Gerade im Bereich Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen gibt es immer wieder die Frage, welche Daten hier im Vergleich herangezogen werden können.

Hochschulintern fallen jede Menge finanzwirtschaftliche (monetäre) und Leistungskennzahlen wie Studierende, Prüfungsdaten und andere nicht monetäre Kennzahlen an die auch in unterschiedlicher Form aufbereitet werden können.

Einige dieser internen Kennzahlen, die auch in anderen Branchen genutzt werden, sind auch im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" vorgestellt worden und können nicht nur in SAP, sondern auch anderen ERP Systemen oder auch Dashboards verwendet werden.

Für ein Berichtswesen sind eindeutige Definitionen von Kennzahlen ebenso wichtig, wie in einer Zielvereinbarung auch realistische Vergleichsdaten relevant sind. Entsprechend hilfreich kann es dabei sein danach zu schauen, was es schon an vorhandenen Definitionen und Kennzahlen in der jeweiligen Branche gibt.
 

Interne Hochschulstatistische Kennzahlen und Aufbereitung in Excel Dashboards

Vorhandene interne Daten können dann unter anderen in Excel aufbereitet werden.

Ein Überblick bietet der Artikel mit Verweis auf weitere Artikel rund um das Thema Berichtswesen (nicht nur im Hochschulumfeld) die etwas eingerückt in folgender Aufstellung dargestellt sind.

• "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen"
  • "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)"
  • "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle"
  • "Gestapelte Säulendiagramme in Excel mit Summenausweis"
  • "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik"

Hochschulen liefern mit der Hochschulfinanzstatistik und Personalstatistik viele dieser Daten auch an die Statistikämter der Länder und von dort werden diese Daten dann an das Bundesamt für Statistik weitergeleitet.

Oft finden sich auf den Seiten der Statistikämter dann die Daten zusammengestellt über alle Hochschularten in umfangreichen Analysen, Diagrammen aber auch Tabellen wieder.

Unter meinen Webempfehlungen bin ich auch auf einige empfehlenswerte Seiten zum "Hochschulcontrolling" eingegangen. Neben vielen anderen Seiten wird hier auch die Struktur des Bundeshaushaltes auf bundeshaushalt.de ausführlich erläutert.



Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ebenfalls auf das Thema Aufbau eines Berichtswesen eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 
 

Kennzahlen im Bereich Bildung, Forschung und Kultur - Hochschulen

Heute möchte ich aber auf eine Datenquelle für das Berichtswesen eingehen, die ich zuletzt 2009 im Artikel "Hochschulstatistische Kennzahlen" erwähnt habe und wo ein Update vielleicht auch für einige andere ebenfalls von Interesse sein kann.

Für den Bereich öffentliche Verwaltung und besonderes Hochschulen stehen unterschiedliche Daten bereits online zur Verfügung, so dass hier für das eigene Berichtswesen auch auf diese Daten als Vergleichswerte zugegriffen werden kann.

Ein Beispiel ist hier die Seite des Statistischen Bundesamtes, dass ich als Screenshot neben meinem Maskottchen Gideon (siehe Videoreihe "Sagen Sie mal, Herr Unkelbach...") aufgenommen habe.


Bild: Screenshot von Destatis.de

Das Statistisches Bundesamt (DESTATIS)  hat im Bereich Hochschulen unter Publikationen auch aktuelle Werte rund um "Finanzen der Hochschulen", "Personal an Hochschulen" aber auch Studierende- und Prüfungsdaten sowie aktuelle monetäre und nicht monetäre hochschulstatistische Kennzahlen veröffentlicht.

Eine Übersicht zu den einzelnen veröffentlichten Daten inklusive Informationen zu Methoden und Definitionen einzelner Statistiken findet sich auf der Übersichtsseite:

https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/_inhalt.html

Im Abschnitt Publikationen finden Sie einzelne statistische Auswertungen inklusive der Vorjahresdaten die in der jeweiligen Auswertung unter "Ältere Ausgaben finden Sie in der statistischen Bibliothek" für einzelne Jahre, teilweise bis 1976, als PDF und XLSX heruntergeladen werden können.

Die derzeit online befindlichen Daten stammen aus dem Geschäftsjahr 2019 und die Hochschulen liefern in 2021 auch die entsprechenden Hochschulfinanzstatistiken für das Jahr 2020 aus. Anhand des Publikationsdatum (23.03.2021) ist wohl davon auszugehen, dass Ende März 2021 auch die aktuellen Daten von 2020 online verfügbar sein werden.

Für das Hochschulcontrolling und ein Aufbau eines entsprechenden Hochschulberichtswesens (zum Beispiel für eine Benchmark) sind Daten wie

• Finanzen der Hochschulen - Fachserie 11 Reihe 4.5
  https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Bildungsfinanzen-Ausbildungsfoerderung/Publikationen/_publikationen-innen-finanzen-hochschulen.html

oder auch

• Personal an Hochschulen - Fachserie 11 Reihe 4.4
  https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/Publikationen/_publikationen-innen-hochschulen-personal.html

interessant.

WICHTIG - Abweichung Fächergruppe und Lehr- und Forschungsbereiche (LuF)

Bei der Verwendung der Daten rund um Personal an Hochschulen ist mir aufgefallen, dass in einigen Bereichen ein . eingetragen ist und die Summe der Einzelwerte der  LuF nicht mit der Summe der Fächergruppe übereinstimmte (zum Beispiel Geisteswissesnchaften gemeinsam).

Am Anfang der Statistik ist allerdings ein Hinweis zur Zeichenerklärung vorhanden:

•   -  bedeutet nicht vorhadnen
•   .  bedeutet Zahlenwert unbekannt oder geheim zu halten

Somit ist also eine Abweichung der Summe zu den Einzelwerten erklärbar und sollte entsprechend berücksichtigt werden, wenn entsprechende eigene Kennzahlen gebildet werden.

Die an dieser Stelle zusammengestellten Daten können als Grunddaten für eigene Kennzahlen herangezogen werden und so je nach Lehr- und Forschungsbereich oder Fächergruppen mit vergleichbaren Bundeswerten je Hochschulart verglichen werden.

Vergleichbar zum Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" ist es hier auch möglich aus diesen Daten eigene Kennzahlen abzuleiten (Abs / Wiss, Drittmittel / Prof, ...).

Hier zeigt sich auch wieder, dass beim Vorliegen entsprechender Daten auch eigene Berichtsanforderungen, Kennzahlen und spannende Berichte entstehen können.

Es kann sich also lohnen diesen Artikel, als Wiedervorlage für April 2022 zu legen.

Nachtrag: E-Learning Statistik vom statischem Bundesamt

DESTATIS bietet einen Onlinecampus mit Modulen rund um statistisch-methodischen Themen von Quellen bis zur Analyse von Daten und organisatorisch-rechtliche Themen an.  Die Module können ohne Registrierung direkt aufgerufen werden 📊🥰.

Die einzelnen Module sind unter https://www.destatis.de/DE/Service/Statistik-Campus/E-Learning/eLearning-statistik.html abrufbar.

Im Artikel "Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum" bin ich auf die unterschiedlichen Status oder Statusse eines CO Innenauftrag eingegangen.

Systemstatus als Lebenszyklus eines CO-OM Innenauftrag

Der Systemstatus bildet dabei den Lebenszyklus eines Innenauftrages von der Eröffnung bis zum Abschluss eines Auftrags/Projektes dar. Dabei sind je nach Status unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge für einen Systemstatus gestattet.

Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:

• Eröffnet (Tabellenfeld AUFK-PHAS0)
  Hier ist der Auftrag angelegt, aber es können noch keine Istbuchungen durchgeführt werden.
• Freigegeben (Tabellenfeld AUFK-PHAS1  Freigabedatum AUFK-IDAT1)
  Hier sind fast alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge erlaubt
• Technisch abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS2  Freigabedatum AUFK-IDAT2) TABGL entspricht Systemstatus I0045 TABG
  Hier könenn keine Planänderungen mehr vorgenommen werden aber Istbuchungen sind noch möglich
• Abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS3  Freigabedatum AUFK-IDAT3) entspricht Systemstatus I0046 Abgeschlossen
  In diesem Status sind keine kostenrelevante betriebswirtschaftlichen Vorgänge mehr erlaubt

Den Lebenszyklus eines Innenauftrages ist in folgender Abbildung in unserem Buch Schnelleinstieg ins SAP Controlling vorgestellt worden.


Einzelne Status eines CO Innenauftrags (Lebensweg eines Innenauftrag)
Spannend dabei ist, dass dieser Lebensweg nicht nur in einer Richtung, sondern auch wieder auf die jeweilige vorherige Stufe (Status) zurück gelebt werden kann.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema CO Innenauftragsrechnung  ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

Für 29,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120346
 
 

Anwenderstatus

Neben den vom SAP System vorhandenen vorgegebenen Status inklusive der entsprechenden Zuordnungen können im Customizing aber auch eigene "Anwenderstatus" festgelegt werden, die über ein Statusschema auch eigene Anwenderstatus festlegen, die hier ebenfalls einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge festlegen und eine Vorgangssteuerung je Statusschema zuordnen.
Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Auftragsstammdaten
• Statusverwaltung
• Statusschemata definieren (Transaktion OK02)

Hier sind die einzelnen Status in einer Reihenfolge festgelegt, sodass in der Stammdatenverwaltung hier auch zwischen den einzelnen Status hin und her geschaltet werden kann. Über SPRINGEN->VORGANGSSTEUERUNG können nun einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt werden.

In der Definition der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) kann nun das Statusschema hinterlegt werden. Jeder diese Statusschemata ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.

Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle  JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.

Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufplanes für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.

Zusammenhang betriebswirtschaftlicher Vorgang (VRGNG) und Status

Wie bereits erwähnt können zwischen den einzelnen Status innerhalb der Stammdaten von CO Innenaufträgen über die Transaktion KO02 in der Registerkarte Status der Systemstatus und die entsprechenden erlaubte Vorgänge eingesehen und über die Pfeiltasten beim Systemstatus der entsprechende Status gewechselt werden.

Alternativ kann in der Transaktion KO02 über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Anwenderstatus
  • ein gepflegter Anwenderstatus für das CO Objekt (Innenauftrag)
• gesetzt werden oder per
  • Freigabe zurücknehmen (nachdem der Auftrag angelegt wurde)
  • Freigeben
  • Techn. abschließen
  • Abschließen
• ein entsprechender Status gesetzt werden oder
  • Sperre (Setzen) das Objekt gesperrt werden
  • Löschvormerkung (Setzen) der Auftrag zur Löschung vorgemerkt sein.

Insgesamt sind dieses die vorgegebenen Varianten zum Systemstatus, wobei der Anwenderstatus, wie im oberen Absatz beschrieben selbst gepflegt werden kann bzw. hier entsprechende betriebswirtschaftliche Vorgänge hinterlegt werden.

Für den aktiven (gepflegten) Innenauftrag in der Transaktion KO02 kann über

• (Mehr)
• Zusätze
• Erlaubte Vorgänge (UMSCH + F7)

eine Liste der erlaubten Voränge zu den aktuellen Systemstatus aufgerufen werden.

Dazu zählen auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge

• KEP Planeinzelposten schreiben
• KOAP Abrechnung Plan
• KOAS Belastung aus Abrechnung Plan
• RKP1 Planung Primärkosten
• RKP3 Palnung Sekundärkosten
• RKP4 Planung Statist. Kennzahlen

und weitere Vorgänge.

Je weiter der Status fortgeschritten ist, umso weniger VRGNG (Vorgänge) sind am Ende noch gestattet.

So könnte zum Beispiel im Status ABGS (Abgeschlossen) folgende Vorgänge noch erlaubt sein:

• BLOC Sperren
• BAB technisch abschließen
• KBFC Verfügbarkeitskontrolle
• LVMS Löschvormerkung setzen

Besonders interessant ist dabei, dass jeder Status zu setzen ebenfalls wieder ein eigener Status ist.

Im Beispiel wäre vor dem Status ABGS abgeschlossen der Status TABG technisch abgeschlossen zu setzen und entsprechend sind auch die anderen Systemstatus aufeinander aufbauend, wie weiter oben am Lebenslauf eines Auftrags zu sehen ist.

Pflege der Zuordnung von Systemstatus und betriebswirtschaftlichen Vorgang

Über die Transaktion BS22 Systemstatus pflegen oder den dahinter liegenden ABAP Report SAPMBSVB können die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge je Systemstatus gepflegt werden. Dieses sind alle im Paket DSV in der Verantwortung von SAP gepflegt, sodass bei einer Änderung hier darauf geachtet werden muss, dass im Rahmen eines Supportpackage diese Änderung nicht überschrieben wird.

Anhand der Transaktion BS23 Systemstatus anzeigen kann sich im Vorfeld die Einträge erst einmal angezeigt werden.

Die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge können über die Transaktion BS33 Vorgänge anzeigen und BS32 Vorgänge pflegen ebenfalls näher betrachtet werden.

In unseren Fall soll, nach einer erfolgreichen Plankopie der Innenaufträge, auf bereits abgeschlossenen Innenaufträgen noch Planabrechnung und Planumlage für eine Planrechnung durchgeführt werden.

Bisher musste dafür nach der erfolgreichen "Plankopie der Innenaufträge" per Massenpflege die relevanten Innenaufträge entsperrt werden, sodass hier eine Buchung möglich ist. Danach musste per Query wieder festgelegt werden, welche dieser Innenaufträge danach wieder abgeschlossen werden müssen.

Hilfreich war es hier per KOK5 sich eine Liste der relevanten später wieder zu ändernden Innenaufträge, wie im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" beschrieben abzuspeichern.

Da diese Änderungen immer wieder erfolgen und auch fehleranfällig sein können, insbesondere wenn die Daten an ein anderes System übertragen werden und dort als nicht abgeschlossen geführt werden, kam die Überlegung auf, ob nicht auch bei abgeschlossenen Projekten Planbelege zugelassen werden können.

Damit wären auch Auswertungen wie "Änderungsbelege zu CDHDR und CDPOST für SAP Objekte wie Stammdaten im Rechnungswesen (Report/Transaktionscode RSSCD100)" nicht mehr erforderlich.

Pflege Betriebswirtschaftlicher Vorgänge für Systemstatus I0046 Abgeschlossen (ABGS) oder I0045 Technisch abgeschlossen (TABG)

Nach Aufruf der Transaktion BS22 erhalten wir eine Übersicht aller im System vorhandener Systemstatus.

Hier kann auf den Eintrag I0046 ABGS abgeschlossen oder I0043 SPER Gesperrt  oder I0045 TABG Technisch abgschlossen  (ggf. muss hier in der Liste etwas geblättert werden) auch  per

• (Mehr)
• Springen
• Vorgangssteuerung

zum jeweiligen Status die einzelnen Betriebswirtschaftlichen Vorgänge per Kennzeichen zwischen folgenden Optionen gewechselt werden.

