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ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Samstag, 11. Mai 2024
17:46 Uhr

Betriebe gewerblicher Art (BgA) und Belegaufteilungsmerkmale Profitcenter, Segment, Funktionsbereich und Geschäftsbereich

Das Thema Betriebe gewerblicher Art (BgA) und die Abbildung innerhalb eines SAP System hatte ich schon einige Male im Blog erwähnt, aber noch nicht alle Varianten in einer Gesamtübersicht zusammengefasst, was ich nun nachholen mag.

Definition: Betriebe gewerblicher Art

Im Studium hatte ich oft die Bemerkung "Ein Blick ins Gesetz erleichtert die Rechtsfindung." gehört und gerade bei steuerrechtlichen Themen schadet hier eine Einleitung mit Gesetzestext sicherlich nicht .

An dieser Stelle auszugsweise etwas Gesetzestexte:

§ 4 Körperschaftssteuergesetz (KStG)
Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts

(1) Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 6 sind vorbehaltlich des Absatzes 5 alle Einrichtungen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen außerhalb der Land- und Forstwirtschaft dienen und die sich innerhalb der Gesamtbetätigung der juristischen Person wirtschaftlich herausheben. Die Absicht, Gewinn zu erzielen, und die Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr sind nicht erforderlich.

(5) Zu den Betrieben gewerblicher Art gehören nicht Betriebe, die überwiegend der Ausübung der öffentlichen Gewalt dienen (Hoheitsbetriebe). Für die Annahme eines Hoheitsbetriebs reichen Zwangs- oder Monopolrechte nicht aus.

Das Umsatzsteuerrecht verknüpft hier ebenfalls die juristische Personen des öffentlichen Rechts mit der Definition eines UNternehmens, sofern es sich nicht um hoheitliche Aufgaben (Hoheitsbetrieb) handelt.

§ 2 Umsatzsteuergesetz (UStG)
Unternehmer, Unternehmen

(1) Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.

Der steuerrechtlich besonders relevante § 2b UStG zeigt dann noch einige Besonderheiten:

§ 2b Umsatzsteuergesetz (UStG)
Juristische Personen des öffentlichen Rechts

(1) Vorbehaltlich des Absatzes 4 gelten juristische Personen des öffentlichen Rechts nicht als Unternehmer im Sinne des § 2, soweit sie Tätigkeiten ausüben, die ihnen im Rahmen der öffentlichen Gewalt obliegen, auch wenn sie im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten Zölle, Gebühren, Beiträge oder sonstige Abgaben erheben. Satz 1 gilt nicht, sofern eine Behandlung als Nichtunternehmer zu größeren Wettbewerbsverzerrungen führen würde.

(2) Größere Wettbewerbsverzerrungen liegen insbesondere nicht vor,

  1. wenn der von einer juristischen Person des öffentlichen Rechts im Kalenderjahr aus gleichartigen Tätigkeiten erzielte Umsatz voraussichtlich 17 500 Euro jeweils nicht übersteigen wird oder
  2. vergleichbare, auf privatrechtlicher Grundlage erbrachte Leistungen ohne Recht auf Verzicht (§ 9) einer Steuerbefreiung unterliegen.
Ferner sind im § 2b UStG noch weitere Ausnahmen geregelt.
Dies nur ein kurzer Ausflug in Richtung der steuerrechtlichen Betrachtung, auf die ich an deiser Stelle nicht näher eingehen mag.

Allgemeine Überlegungen zur BgA Abbildung

Bevor sich um eine technische Umsetzung einer Lösung für einen BgA entschieden werden sollte, stellt sich auch dei Frage nach einer Nachweispflicht insbesondere was Belege anbelangt sollten Bereiche unter den Begriff des BgA fallen und hier eine entsprechende Prüfung auch der Vergangenheit erfolgen. Hier sollte vorab geklärt werden, inwieweit auch Belege aus der Vergangenheit relevant sind und ob diese über eine Zusatzkontierung (auf die ich nachher eingehe) nachgereicht werden können.

BgA auf eigene Kontierungsobjekte

Im Bereich der öffentlichen Verwaltung könen BgA relevante Sachverhalte sowohl im Bereich der Landesmittel als auch Drittmittel anfallen und so stellt sich hier die direkte Frage, wie diese Bereiche vorab abgebildet worden sind. Im Beispiel gehen wir von einer Einrichtung aus, die bisher im klassischen Hauptbuch mit der klassischen Profitcenterrechnung unterwegs ist und im Rahmen der Migration nach SAP S/4HANA nun auch das neue Hauptbuch (NewGL) und Wechsel von der klassischen Profitcenterrechnung (EC-PCA) auf die neue Profitcenterrechnung (FIN-PCA).

BgA im Bereich CO-OM (Gemeinkostencontrolling)

Eine Überlegung ist, ob ggf. ganze Organisationsbereiche die bisher über Kostenstellen, Profitcenter eindeutig als BgA mit einer Bilanz / GuV Pflicht vorhanden waren hier in Summe ausgwertet werden können. Dies wäre dann ein relativ einfaches Unterfangen. Problematisch kann jedoch eine Abbildung auf CO Innenaufträge für Sachverhalte mit Projektcharakter sein insbesondere wenn hier nicht im Vorfeld ein BgA identifizierbar ist und sich erst im Laufe der Zeit ein BgA Aspekt (außerhalb Hoheitsbereich, größere Wettbewerbsverzerrungen oder auch Umsatzgrenzen) ergibt.

