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ISSN 2701-6242

Artikel über Controlling und Berichtswesen mit SAP, insbesondere im Bereich des Hochschulcontrolling, aber auch zu anderen oft it-nahen Themen.


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Samstag, 24. April 2021
12:37 Uhr

Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen

Im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." bin ich auf die einzelnen Möglichkeiten der Verrechnung von Kosten in SAP eingegangen. Neben der Leistungsartenrechnung als Menge x Preis bin ich hier auf die kennzahlenbasierte Verrechnung in Form der Kostenverteilung und Kostenumlage innerhalb des Gemeinkostencontrolling mit SAP CO-OM eingegangen.

Exkurs: Leistungsartenrechnung zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

Dabei werden aus Plankosten und Planmengen ein Plantarif ermittelt der später als Grundlage der erfassten Leistungsmenge entsprechende die Senderkostenstelle auf Basis der in der Leistungsart erfassten Menge entlastet und die Empfängerkostenstelle belastet.

Dabei werden als Information sowohl die Mengen, die Leistungsart als auch die Verrechnungskostenart vom Typ 43 "Verrechnung Leistungen/Prozesse" ausgewiesen.

Der Tarif kann aber auch politisch gesetzt sein, so dass am Beispiel der Kopierkosten hier auch eine Kopie zu jeweils 0,05 Euro von der Kostenstelle der Kopiergeräte entlastet und auf die kopierende Kostenstelle belastet werden kann.

Einen kleinen Exkurs zur Leistungsartenrechnung befindet sich im Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten".



Während die innerbetriebliche Leistungsverrechnung per Leistungsart und Tarifermittlung sich an messbaren Verbrauchsmengen orientiert (Verbrauchsmengen wie Strom oder auch Arbeitszeit wie im Artikel "Berechnung monatlicher/jährlicher Arbeitzeit nach BAT" beschrieben) orientiert sich die Verrechnung an Hilfsgrößen zur Kostenumlage oder Kostenverrechnung die oft nicht beim direkten Verbrauch sondern im Nachhinein oder als allgemeine Kennzahlen herangezogen werden.
 

Betriebsabrechnungsbogen / Kostenumlage - Kennzahlenbasierte Verrechnung

Ein klassisches Anwendungsgebiet der Kostenumlage ist das Stufenleiterverfahren eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB).  Hier werden über einen Verteilungsschlüssel nicht direkt zuordenbare Kosten (Gemeinkosten) den einzelnen untergeordneten Stufen zugeordnet und entsprechend weiter verrechnet.

Zur Verrechnung von Gemeinkosten (als Kosten die nicht direkt einen Kostenträger zuzuordnen sind) können neben Mengengrößen auch Wertgrößen als Schlüssel herangezogen werden. Wichtig bei der Wahl geeigneter Schlüssel ist, dass diese nachvollziehbar, quantifizierbar und besonders auch in einem Verhältnis zu den umzulegenden Kostens stehen sollten.

In der folgenden Abbildung ist eine kennzahlenbasierte Umlage als Stufenleiterverfahren abgebildet.

Kennzahlenbasierte Kostenumlage

In den einzelnen Stufen werden jeweils weitere Gruppen an Gemeinkosten umgelegt und auf die jeweils folgende Stufe umgelegt.

Als Basis werden, wie in der Abbildung zu sehen, unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet. Anstatt hier auf die Technik der Umlage einzugehen möchte ich im Rahmen der "Abschlußarbeiten mit SAP CO" auf die hier verwendeten Kennzahlen eingehen.

Einige der vorgestellten Kennzahlen sind als Verteilungsschlüssel auch auf der Seite hochschulcontrolling.de von Volker Wiest zu den Themen Finanz- und Rechnungswesen angelehnt.  Der Leitspruch »Happy Controlling!« motiviert mich ebenfalls dazu hier auf die dort angesprochenen Kennzahlen etwas ausführlicher einzugehen.
 

Unterschiedliche Formen der Verrechnung - Verteilung und Umlage im SAP System

Bei der Verteilung bleiben die ursprünglichen Konten erhalten (Kostenart/Sachkonto) während bei der Umlage diese auf ein Sachkonto des Kostenartentyp 42 Umlage zusammengefasst werden.