• Kein Einf
  "Kennzeichen: Vorgang wird nicht beeinflusst"
  Damit hat der Systemstatus keinen Einfluss auf diesen Vorgang
• Erlaubt
  Damit darf dieser Vorgang ausgeführt werden, wenn dieser Status gesetzt ist
• Warnung
  Hier erfolgt eine Warnmeldung, wenn dieser Vorgang durch einen Anwender ausgeführt wird (gelbe Meldung), aber der Vorgang ist weiterhin möglich
• Verboten
  Sofern der Status gesetzt ist, wird auch dieser Vorgang direkt unterbunden (rote Fehlermeldung).

Hier kann also für einzelne Vorgänge (wie oben aufgeführt) zum Beispiel von Verboten auf Warnmeldung für den Vorgang KOAP Abrechnung Plan gesetzt werden.

TR852 Hinweismeldung auf Änderung im Namensraum
Dieses ist allerdings eine Änderung im SAP Namensraum, so dass hier das entsprechende Objekt (Status des Innenauftrages) auch einen entsprechenden Hinweis (Meldungsnummer "TR852 - Führen Sie nur dringende Reparaturen in fremden Namensräumen durch") ausgegeben wird, dass dieses für drigenende Reparaturen und nach Rücksprache oder auf Anweisung des Namensraum inahber (SAP oder Software-Hersteller) erfolgen sollte.

Die hinter dieser Änderung liegenden Tabellen wird von SAP oder den Namensrauminhabender (Softwarehersteller) gepflegt. Eine Änderung ist als Modifikation zu betrachten und muss nach jedem update kontrolliert werden. Es sollte hier also bewust zwischen der BS22  als Modifikation oder der Nutzung eines Anwenderstatus entschieden werden. Der Anwenderstatus muss bewust gesetzt werden (vergleichbar zu SPERR) und wird nicht in der Tabelle AUFK festgeschrieben.
 

Fazit

Auch wenn durch die Anpassung der Systemstatus und Zuordnung von Vorgängen hier nun eine Planung auf eigentlich abgeschlossenen Projekten / Innenaufträgen erlaubt ist stellt sich die Frage, ob diese Abweichung vom Standard auch sinnvoll ist.


Gerade, wenn eine Planwerterfassung sei es zur Planung oder zu Abbildung von CO Budget vorhanden ist öffnet dieses die Möglichkeiten für etwaige Abweichungen.


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Berichtswesen im Controlling eingegangen und habe hier auch das Thema CO Budgetierung über Planwerte beschrieben.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.

Eine solche Anpassung sollte daher nicht nur im Controlling sondern auch im Berichtswesen besprochen und untereinander kommuniziert werden. Daneben ist natürlich auch darauf zu achten, dass nach einem Supportpackage Update auch diese Einstellung kontrolliert werden sollte.

Sinnvollerweise gehört dieses dann auch mit auf der Testfallliste, so dass etwaige Abweichungen, wie im Artikel "Änderungen und Nacharbeiten nach Einspielung SAP ERP 6.0 Enhancement Package 8 (EHP 8) insbesondere im CO" direkt auffallen.


Sinnvoll kann es hier sein den Status TABG für technisch abgeschlossen zu ändern, dass hier Planwerte gebucht werden können, so dass anhand des Status und der AUFK ersichtlich ist, dass das Projekt abgeschlossen ist aber sowohl Ist als auch Planwerte noch buchbar sind.

Die Planwerte der Version 0 innerhalb eines SAP CO System werden für unterschiedliche Zwecke genutzt. Für die, unter anderen in unserem Buch »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« (2. Auflage, siehe ausführliche Beschreibung) vorgestellte, Plantarifermittlung innerhalb der Leistungsartenplanung (Leistungsartenrechnung) oder als Planwerterfassung um hier ein CO Budget informativ darzustellen. Letztere Variante ist auch im Buch  »Berichtswesen im SAP®-Controlling« (1. Auflage, siehe ausführliche Beschreibung).

Innerhalb des Berichtswesen wa daher eine gewisse Verwunderung vorhanden, dass im Bericht im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Innenaufträge
• Infosystem
• Berichte zu Innenaufträgen
• Plan/Ist-Vergleich
• Aufrag: Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993)

aber auch in anderen Report Painter Berichten Planwerte auf Ertragskonten vorhanden waren zu denen keine Einzelposten aufgerufen werden konnten. In gleicher Höhe waren aber auch Erlöse im Ist gebucht, die als Debitorenrechnung von der Belegart in der Finanzbuchhaltung in gleicher Höhe zum Planwert gebucht sind.

Zumindest die Istbelege sind in der Tabelle COEP ersichtlich, aber was es mit den Planbelegen ohne Einzelposten auf sich hatte, war mir hier anfangs nicht klar.

SAP Tabellen für Planbelege im CO-OM

Zur Auswertung von Planbelegen (auch auf statistischen Innenaufträgen) empfiehlt sich aber die Auswertung der Datenbanktabelle COSP "CO-Objekt: Summen Kosten - externe Buchungen". Diese hatte ich auch im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" für Einzelposten und in den Kommentaren zum Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" erwähnt. Zu beachten ist, dass in der Tabelle COSP nur die Primärkosten als Summe gespeichert werden, die sekundären Kostenarten sind in der Tabelle COSS enthalten. Für unsere Zwecke, die Auswertung der Ertragskonten, ist die Tabelle dennoch geeignet.

Relevant für eine Analyse sind folgende Tabellenfelder:

• COSP-WRTP Werttyp
• COSP-VRGNG Vorgang CO
• sowie die einzelnen Periodenwerte
  • COSP-WTG001 bis COSP-WG016
    Wert gesamt in Transaktionswährung
  • COSP-WOG001 bis COSP-WOG016
    Wert gesamt in Objektwährung
  • COSP-WKG001 bis COSP-WKG016
    Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung

Bevor wir uns nun aber die einzelnen Felder in der Tabelle betrachten möchte ich noch ein zwei Worte zu den unterschiedlichen Währungen im Controlling erwähnen.

Durch die bisherigen Erfahrungen mit unterschiedlichen Währungen im SAP System würde ich an dieser Stelle die Felder COSP-WKG001 bis COSP-WKG016 (Periode 1 bis Sonderperiode 16) auswerten. Warum ich mich hier für die Kostenrechnungskreiswährung entschieden habe erläutere ich kurz im folgenden Abschnitt.
 

Exkurs: Unterschiedliche Währungen im Controlling

Beim Festlegen eines Kostenrechnungskreises wird im Customizing auch gleichzeitig eine Kostenrechnungskreiswährung festgelegt. Dem Kostenrechnungskreis können unterschiedliche Buchungskreise zugeordnet werden, die zwar eine eigene Buchungskreiswährung  (bspw. US-Dollar USD oder Schweizer Franken SFR) haben aus denen aber die Kostenrechnung die gemeinsame Konzernwährung Euro ableitet, sodass innerhalb des Kostenrechnungskreises eine einheitliche Konzernwährung geführt wird.

Die Transaktionswährung weist dafür die Währung aus, in der die Belege im Controlling tatsächlich gebucht sind.

Daneben können zu einzelnen CO-Objekten, so auch Kostenstelle  oder Innenauftrag ebenfalls eigene Währungen definiert werden (bspw. in der Kostenstelle im Feld Währung in der Registerkarte Grunddaten). In der Regel wird hier aber dem CO-Objekt die Währung als Vorschlagwert beim Anlagen vorgeschlagen und zugewiesen, die auch im Kostenrechnungskreis hinterlegt ist.

