Gerade in Zeiten des Jahresabschluss ist ein Vergleich zu den Vorajhreswerten oder Entwicklungen in den einzelnen Bereichen sehr hilfreich. Im Artikel "Bilanzreporting und GuV Planung in der Profit-Center-Rechnung sowie Konsolidierung einzelner Bereiche am Beispiel der Planung der Haushaltsrechnung" hatte ich schon einzelne Bereiche wie L-Landesmittel, F-Fördermittel, D-Drittmittel und S-Sondermittel als einzelne Abschnitte im Report Painter Bericht ausgewertet, so dass diese bei aktivierter Office-Integration als eigene Tabellenblätter in der Excelansicht dargestellt werden. Im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" hate ich auch den technischen Hintergrund zu diesen Abschnitten erläutert.

Für einen Mehrjahresvergleich habe ich im ersten Abschnitt eines Berichtes mit den Spalten ZPJAHR bis ZPJR-11 wie im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschrieben um hier mehrere Jahre mteinander zu vergleichen.

Als Zeilen habe entsprechende CO Merkmale gesetzt die ich auswerten möchte. Durch die  "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" kann ich über das Profitcenter die einzelnen CO Objekte wie Kostenstellen und Innenaufträge mit auswerten.

Allgemeine Selektion (Auswertung Ledger und Ist je Kostenrechnungskreis)

In den allgemeinen Selektionskriterien sind, für alle Abschnitte folgende Merkmale hinterlegt:

• Ledger  8A
• KostRechKreis (Variable) 8AKOKRS
• Version 0
• Satzart 0 (Ist), 2 (Umlage/Verteilung Ist)

Spalten Mehrjahresvergleich für "Beleg Buchungskreiswähr.(Ist) - BHSL-I"

In den Spalten habe ich das Merkmal Geschäftsjahr für die Basiskennzahl "Beleg Buchungskreiswähr.(Ist)" (BHSL-I) für die Variable ZPJAHR bis ZPJR-11 hinterlegt. Beim Anlegen des Berichtes war hier die Möglichkeit "Spalten oder Zeilen in Report Painter Berichten innerhalb Abschnitte kopieren bzw. als Vorlage anlegen Copy & Paste im CO Berichtswesen" sehr hilfreich.

Sollten statt der Ist-Buchungen Planwerte anusgewertet werden muss hier nicht nur die Satzart und die Version aus der allgemeinen Selektion übernommen werden sondenr auch als Basiskennzahl "Beleg Buchungskreiswähr. (Plan)" (BHSL-P) gewählt werden.

Wichtig ist im Berichtslayout über Spalten die Nullspaltenbehandlung auf "Nullspalten unterdrücken" zu aktivieren.
 

Zeile Jahreswerte, Quartal 1 bis Quartal 4 für die einzelnen Jahre im Vergleich

Die allgemeinen Selektionsbedingungen und die Spalten sind also in allen Abschnitten identisch um nun aber einen Vergleich auf die einzelnen Jahre sowie die Quartale zu ermöglichen unterscheiden sich die Zeilen der jeweiligen Abschnitte.

Für die Auswertung der den Profit-Centern zugeordneten Innenaufträge sieht der erste Abschnitt folgende Merkmale als Zeile vor:

• Profitcenter (Set/Gruppe, Variable) 8A-PCGR
• Auftrag (Set/Gruppe, Variable) 6-AUFGR  (hier kann in der Selektion entweder das Feld leer gelassen werden oder einen Innenauftragsgruppe mit allen Auftragsgruppen selektiert werden)
• Kontonummer (Set/Gruppe, Variable) 8A-ACCT
• Buchungsper. (Variable) von 8A-VON bis (Variable) 8A-BIS

Alternativ hätte ich bei der Buchungsperiode auch 1-12 nehmen können.

Unter Merkmal expandieren habe ich folgende Wahl getroffen:

1. Profitcenter AUFLÖSEN
2. Aufrag EINZELWERT
3. Kontonummer EINZELWERT
4. Buchungsper. NICHT AUFLÖSEN

Im Ergebnis erhalte ich nun für jedes Profitcenter die einzelnen Aufträge nach bebuchten Konto.

Der nächste Abschnitt stellt das 1. Quartal im Vergleich dar. Hier sind die Spalten identisch geblieben aber dem Merkmal Buchungsper. ist ein Set zugewiesen worden.

