Montag, 21. März 2022
06:41 Uhr
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Kostenstellen Etatplanung und Budgetierung von Innenaufträgen im SAP Controlling als Alternative zur klassichen Budgetierung oder BCS im PSM-FM
Gerade im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen sind nicht nur Fragen wie "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." oder "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" von besonderer Bedeutung im Berichtswesen, sondern auch die Frage nach der Herkunft von Planwerten oder Bugdet für die einzelnen Bereiche.
Naheliegend im öffentlichen Bereich ist die Nutzung des Haushaltsmanagement (PSM-FM Public Secotr Management - Funds Management). Hier kann die klassische Budegtierung (siehe "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" und auch "Negatives Budget in Public Sector Management Haushaltsmanagement buchen (klassische Budgetierung und BCS)") oder auch das unter SAP S/4HANA verpflichtend als Nachfolge der klassischen Budgetierung einzuführende BCS (Budget Controll System) eingeführt werden. Dieses wurde im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" vorgestellt und ermöglicht die Budgetierung das Dreier-Team Finanzstelle, Finanzposition und Fond, die auch im Artikel "Grundlagen: Kontierungselemente im Modul Public Sector Management Haushaltsmanagement (PSM-FM) - Finanzposition, Finanzstelle, Fond und FMDERIVE" vorgestellt sind.
Aber auch abseits des Moduls PSM-FM gibt es im Controlling auch andere Möglichkeiten, neben der Planung, um die verfügbaren Mittel abzubilden.
Hier kann im SAP Menü unter
Die Etatplanung erfolgt auf einzelnen Perioden je Kostenstellen, analog der Budgetverteilung und kann nicht auf einzelne Kostenarten heruntergebrochen werden.
Der Artikel "Finanzplandaten importieren in S/4 / Budgetierung auf Kostenstellen" von sapmandoo / MrBojongoles beschreibt dieses noch etwas ausführlciher.
An dieser Stelle möchte ich nur auf die einzelnen Möglcihkeiten der Budgeterfassung eingehen.
Die Budgetierung im CO kann unter:
Diese Darstellung der Budgetierung von CO Innenaufträgen zeigt den ursprünglich genehmigten Kostenrahmen als Originalbudget, etwaige Nachträge während der Laufzeit und zum Projektabschluss die Rückgabe von Budgetresten an.
Das Budget wird dabei direkt auf die Innenaufträge gebucht und es gibt klassische Verfügbarkeitsberichte (Budget/Ist/Obligo) wie die Transaktion S_ALR_87013019.
Die Erfassung der Budgetwerte auf CO Innenaufträgen erfolgt als Gesamtbudget / Jahresbudget ohne Unterscheidung nach Kostenarten. Interessant ist, dass diese im Report Painter / Report Writer innerhalb der Bibliothek 6O2 durch die Basiskennzahl SWLGES Budget und Werttyp 41 Budget ausgewertet werden können. Die Kosten können dann über die Basiskennzahl SWKG ausgewertet werden und auch differenziert nach Kostenart dargestellt werden. Als Zeile kann das Merkmal Innenauftrag oder auch INnenauftrag und Kostenart definiert werden.
Für die Etat Berichte, zum Beispiel die Transaktion S_ALR_87013648 Bereich: Ist/Etat/Obligo wird ebenfalls als Spalte der Etat der Kostenstelle ausgewertet. Hier wird die Bibliothek 1CT Kostenstellen: Spezielle Berichte genutzt und das Basiskennzahl SWLJET Etat mit Werttyp 41 Budget verwendet.
Sowohl CO Budget auf Innenaufträgen als auch die Etat-Planung auf Kostenstellen kann nicht differenziert nach einzelnen Kostenarten erfolgen. Hier ist ide Kostenartenplanung eine bessere Wahl.
Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406
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Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch. :-)
Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Naheliegend im öffentlichen Bereich ist die Nutzung des Haushaltsmanagement (PSM-FM Public Secotr Management - Funds Management). Hier kann die klassische Budegtierung (siehe "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" und auch "Negatives Budget in Public Sector Management Haushaltsmanagement buchen (klassische Budgetierung und BCS)") oder auch das unter SAP S/4HANA verpflichtend als Nachfolge der klassischen Budgetierung einzuführende BCS (Budget Controll System) eingeführt werden. Dieses wurde im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" vorgestellt und ermöglicht die Budgetierung das Dreier-Team Finanzstelle, Finanzposition und Fond, die auch im Artikel "Grundlagen: Kontierungselemente im Modul Public Sector Management Haushaltsmanagement (PSM-FM) - Finanzposition, Finanzstelle, Fond und FMDERIVE" vorgestellt sind.
