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Artikel zum Stichwort Obligo

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Montag, 13. Februar 2017
20:22 Uhr

Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten wird sich auch immer das Obligo auf einzelne Projekten betrachtet. Nun waren auf einigen Fonds und Finanzstellen innerhalb eines Rechercheberichtes, wie im Artikel "PSM Recherchebericht mit Jahresabgrenzung" beschrieben, noch einige Obligos vorhanden, obgleich diese im Belegjournal eigentlich alle erledigt sind und somit vollständig abgebaut.

Von der Höhe der Werte her war es dann jedoch relativ schnell klar, dass es sich bei den Obligos um nicht abgebaute Reiskostenobligos handelte, die aus einen anderen SAP System übertragen worden sind.

Löschen von Obligos im Haushaltsmanagement

Der erste Gedanke war daher, diese Obligo Belege wie im Artikel "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" beschrieben zu löschen.

Allerdings waren die Belege hier nicht identifizierbar, so dass diese Belege nicht gelöscht werden konnte. Da aber auch eine andere Einrichtung ein vergleichbares Problem hatte, wurden wir dann ebenfalls auf eine Lösung hingewiesen, auf die ich in diesen Artikel ebenfalls hinweisen möchte.

Analyse Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement

Innerhalb des Modul PSM-FM gibt es entsprechende Analysefunktionen, die dann tatsächlich die Ursache finden und entsprechend auch einen Schiefstand beheben können.

Im SAP Menü unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Infosystem
  • Analysen
können verschiedene Abstimmungen zu anderen Komponenten (bspw. zu FI Belegen oder zu Bestellungen aus MM) aber auch innerhalb des Modul Haushaltsmanagement durchgeführt werden.

Diese sind im Ordner Analysen an folgender Stelle zu finden:
  • Obligo und Ist
  • Abgleich
  • Innerhalb Haushaltsmanagement
  • Summensätze zu Einzelposten
beziehungsweise über die Transaktion S_ALR_87012636 ausgeführt werden. Hier können je Geschäftsjahr (auch eingeschränkt nach einzelnen Finanzstellen, Fonds oder auch Werttyp und Periode) die Summen der Einzelposten mit den Jahreswerten abgeglichen werden.

Im Ergebnis wird eine Liste erstellt in der alle Positionen aufgeführt werden bei denen die Einzelposten je HHM - Kontierung (Finanzposition, Finanzstelle, Fonds und  auch Hauptbuch bzw. CO Objektnummer) nicht übereinstimmen.

Einzelposten und Summensätze in Tabellen FMTOX und FMOIX -> Hinweis auf Query

Diese Auswertung zeigt im Ergebnis dann tatsächlich worin die Ursache der Abweichung von Einzelpostenliste und Summenbericht in Form des Rechercheberichtes.

Im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" wurde schon einmal auf die beiden Tabellen, welche in der logischen Datenbank FMF ausgewertet werden können, FMTOX "Summensätze: Obligo und Ist   - Erweitert" und der Einzelpostentabelle FMOIX "Einzelposten  - Erweitert" hingewiesen. Der Bericht wertet tatsächlich die Unterschiede zwischen beiden Parteien aus.

Abgleich von Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement und Anpassung Summensätze an Einzelposten

Während der Bericht S_ALR_87012636 "Abgleich von Einzelposten und Summen" beziehungsweise der dahinterliegende ABAP Report RFFMRC00 "Abgleich von Einzelposten und Summensätzen für das HHM" aufruft stellt sich nun die Frage, wie die gefundenen Abweichungen korrigiert werden können.

Hier ist der ABAP Report RFFMRC04 "Übereinstimmende Einzelposten und Summensätze für HHM" hilfreich. Dieser erweitert die Auswertung um ein Updateflag wodurch tatsächlich die identifizierten Abweichungen korrigiert weden, während der Report das Updateflag auf Anzeige gesetzt hat.

Sofern der Report RFFMRC04  über SA38 gestartet wird kann das Feld "Testlauf" im Abschnitt Steuerung deaktiviert wird der Bericht im Echtlauf ausgeführt und die zugehörigen Summensätze den Einzelposten angepasst, so dass hier sowohl die Auswertung der Einzelposten als auch die Summen im Recherchebericht übereinstimmen.

