Manchmal ergeben sich aus einfache Excel-Fragen dann etwas umfangreichere Artikel ;-). Ich nutze gerne die Formel SUMMEWENN um für einzelne Positionen Summen flexibel in Excel ziehen zu können und hatte privat die Anforderung nicht nur eines sonderen mehrere Kriterien als Merkmal für die Bildung von Summen zu verwenden. 

Hier hilft die Formel SUMMEWENNS weiter in der unterschiedliche Kriterien und Kriterienbereiche für eine Summe herangezogen werden können. Damit dies ganze auch anhand eines praktischen Beispiels deutlich wird, möchte ich hier meine Belegvorerfassung für eine Einnahmenüberschussrechnung vorstellen.


Ausgangslage:
Mit der Abgabe der Steuererklärung ist für mich immer wieder der Vorsatz verbunden kommendes Jahr die Unterlagen früher im Jahr zusammenzustellen und Belege ein klein wenig zugängiger zu erfassen. Fairerweise ist das Thema "Autorenleben - Steuern und Selbstständigkeit, Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort), Autorenleben in Nebentätigkeit" im Laufe der Zeit auch mit viel Routine verbunden und ich bin froh, dass ich sowohl mit der Betriebsausgabenpauschale als auch der Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) eigentlich relativ gut dabei bin. 

Diese Möglichkeit haben insbesondere viele Einzelunternehmer und Freiberufler. Kleinunternehmer nach § 19 UStG nutzen häufig ebenfalls die Einnahmenüberschussrechnung.

Entsprechend nutze ich hier auch die Möglichkeit der Vorerfasung von Belegen in Excel bevor ich diese dann in Taxman bzw. im EÜR Rechner übertrage. Dabei habe ich eine sehr einfache Vorlage gebastelt, die mir dann aber doch ganz praktisch erscheint gerade da die Belege ohnehin meitens schon digital vorliegen.

Für die Steuererklärung nutze ich seit Jahren Taxman von Lexware, was für mich den Vorteil hat, dass Angaben übernommen werden können und gleichzeitig ich hier auch die Elster-Anbindung sowie Erläuterungen zu einzelnen Positionen habe. Es ist sicher auch Gewohnheit aber für mich hilft dies sowohl bei Einkünften aus nichtselbstständiger und selbstständiger Arbeit sowie beim Gewerbebetrieb.

Aktuelle Version: Lexware TAXMAN 2026 (für das Steuerjahr 2025) (*)
 

Bevor ich die Excel-Tabelle vorstelle noch ein paar Grundlagen zum Thema.

Rechtliche Grundlage Einnahmenüberschussrechung (EÜR)

Nach § 4 Abs.3 EStG können Steuerpflichtige, die nicht gesetzlich verplichtet sind Bücher zu führen oder regelmäßige Abschlüsse erstellen müssen den Gewinn (oder Verlust) der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Diese Möglichkeit haben insbesondere Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UstG sowie freie Berufe (selbstständige Tätigkeit) oder auch landwirtschaftliche Betriebe.

Wobei bei den Einnahmen und Ausgaben das Zuflussprinzip zu beachten ist. Vereinfacht ist hier das Zahldatum gemeint, also der Zeitpunkt zu dem das Geld auf dem eigenen Bankkonto eingegangen bzw. abgegangen ist zu erfassen ist.

Diese Daten sind nach § 60 Abs. 4 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV)  nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz elektronisch an die Finanzbehörde zu übermitteln.

Basis dafür ist die Analge EÜR.

Diese möchte ich als Beispiel nutzen um eine Summenformel in Excel über mehrere Kriterien zu erklären.
 

Vorerfassung von Belegen

Nun aber zur Arbeitsmappe in Excel.

Hilfstabellen zur vereinfachten Angabe der Einnahmen, Ausgaben und Anlagevermögen in der EÜR

Für die Beglegvorerfassung nutze ich drei Tabellen (die ich über START > "Als Tabelle formatieren" als "intelligente Tabellen" formatiert habe.

EÜR - Annahmen und Ausgaben Hilfstabelle



Hier habe ich die einzelnen Kategorien erfasst, die für mich jedes Jahr relevant sein können:

• Betriebseinnahmen - Eigene Position
• (Erlöse aus Verkauf von Anlagevermögen)
• (Kapitalerträge und sonstige Einnahmen)
• Anlagevermögen
• Material/Waren
• Fremdleistungen
• (Personalkosten)
• (Raum- und Grundstückskosten/Homeoffice)
• (Schuldzinsen)
• Beiträge, Gebühren und Abgaben
• Versicherungen
• Versicherungen
• Reisekosten - Fahrtkosten Öffentliche
• Reisekosten - Verpflegung
• Reisekosten - Übernachtung
• Reisekosten - Sonstige
• Reisekosten - Privat
• Geschenke bis 50,00
• (Bewirtungskosten)
• (Wege zum Betrieb (Entfernungspauschale)
• Portokosten
• Telefon/Fax/Internet
• Bürobedarf
• Fachliteratur
• Fortbildungskosten
• Rechts- und Beratungskosten
• (Miete/Leasing bewglicher Wirtschaftsgüter)
• Werbung und Reklame
• Sonstige Betriebsausgaben
• Werkzeuge und Kleingeräte
• EDV-Kosten (bspw. Lizenzen)
• (Sonstige Vorsteuerbeträge)
• Abschreibung

Der kundigen Person dürfte auffallen, dass ich hier sowohl Abschreibung als auch Anlagevermögen erfasst habe. Hintergrund ist, dass ich die Anlagen direkt mit Anschaffung und Herstellkosten später erfasse aber später nur die Abschreibung in der EÜR ausgewiesen wird.