• Profitcenter (Set/Gruppe, Variable) 8A-PCGR
• Auftrag (Set/Gruppe, Variable) 6-AUFGR  (hier kann in der Selektion entweder das Feld leer gelassen werden oder einen Innenauftragsgruppe mit allen Auftragsgruppen selektiert werden)
• Kontonummer (Set/Gruppe, Variable) 8A-ACCT
• Buchungsper. (Set/Gruppe)  8A-1_QUARTAL.GLPCT

Das Set 8A-1_QUARTAL.GLPCT wird als Basic-Set für das 1. Quartal seitens der SAP zur Verfügung gestellt. Es bildet das erste Quartal anhand der Periode 1 bis 3 dar.

In der Transaktion GS03  im SAP Menü unter

• Infosysteme
• Ad-hoc Berichte
• Report Painter
• Report Writer
• Set
• Anzeigen (GS03)

kann hier der technische Aufbau eingesehen werden.Es handelt sich um ein Basic-Set über die Tabelle GLPCT (EC-PCA: Summentabelle) und den Feldnamen RPMAX (Periode). Hier ist als Wert der Bereich von Wert 1 bis Wert 3 gewählt worden.

Neben den ersten Quartal gibt es auch noch weitere Sets für die folgende Quartale

1. Set 8A-1_QUARTAL.GLPCT  1. Quartal von Periode 1 bis 3
2. Set 8A-2_QUARTAL.GLPCT  2. Quartal von Periode 4 bis 6
3. Set 8A-3_QUARTAL.GLPCT  3. Quartal von Periode 7 bis 9
4. Set 8A-1_QUARTAL.GLPCT  4. Quartal von Periode 10 bis 12

Alternativ hätte ich auch die einzelnen Werte für das Merkmal Buchungsper. angeben können.

Für jedes dieser Setmerkmale habe ich einen eigenen Abschnitt im Bericht angelegt, so dass der fertige Bericht nun folgende Abschnitte hat:

1. Konten Periode 1 bis 12
2. Quartal 01
3. Quartal 02
4. Quartal 03
5. Quartal 04

Damit kann über die einzelnen Jahre direkt ein Vergleich der Kosten- oder Erlösentwicklung abgelesen werden und somit nicht nur ein Jahresvergleich sondern auch ein Quartalsvergleich durchgeführt werden.

Fazit

Gerade für Quartalsberichte kann die Betrachtung der Vorjahreswerte hilfriech sein um entsprechende Entwicklungen vorab kenntlich zu machen oder auch ein entsprechendes Reporting aufzubauen. Dieses dürfte nicht nur für Controlling sondern auch für die Finanzbuchhaltung interessant sein.


 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Neben der reinen technischen Umsetzung und Entwicklung eines SAP Berichtes stehen für mich folgende Fragen im Mittelpunkt:

• Wer sind die späteren Berichtsempfänger?
• Soll auf Basis dieses Berichtes auche ine Steuerung bzw. Einflussnahme möglich sein?
• Welchen Detailierungsgrad soll ein Bericht haben und welche Informationen können eventuell zusammmengefasst werden?
• Wie erreiche ich, dass der entwickelte Bericht im täglichen Arbeitsablauf auch von den einzelnen Verantwortlichen aufgerufen und genutzt wird?

Damit sind eigentlich schon die wichtigsten Punkte von dier Vision zur Idee bishin zum eigentlcihen Bericht geklärt, aber wie sind diese Punkte dann in der Praxis direkt umsetzbar?

Hilfreich ist es sich Gedanken darum zu machen aus welchen Elementen der spätere Bericht zusammengestellt werden soll. Ganz praktisch sollten dazu ebenfalls drei bis vier Fragen beantwortet werden...

1. Welche CO Objekte - Wer?
2. Welchen Zeitraum - Wann?
3. mit welchen Inhalt - Was?
4. und natürlich - Warum?

Auf diese praktischen Fragestellungen möchte ich nun näher eingehen:

Welche Daten / CO Objekte sollen ausgewertet werden?

Ein Vorteil von Report Painter ist es, dass hier direkt mit Gruppen von Stammdaten gearbeitet werden kann. Diese können nicht nur als Variablen bei der Selektion des Berichtes verwendet werden sondenr auch als Set als feste Elemente eines Report Painter Berichtes genutzt werden.

Insbesondere Stammdatengruppen wie Kostenstellen-, Innenauftrags- oder Profitcentergruppen bieten sich hier an. Neben den internen Berichtsgruppen, wie bspw. der Kostenstellenstandardhierarchie, haben wir im Hochschulcontrolling in Hessen auch übergreifende Gruppen zum Beispiel in der Profitcenterrechnung für die Hochschulfinanzstatistik. Hier werden die einzelnen Lehreinheiten als Profitcenter in Gruppen je Fächergruppe zusammengefasst. Eine  vergleichbare Gestaltung kann sicher auch für lokale Berichtsanforderungen erstellt werden.