Beim Ausführen des Reports sollte darauf geachtet werden, dass keine Buchungen durchgeführt werden, da anderenfalls eventuell Fehler korrigiert werden, die gar keine sind.

Das Feld "Testlauf" ist im Report RFFMRC00  nicht vorhanden, wodurch tatsächlich nur die Anzeige in der Transaktion S_ALR_8701263 vorhanden ist.

Statt Aufruf des Report über die Transaktion SA38 kann auch die nicht im SAP Menü hinterlegte Transaktion FMAF "Abgleich Einzelposten Summenposten" aufgerufen werden.

Im Ergebnis sind dann auch die Obligos im Recherchebericht ausgeglichen.

Grundsätzlich kann es sinnvoll sein in regelmäßigen Abständen entweder die Transaktion S_ALR_8701263 zur Analyse auszuführen oder tatsächlich quartalsweise oder wenigstens im Rahmen des Jahresabschlusses durch die Transaktion FMAF ein entsprechender Abgleich der Summensätze und Einzelposten durchzuführen.

Das Thema Obligo ist auch im Controlling relevant. Auf dieses Thema wird im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" behandelt.

An solchen Themen zeigt sich der Vorteil, wenn sich über aktuelle Themen oder Probleme auch übergreifend ausgetauscht wird, so dass hier gemeinschaftlich an einer Lösung gearbeitet werden kann, oder alternativ Lösungen auch untereinander ausgetauscht werden.

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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 14. Oktober 2015
21:30 Uhr

Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query

Obligos entstehen entweder durch Bestellung oder durch Mittelbindung im CO. Allerdings muss hierfür die Obligoverwaltung in SAP aktiviert werden. Diese ermöglicht neben einer Darstellung der Kosten (unabhängig ob durch von FI fortgeschriebenen Kosten auf primäre Kostenarten) oder innerhalb CO getätigte interne Buchungen (so auch auf sekundäre Kostenarten).
 

Customizing Obligoverwaltung im Modul CO aktivieren

Die Obligoverwaltung ist je nach Kostenrechnung zu aktivieren  (Customizing Transaktion SPRO) und entsprechende Belegarten sowie Nummerkreise zu definieren.

Für die Kostenstellenrechnung ist eine Aktivierung in der Transaktion SPRO über den Customizing-Pfad unter folgende Knoten möglich:

CONTROLLING -> KOSTENSTELLENRECHNUNG -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

Daneben gibt es die Möglichkeit auch für Innenaufträge unter

CONTROLLING -> INNENAUFTRÄGE -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

über den Punkt "OBLIGOVERWALTUNG AKTIVIEREN".

Ferner müssen Belegarten und Nummernkreise für die in CO vverwendeten MITTELBINDUNG eingestellt werden.

Innerhalb der Kostenstellenrechnung ist dieses im gleichen Pfad durch die beiden Punkte "BELEGARTEN ZUR MITTELBINDUNG PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS für MITTELBINDUNG DEFINIEREN" möglich, während bei den Innenaufträgen ein Unterordner MITTELBINDUNG die beiden Punkte "BELEGARTEN PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS DEFINIEREN" aktiviert werden.

Feldsteuerung Mittelbindung

Ein weiterer Punkt im Customizing ist die Pflege der Feldauswahl. Diese ist im Customizing unterhalb der Einstellungen zur Mittelbindung über die Feldsteuerung Mittelbindung zu finden.Über die Feldauswahlliste legen Sie fest, welche Felder zur Erfassung einer Mittelbindung als Kanneingabe, Musseingabe nur angezeigt oder gar ausgeblendet wird.
Die Zuordnung von Feldstatusvarianten (die einen Buchungskreis zugeordnet ist), Feldstatusgruppe wird eine Feldauswahlliste zugeordnet. Die Feldauswahhliste steuert dann wie gesagt die dargestellten Felder.Über den oben erwähnten Punkt Belegart pflegen wird die Feldstatusgruppe der entsprechenden Belegart zum Beispiel Mittelbindung CO mit Nummernkreis und Feldstatusgruppe zugeordnet.
 

Mittelbindung für Obligo anlegen


Nun ist es auch innerhalb des Controlling möglich ein Obligo durch Mittelbindungen aufzubauen.

