Andreas Unkelbach
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Donnerstag, 26. Oktober 2017
11:43 Uhr

Auffrischungsworkshops SAP Query im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen

Während ich letztes Jahr (2016) einen externen Vortrag halten durfte (siehe "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate") stand dieses Jahr im Rahmen einer Klausurtagung unserer Arbeitsgruppe ein Auffrischungsworkshop zum Thema SAP Query an.

Der Vortrag war auf 60 bis 90 Minuten konzipiert und ich hoffe tatsächlich, dass hier die teilnehmenden Kolleginnen und Kollegen ein wenig Know How mitnehmen konnten. Dankenswerterweise hatten sich auch schon einige Kolleginnen und Kollegen diesen Vortrag vorab angesehen, so dass ich die ein oder andere Anmerkung direkt umsetzen konnte.

Daneben hat sich dieser Vortrag auch angeboten, da durch die  "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«" das Thema ohnehin aktuell war :-). Hier war neben SAP Query, Recherchebericht und Report Painter auch das Berichtswesen im SAP-Controlling selbst ein wichtiges Thema. So gesehen, war hier ein Part der im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" vorgestellten Möglichkeiten ausführlicher behandelt worden.

Im folgenden Beitrag möchte ich einen Überblick über die Abschnitte geben und gleichzeitig Hinweise auf weiterführende Artikel hier im Blog (insbesondere solche die ich auch als Praxisbeispiel mit angegeben habe) hinweisen.

Auffrischungsworkshop SAP Query

Der Vortrag selbst ist dabei in folgende Abschnitte aufgeteilt worden:
  1. Elemente SAP Query
  2. Datenherkunft
  3. Query Tabellen zu Transaktion
  4. Felder, Formeln und Erweiterungen
Da es sich hier um eine Rückschau handelt gehe ich nur relativ kurz (ohne die Folien ebenfalls anzubieten) auf die Abschnitte ein und hoffe, dass diese Zusammenfassung als Unterlagen oder Ergänzung hilfreich sind, aber vielleicht auch für externe einen guten Überblick zum Thema SAP Query und Berichtswesen bieten können.

Elemente SAP Query

Der erste Abschnitt stellte die einzelnen  Bestandteile / Elemente der SAP Query dar.

Elemente SAP Query

Neben der Darstellung von Arbeitsbereich, Benutzergruppe, Infoset und Query wurden dabei auch Namenskonventionen sowie der Unterschied zwishcen Grafischer Join/Query Definition und der "alten" Oberfläche dargestellt.

Gerade bei der SAP Query ist ein wichtiger Punkt auch die unterschiedlichen Ausgabeformate von SAP List Viewer, ABAP Liste oder auch Anzeige als Tabelle.

Am Rande ist hier auch auf das Thema Dokumentation von Infoset und Query eingegangen worden, was gerade beim gemeinsamen Entwickeln ein wesentlicher Faktor ist.

Datenherkunft

Wie schon in im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" erwähnt ist eine wichtige Aufgabe beim Erstellen von Auswertungen die Frage, wo einzelne Daten gespeichert sind.

Dabei sind folgende Methoden vorgestellt worden:
  1. Technische Informationen zum Feld (F1 Hilfe zum Datenfeld)
  2. Transaktion SE12 Tabelle anzeigen
    • Inklusive der Tabellensuche über das Infosystem und des Anwendungsbaum innerhalb der Transaktion (F4-Werthilfe)
    • Graphischer Darstellung der Tabellenverknüpfung
    • Verwendungsnachweis der einzelnen Felder in Tabellen, Join und Programmen
    • Auswertung von Tabellen mit der Transaktion SE16H (und Bezug zu SETS/Gruppen)
  3. Logische Datenbanken (Transaktion SE36)
    • Beispiele waren:
      • ADA - Anlagenbuchhaltung
      • BRF - Belegdatenbank
      • PNP - Personalstammdaten
      • PCH - Personalplanung
      • FMF - Haushaltsmanagement - klassische Budgetierung
      • FMB - Haushaltsmanagement auf BCS
  4. Websuche
  5. Query Tabellen zu Transaktion
Bei der Websuche habe ich einige der mir bekannten und immer noch hilfreichen Internetseiten rund um SAP Query und der Suche von Tabellen zusammengestellt.

Im Einzelnen sind dieses: Was ich im Vortrag nicht erwähnt hatte war noch ein Youtube Channel von ZLEX.DE der webenfalls einige Videos zu SAP Query anbietet. In meiner eigenen Suchmaschine sind ebenfalls einige dieser Quellen eingebunden, so dass durch die Seite

www.andreas-unkelbach.de/websuche.php

ebenfalls eine Menge an Internetquellen durchsucht werden können, so auch mein Blog ;-).

