Andreas Unkelbach
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Artikel zum Stichwort Winword

Alle folgende Artikel sind unter den angegeben Stichwort (TAG) einsortiert. Sollte der gesuchte Artikel nicht dabei sein kann hier auch die Artikelsuche weiter helfen.

Oft sind aber auch die aktuellen Artikel in der jeweiligen Kategorie im Menü interessant.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

SAP Fachliteratur ist unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.



Freitag, 26. Februar 2016
18:22 Uhr

Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web

An vielen Hochschulbibliotheken wird ein Zugang für Video2brain für Hochschulangehörige angeboten, aber auch als Nichthochschulangehöriger kann diese Onlineplattform interessant sein. Das Unternehmen gehört zum Linkedin Austria Konzern und hat seinen Unternehmenssitz in Graz.

Kurzbeschreibung Angebot

Das Angebot umfasst mehr als 1.600 deutschsprachige Lehr- und Trainingsvideos aus den Bereichen Informatik, Business, Lifestyle, Bildbearbeitung Fotografie und Webdesign.
Video-Streaming-Portal: mehr als 1.600 deutsche Lehr- und Trainingsvideos aus den Bereichen Informatik, Business, Lifestyle, Bildbearbeitung, Fotografie und Webdesign. Hierbei werden die Schulungen in verschiedene Kategorien zusammengefasst und können sowohl nach Software als auch Hersteller durchsucht werden.

Hinweis: Tag der offenen Türo bei video2brain - Probegucken

Zum Schnuppern dürfte der 29. Februar 2016 interessant sein, da hier ein Tag der offenen Tür mit freien Zugang zu allen Kursen angeboten wird. Auf sind nähere Informationen zu finden. Das Angebot kann von 28. Februar 2016 11:00 Uhr bis 01. März um 11:00 Uhr genutzt werden.

Nebenbei ist dieser Terminhinweis auch gleichzeitig ein Beispiel für Terminangaben wie im Artikel "Strukturierte Daten auf Website oder Semantisches Web (schema.org)" beschrieben.

Neben der reinen Weboberfläche von der die Videos abgerufen werden können, werden vom Anbieter aber auch Apps für Android, Apple iOS, Windows und Mac angeboten.

Für die Registrierung kann entweder eine E-Mailadresse verwendet werden (was besonders dann zu empfehlen ist, wenn die Hochschule oder die Firma ein Abo anbietet) oder aber per Linkedin, Facebook oder Google+ verwendet werden.

Sollte ihre Hochschule ebenfalls ein Abo von video2brain anbieten ist ein Besuch der Seite https://www.video2brain.com/de/education hier eine gute Anlaufstelle ansonsten kann sich unter https://www.video2brain.com/de/registrierung angemeldet werden.

Während der Rheinwerk Verlag und auch Espresso Tutorials eine eigene Onlineplattform nutzen bieten vor allem Addison-Wesley und Markt+Techni, die zur Mediengruppe Pearson gehören im Rahmen einer Kooperation Schulungsvideos an. Ebenfalls finden sich viele Kurse zu Adobe Produkten im Angebot.

Dozenten können sich bei video2brain bewerben und nach erfolgreicher Annahme wird in Graz das Video von video2brain gedreht. Einen spannenden Artikel zu den Hintergruünden als Dozent schildert hier Tim Schürmann im Artikel "Video2brain: Eine Alternative zu Udemy? Video-Trainings bei Video2brain veröffentlichen" auf trainerbibel.de.

Während ich die Website ein wenig unübersichtlich empfand bin ich gerade am Testen des Angebot per Android App und hier wesentlich zufriedener.

Video2brain

App Video2brain
Marketlink: Eine Onlineregistrierung ist aus den oben beschriebenen Gründen per Weboberfläche sinnvoll.

Anmeldung und Registrierung

Nachdem die App installiert ist kann sich hier mit den Zugangsdaten angemeldet werden.
Bei der Anmeldung kann sich entweder als Person oder im Rahmen eines Unternehmens (oder Hochschule) auch per Organisation angemeldet werden.

Anmeldung als Person


Anmeldung als Privatperson

Wie beschrieben können sich "Privatpersonen" entweder per Social Webdienst (also Linkedin, Facebook, Google+) oder aber mit ihren Benutzernamen und Passwort anmelden. Letzteres ist für Hochschulangehörige auch nach Registrierung außerhalb des Hochschulnetzes möglich, sofern die Hochschule eine entsprechende Zugangsberechtigung hat.

Anmeldung als Organisation

Anmeldung als Organisation bei Brain2Video

Für einen Organisationszugang kann man nun die entsprechende Organisation auswählen und sich über die IP-Standortlizenz anmelden. Hierdurch sind keine Benutzerdaten erhoben, jedoch ist eine Anmeldung nur innerhalb des Hochschulnetzes (ggf. VPN) möglich. Als Beispiel ist hier die Universitäts- und Stadtbibliothek Köln ausgewählt.