Theoretisch könnte hier auch eine Bilanz / GuV im Gemeinkostencontrolling erfolgen, allerdings stellt sich hier die Frage der Behandlung der Bestandskonten für die Bilanz insbesondere mit Blick auf statistische Kostenarten (Kostenartentyp 90) bzw. Sachkonten unter S/4HANA.  Bei der Anlage eines Anlagen-Bestandskonto  und der Option "Kontierung erfassen" unter den Steuerungsdaten wird intern auch in der Tabelle CSKB eine Kostenart mit dem Kostenartentyp 90 hinterlegt. Zumindest unter OnPremise sind hier also auch weiterhin stat. Kostenarten intern vorhanden.

Durch die Umstellung auf das neue Hauptbuch (FAGLFLEXT) bzw. mit S/4HANA auf das Universal Journal (ACDOCA) stellt sich auch die Frage, ob hier im Berichtswesen auf Kostenart oder Sachkonto zugegriffen wird. Die Auswertung von Innenaufträgen in der FAGLFLEXT ist jedoch nicht im Standard möglich, da das Merkmal weder in der Bibliothek 0FL noch 0FS vorhanden ist. Es kann jedoch als Zusatzfeld unter ERP/ECC durch die Transaktion FAGL_GINS aktiviert werden.
 

Mehr Informationen zur FAGL_GINS:
Unkelbach, Andreas: »CO Innenauftrag AUFNR in FAGLFLEXT mit neuen Hauptbuch / neuer Profitcenterrechnung oder ACDOCT in S/4HANA« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 20.6.2022, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1270


Sofern im Berichtswesen mit stat. Kostenarten und einer entsprechenden Gruppe / Set für Innenaufträge gearbeitet wedne kann wäre dies also auch eine Option, so denn die Bilanz/GuV Struktur als passende Kontengruppe abgebildet werden kann.
Zukunft CO Innenaufträge unter S/4HANA
Da immer auch wieder die Frage gestellt wird, ob CO Innenaufträge unter S/4HANA nicht mehr genutzt werden können, mag ich noch kurz dazu auf einen SAP Hinweis verweisen.

Innenaufträge werden unter SAP S/4HANA nur noch unter OnPremise unterstützt. In der Public Cloud werden diese als Kontierungselemente nicht mehr angeboten.

Innenaufträge werden in der OnPremise Version von SAP S/4HANA weiterhin unterstützt. Dabei werden alle vorhandenen Funktionen weiterhin unterstützt, jedoch werden sich Neuentwicklungen eher auf Projekte (PSP Elemente / Modul CO-PS) als auf Innenaufträge konzentrieren.

Eine andere Sichtweise kann vielleicht sein, dass Innenaufträge soweit ausgereift sind, dass hier auch keine weiteren Entwicklungen mehr erforderlich sind.

Hier ist der SAP Hinweis "2865342 - Innenaufträge in SAP S/4HANA, Private Cloud and On-Premise-Edition" eventuell hilfreich.

Es sind jedoch auch unter S/4HANA weiterhin Entwicklungen im Bereich der Innenaufträge vorhanden, so soll die Universelle Verrechnung künftig auch CO Innenaufträge als Empfänger einer Verrechnung unterstützen.

 


Sofern aber ohnehin ein Wechsel auf das neue Hauptbuch und auch die neue Profitcenterrechnung ansteht, sollten auch weitere Merkmale betrachtet werden, insbesondere mit Blick auf die Möglichkeiten der Belegaufteilung (Belegsplitt).

Zusätzliches Profitcenter zur Abbildung von Betrieben gewerblicher Art (BgA)

Sofern die klassische Profitcenterrechnung intensiv genutzt worden ist bedeutet eine Anpassung der Profitcenterstruktur (Einführung von neuen Profitcentern) auch direkt eine Anpassung des internen / externen Berichtswesen und natürlich auch der Berechtigungen.

Mit Blick auf das interne Berichtswesen müssen Finanzberichte angepasst werden, da künftig für Budget- und Kostenverantwortungsbereiche nun ein weiteres Profitcenter zentral und dezentral ausgewertet werden müssen. Darüberhinaus kann sich ein BgA Aspekt auch zusammenfassend über mehrere Bereiche (Personen) erstrecken, so dass hier entweder mehrere einzelne Profitcenter zusammen ausgewertet werden oder alternativ die Verantwortlichen zwar eigene Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Innenauftrag) haben aber zusätzlich der BgA Aspekt über ein gemeinsames Profitcenter ausgewertet werden muss.

Gerade bei ausgeprägten internen Berichtswesen sind auch per Massenpflege entsprehcende Berechtigungen anzupassen.

