Andreas Unkelbach
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Freitag, 9. November 2018
17:30 Uhr

Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik

Gerade in Hinblick auf Drittmittelstatistiken hat das Hochschulberichtswesen dann doch die ein oder andere spezielle Anforderungen, so dass hier oftmals diverse Auswertungen im SAP Modul PSM (Public Sector Management) FM (Funds Management / Haushaltsmanagement) für den öffentlichen Dienst erfolgen.

Berichtswesen im PSM-FM (Rechercheberichte)

Durch Rechercheberichte ist es möglich, wie im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" beschrieben je Fond (Gegenstück zum CO-Innenauftrag bzw. Drittmittelprojekt nicht nur die Bewilligungen (als Budgetwerte) sondern auch Ertrag und Aufwand sowie einen berechneten Saldo auszuwerten.

Interessant an der Verwendung von Rechercheberichten ist, dass hier auch die dargestellten Merkmale im Rahmen der Navigation ausgetauscht werden können und so interaktiv der Bericht so angepasst werden kann, dass dieser unterschiedliche Informationen darstellen kann. Im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" habe ich versucht dieses näher zu beschreiben.

Während an manchen Hochschulen eine reine Saldenliste ausreicht kann es an anderen Hochschulen erforderlich sein die Mittelherkunft von Drittmittelprojekten nicht nur über die Projektnummer sondern anhand einzelner Spalten auszuwerten. Hierzu kann im Formular das Merkmal Finanzierungszweck verwendet werden. Der Finanzierungszweck dient dabei als ein Gruppierungsmerkmal und kann sowohl in Spalten im Formular  als auch im Bericht als Merkmal zugewiesen werden. Durch die Verwendung im Bericht kann über die Navigation auch die Sicht auf dieses Merkmal umgestellt werden.

Alternativ kann durch die Festlegung des Finanzierungszweck in einer Spalte hier die Drittmittelstatistik nach Mittelgeber direkt in Tabellenform ausgegeben werden.

Die Grundlagen zur Erstellung eines Rechercheberichtes habe ich in meinen Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« beschrieben. Hierbei sollte sich nicht durch das Controlling iritiert werden lassen, da Rechercheberichte sowohl in der Finanzbuchhaltung für Bilanzreporting, Controlling in der Profit-Center-Rechnung als auch im Modul für den Öffentlichen Dienst (PSM-FM) genutzt werden können.

Einen Überblick bietet hier der Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?"

Customizing Einstellungen für Finanzierungszweck FINUSE

Damit der Finanzierungszweck zur Verfügung steht muss dieses Feld jedoch zur Pflege verfügbar sein. Hierzu kann im Customizing (Transaktion SPRO) über
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Stammdaten
  • Kontierungselemente
  • Feldauswahl bearbeiten / Feldauswahlleisten bearbeiten
  • Die "Feldauswahlleiste für Fonds bearbeiten"
Die einzelnen Stammdatumfelder der Fond von Ausblenden, Anzeigen, Kanneingabe oder Mußeingabe gepflegt werden.

Dabei kann sowohl das Feld FINUSE Finanzierungszweck als auch SPONSOR (Debitor zum Fond) oder auch TYPE Fondsart als Kanneingabe hinterlegt werden. Interessant ist in unseren Fall der Feldname FINUSE für den Finanzierungszweck, da dieser später auch im Recherchebericht als Merkmal zur Verfügung steht.

Über den Punkt Feldauswahlleisten den Finanzkreis zuordnen kann je Finanzkreis eine Zuordnung der Feldauswahlleiste für Finanzposition, Finanzstelle und Fonds hinterlegt werden.

Nebenbei besteht bei der Pflege der Feldauswahlleiste für Finanzstelle auch die Möglichkeit hier den Feldnamen GSBR für Geschäftsbereich zu hinterlegen. Dieses ist jedoch nur bei der Finanzstelle möglich. Auf das Thema Geschäftsbereiche bin ich im Artikel "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" in einen anderen Zusammenhang eingegangen.

Nachdem die Feldauswahlleiste entsprechend gepflegt ist kann bei der Anlage oder beim Ändern eines Fond im SAP Menü unter
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Stammdaten
  • Kontierungselemente
  • Fonds
diese in den Stammdaten per Anlegen (Transaktion FM5I) oder Ändern (Transaktion FM5U) in den Zusatzdaten ein Finanzierungszweck hinterlegt werden.