Bibliothek und Trainingsverlauf

Mit einen Benutzer besteht die Möglichkeit auf Videos Lesezeichen zu setzen oder auch über den Trainingsverlauf in ein gesehenes Video wieder einzusteigen.

Hierbei ist die Bibliothek in Oberkategorien eingeteilt, die auch wieder Unterkategorien hat.
Ein kurzer Überblick dürfte hier die Hauptkategorie bieten.

Video2brain Bibliothek Hauptübersicht

Unterhalb der Hauptkategorie sind dann noch weitere Unterkategorien und auch beliebte Softwareprodukte ausgewiesen. Ferner kann auch über das gesamte Angebot die Lupe zur Suche verwendet werden. Interessant ist auch die Schaltfläche Trainingsverlauf.

Video2brain Trainingsverlauf

Über den Trainingsverlauf kann jederzeit in ein schon begonnenes Training erneut eingestiegen werden.

Aufbau der Schulungsvideos

Die einzelnen Videotutorials oder Trainings sind in kleine Trainingseinheiten von einigen Minuten eingeteilt, so dass hier entweder ein spezielles Thema angesteuert werden kann oder auch das Training nach einer Einheit abgebrochen und erneut fortgesetzt werden.

Ein gutes Beispiel ist hier in meinen Augen der Verlauf bei der Schulung zum Thema Matrixformeln.

Video2brain Excelschulung zu Matrixformeln

Während im oberen Bereich das Video läuft kann weiter unten die einzelne Kapitel aufgerufen werden, die Kursbeschreibung oder Hintergrundinfos zum Autoren oder auch weitere vorgeschlagene Videos zum Thema angezeigt werden.

Preise, Abomodelle, Einzelabruf

Neben dem Abomodell, welches monatlich kündbar (für 19,99 Euro) oder zu unterschiedlichen Jahresgebühren verfügbar ist (siehe Abos im Vergleich) können einzelne Schulungen auch käuflich erworben werden und dann dauerhaft betrachtet werden.

Nach der Registrierung stehen aber auch teilweise Gratiskurse zur Verfügung und zu jedem Video kann die Einleitung und teilweise auch das ein oder andere Probekapitel betrachtet werden.

Empfehlenswerte Office-Schulungen

Der von mir angesprochene Excelkurs "Excel: Matrixformeln Formeln für Fortgeschrittene" kann zum Beispiel auch für 39,95 Euro erworben werden.

Wenn man ohnehin schon ein Abo abgeschlossen hat ist auch der Kurs "Excel 2010: Datenanalyse Listen, Tabellen und Datenbanken auswerten" (29,95 Euro) sehenswert.

Derzeit habe ich noch "Excel 2010: Diagramme - So präsentieren Sie Ihre Zahlen professionell und verständlich" (39,95 Euro) und "Excel 2010: Dynamische Diagramme - Intelligente Zahlenpräsentation für Fortgeschrittene" (29,95 Euro) auf meiner Liste und bin hier von einigen Anregungen sehr angetan.

Gerade wenn der Wechsel in Richtung einer neuen Office Version geht, kann ich aber auch den Kurs "Von Office 2010 auf Office 2016 umsteigen" (29,95 Euro)

Hier ist es einfach eine Rechenfrage, ob sich nur ein einzelner Kurs lohnt, oder ob man sich für einen Monat immer mal wieder ein Einzelabo oder direkt Jahresabo nutzt.

SAP Schulungen

Für SAP sind in der Hauptsache zu Business One und Netweaver Kurse zu finden. Für die Kernmodule und SAP ERP sind leider weniger Kurse vorhanden. Allerdings bietet der Anbieter auch eine Themenwunschliste und vielleicht erweitert sich hier ja noch das Angebot.

Alternativ kann ich für SAP natürlich auch das Flatrate-Angebot von Espresso Tutorials empfehlen, dass neben Bücher auch Videos im Angebot hat.
Espresso Tutorial - Die digitale SAP Bibliothek

Auf der Seite "Espresso Tutorials - die digitale Bibliothek" kann das Angebot von Espresso Tutorials betrachtet werden. Für einen Jahresbetrag erhält man Zugriff auf den Bestand an eBooks des Verlags zu unterschiedlichen SAP Themen. Auf dieser Seite kann sich auch ein Überblick über die vorhandenen Medien verschafft werden.

Fazit

Auch wenn ich persönlich in Bezug auf Videotutorials sehr skeptisch bin, muss ich zugeben, dass ich sehr froh bin, dass mich ein Kollege auf dieses Angebot hingewiesen hat und die Qualität der Videos ebenso wie der vermittelte Stoff überzeugen mich durchaus. Allerdings sollte man ernsthaft darüber nachdenken, welche Kurse für einen interessant sind und eventuell dann tatsächlich nur ein Monatsabo oder eben einen einzelnen Kurs kaufen.

