Andreas Unkelbach
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Sonntag, 1. Mai 2016
11:22 Uhr

Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen

Ich hatte vor einiger Zeit schon einmal eine Query beschrieben die relativ komfortabel eine Alternative zur Transaktion KOSRLIST_OR Abrechnungsvorschriften  darstellt, allerdings sind im Laufe der Zeit noch weitere Aspekte beziehungsweise Anforderungen in Richtung einer automatischen Kontrolle dieser Abrechnungsvorschrift hinzugekommen. Auf diese Anforderungen und die Systematik der Auftragsabrechnung möchte ich im folgenden Artikel ausführlicher eingehen.
 

Abrechnungsvorschrift Auswertung über KOSRLIST_OR

Die normale Auswertung der Abrechnungsvorschriften ist im SAP Menü unter
  • Rechhnungswesen->
  • Controlling->
  • Innenaufräge->
  • Infosystem->
  • Berichte zu Innenaufträgen->
  • Stammdatenverzeichnis->
  • Abrechnungsvorschriften (Transaktion KOSRLIST_OR )
zu finden.

Allerdings hat diese Auswertung den Nachteil, dass hier keine ALV (sprich Liste) erstellt wird sondern in einer Überschriftzeile der Innenauftrag als Kopfzeile dargestellt wird und unten drunter die Abrechnungsvorschriften als einzelne Positionen dargestellt werden.

Sollte, aus Gründen, nun ein Vergleich oder gar Export der Abrechnungsvorschriften erfolgen ist dieses etwas problematisch.

Von einigen Kolleginnen und Kollegen wurde ich angesprochen, ob nicht eine Kontrolle der Abrechnungsvorschriften nicht auch über eine Query möglich ist. Bisher wurde dieses relativ aufwändig in Excel erledigt.

Besonders bei der Abrechnung von Kosten auf Kostenstellen soll hier überprüft werden, ob die empfangende Kostenstelle identisch zur verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrages ist.

Hintergrund: Abrechnung von Landesmittelprojekten

In der Regel hängen die einzelne Projekte an einer Kostenstelle einer Professur / eines Institut oder einer Einrichtung und sollen im Rahmen der Auftragsabrechnung für eine Plankostenumlage auf die jeweiligen Kostenstellen umgelegt werden. Auf die unterschiedlichen Möglichkeiten der Auftragsabrechnung gehe ich etwas später in diesen Artikel ein.

Nun möchte ich kurz die Möglichkeit einer Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften vorstellen und diese um eine Prüffunktion erweitern.
 

Infoset zur Auswertung Auftragsabrechnung

Technisch betrachtet beruht das Infoset aus den beiden Tabellen AUFK für die Stammdaten der Innenaufträge und COBRB für die Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung.

Die beiden Tabellen sind über das Tabellenfeld OBJEKTNUMMER der beiden Tabellen aufgebaut. Hier werden also die beiden Felder AUFK-OBJNR und COBRB-OBJNR miteinander verknüpft und alle Tabellenfelder in das Infoset übernommen.

Query zur Darstellung Abrechnungsvorschrift

Die Query ist dabei wie im Artikel "Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag" umfassender beschrieben wie folgt aufgebaut:

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ

Die im ursprünglichen Artikel beschrieben weiteren Felder zu den Stammdaten Kostenstelle etc. habe ich nun einmal außen vor gelassen.

Soweit ist diese Query auch schon bekannt. Nun gab es allerdings eine Anfrage, dass die Aufteilungsregel der Innenaufträge automatisch überprüft werden sollten.

Ausgangslage unterschiedliche Abrechnungsvorschriften

Hintergrund ist, dass in der Abrechnungsvorschrift drei Einträge vorhanden sind.
  • Abrechnung der Kosten auf eine Kostenstelle
    In der Abrechnungsvorschrift wird als Typ KST (Kostenstelle) und als Abrechnungsempfänger  eine Kostenstelle zugeordnet. Die Verteilung der einzelnen Kostenarten erfolgt über die Ursprungszuordnung ZUK werden die einzelnen Kostenarten entsprechenden Abrechnungskostenarten zugeordnet.
  • Abrechnung Erlöse auf Erlösauftrag
    Hier ist die Abrechnungsvorschrift so gepflegt, dass als Typ AUF (Auftrag) und ein entsprechender Innenauftrag als Abrechnungsempfänger hinterlegt. Als Ursprungszuordnung wird hier ZUE hinterlegt.
  • Abrechnung neutrales Ergebnis
    Neutrale Kosten-/Erlösarten werden ebenfalls per Typ AUF (Auftrag) auf einen Innenauftrag zum neutralen Innenauftrag gelegt werden. Hier wird als Ursprungszuordnung ZUN festgelegt.