 

Zum Thema Massenpflege von Berechtigungen verweise ich gerne auf die Artikel:

Unkelbach, Andreas: »SAP Berechtigungen Massenpflege Einzelrollenzuordnungen in Sammelrollen per Funktionsbaustein (FuBa) oder Transaktionscode« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 9.6.2020, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1111 

Unkelbach, Andreas: »Nach der Massenpflege von Berechtigungsobjekten (PFCGMASSVAL) folgt der Massendownload von Rollen (PFCG_MASS_DOWNLOAD)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 21.1.2019, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1004


Nicht wenig relevant ist aber auch die Anpassung im Controlling welche sich durch Anpassung von Segmenten in Umlagezyklen der Profitcenterrechnung aber auch mit der Frage der Behandlung von Altbelegen bei Erkenntnis eines BgA  Sachverhaltes im Laufe der Zeit beschäftigt.

Zur nachträglichen Änderung eines Profitcenter mag ich gerne folgendes Zitat anbringen:
"Wenn Sie das neue Hauptbuch einsetzen, ist eine nachträgliche Änderung der Zuordnung zwischen Profitcenter und Kontierungsobjekt streng genommen nicht erlaubt. Beim Versuch, dies zu tun, erscheint eine Fehlermeldung. Über den Langtext zu dieser Fehlermeldung erhalten Sie einen Hinweis, wie Sie die Änderung dennoch vornehmen können, indem Sie die Fehlermeldung in eine Warnmeldung umwandeln oder sogar ganz ausblenden."
Quelle:  Unkelbach, A. & Munzel, M. (2019). Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) - 2., erweiterte Auflage (1th ed.). Espresso Tutorials GmbH.



Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
2. Auflage (08. März 2019)
Paperback ISBN: 9783960120346

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Ebook ISBN: 9783960120346
 

Diese Grundsatzfrage der Änderung der Zuordnung bei Kontierungsobjekten wird sich aber wie ein roter Faden durch alle Lösungsansätze ziehen.

Verrechnung von Beträgen zwischen Profitcentern in der universellen Verrechnung


Ein weiterer Aspekt bei der Nutzung von Profitcentern ist mit den SAP Hinweis "3114399 - Verrechnung von Beträgen zwischen Profitcentern in der universellen Verrechnung"  zu beachten. Mit der Universellen Verrechnung / Universal Allocation Können die Verrechnungsarten Umlage/Verteilung im Verrechnungskontext Profitcenter sowohl im Ist als auch Plan nicht für die Sachkonten mit einer primären oder sekundären Kostenartenkontoart (Sachkontenart P und S) genutzt werden. Die universelle Verrechnung kann nur für nicht betriebliche Aufwendungen/Erträge N oder Bestandskonten X genutzt werden.

Die Sachkontoarten P und S können nur in folgenden Fällen verwendet werden:
  • Ermittlung des Saldos auf Senderseite mit der Senderregel Gebuchte Beträge in der Umlage
  • Ermittlung der Basis für die Verrechnung eines Anteils an den Empfänger für die Empfängerregel Variable Anteile.
Ansonsten sind Verteilung und Umlage nicht anwendbar und als Sachkonten für die Verrechnung nur N (Übrige sonstige nicht betriebliche Aufwände/Erträge) und X (Bestandskonten) für die Universelle Verrechnung vorgesehen.

An dieser Stelle hilft ggf. der Hinweis, dass die klasischen SAP GUI Transaktionen zur Verteilung und Umlage in der Profitcenterrechnung weiterhin genutzt werden können.

 

Weitere Informationen zur Univeresellen Verrechnung/Universal Allocation:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen Universelle Verrechnung unter SAP S/4HANA - Buchauszug »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA«« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 21.8.2022, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1284



Durch die erwähnten Gründe soll im Folgenden auch einige Alternativen zur Darstellung eines BgA auf anderen Kontierungslementen vorgestellt werden.

Segment als Alternative zum Profitcenter zur Darstellung eines BgA

Ein Konzernabschluss kann um Segmentberichtserstattung erweitert werden (§ 297 I S.2 HGB). Kapitalmarktorientierte Unternehmen nach IFRS 8 / US GAAP verpflichtend für andere Unternehmen kann dies ein freiwilliger Bestandteil des Konzernabschlusses sein.

Im Customizing (Transaktion SPRO) kann das Segment unter
  • Unternehmenesstruktur
  • Definition
  • Finanzwesen
  • Segment definieren
innerhalb der Sicht "Segmente für Berichtserstattung" gepflegt werden. Die Segmentberichtserstattung ist mit der neunen Profitcenterrechnung (FIN-PCA) eingeführt worden und die Segmente können über den Pflegeview V_FAGL_SEGM gepflegt werden.

Dabei kann ein Segment mit zehn Zeichen als Schlüssel (Feld Segment in der Tabelle FAGL_SEGM als CHAR(10)) und einer Beschreibung von 50 Zeichen (Feld Name in der Tabelle FAGL_SEGMT als CHAR(50)) gepflegt werden.

Das Segment selbst kann entweder über das Profitcenter (in den Grunddaten im Feld Segment bspw. in der Transaktion KE51 Anlage Profitcenter) abgeleitet werden oder alternativ per Business Add-In und entsprechender Kundenerweiterung abgeleitet werden.