Welche Zeitdimension soll ausgewertet werden?

Wenn wir uns einzelne Jahreszeiträume, Jahre, Quartale oder Perioden betrachten bietet Report Painter die Möglichkeit diese Zeiträume in Bezug zu setzen (Vergleiche) oder auch einen Mehrjahreszeitraum variabel zu gestalten. Während die Standardberichte nur einen Vorjahresvergleich ermöglich kann ich mit Report Painter auch einen Mehrjahresvergleich durchführen. Im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" habe ich eine Möglichkeit beschrieben wodurch es mir möglich ist zwischen zwei Jahren einen dynamischen Jahresvergleich darzustellen.

Welcher Inhalt soll ausgewertet werden?

In der Regel dürften Sie hier einzelne Kostenarten- oder Kontengruppen betrachten. Hierdurch können Sie Personalkosten, Materialkosten oder auch andere Gruppen von Kosten auswerten und miteinander in Bezug setzen. Dabei ist es sowohl Möglich Buchungen im Ist als acuh im Plan zu betrachten oder auch als Plan/Ist Vergleich mitienander in Bezug zu setzen. Durch einzelne Planversionen können unterschiedliche Plandaten erfasst werden, die auf verschiedene Planannahmen basieren und nun mit den tatsächlich gebuchten Daten in der Kosten- und Leistungsrechnung verglichen werden.

Neben reinen Kosten können aber auch Kennzahlen ausgwertet werden und mit diesen Berechnungen durchgeführt werden.

Beispiele für solche Kennzahlen sind:

• VK - Vollzeitkräfte (VZÄ / Vollzeitäquivalente)
• HNF - Hauptnutzfläche (Raumfläche für Gebäude)
• STUDR - Studierende in Regelstudienzeit
• LENA - Lehrnahcfrage.

Gemeinsam mit ausgewerteten Kosten kann hier über Formeln auch Kombinationen ausgewertet werden wie Personalkosten je VK oder Kosten eines Studiengangs je VK.

Für das Hochschulberichtswesen habe ich die Leistungsbeziehung zwischen Lehreinheit und Studiengang im Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" näher beschrieben,

Warum sollte ich Berichte mit Report Painter erstellen?

Durch die Berichtsgruppen habe ich die Möglichkeit auch mehrere Berichte direkt aufzurufen und so mein Finanzberichtswesen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen. Eine wichtige Frage, neben der technischen Umsetzung von Berichten ist aber auch immer, wie ich den Mehrwert für die Berichtsempfänger darstellen kann. Neben umfangreichen Informationen ist für mich auch entscheidend wie später diese Berichte aufgerufen werden können. Hier kann ich schon sehr viel Akzeptanz erreichen indem ich die Berichte nicht mühsam aus einer Berichtsgruppe mit GR55 oder innerhalb der Bibliothek mit GRR3 suchen muss ondern über eine eigene Transaktion wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben oder über ein eigenes Menü wie im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" geschildert aufrufen kann.
 

Fazit

Hier im Blog stelle ich immer wieder Berichte vor die auch mit Report Painter umgesetzt sind und freue mich immer über einen Austausch mit Kolleginnnen und Kollegen und gerade im Bereich SAP ist das Teilen von Wissen etwas, dass ich besonders schätze.



Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 
Gerade im Bereich Berichtswesen dürften die Möglichkeiten eigene Berichte zu entwickeln sehr groß sein und ich glaube gerade im Controlling mit SAP dürften diese einen vergleichbaren Stellenwert wie Excel haben ;-).

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Neben Report Painter kann ich auch weitere Tools und Anwendungen in SAP im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« empfehlen.

Dieses Wochenende ist die finale Fassung meines neuen Buchs "SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM" abgeschlossen worden und dass es nun nur noch einmal ins Korrektorat  geht um dann bis spätestens April veröffentlicht wird.

Während ich mich hier sehr darüber gefreut habe mein Buchprojekt  und die Welt von S/4HANA und FIORI erfolgreich erkundigt zu haben hat sich meine Frau neben allen anderen Projekten am Sonntag hingesetzt und passend zu meinen Büchern etwas entworfen, dass ich gerne hier im Blog zeigen möchte.