Zusammenhang T-Währung (COSP-WTG*), O-Währung (COSP-WOG*), K-Währung (COSP-WKG*)  und Währungsumstellung

Durch den Hinweis eines Kollegen bin ich darauf aufmerksam gemacht worden, dass bei einem Mehrmandantensystemen scheinbar nur die Felder  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung"( COSP-WKG* ) gefüllt sind und nicht die Felder Transaktionswährung ( COSP-WTG*) oder Objektwährung ( COSP-WOG* ). Entsprechend sinnvoll ist es daher tatsächlich die Kostenrechnungskreiswährung für diese Query zu verwenden. An welcher Stelle im Customizing dieses Verhalten ausgesteuert ist kann ich leider noch nicht sagen, aber die Artikel, welche die COEP oder COSP im Rahmen einer Query auswerten, habe ich passend angepasst. Hintergrund ist hier vermutlich, dass einige Mandanten die Währungsumstellung von DM auf EUR mitgemacht haben und andere erst nach der Umstellung auf Euro angelegt worden sind.

Dieses spricht dafür, dass die T-Währung und O-Währung nur dann gefüllt wird, wenn auch tatsächlich unterschiedliche Währungen im System vorhanden waren und ansonsten wird nur das Feld  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" gefüllt, wobei diese Währung auch identisch zur Buchungskreiswährung ist.

Auswertung der Plan und Ist Belege in der Datenbanktabelle COSP

Dank der Transaktion SE16H können zum CO Objekt (Innenauftrag OR* gefolgt von der Innenauftragsnummer), Geschäftsjahr und Kostenart relativ zügig die einzelnen Belege ausgewertet werden.

Die Ertragsbuchung ist mit dem betriebswirtschaftlichen Vorgang COIN (CO Durchbuchung aus FiBu) mit Wertyp 4 im Ist vorhanden.

Durch den betriebswirtschaftlichen Vorgang SDOR werden von Planerlösen auf den kontierten Innenauftrag (in Tabelle COSP) fortgeschrieben, was im Standard nicht unterdrückt werden kann. Diese sind entsprechend mit Werttyp 1 Plan und Vorgang SDOR ausgewiesen.

Durch den Werttyp 29 "Wert aus Kundenauftrag" gibt es hier eine Gegenbuchung die aber in normalen Berichten wie  Auftrag Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993) nicht ausgewiesen werden. Dieses liegt daran, dass in der Spalte Plan im Report Painter Bericht nur der Werttyp 1 Plan und nicht 29 ausgewertet wird.

Hintergrund dieses Buchungsverhaltens ist folgender:

Planerlöse auf Innenauftag durch Kontierung einer Vertriebsbelegposition aus Modul FI-SD

Beim Erstellung einer Rechnung wird der Vorgang SDOR angestoßen, der Planwerte fortschreibt (erkennbar an der Spalte WT = Werttyp und den  Eintrag 1 = Plan).

Automatisch wird hier eine Gegenbuchung auf den Werttyp 29 = Wert aus Kundenauftrag gebucht. Der Vorgang COIN erzeugt Ist-Werte (Spalte WT mit Eintrag  4 = Ist).

Das bedeutet, dass bei jedem Beleg sowohl das Ist als auch in gleicher Höhe der Plan gebucht wird. Das hat zwar den Vorteil, dass keine Plan- / Ist-Abweichungen entstehen, lässt aber in unseren Fall Planwerte in gleicher  Höhe zu den Erlösen stehen.

Dieses Verhalten kann im SAP durch eine Modifikation bzw. Hinweis unterbunden werden. Im Hinweis 352984  wird das Vorhaben wie folgt beschrieben: "Die Kontierung einer Vertriebsbelegposition auf einen Innenauftrag führt automatisch zu entsprechenden Planerlösen auf dem Innenauftrag. Diese Planerlösfortschreibung soll unterdrückt werden."

Um dieses umzusetzen wird auf den Hinweis 600220 "Planerlös aus SD im Innenauftrag oder CS-Auftrag" verwiesen. Hier wird eine Funktionalität nachgereicht, die dieses Verhalten über eine Modifikation deaktivieren soll. Ein entsprechendes Business Add-in (BAdI) wird hier zur Korrektur angeboten.  Mit dem Business Add-in (BAdI) KAOV_ORD_PLD_REVENUE kann je Auftragstyp/Auftragsart festgelegt werden ob Vertriebsbelege Planerlöse erzeugen sollen oder nicht. Durch die im Hinweis aufgeführte Anleitung kann eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden.

Weiterbildung im Bereich Salse & Distribution (SD)

Ich habe mich bisher noch nicht intensiver mit dem Thema Vertrieb bzw. den SAP Modul SD beschäftigt und habe dies ebenfalls auf der Agenda um etwas tiefer ins Thema eintauchen zu können.

Daher mag ich an dieser Stelle gerne auf einige Angebote von meinen Verlag Espresso Tutorial hinweisen die ich hier in Partnerschaft anbiete (Werbung).

 

Onlinetraining

Auch für das Modul SD bietet Espresso Tutorial ein blended learning als Onlinetraining an. In der Schulung von Staffan Rubien wird in Form eines Onlinetrainings inklusive Live  Expert Sessions für SAP SD anwendende sowie SAP Beratung eine umfassende Schulung angeboten. Als Voraussetzung sollten hier allerdings mindestens zwei Jahre SAP-SD Erfahrung vorhanden sein. Neben Grundlagen wird hier auch auf Launchpad & App in der SAP S/4HANA Fiori Oberfläche eingegangen, die Pflege von Material, Business Partner und die einzelnen Prozesse innerhalb SD von der optionalen Anfrage, über das Angebot, Auftrag (Auftragsart TA (Terminauftrag) bis hin zur Verwaltung von Aufträgen eingegangen.


Angebot von Espresso Tutorials

Sollten Sie noch keine Erfahrungen mit FI-SD gesammelt haben, oder aber sich lieber erst einmal selbst in die Materie einlesen wollen kann ich noch folgende Buchempfehlungen, je nach SAP Version, weiter geben.

Isa Bodur, von thinkdoforward.com, bietet ebenfalls für kurze Zeit SAP SD Kurse – online und kostenlos an.

Der Kurs von Isa Bodur ist in mehreren Lektionen aufgeteilt:
Lektion 1: Was ist SAP SD? // Kundenauftragsprozess
1.1. Wertschöpfungskette - Handelsunternehmen
1.2. Prozessdarstellung - Swimlane
1.3. Verkaufsbeleg anlegen
Lektion 2: Belegstruktur // Belegdaten
2.1. Belegstruktur / Belegdaten
2.2. Prozessdarstellung - Swimlane
2.3. Auftrasgsprizess - Preisübersicht
2.4. Auftrasgsprizess - Statusübesicht
Lektion 3: Unternehmensstruktur
3.1. Unternehmensstruktur / Stammdaten
3.2. BP/GP/Kundenstamm mit Fokus auf SAP SD/OTC
3.3. Materialstammdaten mit Fokus auf SAP SD/OTC
Lektion 4: Einführung in die Findungslogiken
4.1. SD Auftragsprozess Einführung in die SD-Findungslogiken
4.2. AUftragsprozess Beispiele für Findungslogiken
4.3. AUftragsprozess Beispiel für eine priorisierte Findung
4.4. AUftragsprozess Beispiel für eine priorisierte/kombinierte Findung
4.5. AUftragsprozess Komplexe Finandungslogiken aus Customizing und Stammdaten
Lektion 5: Einführung in die SD-Belegkonstellationen
5.1. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung der Eins-zu-Eins Belege
5.2. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung des Liefersplits
5.3. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung des Fakturasplit / Sammelfaktura
5.3. Einführung in die SD Belegkonstellationen - Darstellung der Sammelrechnung
Lektion 6: Beleg stornieren // Änderungshistorie
6.1. SAP SD Belegstorno Verfahren Stornieren der Belegkette
6.2. SAP Änderungshistorie Was wird als Ändeurng dokumentiert?
Lektion 7: SD-Listen
7.1 SAP SD Auftragsprozess - SD-Listen / -Reports
7.2 V.02 Liste unvollständige Aufträge
7.3. VA14L - Zur Lieferung gesperrte Verkaufsbelege
7.4. VL06 - Auslieferungsmonitor
Lektion 8: Einführung in die SD-Preisfindung
8.1. Einführung in die SD-Preisfindung
8.2. Pflege von Preiskonditionen - VK11/VK12/VK13
8.3. Preismaterial
 

Buchempfehlungen

Unter SAP ERP wäre dieses:

 

Sofern ein Wechsel nach S/4HANA ansteht oder schon vollzogen ist können auch folgende beide Bücher relevant sein.
 