EÜR - Anlagevermögen Hilfstabelle

Eine zweite Tabelle nutze ich für das Anlagevermögen.


Dies ist einfach nur als Indikator, ob es sich um ein Wirtschaftsgut handelt.

Tabelle zur Belegerfassung

Im Laufe des Jahres nutze ich jetzt eine Tabelle in der ich meine anfallenden Belege vorerfasse, sodass ich diese am Jahresende problemlos übertragen kann.

Belegvorerfassung

Jetzt geht es aber an die Beleg(vor)erfassung.

Hierzu nutze ich eine Tabelle die wiederum auf die anderen Tabellen Bezug nimmt.



An dieser Stelle ist es dann, im perfekten Jahresverlauf, meine Aufgabe Einnahmen und Ausgaben direkt zu erfassen.

Ich gehe kurz auf die einzelnen Spalten der Tabelle näher ein.

Jahr
Hier trage ich das entsprechende Jahr der Zahlung ein. Dies kann sowohl der Zahlungseingang am eigenen Konto bei Einnahmen als auch dei Abbuchung bei Rechnungen der Fall sein.

Einnahmen/Ausgaben
Hier nutze ich die Möglichkeit über das Register Daten unter Datentools die Funktion Datenüberprüfung. Wie bereits im Artikel "Formulare gestalten in Excel" beschrieben nutze ich diese Funktion gerne als Möglichkeit einer Dropdownliste.  Im Beispiel habe ich hier die einzelnen Kategorien der EÜR als Liste hinterlegt.



Im Ergebnis kann ich hier für jede Zeile unter (1) eine der unter per Schaltfläche Datenüberprüfung (2)  als Liste unter Quelle (3) hinterlegten Kategorien der EÜR von D2 bis D23 auswählen.

Belegnummer
Als Belegnummer erfasse ich entweder meine Rechnungsnummer (bei Einnahmen) oder die Rechnungsnummer des Unternehmens.

Datum
Hier erfasse ich das Zahldatum. Grundsätzlich könnte ich natürlich auch die Spalte Jahr aus diesem Datum ableiten, da ja bei der EÜR das Zuflussprinzip gilt.

Beschreibung
Dies ist für mich eine Beschreibung des Beleges.

Betrag
Dies ist der Zahlbetrag. Für mein Unternehmen erfasse ich Eurobeträge.

Anlagevermögen Art 
Hier besteht ein Bezug auf die Tabelle "EÜR - Anlagevermögen Hilfstabelle", sodass ich bei der Erfassung von Anlagevermögen hier "bewegliches Wirtschaftsgut" auswählen kann.

Nutzungsdauer
Hier gebe ich die Jahre der Nutzungsdauer anhand der "Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter" an. Auf der Seite des Bundesministerium der Fiannzen sind die "Abschreibungstabellen für die Absetzung für Abnutzung (AfA), um die Nutzungsdauer von Anlagegütern zu schätzen" hinterlegt.
 Für Notebooks als Beispiel sind dies weiterhin 5 Jahren während Smartphones nach 3 Jahren abgeschrieben sind, aber zumindest bei mir weiterhin im Anlagevermögen verbleiben.

Im Ergebnis habe ich für alle Jahre eine Hilfstabelle in der die einzelnen Positionen (mögliche Einnahmen/Ausgaben), die für mich relevant sind aufgeführt sind. 

Diese Tabelle habe ich als intelligente Tabelle über den Ribbon Start und die Schaltfläche "Als Tabelle markieren" markiert.



Damit kann ich meiner Hilfstabelle zur Belegvorerfassung nun im Ribbon Tabellenentwurf einen eigenen Namen geben.



Als Name kann ich hier jetzt entweder T_EÜR oder T_Belege wählen.

Auswertung der Belege

Neben der Belegerfassung interessiert mich aber auch ein Ergebnis.

Im Tabellenblatt "Auswertung" habe ich eine Tabelle in der ich mein Betriebsergebnis nach EÜR angezeigt bekomme.



Huerzu erfasse ich in der Zelle E4 das Kalenderjahr und habe in den Zeilen D5 bis D27 die einzelnen Kategorien meiner EÜR.

Nun möchte ich meine Belegtabelle auswertung und eine Summe je EÜR-Kategorie und des ausewählten Geschäftsjahres bilden und dnach sowoihl die Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben als auch Gewinn/Verust ausweisen.

Per SUMMEWENN kann ich jedoch nur eine Summe über eine Kategorie bilden. Also habe ich nun folgende Formeln als Alternative für meine Tabelle verwendet.



Wie in der Abbildung zu sehen verwende ich hier die Formel SUMMEWENNS.


Für das Jahr 2025 (in Zelle E4) lautet die Formel zur Ermittlung des Ergebnis der Kategorie "Betrienseinnahmen - Eigene Position" in Zelle D5 wie folgt:

=SUMMEWENNS(T_Belege[Betrag];T_Belege[Jahr];Auswertung!E$4;T_Belege[Einnahmen/Ausgaben];Auswertung!D5)

Vergleichbar verfahre ich mit den anderen Kategorien und nehme immer Bezug auf die Kategoirie in der Spalte D vergleiche diese mit meiner Hilfstabelle T_Belege und den entsprechenden Jahr in der Zelle E4.

Zum besseren Verständnis, und als Inhalt dieses Artikels, mag ich die Formel SUMMEWENNS näher erläutern:
 

Formel SUMMEWENNS

Syntax der Formel lautet:

SUMMEWENNS(Summe_Bereich; Kriterien_Bereich1; Kriterien1; [Kriterien_Bereich2; Kriterien2]; ...)