Es gibt immer wieder Momente im Leben, da kann ich bei Ideen meiner Frau Claudia Unkelbach (unkelbach.art) nur staunend bei der Verwirklichung zu schauen und zumindest an dieser Stelle ein Foto einer ihrer Ideen veröffentlichen die auch direkt mit SAP und meinen Büchern zu tun hat.

Mein Verlag "Espresso Tutorials" hat ein Buch als Logo und so lag es für sie nahe dieses Buch als Lesezeichen für die Fachbücher rund um SAP zu verwenden.

Von anderen Ideen und Umsetzungen die derzeit hier entstehen mag ich noch nicht berichten, aber so ein kleiner Blick in die Werkstatt und ein solches Ergebnis kann ich dann doch schon einmal geben und glaube, dass dieses sicher auch als Idee meinem Verlag gefallen könnte. Weitere Ideen und Einblicke in die Werkstatt meiner Frau sind auch auf Instagram sowie auf www.unkelbach.art zu finden.

Persönlich freue ich mich immer wieder gespannt dabei zuschauen zu können, wie neue Ideen entstehen, diese umgesetzt werden und auch wenn ich den Weg dahin nicht immer verstehe und einzelne Schritte nicht ganz folgen kann sind es doch Ergebnisse die mich dann am Ende begeistern.

Neben der Freude über ein individuelles Lesezeichen möche ich auch ein wenig stolz eines der Ergebnisse veröffentlichen und bin selbst schon gespannt auf die Zukunft von den weiteren Entwicklungen in 2020. Hier bin ich mir sicher, dass da noch einige Überraschungen und Momente der Begeisterung folgen werden.

So kann nun das Wochenende langsam ausklingen und ich freue mich schon sehr auf die kommende Woche.

Neben diverser Berichtstool innerhalb des SAP-Systems ist, insbesondere im Controlling, die Tabellenkalkulation von Microsoft Excel hilfreich und findet eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten. Gerade bei der Aufbereitung von Geschäftsdaten, regelmäßigen Berichten oder ganze Dashboards zur Datenaufbereitung haben sich auch bei mir die letzten Jahre die Möglichkeiten von Excel insbesondere auch von Pivot Tabellen bewährt und ich freue mich immer hier neues lernen zu können.

Entsprechend neugierig war ich auf den von Lukas Rohr (excelnova.org) angebotenen Kurs zum Thema "Daten analysieren mit MS Excel Pivot Tabellen".



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Da die Schulung selbst sehr umfangreich war habe ich diesen Artikel ebenfalls in mehrere Abschnitte aufgeteilt:

• "Zielgruppe für diesen Onlinekurs"
• "Buchung und Bezahlung"
• "Vorstellung der Lernplattform und Vorteile eines Onlinekurses"
• "Wer hält diesen Onlinekurs?"
• "Wie ist die Schulung aufgebaut?"
  Dabei gehe ich auf die für mich spannende Inhalte je Kapitel ein:
  • Kapitel 1: Was Du lernen wirst und wie Du diesen Kurs am besten durchgehst
  • Kapitel 2: Die erste Pivot Tabelle erstellen, bearbeiten und anordnen
  • Kapitel 3: Daten Analyse automatisiert durchführen
  • Kapitel 4: Unterschiedliche Datenquellen mit Pivot Tabellen verbinden
  • Kapitel 5: Pivot Tabellen anordnen, formatieren und Zeitsparen
  • Kapitel 6: Die Informationen einblenden und zeigen die interessant sind
  • Kapitel 7: Dem Leser die Möglichkeit geben selber zu analysieren
  • Kapitel 8: Informationen Zusammenfassen und Gruppieren
  • Kapitel 9: Pivot Diagramme Erstellen
  • Kapitel 10: Visuell glänzen mit bedingten Formatierungen in Pivot Tabellen
  • Kapitel 11: PIVOTDATENZUORDNEN Formel
  • Kapitel 12: Dashboards - Pivot in der Berichterstattung
• "Teilnahmebescheinigung/Zertifikat"
• "Hat es sich gelohnt?"

Ich habe mich sehr darüber gefreut an dieser Schulung teilnehmen zu können und der Onlinekurs war auch umfangreicher als ich es erwartet hätte. Aber nun möchte ich der Reihe nach die für mich relevanten Punkte vorstellen.
 

Zielgruppe

Gerade bei Kursen zu Microsoft Excel stellt sich oftmals die Frage, an welcher Stelle hier die Personen abzuholen sind. Hier bauen die einzelnen Kapitel des Kurses aufeinander auf, so dass nicht nur Poweruser, sondern auch Menschen ohne Vorkenntnisse sich gut in das Thema einarbeiten kann. Hilfreich ist es allerdings, wenn vorher schon einmal ein Diagramm erstellt worden ist, einfache Formeln geschrieben worden sind oder die Filterfunktion von Tabellen genutzt worden ist.

