelt sich dabei um eine Customizing-Tabelle, welche über einen Transaportauftrag in das entsprechende System übertragen wird.

Vorgehensweise:
Zum Start des Programms kann entweder die Transaktion SA38 genutzt werden oder im SAP Menü über System->Dienste->Reporting die ABAP Programmausführung aufgerufen werden.

Bei der Ausführung des Programms muss darauf geachtet werden, dass hier auch Belege gelöscht werden, die bereits über einen Obligovortrag ins kommende Geschäftsjahr übertragen worden sind.

Um dieses zu vermeiden ist die Option "Belege im GJW nicht löschen zu markieren.

Beim Ausführen des Programms sind sowohl Buchungskreis, Geschäftsjahr und Nr. des Referenzbeleges als auch der Werttyp bspw. 52 für Reisekostenobligo angezeigt. Zur Sicherheitt kann auch erst ein Testlauf durchgeführt werden und durch die Option Protokoll die zu löschende Belege angezeigt werden.

Nach erfolgreicher Ausführung dieses Programms sind die einzelnen Obligo-Belege nicht mehr vorhanden sondern erfolgreich gelöscht. Auf diese Weise können alle nicht ordentlich abgebauten Obligos gelöscht werden, so dass hier entsprechend die Salden wieder übereinstimmen.

Allgemein Löschen von Einzelbelegen in PSM-FM (Haushaltsmanagement)

Neben der beschriebenen Vorgehensweise für Obligo-Belege gibt es noch weitere Reports um Belege im Haushaltsmanagement zu löschen. Hierzu stehen folgende Berichte zur Verfügung, die über die Transaktion SA38 aufgerufen werden können.
  • RFFMDLFI löscht die PSM-FM Daten über die FI Belegnummer (Transaktion FM_DLFI)
  • RFFMDLOI wie beschrieben, löscht das Obligo  (Transaktion FM_DLOI)
Eine solche Möglihckeit gibt es leider nur für übergeleitete FI-Belege und wie beschrieben für die Obligos.

Sämtliche PSM-FM Daten löschen

Im Rahmen der Testphase können auch sämtliche Istdaten in PSM-FM gelöscht werden.

RFFMDLFM löscht sämtliche PSM-FM Daten (Transaktion FM_DLFM)
Hierdurch wären sämtliche Obligodaten und Istdaten im Haushaltsmanagement gelöscht. Das Programm erlaubt keine Selektion von einzelnen Belegen sondern löscht alle Daten eines Finanzkreises.

RFFMDLCU löscht die von CO nach PSM fortgeschriebene Daten (Transaktion OFDH)
Das Programm löscht alle Daten eines Buchungskreises. Es erlaubt ebenfalls keine Selektion auf einzelne Belege.
 

Belege aus anderen Modulen nach PSM-FM nachbuchen


Über den Report RFFMRP15 können die einzelnen PSM-FM Belege anhand der FI Belege erneut aufgebaut werden. Ferner können Sie auch die vorhandenen Controlling-Belege ins PSM-FM nachbuchen. Eine entsprechende Funktion finden Sie innerhalb des Customizing (Transaktion SPRO) unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Ist- und Obligofortschreibung/Integration
  • Interne Datenübernahme ins Haushalsmanagement
  • Nachbuchung
    • Finanzbuchhaltungs-Belege nachbuchen
    • Controlling-Belege nachbuchen

Sofern eine Fortschreibung von CO nach PSM-FM erfolgt, besteht leider keine Möglichkeit diese Belege einzeln in PSM-FM zu löschen.
 

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Tags: PSM Obligo

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