Anhand des oberen Beispiels lässt sich die Formel gut in die einzelnen Formelbestandteile erklären.

Hierzu kann die Formel in folgende Tabelle aufgegliedert werden:

Beginnen wir klassisch mit der Formel selbst:

=SUMMEWENNS(

Danach wird der Summenbereich dargelegt 

Summenbereich

=SUMMEWENNS(  T_Belege[Betrag]  ;

Dabei beschreibt Summe_Bereich - den zu addierende Zellbereich. In unseren Fall ist dies die Spalte Betrag in der Hilfstabelle T_Beleg. Durch die Zuweisung eines Namens für die Hilfstabelle kann ich auf die Tabelle mit T_Belege[Betrag]  referenzieren und der Bereich der Tabelle erweitert sich mit jeder neuen Zeile.

Kriterienbereich1 - der Bereich gegen den gesucht wird.

Nun definiere ich den erstern Kriterienbereich.

=SUMMEWENNS(  T_Belege[Betrag]  ;T_Belege[Jahr]  ; 

Als Kriterienbereich nutze ich hier die Spalte Jahr in der Hilfstabelle T_Belege. Im Ergebnis kann ich hier also alle Belege über die Spalte Jahr durchsuchen.

Kriterien1 - die ersten Suchkriterien

Nun stellt sich natürlich die Frage, wonach ich die Jahreswerte durchsuchen möchte.

=SUMMEWENNS(  T_Belege[Betrag]  ; T_Belege[Jahr] ;  Auswertung!E$4;

In der vierten Zeile trage ich ab Spalte E das jeweilige Jahr ein. Damit ich auch mehrere Jahre nebeneinander auswerten kann und die Formeln per automatisches Ausfüllen einfach auf die folgenden Spalten ziehen / kopieren kann habe ich die Zeile mit $4 absolut gesetzt, so dass die Formel sich anpasst wenn ich bspw. auf Spalte F diese übertrage. Hier würde statt E dann F stehen.

Soweit ist dies vergleichbar zur Formel SUMMEWENN. Der Vorteil bei SUMMEWENNS ist jedoch, dass ich noch weitere Bereiche definieren kann.

Kriterienbereich2

Auch hier wird ein weiterer Bereich der durchsucht werden soll angegeben.

=SUMMEWENNS(  T_Belege[Betrag]  ; T_Belege[Jahr] ;Auswertung!E$4;  T_Belege[Einnahmen/Ausgaben];  

Im Beispiel ist dies die Spalte Einnahmen/Ausgaben in der Hilfstabelle T_Belege.

Kriterien2

Und auch hier gibt es nun ein Suchkriteium. Dafür nutze ich die EÜR Kategorien, dich in Spalte D meiner Ergebnistabelle im Tabellenblatt Auswertung definiert habe.

=SUMMEWENNS(  T_Belege[Betrag]  ; T_Belege[Jahr] ;Auswertung!E$4;  T_Belege[Einnahmen/Ausgaben];  Auswertung!$D5 )

Hier habe ich die Spalte D als absolut gesetzt, aber kann die einzelnen Kategorien ab Zeile 5 verwenden.

Es können  bis zu 127 Bereich/Kriterien-Paare und die Kriterien können auch etwas umfangreicher bspw. über Formeln oder mit Platzhalter wie * und ? versehen werden. Ein Fragezeichen ersetzt ein einzelnes Zeichen. Ein Sternchen ersetzt eine beliebige Zeichenfolge. 

Damit ist die Formel abgeschlossen und ich erhalte eine Summe je Jahr für die einzelne Kategorie.

Betriebsergebnis:

Die Berechnung in der Tabelle Ergebnis hingegen ist nun wiede reine sehr einfache Formel.

Als Betriebseinnahmen weise ich auf die Zeile 5 und für die Betriebsausgaben bilde ich eine gerundete Summe über =RUNDEN(SUMME(E6:E27);2).

Das Ergebnis erhalte ich dann als Gewinn/Verlust durch = E30-E31.

Alternative zur EÜR Besonderheit u.a. für Autor*innen

Da viele Autorinnen und Autoren ihre Einnahmen ebenfalls zunächst in Excel erfassen, lohnt sich abschließend noch ein kurzer Blick auf das Thema Betriebsausgabenpauschale.

Für Autor*innen kann es interessant sein statt die einzelnen Betriebsausgaben zu erfassen je nach Höhe der Betriebseinnahmen eine Betriebsausgabenpauschale statt der Erfassung der Einzelbelege zu verwenden.

Für hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit kann die Betriebsausgabenpauschale auf 30 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchsten jedoch 3.600 € jährlich angesetzt werden.

Handelt es sich um eine wissenschaftliche, künstlerischere oder schriftstellerischere Nebentätigkeit (auch Vortrags- oder nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeit), soweit es sich nicht um eine Tätigkeit i. S. d. § 3 Nummer 26 EStG handelt, kann die Betriebsausgabenpauschale auf 25 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchstens jedoch auf 900 € jährlich angesetzt werden.

Der Höchstbetrag von 900 € kann für alle Nebentätigkeiten, die unter die Vereinfachungsregelung fallen, nur einmal gewährt werden.

Denkbar ist beispielsweise, für Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb die Betriebsausgaben im Rahmen einer regulären Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu erfassen und für eine gesonderte ausgeübte selbstständige schriftstellerische Tätigkeit die Betriebsausgabenpauschale zu nutzen.

Rechtliche Grundlage ist dies hier der § 4 Abs. 3 EStG  "Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.".