Buchung des Kurses

Der Kurs selbst findet auf einer Onlinelernplattform statt und kann über "Daten Analysieren mit Pivot Tabellen"* gebucht werden. Nach der Registrierung und damit verbundene Anlage eines Schulungsaccount kann als Zahlungsmittel eine Kreditkarte (Visa, Master Card oder American Express) genutzt werden. Für Teams und Unternehmen besteht auch die Möglichkeit sich direkt an den Schulungsanbieter zu wenden und per Mail ein individuelles Angebot anzufragen.

Positiv aufgefallen ist mir, dass hier auch eine "30 Tage Geld zurück Garantie" geboten wird, sollte der Kurs nicht den Erwartungen getroffen haben. Insgesamt kann der Kurs ein ganzes Jahr nach Kaufdatum genutzt werden, was gerade bei IT Schulungen ein großer Vorteil ist, da man hier schnell erneut in die einzelne Lektion schauen kann, wenn man in der beruflichen Praxis auf ein im Kurs behandeltes Problem landet. 

Lernplattform und Vorteile eines Onlinekurses

Die Vorteile einer Onlineschulung ist neben der freien Zeiteinteilung (und Ersparnis von Reisekosten beziehungsweise der Anreise zum Schulungsort) gegenüber einer Präsenzschulung, dass hier ein eigenes Tempo festgelegt werden kann um die einzelnen Lektionen durchzugehen, die Übungen nachzuvollziehen und manchmal auch das Video noch einmal zurück zu spulen bzw. zwischen den einzelnen Lektionen noch einmal hin und her zu springen.

Dabei kann diese Schulung sowohl von unterwegs am Smartphone oder Tablet als auch am eigenen Rechner durchgeführt werden. Es ist lediglich eine Internetverbindung erforderlich und die Zeit für die einzelnen Lektionen.

Die Schulungsvideos sind zwar auf Office 2019 (Office 365 Abo) aufgezeichnet worden, jedoch sind die einzelnen Lektionen auch auf älteren Office- bzw. Excelversionen nachvollziehbar. Bei Funktionen die nur auf der aktuellsten Office Version funktionieren wird auch erläutert, wie diese in den vorherigen Versionen umgesetzt werden kann.

Neben kurzen Schulungsvideos (meistens zwischen 2 und am Ende einmal 24 Minuten lang) bietet dieser Kurs auch die einzelnen Übungsdateien zum Download an, sowie einzelne PDF mit Zusammenfassungen und Tipps im Umgang mit den gelernten Funktionen. Dabei handelt es sich um Auszüge aus den ebenfalls vom Dozenten angebotenen eBook "101 PowerUser Tipps" die noch einmal auf einer Seite das Gelernte erweitern oder auch prägnant zusammenfasen.

Einzelne Abschnitte werden zusätzlich noch durch ein Quiz aufgelockert, so dass hier am Ende das Gelernte kontrolliert werden kann und teilweise auch Transfer in konkrete Aufgabenstellungen möglich ist.



Nach Beantwortung der einzelnen Fragen wird nicht nur bestätigt, ob man bei der Beantwortung richtig lag, sondern auch eine Rückmeldung mit Erläuterung zur richtigen Lösung gegeben.
 

Kursleitung/Dozent Lukas Rohr

Gerade bei Schulungen ist es, meiner Erfahrung nach, auch erforderlich, dass die Person sympathisch und kompetent die zu lernenden Inhalte erläutern und für das Thema faszinieren kann.

Lukas Rohr gründete 2011 ExcelNova und ist seit diesem Zeitpunkt als Excel Developer tätig. Persönlich lese ich sein Blog auf excelnova.org schon sehr lange und in meiner Erinnerung war es auch eines der ersten Blogs in meiner Wahrnehmung dass sich sowohl durch gute Beschreibungen als auch inhaltlich ganz auf das Thema Excel fokussiert hatte. Neben der Veröffentlichungen im Blog auf seiner Seite bietet er auch Entwicklungen basierend auf Excel und Access die ihren Einsatz in verschiedenste Branchen wie z.B. Banken, Automobilhersteller oder in der Industrie finden.