Die Kundenerweiterung findet sich im Customizing unter:
  • Finanzwesen
  • Grundeinstellungen Finanzwesen
  • Werkzeuge
  • Kundenerweiterungen
  • Business Add-Ins (BAdIs)
  • Ableitung Segment
  • Segment ableiten
Denkbar wäre hier anhand einer Kundentabelle entsprechende CO Objekte wie CO Innenauftrag ein bestimmtes Segment zuzuordnen.

Sollte das Segment 1:1 einem Profitcenter zugeordnet sein ist darauf zu achten, dass das Feld Segment nicht zeitabhängig im Profitcenter gepflegt wird. Dies bedeutet, dass das Segment über alle Gültigkeitszeiträume des Profitcenter gültig ist und eine Änderung nur dann erfolgen sollte, wenn noch keine Bewegungsdaten zum Profitcenter vorliegen. Dies ist bei der Ändeurng der Zuordnung eines Segments am Profitcenter zu prüfen (siehe auch SAP Hinweis "1037986 - KE52: Änderung Segment im Profitcenter Stammsatz").

Segmente können nicht in der klassischen Bilanz/GuV ausgewertet werden sondern haben eigene Rechercheberichte zur Segment-Auswertung. Diese sind unter:
  • Infosysteme
  • Rechnungswesen
  • Finanzwesen
  • Hauptbuch
  • Infosystem (neu)
  • Berichte zur Segment-Berichterstattung
    • ...
zu finden. Hier ermöglicht zum Beispiel der Bericht Segment Plan/Ist/Abw. (Transaktion S_E38_98000092) eine Auswertung der Bil/GuV Struktur nach Segment je Buchungskreis.
 

Mehr Informationen zur Segmentberichterstattung finden Sie unter:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 7.7.2019, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1032

 

Funktionsbereich zur Darstellung eines BgA

Im Rahmen des Umsatzkostenverfahren (UKV) in SAP werden periodisch anfallende Kosten auf Funktionsbereiche abgebildet, die dann nur die Kosten abbilden, die zur Realisierung des Umsatzes einer Periode angefallen sind. Dies ist der wesentliche Unterschied zum Gesamtkostenverfahren (GKV).

Zu beachten ist, dass das Betriebsergebnis sowohl bei GKV als auch UKV identisch sind und lediglich die Gliederung nach einzelnen Funktionen und der Bewertung von Bestandsveränderungen einen Unterschied ausmacht.

Der Funktionsbereich kann sowohl im Rahmen des Umsatzkostenverfahrens als auch im Public Sector Management genutzt werden, erfüllt dort aber unterschiedliche Funktionen.

Im Umsatzkostenverfahren werden mehrere Konten und Objekte auf die Funktionsbereiche fortgeschrieben und als eigene Position in der Bilanz/GuV ausgewiesen.

Die Einrichtung erfolgt im Customizing unter:
  • Finanzwesen
  • Grundeinstellungen Finanzwesen
  • Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
    • ...
Hier erfolgen dann die weitere Einstellungen zur Einrichtung des Umsatzkostenverfahren.

Im Haushaltsmanagement kann der Funktionsbereich ebenfalls als eigenes Kontierungselement genutzt werden und am Beleg hier auch mehrere Fonds durch einen Funkttionsbereich ausgewertet werden. Damit ist dieser vergleichbar zum bisherigen Finanzierungszweck der innerhalb von Rechercheberichten in der klassischen Budgetierung genutzt werden konnte.

Die Aktivierung des Funktionsbereich erfolgt im Customizing unter:
  • Public Sector Management
  • Allgemeine Einstellungen für Public Sector Management
  • Grundeinstellungen: Kontierungselemente
  • Kontierungselemente aktivieren
Für einen BgA ist dieser allenfalls bei reiner Auswertung im Modul Haushaltsmanegemtn geeignet und kann nicht als Obergruppe für eine Bilanz/GuV genommen werden, da dieser selbst im UKV als Knoten einer Bilanz / GuV genutzt wird.
 

Mehr Informationen zum Funktionsbereich:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen Funktionsbereich im Umsatzkostenverfahren (UKV) und Haushaltsmanagement (PSM-FM)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 14.9.2022, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1291

 

Zusatzfeld  zur Darstellung eines BgA

Ein Belegsplitt könnte auch auf ein kundeneigenes Zusatzfeld umgesetzt werden. Dieses hat dann aber den Nachteil der Abweichung vom Standard und entsprechenden Aufwand bzgl. der Erweiterung und wird darüber hinaus nicht in der Auswertung von Bilanz/GuV angeboten.

Hier müsste also ein Sonderbericht zur Auswertung des Zusatzfeld entwickelt werden.

Geschäftsbereich zur Darstellung eines BgA

Eines älteres Merkmal zur Unterschiedung von Teilbereichen eines Unternehmens ist die Möglichkeit der Abbildung der externen Berichtserstattung über den Geschäftsbereich. Der SAP Hinweis "321190 Unterscheidung zwischen Geschäftsbereich und Profit Center" stellt diesen der Logik der Profitcenterrechnung gegenüber.

