Andreas Unkelbach
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Donnerstag, 26. November 2015
21:15 Uhr

Social Media Systeme wie Wiki, Onlineforen oder Komptenzprofile mit PHP umsetzen

Im Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" hatte ich ja schon einige von mir genutzten Tools im Rahmen des social web vorgestellt. Gerade die Themen Onlineforen, Profile oder Wissensmanagement sind aber gleichzeitig auch Themen, die oftmals in einer kleinen Benutzergruppe behandelt werden sollen und eben nicht öffentlich zugänglich gemacht werden sollen. Entsprechende Gründe können hier Datensicherheit aber auch Datenschutz sein oder einfach, dass man unbeschwert ohne das gesamte Internet als Zuschauende eine Frage stellen kann.

Grundsätzlich empfinde ich den Austausch über social media auch im Arbeitsumfeld eine gute Idee. So können Fragen schnell in Onlineforen gestellt werden und sind auch für andere Personen leichter gemeinsam mit der Antwort zu finden, ohne dass eine ganze Sammlung von E-Mails durchsucht werden müssen.

Ebenso verhält es sich bei der Dokumentation von verschiedenen Sachverhalten in Form eines Wiki oder auch von Profilen mit den einzelnen Kompetenzen von Teilnehmenden einer Gruppe.

Allerdings sind alle technischen Tools im ersten Moment einmal nur Werkzeuge und müssen danach organisatorisch mit Leben gefüllt werden. Auf einige der damit verbunden Aspekte möchte ich in unteren Artikel eingehen.

Sollten Sie die interne Kommunikation mit Microsoft Sharepoint nutzen wollen, so sind auf der Seite "Interne Kommunikation mit SharePoint Communities, Wikis & Blogs"  der S&L Netzwerktechnik GmbH ein Überblick über die Möglichkeiten mit Sharepoint Server dargestellt. Im Verlauf des folgenden Artikels möchte ich jedoch Webtools basierend auf PHP und Opensource vorstellen. Dennoch gelten die allgemeinen Angaben natürlich auch für andere Produkte.


Innerhalb der  folgenden Abschnitte möchte ich sowohl die technischen Aspekte der Einführung von Software beschreiben als auch kurz auf den organisatorischen Hintergrund des social web im Unternehmen eingehen. Nachdem hier technisch die Tools vorgestellt werden und diese auch sicherlich verlockend erscheinen stellt sich nun aber noch die Frage, wie ein solches Tool in der Praxis genutzt wird und welche Vorraussetzungen vor der Einführung solcher Tools erfüllt sein sollten. Hier habe ich versucht im folgenden Abschnitt eine Antwort zu geben. Hierbei möchte ich diesen Artikel allerdings nicht als Kritik an der Einführung solcher Systeme verstanden wissen, sondern einige Punkte erwähnen, die bei der guten Idee mit bedacht werden sollten.


 

Wikisysteme


Wie schon im oberen Artikel erwähnt hatte ich schon im Artikel "Erste Erfahrungen mit Dokuwiki Konzept + Herangehensweise (Grundlagen)"  erste Überlegungen zum Einsatz eines Wiki aufgeschrieben.

Exkurs: Wikis im schulischen oder wissenschaftlichen Umfeld
Zur wissenschaftlichen Nutzung eines Wiki als Wissensmanagementsystem gibt es an der Humboldt-Universität zu Berlin  eine Abhandlung zum Thema "Internen Wissensmanagement in kleineren Bibliotheken", welche wesentlich tiefer in dieses Thema einsteigt. Aber auch im schulischen Umfeld wird  "Ein Unterrichtswiki mit DokuWiki realisieren" ein solches System gerne genutzt. Die Landesakademie für Fortbildung und Personalentwicklung an Schulen  in BW hat dabei die Vorteile und Nachteile der Software auf der Seite "Vor- und Nachteile eines DokuWikis" ausführlicher dargestellt.


Da ich nicht zusätzlich zum Wiki System eine weitere Datenbank anlegen wollte hatte ich mich für Dokuwiki entschieden, das rein auf PHP basiert. Hier werden die einzelnen Einträge als Dateien angelegt und auch sonst bietet das Wiki eine gut pflegbare Oberfläche und ermöglicht sehr schnell sowohl einen Umzug als auch eine sinnvolle Datensicherung oder auch manuelle Bearbeitung der Dateien.

Von daher war die im Artikel "Erste Erfahrungen mit DokuWiki als Wiki (Installation)" beschriebene Installation wirklich sehr einfach und dank Upgrade-Plugin kann ich ohne weiteren Aufwand auch sowohl Plugins als auch das Wiki selbst ständig auf den aktuellen Stand halten. Hierzu ist allerdings für die neueste Version der Software PHP ab Version 5.3.3 erforderlich.