Die steuerliche Behandlung richtet sich dabei stets nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und den konkreten Umständen des Einzelfalls.

Auch an dieser Stelle ein Verweis auf die Seite "Betriebsausgabenpauschale" in meiner Zusammenfassung zum "Autorenleben".

Dies ist auch der Grund, warum es sinnvoll sein kann, die tatsächlich entstandenen Betriebsausgaben einer Tätigkeit der möglichen Betriebsausgabenpauschale gegenüberzustellen. Welche Variante günstiger ist, hängt von der jeweiligen Tätigkeit und den gesetzlichen Voraussetzungen ab.


 

Mit Micrososft Excel für Microsoft 365 wurden in der Symbolleiste Überprüfen der Abschnitt Kommentare und Notizen eingeführt. In vorherigen Excel Versionen waren bisher nur Kommentare bekannt.

Im Artikel "Kommentare in Excel ansprechend als Sprechblase formatieren" bin ich damals auf die Möglichkeiten eingegangen, solche Kommentare etwas umzugestalten. Entsprechend ist in der folgenden Abbildung auch noch die alte Oberfläche von Excel zu sehen.



Mit Microsoft 365 ist das Menüband (Ribbon) unter "Überprüfen" jedoch neu gestaltet worden und wir finden hier nun sowohl Kommentare als auch Notizen.



Die Notizen (2) entsprechen dabei den bisherigen Kommentaren die Sie schon damals in Excel einfügen konnten. 

Neu hinzugekommen ist nun eine echte Kommentarfunktion die Sie auch in anderen Anwendungen von Microsoft 365 nutzen können.

Kommentare, Notizen und weitere Anmerkungen sind oftmals hilfreich, wenn eine Tabelle an andere Personen übergeben werden sollen und helfen dabei den Aufbau von Formeln zu verstehen oder sich über Sachverhalte auszutauschen. Ein vergleichbares Thema sind hier Zellenformatvorlagen, auf die ich aber in anderen Blogartikeln näher eingehe.

Notizen in Excel für Microsoft 365 oder ehemalige Kommentare in vorherigen Excel Versionen

Die Notizen können dabei als kurze Anmerkungen zu einer Zelle verstanden werden, während Kommentare einen Austausch mit anderen Personen innerhalb der Anwendung ermöglichen und Sie hier einen Thread erhalten, so dass auf diese Kommentare andere Personen auch antworten können. Auch optisch ist durch den Hintergrund ersichtlich.

Eine Notiz ist dabei ein Kasten mit gelben Hintergrund in dem direkt Anmerkungen hinterlegt werden können.



Wie in Kommentaren aus vorherigen Excelversionen ist der Kasten gelb hinterlegt und es kann der gesamte Inhalt überschrieben werden. Bei der Anlage einer Notiz wird in der ersten Zeile (fett hervorgehoben) der Benutzername eingetragen und es kann ein Text darunter geschrieben werden. Ferner kann per rechter Maustaste der markierte Text formatiert werden oder zum Benutzernamen auch Anmerkungen wie Datum oder Abteilung ergänzt werden.

Damit eignen sich Notizen zum Beispiel für die Dokumentation von Formeln oder kurze statische Anmerkungen, die keinen weiteren Austausch benötigen.

Versteckte Kommentare in Formeln oder +N("Text")

Eine andere Möglichkeit innerhalb einer Formel Kommentare anzugeben wäre +N("Text"). Dieser Wert wird automatisch als 0 umgewandelt und + 0 wirkt sich nicht auf eine Formel aus :-).

Hintergrund: Die Formel =N() wandelt übergebende Werte wie folgt um:

• nicht nummerischen Wert = Zahl hier:0
• eine Zahl = Zahl
• Datum = Die fortlaufende Zahl des Datums
• Wahr = 1
• Falsch = 0

etc. für uns relevant ist der Punkt nicht numerische Zahl wie Texte, die als 0 ausgegeben werden.

Beispiel:

Hier habe ich mit N("Berechnung monatlicher Arbeitszeit") einen Kommentar in einer Formel eingegeben, der nicht weiter auf das Ergebnis Auswirkungen hat.

Hintergrund des Beispiels ist im Artikel "Berechnung monatlicher/jährlicher Arbeitzeit nach BAT" zu finden.

Diese "in der Formel versteckten" Erläuterungen sind oftmals bei komplizierten Formeln hilfreich um sich selbst wieder daran zu erinnern, warum eine Berechnung vorgenommen ist. Wobei bei einer ordentlichen Spaltenbezeichnung und "intelligenten Tabellen" (als Tabelle formatierte Daten) wie im Artikel ""Als Tabelle formatieren" um eine dynamische Datenquelle für Pivot-Tabellen zu erhalten" die Orientierung ebenfalls schon wesentlich erleichtert wird.

Kommentare in Excel für Microsoft 365 - Austausch direkt in der Arbeitsmappe

Kommentare unterscheiden sich nun aber erheblich von den beiden vorherigen Methoden und sind für einen direkten Austausch praktisch.


Benutzername (1) und Datum samt Uhrzeit (2) eines Benutzers können nicht überschrieben werden. Dafür wird ein Kommentar erst durch die Antwort posten Taste (3) oder STRG+Eingabetaste/Enter veröffentlicht. 

Es kann auf alle Kommentare geantwortet werden und so ein kleiner Dialog in Excel erfolgen.

Im Beispiel habe ich auf meinen eigenen Kommentar geantwortet.


Damit eignen sich Kommentare für solche Zellen, wo ein Austausch hilfreich ist.