Hintergrund: Customizing Abrechnungsvorschrift

Das Customizing der Arbrechnungsvorschriften ist in der Transaktion SPRO unterhalb

  • Controlling->
  • Innenaufträge->
  • Planung->
  • Abrechnung pflegen

aufrufbar. Hier können zum einen die einzelnen Abrechnungsschema gepflegt werden aber auch das Ursprungsschema gepflegt werden. Dieses soll aber nicht Thema des Artikels sein.

Sofern Kosten auf eine Kostenstelle abgerechnet werden soll, sollte diese Kostenstelle der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrages entsprechend. Gerade wenn hier in der Abrechnungsvorschrift eine Abweichung vorhanden ist, kann dieses eine sehr ausführliche Fehlersuche nach sich ziehen.

Lokales Feld mit Ikone LED anlegen

Hierzu arbeiten wir in der Query wieder einmal mit lokalen Feldern.

Um lokale Felder zu definieren wird nicht direkt die Grundliste der Query bearbeitet (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern innerhalb der Querypflege (Transaktion SQ01) mit "nächstes Bild (F6)" auf die Feldauswahl der Query gewechselt. Alternativ ist es auch möglich dies über das Menü SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL zu erreichen.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung (in der Beschreibung ist die Bezeichnung, gefolgt von der angelegten Kurzbezeichnung (fett hervorgehoben) und des dahinter technisch liegenden Tabellenfeldes angegeben):

Auftragsstammdaten
Verantwortliche Kostenstelle VKOST  (AUFK-KOSTV)
Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung
Ursprungszuordnung URZUO (COBRB-URZUO)
Kontierungstyp KONTY (COBRB-KONTY)
Empfangende Kostenstelle EKOST (COBRB-KOSTL)

Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Von daher ist es ganz praktisch, dass wir uns in den Abrechnungsvorschriften befinden.

Hierzu legen wir ein Feld mit folgenden Eigenschaften an:

lokales Feld (CHKABRV)
Kurzbezeichnung:  CHKABRV
Feldbezeichnung: CHKABRV
Überschrift: CHKABRV
Eigenschaften:
Ikone
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:

Bedingung: VKOST = EKOST AND URZUO = 'ZUK' AND KONTY = 'KS'
Formel: ICON_LED_GREEN

Bedingung: VKOST <> EKOST AND URZUO ='ZUK' AND KONTY = 'KS'
Formel ICON_LED_RED

Sonst lassen wir leer.

Die Bedingung ist ein klein wenig tricky.

Als erstes wird geprüft ob die Verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrags und das Feld empfangende Kostenstelle (COBRB-KOSTL) identisch sind oder ob es hier Abweichung gibt

In der ersten Bedingung sollten die übereinstimmen (dank = ) und in der zweiten gibt es eine Abweichung ( <>  bedeutet ungleich).

Daneben werden aber auch folgende Fragestellungen berücksichtigt

Werden tatsächlich Kosten verteilt und nicht etwa Erlöse?
Wie erwähnt gibt es allerdings neben ZUK für die Verteilung der Kosten noch eine Verteilung von Erlöse auf entsprechende Erlösaufträge über die Ursprungszuordnung ZUE. Hier kann die Kostenstelle nicht übereinstimmen, da die Erlöse der Innnenaufträge auf entsprechende andere Innenaufträge (zum Beispiel Erlösaufträge der einzelnen Lehreinheiten) verteilt werden. Daher soll eine Kontrolle nur erfolgen, wenn es sich bei der Ursprungszuordnung um ZUK für die Kostenabrechnung handelt.