Oder aber als ganz aktuelle Publikation
 
Sowohl als Autor als auch als Leser habe ich mit Büchern von Espresso Tutorials gute Erfahrungen gemacht und würde mich, sofern ich diese nicht vorher schon gelesen habe über eine Rückmeldung zu diesen Publikationen sehr freuen.

 

Mir persönlich ist hier im Blog die Themenvielfalt ein wichtiges Anliegen. Auf der Startseite habe ich mein Blog als persönlichen Wissenspool beschrieben in den ich regelmäßig Artikel aus meinem Arbeitsbereich u. a. Controlling, SAP (mit Schwerpunkt auf die Module CO, PSM und BC) aber auch zu diversen andere oft it-nahe Themen schreibe.

Trotzdem entwickeln sich immer auch wieder Artikel, die dann fast eine eigene Serie sinbilden. Beispiele dafür sind im Bereich "Smart Home Systeme im Alltag - z.B. Google Home und Amazon Echo (Alexa)", "Smarte Geräte am Handgelenk" oder auch im Autorenleben bei Artikeln rund um die Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort) direkt ersichtlich. Ebenso stelle ich gerne von mir genutzte (Software)-tools, aktuelle Buchempfehlungen oder auch andere Internetseiten vor.

Letzte Woche hatte ich mich mit folgenden Themen beschäftigt:

• Blogartikel rund um Sars-Cov-2 / Covid-19
• Hörempfehlungen Podcast rund um Datenschutz, Homeoffice und Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
• Weiterbildung rund um SAP Infotage und Workshops

Von daher stelle ich die Artikel dazu sowie kurze Ergänzungen zur Verfügung.

 

Blogartikel rund um Sars-Cov-2 / Covid-19

In 2020 / 2021 ist aber auch das Thema Corona und digitale Helfer rund um die Pandemie ein Thema geworden und hier gibt es mittlerweile auch im Blog einige ausführliche Artikel, die nicht nur Apps, sondern auch Informationen rund um das Thema zur Verfügung stellen.

Daher möchte ich diesen Artikel gerne dafür nutzen, um auf einige Artikel noch einmal gesammelt hinzuweisen.



Im Artikel "Ist der QR Code von ImpfpassDE App kompatitbel zu Corona-Warn-App oder der Cov-Pass App?🤔" stelle ich nicht nur die Kompatibilität der einzelnen Impfnachweise vor, sondern beschreibe auch, wie ein solcher Nachweis beantragt werden kann, und wie nicht nur per CovPass oder Corona-Warn-App ein Nachweis erfolgen kann,  sondern auch wodurch Events oder Lokalitäten diesen Nachweis ergänzend zum Papierimpfausweis kontrollieren können.






Dass der Impfausweis aus Papier auch eine Digitalisierung erfahren würde und hier Angebote wie ein digitaler Impfausweis ein aktuelles Thema sein könnte, hat mich selbst überrascht und so hat mich die vorgestellte Lösung mancher Hausarztpraxis erstaunt und im Artikel "Digitaler Impfnachweis für Sars-Cov-2 / Covid-19 mit CovPass, Corona Warn App, ImpfPassDE 👩‍⚕️" ist die Lösung ImpfPassDE näher vorgestellt worden. Gerade bei der Impfdokumentation und der Anzeige der nächsten fälligen Impftermine empfinde ich dieses als sehr praktisch.





Wenn es um Projektmanagement und größere Softwareprojekte geht hat 2020 die Corona-Warn-App in meinen Augen sehr schnell, datenschutzkonform und wandlungsfähig ein großes Lob verdient. Ich bin von der App sehr begeistert und die Entwicklungsarbeit, die dahinter steckt, sowie der Opensourcegedanke hat sowohl in meiner IT als auch Datenschutz und juristischen Filterblase vollkommen zu Recht viel Lob gesammelt.
Die Artikel "Corona Warn App - Update Risikobegegnungen im Kontakttagebuch bei Erhöhtes Risiko + Checkin Funktion" und "Corona Warn App Update Release 2.0.3 Check-in per QR Code möglich (Checkin und QR Code erstellen) 😷" sind hier stellvertretend zu sehen. Die CWA ist auch von der SAP SE entwickelt worden und meine Artikel könnten daher eigentlich auch statt in der Kategorie Android in der Kategorie SAP eingeordnet werde.



Was die Kontaktnachverfolgung bei Begegnungen anbelangt ist auch ein Clustertagebuch ein praktisches Tool und so sind die Artikel "Coronika.App - Corona Kontakttagebuch um Infektionsketten nachverfolgen zu können (ein Clustertagebuch über Kontakte und Orte)" aus der Aktion WirVsVirus aber auch die durchaus umstrittene Luca App im Artikel "Vorstellung der Luca App als Kontaktdatenübermittlung per QR Code - Nun auch in Hessen verfügbar" Thema hier im Blog.

 

Nachtrag: Woher bekomme ich mein digitales Impfzertifikat, wenn ich schon geimpft bin?

Personen, die im Impfzentrum schon geimpft worden sind, werden wohl per Post, sofern die Daten vorhanden sind, ein digitales Impfzertifikat erhalten (Seite mit QR-Code). Sofern die Impfung in einer Praxis erfolgt gibt es wohl einige Praxissysteme, die ebenfalls nun auch das EU-Zertifikat ausstellen, alternativ kann aber auch die bestehende Impfung in einer Apotheke erfolgen, sofern die heimische Apotheke dieses anbietet.

Mittlerweile weist das Portal vom "Deutscher Apothekerverband e.V."  auf  https://www.mein-apothekenmanager.de/ nicht nur Apotheken aus, die Schnelltests, sondern unter Serviceleistungen können auch Lieferdienst sowie "Digitales Impfzertifikat" als Filter per Postleitzahl / Adresse in der Apothekensuche angegeben werden.

Gerade in der Anfangszeit dürfte die Seite, aber auch Apotheken selbst, ziemlich überlaufen sein, sodass hier Geduld und vielleicht auch die Frage, wann man dorthin sollte vorab geklärt werden.

Gerade zum Start gibt es hier sicherlich noch etwas Anlaufschwierigkeiten durch den Antrag, sodass so fern nicht unbedingt direkt sofort und gleich ein Nachweis (für eine Reise etc.) erforderlich ist, ein Besuch der Apotheke auch etwas später möglich ist.

In unserer Apotheke in Gießen Wieseck (Schwanen-Apotheke) ist der QR-Code am Bildschirm schon abrufbar, aber beim Ausdruck gibt es noch Probleme durch die Software, von daher ist hier sicherlich auch noch etwas Geduld gefragt, sodass auch mit etwas zeitlichen Abstand der Impfnachweis durch Vorlage des Papierimpfpasses und Personalausweis möglich ist.