Interessant war für mich, dass er nich nur als Microsoft Certified Professional (MCP) seine eigene Kenntnisse fortbilden konnte sondern von Microsoft auch als Excel Finanz Modellierungs Exporte 2014 nach Redmond, WA zum Modell Off Gold Class Event eingeladen wurde (siehe sein Beitrag auf "Redmond Experience Recap (und wieder eine Bitte an Euch)"). Daneben lese ich auch gerne seine praxisnahen Artikel im Blog und habe hier schon das ein oder andere für meine eigenen Berichte (und teilweise auch als Anregung für Blogartikel wie unter anderen im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik") aufgreifen können.

Während der "FICO Forum Infotage 2016" in Zürich hatte ich die Gelegenheit abseits der Veranstaltung Lukas Rohr zu treffen und kann hier auch sagen, dass die sympathische, ruhige und kompetente Art auch im direkten Gespräch rüber kommt und sich diese Tugenden auch in der Schulung wieder finden.

Schulungsinhalt

Die Schulung selbst ist in insgesamt 12 Kapiteln aufgebaut, die zwar aufeinander aufbauen, aber zwischen denen auch gesprungen werden kann. Dabei merkt sich das Schulungssystem auch den eigenen Lernfortschritt, so dass hier an der letzten Stelle die Schulung fortgesetzt werden kann. Darüber hinaus besteht hier auch die Möglichkeit einzelne Lektionen zu wiederholen, so dass sich hier die 12 Monate sicherlich auch zum Nachschlagen eignen.

Ich möchte im Folgenden kurz auf einige in meinen Augen Highlights der einzelnen Kapitel eingehen, so dass sich hier ein Überblick über den Kurs verschafft werden kann. Auf der Seite "Daten Analysieren mit Pivot Tabellen"* besteht auch die Möglichkeit am Ende sich einzelne Lektionen als "Gratisvorschau" anzusehen.

Ich versuche für die einzelnen Kapitel die für mich interessantesten Punkte einmal zusammenzufassen.

Kapitel 1: Was Du lernen wirst und wie Du diesen Kurs am besten durchgehst

Eine der Fragen von Kolleginnen und Kollegen ist oftmals, wo eigentlich der Vorteil einer Pivot Tabelle bspw. gegenüber der Datenaufbereitung in Access oder in SAP liegt. Hier liefert Lukas Rohr einen Vergleich der Berichtserstellung mit bisherigen Möglichkeiten in Excel (bspw. über die SUMMEWENNS) und der Erstellung einer Pivot Tabelle und der Möglichkeiten die diese Kreuztabellen bieten.

Außerdem gibt es Empfehlungen wie der Kurs am Besten genutzt werden kann und weist dabei auf einen Punkt hin, der mich auch immer wieder darin bestärkt auch Grundlagenschulungen oder Bücher einmal erneut zu lesen. Tatsächlich hat man sich oftmals ein recht unebenes Wissen und kennt manche Funktionen in der Tiefe  aber andere Funktionen die vielleicht sogar die Arbeit wesentlich erleichtern würden sind dann nicht bekannt.

Besonders gefallen hat mir, dass für die gesamte Schulung auch ein Lehrplan als PDF zur Verfügung gestellt wird in dem für die einzelnen Schulungsvideos, PDF und Quiz eine Zeitangabe zu finden ist, so dass sich hier im Vorfeld schon einmal Gedanken darum gemacht werden kann, wie diese Schulung in den persönlichen (beruflichen) Alltag eingebunden werden kann.

Der Kurs umfasst insgesamt etwa 5 Stunden und 26 Minuten, so dass der Kurs theoretisch am Stück absolviert werden kann. Tatsächlich kann ich die Empfehlung nur weiter geben den Kurs in 15 - 20 Minuten Abschnitten aufzuteilen, so dass hier ungestört auf das Material konzentriert werden kann und auch noch etwas Zeit für die Überlegung, wie das Gelernte für die eigene Arbeit umgesetzt werden kann.

An dieser Stelle möchte ich schon vorab auf mein Fazit hinweisen, dass dieser Kurs sehr intensiv ist und ich hier wirklich am Kursende das Gefühl habe, Pivot Tabellen umfassend kennengelernt zu haben und trotz einiger eigener Erfahrungen hier ebenfalls Neues gelernt zu haben.

Durch die Übungsdateien kann sich auch selbst in den vorgezeigten Tabellen eingefunden werden und die Beispiele nachvollzogen werden.

Sollten noch Fragen vorhanden sein, können online auch zu den einzelnen Lektionen Fragen gestellt werden, die dann zeitnah beantwortet werden.