Dafür bietet Dokuwiki dann tatsächlich den Vorteil, dass es schnell installiert ist und auch wirklich nur als Datei einzelne Daten ablegt.

Durch die Nutzung von Templates (siehe auch Artikel "Erste Erfahrungen mit Dokuwiki: Vorteile von Wiki und Internetseite im Indexmenu vereinen") kann das Wiki auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Besonders zu loben ist nebenbei das Onlineforum zur Software forum.dokuwiki.org wo sowohl Entwickler als auch Anwender gerne weiter helfen.

Onlineforen

Sowohl für eine Vereinsseite als auch auf meiner damaligen im BWL Studium hatte ich die Software phpBB genutzt. Dieses weit verbreitete Forum basiert ebenfalls auf PHP und MySQL.

Aus Nostalgiegründen habe ich sogar noch einen kleinen Screenshot von dieser Seite:
BWL Studium an der FH Gie�en
Mittlerweile gibt es jedoch auch Onlineforen die ausschliesslich mit PHP auskommen.
EIne interessante Option ist dabei "phpFK – PHP Forum ohne Datenbank". Dabei handelt es sich umein kostenloses PHP Forum Script, ohne MySQL, programmiert in PHP. Es kann auf der Seite www.frank-karau.de heruntergeladen werden.

Persönlich habe ich das Forum selbst noch nicht im Einsatz kenne jedoch ein sehr gut besuchtes Forum, dass auf diese Technik aufsetzt und in meinen Augen ebenfalls sehr stabil läuft.

Grundlagen Onlineforen PHPbb

Eine schöne Einführung in die Organisation eines Onlineforums (in diesen Fall mit PHPbb) ist im ctMagazin im Artikel "Diskussionsgrundlage Eigene Webforen mit phpBB einrichten und verwalten". Gerade die Themen abseits der Technik sind hier sicher gerade am Anfang lesenswert. Für den deutschsprachigen Bereich ist sicherlich auch die Seite phpbb.de eine gute Anlaufstelle.



Soziale Netzwerke

Natürlich denkt man da an erster Stelle an Profile bei Facebook, XING oder vergleichbare Netzwerke. Interessanterweise gibt es hier aber mittlerweile ebenfalls OpenSource Lösungen die es ermöglichen selbst Profile anzulegen und eine eigene Community zu bilden.

Hier kann dann aber tatsächlich nicht auf eine Datenbank verzichtet werden, so dass der Einsatz von MySQL angsagt ist. Dennoch dürfte ein Blick auf "HumHub eine kostenlose Social Network Software" das intensivere Beschäftigen wert sein. Das Projekt kann auf der Seite humhub.org betrachtet werden.

Blog

Zu Blogsystemen brauche ich wohl kaum etwas zu sagen. Sofern man keine eigenentwickelte Software einsetzt wird allgemein wohl Wordpress empfohlen. Dieses System ist unheimlich verbreitet und hat dadurch natürlich Vorteile in Bezug auf Anlaufstellen für Support oder Hosting auf der anderen Seite aber auch den Nachteil, dass bei bekannten Sicherheitsprobleme hier ein schnelles Patchen und regelmäßige Wartung erforderlich ist.


 

Fazit

Trotz aller vorhanden Technik bedarf es auch des kooperativen Miteinanders, ansonsten ist unabhängig von der eingesetzten Software am Ende eine oder nur sehr wenige Personen am Schreiben von Artikeln und es weiter kein Wunder, wenn ein ambitioniertes Projekt dann mangels Input eingestellt wird. Von daher wäre vor der Einführung eines Tools zur Dokumentation von vorhandenen Tools die größere Frage, ob eine solche Austauschsplattform für jeden Arbeitsbereich sinnvoll ist.
 

Grundsätzliche Ansätze zur Einführung eines Wissensmanagementsystems oder Austauschplattform

Vor der Einführung eines Tools sollte jedoch geklärt werden, welche Ziele mit der Software verfolgt werden sollen. Auch hier trifft das Sprichtwort zu, dass wenn man einen Hammer in der Hand hält sämtliche Probleme wie Nägel aussehen.

Letzten Endes ist die Einführung eines Wissensmanagementsystems egal ob nun Wiki oder Onlineforum auch immer ein Kulturwechsel in der Austauschsform und bedarf gleichzeitig eine Abstimmung und sowohl Menschen die Fragen in einen Forum stellen oder Struktur in eine Seite / Wiki bringen als auch wieder Menschen die auf Fragen Antworten schreiben oder Artikel einarbeiten und diese entsprechend erweitern.

Hier sollte eine entsprechende Vorarbeit geleistet werden (bspw. bestimmte Themengebiete schon einmal in groben Zügen abgearbeitet werden, so dass hier nicht alle interessierten Personen vor einer leeren Seite stehen und nicht wissen, was sie schreiben sollen. Daneben sollte die Struktur aber auch nicht zu beengt sein oder zu kleinteilig, so dass hier die freie Gedankenentfaltung eines Wiki eventuell beeinträchtigt wird.

