Andreas Unkelbach
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Samstag, 20. Januar 2018
09:52 Uhr

Grundlagen: Set-Variablen im Report Painter / Report Writer am Beispiel Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe

Nachdem ich in letzter Zeit eher auf Facebook spannende Blogartikel geteilt habe und sowohl die Blogroll meiner Seite als auch ein paar neue Buchempfehlungen hinzugekommen sind möchte ich hier doch einmal wieder ein wenig zum Thema Berichtswesen im SAP Controlling schreiben.

Hintergrund: Auswertung von Planwerten mit zugeordneten Kostenarten


Ausgangslage: Budgetrelevante oder alle Kosten
Im Rahmen eines Report Painter / Report Writer Berichtes sollen sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge eines Bereiches ausgewertet werden. Dabei sollen Planwerte als Budget und die entsprechenden Kosten sowie Obligo ausgewertet werden. Allerdings sind die einzelnen Kostenstellen (und die zugeordneten Innenaufträge) unterschiedlich mit Planwerten versehen.

Budgetrelevante oder alle Kosten auswerten?
Während der globale Bereich neben der Verantwortung für Sachmittel auch für die Personalkosten Verantwortung hat sind für den dezentralen Bereich die Personalkosten nicht relevant. Daher sind im Bericht einmal als Planwerte nur die Plankostenarten für Sachmittel und in einen anderen Bericht die Planwerte für Sachmittel und Personalmittel ausgewertet. Ferner sind entsprechend auch die ausgewiesenen Kosten einmal mit und einmal ohne Planwerte (im Sinne eines Budgets) für einen Plan/Ist Vergleich ausgegeben.

Ein solches Beispiel habe ich auch im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« verwendet.

Auswertung von Kostenstellengruppen oder Innenauftragsgruppen

Bisher wurden hier zwei unterschiedliche Berichte erstellt und diese auch unterschiedlichen Berichtsgruppen zugeordnet. In einer Variante wurden die jeweiligen Kostenstellen hinterlegt, so dass hier im Bericht A Kosten und Planwerte ausgewertet werden während im Bericht B Kosten und Planwerte ohne Personal ausgewertet werden.

Somit mussten hier zwei Auswertungen gestartet werden. Angedacht ist nun aber eine Lösung, dass A und B als eigene Abschnitte (und bei Excelintegration als Tabellenblätter) ausgewiesen werden und beim Aufruf des neuen Berichtes sowohl die Kostenstellen und Innenaufträge mit Personalverantwortung als auch ohne angegeben werden können.

Die Vorteile der Verwendung von Abschnitten ist im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben,

Setvariablen oder Set Auswertung im Report Painter Report Writer

Bei Zuordung der Merkmale Kostenstelle und Innenauftrag in einer Zeile habe ich bisher die Option SET (Gruppe markiert) eine bestehende Variable ausgewählt (1KOSET oder 6-AUFGR) dann erscheint im Selektionsbild die Angabe Kostenstelle(gruppe) und Innenauftrags(gruppe) wo ich per Variante die Werte zugeordnet habe.

Technisch handelt es sich dabei um Setvariable die auch für eigene Bedürfnisse angelegt werden können. Für einen Mehrjahresvergleich ist dieses im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" hatte ich schon Wertvariablen und Formelvariablen beschrieben, so dass nun auch der dritte Variablentyp die Setvariable einen eigenen Artikel bekommt.

Im SAP Menü kann unter
  • Infosysteme
  • Ad-hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Variable
  • Anlegen (Transaktionscode GSI1)
eine eigene Variable angelegt werden.

Dabei sollen insgesamt vier Variablen angelegt werden. Für Bericht A und für Bericht B jeweils Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe.

Sofern man es sich einfach machen möchte, kann hier einfach eine bestehende Variable als Vorlage verwendet werden. Auch wenn ich mich an die beiden bestehenden Variablen 1KOSET und 6-AUFGR orientiert habe, soll in diesen Beispiel alle Optionen ohne Vorlage angegeben werden.

Setvariable für Kostenstellengruppe anlegen (analog 1KOSET)

Nach Aufruf der Transaktion GSI1 muss der Varaiblenname angegeben werden. Hier wählen wir ZK2A-KS (zur Verwendung im Bericht beziehungsweise künftig im Abschnitt A) und ZK2B-KS (zur Verwendung im Bericht beziehungsweise Abschnitt B).

Im Abschnitt Bezugsfeld sind Tabelle und Feldname anzugeben. Um die beiden CO-OM (Gemeinkostencontrolling) Merkmale Kostenstelle und Innenauftrag auswerten zu können verwenden wir hier die  Berichtstabelle  CCSS - "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling".

Als Feldname für die Kostenstellen ist hier das Feld KOSTL zu wählen, so dass Tabelle CCSS und Feldname KOSTL eingetragen werden.

Als Variablentyp ist nun SET zu wählen und über die Schaltfläche "Allgemeine Daten"  kann unter anderen eine Beschreibung eingegeben werden. Diese Beschreibung wird dann auch am Selektionsbild des Berichtes erscheinen, so dass wir hier "Kostenstellen ALLE" oder "Kostenstellen BUDGET" oder vergleichbare Beschreibungen angeben können.

Im Abschnitt Vorschlag kann für diese Variable eine bestehende Gruppe als Vorschlagswert angegeben werden. Dieses kann sinnvoll sein, wenn wir eine Kostenstellengruppe wie ZK2A hätten. Allerdings verändert sich die Budgetverantwortung auch und bei einer bestehenden Kostenstellengruppe hätten wir auch einfach diese als Set ohne Variable eintragen können.

Daher ist hier die Option "Alle Werte" markiert.

Im Abschnitt Eingabefelder und Selektionsbilder kann nun die Option "Set- und Werteingabe" eingetragen werden. Dadurch ist es möglich sowohl Kostenstellengruppen als auch einzelne Kostenstellen beim Aufruf des Berichtes anzugeben. Alternativ könnte auch "Nur Seteingabe" oder "Nur Werteingabe" selektiert werden.

Da wir auf bestehende Kostenstellengruppen zugreifen wollen ist auch die Option "Nur durch Gruppen ersetzen" relevant. Hierdurch können zum Merkmal nur die CO Stammdatengruppen, im Beispiel unter KSH1 angelegte Kostenstellengruppen, ausgewählt werden.

Über die Schaltfläche "Sichern" kann diese Setvariable gesichert werden und später im Bericht auch verwendet werden.

Setvariable für Innenauftragsgruppe anlegen (analog 6-AUFGR)

Ebenso kann für die Setvariablen für die Innenaufträge verfahren werden. Hier legen wir die beiden Variablen ZK2A-IA und ZK2B-IA an. Auch hier ist die Tabelle  CCSS zu wählen allerdings diesmal das Feld AUFNR für die Innenaufträge. Bei den übrigen Einstellungen verfahren wir wie in den oberen Setvariablen, allerdings sollte in der Beschreibung schon erwähnt werden, dass hier Innenaufträge selektiert werden.

Verwendung Setvariablen im Reporting

Damit können alle vier angelegten Variablen im Bericht verwendet werden. Die Merkmale Kostenstelle und Innenauftrag können also als Gruppe SET markiert werden und durch Variable können dann die jeweiligen ZK2A oder ZK2B Variablen zugewiesen werden.

Soll der Bericht an ein anderes SAP System transportiert werden findet sich im  Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" eine ausführliche Anleitung.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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