Dienstag, 4. Dezember 2018
18:40 Uhr
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Grundlagen: CO Innenauftrag im Controlling und PSM-FM Fond im Haushaltsmanagement löschen
Sogenannte Drittmittelprojekte werden beim Einsatz des Modul PSM Public Sector Management (Öffentlichen Dienst) im FM Funds Management (Haushaltsmanagement) nicht nur auf CO Innenaufträge sondern auch auf Fonds abgebildet die über die FMDERIVE in das Modul bei Buchungen übergeleitet werden.
Gerade durch Themen wie die Mitbuchtechnik und die Überleitung von Buchungen von FI nach CO oder auch in das Modul PSM-FM helfen mir oftmals kleine Kochrezepte in denen einzelne Schritte die zu beachten sind ebenfalls festgehalten werden. Daneben kann natürlich auch Literatur etwas weiter helfen, wobei ich mich hier ebenfalls auf 2019 freue und bis dahin noch gerne auf unser gemeinsames Buch zum Thema Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO) verweise wo die Grundlagen des Controlling mit SAP ebenfalls festgehalten sind.
Paperback ISBN: 9783960120346
Für 29,95 € direkt bestellen
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Ebook ISBN: 9783960120346
Unter anderen zum Festhalten solcher Punkte nutze ich nun seit etlichen Jahren auch dieses Blog.
Im Artikel "Workflow Kostenstelle und Innenaufträge (Module CO, PSM)" bin ich auf die einzelnen Schritte zur Anlage eines sogenannten Drittmittelprojektes vom Profit-Center über Innenauftrag bis hin zum Fond im Haushaltsmanagement eingegangen.
Nun kann es manchmal erforderlich sein, dass ein Projekt nicht nur gesperrt sondern tatsächlich vollständig gelöscht werden muss. Dieses sollte tatsächlich nur dann erfolgen wenn auch keinerlei Buchungen auf dieses Projekt zu finden sind.
Sinnvoll ist es daher, zum Beispiel mit einen Recherchebericht und/oder Belegjournal zu prüfen ob im Modul PSM Buchungen vorhanden sind. Dieses können sowohl direkte Buchungen, Obligo oder auch Budgetierungen sein. Sofern dieses ausgeschlossen ist und auch im Modul CO keine Buchungen vorhanden sind, kann dieses Projekt in beiden Modulen gelöscht werden.
Hierzu empfiehlt sich folgende Vorgehensweise.
Beim Setzen einer Löschvormerkung wird geprüft ob Istbelege oder Obligo vorhanden sind. eine Prüfung auf Planbelege erfolgt dabei nicht.
Damit hat dieses noch höhere Auswirkungen als bspw. TABG (technsich abgeschlossen). Genaueres zum Thema Auftragsstatus ist in oberen Buch zu entnehmen.
Damit ist das PSM-FM Objekt Fond nicht mehr im SAP System vorhanden. Nun stellt sich jedoch die Frage, wie das CO Objekt endgültig gelöscht werden kann.
Daher ist es sinnvoll die Option "Nur Aufträge mit Löschvorm." zu aktivieren, da damit nur solche Innenaufträge tatsächlich gelöscht werden die eine Vormerkung zum Löschen haben.
Ebenso ist es möglich hier erst einmal einen Testlauf zu starten.
Als Selektionsoptionen stehen hier Aufragsnummer, Auftragsart und Kostenrechnungskreis zur Verfügung.
Das Thema Drittmittel selbst ist noch im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" sowie unter "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" ein aktuelles Thema, jedoch soll es hier tatsächlich nur um die Behandlung von Stammdatenobjekte in den Modulen CO und PSM-FM gehen. Das Thema Berichtswesen ist sicherlich an anderer Stelle im Blog weiterhin ein Thema ;-).
Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionenzu finden. Mein Weiterbildungsangebot zu SAP Themen finden Sie auf unkelbach.expert.
Gerade durch Themen wie die Mitbuchtechnik und die Überleitung von Buchungen von FI nach CO oder auch in das Modul PSM-FM helfen mir oftmals kleine Kochrezepte in denen einzelne Schritte die zu beachten sind ebenfalls festgehalten werden. Daneben kann natürlich auch Literatur etwas weiter helfen, wobei ich mich hier ebenfalls auf 2019 freue und bis dahin noch gerne auf unser gemeinsames Buch zum Thema Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO) verweise wo die Grundlagen des Controlling mit SAP ebenfalls festgehalten sind.
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO) 2. überarbeitete und erweiterte Auflage
Autoren: Andreas Unkelbach, Martin Munzel
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
2. Auflage (08. März 2019)Für 29,95 € direkt bestellen
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Ebook ISBN: 9783960120346
Unter anderen zum Festhalten solcher Punkte nutze ich nun seit etlichen Jahren auch dieses Blog.
Im Artikel "Workflow Kostenstelle und Innenaufträge (Module CO, PSM)" bin ich auf die einzelnen Schritte zur Anlage eines sogenannten Drittmittelprojektes vom Profit-Center über Innenauftrag bis hin zum Fond im Haushaltsmanagement eingegangen.