Als Alternative zum bewegten Bild sind für mich einfach auch heute noch Buchstaben sehr hilfreich, aber wie schon im Artikel "Onleihe - mein Weg zur digitalen Bibliothek" beschrieben kann ein neues Medium tatsächlich auch den Einstieg in ein bisher noch nciht erlerntes Thema sehr hilfreich sein. Dieses hatte ich ja auch erst beim Thema "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" bemerkt. In anderen Bereichen (Blogs, Zeitschriften etc.) ist mir ja ohnehin der Umgang mit "Infotainment oder Nachrichtenapps für Android" vertraut und ich möchte heutzutage nicht mehr darauf verzichten.

Videostreaming auf Monitor / Smart-TV

Ich nutze tatsächlich das Angebot am Tablet und bin davon sehr angetan. Für Personen die gerne am heimischen Smart-TV (bspw. per Amazon Fire TV oder Google Chromecast wobei hier durch Browser Plugin die Weboberfläche an das Smart-TV gesandt werden kann... ebenso gibt es die Möglichkeiten per Miracast das Tablet am Smart-TV zu streamen.... allerdings bin ich hier nicht so wirklich überzeugt und tatsächlich froh über ein Tablet.

Tatsächlich unterstützt Video2Brain auch direkt Chromecast, so dass die App im Hintergrund läuft und eine Schulung in der Statusleiste pausiert (bzw. gesteuert) werden kann und direkt an Google Chromecast gestreamt werden kann. Hierdurch ist die Überlegung naheliegend ein solches Angebot auch auf einen großen Monitor ablaufen zu lassen bspw. für eine Gruppenschulung.

Für mich ist dieses auch eine gute Option um nebenbei am Rechner einzelne Schritte nachvollziehen zu können.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 24. August 2015
20:48 Uhr

Serienmails über Serienbrieffunktion in Winword per Outlook, Thunderbird oder anderen Mailprogramm versenden

Die Serienbrieffunktion von Microsoft Office Winword eignet sich nicht nur zum Erstellen von gedruckten Serienbriefen sondern ermöglicht es auch, in Kombination mit einen entsprechenden Mailprogramm (überraschenderweise mittlerweile nicht nur mit OutlooK), Serienmails zu versenden. Da mir diese Funktion noch nicht bekannt war mag ich diese hier kurz vorstellen.

Vorraussetzungen für Serienmails


Für die Nutzung der Mailfunktion ist ein MAPI-kompatibles E-Mail-Programm erforderlich. Mittlerweile unterstützt auch Mozilla Thunderbird die Schnittstelle MAPI , so dass nun nicht nur über Microsoft Exchange Server oder Outlook entsprechende Mails versandt werden können, sondern auch andere Mailprogramme, sofern Sie diese Schnittstelle unterstützen, hier kompatibel sind.

Dieses war in der Vergangenheit wohl nocht nicht der Fall, deswegen bin ich angenehm über die Erkenntniss überrascht, dass nun auch mit alternativen Mailprogrammen ein Versenden von individuellen Mailtexten per Serienmailfunktion möglich ist.

Ideal funktioniert daher die Kombination von Outlook und Winword von Microsoft. Hier müssen jedoch beide aus der gleichen Office Version stammen. So  muss bei der Verwendung von Microsoft Office  Winword 2007 auch tatsächlich Microsoft Office Outlook 2007 verwandt werden.

Mittlerweile wird die Schnittstelle MAPI aber auch von anderen Mailprogrammen sehr gut unterstützt, so dass ebenfalls ein Versand über Mozilla Thunderbird möglich ist. Wichtig ist hierbei, dass das entsprechende Mailprogramm als Standardanwendung zum Versand von E-Mail eingerichtet wurde. Ferner sollte darauf geachtet werden, dass ein Konto als Standardmailkonto festgelegt wird. Gerade wenn man mehrere Mailkonten hat, ist es sicherlich sinnvoll hier noch einmal vorab die entsprechenden Einstellungen zu kontrollieren.

Im folgenden Beispiel sollen Anmeldebestätigungen zu einer Schulung an einzelne Teilnehmende versandt werden.
 

Datengrundlage vorbereiten

Sind die Softwareanforderungen gegeben so kann sich als erstes Gedanke um die Grunddaten für die Versendung einer Mail gemacht werden. Als Beispiel soll zu einer Schulung eingeladen werden zu der schon die Liste der Teilnehmenden vorliegt. Diese ist wie folgt in Excel angelegt worden (siehe Abbildung).

Excel Tabelle mit Serienmaildaten
Um die Erstellung der Serienmail leichter zu machen, wurde direkt die korrekte Anrede als Spalte mit angegeben. Insgesamt stehen in der Exceltabelle nun folgende Felder zur Verfügung:
  • Anrede
  • Name
  • Mail
  • Schulung
  • Termin
Diese Tabelle kann, nachdem alle Empfänger (Schulungsteilnehmer) erfasst worden sind, gespeichert werden und gleich als Grundlage für den Mailversand genutzt werden.