Zusammengefast bietet der Geschäftsbereich folgende Optionen.
  • Neben dem Buchungskreis kann der Geschäftsbereich zur externen Berichtserstattung des Unternehmens genutzt werden. Dabei kann die Verantwortung eines Geschäftsbereich sich auch über mehrere Buchungskreise (Sparten, Divisionen) erstrecken.
  • Der Ausweis einr Geschäftsbereich-Bilanz/GuV ist dadurch möglich, dass alle Objekte des Controlling (Kostenstelle, Aufträge, ...) sowie der Logistik (Material und Anlagen) den jeweiligen Geschäftsbereich zugeordnet werden können.
  • Die Auswertungen des externen Rechnungswesen (Bilanz und GuV) können nun nicht nur nach Buchungskreis sondern auch zusätzlich zur Differenzierung nach einzelnen Geschäftsbereichen betrachtet werden.
Als Definition für Geschäftsbereiche kann folgende Zusammenfassung genutzt werden:

Definition Geschäftsbereich
"Der Geschäftsbereich (englisch Business Area) ist eine organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, die einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich oder Verantwortungsbereich im Unternehmen entspricht.

Dem Geschäftsbereich können in der Finanzbuchhaltung erfasste Wertebewegungen zugerechnet werden. Geschäftsbereiche stellen Bilanzierungseinheiten dar, die ihre eigenen Abschlüsse für interne Zwecke erstellen.

So könnten bei Stadtwerken (kommunale Netz-Dienstleister) einzelne Geschäftsbereiche für die Sparten Strom, Gas und Wasser genutzt werden. Geschäftsbereiche stellen Bilanzierungseinheiten dar, die ihre eigenen Abschlüsse für interne Zwecke erstellen. Dem Geschäftsbereich können auch mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.
"


Auch wenn der Geschäftsbereich primär für interne Zwecke genutzt wird, kann dieser auch für die Darstellung eines BgA herangezogen werden. Dabei kann auch ein übergeordneter Geschäftsbereich (Hoheitsbetrieb) als Organisationseinheit angelegt werden, während andere Teilbereiche dann für die einzelnen Betriebe gewerblicher Art genutzt werden.

Geschäftsbereich und S/4 HANA

Ähnlich wie CO Innenaufträge stellt sich auch hier die Frage, ob der Geschäftsbereich weiterhin unter S/4HANA genutzt werden kann. Hier bietet der SAP Hinweis "3256460 - Verwendung des Geschäftsbereichs in SAP S/4HANA On-Premise und Private Cloud" eine passende Antwort.

Der Geschäftsbereich kann weiterhin unter SAP GUI  als Stammdatum gepflegt werden kann und eine Auswertung über die Standardreports Bilanz/GuV im SAP GUI weiterhin genutzt werden kann und auch künftig wird. Der Geschäftsbereich wird in das Universal Journal fortgeschrieben. Er ist dabei weiterhin Teil der Datenbank (z.B. ACDOCA-Tabelle) und dies wird sich auch in Zukunft nicht ändern.

Jedoch erfolgt keine weitere Entwicklungen mehr an der Funktionalität des Funktionsbereich, was Fiori-Apss oder CDS-Views anbelangt.

Dies bedeutet, dass eine Auswertung durch die Bilanzbuchhaltung im SAP GUI statt in der FIORI Oberfläche erfolgen muss. Es kann jedoch der CDS-View entsprechend angepasst werden. Dies ist auch bei anderen Punkten mit embedded Analytics / Fiori der Fall.

Für die Nutzung unter SAP Analytics Cloud (SAC) wird der Geschäftsbereich nicht als Standardinhalt unterstützt, so dass hier der Standardinhalt kopiert werden muss und eine eigene Ableitugslogik implementiert werden.

SAP Analytics Cloud (SAC) ist eine weitere lizenzpflichtige Cloudlösung die Daten aus den SAP System ausliest und vergleichbar zu BW aufarbeitet.

Beim Einsatz von SAP S/4HANA als OnPremise Lösung auch hier Verweis auf SAP GUI wie beim Hinweis auf FIORI.

Customizing Geschäftsbereich

Unter ERP/ECC und S/4HANA On Premise kann der Geschäftsbereich im Customizing über folgenden Pfad weiterhin angelegt werden:
  • Unternehmenesstruktur
  • Definition
  • Finanzwesen
  • Geschäftsbereich definieren
Hier wird der Pflegeview V_TGSB über die beiden Tabellen TGSB und TGSBT gepflegt.

Der Geschäftsbereich kann insgesamt 4 Zeichen umfassen (Feld GSBR der Tabelle TGSB CHAR(4)) und eine Bezeichnung hat bis zu 30 Zeichen (Feld GTEXT der Tabelle TGSBT CHAR(30)).

Geschäftsbereichs-Bilanzen im Buchungskreis

In den Einstellungen zum Buchungskreis im Customizing unter:
  • Finanzwesen
  • Grundeinstellungen Finanzwesen
  • Globale Parameter zum Buchungskreis
  • Globale Parameter prüfen und ergänzen
kann je Buchungskreis im Abschnitt "Verfahrensparameter" die Option "Geschäftsbereichs-Bilanzen" aktiviert werden.

Auswertung Geschäftsbereich

Ist das Customizing zum Geschäftsbereich abgeschlossen kann in der Bilanz/GuV bspw. über die Transaktion S_ALR_87012284 unter Verkehrszahlenabgrenzung zsätzlich zum Buchungskreis auch der Geschäftsbereich mit angegeben werden, so dass die Bilanz/GuV Struktur nur nach Geschäftsbereich erfolgt.