Ein klassisches Beispiel der Verteilung sind Telefonkosten die nach verbrauchten Telefoneinheiten verteilt werden. Dabei werden Kosten über das ursprüngliche Sachkonto bzw. Kostenart verteilt, so dass auf Seiten der Empfänger weiterhin das Sachkonto für Telefonkosten erhalten bleibt.

Für die Umlage ist weniger das Sachkonto als vielmehr eine Zusammenfassung unterschiedlicher Kosten relevant, so dass hier Gebäudekosten oder die Kosten der Verwaltung in Summe ausgewiesen werden.

Dazu werden unterschiedliche Kennzahlen (oder auch Kosten) als Basis der Verteilung verwendet.

Im Artikel gehe ich auf folgende Punkte ein:
  • Kennzahlen insbesondere im Bereich Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen
    • HNF (Hauptnutzfläche)
      Verteilung von Gebäude und Raumkosten
    • VZÄ (Vollzeitäquivalente)
      Verteilung von Overheadkosten wie Verwaltung
    • STUDR / GSTUD / ABS (Studierende)
      Verteilung Kosten aus den Bereich Lehre
    • LENA (Lehrnachfrage)
      Verteilung nach Lehrimport und Lehrexport auf Studiengänge
    • TELE (Telefoneinheiten)
      Verteilung nach Verbrauchseinheiten
    • Weitere monetäre nicht monetäre Kennzahlen
      (Quelle: DeStatis)
  • Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung


Gerade im Hochschulbereich fallen unterschiedliche Kosten in den einzelnen Einrichtungen an, so dass hier eine entsprechende Verrechnung sinnvoll erscheint. Neben Kennzahlen die im Hochschulumfeld eine Anwendung finden sind hier auch allgemeine Kennzahlen erwähnt, die auch für andere Branchen geeignet sein wollten.

Kennzahlen zur Verteilung von Gebäude und Raumkosten (Hauptnutzflächen DIN 277) - HNF (Hauptnutzfläche)


Auch wenn die Verteilung nach Raumflächen für Bewirtschaftung und Bauunterhalt von Gebäuden auf den ersten Blick für Gebäudekosten sinnvoll erscheint ist bei einen näheren Blick auf die unterschiedliche Nutzung von Räumen ein Unterschied je nach Raumnutzungsart leicht ersichtlich. Schon bei der Betrachtung von Energiekosten ist ein UNterschied zwischen einfachen Lagerräumen und einen Isotopenlabor mit besonderen Sicherheitsanforderungen ersichtlich. Ebenso stellt sich hier die Frage, wie Nebennutzflächen wie Sanitäranlagen oder allgemeine Flächen (Flur) bei einer Kostenverteilung genutzt werden soll.

Hier ist es hilfreich sich an der DIN-Norm "DIN 277" als "eine einheitliche Beurteilungs- und Berechnungsgrundlage für die Ermittlung von Grundflächen und Rauminhalten von Bauwerken oder Teilen davon im Hochbau" (siehe Wikipedia Eintrag DIN 277) zu orientieren.

Dabei sind die einzelnen Nutzungsflächen wie folgt eingeteilt:
  1. Wohnen und Aufenthalt (dazu zählen auch Teeküche oder Pausenräume)
  2. Büroarbeit (hier können auch Übungsräume, Besprechungsräume gezählt werden)
  3. Produktion, Hand- und Maschinenarbeit, Experimente (Druckerei, Werkstätten oder auch Räume für Tierhaltung)
  4. Lagern, Verteilen, Verkauf (Lagerräume, Archive, Hauspost)
  5. Bildung, Unterricht, Kultur (darunter fallen auch Sporthallen, Bühnen oder Bibliotheken)
  6. Heilen und Pflegen (hier können auch Labore oder medizinische Einrichtungen wie Operations- und Behandlungsräume eingeordnet werdfen)
  7. Sonstige Nutzung (Sanitörrume,Nebennutzflächen)
Je nach Ausstattung ihr einzelnen Gebäude und Räume eignet sich diese DIN als Orientierung und Sie können die einzelnen Gebäudekategorien (GKAT) oder Raumnutzungsarten (RNA) jeweils einen passenden Gewichtiungsfaktor zuordnen.

Dabei kann als Index mit Gewichtungsfaktor 1 ein klassischer Büroraum genommen werden und im Vergleich dazu die Raumkosten für andere Raumnutzungsarten herangezogen werden bzw. im Verhältnis gesetzt werden.