Serienmails in Winword erstellen

Grundsätzlich funktioniert das Erstellen von Serienmails vergleichbar zur Erstellung von Serienbriefen in Winword. Durch Wechseln zum Ribbon "Sendungen" kann aus der Befehlsgruppe "Seriendruck starten" die Funktion "Seriendruck starten" aufgerufen werden. (siehe Abbildung).
Winword Ribbon Sendungen - Befehlsgruppe Seriendruck starten

Neben der direkten Auswahl welche Art von Seriendruck erstellt werden soll, bietet sich hier der "Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisung" an (der auch in der Abbildung ausgewählt wurde.
Seriendruck Assistent mit Schritt für Schritt Anleitung

Der Assistent wird nun in der rechten Spalte von Winword eingeblendet und es besteht die Möglichkeit in sechs Schritten die Serienmailfunktion auszuwählen.

Hier bietet es sich an die einzelnen Schritte durchzuklicken (durch Auswahl und danach den Link "Weiter").

Schritt 1: Dokumententyp auswählen


Durch die Wahl von "E-Mail-Nachrichten" wird nun kein Ausdruck erstellt sondern eine Mail an jeden einzelnen Datensatz versandt. Sofern ein Serienbrief gedruckt werden soll kann die folgende Anleitung aber auch dafür genutzt werden.

Schritt 1 - Dokumententyp - E-Mail-Nachrichten

Schritt 2: Startdokument wählen


Im Schritt 2 wird nachgefragt, ob das aktuelle Dokument oder eine Vorlage bzw. anderes Dokument als Grundlage für die Mail verwendet werden soll. Es bietet sich an hier "Aktuelles Dokument verwenden" zu wählen, sofern man noch kein anderes Dokument erstellt hat. Letzteres bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie ein aufwändiges Formular entwickelt haben oder einen Briefkopf oder vergleichbares verwenden wollen.

Schritt 3: Empfänger auswählen


Im Schritt 3 können die Empfänger der Serienmail gewählt werden. Sofern schon eine Liste vorhanden ist, wie es bei uns durch obige Excel-Tabelle der Fall ist, bietet es sich an den Punkt vorhandene Liste zu wählen und über Durchsuchen die entsprechende Tabelle auszuwählen.

Schritt 3 Vorhandene Liste verwenden (Datenquelle)

Als Datenquellen kommen eine Vielzahl von Formaten in Frage, sofern die Funktion "Neue Liste eingeben" gewählt wird, erstellt Winword eine entsprechende Access-Datenbank. Sinnvoller ist es aber sich hier vorher ein paar Gedanken gemacht zu haben, gerade wenn es um Felder wie Anrede oder zur Auswahl stehenden weiteren Feldern geht.

Wie schon oben erwähnt haben wir eine recht einfache Tabelle als Grundlage genommen in der schon Anrede, Name, Mail, Schulung und Termin festgelegt sind. Natürlich können hier auch wesentlich komplexere Tabellen verwendet werden. Hierbei sollte aber gerade bei Datumsfeldern darauf geachtet werden, wie das Datum in der Tabelle hinterlegt ist. Persönlich habe ich hier die Formatierung Text gewählt, so dass bei Verwendung des Feldes keine Umformatierung in der Mail erfolgt.


Standardmäßig werden als Speicherort von Datenquellen  unterhalb des Benutzerordners im Verzeichnis  AppData -> Roaming -> Microsoft -> Queries angeboten. Allerdings kann dieser auch geändert werden. In unseren Fall wird die Excel-Tabelle Schulungsteilnehmer als Grundlage für den Mailversand genommen.

Nun erscheint eine Auswahl der in dieser Tabelle vorhandenen Tabellenblätter. Dabei sind sowohl Erstellungsdatum, als auch Datum der letzten Änderung ersichtlich.

Tabelle auswählen - Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften

Hier haben wir glücklicherweise das Tabellenblatt entsprechend umbenannt, so dass hier direkt das Blatt "Anmeldungen Schulung" ausgewählt werden kann. Wichtig ist darüber hinaus noch, dass der Punkt "Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften markiert wurde, so dass später leichter mit den einzelnen Feldern gearbeitet werden kann.

Im darauf folgenden Dialog können die Seriendruckempfänger ausgewählt werden.
Seriendruckempfänger
Durch Setzen des Hacken neben den ersten Datenfeld können einzelne Empfänger ausgewählt werden. Dieses hat den Vorteil, dass Sie auch erst einmal eine Testmail an sich selbst senden können und nicht gleich an alle Schulungsteilnehmenden die Anmeldebestätigung versenden.

Gerade bei der Verwendung von E-Mails kommt man doch viel zu leicht auf den Sendebutton, ohne dass man dieses eigentlich zu diesen Zeitpunkt wollte... ;-). Dieses kann besonders unangenehm sein, wenn die letzten Änderungen in der Grundtabelle noch nicht erfolgt sind.
 

Schritt 4: Schreiben Sie Ihre E-Mail-Nachricht

Im vierten Schritt kann nun die eigentliche Mail formuliert werden. Über die Funktion weitere Elemente können einzelne Felder der Datentabelle als Platzhalter eingefügt werden, so dass diese dann später mit den einzelnen Daten der Tabelle gefüllt werden.