Alternativ, bzw. bei Impfung im Impfzentrum sofern noch nicht direkt das Zertifikat ausgehändigt wurde, gibt es auch ein Schreiben (in Hessen vom Hessisches Ministerium des Inneren und Sport bzw. Hessisches Ministerium  fpr Soziales und Integration) für für die Erst- und Zweitimpfung einen QR Code (bei Johnson & Johnson nur einen QR Code) womit sowohl die Erst- als auch Zweitimpfung in die CovPass App oder Corona-Warn-App übertragen werden kann. Sollte ein Impfnachweis erforderlich sein ist dieser ergänzend mit einem Ausweisdokument (Lichtbild Personalausweis oder Reisepass) möglich.


Der in CovPass oder der Corona-Warn-App importierte Code (per QR Code vom Ausdruck) wird bei einer Kontrolle übrigens mit ausgegeben, so dass per CovPass Check dieser Code mit den Daten Name und Geburtsdatum ausgelesen werden kann aber auch in der CovPass App oder einer anderen importiert weden kann. Daher ist es auch erforderlich als Veranstalung die Daten mit einen Lichtbildausweis zu kontrollieren.

Dieses hat aber gleichzeitig auch einen Vorteil. Die CovPass Check App prüft für sich noch einmal den QR Code der CovPass App und berechnet den Impfstatus anhand des Systemdatums. Dies ist systembedingt, da sowohl CovPass als auch die Corona-Warn-App auch offline funktionieren sollen und die Berechnung der Impfdatum der letzten Dosis + 14 Tage lokal am Gerät erfolgen soll. Sollte als jemand das Systemdatum am Smartphone umstellen, ist hier ein positiver Impfstatus ausgewiesen würde aber beim Abgleich mit der CovPass Check App oder vergleichbare Lösungen auffliegen.

Ansonsten erscheint in der Corona-Warn-App aber auch in der CovPass App der Hinweis:

Digitaler Impfnachweis
Sars-CoV-2
Impfschutz

Vollständiger Impfschutz in .. Tagen


Wichtig ist sich bewust zu machen, dass Impfdatum, Personendaten im Zertifikat enthalten sind und diese dann mit einem amtlichen Dokument (Lichtbildausweis) abgeglichen werden müssen. Dieses ist aber beim Papierimpfpass identisch. Kritisch sehe ich dieses sollte die Personendaten mit einer weiteren App verknüpft werden und diese dann ebenfalls als Nachweis gelten.. damit meine ich nun nicht den digitalen Personalausweis sondern eine App die in sich schon Personendaten erfasst hat und als Kontakttagebuch in Kombination mit den Impfdaten als Einheit auftreten würde....

Deswegen sind mir tatsächlich CovPass und auch die Corona-Warn-App aus Datenschutz aber auch aus anderen Gründen sehr sympathisch, auch wenn der Abgleich mit Ausweis dennoch problematisch sein kann.
 

Wie das gültige Impfzertifikat (aus Impfzentrum, Apotheke oder Arztpraxis in CovPass oder Corna-Warn-App eingebunden wird, habe ich im Artikel "Ist der QR Code von ImpfpassDE App kompatitbel zu Corona-Warn-App oder der Cov-Pass App?🤔 Digitaler Impfnachweis des RKI mit CovPass und Corona-Warn-App" näher beschrieben.



Dabei bin ich sowohl auf "Digitaler Impfnachweis in der Corona-Warn-App" als auch "Digitaler Impfnachweis in der CovPass App" eingegangen.




Interssant ist dass in der ImpfPassDE App der Impfnachweis für 8 Monate als gültig angesehen wird und in der Corona-Warn-App für 12 Monate. In der CovPassApp wird derzeit keine Gültigkeit ausgewiesen.

Digitales und Podcastempfehlungen rund um Datenschutz, Homeoffice und Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Nicht nur im Gesundheitsbereich auch was digitale Weiterbildung und neue Medienformate anbelangt hat sich in letzter Zeit viel verändert. Daher mag ich an dieser Stelle noch auf einige in letzter Zeit gehörte Podcasts hinweisen, die mich überrascht haben oder deren Themen ich gerne weiterempfehle.

Microsoft und Datenschutz – Eine Frage der Balance? – Rechtsbelehrung 92
https://rechtsbelehrung.com/microsoft-rechtsbelehrung-92/
Gast der Sendung war Johannes Nehlsen, Inhaber der Stabsstelle IT-Recht für die bayerischen staatlichen Hochschulen und Universitäten.
Die Stelle ist am Rechenzentrum der Universität Würzburg zur hochschulübergreifenden Beratung in IT-Rechtsfragen angedockt. Gerade beim datenschutzkonformen Betrieb von Microsoft Office Produkten ist dieser Podcast sehr angenehm zu hören auch in Hinblick auf praktische Lösungen im Umgang mit Softwareprodukten. Das kurz darauf auch in der Obiter Dictum Folge noch auf viel Kritik eingegangen wurde (Spannungsfeld Open-Source, Microsoft, ..) ist vielleicht auch gerade deswegen die Folge noch einmal hörenswert. Ergänzend mag ich mich auch für den Empfehlungen zu  datenschutzrechtlichen Hilfestellungen zu Microsoft-Produkten auf https://www.rz.uni-wuerzburg.de/dienste/it-recht/it-vertraege/microsoft-365/  bedanken.

STBNHCKR #20 Marc Paczian – “Virtual First” bei Dropbox als Zukunft der Arbeit
https://stbnhckr.de/stbnhckr-20-marc-paczian-virtual-first-bei-dropbox-als-zukunft-der-arbeit/
Wie könnte künftig ein Arbeitsplatz im Spannungsfeld Büro, Mobil oder Homeoffice aussehen? Hier sehe ich die Überlegungen bei Dropbox als sehr weit fortgeschritten an und kann auch sonst rund um Homeoffice und die Auswirkungen auf den Arbeitsplatz der Zukunft sehr empfehlen. Sarah Elsser und Sascha Pallenberg bieten mit STBNHCKR einen Podcast rund um das Thema Technik, Homeoffice an und bieten regelmäßig auch noch weitere Formate unter anderen gab es hier einen Livestream zwischen Sascha Pallenberg und Karsten Lohmeyer rund um Technologien und Tools fürs Homeoffice

Auslegungssache 40: Wie entsteht eigentlich ... eine DSGVO?
https://www.heise.de/hintergrund/Auslegungssache-40-Wie-entsteht-eigentlich-eine-DSGVO-6061213.html
Nicht nur aus Interesse am Datenschutz auch für die Entstehung von EU Gesetzesvorlagen ist die derzeit noch aktuelle Folge der Auslegungssache hörenswert. Der Gast im Podcast Ralf Bendrath hat als wissenschaftlicher Mitarbeiter des (mittlerweile ehemaligen) grünen EU-Abgeordneten Jan-Philipp Albrecht (damals Berichterstatter des Parlaments zur DSGVO) maßgeblich am Gesetzestext mitgewirkt.

Dauerbaustelle Digitalisierung in Deutschland | c't uplink 38.3
https://heise.de/-6046704
Auch wenn ich im ersten Moment eher einen Rant auf die digitale Verwaltung erwartet hätte, hat mich hier Heise Online beziehungsweise c't wieder einmal darin bestätigt, warum ich das Abo dieser Computerzeitschrift sehr schätze. Sie verknüpfen durchaus berechtigte Kritik gleichzeitig auch mit Lob und Chancen die bisher umgesetzte Projekte, wie die Corona-Warn-App oder auch der nPA, ebenfalls haben. Gerade in Hinblick auf digitale Lehre (Schule aber auch Hochschule) wird auch auf die notwendige Begleitung und Schulung hingewiesen, die ebenfalls ein wichtiger Faktor in der Verwaltung ist. Entscheidend für einen Erfolg sind neben Engagement der einzelnen Personen auch das Mitnehmen aller Beteiligten durch Förderung und auch Schulungen in Software aber auch digitale Prozesse.