Nun kann es manchmal erforderlich sein, dass ein Projekt nicht nur gesperrt sondern tatsächlich vollständig gelöscht werden muss. Dieses sollte tatsächlich nur dann erfolgen wenn auch keinerlei Buchungen auf dieses Projekt zu finden sind.
Sinnvoll ist es daher, zum Beispiel mit einen Recherchebericht und/oder Belegjournal zu prüfen ob im Modul PSM Buchungen vorhanden sind. Dieses können sowohl direkte Buchungen, Obligo oder auch Budgetierungen sein. Sofern dieses ausgeschlossen ist und auch im Modul CO keine Buchungen vorhanden sind, kann dieses Projekt in beiden Modulen gelöscht werden.
Kochrezept Löschen von CO Innenauftrag
Hierzu empfiehlt sich folgende Vorgehensweise.
1. Setzen einer Löschvormerkung
Im Modul CO kann über Innenauftrag ändern eine Löschvormerkung in der Transaktion KO02 (Innenauftrag ändern) über BEARBEITEN->LÖSCHVORMERKUNG->SETZEN gesetzt werden. Fermer empfiehlt es sich ebenfalls über BEARBEITEN->SPERRE->SETZEN den Innenauftrag für Buchungen zu sperren. Ist eine Löschvormerkung (LÖVM) gesetzt können keine weiteren Buchungen mehr auf das jeweilige Objekt erfolgen.Beim Setzen einer Löschvormerkung wird geprüft ob Istbelege oder Obligo vorhanden sind. eine Prüfung auf Planbelege erfolgt dabei nicht.
Damit hat dieses noch höhere Auswirkungen als bspw. TABG (technsich abgeschlossen). Genaueres zum Thema Auftragsstatus ist in oberen Buch zu entnehmen.
2. Löschen PSM-FM Haushaltsfond
Nachdem diese Löschvormerkung gesetzt ist kann im Modul PSM-FM über die Transaktion FM5U Fond ändern über das Menü FONDS->LÖSCHEN das PSM-FM Objekt gelöscht werden.Damit ist das PSM-FM Objekt Fond nicht mehr im SAP System vorhanden. Nun stellt sich jedoch die Frage, wie das CO Objekt endgültig gelöscht werden kann.
3. Unwiderrufliches Löschen CO Auftrag
Hierzu dient die Transaktion OKO5 "CO Aufträge löschen". Der dahinter liegende Report RKODEL01 löscht alle Innenaufträge (die selektiert werden) unwiderruflich inklusive aller abhängigen Objekte wie Langtext, Änderungsbelege, etc. Dabei erfolgt keine Prüfung ob noch Istkosten oder auch Planbelege vorhanden sind.Daher ist es sinnvoll die Option "Nur Aufträge mit Löschvorm." zu aktivieren, da damit nur solche Innenaufträge tatsächlich gelöscht werden die eine Vormerkung zum Löschen haben.
Ebenso ist es möglich hier erst einmal einen Testlauf zu starten.
Als Selektionsoptionen stehen hier Aufragsnummer, Auftragsart und Kostenrechnungskreis zur Verfügung.
Exkurs: Löschen von Kostenstellen
Beim Löschen von Kostenstellen über KS02 und hier KOSTENSTELLE->LÖSCHEN kann es zur Fehlermeldung kommen, dass die Kostenstelle nicht gelöscht werden kann, da diese innerhalb eines Zyklus zum Beispiel im Rahmen der Planumlage noch verwendet wird. Hier kann im Kostenstellenstamm (KS03, KS02) über UMFELD->VERWENDUNGSNACHWEISE unter anderen durch den Punkt ZYKLEN IN CO-OM geschaut werden in welche Verrechnungsart (bspw. Umlage) und über welchen Zyklus und Segment die jeweilige Kostenstelle Verwndet wird. Gerade wenn es sich nicht um Sender und Reciever (Sender und Empfänger) sondern um entsprechende Set (Kostnestellengruppen) mit zugeordneten Intervallen handelt muss diese Kostenstelle erst einmal aus den Intervall entfertn werden bevor die Kostenstelle gelöscht werden kann.
Fazit
Gerade das Ausführen der Transaktion OKO5 wird oftmals vergessen, so dass hier auch noch Innenaufträge mit gesetzter Löschvormerkung im System vorhanden sind. Ferner ist das Löschen von Stammdaten auch immer ein Thema in Hinblick auf eine geplante Archivierung. Hierbei wird dann zwischen Setzen der Löschvormerkung und endgültiges Löschkennzeichen nach erfolgreicher Archivierung unterschieden.Das Thema Drittmittel selbst ist noch im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" sowie unter "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" ein aktuelles Thema, jedoch soll es hier tatsächlich nur um die Behandlung von Stammdatenobjekte in den Modulen CO und PSM-FM gehen. Das Thema Berichtswesen ist sicherlich an anderer Stelle im Blog weiterhin ein Thema ;-).
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen: CO Innenauftrag im Controlling und PSM-FM Fond im Haushaltsmanagement löschen« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 4.12.2018, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=989 (Abgerufen am 3.10.2024)
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