Der Finanzierungszweck selbst dient dabei als Gruppierungskriterium von Fonds bei Auswertungen und kann als eigenes Stammdatum unterhalb des Knoten Fonds unter Fiannzierungszweck per Anlegen (Transaktion FM6I) oder Ändern (Transaktion FM6U) mit einer Bezeichnung und Beschreibung angelegt werden.

Eine alphabetische Liste aller bisher angelegten Finanzierungszwecke ist im Infosystem des Haushaltsmanagement im Stammdatenverzeichnis > Fonds als Transaktion S_KI4_38000040 verfügbar.

Die Verwendung vom Finanzierungszweck im Berichtswesen ist auch im Artikel "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion" behandelt worden. Allerdings fehlten da ein paar Ausführungen rund um das Customizing.

Alternative Stammdatengruppen

Sollte der Finanzierungszweck schon durch eine andere Berichtsanforderung oder Zuordnung verwendet werden bietet es sich noch an mit Sets bzw. Stammdatengruppen der Fonds zu arbeiten. Auch diese lassen sich als Gruppe im Selektionsbild auswerten oder als Element über die Markierung Gruppe/Set für Fond entweder als feste Bezeichnung des Gruppennamen oder als Variable festlegen.

Abweichend zur Finanzstelle werden Fonds jedoch nicht hierarchisch dargestellt, so dass beim Auswerten einer Gruppe alle zugeordneten Fonds als Liste dargestellt werden. Alternativ können diese natürlich auch als Spalten definiert werden und hier auch per Formel Summen zum Beispiel zwischen den einzelenn Förderlinien der DFG gebildet werden.

Die Pflege von Fondgruppen erfolgt unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Stammdaten
  • Kontierungselemente
  • Fonds
  • Fondsgruppe
Hier können die Sets über Anlegen (Transaktion FM_SETS_FUND1) oder auch Ändern (Transaktion FM_SETS_FUND2) bearbeitet werden.

Eine Liste aller Stammdatengruppen inklusive der Intervalle und zugeordneten Fonds kann zum Beispiel per Query wie im Artikel "Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets" erläutert ausgewertet werden.
 

Saldenliste aus Recherchebericht um Stammdaten erweitern

Neben der Darstellung von Finanzierungszweck im Rechercheberichten kann es auch sinnvoll sein weitergehende Informationen zum Beispiel als differenziertes Statistikkennzeichen am Fond zu hinterlegen.

Viele Hochschulen nutzen dabei die Merkmale der Klassifizierung die ebenfalls im Fond über die Schaltfläche Klassifizierung gepflegt werden können.

Grundlagen Klassifizierung, Auswertung von gepflegten Merkmalen per Query

Die Grundlagen zum Thema Klassifizierung und die Frage, wie diese Merkmale in Form einer Query ausgewertet werden können habe ich im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" behandelt. Sollten in den Merkmalen auch Datumsfelder erfasst werden und als solche in einen Datumformat definiert sein ist auch der Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" ein guter Hinweis, wie diese ausgewertet werden können.

Weitere Erweiterungen für Stammdatenlisten mit SAP Query

Tatsächlich kann der eingangs beschriebene Recherchebericht genutzt werden um nachdem die Salden gezogen worden sind über eine Query die einzelnen Merkmale und zusätzliche Informationen aus einer Query zu erheben. Neben der reinen Auswertung von Stammdaten können hier auch Bewertungen wie in den Artikeln "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query", "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" oder auch "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" zur Auswertung einer virutellen Lehreinheit um nur ein paar wenige Beispiele zu nennen angewandt werden.

Zweistufige Auswertung für Drittmittelstatistik

Wie schon im Artikel "SAP Query als kundeneigene Transaktion mit Berechtigungen für Tabellenberechtigungsgruppe, Tabellen und Reporttransaktion vergeben" beschrieben besteht die Möglichkeit eine solche Query als kundeneigene Transaktion anzulegen, so dass hier eine hochschuleigener Stammdatenliste erstellt werden kann.

Daneben kann natürlich auch der Budgetbericht bzw. die Saldenliste des Recherchebericht ebenfalls als eigene Transaktion zur Verfügung gestellt werden. Dieses ist im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" angesprochen. Wobei der Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" auch noch ein wenig weiter geht, was die Umsetzung für ein Berichtswesen anbelangt.

