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ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Dienstag, 27. Juli 2021
10:35 Uhr

Auswertung für Planbuchungen gesperrter CO Objekte (Kostenstelle oder Innnenauftrag) über interaktive Stammdatengruppen (Selektionsvarianten KS13 und KOK5) und Maskierungskennzeichen in SAP

Im Artikel "Betriebswirtschaftliche Vorgänge und Systemstatus CO-OM Innenauftrag - Plankosten auf ABGS oder TABG CO Innenauftrag zulassen"  bin ich darauf eingegangen, dass der Status ABGS (Abgeschlossen) oder TABG (technsich abgeschlossen) so angepasst werden kann, dass Ist-Belege trotz Status ABGS oder auch Planbelege trotz Status TABG gebucht werden können.

Zur Erinnerung: Betriebswirtschaftliche Vorgänge bei CO-Objekt Innenauftrag und Kostenstelle

Status Innenauftrag im CO-OM
Je nach Status sind unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge für das CO Objekt möglich. Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:
  • ERÖFFNET
    Auftrag ist angelegt, keine Istbuchungen
  • FREIGEGEBEN
    Fast alle betriebswirschaftlichen Vorgänge möglich
  • TECHNISCH ABGSCHLOSSEN
    Keine Planänderungen mehr möglich, aber Istbuchungen sind weiterhin möglich
  • ABGESCHLOSSEN
    Keine kostenrelevante betriebswirtschaftliche Vorgänge möglich
Zwischen den einzelnen Status eines Innenauftrages kann in der Transaktion KO02 in der Registerkarte Steuerung im Feld Systemstatus gewechselt werden. Über die Schaltfläche "Erlaubte Vorgänge.." sind auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge aufgeführt die im jeweiligen Status erlaubt sind.

Ebenso kann aber auch die Kostenstelle eingeschränkt werden. In der Stammdatenpflege KS02 für Kostenstellen pflegen ist es in der Registerkarte Steuerung mehrere Sperren zu setzen. Dieses sind im einzelnen:
  • Primärkosten Ist
  • Sekundärkosten Ist
  • Erlöse Ist
  • Primärkosten Plan
  • Sekundärkosten Plan
  • Erlöse Plan
  • Obligofortschreibung
Hier kann also sehr differenziert für Ist und Plan eine Sperre gesetzt werden.

Selektionsvariante "gesperrte" Innenaufträge und Kostenstellen

Neben der Nutzung eines Statusselektionsschemata (siehe Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge")  um gesperrte (Systemstatus SPERR) Innenaufträge auszuwerten ist dieses mit interaktiven Stammdatengruppen für die oben erwähnten Systemstatus und Sperrkennzeichen etwas einfacher.

Über die Transaktion KOK5 kann eine Selektionsvariante für Innenaufträge angelegt werden.
Hier kann die Auftragsphase im Abschnitt STATUS  die entsprechende Phase (in unseren Fall Technisch abgeschlossen oder Abgeschlossen gewählt werden.
 

Status TABGL und AfA Buchung

Der Status TABGL (Technisch abgeschlossen) bei Innenaufträgen kann unter anderen dann hilfreich sein, wenn auf eigentlich abgeschlossenen Projekten noch Anlagen abgeschrieben werden sollen (AfA Lauf). Dies kann dann sinnvoll sein, wenn nicht die AfA gegen Planwerte oder Budget läuft, sondern die gesamten Anschaffungs- und Herstellkosten (AHK) zum Zeitpunkt der Investitionen (Zahlungssicht) was im Bereich der öffentlichen Verwaltung doch vorkommt.

Plankosten und Istkosten Sperre für Kostenstellen

Sollten für die Kostenstellen die Plankosten bei gesperrten Kostenstellen zugelassen werden (also die Sperre für Primärkosten Plan und Sekundärkosten Plan aufgehoben werden) können diese Objekte über eine Selektionsvariante mit der Transaktion KS13 ausgewertet werden. In Abschnitt Kennzeichen kann für Primärkosten Ist mit X = Ja die Kostenstellen selektiert werden, die eigentlich gesperrt sein sollen und nur kurzfristig für die Planung noch einmal geöffnet werden.

Das Spannende an den Selektionsvarianten ist, dass sie statt einer Kostenstellen- oder Innenauftragsgruppe über F4 (Gruppenauswahl) und die Markierung "Mit Selektionsvarianten" ausgewählt werden können.

Auswertung Kostenstellen und Innenaufträge mit Report Painter

Neben den beiden Berichten "Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung" (Transaktion S_ALR_87013611) oder "Auftrag: Ist/Plan/Abweichung" (Transaktion S_ALR_87012993) ist es auch möglich einen Report Painter Bericht anzulegen und hier für die Monate in denen die Kostenstellen und/oder Innenaufträge kurzfristig Plan oder auch Ist Buchungen zulassen eine Auswertung anzulegen.

Im Artikel "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" und "Grundlagen: Set-Variablen im Report Painter / Report Writer am Beispiel Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe" habe ich einige dieser Berichtsansätze beschrieben.

In den Zeilen können die selektierten Einzelwerte der Kostenstellen und Innenaufträge ausgegeben werden und in der Spalte jeweils Ist, Plan und Obligo je nachdem welche Vorgänge hier erlaubt worden sind. Ferner kann auch eine Selektion per Periode sinnvoll sein, um aktuelle Buchungen zu identifizieren.

Kurztext mit # als gesperrt - Maskierungskennzeichen #, + und *

Eine weitere Anpassung kann es auch sein im Kurztext der CO Objekte ein # an erster Stelle zu führen, sodass durch dieses Zeichen gesperrte Objekte gekennzeichnet werden. Hier ist darauf zu achten, dass innerhalb SAP das Zeichen # als Fluchtkennzeichen angesehen wird.

Das Fluchtzeichen oder Escapezeichen # wird bei Selektionen in SAP verwendet, um nach Sonderzeichen zu suchen. Um nun eine Suche über Kurztexte mit beginnenden # zu suchen, muss dafür ##* als Suchkriterium verwendet werden.

Bei der Suche können folgende Maskierungszeichen verwendet werden:
  •  *   Asterisk für beliebige Zeichenketten
  •  +  einzelnes Zeichen als Platzhalter
  •  #  Fluchtzeichen / Escapezeichen

Massenstammdatenpflege von CO Objekten per LSMW, eCATT oder LTMC in SAP


Eine nachträgliche Pflege von gesperrten Objekten ist per LSMW, eCatt oder unter S/4HANA auch per LTMC möglich.



Im Buch »SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
 
SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage
(14. April 2020) Paperback ISBN: 9783960120179

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Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen auch in Richtung einer Datenmigration nach SAP S/4 HANA oder zur Massenpflege von Stammdaten unter SAP ERP mit LSMW und eCatt.


Daneben habe ich im Artikel "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" die Möglichkeiten mit LSMW oder eCATT unter SAP ERP beschrieben.

Im Hochschulumfeld kann ich daher das Buch sowohl für SAP ERP als auch S/4HANA empfehlen und glaube, dass die Massenstammdatenpflege auch unter ERP zur Stammdatenpflege im Controlling oder auch in anderen SAP Modulen hilfreich ist.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Auswertung für Planbuchungen gesperrter CO Objekte (Kostenstelle oder Innnenauftrag) über interaktive Stammdatengruppen (Selektionsvarianten KS13 und KOK5) und Maskierungskennzeichen in SAP« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 27.7.2021, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1223 (Abgerufen am 27.9.2021)

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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