Kennzahlen zur Verteilung von Verwaltungskosten - FTE oder VZÄ

Zur Verteilung von Overheadkosten (wie Verwaltung) eignet sich hier das Personal als Größe heranzuziehen, sofern Sie nicht per Zeitaufschreibung den Service ihrer Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung verursachungsgerecht verteilen wollen. Im Artikel "Anzahl Belege Kreditor je Fachbereich oder Abteilung anhand Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag" habe ich zwar auch eine Auswertung der Anzahl an Belegen beschrieben, jedoch sollte dabei beachtet werden, dass manchmal ein einzelner Beleg wesentlich mehr Prüfaufwand verursacht als eine Vielzahl an Belege die möglicherweise auch noch automatisch per "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" oder künftig per "SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM" eingebucht wird.

Statt der Kennzahl "Anzahl Beschäftitgte" nach Köpfen kann als Kennzahl FTE (englisch: full-time equilavent) beziehungsweise VZÄ (Vollzeitäquivalent) aus dem Pesonalmanagement genutzt werden. Diese dient der Darstellung von Arbeitszeit von Teilzeit-Beschäftigten im Verhältnis zu einer Vollzeitkraft. Eine Vollzeitkraft die ausschliesslich in einer Abteilung (Kostenstelle) arbeitet, wird mit einem Wert 1,0 dargestellt. Neben der Betrachtung der Arbeitszeit sollte aber auch die Kostenverteilung berücksichtigt werden, wenn eine Person in mehr als einer Abteilung beschäftigt ist. Hier ergibt sich je Kontierungsobjekt die Kennzahl aus folgender Formel:
  • VZÄ = Beschäftigungsgrad * Kostenverteilung
Diese Kennzahl sollte für jede Periode (Monat) erhoben werden, so dass auch entsprechende Schwankungen abgebildet werden können.

Die Ermittlung von Beschäftigungsgrad (Infotyp 0007 - Personaladminstration) und Kostenverteilung (Infotyp 1018 - Organisationsmanagement) ist im Artikel "SapQuery Personalkostenumlage VZÄ" näher beschrieben.

Unterschiedliche Beschäftigtengruppen

Denkbar ist es auch für unterschiedliche Beschäftigtengruppen noch einmal separate Kennzahlen zu erheben. So könnte für eine Professur inhabende Person die Kennzahl PROF ebenso relevant sein wie WISS für wissenschaftliche MItarbeitende.

Gerade im Zusammenhang mit Personalauswertungen kann auch der Artikel "SUMMEWENN über mehrere Spalten in Excel oder Personalkostenhochrechnung auf Innenauftrag zusammenfassen" lesenswert sein.

Kennzahlen im Hochschulumfeld

Während die oberen Kennzahlen für eine Vielzahl von Branchen genutzt werden können gibt es auch branchenspezifische Kennzahlen. Für den Bereich Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling sind hier auch weitere Leistungskennzahlen im Bereich Forschung und Lehre relevant.

Solche Zahlen können entweder zum Vergleich herangezogen werden (siehe Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" oder "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" aber auch für eine Kostenverteilung herangezogen werden.

Eine Analyse der budgetrelevanten Kennzahlen ist aber sicherlich für ein aussagekräftiges Hochschulcontrolling wichtig und ist im Vergleich der Leistungsmengen auch im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" beschrieben.

Auf zwei dieser im Hochschulumfeld typischen Zahlen möchte ich wie folgt eingehen.

Kennzahlen aus den Bereich Lehre: Studierende - STUDR / GSTUD

Sonstige Einrichtungen wie Studienberatung, Hochschulsport oder auch Bibliotheken können nach der Anzahl der Studierende verrechnet werden. Hier sollte sich darüber verständigt werden ob Studierende im 1. Fachsemester, Studierende in Regelstudienzeit (STUDR) oder die Gesamtzahl aller Studierende (GSTUD) als Kennzahl genutzt werden soll. Sinnvoll ist es hier sich an einen entsprechenden Faktor zu orientieren der auch im Rahmen des Budgetierungsmodell als Erfolgsfaktor genutzt wird. In der Regel dürften dieses Studierende in Regelstudienzeit sein.

Denkbar wäre hier auch eine erfolgsabhängige Kennzahl wie Absolvierende (ABS).

Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge - LENA

Für die Berechnung der Lehrnachfrage ist schon im Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" eine entsprechende Kennzahl beschrieben worden.

Dabei wird davon ausgegangen, dass für alle Studiengänge ein Curricularnormwert (CNW) vorliegt. Innerhalb der Kapazitätsverordnung  (KapVO) wird dieser Wert als Anzahl der Deputatsstunden verstanden, die für die Ausbildung in einen bestimmten Studiengang erforderlich ist. Als Wert bildet dieser den Lehraufwand in SWS (Semesterwochenstunden) ab der für Studierende in Regelstudienzeit erforderlich ist. (siehe Definition Curricularnormwert auf Wikipedia).

Nun ist es aber so, dass nicht nur eine Lehreinheit für einen Studiengang verantwortlich ist sondern hier Leistungen von unterschiedlichen Lehreinhieten oder Fachbereichen erbracht werden.

Im Rahmen einer CNW Matrix wird dieser Lehrleistung als SWS je Studiengang zwischen den einzelnen Lehreinheiten aufgeteilt.

Nemen wir als Beispiel einen Studiengang A und fünf Lehreinheiten die sich insgesamt 10 SWS aufteilen.
 
Beispiel CNW
Studiengang LE 01 LE 02 LE 03 LE 04 LE 05 Summe
Studiengang A 3 0,7 0,3 3,8 2,2 10
Studiengang B 4,5 2 0,2 0,8 2,5 10

Dieses bildet die Lehrbeziehung zwischen den einzelnen Studiengängen ab.

Für die Berechnung der CNW Anteil der einzelnen Lehreinheiten wird die Leistung je Studiengang im Verhältnis zur Gesamtleistung des Studiengangs hernagezogen. Dieses wäre beim Studiengang für die LE 01 also 3 von 10  und somit 0,3 (berechnet aus 3 / 10).

 
Beispiel CNW Anteile
Studiengang LE 01 LE 02 LE 03 LE 04 LE 05
Studiengang A 0,3 0,07 0,03 0,38 0,22
Studiengang B 0,45 0,2 0,02 0,08 0,25

Für die einzelnen Studiengänge liegt dann eine Jahrgangsbreite vor aus der sich dann die Lehrnachfrage aus der Multiplikation der Studierende mit dem CNW Anteil berechnet. Die Anzahl der Studierende multipliziert mit den CNW Anteil der Lehreinheit ergibt also den Lehrbedarf in SWS für alle im Studiengang eingeschriebene Studierende.

 
Beispiel Lehrnachfrage nach Lehreinheit (LE)
Studiengang Jahrgangsbreite LE 01 LE 02 LE 03 LE 04 LE 05
Studiengang A 100 30 7 3 38 22
Studiengang B 100 45 20 2 8 25
Summe Lehrnachfrage 200 75 27 5 46 47

Die Summe je Lehreinehit kann dann zur Verteilung der Kosten auf Ebene der Studiengänge für die einzelnen Lehreinheiten herangezogen werden.

So wären die Gesamtkosten der Lehreinheit 01 auf anteilig zu 30 auf Studiengang A und 45 auf Studiengang B zu verteilen.

Eine passende Auswertung dazu ist im Artikel "Hochschulcontrolling: Vergleich Lehrimport von Studiengängen und Kostenanteile einzelner Lehreinheiten - Abschnitte mit abgeleiteten Kennzahlen im Report Painter" beschrieben.

Da dies insgesamt nach einem Betriebsabrechnungsbogen erfolgt ist dieses direkt zu verteilen.

Verbrauchseinheiten wie TELE für Telefoneinheiten

Neben der Leistungsartenrechnung kann auch die Umlage und Verteilung auf Basis von Verbrauchsmengen geführt werden. So kann eine Kennzahl wie die verbrauchten Telefoneinheiten (TELE), versendete Briefe (PORTO) oder gedruckte Seiten (DRUCK) zur Verteilung der aufgelaufenen Kosten der Durckerei, Poststelle oder des Rechenzentrums genutzt werden. Hier werden die aufgelaufenen Porto-, Telekommunikations- und Durckkosten ebenfalls über eine erfasste Kennzahl (sinnvollerweise als Summenwerte) erfast und entsprechend verrechnet.

