Andreas Unkelbach
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Artikel zum Stichwort Winword

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Mittwoch, 10. Januar 2018
08:14 Uhr

Ausgeblendeten Text per Makro mit drucken oder nicht drucken über Schnellzugriff Symbolleiste

Im Artikel "Text als nicht druckbar markieren (ausblenden)" ist erläutert worden, wie Text ausgeblendet werden kann, so dass entsprechende Hinweise (wie ENTWURF oder andere Ergänzungen) nicht mit ausgedruckt werden. Ebenso wird darauf hingewiesen an welcher Stelle auch ausgeblendeter Text wieder eingeblendet werden kann.

Allerdings war es hier einer Kollegin zu mühsam immer erst in den Optionen zu gehen um diese Einstellung zu aktivieren, bzw. zu deaktivieren, so dass sich hier Gedanken darum gemacht worden ist, ob eine solche Umstellung nicht auch über die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufgerufen werden kann.

Als eigene Funktion ist dieses nicht vorhanden, aber innerhalb VBA bzw. für MAKROS gibt es für die Optionen eines Worddokumentes eigene Eigenschaften.

Das Objekt Options.PrintHiddenText steuert die entsprechende Ausgabe. Dabei handelt es sich um ein Objekt vom Typ boolean, so dass es entweder FALSE oder TRUE sein kann.

Durch die VBA Anweisung Options.PrintHiddenText = True  wird ausgeblendeter Text mitgedruckt und durch Options.PrintHiddenText = False erscheint eben dieser nicht im Ausdruck.

Ebenso kann der Objektzustand im Rahmen einer IF Schleife abgefragt werden und entsprechend umgestellt werden.

Das entsprechende VBA Coding lautet:

Sub SwitchHiddenText()
If Options.PrintHiddenText = False Then
 If MsgBox("Soll Ausgeblendeten Text drucken aktiviert werden?", vbYesNo) = vbYes Then
   Options.PrintHiddenText = True
   MsgBox ("Option ausgeblendeten Text drucken wurde aktiviert")
  End If
Else
 If MsgBox("Soll Ausgeblendeten Text drucken deaktiviert werden?", vbYesNo) = vbYes Then
   Options.PrintHiddenText = False
   MsgBox ("Option ausgeblendeten Text drucken wurde deaktiviert")
 End If
End If
End Sub 

Sinnvollerweise sollte dieses als Makro in der NORMAL.DOTM als globale Vorlage hinterlegt werden, so dass dieses in allen Worddokumenten aufgerufen werden kann. Die folgende Anleitung gilt dabei für alle Office Versionen ab 2010.

In der Symbolleiste ANSICHT kann in der Befehlsgruppe MAKROS direkt die Schaltfläche MAKROS wie in unterer Abbildung aufgerufen werden. Wichtig ist nun dass neben den Makronamen (in der Abbildung unter 1 SwichtHiddenText) die Option "Normal.dotm (globale Vorlage) (in der Abbildung unter 2) gewählt wird.

Makro unter normal.dotm speichern

Durch die Wahl der globalen Vorlage können alle künftigen Worddateien auf dieses Makro zugreifen und das jeweilige Makro daraus aufgerufen werden.

Im erscheinenden Visual Basic Editor kann obiger Code kopiert und eingefügt werden, so dass das Makro entsprechend gespeichert werden kann.

Im Ergebnis ist das Makro dann konstant vorhanden.

Sinnvollerweise kann dieses Makro nun in der Schnellzugriffsleiste (links oben), wie in der zweiten Abbildung zu sehen, als Schaltfläche hinzugefügt werden.

Mako SwitchHiddenText in Schnellzugriffsymbolleiste

Dadurch ist das Makro auch direkt per Symbol aufrufbar, sofern es a) ausgewählt und b) über die Schaltfläche HINZUFÜGEN der Symbolleiste hinzugefügt worden ist.

Im Ergebnis kann nun zwischen "Ausgeblendeten Text drucken" oder "Ausgeblendeten Text nicht drucken" hin und her geschaltet werden. Durch die IF Anweisung erscheint jedoch zuvor eine Messagebox in der vorher eine Rückfrage erscheint.

Makro Frage oder IF MessageBox

Im Ergebnis kann hier also im Dokument zum Beispiel die Kennzeichnung Entwurf oder beliebige Anmerkungen eingeblendet oder ausgeblendet werden. Damit können bestimmte Informationen bzw. Textbestandteile (Entwurf, Verteiler, etc.) nur im Bedarfsfall mit ausgedruckt werden. Der Nachteil an solchen ausgeblendeten Texten ist jedoch der Zeilenumbruch, so dass bei Anmerkungen in meinen Augen die Kommentarfunktion die bessere Wahl ist. Der Umgang mit Markups und Kommentaren ist im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" behandelt worden.

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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 2. Dezember 2017
20:53 Uhr

Arbeitsrechner neu einrichten Wechsel auf Windos 10, aktuelle Office Version sowie SAP und Excel anpassen

Ein interner Umzug mit Austausch von EDV bringt es oft mit sich, dass bestimmte Einstellungen die man irgendwann einmal am Rechner gemacht hat erneut wiederholt und vor allem sich daran erinnert werden muss...  Immerhin war bei mir der gesamte Umzug in einen halben Tag abgeschlossen. Hier hat daheim das Thema "Smart Home" deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen.

Einige kleinere Einstellungen die aber für mich gerade in Hinblick auf Wechsel zur neuen Windows aber auch Office Version das Leben erleichtern möchte ich an dieser Stelle erwähnen.

Windows, Office, SAP

Insgesamt gehe ich hier auf drei für mich wichtige Punkte ein. Im ersten Abschnitt (I) erläutere ich einige Optionen die mir unter Windows als wichtig erscheinen, gehe dann im zweiten Abschnitt (II) auf Einstellungen in Microsoft Office zum Thema Vorlagen und der persönlichen Makroarbeitsmappe in Excel ein um im dritten Abschnitt (III) dann auf zwei wichtige Einstellungen im SAP Umfeld bzgl. Excel und im vierten Abschnitt (IV) zum SAP GUI selbst einzugehen.
 

I. Windows einrichten

Der erste Schritt dürfte wohl sein wieder sein Betriebsystem sympathisch zu machen. Was den Kolleginnen und Kollegen möglicherweise die Büropflanze ist, ist bei mir eindeutig die Individualisierung des Desktop...

Desktop Thema - Design umziehen

Farbabstimmungen, Sounds und Hintergrundbild sind nun vielleicht nicht unbedingt eine arbeitsnotwendige Einstellungen, aber dennoch kann es hilfreich sein um sich am gewohnten Arbeitsplatz wieder einzufinden, wenn die Einstellungen für Farbe, Hintergrundbild etc. am neuen Arbeitsplatz umziehen. Unter Windows 7 ist dieses in der Systemsteuerung unter Anpassung mit der rechten Maustaste auf das Theme (eigene Design) durch den Punkt "Design für die Freigabe speichern" möglich. Hier wird eine Datei mit der Endung .themepack gespeichert und kann per Doppelklick am neuen Windows direkt eingefügt werden.

Dieser Punkt ist auch unter Windows 10 weiterhin vorhanden und kann unter
EINSTELLUNGEN oder +  I
unter den Punkt  PERSONALISIERUNG
im Abschnitt DESIGNS ebenfalls durchgeführt werden. Auch hier kann das aktuelle Design per rechte Maustaste angeklickt und heruntergeladen werden.

Schön an Windows 10 ist, dass für diese Personalisierung keine Adminberechtigung erforderlich ist.

Bildschirmschoner unter Windows 10

Wenn wir ohnehin schon bei den Anpassungen sind kann unter
PERSONALISIERUNG unter den Punkt SPERRBILDSCHIRM am Ende der Einstellungen die Einstellungen für Bildschirmschoner gewählt werden.
Hier kann dann auch der Bildschirmschoner FOTOS gewählt werden und über Einstellungen als Pfad %appdata% und hier der Unterordner
  • ROAMING
  • MICROSOFT
  • WINDOWS
  • THEMES

und der Name des Themes gewählt werden.
Bei mir wäre dieses zum Beispiel:

C: > Users > NAME > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > Themes > Kaffee

sowie eine kurze Laufzeit bis der Bildschirmschoner aktiv geschaltet wird. Durch die Option "Anmeldeseite bei Reaktivierung" muss sich nach Verlassen des Rechners auch wieder direkt angemeldet werden.