Stammdatenpflege Geschäftsbereich

Die Pflege des Geschäftsbereich erfolgt unter anderen an den CO Objekten.Hier mag ich kurz auf die Stammdatenpflege des CO Innenauftrag aber auch der Kostenstelle eingehen.

Sowohl in der Transaktion KO01 - Innenauftrag anlegen als auch der Fiori App "Innenauftrag verwalten 2" (App-ID  F1604A) steht das Feld Geschäftsbereich im Abschnitt Zuordnungen zur Verfügung und kann an den Objekten gepflegt werden.

Gegebenenfalls muss im GUI das Auftragslayout für die Auftragsart noch angepasst werden, so dass das Feld Geschäftsbereich ebenfalls angezeigt wird.
 

Zur Pflege von Auftragslayout und Auftragsart verweise ich grene auf die Artikel:
Unkelbach, Andreas: »Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 2.4.2017, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=808

Unkelbach, Andreas: »Grundlagen CO: Zuordnung von Innenaufträge im Controlling zu Auftragsarten (KOT2_OPA) und Nummernkreis (KONK)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 13.1.2019, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1000



Die Pflege der Kostenstelle bedarf keiner Layout-Anpassung. Hier ist der Geschäftsbereich in der Transaktion KS01 - Kostenstelle anlegen unter den Grunddaten im Abschnitt Grunddaten als Feld pflegbar während in der Fiori-App "Kostenstellen verwalten" (App-ID F1443A) das Feld Geschäftsbereich im Abschnitt Allgemeine Informationen unter Organisationseinheit neben dem Standardhierarchieknoten zur Verfügung steht.

ALE Schnittstelle zwischen ReWe und HCM

Sollten ihr Rechnungswesen und Personal (HCM) System auf unterschiedlichen Systemen laufen stellt sich hier noch die Frage der Verwendung der ALE Schnittstelle zur Verteilung von Stammdaten zwischen FI/CO und HCM.

Beim Übertragen der Stammdaten Kostenstelle, Innenauftrag vom Rechnungswesen System auf das HCM System würde auch der Geschäftsbereich als Stammdatum übertragen werden.
Werden hier aus dem Rechnungswesen System Kostenstellen oder Innenaufträge mit Geschäftsbereich an das HCM System übermittelt kommt es zur Fehlermeldung dass der Geschäftsbereich im HCM System nicht angelegt ist.

Entsprechend ist die ALE Schnittstelle anzupassen, so dass der Geschäftsbereich nicht übertragen wird. Die Schnittstelle überträgt Stammdaten aus CO an des HCM System (Kostenstelle, Innenauftrag). Vom HCM System werden im Gegenzug nur die Abrechnungsergebnisse übertragen. Dies sollte mit Basis und HCM abgestimmt werden.

Sie könnten entweder alle Geschäftsbereiche (oder zumindest die Schlüssel) als Dummy im HCM anlegen oder Alternativ bei der Übertragung von Stammdaten das Feld Geschäftsbereich auf Initial (Leer) setzen. Dies ist bspw. über den Funktion Builder IDOC_INPUT_COSTCENTER und IDOC_INPUT_INTERNAL_ORDER möglich.

Die Abrechnungsergebnisse im Gegenzug enthalten nicht mehr den Geschäftsbereich sondern nur die Informationen Sachkonto, CO Objekt, Betrag und Belegtext, sod ass der umgekehrte Weg unproblematisch sein sollte.

Dennoch sollte diese Vorgehensweise mit der HCM Abteilung und der SAP Basis abgestimmt sein. An dieser Stelle vielen Dank für den Austausch im FICO-Onlineforum im Beitrag "Geschäftsbereich Kostenstelle ALE zu Payrollsystem".

 

Mehr Informationen zum Geschäftsbereich:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 19.11.2017, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=880

Customizing Belegaufteilung - Belegaufteilungsmerkmale

Nun sollte aber noch das Customizing der Belegaufteilung näher betrachtet werden.

Im Vortrag "Belegaufteilung und Profitcenter-Bilanz in SAP S/4HANA" auf den letzten FICO-Forum Infotagen in Köln ist Karlheinz Weber ( consultrain.at ) auf das Customizing der Belegaufteilungsmerkmale eingegangen. Für Kunden von Espresso Tutorials ist der Vortrag unter https://et.training/dashboard/product/video/1283 auch abrufbar und beschreibt die für die Belegaufteilung notwendigen Schritte im Customizing.

Die Belegaufteilung kann sowohl für das Profitcenter als auch andere Objekte erfolgen.

Das Customizing findet sich unter:
  • Hauptbuchhaltung
  • Geschäftsvorfälle
  • Belegaufteilung
    • ...
und soll an dieser Stelle nicht ausführlich beschrieben werden. Lediglich auf den Punkt "Belegaufteilungsmerkmale für Hauptbücher" soll noch hingewiesen werden, so dass hier pro Belegaufteilungsmerkmal (GSBER Geschäftsbereich, PRCTR Profitcenter, SEGMENT Segment) sowohl der Nullsaldo als auch weitere Merkmale ausgewählt werden können.