Mailtext mit Seriendruckfelder verfassen


Auf diese Weise können Sie nun ihre indidviduelle Mail schreiben und dabei die einzelnen Felder aus der Tabelle verwenden. Im oberen Beispiel ist hier ein sehr einfacher Mailtext gewählt worden. Normalerweise würde ich mindestens noch die eigenen Kontaktdaten als Signatur ergänzen.

Ferner ist es sicherlich auch sinnvoll noch weitere Informationen zum Veranstaltungsort und sonstige Angaben zu ergänzen, was aber für dieses Beispiel dann doch eher irrelevant sein dürfte.
 

Schritt 5: Vorschau auf ihre E-Mail-Nachrichten


Im Schritt 5 erhalten wir eine Vorschau auf den Mailtext, in der dann auch alle Seriendruckfelder mit einen Beispieldatensatz gefüllt sind. Im Beispiel wäre dieses eine Bestägigung an mich selbst, dass die Schulung statt finden wird.

Mailtextvorschau und Empfängernavigation

Hierbei kann zwischen den einzelnen in Schritt 3 gewählten Empfängern gewechselt werden. Dieses ist insbesondere bei der Wahl der richtigen Anrede hilfreich aber auch um vorab schon einmal zu kontrollieren, ob alle Felder tatsächlich korrekt gefüllt wurden.

Schritt 6: Mail versenden


Zum Abschluss kann nun die Funktion "Fertigstellen und zusammenführen" beziehungsweise Zusammenführen "E-Mail.." ausgewählt werden.

Seriendruck in E-Mail

Die einzelnen Empfänger werden im An: Feld des Mailprogramms eingetragen.
Die Betreffszeile ist bei allen Mails identisch, allerdings wird sich der Mailtext, je nach ihren im Schritt 4 festgelegten Text unterscheiden. Da diese Funktion auch mehrfach aufgerufen werden kann schadet es nichts, wenn im ersten Anlauf nur an den ersten Datensatz (in der Regel ein Testfall mit ihrer eigenen Mailanschrift) versandt wird.

Eine wichtige Funktion ist noch das Format in dem die Mail versandt werden soll. Sofern kein reiner Text (Fettdruck Graphiken etc.) verwendet worden bietet sich entweder HTML oder als Anlage an. Andernfalls kann auch "Nur-Text" als Mailformat gewählt werden.

Serienmailfunktion Microsoft Office Winword und Mozilla Thunderbird

Je nach Mailprogramm wird nun direkt die Mail an die entsprechenden Adressaten versandt. Sollten Sie ebenfalls Mozilla Thunderbird in einer aktuellen Version verwenden erhalten Sie noch folgende Sicherheitsabfrage:

Sicherheitsabfrage vor Versenden von Mails
Sobald Sie diese bestätigt haben werden direkt ihre Mails versandt und die Schulungsteilnehmenden erhalten eine individuelle Schulungseinladung. Die Mail landet dann direkt im Postfach und kann von den einzelnen Teilnehmenden ausreichend bewundert werden und per Antwort auf die Einladung reagiert werden.

Es sollte hierbei vor den Versand jedoch darauf geachtet werden, ob der eigene Mailserver ab einer bestimmten Anzahl von ausgehenden Mails nicht auf Grund von Spamverdacht eine Zustellung verweigert. Hier kann es eventuell hilfreich sein, wenn die Zahl der Empfänger in einzelne Gruppen aufgeteilt wird. Für den ein oder anderen dürfte noch interessant sein, dass anhand des Quelltext der Mail nicht ersichtlich ist, dass dieses eine Massenmail per Serienbrieffunktion war.

Absendermailkonto wählen

Sofern Sie mehr als ein Mailkonto betreiben (bspw. auch eine Funktionsmailadresse) wird das Standardkonto zum Versand der Mails genommen.

In Outlook können Sie diese Einstellung unter DATEI->INFORMATIONEN->KONTOEINSTELLUNGEN ändern und ein zweites Konto hinzufügen. Ferner kann es für Outlook 2010 erforderlich sein, dass Sie zusätzlich im Reiter Datendatei auch das jeweilige Postfach des Mailkonto zum Versand der Serienmails ebenfalls als Standard wählen.

Eine pragmatische Alternative wäre es noch, dass Sie Absendername und Absenderadresse ihres regulären Mailkonto entsprechend ändern würden.
Diese Einstellung ist sowohl für POP3 Konteon (PST Dateien) als auch für Exchangekonten (OST Dateien) möglich, jedoch nicht für IMAP Konten.

 

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Sonntag, 24. August 2014
12:08 Uhr

Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen

In letzter Zeit hatte ich mich wieder verstärkt mit der Textverarbeitung in Winword beschäftigt und bin dabei auf die beiden Themen "Vorlagen" und "Änderungsnachverfolgung" gestoßen. Zu denen ich im Folgenden Artikel einige Anmerkungen machen möchte.

Hierbei möchte ich folgende Punkte im Artikel behandeln: Wahrscheinlich ist für die meisten dieses schon bekannt, aber manchmal hilft es auch weiter sich mit den Grundlagen von Winword zu beschäftigen.
 