Systemeinstellungen und Datenschutz

Sofern nicht von der internen IT die Einstellugen von Windows vorgenommen worden sind oder eine Policy diese entsprechend ausrollt ist auch der Artikel "Windows 10 Grundlagen, erste Einstellungen und Datenschutz" lesenswert, gerade bei selbst administrierten Geräten.

Programme in den Autostart legen

Im WIndows 10 Startmenü scheint es keinen Ordner AUTOSTART mehr zu geben über den alle Programme hinterlegt werden (Mail, SAP GUI Logon, Excel, ...) ohne dass diese direkt aufgerufen werden müssen. Zum Glück gibt es diesen ausgeblendeten Ordner aber weiterhin und entsprechende Verknüpfungen oder auch BATCH Dateien können hier hinterlegt werden.

Über + R kann die Anweisung  SHELL:AUTORUN gestartet werden und schwups landet man im Ordner wo die Verknüpfungen hingehören. Dieses funktioniert nebenbei auch mit SHELL:APPDATA  :-)
 

II. Microsoft Office einrichten

Insbesondere wenn auch direkt ein Wechsel der Office Version ansteht können weitere Einstellungen tatsächlich den Alltag erleichtern. Daneben können aber auch Vorlagen oder die persönliche Makroarbeitsmappe ein wichtiger Punkt beim Umzug sein

Microsoft Excel persönliche Makroarbeitsmappe

Wie im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" erläutert arbeite ich gerne mit einer kleinen Sammlung von Makros die ich in vielen Excelmappen anwende. Dazu sind einige hilfreichen Makros zum Beispiel zur Aufhebung eines Passwortblattschutz oder Anlegen eines Inhaltsverzeichnis in der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert.

Über  + R kann die Funktion SHELL:APPDATA aufgerufen werden.

Im Unterordner
  • ROAMING
  • MICROSOFT
  • EXCEL
  • XLSTART
liegt dann im Quellrechner die Datei PERSONAL.XLSB die auch direkt auf den neuen Rechner kopiert werden kann, so dass hier die alten Makros direkt wieder genutzt werden können. Die Makros in der persönlichen Arbeitsmappe stehen immer zur Verfügung und sind nicht an einer geöffneten Excelmappe gebunden.

Hierzu muss die Mappe jedoch einmalig eingerichtet werden. Dieses ist am einfachsten möglich indem ein "Dummy-Makro" (ein beliebiges Makro) aufgezeichnet wird und in der persönlichen Arbeitsmappe gespeichert wird.

Ein in meinen Augen sehr sinnvolles Makro für die Persönliche Makroarbeitsmappe ist das Makro Excel Blattschutz aufheben, Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter oder auch die im Artikel Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel beschriebene Makros, welche nicht in der Zieldatei gespeichert werden müssen aber sinnvollerweise immer einmal wieder angewendet werden können.

Bearbeitungsoptionen Excel mit Klick auf Quelle Navigation per Doppelklick auf Ursprung

Um eine Verknüpfung direkt per Doppelklick zu öffnen können die Bearbeitungsoptionen angepasst werden. Damit besteht die Möglichkeit in der Zelle A1 im Tabellenblatt mit der Formel =Tabelle2!A2 per Doppelklick direkt auf Zelle A2 in das Tabellenblatt Tabelle2 zur verlinkten Tabellenzelle zu navigieren.

Dieses kann unter DATEI->OPTIONEN in den Excel-Optionen unter ERWEITERT im Abschnitt BEARBEITUNSOPTIONEN durch Deaktivieren der Option "Direkte Zellbearbeitung zulassen"  realisiert werden. Damit kann weiterhin per Doppelklick in der Exceltabelle navigiert werden.
 

Speicherort für Vorlagen (Dokumentenvorlage für Winword, Excel, Powerpoint)

Seit einiger Zeit habe ich das Arbeiten mit Vorlagen sowohl für Winword als auch für Powerpoint zu schätzen gelernt. In bisherigen Versionen von Microsoft Office musste man die Vorlagen im Template Ordner ablegen, wie im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" beschrieben.

Ab Office 2013 (und damit auch 2016) kann unter DATEI -> OPTIONEN unter SPEICHERN ein Standardspeicherort für persönliche Vorlagen in jeder Officeanwendung (Powerpoint, Winword und auch Excel) angelegt werden. Danach sind im Dialog DATEI -> NEU nicht nur die von Microsoft EMPFOHLEN Vorlagen vorhanden sondern unter PERSÖNLICH auch die eigenen Vorlagen die tatsächlich eine Menge Arbeit erleichtern.

Outlook Vorlagen (Mail als Formular für Urlaubsantrag, Gleitzeit)

Gerade für Urlaubs- oder Gleitzeitanträge nutze ich mittlerweile auch in Outlook Vorlagen. Grundsätzlich können auch Mails geschrieben und vor den Versand unter DATEI -> SPEICHERN UNTER als DATEITYP Outlook Vorlage gespeichert werden. Diese Vorlage kann in Outlook "Start" in der Befehlsgruppe "Neu" durch den Punkt "Neue Elemente" unter "Weitere Elemente" durch den Punkt "Formular auswählen"  über die Bibliothek (Suchen in) Vorlagen im Dateisystem geöffnet werden. Der Standardspeicherort für diese Dateien unter Windows ist im Benutzerverzeichnis unter
  • APPDATA
  • ROAMING
  • MICROSOFT
  • TEMPLATE
zu finden. Dieser Pfad lässt sich auch in den Einstellungen nicht ändern.Sofern mit Exchange gearbeitet wird, kann auch mit der Bibliothek für organisatorische Formulare gearbeitet werden.

Um hier Formulare zu speichern kann der Mailentwurf über den Ribbon Entwicklertools und hier in der Gruppe Formular über die Schaltfläche Veröffentlichen sowohl in der persönlichen Bibliothek als auch  „Bibliothek für persönliche Formulare“ als auch  „Bibliothek für organisatorische Formulare“ gespeichert werden. Hier sollte man aber seine eigene Mailsignatur wieder entfernen da diese bei neuen Mails ohnehin angehängt wird und damit doppelt vorhanden wäre. Ein weiterer Vorteil dieser Variante ist, dass die Mailvorlage am Server gespeichert ist und damit kein Kopieren der Dateien erforderlich ist :-)

Winword startet in Leseansicht  (Lesemodus) statt Seitenlayout

Gerade beim Arbeiten mit Worddokumenten am Netzlaufwerk startet Office bzw. Winwort oftmals im Lesemodus, so dass die Datei nicht direkt bearbeitbar ist sondern erst in den Lesemodus umgestellt werden muss. Dieses ist zu umgehen indem unter OPTIONEN -> ALLGEMEIN im Abschnitt STARTOPTIONEN die Option "E-Mail-Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesmodus öffnen" deaktiviert wird.

Word, Excel, Powerpoint ohne Startbildschirm mit Vorlagenauswahl starten


Ebenfalls hilfreich ist an gleicher Stelle die Option "Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen" zu deaktiveren, wenn nciht regelmäßig mit Dokumentenvorlagen gearbeitet wird. Hier wird dann direkt mit einem leeren Dokument gestartet. Diese Option ist auch bei Excel und Powerpoint sinnvoll.

Gerade bei Excel und Vorlagen für Pivottabellen kann es nebenbei sinnvoll sein hier eine Standardmappe anzulegen, die jedes mal genutzt wird. Hier ist im Artikel "Wie man die Standardmappe beim Start ändert" auf excelnova.org eine Anleitung zu finden.

Lineal in Winword aktivieren

Viele gewohnten Einstellungen (sei es das Lineal in Winword oder im Windows Explorer die Dateitypen) lassen sich in der Registerkarte Ansicht wieder aktivieren. Die wohl schönste Option in Office 2016 ist die Nachfolge von Karlchen Klammer (die nicht mehr ganz so jüngeren erinnern sich sicher noch).