Ich hoffe, dass die Unterschiede so klar sind und so künftig ein produktiver Austausch innerhalb einer Arbeitsmappe möglich ist. Immerhin ist im Austausch mit Daten die Kommunikation und die Rückfragen sowie Verständnis von Formeln immer wieder besonders in umfangreichen Tabellen hilfreich.
 

Innerhalb Controlling ist Excel natürlich nicht nur in Kombination mit SAP ein Thema (siehe "SAP und Office Integration Excel im SAP GUI (Excel-Inplace) oder als separates Fenster (Excel-Outplace)"), sondern auch sonst aus dem beruflichen Alltag im Controlling nicht ganz wegzudenken.

Mit Office 365 (siehe "Microsoft Office Produkte") sind nicht nur technische Herausforderungen, sondern auch praktische neue Funktionen hinzugekommen. Auf eine davon mag ich im folgenden Artikel gerne näher eingehen. Neben einer praktischen Fragestellung werden hier auch die "Matrixformel (Arrayformel)" sowie ÜBERLAUF in Microsoft Excel für Office 365 erläutert.


Ausgangslage:
In einer Liste werden mehrere Projekte aufgeführt, die unterschiedlichen Programmlinien zugeordnet werden. Dabei unterscheiden wir die Programme A, B und C. Die Zuordnung der einzelnen Projekte zu den einzelnen Programmen erfolgt jährlich und in der Regel sollte sich an der Zuordnung nichts ändern. Es soll je nach Programmlinie die Summe der Beträge für die einzelnen Jahre ausgegeben werden.

Kurzer Export zur Rolle des Controlling
Ein gängiges Vorurteil gegenüber Controlling ist, dass Controlling von Kontrolle kommt, obgleich eigentlich bekannt sein sollte, dass das interne Rechnungswesen (und damit auch das Controlling) in der Betriebswirtschaftslehre (BWL) mehr mit steuern in Verbindung gebracht wird. Controlling hat also mehr eine Lotsenfunktion (daher ist auch Kirsten Lotse die Protagonistin meiner Bücher zum "Schnelleinstieg ins SAP Controlling)" und weniger von Kontrolle geprägt.

Die Betriebswirtschaftslehre sieht im Controlling die Planung, Steuerung und ja auch die Kontrolle von Unternehmensprozessen vor, um die Zielerreichung zu unterstützen. Ziel sollte weniger die Kontrolle im Sinne von Überprüfung von Ergebnissen sein, sondern auch die aktive Steuerung von Unternehmensaktivitäten.

Entsprechend ist ein Werkzeug zur Unterstützung auch die Qualitätssicherung und ja auch die Kontrolle. Dies dürfte auch eine Brücke sein, die sowohl vom externen als auch internen Rechnungswesen beschritten wird. Im SAP Umfeld ist es ohnehin so, da hier die Geschäftsbereiche (Line of Business) die ehemalige Modulsicht ablösen. So umfasst Finance sowohl FI und CO als auch Treasury and Risk Management.

Aber zurück zum eigentlichen Thema.

Meine Tabelle hat folgenden Aufbau:

1. In der Spalte "Projekt" werden die einzelnen Projekte ausgewiesen.
2. In den folgenden Spalten werden je Jahr die entsprechenden Erträge ausgewiesen
3. In der Hilfsspalte (Zuordnung) werden den Projekten aus der 1. Spalte entsprechende Programme zugeordnet. Zur Vereinfachung nutzen wir hier die Programme A, B und C.
4. Zum Abgleich der Zuordnung habe ich die Programmzuordnung der vorherigen Jahre mit aufgeführt.

Nun möchte ich neben der Summe der einzelnen Projekte auch eine Teilsumme je Programm ausgeben. Dazu verwende ich die Formel SUMMEWENN und beziehe mich ebenfalls auf die Hilfspalte (Zuordnung). Mit einem besonderen Twist bin ich im Artikel "SUMMEWENN über mehrere Spalten in Excel oder Personalkostenhochrechnung auf Innenauftrag zusammenfassen" ebenfalls auf diese Formel eingegangen, in diesem Beispiel ist es jedoch etwas einfacher.

Konkret ist dies auch im Screenshot der Tabelle zu sehen.



Die Formel in Zelle C10 lautet:

=SUMMEWENN( $H$3:$H$8;  $H10;  C$3:C$8)

Suchbereich ist die aktuelle Zuordnung (Spalte H Zeile 3 bis 8), Suchkriterium die aktuelle Zuordnung in Spalte H für Programm A (hier in Zelle H10 "A") und Summenbereich sind die Werte für 2025 in den Zellen C3 bis C8.
Entsprechend sind die Formeln auch für die anderen Programme und Jahre aufgeführt.

Jetzt gibt es zwei Methoden, um die aktuelle Zuordnung mit der Vorjahreszuordnung zu vergleichen.

Ich nutze in beiden Methoden Funktionen, die als Ergebnis einer Überprüfung WAHR oder FALSCH ausgegeben. Wenn solche Werte in Berechnungen verwendet werden, entspricht WAHR 1 und FALSCH entspricht 0.

1.) Formel IDENTISCH (mehrere Werte nacheinander vergleichen)

Die Formel IDENTISCH prüft, ob zwei Zeichenfolgen identisch sind und gibt WAHR oder FALSCH zurück. Dabei unterscheidet sie auch zwischen Groß- und Kleinschreibung.
Wie oben erwähnt werden WAHR als 1 und FALSCH als 0 in Berechnungen verwendet, sodass ich hier folgende Berechnung durchführen kann, indem ich die einzelnen Werte mit den Vorjahreswerten vergleiche.

