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ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Donnerstag, 27. August 2020
18:49 Uhr

Vorzeichenumkehr bei Ertrag und Aufwand im SAP Berichtswesen am Beispiel Recherchebericht und Report Painter

Im Hochschulberichtswesen ist oftmals auch die Sicht auf Aufwand und Ertrag über mehrere Jahre ein ebenso wichtiger Punkt um Salden zu übertragen oder auch um eine Budgetplanung umzusetzen.

Im Artikel "Mehrjahresvergleich im Recherchebericht mit Beschränkung von Aufwand und Ertrag für das laufende Geschäftsjahr bis aktuelle/selektiere Periode/Jahr und komplette Perioden der Vorjahre sowie übertragene Jahresendsalden" bin ich auf eine jahresübergreifende Budgetsicht eingegangen die auch einen entsprechenden Saldo übertrag berücksichtigt.

Anhand folgender Darstellung sollte der Aufbau eines Mehrjahresvergleichs mit entsprechender Auswertung der "Zahlungsflüsse" gut dargestellt werden:

Mehrjahresvergleich Vorjahre bis zur aktuellen Periode laufendes Jahr

Bei der Anwendung des Berichtes gab es nun jedoch die Rückmeldung, dass zum besseren Verständnis der Zahlen sollten Aufwand und Obligo mit negativen Vorzeichen aber Ertragsbuchungen mit positiven Vorzeichen dargestellt werden. Erträge im SAP System werden als "kostenmindernde Erlöse" mit negativen Vorzeichen bei uns in Berichten ausgewiesen.

Vorzeichenumkehr Report Painter - rein optisch (Formatierung)

Im Report Painter / Report Writer ist es über Formatierung - Spalten zwar möglich im Daialog  "Formatgruppe pflegen" die Option "Vorzeichen umkehren" für einzelne Spalten zu pflegen jedoch hat dieses nur einen optischen Effekt (siehe "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen"), so dass bei aktiver Excel-Integration zwar im Format das gewünschte Vorzeichen zwar dargestellt wird, aber im Feld weiterhin die "richtigen" Vorzeichen ausgewiesen sind. Dennoch kann es für nur in SAP (ohne Office Integration) aufgerufene Berichte interessant sein hier dieses für die Formatgruppe einzustellen und oberhalb der Spalte im Bericht eine entsprechende Formatgruppe der Spalte zuzuweisen.

"Echte" Vorzeichenumkehr im Recherchebericht (bei Aufbereitung des Berichtes)

Hier gibt es im Recherchebericht eine andere Möglichkeit.

Über die Transaktion FMEO "Formular ändern" innerhalb des Moduls Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM)  können einzelne Felder markiert werden.

Hier kann einfach ein Feld angeklickt oder über die Symbolleiste durch das Symbol "Markieren/Entmarkieren" (Taste F9 bzw. Symbol mit Pfeil und Quadrat mit roten Punkt)   über die Schaltfläche "Block markieren" oder erneut über die Taste auch mehrere Felder markiert werden. Sind nun alle gewünschten Felder (zum Beispiel Aufwand und Obligo) markiert kann über Formatierung - Vorzeichenumkehr (F7) die Vorzeichenumkehr für die markierten Felder ausgewählt werden.

Vergleichbare Einstellungen können aber auch im Bilanzreporting oder der Profit-Center-Rechnung getroffen werden. Im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" bin ich auf die einzelnen Transaktionen zur Pflege von Formularen für Rechercheberichte eingegangen.

Im Ergebnis werden auch beim Export nach Excel nun die Vorzeichen wie gewünscht dargestellt. Zu beachten ist allerdings, dass bei Formeln wie Saldo gegen Budget (Budget - Aufwand - Oligo) weiterhin mit den "tatsächlichen" Werten gerechnet wird, so dass die Vorzeichenumkehr erst bei der Aufbereitung des Berichtes erfolgt.

Fazit

Insgesamt lebt das Berichtswesen, nicht nur für Infouser, davon miteinander in Kontakt zu treten und die Berichte so aufzubereiten, dass direkt damit gearbeitet werden kann. Insgesamt sollte hier auch im Berichtswesen nicht die Technik des Berichtes im Mittelpunkt stehen sondern auch für die Adressaten des Berichtes eine Steuerung und Interpretation der vorhandenen Daten direkt möglich sein. Daher mag ich auch die vielen Möglichkeiten, die es im Berichtswesen für die Anpassung von Berichten gibt.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
 
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