Oberhalb der Symbolleiste ist die intelligente Suche "Was möchten Sie tun?" die auch per ALT + M aktiviert werden kann. Hier kann direkt nach bekannten Funktionen oder auch in der Hilfe gesucht werden und liefert sehr schöne Ergebnisse.

Mailantworten in wieder ins eigene Antwortfenster (Abdocken)

Gerade mit mehreren Fenstern möchte man gerne auch bei Antworten auf Mails in Outlook diese wieder im eigenen Fenster haben. Dieses ist jedoch nur über die Funktion ABDOCKEN bei jeder Mail möglich. Jedoch kann diese InlineAntwort ab Outlook 2013 auch wieder auf die bisherige Fensterlösung umgestellt werden.

Diese Option ist über das Ribbon DATEI und hier über OPTIONEN im Reiter EMAIL und dort im Abschnitt ANTWORTEN UND WEITERLEITUNGEN durch die Option "Antworten und Weiterleitung im neuen Fenster öffnen" möglich.
 

Neuerungen in aktueller Office Version

Ein Wechsel zur aktuellen Office Version bringt auch immer wieder Neuerungen. Entsprechend hilfreich sind hier Artikel wie "Was bringt mir eine neuere Excel-Version?" von tabellenexperte.de oder auch "Excel 2016 - Eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen" von excel-koenig.de(muss ich auch noch in die Blogroll aufnehmen.

Aktuelle Schulungsunterlagen von Microsoft sind auf der Seite "Office 365 Schulungscenter". Hier sind für die einzelnen Office Programme aktuelle Schulungen zu finden.  Diese können eine Alternative zu "Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web" welches heute unter linkedin learning von Microsoft angeboten wird. Darüber hinaus sind natürlich auch die Office bzw. Blogs rund Excel hilfreich. Unter den Webempfehlungen habe ich Excel Blogs - Blogs rund um Tabellenkalkulation insbesondere Excel aber auch Office vorgestellt die ebenfalls mehr als einen gelegentlichen Blick wert sind.

 

III. SAP und Excel

Gerade bei der Zusammenarbeit mit SAP und Office aber auch Windows gibt es aber ebenfalls noch eine Menge zu beachten. Die Besonderheiten des Zusammenspiel zwischen Excel und SAP (insbesondere bzgl. des Export von Daten nach Excel aus Berichten) habe ich im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  beschrieben.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Berichtswesen im SAP®-Controlling (SAP Modul CO; internes Berichtswesen) zu finden.


Berichtswesen im SAP - Controlling von Andreas Unkelbach
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage
(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

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Makros zulassen

Eine Besonderheit ist hier die Office Integration von einigen Berichten. Sofern bei Ihnen hier nur eine leere Excel-Arbeitsmappe erscheint und keine Berichtsdaten kann dieses daran liegen, dass Sie keine Makros aus Sicherheitsgründen zu lassen. Leider werden jedoch die Farbtabellen von SAP durch integrierte Makros aufbereitet, so dass in Excel mindestens folgende Option freigeschaltet werden muss.
  • DATEI
  • OPTIONEN
  • TRUSTCENTER
Hier ist der Punkt "Einstellungen für das Trustcenter" zu wählen. Im neuen Fenster ist unter den Punkt MAKROEINSELLUNGEN mindestens die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktiveren" zu wählen. Nun startet eine Excelinstanz und man kann bei SAP Berichten die Makros zulassen. Alternativ könnte auch die Option "Alle Makros aktivieren" gewählt werden. Hier weist Microsoft zu Recht aber darauf hin, dass dieses nicht empfohlen wird, da potenziell gefährlicher Code ausgeführt werden kann. Die Option "Alle Makros, außer digital signierten Makros deaktivieren" reicht leider nicht aus, da die Makros hier nicht digital signiert sind und damit ebenfalls nicht ausgeführt werden.
 

IV. SAP GUI Layout Einstellungen

Gerade beim SAP GUI gibt es ebenfalls noch einige Einstellungen, die hilfreich sind und bei der normalen Einrichtung nicht voreingestellt sind. Auf diese mag ich ebenfalls noch eingehen.

SAP GUI Einstellungen

Natürlich ist es am einfachsten die saplogon.ini vom einen Rechner auf den anderen zu kopieren. Sofern darauf aber kein Zugriff vorhanden ist bietet es sich an eine Tabelle anzulegen in der Anwendungsserver, Instanznummer, System-ID und der SAP Router String festgehalten werden. Gerade bei mehreren SAP Systemen ist es auch eine Überlegung wert, ob die einzelnen Systeme mit vorran gestellter Nummer

001 Produktiv System Arbeit
002 Test System Arbeit
003 Entwicklung System Arbeit
01-----------------
010 Referenzsystem

etc. wobei das System mit Trennzeichen ein Dummyeintrag ist. anzulegen sinnvoll wäre.

Automatisch im SAP System anmelden

Neben einer gescheiten Passwortverwaltung (bspw. mit Keepas) kann aber auch der Artikel "Erleichteter Zugang zum System über SAPLOGON-Verknüpfung" von sybeklue lesenswert sein. Hier werden direkt Verknüpfungen mit Benutzername und Passwort im GUI bzw. am Desktop hinterlegt. Ebenfalls spannend in diesem Zusammenhang ist der Artikel "Single Sign On mit KeePass" auf rz10.de. Beide Artikel sind schon etwas älter, aber im Grundsatz dürften beide auch noch funktionieren.
 

SAP Systemname in Titelleiste anzeigen

Im SAP Umfeld wird oftmals mit mehr als ein SAP System gearbeitet (Entwicklungssystem. Qualitätssicherung/Testsystem, Produktivsystem und manchmal auch Referenzmodell, Ides ....) so dass es sehr hilfreich ist, wenn man nicht nur in den Systemfarben (so man diese im Design einstellt) sondern auch in der Titelleiste des jeweiligen SAP Fenster direkt sieht welches System da gerade offen ist.

Im SAP Gui kann dieses unter Optionen (Links im SAP Logon neben SAP LOGON ) oder in SAP durch das Symbol "LOKALES LAYOUT PFLEGEN" bzw. die Tastenkombination ALT  + F12  über den Eintrag OPTIONEN im Ordner INTERAKTIONSDESIGN im Punkt VISUALISIERUNG 2 im Abschnitt Fensterüberschriften die Option "SYSTEMNAME IN TASKLEISTE ANZEIGEN" gewählt werden.

SAP Systemfarben einstellen

Insbesondere bei der Nutzung einer Dreisystemlandschaft (Development(Entwicklung), Quality(Test/Qualitätssicherung), Productiv (Produktivsystem) ist es hilfreich auch in der Oberfläche direkt zu sehen in welchen Systemen man sich gerade befindet.

Hierzu kann eine farbliche Unterscheidung hilfreich sein. Nach Anmeldung im SAP kann durch das Symbol "LOKALES LAYOUT PFLEGEN" bzw. ALT+F12 über den Eintrag Optionen unter den Farbeinstellungen nicht nur die Farbprofile eingestellt werden sondern im angemeldeten SAP System unter FARBEN IM SYSTEM sowohl für das SAP System als auch die Kombination MANDANT und SAP System ein entsprechendes Farbprofil zugewiesen werden. So zum Beispiel Produktiv = Standardkonfiguration, Qualität/Testsystem = SAP GREEN und Entwicklungssystem = SAP RED.

Weitere Einstellungen und Empfehlungen rund um SAP GUI

Im Artikel "29 SAP-GUI Features, die SAP-Berater kennen müssen!" auf thinkdoforward.com sind noch weitere Einstellungen und Funktionen innerhalb des SAP GUI vorgestellt, die ebenfalls praktisch sind.

 

FAZIT

Dieses sind tatsächlich nur wenige Kleinigkeiten, aber für mich erleichtert das doch einiges. Darüber hinaus finden sich im Artikel "Hilfreiche Tastenkombinationen unter Windows" ebenfalls einige sinnvolle Angaben und Hinweise.

Auf spezielle Anforderungen wie portable Software oder das Symbol Desktop anzeigen (siehe Artikel "Windows 7 und die Änderungen des Desktop" mag ich hier nicht weiter eingehen denke aber, dass die eingangs aufgeführten Punkte schon einmal einen Großteil der Einstellungen erläutert.