ACHTUNG: Nachträgliche Änderung von Belegaufteilungsmerkmale

Bei der Nachträglichen Änderung von Belegaufteilungsmerkmale sind betriebswirtschaftliche, technische und rechtliche Aspekte im neune Hauptbuch zu berücksichtigen. Der SAP Hinweis "891144 - NewGL / Belegaufteilung: Risiken nachträglicher Änderungen" geht ausführlich auf diese Problematik insbesondere in Richtung Revisionspflicht ein.

Mehrere Belegaufteilungsmerkmale

Bei der Überlegen, welches Merkmal zur Belegaufteilung geeignet ist kann auch eine Entscheidung in Richtung mehrere Belegaufteilungsmerkmale getroffen werden. So können zum Beispiel sowohl Profitcenter als auch Segment als Belegaufteilungsmerkmale parallel sowohl unter SAP ERP als auch SAP S/4HANA genutzt werden.

Welche Dimension für ihre Belgaufteilung relevant ist, können Sie dabei selbst festlegen. Es können sowohl SAP-definierte Merkmale wie kundenindividuelle Merkmale in Frage. So kann auch für drei Entitäten wie GSBER Geschäftsbereich, PRCTR Profitcenter und SEGMENT Segment ein Belegsplitt hinterlegt werden.

Wichtig sind hier die Optionen Mussfeld (Erweiterung des Feldstatus, so dass in jeder Belegzeile das Merkmal entweder durch manuelle Eingabe oder Subsitution oder Aufteilungsregeln hinterlegt werden muss) und Nullsaldo (so dass Bilanzen mit Saldo Null geführt werden können, und alle angesprochenen Merkmale bei jeder Buchung für eine Nullsaldobildung durch entsprechende Verrechnungszeilen berüpcksichtigt werden).

Erfolgte eine Migration ohne Belegaufteilung kann die Belegaufteilung auch nachträglich eingeführt werden. Hierzu ist bei der Migration in das neue Hauptbuch das "Szenario zur nachträglichen Einführung der Belegaufteilung" zu wählen (Paket 6 im General Ledger Migration Cockpit).

Wenn Sie zusätzlich zum Buchungskreis bilanzierende Merkmale (z.B. Segment, Profitcenter, Geschäftsbereich etc.) in der neuen Hauptbuchhaltung führen wollen, dann müssen Sie sicherstellen, dass zusätzlich die Eröffnungsbilanz für jede Ausprägung dieser Merkmale (bei mehr als einem bilanzierenden Merkmal sind auch Kombinationen von Ausprägungen zu betrachten) einen Saldo von Null aufweist.

An dieser Stelle auch ein Hinweis zur SAP Hilfe zum Thema "Nachträgliche Einführung der Belegaufteilung" auf

https://help.sap.com/docs/SAP_ERP/17ec785ed2294431b933daf9a926af80/da78d0531d8b4208e10000000a174cb4.html?locale=de-DE

hier ist auch auf den Punkt "mehr als einem bilanzierenden Merkmal" und "Kombinationen von Ausprägungen" erwähnt.



Empfehlenswert an dieser Stelle ist noch immer das folgende Buch:
 
Belegaufteilung und parallele Rechnungslegung in SAP ERP
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage
(01. Februar 2018) Paperback ISBN: 9783960129580

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Grundlegende Hinweise zur Belegaufteilung finden Sie im SAP Hinweis "1085921 - Belegaufteilung" und beschreibt die Belegaufteilungsfunktion innerhalb der neuen Hauptbuchhaltung.

Berichtswesen der einzelnen Merkmale (Report Painter)

Für mich besonders relevant ist noch die Frage, in welchen Bibliotheken die einzelnen vorgestellten Merkmale für das Berichtswesen zum Beispiel mit Report Painter und Report Writer zur Verfügung stehen. In () sind dabei Merkmale vorgstellt, die erst noch in der Bibliothek als Merkmal aktiviert werden müssen aber grundsätzlich noch vorhanden sind.

Unter SAP S/4HANA steht das Berichtstool Report Painter weiterhin dank Kompatibilitäsviews weiterhin zur Verfügung, jedoch ist zu beachten, dass die klassische Profitcenter-Rechnung (Bibliothek 8A2) nicht mehr lange unterstützt wird und so ein Wechsel auf die neue Profitcenterrechnung (Neues Hauptbuch und Bibliotheken 0FL und 0FS) erforderlich ist.
 
Merkmale in den einzelenn Report Painter Bibliotheken
Bibliothek: 1VK 6O1 4FM 0FL 0FS 8A2
Tabelle CCSS CCSS FMRBCS FAGLFLEXT FAGLFLEXR GLPCT
Geschäftsbereich (GSBR) GSBR   RBUSA RBUSA (GSBR)
Funktionsbereich FKBR FKBR RMFUNCAREA RFAREA RFAREA RFAREA
Segment       SEGMENT SEGMENT  
Profitcenter       PRCTR PRCTR PRCTR


Gerade in Hinblick auf die 4FM mag ich an dieser Stelle auch auf die Ändeurng des Berichtswesen im Public Sector Management hinweisen.