Query Tabellen zu Transaktion

Als "Hausaufgabe" bzw. praktische Übung wurde folgende Auswertung erstellt.


Praxisbeispiel Query Tabellen zu Transaktion

Statt einer umfangreichen Query mit Coding und Speziallösungen sollte das Praxisbeispiel gleichzeitig auch ein Toll sein, dass zur Identifikation von Tabellen zu Programmen und Transaktionen nützlich ist.

Im Artikel "Tabellen hinter Transaktionscode oder ABAP Programm über eine SAP Query ermitteln" ist der Aufbau der Query erläutert und da diese Auswertung sowohl Tabellen, Strukturen und einen Join unterschiedlicher Tabellen beinhaltet bietet sich diese sehr gut an um einen Überblick über den Aufbau eines Infoset, Grundliste einer Query sowie andere Themen zu bieten.

Felder, Formeln und Erweiterungen

Neben einer reinen Betrachtung von Tabelleninhalten besteht in SAP Query aber auch die Möglichkeit mit den Daten zu arbeiten. Hierzu wurden einige Beispiele gezeigt ohne die dahinter liegenden Auswertungen näher zu erläutern. Sofern Interesse an der Auswertung selbst besteht möchte ich zu den einzelnen Punkten die relevanten Artikel ebenfalls verlinken.

Zum Erweitern einer SAP Query nutze ich Beispiele aus folgende Bereiche:
  1. Lokales Feld innerhalb SAP Query
  2. Zusatztabellen im Infoset
  3. Zusatzfelder im Infoset

Lokales Feld in SQ01 SAP Query

Innerhalb der Transaktion SQ01 können einzelne Wertfelder eine Kurzbezeichnung erhalten und diese können dann auch bearbeitet werden.

Als Beispiel wurden hier die einzelnen Periodenwerte aus der Tabelle COEJ genommen und diese addiert.

Hintergrund der Auswertung und Summierung von Feldern ist im Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" beschrieben worden.

Nach der einfachen Addition oder anderer Rechenoperationen wurde auch das Thema ICONE besprochen durch die eine Kontrolle einzelner Werte möglich ist.

Auch dieses beruht auf zwei hier im Blog beschriebene Beispiele: Auch die Unterscheidung von Werten anhand der Kostenart/Finanzposition ist in folgenden Artikeln behandelt worden: Wobei besonders der zweite Artikel schon umfangreicher ist.

Zusatztabelle (SQ02 – Infoset) Erweiterung Infoset um  Zusatztabelle

Hier ist als nachvollziehbares Beispiel die Zustztabelle zum Ausweis der IBAN genutzt worden. Im Artikel "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)" ist nicht nur der Hintergrund erläutert sondern auch auf Änderungen im Rahmen von S/4 HANA hingewiesen worden.

Insgesamt zeigt sich hier aber, dass solche Tools auch die Zusammenarbeit zwishcen FI und CO verbessern.

Zusatzfeld (SQ02 – Infoset) Erweiterung inkl. ABAP Coding vom Infoset um  Zusatzfeld

Das Thema Zusatzfelder ist dann tatsächlich schon etwas komplexer, bietet aber auch mehr Möglichkeiten.

Ein wichtiges Beispiel ist hier die Frage, ob ein CO-Objekt (hier: Innenauftrag) gesperrt ist.

Die Auswertung der Systemstatus ist im Artikel "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" erläutert. Da nun aber nur in einen Feld ausgegeben werden soll, ob der Innenauftrag gesperrt ist bedarf es etwas Coding. Darauf ist auch im Artikel "Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum" Bezug genommen worden.

Das Coding zum Zusatzfeld ist im Artikel "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen" zu finden.

Die einzelnen Bestandteile des Coding sind in folgender Folie erläutert:

Dokumentation Zusatzfeldcoding GESPERRT

Dabei ist schon ersichtlich, dass Zusatzfelder tatsächlich noch weitere Informationen auslesen können.

Ebenso kann auch ein vorhandener Stammdatenschlüssel (Innenauftragsnummer) übersetzt werden, wenn hier eine sprechende Logik hinterlegt ist. Dieses ist ausführlich im Artikel "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" behandelt worden.