Gerade wenn man sich vorher schon Gedanken gemacht hat, was das Kopieren und Sichern der notwendigen Einstellungen oder auch der Sicherung von Dateien anbelangt ist die Ankündigung eines Rechnerwechsel längst nicht mehr so erschreckend. Daher hat mich der Vorbote des Umzugs wie im folgenden Bild zu sehen auch schon sehr gefreut.

Neuer Computer sowie Buchempfehlungen

Der Umzug auf einen neuen Rechner war komplett unproblematisch und privat bleibt dann sogar noch Zeit sich statt Gedanken darum wie man wohl am neuen Rechner zu recht kommt lieber etwas mit der Zukunft von Excel 2016 zum Beispiel in Form einer Weiterbildung bzw. Lektüre von "Buch: Excel Pivot-Tabellen für dummies®" von Martin Weiß (tabellenexperte.de) zu machen. Ich konnte schon ein wenig im Buch lesen und werde vermutlich relativ zeitnah hier ebenfalls eine Rezension dazu veröffentlichen mag aber schon heute darauf hinweisen. :-) Hin und wieder erscheinen solche Bücher ja direkt zum passenden Moment :-).

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Freitag, 26. Februar 2016
18:22 Uhr

Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web

An vielen Hochschulbibliotheken wird ein Zugang für Video2brain für Hochschulangehörige angeboten, aber auch als Nichthochschulangehöriger kann diese Onlineplattform interessant sein. Das Unternehmen gehört zum Linkedin Austria Konzern und hat seinen Unternehmenssitz in Graz.

Kurzbeschreibung Angebot

Das Angebot umfasst mehr als 1.600 deutschsprachige Lehr- und Trainingsvideos aus den Bereichen Informatik, Business, Lifestyle, Bildbearbeitung Fotografie und Webdesign.
Video-Streaming-Portal: mehr als 1.600 deutsche Lehr- und Trainingsvideos aus den Bereichen Informatik, Business, Lifestyle, Bildbearbeitung, Fotografie und Webdesign. Hierbei werden die Schulungen in verschiedene Kategorien zusammengefasst und können sowohl nach Software als auch Hersteller durchsucht werden.

Hinweis: Tag der offenen Türo bei video2brain - Probegucken

Zum Schnuppern dürfte der 29. Februar 2016 interessant sein, da hier ein Tag der offenen Tür mit freien Zugang zu allen Kursen angeboten wird. Auf sind nähere Informationen zu finden. Das Angebot kann von 28. Februar 2016 11:00 Uhr bis 01. März um 11:00 Uhr genutzt werden.

Nebenbei ist dieser Terminhinweis auch gleichzeitig ein Beispiel für Terminangaben wie im Artikel "Strukturierte Daten auf Website oder Semantisches Web (schema.org)" beschrieben.

Neben der reinen Weboberfläche von der die Videos abgerufen werden können, werden vom Anbieter aber auch Apps für Android, Apple iOS, Windows und Mac angeboten.

Für die Registrierung kann entweder eine E-Mailadresse verwendet werden (was besonders dann zu empfehlen ist, wenn die Hochschule oder die Firma ein Abo anbietet) oder aber per Linkedin, Facebook oder Google+ verwendet werden.

Sollte ihre Hochschule ebenfalls ein Abo von video2brain anbieten ist ein Besuch der Seite https://www.video2brain.com/de/education hier eine gute Anlaufstelle ansonsten kann sich unter https://www.video2brain.com/de/registrierung angemeldet werden.

Während der Rheinwerk Verlag und auch Espresso Tutorials eine eigene Onlineplattform nutzen bieten vor allem Addison-Wesley und Markt+Techni, die zur Mediengruppe Pearson gehören im Rahmen einer Kooperation Schulungsvideos an. Ebenfalls finden sich viele Kurse zu Adobe Produkten im Angebot.

Dozenten können sich bei video2brain bewerben und nach erfolgreicher Annahme wird in Graz das Video von video2brain gedreht. Einen spannenden Artikel zu den Hintergruünden als Dozent schildert hier Tim Schürmann im Artikel "Video2brain: Eine Alternative zu Udemy? Video-Trainings bei Video2brain veröffentlichen" auf trainerbibel.de.

Während ich die Website ein wenig unübersichtlich empfand bin ich gerade am Testen des Angebot per Android App und hier wesentlich zufriedener.

Video2brain

App Video2brain
Marketlink: Eine Onlineregistrierung ist aus den oben beschriebenen Gründen per Weboberfläche sinnvoll.

Anmeldung und Registrierung

Nachdem die App installiert ist kann sich hier mit den Zugangsdaten angemeldet werden.
Bei der Anmeldung kann sich entweder als Person oder im Rahmen eines Unternehmens (oder Hochschule) auch per Organisation angemeldet werden.

Anmeldung als Person


Anmeldung als Privatperson

Wie beschrieben können sich "Privatpersonen" entweder per Social Webdienst (also Linkedin, Facebook, Google+) oder aber mit ihren Benutzernamen und Passwort anmelden. Letzteres ist für Hochschulangehörige auch nach Registrierung außerhalb des Hochschulnetzes möglich, sofern die Hochschule eine entsprechende Zugangsberechtigung hat.

Anmeldung als Organisation

Anmeldung als Organisation bei Brain2Video

Für einen Organisationszugang kann man nun die entsprechende Organisation auswählen und sich über die IP-Standortlizenz anmelden. Hierdurch sind keine Benutzerdaten erhoben, jedoch ist eine Anmeldung nur innerhalb des Hochschulnetzes (ggf. VPN) möglich. Als Beispiel ist hier die Universitäts- und Stadtbibliothek Köln ausgewählt.

Bibliothek und Trainingsverlauf

Mit einen Benutzer besteht die Möglichkeit auf Videos Lesezeichen zu setzen oder auch über den Trainingsverlauf in ein gesehenes Video wieder einzusteigen.

Hierbei ist die Bibliothek in Oberkategorien eingeteilt, die auch wieder Unterkategorien hat.
Ein kurzer Überblick dürfte hier die Hauptkategorie bieten.

Video2brain Bibliothek Hauptübersicht

Unterhalb der Hauptkategorie sind dann noch weitere Unterkategorien und auch beliebte Softwareprodukte ausgewiesen. Ferner kann auch über das gesamte Angebot die Lupe zur Suche verwendet werden. Interessant ist auch die Schaltfläche Trainingsverlauf.

Video2brain Trainingsverlauf

Über den Trainingsverlauf kann jederzeit in ein schon begonnenes Training erneut eingestiegen werden.

Aufbau der Schulungsvideos

Die einzelnen Videotutorials oder Trainings sind in kleine Trainingseinheiten von einigen Minuten eingeteilt, so dass hier entweder ein spezielles Thema angesteuert werden kann oder auch das Training nach einer Einheit abgebrochen und erneut fortgesetzt werden.

Ein gutes Beispiel ist hier in meinen Augen der Verlauf bei der Schulung zum Thema Matrixformeln.

Video2brain Excelschulung zu Matrixformeln

Während im oberen Bereich das Video läuft kann weiter unten die einzelne Kapitel aufgerufen werden, die Kursbeschreibung oder Hintergrundinfos zum Autoren oder auch weitere vorgeschlagene Videos zum Thema angezeigt werden.

Preise, Abomodelle, Einzelabruf

Neben dem Abomodell, welches monatlich kündbar (für 19,99 Euro) oder zu unterschiedlichen Jahresgebühren verfügbar ist (siehe Abos im Vergleich) können einzelne Schulungen auch käuflich erworben werden und dann dauerhaft betrachtet werden.

Nach der Registrierung stehen aber auch teilweise Gratiskurse zur Verfügung und zu jedem Video kann die Einleitung und teilweise auch das ein oder andere Probekapitel betrachtet werden.

Empfehlenswerte Office-Schulungen

Der von mir angesprochene Excelkurs "Excel: Matrixformeln Formeln für Fortgeschrittene" kann zum Beispiel auch für 39,95 Euro erworben werden.