Beide Berichte können dann nach Excel bzw. in eine Tabellenkalkulation exportiert werden und, sofern die Fonds sortiert sind, direkt nebeneinnander gelegt werden. Der Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" stellt hier die Vorgehensweise dar. Eine Besonderheit bei der Excel-Integration bspw. in Report Painter Berichten ist bei Rechercheberichten tatsächlich nicht zu beachten.

Dennoch verweise ich an dieser Stelle gerne auf "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel" um das Thema umfassend zu beschreiben :-)

Hier können dann Fonds selektiert werden und die Nummer der Fonds für den Recherchebericht verwendet werden (Zwischenablage aus der ALV Liste) oder umgekehrt zum Recherchebericht in Excel die beiden Auswertungen miteinander gegenüber gelegt werden.

Auf diese Weise sind dann auch umfassende Analysen wie im Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" beschrieben mit Excel möglich.

Pflege von Stammdaten wie FINANZIERUNGSZWECK

Sollte eine Hochschule ihre Erhebung einer Drittmittelstatistik von den Merkmal der Klassifizierung auf neu eingeführte Finanzierungszwecke abändern oder bisherige Finanzierungszwecke feingliedriger anpassen wollen, kann es sinnvoll sein hier eine Query anzulegen um die gepflegten Statistikkennzeichen aus der Klassifizierung je Fond zu erheben und diese dann als Basis zur Massenstammdatenpflege der Finanzierungszwecke je Fond zu nutzen.

Da dieses ein häufiges Thema ist dürfte auch der Artikel "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW"  im Rahmen einer solchen Umstellung sehr hilfreich sein.
 

Fazit

Gerade im Hochschulberichtswesen (und auch Hochschulcontrolling) können Berichtsanforderungen auf viele Arten erfüllt werden. Nicht ohne Grund ist der Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" mit einen Augenzwinkern in Richtung Excel gehalten. Dennoch sind das Ineinandergreifen unterschiedlicher Berichtstools aber auch Office-Anwendungen wie im Artikel "Serienmails über Serienbrieffunktion in Winword per Outlook, Thunderbird oder anderen Mailprogramm versenden" beschrieben ein wesentlicher Aspekt dessen was mir an der Arbeit besondere Freude macht und sich auch darin äußert, dass ich gerne Workshops oder nun auch ein Tagesseminar zu eben diesen Themen anbiete.

Was die Zukunft in Richtung S/4HANA oder auch die Gestaltung von FIORI Apps anbelangt blicke ich neugierig in eine Zukunft und freue mich schon heute auf die "FICO-FORUM-INFOTAGE 2018" auch da sich hier einige Kolleginnen und Kollegen aus den Bereich Hochschulen ebenfalls angemeldet haben und ich darauf hoffe, dass diese ebenfalls Informationen und Wissen rund um S/4HANA mitnehmen können und von dieser Veranstaltung ebenfalls so begeistert snd, wie ich. Selbst wenn diese Veranstaltung nicht explizit fürs Hochschulcontrolling, Hochschulberichtswesen oder Hochschulfinanzwesen gedacht ist können hier doch Informationen zu verschiedene Themen rund um SAP mitgenommen werden und auch der Austausch vor Ort ist oftmals sehr produktiv auch und gerade dadurch, dass hier unterschiedliche Branchen vor vergleichbaren Problemen stehen.

Sollten Sie ebenfalls an dieser Veranstaltung teilnehmen würde ich mich über einen Austausch eventuell bei einer Tasse Kaffee sehr freuen. So werde ich vom 17. bis 20. November 2018 ebenfalls in Köln sein und am Forum von 19. bis 20. November teilnehmen.

Ich bin mir sicher, dass hier auch wieder viele Neuigkeiten und Informationen ausgetauscht werden können und werde im Anschluss sicherlich auch über das ein oder andere hier im Blog aber vor allen auch an der Arbeit berichten können.

Aber auch unabhängig davon freue ich mich immer wieder über Anfragen hier im Blog oder auf anderen Wegen, da der gelebte Austausch von Wissen hier für jede Seite ein Gewinn zu sein vermag.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Für eine Anleitung für Rechercheberichte kann ich die im Artikel verlinkten Beiträge empfehlen oder tatsächlich auch mein Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« dass trotz Schwerpunkt auf CO durchaus auch für andere Module wie eben auch das Haushaltsmanagement in der öffentlichen Verwaltung die Grundlagen vermittelt.  Daneben finden sich unter den Buchempfehlungen auch für andere Module gute Bücher und natürlich kann auch sonst ihr SAP Know How erweitert werden.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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