Aber auch abseits des Moduls PSM-FM gibt es im Controlling auch andere Möglichkeiten, neben der Planung, um die verfügbaren Mittel abzubilden.
Kostenstellen-Etatplanung
Innerhalb des Gemeinkostencontrolling (CO-OM) besteht, neben der Planung von primären und sekundären Konten als eine weitere Möglichkeit der Kostenstellen-Etatplanung zur Verfügung.Hier kann im SAP Menü unter
- Rechnungswesen
- Controlling
- Kostenstellenrechnung
- Planung
- Kostenstellenetats
- Controlling
- Kostenstellenrechnung
- Etatverwaltung
- Profile für die Etatverwaltung definieren (Transaktion OKF1)
Die Etatplanung erfolgt auf einzelnen Perioden je Kostenstellen, analog der Budgetverteilung und kann nicht auf einzelne Kostenarten heruntergebrochen werden.
Import Finanzplandaten und Etat Planung auf Kostenstellen unter SAP S/4HANA
Hier gibt es unter S/4HANA eine Neuerung, da der Upload/Import von Etats als Budget für Kostenstellen einen Bezug zur Kontonummer haben. Es gibt ferner ab Release 2021 auch die Möglichkeit der Umbuchung von Etat per FIROI App.Der Artikel "Finanzplandaten importieren in S/4 / Budgetierung auf Kostenstellen" von sapmandoo / MrBojongoles beschreibt dieses noch etwas ausführlciher.
Budgetierung von CO Innenaufträgen
Auch für die CO Innenauftträge kann eine Budgetierung im Controlling erfolgen. Dazu muss im Customizing (Transaktion SPRO) ein passendes Budgetprofil unter- Controlling
- Innenaufträge
- Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle
- Budgetprofil pflegen
An dieser Stelle möchte ich nur auf die einzelnen Möglcihkeiten der Budgeterfassung eingehen.
Die Budgetierung im CO kann unter:
- Rechnungswesen
- Controlling
- Innenaufträge
- Budgetierung
- Originalbudget
- Ändern (Transaktion KO22) eingestellt werden,
- Nachtrag
- Ändern (Transaktion KO24) erhöht werden,
- Rückgabe
- Ändern (Transaktion KO26) reduziert werden.
Diese Darstellung der Budgetierung von CO Innenaufträgen zeigt den ursprünglich genehmigten Kostenrahmen als Originalbudget, etwaige Nachträge während der Laufzeit und zum Projektabschluss die Rückgabe von Budgetresten an.
Darstellung CO Budgetwerte und Kostenstellen Etat im Report Painter
Das Budget wird dabei direkt auf die Innenaufträge gebucht und es gibt klassische Verfügbarkeitsberichte (Budget/Ist/Obligo) wie die Transaktion S_ALR_87013019.
Die Erfassung der Budgetwerte auf CO Innenaufträgen erfolgt als Gesamtbudget / Jahresbudget ohne Unterscheidung nach Kostenarten. Interessant ist, dass diese im Report Painter / Report Writer innerhalb der Bibliothek 6O2 durch die Basiskennzahl SWLGES Budget und Werttyp 41 Budget ausgewertet werden können. Die Kosten können dann über die Basiskennzahl SWKG ausgewertet werden und auch differenziert nach Kostenart dargestellt werden. Als Zeile kann das Merkmal Innenauftrag oder auch INnenauftrag und Kostenart definiert werden.
Für die Etat Berichte, zum Beispiel die Transaktion S_ALR_87013648 Bereich: Ist/Etat/Obligo wird ebenfalls als Spalte der Etat der Kostenstelle ausgewertet. Hier wird die Bibliothek 1CT Kostenstellen: Spezielle Berichte genutzt und das Basiskennzahl SWLJET Etat mit Werttyp 41 Budget verwendet.
Sowohl CO Budget auf Innenaufträgen als auch die Etat-Planung auf Kostenstellen kann nicht differenziert nach einzelnen Kostenarten erfolgen. Hier ist ide Kostenartenplanung eine bessere Wahl.
Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Autor: Andreas Unkelbach
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406
Für 19,95 € direkt bestellen
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unkelbach.link/et.books/
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Kostenstellen Etatplanung und Budgetierung von Innenaufträgen im SAP Controlling als Alternative zur klassichen Budgetierung oder BCS im PSM-FM« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 21.3.2022, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1259 (Abgerufen am 19.5.2024)
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