 Kapitel 2: Die erste Pivot Tabelle erstellen, bearbeiten und anordnen

Das zweite Kapitel bietet eine erste Einführung in das Erstellen von Pivot Tabellen. Wer schon einmal mit Pivot Tabellen gearbeitet hat, wird sicherlich überlegen dieses Kapitel zu überspringen, aber gerade Kleinigkeiten wie die Schnellanalyse oder auch das Formatieren von Pivot Tabellen sind dann doch etwas, dass man einfach macht ohne sich über alternative Möglichkeiten der Darstellung oder auch Erleichterungen für den späteren Bericht Gedanken zu machen.

Kapitel 3: Daten Analyse automatisiert durchführen

Neben den berechneten Feldern wird hier auch auf die verschiedenen Möglichkeiten der Auswertungen, die Drilldownfunktionen (sowie die Deaktivierung der Anzeige der Grunddaten per Doppelklick auf ein Pivot Tabellen Feld) aber auch auf das Berechnen einer diskreten Anzahl eingegangen. Gerade bei den berechneten Feldern war es für mich sehr hilfreich hier nicht nur die Vorteile dieser Methode dargestellt zu bekommen, sondern auch die Hinweise auf Nachteile dieser Methode sowie alternative Möglichkeiten zur Berechnung innerhalb der Pivot Tabelle. Dieses hat mich auch direkt dazu gebracht einen recht umfangreichen Bericht an der Arbeit unter diesem Gesichtspunkt noch einmal kritisch zu hinterfragen... :-).

Dabei sind auch für mich bisher unbekannte Anwendungen Szenarien gewählt worden, die einprägsam und gut nachvollziehbar sind.

Kapitel 4: Unterschiedliche Datenquellen mit Pivot Tabellen verbinden

Das Thema Datenquellen in Pivot Tabellen hat mir schon lange Zeit am Herzen gelegen, aber bisher fehlte ein wenig die Zeit sich intensiver mit Datenmodellen auseinanderzusetzen auch wenn mir durchaus bekannt war, dass hier die Möglichkeit besteht mehrere unterschiedliche Grundtabellen miteinander zu verknüpfen und damit auch komplexere Auswertungen durchführen zu können.

Ferner war es auch gerade fürs Berichtswesen sehenswert, wie hier Pivot Tabellen versandt werden können, ohne dass die Grunddaten direkt mitgeliefert werden.

Kapitel 5: Pivot Tabellen anordnen, formatieren und Zeitsparen

Neben bedingter Formatierung in Pivot Tabellen sind hier auch die eigenen Templates als Formatvorlage für Pivot Tabellen ebenso wie die Anordnung von Bereichsfiltern etwas, dass ich gerne für künftige Berichte mit übernehmen möchte.

Im Berichtswesen ist die Präsentation der Daten und das Layout einer Information manchmal ebenso bedeutend wie die dargestellte Daten, so dass hier gleichzeitig viel auf die Datenaufbereitung und Nutzung für die empfangende Person eines Berichtes eingegangen wird.
 

Kapitel 6: Die Informationen einblenden und zeigen die interessant sind

Gerade im Zusammenhang mit Filter auf Pivot Tabellen (bspw. nach Fachbereichen oder Lehreinheiten) stellt sich für mich oftmals die Frage, wie ich diese Tabellen dann an die einzelnen Berichtsempfänger versenden möchte. Hier lieferten die Berichtsfilterseiten eine praktische Antwort. Aber auch das Sortieren nach benutzerdefinierte Listen (als Paradebeispiel fallen mir hier virtuelle Lehreinheiten ein die nicht alphanummerisch aufsteigend sind, aber so dargestellt werden sollen) ist ein Punkt den ich aus diesem Kapitel ebenfalls gerne übernehmen möchte.

Das bei den Filtermöglichkeiten über ein Wert auch ein Mehrfachfilter gesetzt werden kann, war mir bisher noch nicht ganz klar, bietet aber eine sehr elegante Möglichkeit der Datenaufbereitung.

Kapitel 7: Dem Leser die Möglichkeit geben selber zu analysieren

Eine Vorstufe zum Thema Dashboard und interaktive Navigation in Pivot Tabellen ist die Möglichkeit Datenschnitten zu verwenden. Dieses Thema verknüpfe ich tatsächlich stark mit ExcelNova da ich hier zum ersten Mal von Datenschnitten in Excel gelesen habe und seitdem ein großer Fan dieser Technik bin.