CO und PSM verknüpfen

Ein anderes wichtiges Thema ist noch die Frage, wie Innenauftrag AUFK-AUFNR mit 12 Zeichen und Fond FMFINCODE-FINCODE mit 10 Zeichen miteinander verknüpft werden können.

Im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" ist nicht nur das Coding für die Auswertung von Klassifizierungsmerkmale sondern auch die Vorgehensweise mit dem Zusatzfeld ZAUFNR zur Verknüpfung der Stammdatentabelle AUFK mit FMFINCODE erläutert.

Die Feldlänge von FMFINCODE-FINCODE (10 Zeichen) und AUFK-AUFNR  (12 Zeichen) lassen sich nicht miteinander verbinden. Dabei sind Innenauftrag und Fond eigentlich identisch (von der Länge aber auch der Nummer her).

Durch folgendes Coding kann ein Feld mit den gleichen Eigenschaften zu FMFINCODE-FINCODE angelegt werden um dieses Feld dann zur Verknüpfung einer Zusatztabelle oder auch zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale genutzt werden:

DATA L_AUFNR  type i.
DATA L_OFFSET type i.

* Tragen Sie hier die Länge ihrer Projektnummer ein
* Standard:  8 stellige Auftragsnummer

L_AUFNR = 8.

* Nun wird die Position im Feld AUFK-AUFNR ermittelt
* ab der die Projektnummer ohne 0 gespeichert ist.

L_OFFSET = 12 - L_AUFNR.

* Maximial 12 Zeichen sind in AUFK-AUFNR vorhanden

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+L_OFFSET(L_AUFNR).



Welche Möglichkeiten mit dieser Zusatztabelle bestehen ist zum Beispiel im Artikel "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" zu sehen.

Ebenso kann die Bewertung, ob ein Fond LOMZ-fähig ist hier hinterlegt werden. Dieses ist im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" erläutert.

Eine ausführliche Serie einer PSM/CO Auswertung ist im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" zu finden. Jedoch dürften hier im Blog immer einmal wieder neue Artikel auftauchen.

Weitere Beispiele: SAP Query im Umfeld SAP Rechnungswesen Finanzwesen und Controlling

Als kleine Zugabe bin ich noch kurz auf einige kleine Beispiele von häufiger genutzten Query eingegangen.

Diese sind in folgenden Artikeln beschrieben: Insgesamt hoffe ich mit der Präsentation den Kolleginnen und Kollegen einen guten Überblick über die Verwendung von SAP Query in den Modulen Finanzwesen, Controlling und Haushaltsmanagement gegeben zu haben.

Referent Andreas Unkelbach

Da wir SAP Query auch als ein zentrales Instrument im Berichtswesen nutzen, möchte ich an dieser Stelle auf mein aktuelles Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« hinweisen, dass ebenfalls SAP Query neben Report Painter und Rechercheberichte und natürlich allgemein hilfreiche Empfehlungen zum Berichtswesen im SAP Controlling anbietet.

Dieses ist auch bei Amazon * zu finden.

Berichtswesen in SAP Controlling

ISBN: 978-3960127406 *
 

Fazit Ziel des Vortrages

Ziel der Veranstaltung war es im Rahmen eines "Auffrischungsworkshops" das Thema SAP Query im Hochschulberichtswesen, Hochschulcontrolling noch einmal ins Bewustsein zu rufen. Auch wenn als Zielpublikum die unterschiedlichen Kolleginnen und Kollegen aus Hochschulcontrolling zugegen waren habe ich mich darum bemüht die Beispiele und Erläuterungen so allgemein zu halten, dass die Schulung eine Hilfe zur Selbsthilfe bieten konnte und die Unterlagen dazu einladen später am eigenen System zumindest die Beispielquery nachzubauen.

Ansonsten stehen noch weitere Optionen zur Verfügung.
Andere Berichte im Controlling

Im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" sind diese beispielhaft dargestellt.

Weitere Hinweise
Ergänzend mag ich hier noch auf "SAP Know How" in Form der digitalen SAP Bibliothek mit allen Büchern meines Verlages hinweisen, als auch auf die kommende Veranstaltung der FICO Forum Infotage im November. Diese sind im Artikel "FI CO Forum Infotage 2017 und digitale SAP-Fortbildung für Studenten und Hochschulbeschäftigte" vorgestellt.

Ich hoffe, dass dieser Blogartikel noch als Quellennachweis für einige Folien hilfreich ist und freue mich über etwaiges Feedback oder weiteren spannenden Austausch rund um die Themen SAP im Allgemeinen und Hochschulberichtswesen im Besonderen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Tags: Query CO Controlling

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