Wenn man ohnehin schon ein Abo abgeschlossen hat ist auch der Kurs "Excel 2010: Datenanalyse Listen, Tabellen und Datenbanken auswerten" (29,95 Euro) sehenswert.

Derzeit habe ich noch "Excel 2010: Diagramme - So präsentieren Sie Ihre Zahlen professionell und verständlich" (39,95 Euro) und "Excel 2010: Dynamische Diagramme - Intelligente Zahlenpräsentation für Fortgeschrittene" (29,95 Euro) auf meiner Liste und bin hier von einigen Anregungen sehr angetan.

Gerade wenn der Wechsel in Richtung einer neuen Office Version geht, kann ich aber auch den Kurs "Von Office 2010 auf Office 2016 umsteigen" (29,95 Euro)

Hier ist es einfach eine Rechenfrage, ob sich nur ein einzelner Kurs lohnt, oder ob man sich für einen Monat immer mal wieder ein Einzelabo oder direkt Jahresabo nutzt.

SAP Schulungen

Für SAP sind in der Hauptsache zu Business One und Netweaver Kurse zu finden. Für die Kernmodule und SAP ERP sind leider weniger Kurse vorhanden. Allerdings bietet der Anbieter auch eine Themenwunschliste und vielleicht erweitert sich hier ja noch das Angebot.

Alternativ kann ich für SAP natürlich auch das Flatrate-Angebot von Espresso Tutorials empfehlen, dass neben Bücher auch Videos im Angebot hat.
Espresso Tutorial - Die digitale SAP Bibliothek

Auf der Seite "Espresso Tutorials - die digitale Bibliothek" kann das Angebot von Espresso Tutorials betrachtet werden. Für einen Jahresbetrag erhält man Zugriff auf den Bestand an eBooks des Verlags zu unterschiedlichen SAP Themen. Auf dieser Seite kann sich auch ein Überblick über die vorhandenen Medien verschafft werden.

Fazit

Auch wenn ich persönlich in Bezug auf Videotutorials sehr skeptisch bin, muss ich zugeben, dass ich sehr froh bin, dass mich ein Kollege auf dieses Angebot hingewiesen hat und die Qualität der Videos ebenso wie der vermittelte Stoff überzeugen mich durchaus. Allerdings sollte man ernsthaft darüber nachdenken, welche Kurse für einen interessant sind und eventuell dann tatsächlich nur ein Monatsabo oder eben einen einzelnen Kurs kaufen.

Als Alternative zum bewegten Bild sind für mich einfach auch heute noch Buchstaben sehr hilfreich, aber wie schon im Artikel "Onleihe - mein Weg zur digitalen Bibliothek" beschrieben kann ein neues Medium tatsächlich auch den Einstieg in ein bisher noch nciht erlerntes Thema sehr hilfreich sein. Dieses hatte ich ja auch erst beim Thema "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" bemerkt. In anderen Bereichen (Blogs, Zeitschriften etc.) ist mir ja ohnehin der Umgang mit "Infotainment oder Nachrichtenapps für Android" vertraut und ich möchte heutzutage nicht mehr darauf verzichten.

Videostreaming auf Monitor / Smart-TV

Ich nutze tatsächlich das Angebot am Tablet und bin davon sehr angetan. Für Personen die gerne am heimischen Smart-TV (bspw. per Amazon Fire TV oder Google Chromecast wobei hier durch Browser Plugin die Weboberfläche an das Smart-TV gesandt werden kann... ebenso gibt es die Möglichkeiten per Miracast das Tablet am Smart-TV zu streamen.... allerdings bin ich hier nicht so wirklich überzeugt und tatsächlich froh über ein Tablet.

Tatsächlich unterstützt Video2Brain auch direkt Chromecast, so dass die App im Hintergrund läuft und eine Schulung in der Statusleiste pausiert (bzw. gesteuert) werden kann und direkt an Google Chromecast gestreamt werden kann. Hierdurch ist die Überlegung naheliegend ein solches Angebot auch auf einen großen Monitor ablaufen zu lassen bspw. für eine Gruppenschulung.

Für mich ist dieses auch eine gute Option um nebenbei am Rechner einzelne Schritte nachvollziehen zu können.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 24. August 2015
20:48 Uhr

Serienmails über Serienbrieffunktion in Winword per Outlook, Thunderbird oder anderen Mailprogramm versenden

Die Serienbrieffunktion von Microsoft Office Winword eignet sich nicht nur zum Erstellen von gedruckten Serienbriefen sondern ermöglicht es auch, in Kombination mit einen entsprechenden Mailprogramm (überraschenderweise mittlerweile nicht nur mit OutlooK), Serienmails zu versenden. Da mir diese Funktion noch nicht bekannt war mag ich diese hier kurz vorstellen.

Vorraussetzungen für Serienmails


Für die Nutzung der Mailfunktion ist ein MAPI-kompatibles E-Mail-Programm erforderlich. Mittlerweile unterstützt auch Mozilla Thunderbird die Schnittstelle MAPI , so dass nun nicht nur über Microsoft Exchange Server oder Outlook entsprechende Mails versandt werden können, sondern auch andere Mailprogramme, sofern Sie diese Schnittstelle unterstützen, hier kompatibel sind.

Dieses war in der Vergangenheit wohl nocht nicht der Fall, deswegen bin ich angenehm über die Erkenntniss überrascht, dass nun auch mit alternativen Mailprogrammen ein Versenden von individuellen Mailtexten per Serienmailfunktion möglich ist.

Ideal funktioniert daher die Kombination von Outlook und Winword von Microsoft. Hier müssen jedoch beide aus der gleichen Office Version stammen. So  muss bei der Verwendung von Microsoft Office  Winword 2007 auch tatsächlich Microsoft Office Outlook 2007 verwandt werden.

Mittlerweile wird die Schnittstelle MAPI aber auch von anderen Mailprogrammen sehr gut unterstützt, so dass ebenfalls ein Versand über Mozilla Thunderbird möglich ist. Wichtig ist hierbei, dass das entsprechende Mailprogramm als Standardanwendung zum Versand von E-Mail eingerichtet wurde. Ferner sollte darauf geachtet werden, dass ein Konto als Standardmailkonto festgelegt wird. Gerade wenn man mehrere Mailkonten hat, ist es sicherlich sinnvoll hier noch einmal vorab die entsprechenden Einstellungen zu kontrollieren.

Im folgenden Beispiel sollen Anmeldebestätigungen zu einer Schulung an einzelne Teilnehmende versandt werden.
 

Datengrundlage vorbereiten

Sind die Softwareanforderungen gegeben so kann sich als erstes Gedanke um die Grunddaten für die Versendung einer Mail gemacht werden. Als Beispiel soll zu einer Schulung eingeladen werden zu der schon die Liste der Teilnehmenden vorliegt. Diese ist wie folgt in Excel angelegt worden (siehe Abbildung).

Excel Tabelle mit Serienmaildaten
Um die Erstellung der Serienmail leichter zu machen, wurde direkt die korrekte Anrede als Spalte mit angegeben. Insgesamt stehen in der Exceltabelle nun folgende Felder zur Verfügung:
  • Anrede
  • Name
  • Mail
  • Schulung
  • Termin
Diese Tabelle kann, nachdem alle Empfänger (Schulungsteilnehmer) erfasst worden sind, gespeichert werden und gleich als Grundlage für den Mailversand genutzt werden.

Serienmails in Winword erstellen

Grundsätzlich funktioniert das Erstellen von Serienmails vergleichbar zur Erstellung von Serienbriefen in Winword. Durch Wechseln zum Ribbon "Sendungen" kann aus der Befehlsgruppe "Seriendruck starten" die Funktion "Seriendruck starten" aufgerufen werden. (siehe Abbildung).
Winword Ribbon Sendungen - Befehlsgruppe Seriendruck starten

Neben der direkten Auswahl welche Art von Seriendruck erstellt werden soll, bietet sich hier der "Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisung" an (der auch in der Abbildung ausgewählt wurde.
Seriendruck Assistent mit Schritt für Schritt Anleitung

Der Assistent wird nun in der rechten Spalte von Winword eingeblendet und es besteht die Möglichkeit in sechs Schritten die Serienmailfunktion auszuwählen.