Arbeiten mit Vorlagen in Microsoft Office


Neben einer persönlichen Makroarbeitsmappe, die im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" beschrieben worden ist, nutze ich auch sehr gerne Dokumentenvorlagen die sowohl in Powerpoint als auch in Winword eine echte Arbeitserleichterung darstellen.
 

Speicherort für Microsoft Office Vorlagen

Diese Vorlagen können in allen Programmen (wie Powerpoint oder Winword)  direkt geöffnet werden.

Innerhalb Office 2010 war dieses unter
Datei-> Neu -> Meine Vorlagen
und ab Office 2013 kann schon beim Start (oder alternativ ebenfalls über Datei->Neu)
zwischen  Empfohlenen oder Persönlichen Vorlagen gewechselt werden.

Ein echter Fortschritt in Office 2013 ist in meinen Augen, dass der Speicherpfad für Office Vorlagen nun individuell eingestellt werden kann.

Während bis Office 2010 dieses noch im Pfad

C:
Users
BENUTZERNAME
AppData
Roaming
Microsoft
Templates

erfolgte kann der Pfad ab Office 2013 individuell unter den Optionen angepasst werden.

Hierzu wechselt man in der Anwendung (Word, oder Powerpoint) auf
Datei-> Optionen

und kann unter Speichern  unter den Punkt "Dokument speichern" den "Standardspeicherort für persönliche Vorlagen" auswählen.

Hier können dann aus der Anwendung entsprechende Vorlagen direkt gespeichert werden, egal ob dieses nun für Powerpoint (*.POTX) oder Winword (*.DOTX) ist.

Als Vorlagen bieten sich neben den klassischen Briefkopf auch entsprechende Präsentationen mit Masterfolien an, Rechnungen oder ganz klassische Geburtstagskarten.

Cloudspeicher für Officevorlagen

Ab Office 2013 könnte, dank flexibler Speicherort, auch die Überlegung in Richtung Ablage von Vorlagen in die Cloud interessant sein. Sofern an einen Endgerät ohnehin Windows 8 eingesetzt wird (und ein Microsoft Konto verwendet wird) würde sich hier auch OneDrive oder Dropbox anbieten. Onedrive bietet dabei 15 GB Speicher (wobei durch den Partnerlink noch weitere 500 MB hinzu kommen) und Dropbox über den Partnerlink noch weitere 250 MB. Mir persönlich gefällt Dropbox besser, da hier auch unproblematisch Ordner für andere User frei gegeben werden können wohingehend OneDrive derzeit gefühlt relativ langsam und nicht ganz so komfortabel ist. Dafür ist es wesentlich besser in Windows 8 eingebunden und kann hier ebenfalls seine Vorteile entfalten. Ferner können auf die in Onedrive abgelegten Daten auch innerhalb Microsoft Office Online zugegriffen werden.



Arbeiten mit der Änderungsnachverfolgung bzw. die Funktion Änderungen überprüfen

Gerade beim Versand von Protokollen ist die innerhalb der Symbolleiste "Überprüfen" zu findende Funktion "Änderungen nachverfolgen" sehr hilfreich. Hier wird innerhalb Word hervorgehoben welche Änderungen am Dokument vorgenommen worden sind und diese können dann per Schaltfläche angenommen oder abgelehnt werden.Ferner können auch entsprechende Kommentare oder Rückfragen  hier eingefügt werden. Sämtliche Kommentare werden dann mit den Benutzernamen der bearbeitenden Person versehen, so dass eine entsprechende Nachvollziehbarkeit gegeben ist.


Änderungen nachverfolgen / Kommentare und Änderungen von anderen kopieren

Sofern von mehreren Personen verschiedene Abschnitte bearbeitet werden besteht das Problem, dass nun aus unterschiedlichen Dokumenten die Änderungen in das Hauptdokument kopiert werden sollen und die Kommentare und Änderungen der jeweiligen Person weiter erhalten bleiben sollen.

Um dieses zu erreichen ist zur Übernahme von Änderungsnachverfolgung und entsprechenden Kommentatoren in beiden Dokumenten die Änderungsnachverfolgung zu deaktivieren, so dass hier die entsprechenden Abschnitte kopiert und eingefügt werden können. Auf diese Weise bleiben alle hervorgehobene Änderungen und Kommentaren wie in der Kopiervorlage vorhanden.

Darstellung von Markups Änderungen nachverfolgen

Bis Office 2010  wurden gelöschte Texte in der Änderungsverfolgung als durchgestrichener Text dargestellt. Ab 2013 ist hier nur noch ein roter Strich an der Seite dargestellt.
Hier ist eine Umstellung innerhalb der Befehlsgruppe "Nachverfolgung" im Ribbon "Überprüfen" erforderlich.