Weitere Kennzahlen im Hochschulumfeld - monetäre und nichtmonetäre Kennzahlen

Teilweise kann sich bei der Wahl einer geeigneten Kennzahl auch an die schon erwähnten Leistungsmenegen orientiert werden, die auch im Bereich der Haushaltspläne für Hochschulen vorgesehen sind. Dieses kann neben den typischen Kennzahlen im Bereich der Forschung (Drittmittelvolumen, Promotionen) auch noch Absolventinnen und Absolventen oder auch Berufungen von Frauen sein. Dabei ist es auch eine Frage welches Profil sich eine Hochschule geben möchte und wie die Kernbereiche Lehre, Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs, Gender, Internationalisierung und Weiterbildung auch im Rahmen eines Budgetierungssystem abgebildet werden kann.

Volker Wiest, ein sehr geschätzter Kollege einer anderen Hochschule, hat auf seiner Seite hochschulcontrolling.de unter der Rubrik "Haushalt & Finanzen" ebenfalls einige grundlegende Informationen rund um Haushaltspläne und die Hochschulkostenrechnung gesammelt.

Weitere Daten vom statistischen Bundesamt (DeStatis)


Das Statistisches Bundesamt (DeStatis) veröffentlicht regelmäßig auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/Publikationen/_publikationen-innen-hochschulen-kennzahlen.html sowohl monetäre als auch nicht monetäre hochschulstatistische Kennzahlen im Rahmen der Fachserie 11 Reihe 4.3.1 (zuletzt von 1980 - 2019) dabei werden sowohl internationale als auch nationale Kennzahlen über alle Hochschulen in Verbindung gesetzt.

Gerade für den Bereich Bildung, Forschung und Kultur wird auch für Hochschulen auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/_inhalt.html weitere verfügbaren daten zur Verfügung gestellt.


Dies ist auch ein Grund warum in den Artikeln "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" oder "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" sich das Berichtswesen auch auf die Ergebnisse der Hochschulfinanzstatistik oder Personalstandsstatistik beschäftigt.

Weitere Verteilungsschlüssel

Bisher habe ich hier in der Hauptsache auf Mengengrößen  Bezug genommen, eine Alternative wäre jedoch auch eine Verteilung über Wertgrößen. So könnte über andere Wertgrößen (wie gebuchte Personalkosten oder Erlöse erfolgen.

Als wichtige Eigenschaften geeigneter Kennzahlen oder Schlüssel sollten aber die folgenden Punkte enthalten:
  • verursachungsgerecht
  • mit vertretbaren Aufwand messbar
  • und idealerweise auch beeinflussbar sein
Diese Punkte sind insbesondere dann notwendig, wenn diese auch in allen Abteilungen akkzeptiert werden.

Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung mit SAP CO

Wie eine solche kennzahlenbasierte Verrechnung erfolgen kann können Sie in folgenden Büchern kennenlernen.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
2. Auflage (08. März 2019)
Paperback ISBN: 9783960120346

Für 29,95 € direkt bestellen

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Ebook ISBN: 9783960120346


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Umsetzung im Rahmen eines Berichtswesen im Controlling eingegangen.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage
(01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

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Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.


Künftig wird es hier sicherlich auch noch eine weitere Publikation geben, die dieses Thema aufgreifen wird. Zumindest setze ich mich zur Zeit etwas intensiver mit dem Thema "Abschlüsse im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" auseinander :-).

Sind die einzelnen Kennzahlen erst einmal erfasst stellt sich auch die Frage der Auswertung eben dieser Kennzahlen.

Beim Aufbau eines Berichtswesen im SAP Controlling sind auch diese Punkte besonders zu beachten.  Somit ist es auch wichtig, dass die Verteilgrößen auch durch die Verantwortlichen selbst mit ausgewertet werden können.

Innerhalb Report Painter Berichte könenn diese im SAP System ausgewertet werden aber manchmal ist es für das Controlling auch erforderlich eine Gesamtliste aller gebuchten Kennzahlen zu erhalten. Eine solche Möglichkeit ist im Artikel "Auswertung gebuchter statistischer Kennzahlen jahresübergreifend nach CO Objekten wie Kostenstelle oder Innenauftrag" festgehalten worden.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Tags: Berichtswesen CO

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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 24.4.2021, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1198 (Abgerufen am 19.10.2021)

Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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