Gerade wenn Sachverhalte (bspw. Kostenstellenstrukturen oder Nummernkreise bei Stammdaten) unterschiedliche bei den einzelnen Teilnehmenden dargestellt werden, sollte abgestimmt werden, wie ein allgemeiner Teil dann in für die jeweiligen Bereiche individuelle Abschnitte aufgeteilt werden kann.

Denkbar wäre zum Beispiel eine Seite zur Anlage eines Projektes in Form eines Innenauftrag mit Bezügen auf Kostenstelle und Profitcenter. Diese Seite kann sehr allgemein gehalten werden und auf Unterseiten innerhalb des Wiki je Teilnehmende verweisen in der dann die Besonderheiten bzgl. Nummernlogik, Stammdatenhierarchie oder zu informierenden Personen festgehalten werden kann.

Dieses sind allerdings keine Themen die einfach so angefangen werden können sondern tatsächlich einen beträchtlichen Einsatz an Ressourcen in die grundsätzliche Planung einer Struktur und eines gemeinsamen Vorgehens bedürfen.

Ebenso verhält es sich auch bei der Einführung eines Onlineforums.

Hier sind nicht nur Kreise der Teilnehmende zu bestimmen (so wäre die Frage, ob nur die Controllingabteilung, Finanzbuchhaltung oder auch Planung einen Zugang erhalten) sondern auch die einzelnen Unterforen sollten entsprechend geordnet und ggf. auch moderiert werden.

Sinnvoll kann hier eine Aufteilung in die Rubriken:
  • Technik
    • Finanzwesen
    • Controlling
    • Beschaffung
    • Personalwesen
  • Fachlich
    • KLR (Kosten Leistungsrechnung
    • Berichtswesen
      • extern
      • intern
    • Feste Themenbereiche
      • Finanzstatistik
      • Personalstatistik
Schon anhand der Strukturierung von Unterforen kann abgesehen werden, wie unterschiedlich hier die Themen behandelt werden. Im SAP Umfeld kann ich als positive Beispiele die beiden Onlineforen  Forum zum Thema SAP ERP Financials (FI CO) (fico-forum.de) und das Forum der SAP Community -Forum für SAP (dv-treff-community.de) nennen.

Für ein unternehmensinternes Forum würde aber ebenfalls die Frage gestellt werden, wie kleinteilig dieses abgebildet werden soll und wer sich für die Moderation oder auch um regelmäßige Antworten zu den einzelnen Themen kümmert.

Der Vorteil eines Forum ist allerdings, dass die vorhandenen Antworten später in ein anderes System (Wiki, Handbuch etc.) übertragen werden können und sich hier die Basis eines Wissenspool bilden kann. Vorraussetzung dafür ist aber auch dass die Teilnehmenden entsprechend Zeit haben und nicht andere Baustellen dringlicher sind und hier dann das Thema nicht durch andere Themen überlagert wird.

Sicherlich ich bin zu meiner Anfangszeit (1997) mit Foren wie spotlight und verschiedene andere Foren (oder auch Echos im Fidonet siehe "Das FIDO-Netzwerk (FidoNet) - ein Netzwerk zwischen Mailboxen (BBS)" quasi groß geworden, aber heutzutage ist es sicherlich schwieriger hier Personen, gerade im beruflichen Umfeld, für eine solche Technik zu begeistern und vor allen anderen zur dauerhaften Mitwirkung (okay seien wir ehrlich es ist Mitarbeit) zu überreden.

Dennoch steckt in diesen Tools ein Potential und die Möglichkeit Wissen nicht nur zu dokumentieren sondern durch das gemeinsame Schreiben auch tatsächlich miteinander auszutauschen.
Hier sollte aber sehr viel Zeit in die Grundlagen und weniger in die Technik gesteckt werden.

Bei den ausgewählten Softwarelösungen habe ich mich bewusst um solche bemüht die mit PHP umzusetzen sind. PHP ist mittlerweile bei den meisten Webhostingangeboten dabei und dürfte daher eine wesentlich geringere Hürde darstellen als die Installation von Clientsoftware auf den Rechnern der Teilnehmenden, so dass hier direkt von den einzelnen Personen die Software genutzt werden kann.

Zum Thema PHP möchte ich auf folgende Literarturempfehlung hinweisen:

"PHP f�r dich" von Claudia Unkelbach
ISBN: 383915409X

Nebenbei, sollten Sie Interesse an PHP und MySQL haben, kann ich auch die Buchrezension zu "PHP für dich" empfehlen.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Tags: PHP Dokuwiki SEO

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