=IDENTISCH(H3;I3) * IDENTISCH(H3;J3) * IDENTISCH(H3;K3)

Das Ergebnis zeigt sich in der ersten Kontrollspalte. Da die Werte übereinstimmen, ist der zurückgegebene Wert 1 ( WAHR * WAHR * WAHR).

Alternativ hätte ich auch mit 
=IDENTISCH(H4;I4) & IDENTISCH(H4;J4) & IDENTISCH(H4;K4)

arbeiten können, dann wäre die Ausgabe in der Form "WAHRWAHRFALSCH", was zum schnellen Lesen etwas umständlich ist. 
In den Zeilen 3 und 4 ist in Spalte L das Ergebnis und in Spalte M die Formel zu sehen.

2.) Kombination aus UND / IDENTISCH oder Formeln mit mehreren Ergebnissen

Der Nachteil der ersten Lösung ist, dass die Formel recht lang werden kann, daher wäre eine Matrix zum Vergleich von mehreren Zellen interessant.

Entsprechend wollte ich per 

=IDENTISCH(A4; G4:I4)

einen Abgleich der Zelle A4 mit den Zellen G4 bis I4 machen.

 Matrixformel (Arrayformel) in Excel

Hier unterscheidet sich das Excel in Microsoft Office 365  von vorherigen Excelfunktionen.

Formeln die nicht nur einen Einzelwert sondern eine Reihe von Werten zurückgeben, geben diese Werte an benachbarte Zellen zurück. Dieses Verhalten für Array wird als Überlaufen bezeichnet.  Wird obige Formel per ENTER (Eingabetaste) bestätigt, passt Excel die Größe des Ausgabebereichs dynamisch an und platziert die Ergebnisse in den folgenden Zellen.


Das Ergebnis wird in den Spalten L, M und N ausgegeben.

Können die Ergebnisse der Formel nicht vollständig ausgegeben werden, da bspw. ein Wert in den Zellen steht, gibt es eine neue Fehlermeldung für die Formel #ÜBERLAUF!. Weitere Ursachen können auch verbundene Zellen sein oder aus anderen Gründen der Platz nicht ausreicht.



Im Gegensatz zu Matrixfunktionen (per STRG + SHIFT + ENTER) sehen wir hier auch alle Ergebnisse. Das dynamische Array wird auch über einen blauen Balken hervorgehoben.

Verarbeitung von mehreren Ergebnissen einer Prüfung per UND

Um nun aber nicht mehrere Zellen lesen zu müssen, kombiniere ich das Ergebnis über folgende Formel:

=UND(IDENTISCH(H7; I7:K7))

Die Formel UND prüft, ob alle übergebene Argumente WAHR sind und gibt in diesen Fall WAHR zurück. Sofern es zu Abweichungen kommt, lautet das Ergebnis FALSCH.



Auch hier könnte ich mit * 1 das Ergebnis auf 0 oder 1 verändern.

In vorherigen Excel-Versionen hätte ich diese Formel als Matrixformel nutzen müssen, indem ich zur Bestätigung STRG + UMSCHALTTASTE (Shitft)  + EINGABETASTE (Enter) gedrückt hätte.



Die Matrixformel ist nach STRG + UMSCH + EINGABE anhand der geschwungene Klammer {}erkennbar.
 

Matrixformel (Arrayformel) unter Office 365 und Web-App

Unter Office 365 funktioniert dies durch einfaches Bestätigen der Formel.
Dennoch sind weiterhin solche Matrixformeln möglich.

Um eine dynamische Arrayformel nutzen zu können reicht der Abschluss der Formel per Eingabetaste. In früheren Excel-Versionen muss die Formel als herkömmliche Matrixformel behandelt werden. Hier passt sich der Ausgabebereich nicht automatisch an und muss manuell ausgewählt werden und die Formel per STRG+UMSCHALT+EINGABETASTE  abgeschlossen werden. Excel stellt diese Formeln dann automatisch mit einer geschweiften Klammer am Anfang und Ende der Formel dar. In der Web-App (Excel für das Web) können Arrayformeln angezeigt werden (sofern schon vorher vorhanden) aber nicht angelegt werden. Selbst per STRG+UMSCHALT+EINGABETASTE ist dies nicht möglich, so dass das Arbeiten im Sinne von Erstellen von Matrixformeln nur in der Excel-Desktopanwendung möglich ist.

Fazit

Im Ergebnis liefert auch diese kompakte Formel ein brauchbares Ergebnis und kann bei Abweichungen von Werten wie hier die Zuordnung direkt nachfragen, wie es zur Änderung kam oder entsprechend nachbessern.

Natürlich kann ich nun auch per bedingter Formatierung statt 0 und 1 auch ein entsprechendes Symbol ausgeben. Alternativ können hier auch per WENN entsprechende Symbole verwendet werden. Dies ist auch Thema im Artikel "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" gewesen.

Die Änderungen unter Excel für Microsoft 365 erleichtern durchaus praktisch. Nebenbei dynamischen Array-Funktionen und Überlauf-Operator sind nur in aktuellen Excel-Versionen verfügbar (Excel 2021, 2024 und Microsoft 365) in anderen Versionen würde obiges Beispiel nur mit der Matrixformel aus der Kombination von UND / IDENTISCH per STRG + UMSCH + EINGABE funktionieren.

Weitere Verbesserungen beziehungsweise für mich interessante Funktionen sind neue Verweisfunktionen (XVERWEIS) aber sicherlich auch andere Formeln und Funktionen die sich positv auswirken können. Ein guter Ansatz, und das über einige Jahr(zehnte?) schon sind hier übrigens Blogs wie tabellenexperte.de, blog.soprani.at oder auch die Beiträge von Florian Sandmann-Reetz in diversen Netzwerken.