Ist der Abrechnungsempfänger vom Typ her eine Kostenstelle?
Problematisch sind nun Innenaufträge deren Kosten nicht auf Kostenstelle sondern auf einzelne Produkte (Drittmittel, Weiterbildung vergleichbares) abgrechnet werden. Hier ist der Abrechnungsempfänger dann keine Kostenstelle sondern ein Innenauftrag. Deswegen gibt es als dritte Bedingung die Kontrolle handelt es sich beim Typ um eine Kostenstelle "KS". Dieses wirkt nun iritierend, da wir bei der Pflege von Abrechnungsvorschriften im Innenauftrag ja immer eine KST angeben, wie auch in unseren Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" ausführlich erläutert wurde (siehe Buchempfehlung).
Dieses liegt daran, dass in der Abrechnungsvorschrift der Wert zwar als KST zugewiesen wird, in der Datenbank das Feld allerdings unkonventiert als KS gespeichert ist. Besonders ansprechend ist das in der Transaktion SE16H zu betrachten. Ferner umfasst das Feld KONTY der Tabelle COBRB auch nur zwei Zeichen.
Dieses ist auch der Grund, warum ich gerne Tabellendefinitionen (SE12) oder Tabellenanzeige (SE16H) für die Administration von Query nutze ansosnten wundert man sich, warum eine Auswertung nicht funktioniert.


Was für eine Ikone soll als Symbol ausgegeben werden (Formel)?
Als Formel wird nun der Wert der IKONE angegeben.

Hier nutze ich sehr gerne LED Icons die je nach Zustand (Ergebnis) RED = Fehler, YELLOW = Kontrolle erfoderlich oder GREEN = Alles okay ein Ergebnis liefern.

Gemäß SAP Design Guide (siehe https://experience.sap.com/files/guidelines/icons_sap/index.htm ) hätte ich hier wohl ebenfalls besser ICON_CHECKED (grüner Haken) , ICON_INCOMPLETE (rotes Kreuz) oder ICON_FAILURE (Warnhinweis) verwenden können.

Die LED Icons  ICON_LED_GREEN (Green LED; go; correct), ICON_LED_RED (Red LED; stop; incorrect) erscheinen mir hier allerdings tatsächlich als wesentlich sinnvoller.

Wenn ich nun dieses Feld ebenfalls in meine Grundliste übernehme erhalte ich bei gepflegten Abrechnungsvorschriften direkt eine LED wenn es eine entsprechende Abweichung gibt und kann sogar nach Fehlern filtern.

Handhabung der Query

Nachdem die Query angelegt ist lohnt es sich abzurechende Projekte vorab per Query auszuwerten und in der Anzeige beziehungsweise einer Layoutvariante nach roten LEDs zu filtern. Auf diese Weise ist es möglich schon vor der Abrechnung etwaige Abweichungen zu identifizieren und zu verhindern. Ferner kann dieses auch hilfreich sein, entsprechende Abweichungen bei Kostenumlage (zum Beispiel durch die Plankostenumlage) zu korrigieren. Mit ein wenig Glück muss man dann nicht alle Zyklen stornieren (oder eine erneute Plankopie anfertigen) sondern kann dann in Höhe der Abweichung eine Plankorrektur vornehmen. Sofern eine Umlage im Ist erfolgt, kann hier auch das Thema "Segmentkorrektur in SAP" interessant sein.

Nebenbei beim Thema Umlagezyklen oder generell der kennzahlenbasierten Verrechnung sind auch die Artikel "Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)" oder die Analyse von Kostenumlagen wie im Artikel "ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt"  oder "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge". Gerade im Controlling bietet sich hier aber neben der Query auch Report Writer beziehungsweise Report Painter als Analysewerkzeug an. Nach Möglichkeiten sollten aber Auswertungen, wie die hier beschriebene Überprüfung der Abrechnungsvorschrift genutzt werden um die doch sehr umfangreiche Suche nach Abrechnungsfehlern zu vermeiden.

Gerade bei einer Analyse von Einzelbelegen im Plan, wie im Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" beschrieben ist enorm aufwändig.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Wie erwähnt kann im Controlling auch das Thema "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" sehr nützlich sein.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Tags: Query CO Stammdaten

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