Rechercheberichte mit SAP Report Painter

Unter unkelbach.expert biete ich ein Online-Training zum Thema Report Painter in Kooperation mit Espresso Tutorials an.
Online-Training

SAP setzt in SAP S/4HANA auf die Berichterstattung mit Fiori. Doch wie können Sie eigene Berichte im SAP-Finanzwesen erstellen, wenn Ihr Unternehmen weiterhin SAP GUI als Benutzeroberfläche nutzt? Wie können Sie noch Budgetberichte erstellen, wenn Sie in einem öffentlichen Unternehmen arbeiten, welches durch die Migration nach S/4HANA auf das SAP Budget Control System (BCS) wechseln muss bzw. dieses bereits einsetzt? In diesen Fällen bleibt weiterhin der bewährte Report Painter Ihr Berichtswerkzeug der Wahl.

 

Neben der Nutzung für BCS ist dieses Online-Training auch allgemein für die Weiterbildung zu Report Painter geeignet.

Fazit

Wie kann nun das für einen BgA geeignete Merkmal ausgewählt werden.

Grundsätzlich stellt sich bei jeden Zusatzkontierungsmerkmal, wie bei Änderung der Zuordnung verfahren werden soll. Bei Beibelatung eines Kontierungselement (Innenauftrag) kann es sinnvoll sein hier einen Storno oder Umbuchung von Altbelegen notwendig sein:
  1. Umbuchung Salden der Vorjahre je Sachkonto auf einen Dummy
  2. Anpassung der Stammdaten (neues Profitcenter, Geschäftsbereich, ...)
  3. Umbuchung von Dummy auf entsprechendes Objekt
oder alternativ direkt ein neues Objekt (Innenauftrag) mit der entsprechenden Zuordnung der Kontierung anlegen.

Gründe für / gegen die Entscheidung eines Objektes könnten wie folgt betrachtet werden:

Ohne Wertung (oder fast ohne) sollten folgende Punkte bei den einzelnen Belegaufteilungsmerkmalen zur Darstellung eines BgA bedacht werden:

Profitcenter
  • Neue Struktur bei bestehender komplexer Profitcenterrechnung
  • Anpassung Berichtswesen für alle Budget- und Kostenverantwortliche
  • Anpassung Berechtigungen
  • Namenslogik / Einfache Anlage weiterer Profitcenter
Segment
  • Ableitung per Profitcenter
  • Alternativ Badi FAGL_DERIVE_SEGMENT
  • Gesondertes Berichtswesen
Geschäftsbereich
  • Stammdatum bei CO Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag)
  • Anpassung Berichtswesen nur für die Bilanzbuchhaltung
  • Customizing erforderlich
  • Keine Anpassung Profitcenter
Funktionsbereich / Zusatzfeld
  • Keine Bilanz/GuV je Funktionsbereich, da im UKV eigener Knoten
  • Sonderbericht erforderlich für Zusatzfelder
Der Artikel sollte eigentlich nur eine kurze Gegenüberstellung anbieten ist nun aber doch etwas länger geworden. Ich würde mich über Rückmeldungen sehr freuen und hoffe, dass dieser auch an der ein oder anderen Stelle weiter helfen kann oder zu einer Diskussion und Entscheidungsfindung beitragen kann.

Versuch einer Einordnung der einzelnen Optionen

Wenn es in Richtung der Nutzung von SAP Fiori (oder aber S/4HANA Cloud) geht kann auch eine Kombination von Belegaufteilungsmerkmalen eine Überlegung wert sein. Hier könnte für das interne Berichtswesen die Belegaufteilung (Belegsplitt) auf Profitcenter und Segment erfolgen. Dabei sind die einzelnen Profitcenter eventuell die Kernbereiche der Einrichtung während die Segmente durch eine Ableitung per BaDi dann abhängig von einer kundeneigenen Tabelle für einzelne CO Objekte wie Innenaufträge ein gesondertes Segment zugewiesen bekommen bzw. sofern kein Eintrag in der Tabelle vorhanden ist das Segment aus den zugeordneten Profitcenter vererben.

Gerade mit Blick auf das Belegvolumen welches durch eine Belegaufteilung entsteht bietet sich ein konsolidierendes Element (bspw. Geschäftsbereich, Segment) an sofern andere Elemente wie zum Beispiel das Profitcenter schon sehr stark im internen und externen Berichtswesen ausgeprägt ist.

Mit Blick auf die Weiterentwicklung von SAP auch bei Ausarbeitung eines Berichtswesen unter FIORI hat das Segment den Vorteil, dass hier in der Segement-Berichterstattung direkt auf die Bilanz/GuV Struktur zugegriffen werdne kann und in der FI-Bilanz das Feld Geschäftsbereich  ergänzend zum Buchungskreis ausgewertet werdne kann.

Eine Bilanz über Profitcenter ist ggf. mit einer Kontengruppe abgeleitet aus der Bilanz/GuV Struktur möglich. Eine Selektion über Profitcenter in der Bilanz Transaktion ist mir erst einmal nicht bekannt.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Betriebe gewerblicher Art (BgA) und Belegaufteilungsmerkmale Profitcenter, Segment, Funktionsbereich und Geschäftsbereich« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 11.5.2024, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1345 (Abgerufen am 27.5.2024)

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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