Sowohl in der KOSTENSTELLENRECHNUNG als auch bei den INNENAUFTRÄGEN kann hierzu der Unterordner ISTBUCHUNGEN->MITTELBINDUNG verwendet werden.

Als Funktionen stehen hier:
  • Mittelbindung anlegen (Transaktion FMZ1)
  • Mittelbindung ändern (Transaktion FMZ2) und
  • Mittelbindung anzeigen (Transaktion FMZ3)
zur Verfügung. Ferner besteht hier die Möglichkeit die "Mittelbindung abzubauen (Transaktion FMZ6). Damit ist die Mittelbindung als erledigt gesetzt. Auf diese Weise kann die Mittelbindung auf erledigt gesetzt werden und das entsprechende Obligo wird wieder abgebaut.

Einzelpostenlisten und Berichtswesen über Obligo-Buchungen

Ein Ausweis der Obligo Buchungen ist im Standardberichtswesen ist sowohl in der Kostenstellenrechnung als auch der Innenauftragsrechnung möglich. Auch im SAP Modul PSM-FM werden diese Mittelbindungen ebenfalls fortgeschrieben. Dieses dürfte ebenfalls durch Fortschreibung und Integration von CO und FM möglich sein.

Als Beispielberichte seien hier folgende genannt:

Kostenstellen: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

zu finden.
 
Eine komplette Übersicht alle Obligo sind als "Kostenstellen Einzelposten Obligo" (Transaktion KSB2) im Gegensatz zu "Kostenstellen Einzelposten Ist" (Transaktion KSB1) zu finden.

Diese Berichte sind unter

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
EINZELPOSTEN

zu finden.

 Neben den Berichten in der Kostenstellenrechnung sind vergleichbare Berichte auch bei den Innenaufträgen zu finden.

Als Beispiele sind hier
Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87012999) zu nennen.
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

Vergleichbare Einzelposten sind unter 

CONTROLLING -> INFOSYSTEM -> BERICHTE ZU INNENAUFTRÄGE -> EINZELPOSTEN

zu finden.

Sowohl die Einzelposten Obligo (Transaktion KOB2) als auch die Einzelposten Ist (Transaktion KOB1) zu finden.

Auswertung von Obligo im Report Writer / Painter

 
Auch beim Erstellen von eigenen Berichten kann das Obligo ebenfalls berücksichtigt werden. Dieses ist im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beispielhaft beschrieben. Anhand des Werttyps sind hier entsprechende Spalten möglich zu definieren, so dass in einen Bericht neben Planwerten auch IST und OBLIGO mit auswertbar.

Auswertung von Obligo in SAP Query

Der erste Gedanke wäre, dass die Obligo-Belege ebenfalls in der Einzelpostenliste CO bzw. in der Tabelle COEP abgespeichert werden und hier mit Wertyp >20 selektiert werden können.

Allerdings werden Obligo-Belege in einer gesonderten Tabelle gespeichert.

Hier sind die Obligo-Einzelposten jedoch in der Tabelle COOI "Obligoverwaltung: Einzelposten" gespeichert. und müssen daher ergänzend zur COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" ausgewertet werden. Diese Selektion der passenden Einzelposten und Summensätzetabellen nimmt einem das Berichtstool Report Writer / Report Painter natürlich ab :-).
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben daneben findet sich e
ine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" . Ich hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 10. Februar 2013
15:27 Uhr

Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)

Ausgangslage:
Innerhalb eines Fonds werden über das Reisemanagement Obligo-Belege angezeigt, die keiner Reise zugeordnet werden können. Hier wurde das durch FI-TV angeleigte Obligo nicht ordnungsgemäß abgebaut und kann auch nicht ohne Weites abgebaut werden. Dieses ist insbesondere dann problematisch wenn nicht nur die Ist-Buchungen (unter anderen in Form von Rechnungen) sondern auch die Verpflichtungen (beispielsweise durch Obligos aus der Reisekostenabrechnung) ausgewiesen werden.

Lösung:
Über das ABAP Programm RFFMDLOI können einzelne Obligobelege gelöscht werden, was im Standard nicht vorgesehen ist. Hierbei werden sowohl die Einzelbelege in der Tabelle FMIOI (Obligobelege im Haushaltsmanagement) als auch die Summensätze in der Tabelle FMIT (Summentabelle für das Haushaltsmanagement) zurückgesetzt.