Zur Digitalisierung der Verwaltung und ein Angebot des digitalen Personalausweises hatte ich im Abschnitt "Datenverschlüsselung (Zukunft) openPGP bei E-Mail und PGP Schlüssel mit neuem Personalausweis nPA signieren" im Artikel "Artikel rund um Datenschutz zum Tag des Datenschutzes oder privacy data day der letzten 12 Monate 🔒 und Hinweis auf eMail Verschlüsselung mit openPGP 🔑 öffentlichen PGP Schlüssel mit neuen Personalausweis signieren lassen" und später etwas konkreter im Artikel "Grundlagen: Mailverschlüsselung und Mailsignatur mit openPGP 🔑 ab Thunderbird 78 oder Android nutzen und eigenen öffentlichen Schlüssel auf Schlüsselerver hochladen" auch schon erste Erfahrungen sammeln können.

Podcasts sind tatsächlich ein Medium über das ich mich, gerade am Wochenende sehr freue und so ist die Liste an Videoblogs und Podcast beinahe ebenso stetig gewachsen wie die Feeds von Blogs oder die Twitter-Timeline :-).

Interview und besonders Videointerviews

Aus anderen Gründen war ich die Tage auch sehr froh über den Beitrag von Dr. Kerstin Hoffmann zum Thema "Endlich gute Interviews führen: 11 praktische Tipps für Corporate Publishing und Content-Marketing"  und von der KreativeKK (kreative Kommunikationskonzepte GmbH). der Beitrag  "7 Tipps für ein gutes Video-Interview (und 4 Bonus-Tipps)". Beide Artikel sind mir leider kurz vor einen anstehenden Interview in die Timeline gespült worden, aber sicherlich für die Zukunft eine gute Empfehlung. Besonders die Empfehlung "Frage in die Antwort einbauen" ist auch später beim Zusammenschneiden der Antworten eines Interviews eine erhebliche Arbeitserleichterung zur späteren Verfügbarkeitsmachung des Interviews.Gleiches gilt übrigens auch für ein gutes Lichtverhältnis. Nachdem dei erste Aufnahme hier fertig war hatten wir dann noch einmal das Interview aufgenommen, da in der Früh das Bild dann doch eher... naja... sagen wir mal, dass ich froh war, dass Claudia (unkelbach.art) hier kurzfristig das mobile Office ausleuchten konnte und auch den Rest der Umgebung wesentlich geeigneter herstellen konnte. Nun bin ich aber auch selbst sehr gespannt auf das Interview und hoffe darauf zeitnah ebenfalls verweisen zu können.

SAP Weiterbildung

Aber auch das Thema SAP hat am zurückliegenden Wochenende noch einige passende Neuigkeiten zu bieten. Für SAP Basis und Revision sind Themen wie auf den virtuellen SAP-infotagen  „Compliance - Erkennen. Vorbeugen.  Uberwachen" aus der Natur des Themas her schon relevant aber auch im Rechnungswesen sollte eine automatisierte Kontrolle aller finanziellen Transaktionen oder Tax Compliance und Risikomanagement ein Thema sein, dass auch in Zukunft mehr an Bedeutung gewinnen wird.

Hier entwickelt sich Espresso Tutorials nicht nur vom Schulungsanbieter, Buchverlag hin zu einer Konferenzplattform die auch passende Vorträge rund um das Thema SAP zu unterschiedlichen Themen liefert.

Compliance Forum Infotage 2021

Eine dieser Veranstaltungen dürfte für SAP Basis, Finanzbuchhaltung und Revision besonders besuchenswert sein. Hier wird ein kostenloser Format über zwei Tage angeboten.

Compliance-Forum-Infotage 2021 (Online)
22.06.2021  09:00 - 17:00 Uhr

• Schnelle Compliance, langsame Compliance - Warum wir manchmal Mist bauen - Tobias Harmes (mindsquare)
• Access Governance im Rahmen einer Transformation nach S/4HANA - Anna Otto (SAP Deutschland)
• Das neue Berechtigungskonzept ist live - Ist die Arbeit nun zu Ende? - Martin Hofmann (ConVista Consulting AG)
• SAP Financial Compliance Management - Die neue Cloud-Lösung für die automatisierte Kontrolle aller finanziellen Transaktionen - Martin Stecher (SAP Deutschland)
• Hilfe, unser Risikoregelwerk passt hinten und vorne nicht - Methodik zur Erstellung eines unternehmensindividuellen Risiko-Regelwerkes - Bianca Folkerts (ConVista Consulting AG)
• Managed Service für SAP Enterprise Threat Detection Cloud Edition - Experten übernehmen den kompletten Betrieb des SAP Monitorings für Sie - Martin Müller (SAP Deutschland)
• SAP Business Integrity Screening (Deep Dive + Demo) - Martin Stecher (SAP Deutschland)

23.06.2021  09:00 - 17:00 Uhr

• Architekturszenarien mit den SAP IAG Lösungen - Gunnar Kosche (SAP Deutschland)
• Integration von Prozess-, Richtlinien- und Berechtigungsmanagement - Björn Rolka (ConVista Consulting AG)
• Produktivdaten in der SAP HANA Datenbank richtig geschützt - Mögliche Ansätze für wirksame interne Kontrollen - Erik Trouillet (Xiting AG)
• SAP Tax Compliance - Operationalisierung von systemübergreifenden Bewegungs- und Stammdatenkontrollen in Geschäfts- und Finanzprozessen - Alexandra Drinhausen (ConVista Consulting AG) & Heinrich Drinhausen (Mazars)
• Risikomanagement vereint mit Technik - SAP-Risiko-Regelwerke für GRC-Tools auf Knopfdruck - Thomas Tiede (IBS Schreiber GmbH)
• IT-Sicherheitsgesetz 2.0 umsetzen in SAP - Was steckt dahinter, wie kann es umgesetzt werden? - Luca Cremer (mindsquare)
• SAP Cloud Identity Access Governance Service (Deep Dive + Demo) - Anna Otto (SAP Deutschland)

Weitere Informationen zur Veranstaltung und ein Auszug zum Programm finden sich auf
https://www.convista.com/de/aktuelles/veranstaltung/compliance-forum-infotage-2021/
 

SAP Grundlagen Schulung SAP Berichtigungen inklusive Fiori-Online-Training

Sollte Interesse am Thema Berechtigung und SAP ERP / S/4HANA bestehen verweise ich auf ebenfalls vorhandene Schulungsangebote.



Das Schulungsangebot "Grundlagen SAP-Berechtigungen inkl. Fiori" wird als Blended-Learning-Paket angeboten und ist dabei wie folgt aufgebaut:

• Einführung in den Kurs
• Warum sind SAP-Berechtigungen eigentlich wichtig?
• Wie funktionieren SAP-Berechtigungen technisch?
• Entwicklung und Pflege von Rollen
• SAP-Fiori-Berechtigungen/Kachel-Berechtigungen in S/4HANA
• Entwicklung von Berechtigungsprüfungen

Dieser Online-Kurs richtet sich unter anderem an SAP-Administratoren, ABAP-Entwickler sowie Personen, die sich aktuell oder zukünftig mit SAP-Berechtigungen beschäftigen.