Hier bietet es sich an die einzelnen Schritte durchzuklicken (durch Auswahl und danach den Link "Weiter").

Schritt 1: Dokumententyp auswählen


Durch die Wahl von "E-Mail-Nachrichten" wird nun kein Ausdruck erstellt sondern eine Mail an jeden einzelnen Datensatz versandt. Sofern ein Serienbrief gedruckt werden soll kann die folgende Anleitung aber auch dafür genutzt werden.

Schritt 1 - Dokumententyp - E-Mail-Nachrichten

Schritt 2: Startdokument wählen


Im Schritt 2 wird nachgefragt, ob das aktuelle Dokument oder eine Vorlage bzw. anderes Dokument als Grundlage für die Mail verwendet werden soll. Es bietet sich an hier "Aktuelles Dokument verwenden" zu wählen, sofern man noch kein anderes Dokument erstellt hat. Letzteres bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie ein aufwändiges Formular entwickelt haben oder einen Briefkopf oder vergleichbares verwenden wollen.

Schritt 3: Empfänger auswählen


Im Schritt 3 können die Empfänger der Serienmail gewählt werden. Sofern schon eine Liste vorhanden ist, wie es bei uns durch obige Excel-Tabelle der Fall ist, bietet es sich an den Punkt vorhandene Liste zu wählen und über Durchsuchen die entsprechende Tabelle auszuwählen.

Schritt 3 Vorhandene Liste verwenden (Datenquelle)

Als Datenquellen kommen eine Vielzahl von Formaten in Frage, sofern die Funktion "Neue Liste eingeben" gewählt wird, erstellt Winword eine entsprechende Access-Datenbank. Sinnvoller ist es aber sich hier vorher ein paar Gedanken gemacht zu haben, gerade wenn es um Felder wie Anrede oder zur Auswahl stehenden weiteren Feldern geht.

Wie schon oben erwähnt haben wir eine recht einfache Tabelle als Grundlage genommen in der schon Anrede, Name, Mail, Schulung und Termin festgelegt sind. Natürlich können hier auch wesentlich komplexere Tabellen verwendet werden. Hierbei sollte aber gerade bei Datumsfeldern darauf geachtet werden, wie das Datum in der Tabelle hinterlegt ist. Persönlich habe ich hier die Formatierung Text gewählt, so dass bei Verwendung des Feldes keine Umformatierung in der Mail erfolgt.


Standardmäßig werden als Speicherort von Datenquellen  unterhalb des Benutzerordners im Verzeichnis  AppData -> Roaming -> Microsoft -> Queries angeboten. Allerdings kann dieser auch geändert werden. In unseren Fall wird die Excel-Tabelle Schulungsteilnehmer als Grundlage für den Mailversand genommen.

Nun erscheint eine Auswahl der in dieser Tabelle vorhandenen Tabellenblätter. Dabei sind sowohl Erstellungsdatum, als auch Datum der letzten Änderung ersichtlich.

Tabelle auswählen - Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften

Hier haben wir glücklicherweise das Tabellenblatt entsprechend umbenannt, so dass hier direkt das Blatt "Anmeldungen Schulung" ausgewählt werden kann. Wichtig ist darüber hinaus noch, dass der Punkt "Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften markiert wurde, so dass später leichter mit den einzelnen Feldern gearbeitet werden kann.

Im darauf folgenden Dialog können die Seriendruckempfänger ausgewählt werden.
Seriendruckempfänger
Durch Setzen des Hacken neben den ersten Datenfeld können einzelne Empfänger ausgewählt werden. Dieses hat den Vorteil, dass Sie auch erst einmal eine Testmail an sich selbst senden können und nicht gleich an alle Schulungsteilnehmenden die Anmeldebestätigung versenden.

Gerade bei der Verwendung von E-Mails kommt man doch viel zu leicht auf den Sendebutton, ohne dass man dieses eigentlich zu diesen Zeitpunkt wollte... ;-). Dieses kann besonders unangenehm sein, wenn die letzten Änderungen in der Grundtabelle noch nicht erfolgt sind.
 

Schritt 4: Schreiben Sie Ihre E-Mail-Nachricht

Im vierten Schritt kann nun die eigentliche Mail formuliert werden. Über die Funktion weitere Elemente können einzelne Felder der Datentabelle als Platzhalter eingefügt werden, so dass diese dann später mit den einzelnen Daten der Tabelle gefüllt werden.

Mailtext mit Seriendruckfelder verfassen


Auf diese Weise können Sie nun ihre indidviduelle Mail schreiben und dabei die einzelnen Felder aus der Tabelle verwenden. Im oberen Beispiel ist hier ein sehr einfacher Mailtext gewählt worden. Normalerweise würde ich mindestens noch die eigenen Kontaktdaten als Signatur ergänzen.

Ferner ist es sicherlich auch sinnvoll noch weitere Informationen zum Veranstaltungsort und sonstige Angaben zu ergänzen, was aber für dieses Beispiel dann doch eher irrelevant sein dürfte.
 

Schritt 5: Vorschau auf ihre E-Mail-Nachrichten


Im Schritt 5 erhalten wir eine Vorschau auf den Mailtext, in der dann auch alle Seriendruckfelder mit einen Beispieldatensatz gefüllt sind. Im Beispiel wäre dieses eine Bestägigung an mich selbst, dass die Schulung statt finden wird.

Mailtextvorschau und Empfängernavigation

Hierbei kann zwischen den einzelnen in Schritt 3 gewählten Empfängern gewechselt werden. Dieses ist insbesondere bei der Wahl der richtigen Anrede hilfreich aber auch um vorab schon einmal zu kontrollieren, ob alle Felder tatsächlich korrekt gefüllt wurden.

Schritt 6: Mail versenden


Zum Abschluss kann nun die Funktion "Fertigstellen und zusammenführen" beziehungsweise Zusammenführen "E-Mail.." ausgewählt werden.

Seriendruck in E-Mail

Die einzelnen Empfänger werden im An: Feld des Mailprogramms eingetragen.
Die Betreffszeile ist bei allen Mails identisch, allerdings wird sich der Mailtext, je nach ihren im Schritt 4 festgelegten Text unterscheiden. Da diese Funktion auch mehrfach aufgerufen werden kann schadet es nichts, wenn im ersten Anlauf nur an den ersten Datensatz (in der Regel ein Testfall mit ihrer eigenen Mailanschrift) versandt wird.

Eine wichtige Funktion ist noch das Format in dem die Mail versandt werden soll. Sofern kein reiner Text (Fettdruck Graphiken etc.) verwendet worden bietet sich entweder HTML oder als Anlage an. Andernfalls kann auch "Nur-Text" als Mailformat gewählt werden.

Serienmailfunktion Microsoft Office Winword und Mozilla Thunderbird

Je nach Mailprogramm wird nun direkt die Mail an die entsprechenden Adressaten versandt. Sollten Sie ebenfalls Mozilla Thunderbird in einer aktuellen Version verwenden erhalten Sie noch folgende Sicherheitsabfrage:

Sicherheitsabfrage vor Versenden von Mails
Sobald Sie diese bestätigt haben werden direkt ihre Mails versandt und die Schulungsteilnehmenden erhalten eine individuelle Schulungseinladung. Die Mail landet dann direkt im Postfach und kann von den einzelnen Teilnehmenden ausreichend bewundert werden und per Antwort auf die Einladung reagiert werden.

Es sollte hierbei vor den Versand jedoch darauf geachtet werden, ob der eigene Mailserver ab einer bestimmten Anzahl von ausgehenden Mails nicht auf Grund von Spamverdacht eine Zustellung verweigert. Hier kann es eventuell hilfreich sein, wenn die Zahl der Empfänger in einzelne Gruppen aufgeteilt wird. Für den ein oder anderen dürfte noch interessant sein, dass anhand des Quelltext der Mail nicht ersichtlich ist, dass dieses eine Massenmail per Serienbrieffunktion war.

Absendermailkonto wählen

Sofern Sie mehr als ein Mailkonto betreiben (bspw. auch eine Funktionsmailadresse) wird das Standardkonto zum Versand der Mails genommen.