Vorraussetzungen:
Zur Nutzung dieses Berichtes ist ein Eintrag der berechtigten SAP User in der Datenbank "FMEXPERT_MODE - Expertenmodus für EA-PS Reports aktivieren" erforderlich. Dieser Eintrag kann über die Transaktion SM30 (Tabellenansicht-Pflege) erfolgen.

Hier sollte für den Benutzer das Programm RFFMDLOI für den Mandanten eingetragen werden. Hier sollten die User eingetragen werden, welche auch die Löschung des Obligos durchführen sollen.

Es handelt sich dabei um eine Customizing-Tabelle, welche über einen Transaportauftrag in das entsprechende System übertragen wird.

Vorgehensweise:
Zum Start des Programms kann entweder die Transaktion SA38 genutzt werden oder im SAP Menü über System->Dienste->Reporting die ABAP Programmausführung aufgerufen werden.

Bei der Ausführung des Programms muss darauf geachtet werden, dass hier auch Belege gelöscht werden, die bereits über einen Obligovortrag ins kommende Geschäftsjahr übertragen worden sind.

Um dieses zu vermeiden ist die Option "Belege im GJW nicht löschen zu markieren.

Beim Ausführen des Programms sind sowohl Buchungskreis, Geschäftsjahr und Nr. des Referenzbeleges als auch der Werttyp bspw. 52 für Reisekostenobligo angezeigt. Zur Sicherheitt kann auch erst ein Testlauf durchgeführt werden und durch die Option Protokoll die zu löschende Belege angezeigt werden.

Nach erfolgreicher Ausführung dieses Programms sind die einzelnen Obligo-Belege nicht mehr vorhanden sondern erfolgreich gelöscht. Auf diese Weise können alle nicht ordentlich abgebauten Obligos gelöscht werden, so dass hier entsprechend die Salden wieder übereinstimmen.

Allgemein Löschen von Einzelbelegen in PSM-FM (Haushaltsmanagement)

Neben der beschriebenen Vorgehensweise für Obligo-Belege gibt es noch weitere Reports um Belege im Haushaltsmanagement zu löschen. Hierzu stehen folgende Berichte zur Verfügung, die über die Transaktion SA38 aufgerufen werden können.
  • RFFMDLFI löscht die PSM-FM Daten über die FI Belegnummer (Transaktion FM_DLFI)
  • RFFMDLOI wie beschrieben, löscht das Obligo  (Transaktion FM_DLOI)
Eine solche Möglihckeit gibt es leider nur für übergeleitete FI-Belege und wie beschrieben für die Obligos.

Sämtliche PSM-FM Daten löschen

Im Rahmen der Testphase können auch sämtliche Istdaten in PSM-FM gelöscht werden.

RFFMDLFM löscht sämtliche PSM-FM Daten (Transaktion FM_DLFM)
Hierdurch wären sämtliche Obligodaten und Istdaten im Haushaltsmanagement gelöscht. Das Programm erlaubt keine Selektion von einzelnen Belegen sondern löscht alle Daten eines Finanzkreises.

RFFMDLCU löscht die von CO nach PSM fortgeschriebene Daten (Transaktion OFDH)
Das Programm löscht alle Daten eines Buchungskreises. Es erlaubt ebenfalls keine Selektion auf einzelne Belege.
 

Belege aus anderen Modulen nach PSM-FM nachbuchen


Über den Report RFFMRP15 können die einzelnen PSM-FM Belege anhand der FI Belege erneut aufgebaut werden. Ferner können Sie auch die vorhandenen Controlling-Belege ins PSM-FM nachbuchen. Eine entsprechende Funktion finden Sie innerhalb des Customizing (Transaktion SPRO) unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Ist- und Obligofortschreibung/Integration
  • Interne Datenübernahme ins Haushalsmanagement
  • Nachbuchung
    • Finanzbuchhaltungs-Belege nachbuchen
    • Controlling-Belege nachbuchen

Sofern eine Fortschreibung von CO nach PSM-FM erfolgt, besteht leider keine Möglichkeit diese Belege einzeln in PSM-FM zu löschen.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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