Für Kolleg*innen, die gerade auf Office 365 gewechselt sind, verweise ich hier auch gerne auf folgende Artikel vom Tabellenexperten "Goodbye SVERWEIS, willkommen XVERWEIS!" oder "Die Raute: Ein kleines Zeichen mit großer Wirkung!".

Ein paar Worte zum Schluss und Entwicklungen hier im Blog

Ich gehe davon aus, dass auch hier im Blog das Thema Microsoft 365 und die einzelnen Office-Apps auch neben SAP eine Fülle an neuen Artikeln bescheren wird. 

Daneben sind für 2025 aber auch einige andere Themen und Projekte angesetzt, auf die ich mich ebenfalls sehr freue. Dabei kommen sowohl neue Onlinevideos als auch ein neues Buchprojekt auf meine Agenda und ich bin gespannt wie sich dieses umsetzen lassen wird. Das Thema Videobearbeitung wird mich (hoffentlich) nicht nur durch mein erfolgreiches Update auf Davinci Reslove 20 begleiten und auch der Bereich Autorenleben wird noch ein paar Punkte bringen. Immerhin die Steuererklärung ist nun inklusive EÜR abgegeben und dieses Jahr war ich sehr begeistert von der schnellen Übernahme in die Steuersoftware.

Hier nutze ich seit Jahren Taxman von Lexware (*) und bin froh, dass mit einer entsprechenden Vorerfassung der Belege die Abgabe der Steuererklärung erstaunlich schnell vollbracht ist.

Um jetzt aber wieder einen Bogen zur Einleitung (Controlling und Kontrolle) zu schlagen, mag ich das Thema Berichtswesen und interne Qualitätssicherung doch noch in den Fokus stellen. So schnell und technisch einfach eine Tabelle und entsprechende Eingabemasken auch bereitet sein mögen, so schnell kann es hier zu Unstimmigkeiten oder gar Abweichungen kommen, die im ersten Moment nicht auffallen. 

Daher habe ich es mir angewöhnt, sowohl kleinere Kontrollen als auch direkt Analysen zu Tabellen außerhalb des Druckbereiches anzulegen, sodass bei einem späteren Bericht auf diese Ergebnisse zurückgegriffen werden kann.

Bevor eine solche Tabelle jedoch versendet wird, sollte sich versichert werden, ob auch die Person, die später mit der Tabelle arbeitet, ebenfalls die passende Officevariante einsetzt. Andernfalls kann dies zu bösen Überraschungen führen. Für meine eigenen Auswertungen und Tabellen bin ich aber zum Glück selbst verantwortlich und kann daher recht einfach davon ausgehen, dass auch aktuellere Formeln wohl funktionieren werden :-).

Die Behandlung von Sonderzeichen, wie das Währungszeichen Euro-Zeichen € war teilweise in den Standard-Einstellungen von Screenreadern nicht unterstützt und mussten entsprechend manuell aktiviert werden. Mittlerweile scheint dies zumindest beim Euro-Zeichen in den meisten als Zeichenaussprache eingeschaltet zu sein, dennoch stellte sich die Frage, ob eine Darstellung von Werten in Berichten nicht statt € in EUR erfolgen kann.

Über die rechte Maustaste und auf Zelle formatieren oder in der Symbolleiste (Menüband) im Registerkarte Start in der Gruppe Zahl auf das Symbol "Buchhaltungszahlenformat" lassen sich diverse Symbole als Währungsformat darstellen.


Beispiele sind

• € Euro (123 €)
• £ Englisch (Vereinigtes Königreich)
• $ Englisch (Vereinigte Staaten)

Im Bericht stellt sich nun jedoch die Frage, wie statt der Symbole eine Kurzform für die Währung zur Formatierung genutzt werden kann.

Für die Beispiele wäre hier folgende Option interessant:

• EUR  Euro
• GBP Britische Pfund
• USD US-Dollar

In Microsoft Excel kann hier unter Symbol weit nach unten gescrollt werden und tatsächlich stehen hier auch EUR, GBP oder USD zur Verfügung. Die Symbole sind weit unterhalb der Sonderzeichen zu finden.

Dabei sind diese direkt auszuwählen. Beispiele zu solchen Formaten wären:

• EUR
• GBP
• USD

wodurch die Währung dann hinter den Betrag ausgewiesen wird.

Diese Symbole stehen sowohl im Zahlenformat Währung (1) als auch Buchhaltung (2) in der folgenden Abbildung zur Verfügung.



Der Unterschied zwischen den beiden Formaten wirkt sich ausschließlich auf die Darstellung (Formatierung) der Zellen aus. Im Buchhaltungsformat werden die Währungssymbole und die Dezimalkommas von Zahlen in der Spalte ausgerichtet und statt 0,00 ein Stich - angegeben.  Im Währungsformat erfolgt keine Ausrichtung an der Spalte, sodass im Beispiel das Währungszeichen mit weniger Abstand am Ende der Zelle

Neben den Währungs- oder Buchhaltungsformatangaben kann auch die Benutzerdefiniert(e) Formatierung genutzt werden.

So könnte ein solches Benutzerdefiniertes Fomrat zum Beispiel als:
#.##0,00 "EUR";[Rot]-#.##0,00 "EUR";0,00 "EUR"
formatiert sein. 

In der folgenden Darstellung ist der Unterschied der im Artikel angesprochenen Formatierungen ersichtlich.

Im Beispielscreenshot ist dies für die Zeile 6 der Fall. Hier werden dann negative Zahlen auch als Rot dargestellt und es muss keine bedingte Formatierung genutzt werden :-).