Kapitel 8: Informationen Zusammenfassen und Gruppieren

Das Gruppieren von einzelnen Zeilen ist ebenfalls ein Thema, das sich zu vertiefen lohnt. So können hier nicht nur aus Einzelposten Kostenstellen gruppiert werden, sondern auch bei Datumswerten ist es möglich diese nach Monaten, Quartalen oder auch nach Wochen zu gruppieren. Hier ist auch sehr direkt auf etwaige Einschränkungen eingegangen worden was bspw. die Gruppierung nach Halbjahren anbelangt.

Kapitel 9: Pivot Diagramme Erstellen

Auch wenn dieses Kapitel relativ kurzgehalten ist, wird hier doch das Thema umfassend erläutert, so dass hier die Besonderheiten von Pivot Charts gegenüber normalen Diagrammen dargestellt werden.

Hierbei wird auch auf die Objektsteuerung eingegangen und erläutert welche Formen von Diagrammen auf Basis einer Pivot Tabelle erstellt werden können.

Kapitel 10: Visuell glänzen mit bedingten Formatierungen in Pivot Tabellen

Bei der bedingten Formatierung von Pivot Tabellen sind einige Punkte zu beachten, die dann doch abweichend zur normalen bedingten Formatierung von Tabellen verhalten. Entsprechend hilfreich ist es hier die Zusammenhänge zu kennen und die unterschiedlichen Möglichkeiten der bedingten Formatierung in Pivot Tabellen zu nutzen.

Kapitel 11: PIVOTDATENZUORDNEN Formel

Diese Formel dient dazu Datenfelder aus einer Pivot Tabelle in anderen Zellen auszulesen. Hier wird nicht nur erklärt wie "normale" Bezüge auf eine Pivot Tabelle gesetzt werden können sondern auch wie diese Formel durch indirekte Verweise dynamisch genutzt werden kann.

Kapitel 12: Dashboards - Pivot in der Berichterstattung

Die Königsdisziplin einer Pivot Tabelle ist die Erstellung eines Dashboards, in dem alle relevanten Informationen intuitiv durch die Berichtsempfänger ausgewertet werden können. Im Beispiel einer Projektzeiterfassung und einer sich selbst aktualsierenden Geburtstagsliste werden alle vorherigen Kapitel noch einmal zusammengefasst und die einzelnen Teile setzen sich wie Puzzleteile zum Gesamtbild zusammen.

So einfach die Beispiele auch auf den ersten Blick wirken mögen habe ich hier doch einige Anregungen für kommende Finanzberichte erhalten und freue mich schon darauf das Gelernte umsetzen zu können.

Teilnahmebescheinigung / Zertifikat

Gerade da das Thema Personalentwicklung in einigen Einrichtungen und Firmen sicherlich an Bedeutung gewinnt bin ich auch sehr froh, dass nach Kursabschluss ein Zertifikat / Teilnahmebescheinigung gibt, so dass der Besuch des gesamten Kurses und das Gelernte nachgewiesen werden kann.



Das Zertifikat habe ich tatsächlich erst zugesandt bekommen nachdem ich die letzte Lektion betrachtet hatte, auch wenn ich einige Zeit vorher die anderen Lektionen durchgegangen war.

Fazit

Für Menschen, die sich intensiver mit Berichtswesen und Excel beschäftigen kann ich diese Schulung aus voller Überzeugung empfehlen.

Dem chinesischen Philosophen Konfuzius wird das Zitat "Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es können." zugeschrieben, was sowohl in der Aus- und Weiterbildung auch immer wieder gerne herangezogen wird um eine Verbindung zwischen Theorie und Praxis bei Schulungsunterlagen herzustellen und auch das Gelernte direkt oder auch später anzuwenden.

Dieses ist Lukas Rohr sehr gut gelungen und ich empfand diese Schulung sowohl als intensiv als auch lehrreich und konnte einige für mich interessante Punkte mitnehmen und dabei auch für mein eigenes Berichtswesen anwenden. Sowohl diese Inspirationen als auch die Möglichkeit das eigene Wissen noch einmal zu vertiefen haben mich hier nicht nur angenehm überrascht sondern lassen mich diese Schulung auch als einen Mehrwert ansehen.

Insbesondere in Hinblick auf die Datenmodelle freue ich mich schon darüber diese in der Praxis einsetzen zu können.

Wenn ich ebenfalls Interesse an diesen Kurs geweckt hab würde ich mich über einen Blick auf das Angebot zum Onlinekurs "Daten Analysieren mit Pivot Tabellen" * Affiliate-Link / Werbung freuen.



* Affiliate-Link / Werbung
Als Affiliate verdiene ich am Erwerb dieses Kurses per  Affiliate-Link