Während in Winword 2010 hier noch im oberen Auswahlmenü "Für Überarbeitung anzeigen" der Punkt "Abgeschlossen: Markups anzeigen" ausgewählt ist, kann ab Winword 2013 zwischen "Einfaches Markup" (hier erfolgt nur ein Korrekturzeichen an der Seite) und "Markup: Alle" ausgewählt werden. Letzterer Punkt entspricht der bisherigen Darstellung der Änderungen im Dokument.

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Dienstag, 9. Juli 2013
22:14 Uhr

Winword: Weitere Formatvorlagen anzeigen (Überschrift 3 etc)

Wie unter Winword: Weitere Ebene für Überschriften beim automatischen Inhaltsverzeichnis beschrieben besteht in Winword die Möglichkeit Überschriften als Überschriften unterschiedlicher Ebenen zu definieren. Allerdings ist in den Formatvorlagen von Winword 2007/2010 nur "Überschrift 1" und "Überschrift 2" verfügbar.


Innerhalb OpenOffice besteht die Möglichkeit auf der Schaltfläche Formatvorlagen über "weitere" auch andere Formatvorlagen auszuwählen.

Dieses ist auch unter Winword möglich, wenn auch etwas versteckter.

Dieses ist entweder durch die Gliederungsansciht und das Ändern der Ebenen von Überschriften möglich oder alternativ durch Anzeigen aller Formatvorlagen in den "Optionen für Formatvorlagenbereich"


Hierzu werden die Formatvorlagen durch den kleinen Pfeil im Bereich "Formatvorlagen" aufgerufen (alternativ ist dieses auch per ALT+STRG+UMSCHALT+S möglich). Im Screenshot ist dieses als roter Kasten markiert.
Optionen für Formatvorlagenbereich

Durch einen Klick auf Optionen kann nun unter Anzuzeigende Formatvorlagen "Alle" ausgewählt werden, so dass hier dann bis zur Überschrift 10 alles an Überschriften verwendet werden kann.

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Montag, 25. Februar 2013
19:21 Uhr

Text als nicht druckbar markieren (ausblenden)

Ausgangslage
Innerhalb eines Worddokumentes sollen bestimmte Textbestandteile (Entwurf, Verteiler, etc.) nur im Bedarfsfall mit ausgedruckt werden.

Lösung
Hier bietet Winword die Möglichkeit Textbestandteile auszubelenden.

Hierzu kann der Textteil markiert werden und unter

a) Office 2003
unter Format->Zeichen unter der Registerkarte Schrift

b) Office 2007/2010
Start->Schriftart (STRG+D)

ebenfalls über die Schaltfläche "ausgeblendet" entsprechend als ausgeblendeten Text markiert werden.

Innerhalb der Wordoptionen (Office 2003 unter Extras-> Optionen / Office 2010 Start oder Datei auf Optionen) kann über die Einstellung "Ansicht" der Punkt "Ausgeblendeter Text drucken" fallweise markiert werden.

Openoffice bietet eine vergleichbare Funktion unter
Format-> Zeichen->
Register Schrifteffekt
ebenfalls als Ausgeblendet an.

Damit der Text weiterhin angezeigt wird, müssen sowohl in Winword als auch in OpenOffice die Steuerzeichen angezeigt werden, da andernfalls der Text auch in der Voransicht nicht angezeigt wird.

Innerhalb der Optionen kann desweiteren eingestellt werden, ob der Text gedruckt oder angezeigt werden. Sollen keinere Textbestandteile (zum Beispiel Verteilerlisten oder ENTWURF) nicht augedruckt werden kann es sinnvoll sein, diesen Text dennoch im Dokument anzuzeigen. Hierdurch kann jedoch das Layout der Seite durch Darstellung der nicht zu druckenden Textbestandteile verschoben werden.

wie beschrieben lässt sich die Anzeige von "nicht zu druckenden" Zeichen in der normalen Ansicht ebenfalls ausblenden.

Dieses ist onnerhalb der Wordoptionen (Office 2003 unter Extras-> Optionen / Office 2010 Start oder Datei auf Optionen) kann über die Einstellung "Ansicht" bzw. "Anzeigen" neben den Punkt "Ausgeblendeter Text drucken" auch unter "Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen" die Markierung unter "Ausgeblendeten Text" ebenfalls ausgeblendet bzw. eingeblendet werden.

Sollen nur Anmerkungen zum Text gemacht werden ist es ohnehin besser mit der Kommentarfunktion zu arbeiten, da in dieser auch entsprechende Ergänzungen (oder auch Korrekturen) erfolgen können.

Gerade im Bereich Kommentare und Änderungsverfolgung dürfte auch der Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" interessant sein.

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Montag, 3. Dezember 2012
06:50 Uhr

Medien (bspw. Bilder) aus DOCX extrahieren

Ausgangslage
Aus einer bestehenden umfangreichen Dokumentation (bspw. aus Word oder Powerpoint) sollen die eingebundenen Bilder entnommen werden (um diese bspw. in einer anderen Präsentation einzubinden). Dieses soll jedoch nicht mühsam über die Zwischenablage erfolgen (per Copy&Paste) erfolgen.