In Outlook können Sie diese Einstellung unter DATEI->INFORMATIONEN->KONTOEINSTELLUNGEN ändern und ein zweites Konto hinzufügen. Ferner kann es für Outlook 2010 erforderlich sein, dass Sie zusätzlich im Reiter Datendatei auch das jeweilige Postfach des Mailkonto zum Versand der Serienmails ebenfalls als Standard wählen.

Eine pragmatische Alternative wäre es noch, dass Sie Absendername und Absenderadresse ihres regulären Mailkonto entsprechend ändern würden.
Diese Einstellung ist sowohl für POP3 Konteon (PST Dateien) als auch für Exchangekonten (OST Dateien) möglich, jedoch nicht für IMAP Konten.

 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 24. August 2014
12:08 Uhr

Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen

In letzter Zeit hatte ich mich wieder verstärkt mit der Textverarbeitung in Winword beschäftigt und bin dabei auf die beiden Themen "Vorlagen" und "Änderungsnachverfolgung" gestoßen. Zu denen ich im Folgenden Artikel einige Anmerkungen machen möchte.

Hierbei möchte ich folgende Punkte im Artikel behandeln: Wahrscheinlich ist für die meisten dieses schon bekannt, aber manchmal hilft es auch weiter sich mit den Grundlagen von Winword zu beschäftigen.
 

Arbeiten mit Vorlagen in Microsoft Office


Neben einer persönlichen Makroarbeitsmappe, die im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" beschrieben worden ist, nutze ich auch sehr gerne Dokumentenvorlagen die sowohl in Powerpoint als auch in Winword eine echte Arbeitserleichterung darstellen.
 

Speicherort für Microsoft Office Vorlagen

Diese Vorlagen können in allen Programmen (wie Powerpoint oder Winword)  direkt geöffnet werden.

Innerhalb Office 2010 war dieses unter
Datei-> Neu -> Meine Vorlagen
und ab Office 2013 kann schon beim Start (oder alternativ ebenfalls über Datei->Neu)
zwischen  Empfohlenen oder Persönlichen Vorlagen gewechselt werden.

Ein echter Fortschritt in Office 2013 ist in meinen Augen, dass der Speicherpfad für Office Vorlagen nun individuell eingestellt werden kann.

Während bis Office 2010 dieses noch im Pfad

C:
Users
BENUTZERNAME
AppData
Roaming
Microsoft
Templates

erfolgte kann der Pfad ab Office 2013 individuell unter den Optionen angepasst werden.

Hierzu wechselt man in der Anwendung (Word, oder Powerpoint) auf
Datei-> Optionen

und kann unter Speichern  unter den Punkt "Dokument speichern" den "Standardspeicherort für persönliche Vorlagen" auswählen.

Hier können dann aus der Anwendung entsprechende Vorlagen direkt gespeichert werden, egal ob dieses nun für Powerpoint (*.POTX) oder Winword (*.DOTX) ist.

Als Vorlagen bieten sich neben den klassischen Briefkopf auch entsprechende Präsentationen mit Masterfolien an, Rechnungen oder ganz klassische Geburtstagskarten.

Cloudspeicher für Officevorlagen

Ab Office 2013 könnte, dank flexibler Speicherort, auch die Überlegung in Richtung Ablage von Vorlagen in die Cloud interessant sein. Sofern an einen Endgerät ohnehin Windows 8 eingesetzt wird (und ein Microsoft Konto verwendet wird) würde sich hier auch OneDrive oder Dropbox anbieten. Onedrive bietet dabei 15 GB Speicher (wobei durch den Partnerlink noch weitere 500 MB hinzu kommen) und Dropbox über den Partnerlink noch weitere 250 MB. Mir persönlich gefällt Dropbox besser, da hier auch unproblematisch Ordner für andere User frei gegeben werden können wohingehend OneDrive derzeit gefühlt relativ langsam und nicht ganz so komfortabel ist. Dafür ist es wesentlich besser in Windows 8 eingebunden und kann hier ebenfalls seine Vorteile entfalten. Ferner können auf die in Onedrive abgelegten Daten auch innerhalb Microsoft Office Online zugegriffen werden.



Arbeiten mit der Änderungsnachverfolgung bzw. die Funktion Änderungen überprüfen

Gerade beim Versand von Protokollen ist die innerhalb der Symbolleiste "Überprüfen" zu findende Funktion "Änderungen nachverfolgen" sehr hilfreich. Hier wird innerhalb Word hervorgehoben welche Änderungen am Dokument vorgenommen worden sind und diese können dann per Schaltfläche angenommen oder abgelehnt werden.Ferner können auch entsprechende Kommentare oder Rückfragen  hier eingefügt werden. Sämtliche Kommentare werden dann mit den Benutzernamen der bearbeitenden Person versehen, so dass eine entsprechende Nachvollziehbarkeit gegeben ist.


Änderungen nachverfolgen / Kommentare und Änderungen von anderen kopieren

Sofern von mehreren Personen verschiedene Abschnitte bearbeitet werden besteht das Problem, dass nun aus unterschiedlichen Dokumenten die Änderungen in das Hauptdokument kopiert werden sollen und die Kommentare und Änderungen der jeweiligen Person weiter erhalten bleiben sollen.

Um dieses zu erreichen ist zur Übernahme von Änderungsnachverfolgung und entsprechenden Kommentatoren in beiden Dokumenten die Änderungsnachverfolgung zu deaktivieren, so dass hier die entsprechenden Abschnitte kopiert und eingefügt werden können. Auf diese Weise bleiben alle hervorgehobene Änderungen und Kommentaren wie in der Kopiervorlage vorhanden.

Darstellung von Markups Änderungen nachverfolgen

Bis Office 2010  wurden gelöschte Texte in der Änderungsverfolgung als durchgestrichener Text dargestellt. Ab 2013 ist hier nur noch ein roter Strich an der Seite dargestellt.
Hier ist eine Umstellung innerhalb der Befehlsgruppe "Nachverfolgung" im Ribbon "Überprüfen" erforderlich.

Während in Winword 2010 hier noch im oberen Auswahlmenü "Für Überarbeitung anzeigen" der Punkt "Abgeschlossen: Markups anzeigen" ausgewählt ist, kann ab Winword 2013 zwischen "Einfaches Markup" (hier erfolgt nur ein Korrekturzeichen an der Seite) und "Markup: Alle" ausgewählt werden. Letzterer Punkt entspricht der bisherigen Darstellung der Änderungen im Dokument.

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Dienstag, 9. Juli 2013
22:14 Uhr

Winword: Weitere Formatvorlagen anzeigen (Überschrift 3 etc)

Wie unter Winword: Weitere Ebene für Überschriften beim automatischen Inhaltsverzeichnis beschrieben besteht in Winword die Möglichkeit Überschriften als Überschriften unterschiedlicher Ebenen zu definieren. Allerdings ist in den Formatvorlagen von Winword 2007/2010 nur "Überschrift 1" und "Überschrift 2" verfügbar.


Innerhalb OpenOffice besteht die Möglichkeit auf der Schaltfläche Formatvorlagen über "weitere" auch andere Formatvorlagen auszuwählen.

Dieses ist auch unter Winword möglich, wenn auch etwas versteckter.

Dieses ist entweder durch die Gliederungsansciht und das Ändern der Ebenen von Überschriften möglich oder alternativ durch Anzeigen aller Formatvorlagen in den "Optionen für Formatvorlagenbereich"


Hierzu werden die Formatvorlagen durch den kleinen Pfeil im Bereich "Formatvorlagen" aufgerufen (alternativ ist dieses auch per ALT+STRG+UMSCHALT+S möglich). Im Screenshot ist dieses als roter Kasten markiert.
Optionen für Formatvorlagenbereich

Durch einen Klick auf Optionen kann nun unter Anzuzeigende Formatvorlagen "Alle" ausgewählt werden, so dass hier dann bis zur Überschrift 10 alles an Überschriften verwendet werden kann.

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Montag, 25. Februar 2013
19:21 Uhr

Text als nicht druckbar markieren (ausblenden)

Ausgangslage
Innerhalb eines Worddokumentes sollen bestimmte Textbestandteile (Entwurf, Verteiler, etc.) nur im Bedarfsfall mit ausgedruckt werden.