Ein besonderer Vorteil, neben den Aufzeichnungen der Vorträge, ist eine wöchentliche Live Expert Session in der SAP-Experten Tobias Harmes auch Fragen beantwortet.

SAP FICO-Forum Infotage 2021

Schon auf Facebook (fb.me/unkelbach)  hatte ich auf die FICO-FORUM-INFOTAGE DIGITAL 2021 hingewiesen. Dieses ist eine Jubiläumsversion (10 Jahre Infotage 💐 ) und bietet wieder in digitaler Form 3 Tage (23. bis 25. November 2021) mit Fokus: Finance und Controlling mit SAP S/4HANA 😎 an. Bis zum 30. Juni 2021 gibt es noch Frühbuchertickets (59 Euro) und ich freue mich darauf hier nicht nur selbst Wissen sammeln zu könenn sondern auch die Möglichkeit eines digitalen Austausch nutzen zu können. Weitere Infos zur Veranstaltung sind auf https://www.convista.com/de/aktuelles/veranstaltung/fico-forum-infotage-2021/ zu finden.

Auszug aus der vorläufigen Agenda:

• Strategie SAP S/4HANA Finance in der Public Cloud im aktuellen Release 2021
• Strategie SAP S/4HANA Fianance mit Fokus auf Financial Planning und Analysis im aktuellen Release 2021
• Intercompany Matching and Reconciliation mit SAP ICMR
• Material Ledger in SAP S/4HANA - Martin Munzel (Espresso Tutorials)
• Erfahrungsbericht - Anlagenbuchhaltung in S/4HANA - Maria Proch (ConVista Consulting AG)
• Archivierung in SAP S/4HANA - Michael Rohrbach (ConVista Consulting AG)
• Erfahrungsbericht - SAP S/4HANA for Group Reporting - Werner Pütz (ConVista Consulting AG)

Die vorläufige Agenda ist sicher noch nicht vollständig und aus den Vorjahren kann cih das Format der Veranstaltung sehr empfehlen.


Wie eine solche Veranstaltung virtuell statt finden kann ist im Artikel "Rückblick auf die FICO Forum Infotage Digital 2020 - virtueller ☕ und wie ist so eine digitale Transformation eines Community Events?" beschrieben.

 

Im Artikel "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" bin ich etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten der Überarbeitung von Berichten eingegangen.

Noch kurz zum Hintergrund der Hochschulfinanzstatistik:
Für das Controlling und Berichtswesen werden an Destatis Daten zu einzelne Lehr- und Forschungsbereiche (dreistellige Fächergruppenschlüssel) als Zwischensumme die übergeordnete zweistellige Fächergruppe ausgewertet.

Von der Gliederung her sind die Fächergruppen, Lehr- und Forschungsbereiche und Fachgebiete einer Hochschule wie folgt aufgeteilt:

• NN - Systematik der Fächergruppe
  • NNN Systematik des Lehr und Forschungsbereiches
    • NNNN Fachgebiet

Dabei bauen die einzelnen Schlüssel aufeinander auf bzw. Gliedern die einzelnen Bereiche einer Hochschule.

Neben den einzelnen Lehr- und Forschungsbereichen (LFB) ist auch eine Gesamtsumme aller Bereiche zu berichten. Dazu kann eine Summe über alle LFB (Fächergruppen) gemeldet werden.

Hierzu ist innerhalb eines Report Painter Berichtes über die Profitcenterrechnung (EC-PCA) eine Auswertung über einzelne Gruppen (Sets) erfolgt und auch eine Summe über die einzelnen zweistelligen Fächergruppen erstellt worden. Dabei sollen auch nur Ganzzahlen ausgewiesen werden, was mit der Formel TRUNC im Artikel "Reportwriter Funktionsformeln" aus 2008 beschrieben wurde.

In der Finanzstatistik sind allerdings diese Zwischensummen nicht mehr erforderlich, sodass an dieser Stelle nur eine Gesamtsumme über alle Lehr- und Forschungsbereiche erhoben werden sollen.

Report Painter Fehler "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden (G1005)"

Entsprechend habe ich die einzelnen Zwischenergebnisse gelöscht und eine Gesamtsumme als Formel erfasst. Nach Ausführung beziehungsweise Prüfung des Berichtes kam es aber zur folgenden Fehlermeldung: "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden."  (Meldungsnummer G1005) .


Technischer Hintergrund dazu ist, dass die Formeln in ein internes Format umgewandelt werden. Statt der im Bericht als Formel Y001 + Y002 (für Zeile 1 + Zeile 2) wird ein längeres internes Format für einen Bericht verwendet.

Dieses ist ganz praktisch an einer Exportdatei (Transaktion GR37) zu sehen.

Export von Report Painter Berichten per Dateisystem

Im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ist der Export von Berichten ausführlciher beschrieben.

Hier habe ich zwei Sets (Kostenstellengruppen) als Zeilen hinterlegt und im Report Painter (Transaktion GRR1 / GRR2) als Formel eine Summe gebildet.

Die dritte Zeile ist eine Formel in der Form Y001 + Y002.

Wenn ich mir nun den Export anschaue, ist diese wie folgt umgewandelt:

• Z100030000                    0001  Z100010000 + Z100020000

Dabei ist jeder Bezug mit etwa 10 Zeichen als interner Wert gespeichert. Insgesamt kann eine Formel aber nur 240 Zeichen in der konvertierten Form umfassen.

Beim Ausführen eines Berichtes oder Prüfen wird die Formel auf das interne Format umgewandelt. Dabei zählen nun die internen Formate der Formelelemente aber auch die Operatoren oder Funktionen ebenfalls dazu, sodass bei > 20 Elementen durchaus auch bei einer reinen Summe die Fehlermeldung G1005 ausgegeben wird.

Entsprechend sollte schon vorab lange Formeln in Teilformeln aufgeteilt werden und die Teilformeln ausgeblendet werden. Hier ist es allerdings wichtig, diese Elemente zu dokumentieren, da andernfalls bei der Anpassung eines Berichtes mit neuen Elementen auch bei den ausgeblendeten Zwischenformeln eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden muss.

Ausblenden von einzelnen Spalten und Zeilen in Report Painter

Wie ausgeblendete Elemente, ob nun Zeilen oder Spalten, in Report Painter genutzt werden können, mag ich kurz noch erwähnen.

Über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausblenden

können einzelne Zeilen und Spalten direkt im Bericht ausgeblendet werden aber weiterhin in Formeln darauf Bezug genommen werden.

Wie flexibel dabei Formeln in Report Painter genutzt werden können, ist auch im Artikel "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen" der eigentlich ein Grund war den bestehenden Bericht erneut anzupassen.


Das Bearbeiten von ausgeblendeten Elementen (Zeilen und Spalten) ist im Menü unter

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausgeblendete Zeilen / Spalten
  per
  • Ändern
    oder
  • Einblenden
    möglich.

Dies ist besonders praktisch um entsprechende Zwischensummen auch im Nachhinein noch einmal anzupassen.
 

Fazit

Damit kann relativ flexibel auch komplexere Berechnungen mit Report Painter durchgeführt werden. Ein entsprechendes Berichtswesen auf Ebene der im Fachbereich vorhandenen Lehr- und Forschungsbereiche ist auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" angesprochen worden. Sofern es um verwendbare Kennzahlen geht, die nicht nur im Hochschulbereich Anwendung finden, kann auch ein Blick auf monetäre und nicht monetäre Kennzahlen im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" ein Thema sein.

Gerade in diesem Zusammenhang ist ein flexibles Berichtswesen nicht für externe, sondern auch interne Berichtsanforderungen sehr hilfreich.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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