Lösung
Sofern es sich um ein aktuelles Office Format handelt (DOCX, XLSX pder PPTX) kann diese Dateiendung in ZIP umbenannt werden und dann innerhalb dieser Datei (entweder direkt, oder nachdem diese entpackt worden ist) die eingebundenen Medien direkt entnommen werden.

Hintergrund
Seit Office 2007 bietet Microsoft Office das Office Open XML als Standarddateiformat (Dateiendungen DOCX, XLSX, PPTX). Hierbei handelt es sich um Containerdateien die ein Dokument im XML Format abspeichert und alle eingebundene Medien ebenfalls als separate Bestandteile umfasst.
Innerhalb des Dokumentenverzeichnis werden alle Dokumentenbestandteile gespeichert.
Bei XLSX handelt es sich hierbei um XL, bei DOCX um word und bei PPTX um ppt.

Innerhalb dieser Ordner befindet sich ein Unterordner media und aus diesen können alle eingebundene Medien (bspw. Bilder) entnommen werden. Hierbei werden eingefügte Bilder als PNG Dateien hinterlegt.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die eingebundenen Bilder je Medienformat durchgehend nummeriert worden sind.

Dieses kann jedoch von Vorteil sein, da die Reihenfolge der Nummerierung der Dateinamen auch entsprechend des Auftretens der eingebundenen Bilder innerhalb des Dokumentes entsprechen.

Neben den eingebundenen Medien sind auch alle anderen Bestandteile des Dokumentes in verschiedene Ordnern abgelegt.

Weitere Informationen zum Aufbau der Formate sind bspw. im Wikipedia Artikel Office Open XML erläutert.

Weitere Informationen zum Umgang mit Open XML Formaten in früheren Office Versionen bietet Microsoft unter office.microsoft.com an unter anderen kann hier das Microsoft Office Compatibility Pack für Word-, Excel- und PowerPoint 2007-Dateiformate heruntergeladen werden, welches ein Öffnen der Dokumente in älteren Office Versionen ermöglicht. Alternativ kann auch OpenOffice oder LibreOffice dafür verwendet werden.

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Samstag, 25. August 2012
13:52 Uhr

Winword: Weitere Ebene für Überschriften beim automatischen Inhaltsverzeichnis

Ausgangslage
Ein merkbarer Unterschied zwischen OpenOffice und Winword ab 2007 ist mir heute bei einer Dokumentation mit Inhaltsverzeichnissen aufgefallen.

Über das Ribbon Start können Überschriften von Überschrift 1 bis zu Überschrift 4 markiert werden und beim Einfügen eines Inhaltsverzeichnis dann automatisch mit Seitenzahl angegeben werden.

In meinen Fall haben sich die Gliederungspunkte auf Ebene 4 versammelt (bspw. 1.2.1.1. und 1.2.1.2.) und sollen nun im Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.

Ein Inhaltsverzeichnis kann im Ribbon Verweise eingefügt werden. Hier gibt es die Vorlagen "Automatische Tabelle 1" (mit der Überschrift Inhalt) und "Automatische Tabelle 2" (mit der Überschrift Inhaltsverzeichnis) und einer angenehmen Formatierung.


Der Nachteil dieser automatischen Inhaltsverzeichnisse ist, dasshier lediglich die mit Überschrift 3 (oder ebenfalls innerhalb des Ribbons Verweise über "Text hinzufügen" als Ebene 3) markierten Elemente aufgelistet werden.

Um nun auch Überschriften der 4. Ebene im Verzeichnis aufzulisten ist auf folgende Weise das Inhaltsverzeichnis angepasst werden.

Lösung / Anpassung der Ebene des Inhaltsverzeichnis

Dieses ist möglich indem ein Feld innerhalb des Inhaltsverzeichnis ausgewählt wird und mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag geklickt wird.

Nun sind folgende Punkte erforderlich:
1. Rechte Maustaste auf "Feld bearbeiten"
2. Unter Feld auswählen kann nun in die Kategorie "Index und Verzeichnis" gewechselt werden.
3. Hier ist nun der Punkt "TOC" für die erweiterten Feldfunktionen des Inhaltsverzeichnis zu wählen.
4. Hier kann nun auf die Schaltfläche "Inhaltsverzeichnis" die Eigenschaften des Inhaltsverzeichnis bearbeitet werden.
5. Unter "Allgemein" können nun die angezeigten Ebenen festgelegt werden.

Diese können nun bspw. auf Ebene 4 oder 5 hochgestellt werden.

Ergebnis
Durch diese Einstellung ist es nun möglich Untereinträge über die Funktion "Text hinzfügen" innerhalb des Ribbons "Verweise" im Inhaltsverzeichnis übernommen werden und vor allen auch entsprechend formatiert werden.

Der angesprochene Unterschied zu OpenOffice ist hier wohl, dass OpenOffice automatisch mehr Ebenen für ein Inhaltsverzeichnis unterstützt.


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Montag, 24. November 2008
21:34 Uhr

Formulare in Winword 2007

Microsoft erklärt. wie man auch unter Winword 2007 Formulare erstellen kann.


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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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