Die Auswirkung auf die Formatierung ist besonders dadurch relevant, dass intern weiterhin die reinen Zahlenwerte in der Zelle stehen und mit diesen auch gerechnet werden.

Unterhalb der Tabelle ist dies durch die Formel

="Es ergibt sich ein Ergebnis i. H. v. "&D12
erfolgt.
Im Ergebnis ist die Summe als 4 ohne Währung angegeben.

Wenn nun aber Tausenderstellen und das Währungszeichen verwendet werden soll, bietet sich hier die Formel TEXT an, mit der Werte in ein bestimmtes Textformat überführt werden können.

Im Beispiel möchte ich die Summe auch in Textform ausgeben und verwende folgende Formel:

="Es ergibt sich ein Ergebnis i. H. v. "&TEXT(D12;"#.##0,00")&" EUR."

Ohne diese Formatierung würde die Zahl direkt ausgegeben werden (Standardformat).

Zu beachten ist, dass in diesem Beispiel die Währungseinheit per & direkt als Text ausgegeben wird.

So flexibel die Formel TEXT auch ist, habe ich doch hier im Blog relativ wenig Beispiele dafür bisher gefunden. Im Artikel "Datum in Excel so umwandeln, dass es ohne Punkt in der Form TTMMJJJJ verwendet werden kann"  oder "Datumsfunktionen in Excel hier am Beispiel aus Stichtag Vormonat ermitteln" finden sich aber vergleichbare Beispiele, die mich auch an aktuelle Projekte denken lässt, bei denen Datumsformate eine gewisse Rolle spielen.

Ein Grund zum Bloggen ist sicherlich auch hier auf Zeitreise in die eigene Vergangenheit gehen zu können, um alte Lösungsansätze oder Herausforderungen erneut zu finden :-).
 

Die letzten Tage habe ich mich, durchaus im doppelten Wortsinne, mit Abschlussarbeiten zum aktuellen Buchprojekt (u.a. Controlling und SAP S/4HANA) und meiner SAP Schulung zur Datenmigration nach SAP S/4HANA mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer beschäftigt. Die letzte Live-Session wird diese Woche stattfinden und es gibt auch schon aktuelle Termine für den Herbst (Ende September 2022).

Damit aber nicht nur SAP S/4HANA hier ein Thema im Blog ist, mag ich noch eine kurze Empfehlung zum Thema Berichtswesen im Controlling mit Excel geben.

Gerade bei umfangreichen Texten bin ich recht froh auf einfache Weise ein "Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter" per VBA Makro anlegen zu können. Wenn ich aber, bspw. für einen statistischen Anhang, ebenfalls HYPERLINKS zu einzelnen Arbeitsmappen und Zellen innerhalb einer Arbeitsmappe manuell setzen möchte, hilft hier eine Variante der Formel HYPERLINK weiter.


Im Artikel "Berichtsdokumentation in Excel - Hyperlink auf Tabellenblätter indirekt setzen" bin ich schon auf die Formel HYPERLINK eingegangen, um hier den Tabellenblattnamen aus einer anderen Zelle zu vererben und hier einen dynamischen Hyperlink innerhalb der Excel-Arbeitsmappe zu setzen.

Für eine andere umfangreichere Arbeitsmappe sind die Hyperlinks jedoch von vorneherin klar zu setzen und müssen nicht indirekt in der Formel gesetzt werden.

Hier hatte ich als Formel

= HYPERLINK ( "#" & "Tabelle1!A2"; "Tabelle1")

Gesetzt und bekam direkt die Fehlermeldung "Der Bezug ist ungültig.".

Allerdings funktioniert es, wenn der Tabellenblattname in Hochkommata gesetzt ist und per [#] auf einen internen Link gesetzt wird.

= HYPERLINK( "[#]'Tabelle1'!A2";"Tabelle1")

Dabei sind folgende Bestandteile der Formel relevant:

• = HYPERLINK(
  
  Die Formel HYPERLINK hat zwei relevante Parameter
  HYPERLINK(Hyperlink_Adresse, Anzeigename )
  Wobei der Anzeigename opitonal ist.
   
• "[#]'Tabelle1'!A2"
  
  Als Hyperlink_Adresse ist hier in "" der Dateiname als [#]
  quasi als Referenz zu sich selbst gefolgt vom Tabellenblattnamen 'Tabelle1' in Hochkommata und per !A2 die Zelle A2 (Spalte A Zeile 2) verlinkt)
   
• ;"Tabelle1")
  
  als Anzeigename oder freundlicher Name ist erneut das Tabellenblatt genannt.

Dank [#] kann diese Datei nun auch unter einem neuen Namen gespeichert werden und funktioniert ebenfalls.

Da ich immer einmal wieder selbst hier im Blog nach der passenden Syntax für diese Formel suche, hoffe ich einfach einmal künftig problemlos auf diesen Artikel landen zu können.

Das Thema Datenvisualisierung sind nicht nur durch "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" mit unterschiedlichen Diagrammtypen oder auch Datenschnitten wie im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" ein wichtiges Thema im Berichtswesen, sondern auch die Beziehungen von Daten untereinander wie im Artikel "SVERWEIS in Pivot-Tabellen dank Power Pivot zur Darstellung der Beziehungen von Datentabellen in Excel" können in Excel immer einmal wieder das Berichtswesen bereichern.

Ich werde sicherlich auch weiterhin auf Reporting-Tools unter SAP ERP und SAP S/4HANA eingehen, aber manchmal ist Excel im Controlling dann doch sehr praktisch.... :-)