Lösung
Hier bietet Winword die Möglichkeit Textbestandteile auszubelenden.

Hierzu kann der Textteil markiert werden und unter

a) Office 2003
unter Format->Zeichen unter der Registerkarte Schrift

b) Office 2007/2010
Start->Schriftart (STRG+D)

ebenfalls über die Schaltfläche "ausgeblendet" entsprechend als ausgeblendeten Text markiert werden.

Innerhalb der Wordoptionen (Office 2003 unter Extras-> Optionen / Office 2010 Start oder Datei auf Optionen) kann über die Einstellung "Ansicht" der Punkt "Ausgeblendeter Text drucken" fallweise markiert werden.

Openoffice bietet eine vergleichbare Funktion unter
Format-> Zeichen->
Register Schrifteffekt
ebenfalls als Ausgeblendet an.

Damit der Text weiterhin angezeigt wird, müssen sowohl in Winword als auch in OpenOffice die Steuerzeichen angezeigt werden, da andernfalls der Text auch in der Voransicht nicht angezeigt wird.

Innerhalb der Optionen kann desweiteren eingestellt werden, ob der Text gedruckt oder angezeigt werden. Sollen keinere Textbestandteile (zum Beispiel Verteilerlisten oder ENTWURF) nicht augedruckt werden kann es sinnvoll sein, diesen Text dennoch im Dokument anzuzeigen. Hierdurch kann jedoch das Layout der Seite durch Darstellung der nicht zu druckenden Textbestandteile verschoben werden.

wie beschrieben lässt sich die Anzeige von "nicht zu druckenden" Zeichen in der normalen Ansicht ebenfalls ausblenden.

Dieses ist onnerhalb der Wordoptionen (Office 2003 unter Extras-> Optionen / Office 2010 Start oder Datei auf Optionen) kann über die Einstellung "Ansicht" bzw. "Anzeigen" neben den Punkt "Ausgeblendeter Text drucken" auch unter "Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen" die Markierung unter "Ausgeblendeten Text" ebenfalls ausgeblendet bzw. eingeblendet werden.

Im Artikel "Ausgeblendeten Text per Makro mit drucken oder nicht drucken über Schnellzugriff Symbolleiste" ist auch eine schnellere Methode beschrieben.

Sollen nur Anmerkungen zum Text gemacht werden ist es ohnehin besser mit der Kommentarfunktion zu arbeiten, da in dieser auch entsprechende Ergänzungen (oder auch Korrekturen) erfolgen können.

Gerade im Bereich Kommentare und Änderungsverfolgung dürfte auch der Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" interessant sein.

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Montag, 3. Dezember 2012
06:50 Uhr

Medien (bspw. Bilder) aus DOCX extrahieren

Ausgangslage
Aus einer bestehenden umfangreichen Dokumentation (bspw. aus Word oder Powerpoint) sollen die eingebundenen Bilder entnommen werden (um diese bspw. in einer anderen Präsentation einzubinden). Dieses soll jedoch nicht mühsam über die Zwischenablage erfolgen (per Copy&Paste) erfolgen.

Lösung
Sofern es sich um ein aktuelles Office Format handelt (DOCX, XLSX pder PPTX) kann diese Dateiendung in ZIP umbenannt werden und dann innerhalb dieser Datei (entweder direkt, oder nachdem diese entpackt worden ist) die eingebundenen Medien direkt entnommen werden.

Hintergrund
Seit Office 2007 bietet Microsoft Office das Office Open XML als Standarddateiformat (Dateiendungen DOCX, XLSX, PPTX). Hierbei handelt es sich um Containerdateien die ein Dokument im XML Format abspeichert und alle eingebundene Medien ebenfalls als separate Bestandteile umfasst.
Innerhalb des Dokumentenverzeichnis werden alle Dokumentenbestandteile gespeichert.
Bei XLSX handelt es sich hierbei um XL, bei DOCX um word und bei PPTX um ppt.

Innerhalb dieser Ordner befindet sich ein Unterordner media und aus diesen können alle eingebundene Medien (bspw. Bilder) entnommen werden. Hierbei werden eingefügte Bilder als PNG Dateien hinterlegt.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die eingebundenen Bilder je Medienformat durchgehend nummeriert worden sind.

Dieses kann jedoch von Vorteil sein, da die Reihenfolge der Nummerierung der Dateinamen auch entsprechend des Auftretens der eingebundenen Bilder innerhalb des Dokumentes entsprechen.

Neben den eingebundenen Medien sind auch alle anderen Bestandteile des Dokumentes in verschiedene Ordnern abgelegt.

Weitere Informationen zum Aufbau der Formate sind bspw. im Wikipedia Artikel Office Open XML erläutert.

Weitere Informationen zum Umgang mit Open XML Formaten in früheren Office Versionen bietet Microsoft unter office.microsoft.com an unter anderen kann hier das Microsoft Office Compatibility Pack für Word-, Excel- und PowerPoint 2007-Dateiformate heruntergeladen werden, welches ein Öffnen der Dokumente in älteren Office Versionen ermöglicht. Alternativ kann auch OpenOffice oder LibreOffice dafür verwendet werden.

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Samstag, 25. August 2012
13:52 Uhr

Winword: Weitere Ebene für Überschriften beim automatischen Inhaltsverzeichnis

Ausgangslage
Ein merkbarer Unterschied zwischen OpenOffice und Winword ab 2007 ist mir heute bei einer Dokumentation mit Inhaltsverzeichnissen aufgefallen.

Über das Ribbon Start können Überschriften von Überschrift 1 bis zu Überschrift 4 markiert werden und beim Einfügen eines Inhaltsverzeichnis dann automatisch mit Seitenzahl angegeben werden.

In meinen Fall haben sich die Gliederungspunkte auf Ebene 4 versammelt (bspw. 1.2.1.1. und 1.2.1.2.) und sollen nun im Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.

Ein Inhaltsverzeichnis kann im Ribbon Verweise eingefügt werden. Hier gibt es die Vorlagen "Automatische Tabelle 1" (mit der Überschrift Inhalt) und "Automatische Tabelle 2" (mit der Überschrift Inhaltsverzeichnis) und einer angenehmen Formatierung.


Der Nachteil dieser automatischen Inhaltsverzeichnisse ist, dasshier lediglich die mit Überschrift 3 (oder ebenfalls innerhalb des Ribbons Verweise über "Text hinzufügen" als Ebene 3) markierten Elemente aufgelistet werden.

Um nun auch Überschriften der 4. Ebene im Verzeichnis aufzulisten ist auf folgende Weise das Inhaltsverzeichnis angepasst werden.

Lösung / Anpassung der Ebene des Inhaltsverzeichnis

Dieses ist möglich indem ein Feld innerhalb des Inhaltsverzeichnis ausgewählt wird und mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag geklickt wird.

Nun sind folgende Punkte erforderlich:
1. Rechte Maustaste auf "Feld bearbeiten"
2. Unter Feld auswählen kann nun in die Kategorie "Index und Verzeichnis" gewechselt werden.
3. Hier ist nun der Punkt "TOC" für die erweiterten Feldfunktionen des Inhaltsverzeichnis zu wählen.
4. Hier kann nun auf die Schaltfläche "Inhaltsverzeichnis" die Eigenschaften des Inhaltsverzeichnis bearbeitet werden.
5. Unter "Allgemein" können nun die angezeigten Ebenen festgelegt werden.

Diese können nun bspw. auf Ebene 4 oder 5 hochgestellt werden.

Ergebnis
Durch diese Einstellung ist es nun möglich Untereinträge über die Funktion "Text hinzfügen" innerhalb des Ribbons "Verweise" im Inhaltsverzeichnis übernommen werden und vor allen auch entsprechend formatiert werden.

Der angesprochene Unterschied zu OpenOffice ist hier wohl, dass OpenOffice automatisch mehr Ebenen für ein Inhaltsverzeichnis unterstützt.


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Montag, 24. November 2008
21:34 Uhr

Formulare in Winword 2007

Microsoft erklärt. wie man auch unter Winword 2007 Formulare erstellen kann.


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